Доклад (Lecture_04, 45,0 KB)

Секция «Информационные технологии в сфере культуры: создание условий
для обеспечения доступа к культурным ценностям и информационным
ресурсам»
Тема доклада «Опыт создания электронного архива на примере архивных
учреждений Москвы, а так же федерального органа власти»
Интегрированная автоматизированная информационная система объединения архивов
(ИАИС ОА) предназначена для автоматизации процессов комплектования документами
государственных архивов, учета документов, ведения научно-справочного аппарата,
создания и хранения графических образов документов архивного фонда.
ИАИС ОА решает следующие задачи:

повышение уровня применения
управления городом;

повышение эффективности информационного взаимодействия
архивной организации и архивов, входящих в его структуру;

максимальное
упрощение
для
заявителей
процедуры
получения
запрашиваемых документов, сокращения времени предоставления требуемых
документов городским службам, в том числе службе «Одного окна» архивной
организации;

формирование и поддержание
информационных ресурсов;

увеличения доли автоматизированных процессов в деятельности Головной
архивной организации и архивов, входящих в его структуру;

обеспечение возможности поиска архивных документов в хранилищах
государственных архивов;

переход на более высокий уровень использования современных безбумажных
технологий учета, хранения и использования архивных документов.
безбумажных
в
актуальном
технологий
состоянии
в системах
Головной
электронных
ИАИС ОА включает в себя следующие подсистемы:



Подсистема «Учет архивного фонда», предназначенная для
автоматизации работы архивов, хранящих документацию (управленческую,
научно-техническую, а также документы по личному составу и фонды
личного происхождения) на бумажной основе.
Подсистема «Учета и контроля за деятельностью архивов –
организаций
источников
комплектования
архивных
организаций»,
предназначенная для комплексной автоматизации процессов комплектования
документами государственных архивов, контролем за сроками исполнения
подготовки
и
передачи
документов
организациями-источниками
комплектования
и
ликвидированными
организациями,
ведением
государственного учета документов архивного фонда.
Подсистема «Научно-справочный аппарат», предназначенная для
автоматизации процессов ведения базы данных (БД) каталогов, описей,
указателей и карточек.


Подсистема «Учет архивного фонда и Научно-справочный аппарат
для документов на специальных носителях», предназначенная для
автоматизации функций, выполняемых сотрудниками архива, связанных со
сбором, хранением и использованием - кино, фото, фоно, видео документов.
Подсистема «Администратор базы данных», предназначенная для
выполнения работ по сохранению и восстановлению БД, для распределения
между пользователями прав доступа к объектам базы данных.
ИАИС объединения архивов реализована с использованием технологий двухзвенной
и трехзвенной архитектур средствами СУБД ORACLE.
Подсистема «Учет архивного фонда» - это автоматизированная технология ведения
централизованного государственного учета как в архиве в целом, так и по каждому
архивохранилищу. В рамках системы реализованы задачи учета архивных фондов, описей,
дел, ведение документооборота архива, формирование и печать паспорта архива и
архивохранилища, поиск информации по любым параметрам и их сочетаниям для всех
уровней иерархии (фонд, опись, дело), привязку графического образа к карточке описания
документа. Система предоставляет принципиально новые возможности, отсутствующие в
аналогичных автоматизированных системах отрасли.
Подсистема «Научно-справочный аппарат» реализует следующие задачи: создание
элементов научно-справочного аппарата (НСА) для документов на бумажной основе
(архивные описи, каталоги, путеводители, указатели, справочники т. д.) с представлением
графического образа документов, поиска и просмотра архивной информации (в том числе
просмотр и печать графического образа документа), ведение единого классификатора
документной информации архивного фонда РФ (ЕКДИ), алфавитно-предметного
указателя к нему, справочников по аспекту групп населения, аспекту места и общему
определителю аспекта.
Подсистема «Учет и контроль за деятельностью архивов – организаций
источников комплектования архивных организаций» автоматизирует деятельность
сотрудников архива, связанных с комплектованием документами государственного
архивного фонда. Подсистема «Учет и контроль за деятельностью архивов – организаций
источников комплектования архивных организаций» решает задачи организации
автоматизированного контроля за деятельностью архивов организаций - источников
комплектования, наличием нормативно-методических документов по делопроизводству и
подготовкой
документов
к
передаче
на
постоянное
хранение,
организации
автоматизированного контроля исполнения сроков резолюций архива ликвидированными
организациями, организации автоматизированного контроля за работой бюро ЭПК и
ЦЭПК, ведения государственного учета документов Архивного фонда, находящихся на
временном хранении в организации источнике комплектования (паспортизация).
Подсистема «Учет архивного фонда для документов на специальных носителях»
предназначена для автоматизации процесса учета документов в государственных архивах,
хранящих
документы
на
специальных
носителях
(кинофотофонодокументы,
видеодокументы). Подсистема реализует задачи учета кинофотофоновидеодокументов по
актам, ведение систематического каталога, автоматизированное создание и ведение
паспортов архива, создание электронного архива для фотодокументов (негативов,
позитивов,
слайдов).
Существующая
в
подсистеме
технология
ввода
архивной
графической информации позволяет создавать не только базу данных текстовых описаний
документов, но и базу данных графических образов этих документов. В подсистеме
реализована автоматизированная технология комплектования архива документами и
ведение централизованного учета документов в архиве.
Перспективы
разработки
Перспективы
данной
разработки
определяются
следующими факторами:

ИАИС объединения архивов построена как открытая система управления
базами данных;

Учет особенностей структуры управления объединением архивов на
различных уровнях иерархии;

Создание автоматизированных хранилищ документов;

Система разработана с учетом перспектив ее развития в направлении
разработки и внедрения видео-сервера, фоносервера, поиска электронных
образов документов, универсального сквозного поиска по всем архива,
входящим в объединение архивов.
Докладчик Ястребова Марина Евгеньевна
Начальник отдела проектирования архивных систем ЗАО ИВЦ ИНСОФТ