Большие объемы документов, ежедневно циркулирующие в

1
Путь к успеху
Современным технологиям – современные
специалисты
В наши дни для повышения эффективности управления важно
уделять достаточное внимание совершенствованию работы с
документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется
на информации, на служебном документе. Большие объемы документов,
ежедневно циркулирующих в организациях, требуют более оперативной
их обработки. Степень совершенства технологической системы работы с
документами определяется оперативностью перемещения, исполнения
документов и эффективностью обеспечения руководства организации
документной информацией. Из этого следует, что любая организация,
стремящаяся к успеху, должна иметь чётко организованный
документооборот. В связи с этим необходимо придавать особое
значение
вопросам
его
рационализации,
учитывая
возрастающую роль информационных технологий в сфере
управления документацией. Поэтому руководство организаций
все чаще задумывается об оптимизации и автоматизации всех
основных процессов работы с документами на основе
современных информационных технологий.
В Нижнем Новгороде, как и во многих других крупных
городах, стоит проблема экономии средств и времени на работу с
документами в организациях. В этом случае может помочь
внедрение
современных
информационных
систем,
оптимизирующих работу предприятий и организаций различного уровня. Например, для
автоматизации процессов работы с документами применяются системы электронного
документооборота (СЭД).
Включение системы электронного документооборота в делопроизводственный цикл
позволяет перейти на качественно новый уровень работы с документами. Технологические
операции с электронными документами осуществляются несоизмеримо быстрее, они легче
поддаются автоматизации, и большинство таких операций могут выполнять сами участники
управленческого процесса, что приводит к повышению эффективности управления предприятием.
Российские предприятия страдают также и от несовершенства коммуникаций. Важные
звенья системы управления нередко находятся в местах, где качество связи не позволяет создать
коммуникационные центры. В некоторых СЭД реализованы технологические разработки,
позволяющие гибко отображать логическую структуру управления на реальную
коммуникационную инфраструктуру территориально распределенного предприятия. Примером
такой системы электронного документооборота является система CompanyMedia, разработанная
компанией «ИнтерТраст» на базе программного обеспечения IBM Lotus Domino/Notes.
Система автоматически доставляет информацию между любыми двумя предприятиями по
кратчайшему маршруту, причем в каждой его точке передачу документов контролируют и
передающая, и принимающая стороны. Этот механизм гораздо надежнее электронной почты.
В итоге внедрения системы достигается четкая работа организации за счет согласованности
действий сотрудников, что позволяет улучшить финансовые показатели, сократить издержки и
получить преимущества перед конкурентами за счет оперативной работы с клиентами,
поставщиками и партнерами.
Для работы с большими объемами документации и профессионального внедрения СЭД
нужны квалифицированные специалисты, причем не только в области информационных
технологий, но и в области управления документационными потоками. Таких специалистов
(документоведов) готовят в нескольких высших учебных заведениях Нижнего Новгорода. Одним
из таких вузов является Нижегородский государственный технический университет им. Р.Е.
2
Алексеева, в котором кафедра «История и документоведение» с 2001 года ведет подготовку
студентов по специальности «032001 – Документоведение и документационное обеспечение
управления».
По данным Управления государственной службы занятости населения Нижегородской
области, в 2008 году в Нижнем Новгороде были заявлены вакансии на должности
делопроизводителя, секретаря, офис-менеджера, специалиста по кадрам – всего 329 позиций, на
которых могут работать выпускники данной специальности.
Студенты кафедры истории и документоведения в процессе обучения проходят подготовку
по нескольким направлениям, в том числе и по информационным технологиям в
документационном обеспечении управления, а также некоторые студенты участвуют в проектах
по внедрению СЭД. Так, например, в процессе внедрения СЭД CompanyMedia в НГТУ в 20062007 годах участвовали студентки 5-го курса специальности «Документоведение и
документационное обеспечение управления» Анна Агафонова и Юлия Герова. Анна Агафонова
проводила обследование процессов работы с документами в
НГТУ,
Юлия
Герова
составляла
инструкцию
по
использованию СЭД в работе Ученого совета НГТУ.
При
подготовке
специалистов-документоведов
большое внимание уделяется связям с производством.
Кафедра активно сотрудничает с одной из нижегородских
компаний, которая занимается разработкой и внедрением СЭД
– ООО «Программа-Т» (партнер компаний «ИнтерТраст», Microsoft, IBM и др.).
Компания «Программа-Т» специализируется на
управленческом консалтинге и комплексном обеспечении
управления предприятием на основе информационных систем.
Основные направления работы этой фирмы:
 организация
коллективной
работы
и
документооборота,
 оперативное управление производством,
 управление проектами, бизнес-планированием, бюджетированием,
 анализ информации на базе OLAP-технологий.
Специалисты компании имеют многолетний практический опыт работы в области
построения комплексных информационных систем. В число клиентов компании «Программа-Т»
входят правительство Пензенской области, администрации городов Пензы, а также Заречного и
Кузнецка Пензенской области, Волго-Вятская академия государственной службы (ВВАГС),
Нижегородский государственный технический университет им. Р.Е. Алексеева (НГТУ), Волжский
государственный
инженерно-педагогический
университет
(ВГИПУ),
ОАО «Дробмаш»,
ЗАО «Трансмаш-холдинг», ООО «Синапс Плюс», ОАО «Нижегородкапстрой» и другие
организации.
Фирма
предлагает
услуги
оптимизации
бизнес-процессов,
корпоративного
документооборота, управления производством, разработки программного обеспечения, внедрения
ERP-систем (Enterprise Resource Planning – Управление ресурсами предприятия), услуги защиты
информации.
Компания «Программа-Т» сотрудничает с кафедрой «История и документоведение» в
плане привлечения квалифицированных специалистов-документоведов. Некоторые студенты еще
в процессе обучения проходят практику в этой компании и затем остаются работать там. Так,
например, Анна Агафонова в рамках проекта по внедрению СЭД в НГТУ, администрации
города Пензы и правительстве Пензенской области, УК ОАО «ГАЗ», Региональном отделении
Федеральной службы по финансовым рынкам по Нижегородской области, в ВВАГС проводила
обследование процессов работы с документами в этих организациях, обучала их руководителей и
сотрудников работе в СЭД, проводила приемо-сдаточные испытания СЭД CompanyMedia,
тестировала доработки системы, составляла методические указания. Любовь Колесова в процессе
практики обследовала процессы работы с документами в ВВАГС, проводила приемо-сдаточные
3
испытания и обучала пользователей СЭД, составляла методические
указания. Вера Стрекаловская (студентка 4-го курса специальности
«Документоведение и документационное обеспечение управления»)
проводила обучение руководителей и сотрудников администрации
города Пензы,
непосредственно
работающих
в
системе
CompanyMedia, проводила приемо-сдаточные испытания СЭД
CompanyMedia в Региональном отделении Федеральной службы по
финансовым рынкам в Нижегородской области, тестировала
доработки
системы,
разрабатывала
документацию
для
непосредственных пользователей СЭД (инструкции, руководства
пользователей, схемы бизнес-процессов).
Директор по системам управления компании «Программа-Т»
Дмитрий Валерьевич Дрожкин читает лекции и проводит практические занятия в компьютерном
классе для студентов НГТУ, обучающихся по специальности «Документоведение и
документационное обеспечение управления», по дисциплине «Компьютерные информационные
технологии в документационном обеспечении управления».
Дмитрий Валерьевич Дрожкин также выступил на XV Международной научнопрактической конференции «Документация в информационном обществе: корпоративный
документооборот» в отделении «Круглый стол: "Автоматизация документооборота органов
государственной власти РФ"» с докладом «Примеры внедрений электронного документооборота в
органах государственной власти, местного самоуправления и государственных образовательных
учреждениях». В своем выступлении он рассказал о некоторых примерах внедрений, их
специфике: задачах, особенностях, результатах – и перспективах внедрений.
Вера СТРЕКАЛОВСКАЯ,
05-ДОУ, специалист по документационному
обеспечению управления ООО «Программа-Т».