Общество с ограниченной ответственностью МФО

Общество с ограниченной ответственностью МФО
«Капуста Киров»
г. Казань
22. 01.2015
ПОЛОЖЕНИЕ О СТРУКТУРЕ И
ПОЛНОМОЧИЯХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ
МФО «КАПУСТА»
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Данное положение устанавливает круг задач и полномочий подразделений
МФО «Капуста», руководителей подразделений и характер взаимодействия
подразделений.
1.2. Данное положение обязательно для всех руководящих сотрудников.
Требования данного Положения могут быть изменены только Приказом
Генерального директора.
2. СТРУКТУРА МФО «КАПУСТА»:
1). Высший орган управления:
Генеральный директор, Заместитель генерального директора.
2). Руководители второго уровня:
Руководители департаментов и отделов.
Департаменты и отделы (сотрудники): Департамент выдачи займов, Финансовый
департамент; Департамент развития; Юридический отдел, IT-отдел.
3). Офисы продаж (менеджеры)
4). Представительства МФО «Капуста», открытые по франшизе (руководителифранчайзи и менеджеры офисов продаж).
3. ПЕРЕЧЕНЬ ПОЛНОМОЧИЙ
ДЕПАРТАМЕНТОВ И ОТДЕЛОВ КОМПАНИИ
3.1. Департамент выдачи займов
Департамент включает в себя: Руководителя департамента, менеджеров по выдаче
займов в офисах продаж, менеджеров call-центра.
Департамент решает вопросы:
- Выдача займов клиентам компании;
- Заключение договоров;
- Консультирование клиентов;
- Прием звонков и заявок (для операторов call-центра);
- Повышение лояльности клиентов;
- Выполнение задачи постоянного повышения продаж;
- Поддержание офиса продаж в идеальном состоянии (включая внешний вид
менеджеров и офиса, оборудование, документооборот и пр.);
- Составление отчетов для Руководства компании;
- Анализ информации и пакета документов, предоставленных клиентом;
- Проведение
правовой экспертизы документов потенциального заемщика
(поручителей);
- Проведение анализа платежеспособности заемщика (поручителя) и правовую
экспертизу и оценку залогового имущества клиента;
- Принятие решений по выдаче займа по конкретным условиям предоставления
займа;
- Подготовка документов на выдачу займа и выдача займов в соответствие с
условиями выдачи;
- Осуществление выдачи, приема и учета наличных денежных средств путем
внесения записи в программу Archi;
- Контроль сроков уплаты процентов, пеней и сроков погашения основного
долга (напоминание заемщикам о наступлении срока оплаты не позднее, чем за
один день путем осуществления телефонных звонков и направления SMSсообщений, повторные звонки должникам Компании);
- Формирование и ведение кредитного досье на заемщиков, поручителей;
- Ведение электронной базы данных по займам в программно-учетных
комплексах Компании;
- Своевременное формирование и передача документов в архив;
- Своевременное формирование и передача копии документов проблемных
должников, в случае не возврата займа в течение пяти календарных дней, в
службу по работе с проблемными должниками – коллекторам;
-
Реализация действующих в Компании правил и нормативов, иных
локальных актов;
- В случае производственной необходимости оказание помощи в работе
другим сотрудникам в пределах своей компетенции;
- Постоянное повышение своего профессионального уровня;
-
Обеспечение
своевременного
оформления
всей
предусмотренной
отчетности и иной рабочей документации;
- Обучение менеджеров по выдаче займов;
- Аттестация менеджеров по выдаче займов.
Полномочия Руководителя Департамента выдачи займов:
- Осуществление контроля над менеджерами выдачи займов: отслеживается
время прихода, внешний вид, соблюдение порядка деятельности и пр.;
- Проверка соответствия денежных средств показателям, указанным в
программе Archi Credit по офисам продаж;
- Контроль наличия в каждом офисе продаж наличных денежных средств;
-
Перераспределение денежных средств для оплаты текущих расходов
Компании;
- Консультирование менеджеров по выдачи займов и менеджеров call-центра
по вопросам их деятельности;
- Передача информации об оперативной деятельности офисов продаж в
Департамент развития, решение проблем с выдачей займов не реже одного раза в
месяц;
- Осуществление взаимодействия с другими отделами Компании;
- Обучение менеджеров по выдаче займов и контроль за аттестацией их
знаний и навыков;
- Рассылка информационных писем менеджерам и Руководителям офисов
продаж (Франчайзи, старшим менеджерам офиса продаж) по вопросам,
связанным с операционной деятельностью офисов продаж;
- Проверка отчетов подчиненных;
- Составление ежемесячных и годовых сводных отчетов для Генерального
директора Компании;
- Составление рекомендаций по улучшению работы Департамента выдачи
займов.
3.2. Финансовый Департамент
Департамент включает в себя: Руководителя департамента, Главного бухгалтера,
бухгалтеров.
Департамент решает вопросы:
- Контроль за финансовыми потоками Компании;
- Создание необходимых условий для постоянного увеличения оборота и
чистой прибыли компании;
- Контроль соблюдения Компанией принятого финансового плана и
обеспечение необходимых мер для выполнения его выполнения;
- Руководство работниками бухгалтерии организации;
- Согласование назначения, увольнения и перемещения материально
ответственных лиц организации;
- Работа по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных
учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по
которым не предусмотрены типовые формы, разработке форм документов
внутренней бухгалтерской финансовой отчетности организации;
- Согласование с Генеральным директором направления расходования
средств с рублевых и валютных счетов организации;
-
Осуществление
экономического
анализа
хозяйственно-финансовой
деятельности организации по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях
выявления
внутрихозяйственных
резервов,
предупреждения
потерь
и
непроизводительных расходов;
- Подготовка и проведение мероприятий системы внутреннего контроля,
предупреждающих образование недостач и незаконное расходование денежных
средств
и
товарно-материальных
ценностей,
нарушения
финансового
и
хозяйственного законодательства;
- Подготовка совместно с Генеральным директором или уполномоченными
на то лицами документов, служащих основанием для приемки и выдачи денежных
средств и товарно-материальных ценностей, а также кредитных и расчетных
обязательств;
- Контроль соблюдения порядка оформления первичных и бухгалтерских
документов, расчетов и платежных обязательств организации;
- Контроль соблюдения установленных правил и сроков проведения
инвентаризации денежных средств, товарно-материальных ценностей, основных
фондов, расчетов и платежных обязательств;
- Контроль взыскания в установленные сроки дебиторской и погашение
кредиторской задолженности, соблюдение платежной дисциплины;
- Контроль за законностью списания со счетов бухгалтерского учета
недостач, дебиторской задолженности и других потерь;
- Организация своевременного отражения на счетах бухгалтерского учета
операций, связанных с имуществом, обязательствами и хозяйственными
операциями;
- Организация учета доходов и расходов организации, исполнения смет
расходов, результатов хозяйственно-финансовой деятельности организации;
- Организация проведения проверок организации бухгалтерского учета и
отчетности,
организации;
документальных
ревизий
в
структурных
подразделениях
- Осуществление начисления и выплаты заработной платы;
- Обеспечение составления достоверной отчетности организации на основе
первичных
документов
и
бухгалтерских
записей,
представление
ее
в
установленные сроки пользователям отчетности;
- Обеспечение правильного начисления и своевременного перечисления
платежей в бюджеты всех уровней, а также в бюджетные и внебюджетные фонды;
- Осуществление своевременных расчетов с контрагентами;
- Разработка и осуществления мероприятий, направленных на укрепление
финансовой дисциплины в организации;
-
Организация
работы
сотрудников,
относящихся
к
Финансовому
Департаменту Компании;
- Проверка соответствия денежных средств показателям, указанным в
программе Archi Credit по офисам продаж;
- Контроль сотрудников бухгалтерии на предмет правильности
ведения
бухгалтерского учета и оформления финансовых документов в соответствии с
законодательством Российской Федерации;
- Формирование и передача Генеральному директору сводных отчетов о
деятельности бухгалтерии и всего финансового департамента;
- Составление рекомендаций по улучшению работы бухгалтерии и всего
департамента.
Полномочия Руководителя Финансового департамента:
-
Осуществляет
общее
руководство
сотрудниками, относящимися
к
Финансовому Департаменту Компании;
- Контролирует все финансовые потоки Компании;
- Способствует увеличению оборота и чистой прибыли Компании;
- Изыскивает денежные средства для оплаты текущих расходов Компании;
- Консультирует сотрудников других департаментов и отделов Компании по
финансовым вопросам;
- Контролирует сотрудников бухгалтерии на предмет правильности ведения
бухгалтерского учета и оформления финансовых документов в соответствии с
законодательством Российской Федерации;
- Рассылает информационные письма по финансовым вопросам сотрудникам
Компании;
- Собирает и анализирует отчеты сотрудников Финансового Департамента
(бухгалтеров);
- Формирует и передает Генеральному директору сводные отчеты о
деятельности своего Департамента;
- Обеспечивает режим сохранения коммерческой тайны;
- Поддерживает хорошие рабочие взаимоотношения внутри Финансового
департамента и следит за эффективной коммуникацией между подразделениями
Компании.
- Составляет и отправляет Генеральному директору рекомендации по
улучшению работы Финансового Департамента.
3.3. Департамент развития
Департамент включает в себя: Руководителя департамента, менеджеров по
развитию, дизайнеров.
Департамент решает вопросы:
- Открытие новых офисов продаж: выбор помещения для аренды,
оформление офиса продаж, закупка необходимой техники и оборудования,
подключение к Интернету, поиск сотрудников, обеспечение начала работы;
- Поиск франчайзи, ведение первичных переговоров, заключение договоров с
франчайзи;
- Помощь в открытии офиса продаж по франшизе: обеспечение подписания
договора франчайзинга, одобрение выбора франчайзи помещения для офиса
продаж, контроль над правильным оформлением офиса, наймом сотрудников,
первоначальным обучением сотрудников;
- Контроль над обучением сотрудников: передача доступа к Учебному
центру, проверка аттестации сотрудников;
- Отслеживание всех показателей (оборот, доход, расход, дебиторка,
взыскания) по офису продаж, открытому по франшизе, принятие мер при
недостижении плановых показателей франчайзи;
- Консультирование сотрудников по вопросам, связанным с открытием новых
офисов продаж, маркетинга, рекламы и развития Компании в целом. В случае,
если вопрос не может быть решен на месте, фиксирование его письменно и
передача в соответствующее подразделение;
- Реализация маркетинговой стратегии: усиление бренда, в том числе, его
узнаваемости,
выбор
способов
и
каналов
рекламы,
отслеживание
результативности рекламы;
- Интернет-маркетинг: контроль над созданием новых сайтов, лендингов,
ведением контекстной рекламы, SEO-оптимизацией, социальными сетями и
иными способами продвижения в Интернете;
- Разрабатывает или ищет варианты дизайнерского воплощения рекламы,
предоставляет план рекламной компании, дизайн буклетов, баннеров и прочих
разработок на утверждение Генеральному директору;
- Составление отчетности по маркетингу по показателям: расходы на рекламу
(общие и по каналам), маркетинговая прибыль, динамика, анализ, рекомендации;
- Проверка качества работы офисов продаж;
- Общение с франчайзи по вопросам, связанным с функционированием
офисов продаж;
- Контроль над реализацией действующих в Компании правил и нормативов.
Полномочия Руководителя департамента развития:
- Разрабатывает и корректирует стратегию развития Компании;
- Решает вопросы реализации маркетинговой стратегии: развитие бренда,
реклама, повышение лояльности;
- Получает отчеты от подчиненных: о соответствии сроков открытия нового
офиса продаж (собственного или франчайзингового), о профессионализме
сотрудников и их знании условий и порядка выдачи займов, а также своих
обязанностей, о проведенных рекламных мероприятиях;
- Контролирует аттестацию сотрудников;
- Отправляет отчеты Генеральному директору по:
а) Открытию новых офисов продаж;
б) Результативности рекламы;
в) Выявленным недостаткам и рекомендациям по их устранению;
- Разрабатывает и передает Генеральному директору рекомендации по
развитию Компании: меры, исполнители, сроки, бюджет.
3.4. Юридический отдел
Отдел включает в себя: Начальника отдела, юристов.
Отдел решает вопросы:
- Составление, дополнение, изменение договоров Компании: с клиентами,
трудовые, франчайзинговые, арендные, партнерские и иные;
- Подготовка пакета документов для открытия франчайзинговых компаний,
внесение в них изменений в соответствии с изменениями законодательства или
условиями франшизы;
- Обеспечение соблюдения законности в деятельности Компании и защиты ее
правовых интересов;
- Осуществление правовой экспертизы проектов приказов, инструкций,
положений, стандартов и других актов правового характера Компании, , а также
участие, в необходимых случаях, в подготовке этих документов;
- Защита интересов Компании в судах, а также в государственных и
общественных организациях при рассмотрении правовых вопросов, ведение
судебных и арбитражных дел, осуществление иных действий по взаимодействию
с судебными и правоохранительными органами в интересах и от имени Компании
(всех юридических лиц, входящих в Компанию);
- В случае производственной необходимости оказание консультационной и
иной помощи в работе другим сотрудникам и франчайзи в пределах своей
компетенции;
-
Обеспечение
взыскания
задолженности
с
должников
Компании:
составление претензий должникам, ведение с ними переговоров, составление и
подача заявлений о выдаче судебного приказа и исковых заявлений в суд,
передача
исполнительных
документов
в
службу
судебных
приставов,
сопровождение исполнительного производства (ознакомление с исполнительным
производством, заявление ходатайств о проверке имущественного положения
должника, о розыске имущества должника);
- информирование иных подразделений компании о ходе и результатах своей
деятельности.
Полномочия Руководителя Юридического отдела:
- Составляет и отправляет отчеты Генеральному директору по результатам
выполненной работы;
- Контролирует работу Отдела и своих подчиненных;
- Составляет (проекты), вносит дополнения и изменения в заключенные: с
клиентами, трудовые, франчайзинговые, арендные, партнерские и иные;
- Готовит пакет документов для открытия франчайзинговых компаний,
вносит в них изменения в соответствии с изменениями законодательства или
условиями франшизы;
- Обеспечивает соблюдение законности в деятельности Компании и защиту
его правовых интересов;
- Осуществляет правовую экспертизу проектов локальных актов Компании,
визирует их;
- Представляет интересы Компании в суде, арбитражном суде, а также в
государственных и общественных организациях при рассмотрении правовых
вопросов, осуществляет ведение судебных и арбитражных дел, осуществляет
иные действия по взаимодействию с судебными и правоохранительными
органами в интересах и от имени Компании;
- В случае производственной необходимости оказывает консультационную и
иную помощь в работе другим сотрудникам и франчайзи в пределах своей
компетенции;
- Вносит соответствующие изменения в программу Archi Credit по
результатам вынесенных судебных решений и взысканных денежных стредств.
3.5. IT-отдел
Отдел включает в себя: Начальника отдела, программистов.
Отдел решает вопросы:
- Обеспечение работоспособности программного обеспечения, используемого
Компанией в своей операционной деятельности, устранение всех недочетов,
ошибок, сбоев в работе, внесение в него изменений в случае необходимости или
приказа Генерального Директора и его Заместителя;
- Поддержание и улучшение программы Archi Credit;
- Контроль бесперебойности работы оргтехники в Компании;
- Консультирование сотрудников и франчайзи МФО «Капуста» по вопросам
программного обеспечения;
- Постановка задач разработчикам программы Archi Credit по изменению
программы для удовлетворения потребностей Компании;
- В случае производственной необходимости оказание помощи в работе
другим сотрудникам в пределах своей компетенции.
Полномочия Руководителя IT-отдела:
- Составляет и отправляет отчеты Генеральному директору о проделанной
работе и о результатах;
- Контролирует работу Отдела и своих подчиненных;
- Поддержание и улучшение программы Archi Credit;
- Консультирование сотрудников и франчайзи МФО «Капуста» по вопросам
программного обеспечения;
- Постановка задач разработчикам программы Archi Credit по изменению
программы для удовлетворения потребностей Компании;
- В случае производственной необходимости оказание помощи в работе
другим сотрудникам в пределах своей компетенции.
4. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ МЕЖДУ ДЕПАРТАМЕНТАМИ
И ОТДЕЛАМИ
4.1. Генеральный директор и Заместитель генерального директора
- Осуществляет контроль над всеми отделами, службами и сотрудниками;
- Анализирует отчеты, полученные от руководителей подразделений, и
контролирует их своевременное получение;
- Утверждает изменения в стратегии развития, маркетинговой стратегии;
- Решает какую рекламу размещать, утверждает рекламный бюджет на месяц,
квартал, отслеживает выполнение рекламного бюджета, получает отчет от
Руководителя
Департамента
развития
об
эффективности
рекламы,
маркетингового бюджета;
- Принимает решение об открытии нового офиса продаж и отдает
распоряжение Руководителю Департамента развития по подготовке мероприятий
по открытию офиса;
- Принимает решение, подписывать ли договор франчайзинга с новым
франчайзи.
В
случае
положительного
решения
отдает
распоряжение
Руководителю Департамента развития по подготовке документов и иных
мероприятий для начала работы офиса продаж по договору франчайзинга;
- Получает ежемесячные отчеты о развитии нового офиса продаж (бренд
секции): количество и сумма выданных кредитов, валовая прибыль, анализ
динамики продаж, процент должников, лучший менеджер по выдаче займов, иные
показатели;
- Получает от Руководителя Департамента развития отчеты о нарушениях в
работе офисов продаж по итогам очередных и внеочередных проверок;
- Принимает решения на основе рекомендаций Руководителя Департамента
развития по изменению офисов продаж: обновление вывески, замена оргтехники,
дополнительное обучение сотрудников или увольнение слабого сотрудника;
- Получает от Руководителя Департамента выдачи займов отчеты о качестве
работы менеджеров по выдаче займов, о необходимости улучшить их работу,
изменить оплату труда кого-либо из менеджеров по выдаче займов;
- Получает от Руководителя Департамента выдачи займов статистику о
лучших и худших менеджерах по выдаче займов;
- Получает от Руководителя Департамента выдачи займов отчеты о
проведении очередной аттестации сотрудников;
- Получает от Руководителя Финансового департамента отчеты о финансовых
результатах каждого офиса продаж по схеме: статистика (объем выданных
займов, выручка, расходы), динамика (прирост или снижение продаж),
рекомендации для улучшения ситуации;
- Получает от Главного бухгалтера отчет о состоянии налоговых и иных
платежей, таблицу доходов по источникам поступления (офисы продаж,
взысканные
Юридическим
отделом,
полученные
от
бухгалтерского
и
юридического обслуживания франчайзи);
- Получает от Начальника юридического отдела отчет о деятельности отдела:
проведенная работа, подготовленные документы, количество выданных судебных
приказов и решений, поданных исковых заявлений, количество и процент
должников, выплативших долг, сумма взысканных долгов;
- Получает от Начальника Юридического отдела рекомендации по
улучшению работы отдела и взысканию средств с должников;
- Получает от Начальника IT-отдела отчет о деятельности отдела: количество
изменений в программе, решение текущих вопросов и заданий за отчетный
период;
- Получает от Начальника IT-отдела отдела рекомендации по улучшению
работы отдела и программного обеспечения;
- Отдает приказы и распоряжения Руководителям подразделений и
сотрудникам;
- Следит за своевременностью выполнения своих приказов и распоряжений и
привлекает к дисциплинарной и материальной ответственности.
4.2. Департамент выдачи займов
- Руководитель Департамента контролирует работу всех менеджеров по
выдаче займов и менеджеров call-центра;
- Руководитель Департамента отдает приказы и распоряжения, обязательные
для всех менеджеров офисов продаж и call-центра;
- Руководитель Департамента получает ежедневные отчеты о деятельности
офисов продаж и менеджеров выдачи займов;
- Руководитель Департамента составляет сводный отчет о деятельности
менеджеров и отправляет его Генеральному директору;
- Руководитель департамента контролирует обучение менеджеров, проверяет
глубину знаний менеджерами всех скриптов и продуктов (условия займов и
прочее), назначает менеджерам повторную аттестацию;
-
Руководитель
Департамента
отправляет
информационные
письма
менеджерам;
-
Руководитель
Департамента
консультирует
подчиненных
и
иных
сотрудников по вопросам выдачи займов;
-
Сотрудники
Департамента
консультируют
сотрудников
других
подразделений по вопросам выдачи займов;
-
Сотрудники
Департамента
составляют
письменные
запросы
в
соответствующие подразделения по вопросам: взыскания просроченных займов
(Юридический отдел), работа с программой (IT-отдел), работоспособности
техники, офиса, Интернета (Департамент развития), финансовая отчетность
(Финансовый Департамент).
4.3. Финансовый департамент
- Руководитель департамента собирает с других подразделений информацию,
связанную с финансами;
- Сотрудники бухгалтерии, отвечающие за обслуживание франчайзи,
консультируют их по всем вопросам, связанным с бухгалтерией, предоставляют
им соответствующие документы и оказывают прочее содействие.
4.4. Департамент развития
- Руководитель Департамента передает франчайзи все необходимые
документы для регистрации компании и открытия офиса продаж;
- Сотрудники Департамента консультируют и инструктируют сотрудников
франчайзи по вопросам, связанным с началом работы;
- Сотрудники Департамента проверяют менеджеров Компании и франчайзи,
выявляют недостатки в их работе;
- Руководитель Департамента согласовывает с Генеральным директором
рекламные компании.
4.5. Юридический отдел
- Начальник юридического отдела получает информацию по должникам из
Департамента выдачи займов или из программы Archi Credit;
- Передает информацию (отчеты) по работе с должниками Генеральному
директору;
- Составляет необходимые юридические документы по запросу Генерального
директора.
4.6. IT-отдел
- Начальник IT-отдела получает информацию от всех подразделений о
недостатках работы программного обеспечения;
- Передает разработчикам программы Archi Credit пожелания Генерального
директора по изменениям программы;
- Начальник отдела отправляет отчет о проделанной работе Генеральному
директору.
Директор ООО МФО «Капуста-Киров»
Камалов Р.И.