Выгрузка остатков и оборотов в БАРС.Бюджет

ООО «БАРС Груп»
ИНСТРУКЦИЯ ПО ВЫГРУЗКЕ / ЗАГРУЗКЕ
ОСТАТКОВ И ОБОРОТОВ ИЗ БАРСБЮДЖЕТ В БАРС.БЮДЖЕТБУХГАЛТЕРИЯ
ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ ИНСТРУКЦИЯ
БАРС-Бюджет
2012
Версия 1.0
ОГЛАВЛЕНИЕ
1. Общие положения ............................................................................................. 3
2. Выгрузка данных из ПК БАРС-Бюджет ........................................................... 4
2.1. Выгрузка остатков ОС ............................................................................................ 4
2.2. Выгрузка остатков ТМЦ .......................................................................................... 5
2.3. Выгрузка остатков по аналитическим счетам ......................................................... 5
2.4. Выгрузка оборотов ................................................................................................. 6
2.4.1. Настройка таблиц соответствий.................................................................................. 6
2.4.2. Проверка корректности плана счетов ......................................................................... 8
2.4.3. Проверка корректности ЖБО ...................................................................................... 9
2.4.4. Экспорт оборотов ....................................................................................................... 9
3. Загрузка данных в Бухгалтерию онлайн ........................................................ 10
3.1. Ввод остатков по ОС, ТМЦ, аналитическим счетам ................................................ 10
3.2. Загрузка оборотов ................................................................................................. 12
-2-
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Важно! Прежде чем начать конвертацию данных, необходимо создать резервную копию базы данных, и установить обновление БАРС-Бюджет не
раньше 06.06.2012 г.
Конвертация данных включает два этапа:
 Данные из ПК БАРС-Бюджет выгружаются в отдельные файлы в формате XML;
 Полученные файлы загружаются в Бухгалтерию онлайн.
-3-
2. ВЫГРУЗКА ДАННЫХ ИЗ ПК БАРС-БЮДЖЕТ
2.1. Выгрузка остатков ОС
Чтобы выгрузить остатки по основным средствам необходимо:
1) Выбрать пункт меню [Бухгалтерия/ Сервис/ Выгрузка/Загрузка данных/ Экспорт
XML ОС, ТМЦ, остатков/ Реестр остатков основных средств на начало месяца] .
Рис. 1. Выгрузка остатков по основным средствам
2) Заполнить поля:
o Месяц – выбрать месяц выгрузки.
o Учреждение – указать учреждение, по которому выгружаются данные.
o Путь для выгрузки – указать путь, куда будет сохранен выгруженный файл.
3) Нажать кнопку «Применить», после чего начнется процесс выгрузки. После
завершения данного процесса будет сформирован файл с остатками по основным
средствам:
Рис. 2. Выгрузка завершена
-4-
2.2. Выгрузка остатков ТМЦ
Важно! Перед выгрузкой данных необходимо пересчитать остатки по МЗ!
Чтобы выгрузить остатки материальных ценностей необходимо выбрать пункт
меню [Бухгалтерия/ Сервис/ Выгрузка/Загрузка данных/ Экспорт XML ОС, ТМЦ,
остатков/ Реестр остатков материальных ценностей на начало месяца] . Процесс
выгрузки происходит аналогично выгрузке остатков основных средств (см. выше п. 2.1).
По окончании выгрузки будет сформирован файл с остатками ТМЦ:
Рис. 3. Выгрузка завершена
2.3. Выгрузка остатков по аналитическим счетам
Важно! Перед выгрузкой данных необходимо пересчитать остатки по счетам!
Чтобы выгрузить остатки по аналитическим счетам необходимо выбрать пункт
меню [Бухгалтерия/ Сервис/ Выгрузка/Загрузка данных/ Экспорт XML ОС, ТМЦ,
остатков/ Реестр остатков по аналитическим счетам на начало месяца] . Процесс
выгрузки происходит аналогично выгрузке остатков основных средств (см. выше п. 2.1).
По окончании выгрузки будет сформирован файл с остатками по аналитическим счетам:
Рис. 4. Выгрузка завершена
-5-
2.4. Выгрузка оборотов
2.4.1. Настройка таблиц соответствий
Примечание. Для выполнения следующих действия вам понадобятся два
DBF файла, которые должны были быть предоставлены вам заранее:
 xxx_xxxx-xx-xx_acc_chart_analit.dbf – файл сверки.
 xxx_xxxx-xx-xx_unidict.dbf – список справочников.
1) Выбрать пункт меню [Бухгалтерия/ Сервис/ Выгрузка/Загрузка данных/ Экспорт
оборотов в БАРС Бухгалтерия-online/ Настройка таблиц соответствий]. Откроется окно
«Настройка таблиц соответствий»:
Рис. 5. Настройка таблиц соответствий
2) По клавише <Пробел> выбрать предоставленные файлы DBF:
Рис. 6. Настройка таблиц соответствия
3) Нажать кнопку «Настроить таблицу соответствий», после чего откроется окно
«Соответствие справочников», которую следует обновить по клавише <F3>:
-6-
Рис. 7. Настройка таблиц соответствия
4) Задать соответствие справочников БАРС-Бюджет и Бухгалтерии онлайн. Для
этого в поле «БАРС-Бюджет Наименование справочника» следует выбрать справочник
БАРС-Бюджет, соответствующий справочнику в поле «Бухгалтерия-online Наименование
справочника»:
Рис. 8. Настройка соответствия справочников
5) Далее по клавише <Enter> следует открыть поле «Справочник», и задать
соответствие значений каждого справочника:
-7-
Рис. 9. Настройка соответствия значений справочников
Примечание. Соответствие кодов по КОСГУ можно задать с помощью
автозаполнения по клавише <F3>.
2.4.2. Проверка корректности плана счетов
Выбрать пункт меню [Бухгалтерия/ Сервис/ Выгрузка/Загрузка данных/ Экспорт
оборотов в БАРС Бухгалтерия-online/ Проверка корректности плана счетов]. После чего
программа выполнит проверку плана счетов и аналитики.
Если будут найдены ошибки, необходимо настроить план счетов и аналитику в ПК
БАРС-Бюджет и Бухгалтерии онлайн (план счетов, универсальные справочники). После
этого следует выгрузить новые справочники из Бухгалтерии онлайн (Справочники ->
Экспорт справочника – выгрузить оба справочника), и повторить все действия с п. 2.4.1.
Если ошибок не будет, можно переходить к следующему пункту (п. 2.4.3).
-8-
2.4.3. Проверка корректности ЖБО
Выбрать пункт меню [Бухгалтерия/ Сервис/ Выгрузка/Загрузка данных/ Экспорт
оборотов в БАРС Бухгалтерия-online/ Проверка корректности ЖБО]. Если будут найдены
ошибки, необходимо исправить найденные ошибки в ПК БАРС-Бюджет (кроме счетов
20111, 20134), после чего выполнить данную проверку еще раз.
Если ошибок не найдено, можно переходить к следующему пункту (п. 2.4.4).
2.4.4. Экспорт оборотов
Чтобы выгрузить обороты необходимо:
1) Выбрать пункт меню [Бухгалтерия/ Сервис/ Выгрузка/Загрузка данных/ Экспорт
оборотов в БАРС Бухгалтерия-online/ Экспорт оборотов].
Рис. 10. Экспорт оборотов
2) Заполнить поля:
o Учреждение – указать учреждение, по которому выгружаются данные.
o Поставщики – указать поставщиков, по которым выгружаются данные.
o МОЛ – указать МОЛ, по которым выгружаются данные.
o Период – указать период, за который выгружаются данные.
o Путь для выгрузки – указать путь, куда будет сохранен выгруженный файл.
3) Нажать кнопку «Применить», после чего начнется процесс выгрузки. После
завершения данного процесса будет сформирован файл.
-9-
3. ЗАГРУЗКА ДАННЫХ В БУХГАЛТЕРИЮ ОНЛАЙН
3.1. Ввод остатков по ОС, ТМЦ, аналитическим счетам
Загрузка осуществляется с помощью пункта меню «Ввод остатков»:
Для загрузки остатков ОС выбрать пункт меню [Ввод остатков/ Ввод остатков ОС].
Для загрузки остатков МЗ выбрать пункт меню [Ввод остатков/ Ввод остатков МЗ] .
Для загрузки остатков по аналитическим счетам выбрать пункт меню [Ввод
остатков/ Ввод остатков по счетам] .
Рассмотрим загрузку остатков на примере загрузки остатков по ОС:
1) Выбрать пункт меню [Ввод остатков/ Ввод остатков ОС] .
Рис. 11. Загрузка остатков по ОС
2) В открывшемся окне нажать кнопку «Функции» и выбрать «Загрузка остатков
по ОС из XML-файла»:
Рис. 12. Загрузка остатков по ОС
- 10 -
3) В открывшемся диалоговом окне выбрать выгруженный из БАРС-Бюджет файл с
остатками по ОС (название в формате – ROSXXXXXXXX):
Рис. 13. Загрузка остатков по ОС
4) Откроется окно «Настройка загрузки остатков ОС из XML-файла», где следует
задать следующие параметры: Дата - 01.01.2012, Номер документа, затем нажать
кнопку «Автоподбор значений»:
Рис. 14. Загрузка остатков по ОС
5) После этого на закладках «Соответствия КБК, КВД», «Соответствие счетов,
МОЛ» следует донастроить оставшиеся соответствия:
- 11 -
Рис. 15. Загрузка остатков по ОС
6) Нажать кнопку «Далее».
Примечание:
Для ОС название файла в формате – ROSXXXXXXXX
Для ТМЦ название файла в формате – RMTXXXXXXXX
Для аналитических счетов название файла в формате – RSNXXXXXXXX
3.2. Загрузка оборотов
Для загрузки оборотов необходимо выбрать пункт меню [Администрирование/
Реестр загрузок/ Загрузка оборотов] . В открывшемся диалоговом окне выбрать
выгруженный из БАРС-Бюджет файл с оборотами:
- 12 -
Рис. 16. Загрузка оборотов
7) Откроется окно «Настройка загрузки Оборотов из XML-файла», где следует
нажать кнопку «Автоподбор значений», после чего на закладках «Соответствие КБК,
КВД, Ед.измерения», «Соответствие счетов, МОЛ, Поставщиков», «Аналитика» –
следует донастроить оставшиеся соответствия:
- 13 -
Рис. 17. Загрузка оборотов
8) Нажать кнопку «Далее», после чего загрузятся операции, и выйдет сообщение
со списком загруженных операции и ошибок по нетиповым операциям.
- 14 -