Доставка и расход материально

Утверждаю
Генеральный директор
"
"
2000 г.
Инструкция
УМТР-03
Версия 0.2
Рабочий регламент
Доставка и расход МТР
Согласовано:
Подпись
Дата
Подпись
Дата
Подпись
Дата
Подпись
Дата
Подпись
Дата
Согласовано:
Согласовано:
Согласовано:
Согласовано:
стр. 1 из 9
АДМИНИСТРАТИВНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Нормативный документ
1. ОБЩИЕ
ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Назначение
1.1.1.Инструкция "УМТР-03 – Рабочий регламент "Доставка и расход МТР" предназначена
для распределения функций и механизмов внутреннего взаимодействия
подразделений ОАО "Компания" (далее "Компания") при выполнении следующих
мероприятий:
a) доставка закупленных материально-технических ресурсов (далее МТР) на
центральный склад и склады филиалов;
b) расход МТР, осуществляемый Управлением материально-техническими
ресурсами.
1.1.2.Инструкция основана на следующих документах:
a) Положении об Управлении материально-техническими ресурсами (далее УМТР);
b) Положении об управлении материально-техническими ресурсами (далее МТР);
c) Положениях о подразделениях "Компания".
1.2.Область применения
1.2.1.Инструкция регламентирует последовательность выполнения и содержание
процедур, которые выполняются в ОАО "Компания" при доставке и расходовании
МТР.
1.2.2.При реализации каждой процедуры обязательно выполнение требований
изложенных в Инструкции. Состав работ при выполнении каждой процедуры и
требования к их результатам описываются в разделе 3 настоящей инструкции.
Схема выполнения процедур приводится в Приложении 1.
1.2.3.При доставке и расходовании МТР выполняются следующие процедуры:
a) Организация доставки МТР;
b) Доставка МТР;
c) Прием МТР на центральный склад;
d) Распределение МТР;
e) Отпуск МТР с центрального склада.
1.2.4.Данную инструкцию должны знать и использовать в своей работе следующие
должностные лица "Компания":
a) Заместитель Генерального директора по материально-техническому снабжению
и топливному обеспечению (далее ЗГД по МТС и ТО) "Компания";
b) Директора филиалов ОАО "Компания";
c) Начальник Управления материально-техническими ресурсами;
d) Начальник и сотрудники Сектора закупок и распределения УМТР;
e) Начальники
Отделов
материально-технического
снабжения
филиалов
"Компания";
f) Начальник Транспортной службы "Компания".
2. УСЛОВИЯ
И ОГРАНИЧЕНИЯ
2.1.Предварительные условия
2.1.1.Работы по доставке МТР начинаются после получения от Организации поставщика
информации о готовности произвести отгрузку закупаемых материалов.
2.1.2.Прием Заявок на расходование материалов регламентируется Рабочим регламентом
"УМТР-01. Планирование закупок и распределения МТР".
2.2.Ограничения
2.2.1.Настоящий регламент рассматривает доставку МТР только автомобильным
транспортом "Компания".
2.2.2.Работы по приему МТР на центральный склад "Компания" проводятся только по
письменному распоряжению Начальника Управления МТР.
стр. 2 из 9
АДМИНИСТРАТИВНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Нормативный документ
2.2.3.Настоящий регламент не регламентирует процедуры складского хранения МТР.
2.3.Требования к конечному результату
2.3.1.Конечным результатом работ по доставке и расходованию является факт получения
МТР филиалами "Компания".
2.3.2. Факт получения должен быть отражен в следующих документах:
a) Форме М-№ 17:
b) Книге регистрации материалов;
c) Книге "1С";
d) Базе данных "1С-Склад";
e) Накладная-требование с отметкой о получении МТР.
2.3.3.Экземпляры накладных-требований, оставшиеся на центральном складе,
передаются в бухгалтерию Исполнительного аппарата "Компания".
2.3.4.Экземпляры накладных-требований, переданных филиалам, передаются следующим
подразделениям "Компания":
a) Охране центрального склада;
b) Бухгалтерии филиала;
c) Склад филиала.
3. ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ
ПРОВЕДЕНИЯ РАБОТ
3.1.Организация доставки МТР
3.1.1.Организацию доставки МТР для "Компания" осуществляют сотрудники Сектора
закупки и расходования УМТР. Работы выполняются после получения от
Поставщика информации о готовности произвести отпуск поставляемых МТР.
3.1.2.Результатом выполнения работ является комплект документов, необходимых для
осуществления доставки МТР. Комплект состоит из следующих документов:
a) Копия Приложения (спецификация) к договору на поставку;
b) Копия платежного поручения, если МТР поставляется по предоплате.
3.1.3.В ходе выполнения работ сотрудники Сектора выполняют следующие действия:
a) Оформляют Служебную записку на имя Заместителя ГД по МТС и ТО с
указанием типа автомобиля, срока командировки, пункта назначения и цели
командировки;
b) Визируют Записку у Начальника УМТР;
c) Визируют Записку у Заместителя ГД по МТС и ТО;
d) Передают Служебную записку с визой ЗГД по МТС и ТО в Транспортную службу,
для предоставления автомобиля;
e) Снимают копии с Приложения (спецификации) к договору на поставку и
платежного поручения.
3.1.4.Работы по организации доставки МТР должны быть выполнены в течение 1-го дня.
3.1.5.Пакет документов передается Товароведу Сектора хранения и доставки для
осуществления оформления командировочного удостоверения и осуществления
доставки МТР на центральный склад "Компания".
3.1.6.Если Начальник УМТР определил, что МТР целесообразнее доставить на склад
одного из филиалов, то Товароведу выдается письменное предписание осуществить
доставку на склад указанного филиала.
3.2.Доставка МТР
3.2.1.Доставку МТР на центральный склад осуществляет Товаровед Сектора хранения и
доставки Управления МТР. Работы выполняются после получения от Сектора
закупки и расходования пакета необходимых документов и предоставления
Транспортной службой автомобиля для перевозки МТР.
стр. 3 из 9
АДМИНИСТРАТИВНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Нормативный документ
3.2.2.Результатом выполнения работ являются МТР, доставленные на центральный склад
"Компания". Факт доставки должен быть подтвержден наличием следующих
документов:
a) Товарной накладной, счет фактурой, транспортной накладной и сертификатом
качества на доставленные МТР;
b) Командировочным удостоверением с отметками о пребывании на предприятии
Поставщике.
3.2.3.В ходе доставки Товаровед выполняет следующие действия:
a) Пребывает на предприятие Поставщика;
b) Проверяет МТР на соответствие нормативам ГОСТ, ТУ и сертификату качества;
c) Получает сопровождающие документы (Товарную накладную, счет фактуру,
транспортную накладную и сертификат качества);
d) Принимает МТР в соответствии с Приложением к договору (спецификацией) и
товарной накладной Поставщика;
e) Получает отметки командировочное удостоверение;
f) Сопровождает МТР при их транспортировке;
g) После прибытия в г. Город предоставляет сопроводительные документы
экономисту (визирует накладную как исполнитель) и Начальнику УМТР
(накладывает резолюцию "Принять на склад")
h) Доставляет МТР на Центральный склад "Компания".
3.2.4.Доставка МТР должна быть выполнена в течение срока действия командировочного
удостоверения.
3.2.5.Завизированные документы доставляются товароведом на Центральный склад
"Компания" и используются при приеме МТР на складское хранение.
3.2.6.Если, в соответствии с предписанием Начальника УМТР, Товаровед доставил
материалы на склад указанного филиала, то оригиналы сопроводительных
документов доставляются в Сектор хранения и доставки, а на складе филиала
остаются копия товарной накладной и копия сертификата качества на поставленные
МТР.
3.3.Прием МТР на центральный склад.
3.3.1.Прием МТР на центральный склад осуществляют сотрудники Сектора хранения и
доставки. Прием проводится на основании сопроводительных документов с визой
экономиста и резолюцией Начальника Управления МТР.
3.3.2.В ходе выполнения работ сотрудники Сектора выполняют следующие действия:
a) Получают сопровождающие документы (Товарную накладную, счет фактуру,
транспортную накладную и сертификат качества);
b) Принимают МТР в соответствии с товарной накладной Поставщика;
c) Фиксируют прием МТР в формах учета (cм. п. 3.3.4.)
3.3.3.Сопроводительные документы (кроме сертификата качества) передаются в
бухгалтерию Исполнительного аппарата для постановки на учет "Компания". Формы
учета остаются у Сектора хранения и доставки, для фиксации списаний (отпуска)
МТР. База данных "1С-Склад" должна быть доступна Сектору закупок и
распределения в режиме реального времени.
3.3.4.Результатом проведения работ являются МТР, принятые на складское хранение.
Факт принятия должен быть зафиксирован в следующих (формах учета)
документах:
a) Книге регистрации материалов;
b) Базе данных "1С-Склад".
3.3.5.Если МТР доставлены на склад филиала "Компания", то факт приема фиксируется в
учетных формах соответствующего филиала. База данных наличия МТР на складе
стр. 4 из 9
АДМИНИСТРАТИВНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Нормативный документ
филиала должна быть доступна Сектору закупок и распределения в режиме
реального времени.
3.4.Распределение МТР.
3.4.1.Распределение МТР осуществляют экономисты Сектора закупок и распределения.
Работы по распределению начинаются после постановки МТР на баланс "Компания".
Распределение осуществляется в соответствии с резолюциями Начальника УМТР,
наложенными на присланные ОМТС филиалов Заявки на расходование материалов1.
3.4.2.Результатом выполнения работ является Накладная-требование (5 экземпляров)
(Расходная накладная) на отпуск МТР с Центрального склада. Накладная должна
быть завизирована экономистом (исполнителем) и подписана Начальником
Управления МТР.
3.4.3.В ходе выполнения работ экономист выполняет следующие действия:
a) Изучает Заявки на расходование материалов ОМТС филиалов с резолюциями
Начальника УМТР;
b) Согласовывает с ОМТС филиала актуальность потребности в МТР;
c) В системе "1С" оформляет Накладную-требование;
d) Визирует Накладную-требование;
e) Предоставляет Накладную-требование на подпись Начальнику УМТР.
3.4.4.Распределение МТР осуществляется в рабочем порядке в соответствии с
поступлением МТР и Заявок на их расходование.
3.4.5.Надлежащим образом оформленная Накладная-требование передается в Сектор
хранения и доставки для организации доставки МТР на склады филиалов.
3.4.6.При возникновении в подразделениях филиала внеплановой потребности в МТР
ОМТС филиала оформляет и подает в Управление МТР внеплановую Заявку на
расходование МТР.
3.5.Отпуск МТР с центрального склада.
3.5.1.Отпуск МТР с Центрального склада "Компания" осуществляют сотрудники Сектора
хранения и доставки. Отпуск производится на основании и в соответствии с
Накладной-требованием, подписанной Начальником Управления МТР.
3.5.2.Результатом проведения работ являются МТР, отпущенные с Центрального склада и
доставленные на склад филиала, подавшего Заявку на расходование МТР. Факт
отпуска должен быть зафиксирован в следующих формах учета:
a) Форме М-№ 17:
b) Книге регистрации материалов;
c) Книге "1С";
d) Базе данных "1С-Склад".
Факт получения МТР ОМТС филиала фиксируется на Накладной-требовании.
3.5.3.В ходе выполнения работ сотрудники Сектора хранения и доставки выполняют
следующие действия:
a) Получают Накладную-требование от Сектора закупки и распределения;
b) Формируют партию МТР в соответствии с Накладной-требованием;
c) Фиксируют отпуск МТР в формах учета п. 3.5.2;
d) Осуществляют доставку сформированной партии МТР на склад филиала,
подавшего Заявку;
e) Получают подпись сотрудника ОМТС филиала, принявшего МТР.
3.5.4.Работы по формированию и доставке МТР на склад филиала выполняются в
соответствии с установленным графиком.
1
См. Инструкцию "УМТР-01. Планирование закупок и распределения МТР"
стр. 5 из 9
АДМИНИСТРАТИВНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Нормативный документ
3.5.5.Формы учета остаются в Секторе хранения и доставки. База данных "1С-Склад"
должна быть доступна Сектору закупок и распределения в режиме реального
времени. Экземпляр Накладной-требования с отметкой об отпуске МТР передается
Охране центрального склада. Экземпляры Накладной-требования с отметкой о
получении МТР ОМТС филиала передаются следующим подразделениям
"Компания":
a) Бухгалтерии Исполнительного аппарата(2 экз.) для списания МТР с учета;
b) Бухгалтерии филиала;
c) ОМТС (склад) филиала.
4. КОНТРОЛЬ
И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
4.1. Контроль за выполнением процедур
4.1.1.Процедуры, требования к которым приведены в данной инструкции, являются
обязательными для всех лиц перечисленных в п.1.2.4.
4.1.2.Контроль за соблюдением инструкции осуществляет Заместитель Генерального
Директора по МТС и ТО.
4.1.3.При обнаружении нарушений в соблюдении требований инструкции Заместитель
Генерального Директора по МТС и ТО проводит детальный анализ ситуации, по
результатам которого выполняет следующие действия:
a) в случае, когда нарушение вызвано личной халатностью сотрудника
Управления, проводит с ним разъяснительную беседу и по результатам
принимает решение о наказании, например снятии части премиального
вознаграждения;
b) в случае, когда нарушение вызвано личной халатностью сотрудника
"Компания", напрямую не подчиняющегося Заместитель Генерального
Директора по МТС и ТО, проводит с ним разъяснительную беседу и по
результатам принимает решение о ходатайстве перед Генеральным Директором
о наказании;
c) в случае, когда нарушение является систематическим и/или следствием
изменения условий выполнения работ – поручает Начальнику Управления
подготовить предложения об изменении настоящей инструкции.
4.2.Ответственность должностных лиц за соблюдение данной инструкции
4.2.1.Все сотрудники и руководители, участвующие в выполнении работ несут
дисциплинарную ответственность за несоблюдение требований приведенных в
данной инструкции.
4.2.2.Наложение дисциплинарных взысканий за некачественное, несвоевременное или
недобросовестное выполнение своих обязанностей проводится на основании
приказа Генерального Директора ОАО "Компания".
стр. 6 из 9
Приложение №1 (часть 1)
Доставка МТР на центральный склад "Компания"
Процедура "Согласов ание
приложений к догов ору"
Приложение к догов ору
Процедура "И сполнение
расходной части бюджет а"
Экономист
Сектора закупок и
распределения
Постав щик
Платежное поручение
Контролирует сроки произв одств а матер
иалов
И нформирует о готов ност и
материалов
Запрос
Автотранспорт
ХХХ?
нет
Догов ор ХХХ с
Ж /Д на достав ку
грузов
Сектор
хранения и
достав ки
И нформация о гот ов ности
мат ериалов
И нформация о дате
отгрузки мат ериалов
Счет фактура
Контролирует сроки т ранспорт иров ки ма
т ериалов и получает
их на ж/д ст анции
Экономист
Сектора закупок и
распределения
ЗГД по МТС
и ТО
Накладная с от мет кой о по
лучении материалов
Транспорт ная Накладная
(т ов арно-транспортная?)
Оформляет Служебную записку
Служебная записка на имя
Ген. директ ора
Подписыв ает записку
Служебная записка с
в изой ЗГД по МТС и ТО
Экономист
Выписыв ает документ ы для тов аров еда
Определяет наиболее целесообразный п
ункт дост ав ки материалов
Тов аров ед
Принимает продукцию у пост ав щика и с
опров ождает ее при т распортиров ке
Сектора закупок и
распределения
да
Транспорт ная
служба
Копия Приложения
к догов ору
Копия плат ежного
поручения
Командиров очное
удостов ерение
Накладная
Сектора
хранения и доставки
Счет фактура
Транспорт ная Накладная
Начальник
УМТР
Тов аров ед
Сектора
хранения и доставки
Сектор
хранения и достав ки
Визирует документ ы на материалы
Накладная с в изой
экономист а и резолюцией
Нач.УМТР
"принять на склад"
Дост ав ляет мат ериалы на склад
Факт достав ки мат ериалов
Принимает т ов ар в соотв ет ст в ии с
сопров одительными документ ами
Форма М-№ 17
Запись в книге регист рации
материалов
Запись в книге "1С"
Накладная
Счет фактура
"1С-Склад" Запись о
принятии мат ериалов
Процедура "Бухгалт ерский учет"
стр. 7 из 9
(часть 2)
Отпуск МТР с Центрального склада
Процедура "Доставка материалов
на склад"
"1С-Склад" Запись о
принятии материалов
Заявка (МТР-01-2)
на расходование
материалов
Процедура "Текущее планирование"
Внеплановая Заявка
(МТР-01-2)
на расходование
материалов
Филиал
Нач.
УМТР
Рассматривает Заявку
Экономист
В системе "1С" выписывает и визирует
накладные- требования (5экз) в
соответствии с Заявкой филиала
Сектора закупки и
распределения
Заявка с визой Нач. УМТР
"Осуществить
отпуск"
"1С- Склад" Запись о
расходе материалов
НакладныеНакладныетребования
Накладные
требования
требования
с визой экономиста
Нач. УМТР
Сектор
хранения и
доставки
НакладныеНакладные
требования
Накладныетребования
стребования
подписью
Нач. УМТР
Подписывает накладные требования
Форма М-№17
Накладные требования
с отметкой об отпуске 1 экз
материалов
Формирует партию материалов.
Фиксирует в бумажной и электронной
версиях документации.
Доставляет материалы на склад филиала
Охрана
склада
Запись в книге регист
рации материалов
Запись в книге "1С"
"1С-склад" Отметка о
выдаче материалов
4экз
Филиал
(склад)
Получает материалы в соответствии с
расходной накладной
Филиал
Накладные требования
с отметкой о получе
нии
1 экз
1 экз
Предоставляет Накладные требования в
Бухгалтерию "Компания"
Филиал
(склад)
2экз
Сектор
хранения и
доставки
(бухгалтерия
)
Накладные требования
с отметкой о получе
нии
Процедура "Бухгалтерский учет"
стр. 8 из 9
ПЕРЕЧЕНЬ ПРИЛОЖЕНИЙ, УПОМИНАЕМЫХ В ИНСТРУКЦИИ:
1
Схемы процедур
стр. 9 из 9