Пример 3. Выполнение заказа

Утверждаю
Генеральный директор
"
"
2000 г.
Рабочий регламент
ВА-04
Версия 0.2
Выполнение заказа
Согласовано:
Подпись
Дата
Подпись
Дата
Подпись
Дата
Согласовано:
Согласовано:
УТВЕРЖДАЮ
1. ОБЩИЕ
РАБОЧИЙ РЕГЛАМЕНТ
ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Назначение
1.1.1. Рабочий регламент "ВА-04 Выполнение заказа" предназначен для определения порядка работ в подразделениях компании ХХХ (далее Организации) по организации выполнения заказа
по изготовлению изделий для оформления мест продажи (далее заказа МП).
1.1.2. Регламент основан на принципах организации работ и управления персоналом, изложенных
в Уставе Организации, Положениях о подразделениях организации, а также в Описаниях рабочих мест сотрудников организации.
1.2. Область применения
1.2.1. Регламент определяет последовательность выполнения и содержание процедур, которые
выполняются при выполнении заказа МП в следующем составе:
a) Внесение заказа МП в план производства;
b) Утверждение плана производства;
c) Заказ материалов;
d) Выдача материалов;
e) Выполнение работ над заказом МП;
f) Приемка готовой продукции;
g) Регистрация готовой продукции;
h) Передача готовой продукции на склад;
i) Приемка готовой продукции;
j) Проверка качества и комплектности готовой продукции;
k) Оформление документов.
1.2.2. При реализации каждой процедуры обязательно выполнение требований изложенных в Регламенте. Состав работ при выполнении каждой процедуры и требования к их результатам
описываются в разделе 3 настоящего регламента. Схема выполнения процедур приводится в
Приложении 1.
1.2.3. Данный регламент должны знать и использовать в своей работе следующие должностные
лица Организации:
a) Директор по производству;
b) Коммерческий директор;
c) Управляющий производством;
d) Заместитель Главного бухгалтера;
e) Управляющий производством;
f) Заведующий складом;
g) Бригадир;
h) Технолог цеха;
i) Диспетчер;
j) Менеджер по продажам.
2. УСЛОВИЯ
И ОГРАНИЧЕНИЯ
2.1. Предварительные условия
2.1.1. Реализация работ по выполнению заказа МП, начинается после предоставления Диспетчеру
заполненной формы "Наряд на работы", завизированного Заместителем Главного бухгалтера;
чертежно-конструкторской документации (ЧКД), а также эскиза и бланка "Описание изделия". Требования к заполнению формы "Наряд на работы" приводятся в ВА-02D, образец
формы приводится в Приложении 2.
2.1.2. Пакет ЧКД включает следующие виды документов:
a) Общие чертежи изделия;
b) Детализацию;
c) Сборочные чертежи;
d) Спецификацию используемых материалов, готовых конструкций и крепежных элементов.
e) Последовательность изготовления деталей;
f) Время обработки;
g) Применяемое оборудование при изготовлении деталей;
 ЕвроменеджменТ, 2003
стр. 2 из 8
УТВЕРЖДАЮ
РАБОЧИЙ РЕГЛАМЕНТ
h) Последовательность стыковки узлов (сборка, окраска, нанесение графических и текстовых изображений);
i) Технология упаковки готовой продукции.
2.1.3. "Наряд на работы" и ЧКД предоставляются Диспетчеру Менеджером по продажам.
2.1.4. Ответственность за качество и своевременность выполнения заказа МП несет Управляющий
производством.
2.2. Требования к конечному результату
2.2.1. Конечным результатом выполнения заказа МП является готовая продукция, а также комплект
документов, для передачи клиенту, включая Счет-фактуру и Накладную.
2.2.2. Если в ходе выполнения заказа МП появляются проблемы с качеством и/или своевременностью выполнения работ Управляющий производством должен своевременно поставить об
этом в известность менеджера клиента и Коммерческого директора. Решение проблемы достигается совместно менеджером клиента и Управляющим производством. При отсутствии
договоренности между данными сотрудниками решение выносится на уровень Директора по
производству и Коммерческого директора.
2.3. Ограничения
2.3.1. При повышенной сложности, важности или срочности заказа, состав исполнителей может
быть изменен или расширен, путем письменного распоряжения Генерального Директора.
2.3.2. Все документы, имеющие отношение к выполнению заказа МП, передаются через Диспетчера, до момента приемки Менеджером по продажам готовой продукции. Каждый факт выполнения очередного этапа работ фиксируется Диспетчером в Плане производства, (форма приводится в Приложении 2).
3. ТРЕБОВАНИЯ
К ПРОЦЕДУРАМ
3.1. Внесение заказа МП в план производства
3.1.1. Внесением заказа МП в план производства занимается Диспетчер после получения от одного
из Менеджеров Коммерческого отдела Наряда на работы (оригинал+копия) и ЧКД.
3.1.2. При
a)
b)
c)
внесении заказа МП в план производства Диспетчер совершает следующие действия:
Учитывает сроки выполнения заказа, указанные в Наряде на работы,
Проверяет наличие отметки бухгалтерии о введении данных по оплате в 1"С";
Проставляет дату приема заказа от Менеджера Коммерческого отдела в Наряде на работы.
3.1.3. Результатом является внесенная информация о приемке к выполнению заказа МП в план
производства, а также:
a) Оформленный согласно п. 3.1.2.b Наряд на работы;
b) Переданная Менеджеру по продажам копия Наряда на работы, содержащая информацию о приемке заказа МП к выполнению и о сроках начала работ;
c) Соответствие информации в 1С той, которая представлена в Наряде на работы.
3.1.4. Работы по внесению заказа МП в план производства должны быть выполнены немедленно,
после получения от Менеджера Коммерческого отдела указанных документов. После внесения информации о заказе МП, Диспетчер передает план производства и Наряд на работы
Директору по производству на утверждение.
3.2. Утверждение плана производства
3.2.1. Утверждение плана производства изделия МП проводит Директор по производству, после его
получения от Диспетчера вместе с Нарядом на работы.
3.2.2. Директор по производству проверяет соответствие сроков выполнения заказа МП его трудоемкости и загрузке производственных мощностей, и сотрудников производственного отдела.
Управляющий производством может высказать ряд замечаний и пожеланий или советов, которые могут быть учтены во время утверждения или дать более точное задание на доработку
плана производства
3.2.3. Результатом проведенного утверждения, является:
a) Завизированный план производства. При визировании Директор по производству ставит
свою подпись и дату утверждения на обороте плана;
b) Наряд на работы, с проставленной в ячейке датой и визой Директора по производству.
c) Задание, поставленное технологу цеха и бригадирам.
 ЕвроменеджменТ, 2003
стр. 3 из 8
УТВЕРЖДАЮ
РАБОЧИЙ РЕГЛАМЕНТ
3.2.4. На основании, утвержденного плана производства и Наряда на работы, Управляющий производством ставит задачи технологу цеха для заказа материалов, необходимых для изготовления изделия, а также бригадирам для выполнения работ по изготовлению изделия.
3.2.5. В случае, если Директор по производству дал задание на доработку плана производства,
должно быть проведено его повторное утверждение.
3.3. Заказ материалов со склада
3.3.1. После получения задания от Управляющего производством технолог цеха заказывает материалы на складе.
3.3.2. При заказе материалов технолог цеха выполняет следующие действия:
a) Рассматривает ЧКД и уясняет задачу по полученному заказу МП;
b) Заполняет заявку на склад о выдаче необходимого количества материалов, перечисленных в спецификации ЧКД.
3.3.3. Результатом процедуры является переданная заведующему складом заявка на материалы,
необходимые для изготовления нужного количества изделий МП.
3.3.4. Срок составления заявки и передачи ее на склад не должен превышать одного рабочего дня.
Заявка передается Заведующему складом для дальнейшей выдачи необходимых материалов.
3.4. Выдача материалов
3.4.1. Выдачей материалов руководит Заведующий складом после получения заявки, составленной
Бригадиром.
3.4.2. При
a)
b)
c)
d)
выдаче материалов, Заведующий складом проводит следующие работы:
Проверяет наличие необходимых материалов на складе;
При выдаче материалов проверяет их соответствие заявке;
Проверяет целостность материалов (отсутствие брака);
Производит отметку в 1С.
3.4.3. Результатами проведенных работ являются:
a) Выданные материалы для выполнения заказа МП;
b) Отметка, произведенная в 1С о списании материалов.
3.4.4. Срок выдачи необходимых материалов регламентируется их количеством, но не должен превышать одного рабочего дня. Материалы принимает Бригадир, для дальнейшего выполнения
работ над заказом МП.
3.4.5. Отклонения от регламента выполнения данной процедуры могут быть в следующих случаях:
a) При отсутствии необходимых материалов на складе, Заведующий складом обращается к
финансовому директору с заявкой на закупку необходимых материалов или к Коммерческому директору для замены недостающих материалов аналогичными.
b) При задержке партии материалов от поставщика – бригадир докладывает Управляющему производством для принятия решения об изменении графика работ.
c) При перерасходе материалов – бригадир докладывает Управляющему производством
для принятия решения об дополнительном за4казе материалов. В данном случае Управляющий производством составляет Служебную записку на имя Директора по производству с указанием причин перерасхода материалов.
3.5. Выполнение работ над заказом МП
3.5.1. После получения необходимых материалов, Бригадир приступает к выполнению работ над
заказом МП.
3.5.2. При
a)
b)
c)
d)
выполнении работ над заказом МП, бригадир совершает следующие действия:
Определяет необходимое оборудование для проведения работ;
Ставит исполнителям задания на выполнение работ;
Обеспечивает сохранность материалов и готовой продукции от повреждений;
Следит за соблюдением технологического процесса изготовления, а также, качеством
изготовления;
e) Сообщает Управляющему производством о выполнении заказа.
3.5.3. Результатом выполнения работ над заказом МП является готовая продукция подготовленная
для приемки.
3.5.4. Работы по выполнению заказа МП должны быть проведены в срок, установленный в плане
производства. Готовую продукцию бригадир предоставляет Управляющему производством,
для приемки.
 ЕвроменеджменТ, 2003
стр. 4 из 8
УТВЕРЖДАЮ
РАБОЧИЙ РЕГЛАМЕНТ
3.5.5. В случае, если Бригадир столкнулся с затруднениями при выполнении работ (плохое качество материалов, отсутствие или неисправность оборудования и т.д.), которые могут привести к снижению качества готовой продукции или к увеличению сроков ее изготовления, то он
должен своевременно проинформировать о возникших затруднениях Управляющего производством.
3.6. Оценка качества готовой продукции
3.6.1. После получения информации от Бригадира об окончании работ над заказом МП, Управляющий производством производит оценку качества готовой продукции.
3.6.2. Оценку качества готовой продукции Управляющий производством осуществляет по следующим критериям:
a) Соответствие готовой продукции ЧКД (внешний вид, цвет, размер, используемые материалы, соответствие графических и текстовых изображений);
b) Соответствие единиц готовой продукции, количеству указанному в Наряде на работы
плане производства;
c) Отсутствие дефектов (брака).
3.6.3. Результатами проведенных работ по приемке являются:
a) Принятая готовая продукция;
b) Сообщение бригадиру о приемке готовой продукции.
3.6.4. Приемку готовой продукции, Управляющий производством обязан произвести в срок не превышающий один рабочий день с момента получения информации о готовности от Бригадира.
3.6.5. В случае обнаружения брака или несоответствие готовой продукции ЧКД или необходимому
количеству, Управляющий производством возвращает готовую продукцию на доработку, а
при невозможности устранения брака или несоответствий, ставит в известность Коммерческого директора.
3.7. Передача готовой продукции на склад
3.7.1. Передачей готовой продукции на склад занимается Бригадир лично, после получения указания от Управляющего производством.
3.7.2. При передаче готовой продукции на склад, Бригадир выполняет следующие действия;
a) Предоставляет готовую продукцию Заведующему складом для приемки, обеспечивая при
этом целостность и неизменность количества готовой продукции;
b) Производит отметку в соответствующей графе "Наряда на работы" (о передаче готовой
продукции на склад), путем проставления даты и подписи, а также с указанием переданного количества единиц готовой продукции.
3.7.3. Результатом является принятая Заведующим складом готовая продукция.
3.7.4. Передачу готовой продукции на склад Бригадир обязан произвести непосредственно после
получения от Управляющего производством указания о размещении ее на складе. Приемку
готовой продукции у Бригадира осуществляет Заведующий складом.
3.8. Приемка готовой продукции
3.8.1. Приемку готовой продукции осуществляет Заведующий складом после ее предоставления на
склад Бригадиром.
3.8.2. В ходе работ по приемке готовой продукции, Заведующий складом выполняет следующие
действия:
a) Проверяет количество, комплектность и соответствие готовой продукции Наряду на работы;
b) Проверяет целостность готовой продукции;
c) Размещает готовую продукцию на складе;
d) Производит отметку в соответствующей графе Наряда на работы о приемке готовой
продукции, путем проставления даты и подписи.
3.8.3. Результатами приемки готовой продукции является:
a) Принятая и размещенная на складе готовая продукция;
b) Сообщение, переданное Менеджеру по продажам о размещении готовой продукции на
складе.
c) Сообщение, переданное Диспетчеру о приемке готовой продукции
d) Отметка в плане выполнения работ.
 ЕвроменеджменТ, 2003
стр. 5 из 8
УТВЕРЖДАЮ
РАБОЧИЙ РЕГЛАМЕНТ
3.8.4. Работы по приемке готовой продукции на склад, Заведующий складом производит непосредственно в момент предоставления Бригадиром готовой продукции к приемке. Сообщение Менеджеру по продажам, Заведующий складом передает лично, для дальнейшей приемки готовой продукции Менеджером по продажам.
3.8.5. В случае, если при приемке готовой продукции обнаружится недостача или нарушение целостности изделий, Заведующий складом должен проинформировать о возникших осложнениях Управляющего производством.
3.9. Регистрация готовой продукции
3.9.1. Регистрацией готовой продукции занимается Диспетчер после получения устного распоряжения от Управляющего производством.
3.9.2. В ходе работ по регистрации готовой продукции Диспетчер выполняет следующие действия:
a) Проставляет отметку о приемке готовой продукции в соответствующей графе Наряда на
работы, путем проставления даты и подписи;
b) Выполняет запись в плане производства об окончании работ над заказом МП;
c) Делает запись в 1С об окончании работ и проверке качества готовой продукции по заказу.
3.9.3. Результатом является зарегистрированная готовая продукция, готовая для передачи на
склад.
3.9.4. Регистрацию готовой продукции Диспетчер должен произвести незамедлительно, после получения устного распоряжения Управляющего производством. После проведения регистрации, Диспетчер передает Бригадиру указание для передачи готовой продукции на склад, а
Заведующему складом о ее приемке.
3.10. Проверка качества и комплектности готовой продукции
3.10.1.Проверкой качества и комплектности готовой продукции занимается Менеджер по продажам
после получения от Заведующего складом информации о размещении ее на складе.
3.10.2.При проверке качества и комплектности готовой продукции, Менеджер по продажам проверяет следующие параметры:
a) Соответствие готовой продукции ЧКД утвержденной заказчиком (внешний вид, цвет,
размер, используемые материалы, соответствие графических и текстовых изображений и
т.д.);
b) Соответствие единиц готовой продукции, количеству оговоренному в контракте;
c) Проверяет качество готовой продукции на предмет наличия брака.
d) Проставляет отметку в соответствующей графе Наряда на работы о приемке готовой
продукции, путем проставления даты и подписи, с последующей передачей его Заместителю Главного бухгалтера.
3.10.3.Результатом является принятая Менеджером по продажам готовая продукция, изготовленная в соответствии с требованиями контракта.
3.10.4.Работы по приемке качества и комплектности готовой продукции Менеджер по продажам
осуществляет в течении двух рабочих дней с момента получения информации от Заведующего складом о размещении готовой продукции на складе. Наряд на работы Менеджер по продажам передает Заместителю Главного бухгалтера лично, для оформления Накладной и Счета-фактуры.
3.10.5.Если в ходе приемки, Менеджер по продажам выявляет какие-либо недостатки в готовой
продукции, он обязан проинформировать об этом Управляющего производством для принятия решения.
3.11. Оформление документов
3.11.1.Оформлением документов занимается Заместитель Главного бухгалтера после получения от
Менеджера по продажам Наряда на работы.
3.11.2.В ходе работ по оформлению документов, Заместитель Главного бухгалтера выполняет следующую работу:
a) Проставляет отметку в соответствующей графе Наряда на работы, путем проставления
даты и подписи;
b) Оформляет Счет-фактуру в соответствии с подписанным Контрактом на выполнение
данного заказа МП;
c) Оформляет накладную на готовую продукцию.
 ЕвроменеджменТ, 2003
стр. 6 из 8
УТВЕРЖДАЮ
РАБОЧИЙ РЕГЛАМЕНТ
3.11.3.Результатом является оформленный пакет документов, содержащий Счет-фактуру и накладную.
3.11.4.Оформление документов Заместитель Главного бухгалтера обязан произвести в течении одного рабочего дня с момента получения от Менеджера по продажам Наряда на работы. Готовый пакет документов Заместитель Главного бухгалтера передает Менеджеру по продажам
лично, для выполнения процедуры отпуска готовой продукции. Процедура отпуска готовой
продукции МП/ЦП описана в инструкции ВА-04.
4. КОНТРОЛЬ
И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
4.1. Контроль за выполнением процедур
4.1.1. Процедуры, требования к которым приведены в данном регламенте, являются обязательными для всех лиц перечисленных в п.1.2.3.
4.1.2. Контроль за соблюдением регламента осуществляет Управляющий производством.
4.1.3. При обнаружении нарушений требований данной инструкции Управляющий производством
фиксирует факт нарушения в Электронной таблице "Нарушения регламентов" и проводит детальный анализ ситуации.
4.1.4. В результате анализа Управляющий может принять следующие решения:
a) В случае, когда нарушение вызвано недостаточным знанием или квалификацией сотрудника – назначить ответственного за проведение с ним разъяснительной работы или обучения;
b) В случае, когда нарушение вызвано личной халатностью сотрудника, проводит с ним
разъяснительную беседу и по результатам принимает решение о наказании, например
снятии части премиального вознаграждения;
c) В случае, когда нарушение является систематическим и является следствием изменения
условий выполнения работ – готовит предложения об изменении настоящей инструкции.
4.2. Ответственность должностных лиц за соблюдение данного регламента
4.2.1. Все сотрудники и руководители, участвующие в выполнении работ несут административную
ответственность за соблюдение требований приведенных в данном регламенте.
4.2.2. Наложение административных взысканий за некачественное, несвоевременное или недобросовестное выполнение своих обязанностей проводится на основании приказа Генерального
Директора.
 ЕвроменеджменТ, 2003
стр. 7 из 8
УТВЕРЖДАЮ
РАБОЧИЙ РЕГЛАМЕНТ
СХЕМА
РЕАЛИЗАЦИИ
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
ПРОЕКТА
ВА-03А Выполнение Заказа МП
Наряд на
работу-1
Диспетчер
Учитывает сроки
выполнения
Проверяет введение в 1С:
Упр. Пр.
Утверждает
От рыв ной
корешок
План произв одств а
(св одный)
Диспет чер
Бригадир
Зав. склад.
Наряд на работ у-3
в ячейку - дату
Копия:
Наряд на работ у-3
План-произв одств а 1
Копия:
Наряд на работ у 3
Заяв ка на склад
Уясняет задачу.
Выписывает материал
Диспет чер
М-р
Наряд на работ у-2
в ячейку - дату
Копия:
Наряд на работ у-2
План-произв одств а 2
Ометка о списании в
1С:
Выдает материалы
М ате риалы
Диспет чер
Бригадир
План-произв одств а 3
Выполняет работу
Сообщение о готов ност и
Копия:
Наряд на работ у-3
Гот ов ая продукция
Диспет чер
Упр. Пр.
Принимает готовую
продукцию
Диспетчер
Регистрирует Г.П.
План-произв одств а 4
Распоряжение
диспетчеру
Наряд на работ у-4
План произв одств а 5
1 С:
запись
Бригадир
Диспет чер
Зав. склад.
Гот ов ая продукция
Наряд на работ у-5
Передает Г.П. на склад
План-произв одств а 6
Гот ов ая продукция
Наряд на работ у-6
Регистрирует приемку
Сообщение менеджеру
Диспет чер
М-р по прод.
План-произв одств а 7
Принимает и проверяет
качество/комплектность
ВА-03А Выполнение нестандартного заказа МП
Принял
?
Гот ов ая продукция
Наряд на работ у-7
Нет
Наряд на работ у-8
Зам. Гл.Бух.
Оформляет документы
Счет-факт ура
Накладная
ВА-04 Отпуск продукции МП/ЦП
 ЕвроменеджменТ, 2003
стр. 8 из 8