СФ 10 февраля 2013г

Российский Фонд Випассаны
Заседание Совета Фонда
10 декабря 2012
ПРОТОКОЛ
Присутствовали:
Члены Совета Фонда: Петр Ежак, Василий Карачевцев, Анна Еремеева, Мария Салямова
Сергей Додов, Залина Лютова (кворум для принятия решений есть)
Участники:
Секретари: Мария Салямова, Елена Сидачёва
Повестка дня:
1. Отчет финансового комитета по 2012 году.
Обсудили:
Отчет финансового комитета – см приложение. Из данной суммы – остаток долга за Центр –
200 000 рублей. Ремонт скважины – 250 000 рублей. Предоплата по курсу в Коврове – 50 000
рублей (всего за 2 курс – 450 000 рублей). Продукты питания и хозтовары (см эксель). По итогам
прошлого 2012 года было потрачено. В прошлом году поступило 8 497 000. потрачено – 7 183 000.
остаток – 2 1398 000 р. На основании предоставленных данных принято решение составить
бюджеты на следующий год.
Электронные платежи: каким образом идентифицировать, от кого поступил платеж – уточнить у
Йоргена.
Постановили:
Поручить финансовому комитету составить проект бюджета на 2013. плюс предоставить
статистику по Дане. Подготовить подробный проект расходов по курсам.
Разобраться с процессом (уточнить у Йоргена) и получить предложение по стоимости
электронного способа перечисления даны.
2. Обсуждение структуры фонда - состав по комитетам. Оценка работы комитетов. Коррективы по
структуре.
Слушали Петра Ежака:
Предложения по корректировке существующей структуры комитетов. Постановка задач перед
комитетами.
В 2012 году комитеты:
Регистрационный (достаточное кол-во служащих, собрания, все ОК)
Планировочный (10 человек, координатор, собрания проводятся, необходимо вести протоколы)
Финансовый
Строительный – (непонятный статус, отсутствие координатора)
Кухонный ( существует, есть координатор)
Комитет коммуникационный (отсутствует, нет координатора)
По организации курсов (работает 2 человека, по итогам прошедшего селф-курса необходимо
уточнить у Йоргена, какие записи можно ставить, необходимо подготовить материалы для доски и
инструкция по проведению. Также необходимо рассмотреть возможность расширения команды)
IT комитет (отсутствует, нет координатора, существует хорошо отлаженный мировой комитет ИТ,
однако необходим специалист, который может справиться с оперативными ИТ- задачами, а не
целый комитет. На данный момент такой человек есть? Нам нужны люди, которые выполняют
задачи IT, необходим администратор сайта вместо ИТ-комитета. Обозначить Веру Черникову и
Павла из Твери официальными администраторами сайта).
Комитет по служению – (отсутствие формализованной работы комитета, назначить нескольких
ответственных по звонкам служащим)
Коммуникационный – ( от комитета остался комитет по переводу)
Предложения по структуре:
Постановили:
Создать комитет по управлению центром, куда на данный момент входят менеджеры центра для
решения текущих вопросов.
Постановили:
Установить задачи для комитетов на этот год (или более короткий период).
Регистрационный:
Предоставление списков в другом формате, которые формируются перед регистрацией,
напоминание служащим о важности раннего приезда и предупреждения об ответственном
подходе. Предоставление сведений о приезжающих на курс служащих в форме таблицы. Письмо
перед self – course об ответственности согласовать с Йоргеном. Страница о поиске попутчиков
(ride share )запуск к 27 марта.
Комитет по планированию:
Задачи:
1) подготовка Центра к весенним курсам до1 мая: план мероприятий.
2) проработать варианты расширения медитационного зала.
3) умывальники для женщин.
4) организация женских туалетов (срок – 1 мая 2013)
5) навес для регистрации
6) организация столовой в помещении.
7) утепление медитационного зала, вентиляция зала
8) забор.
9) крыша и пол первого этажа двухэтажного корпуса.
Кухонный комитет:
1) реорганизация кухонного помещения
2) обратить внимание на инструктаж по работе на кухне для менеджера и служащих
3)предоставить и утвердить меню
4) обеспечение поварами и обученными людьми
5)разработать вариант информационной доски кухни.
Комитет по организации курсов:
1) организация ближайших трехдневных курсов (февраль и март)
2) отработать технологию проведения self –курсов, утвердить материалы.
3) обсудить возможность проведения двухдневных курсов и подготовить материалы.
4) метта-дисплеи – заменить
5) инструкция для менеджеров курса
6) подготовить и продумать дополнительную информацию для студентов.
Комитет по служению
1)курс\съезд служащих по обмену опытом (1-2 дня). присутствие Учителя.
2)продумать формат проведения восточно-европейского слёта служащих (Россия, Украина) в 2014
Коммуникационный комитет
1)книги: поставить задачу перед переводчиками по переводу книги. Какие книги необходимо
перевести. Например, Grace Flow of Dhamma. Уточнить, какие книги уже переведены на русский.
2) оповещать электронно о заседаниях Совета Фонда (указывать повестку дня и протокол).
3) новости на сайте.
4) PR, оповещение остальных центров в мире о событиях в российском центре.
5) размещать информацию о проводимых в комитетах собраниях и обсуждениях
Строительный комитет
1. Определиться с координатором комитета.
2. Строительство центра: на основе результатов прошедшего года обсудить формат дальнейшей
работы, учитывая предложения планировочного комитета и рекомендации учителей (Мартин,
Юрген).
3.Карачевцев Василий доложил:
1) о заседании планировочного комитета:
В этом году комитет предполагает потратить 2 000000 р, как это было в прошлом году на
реконструкционные цели и просит найти еще 2 000 000р, чтобы потратить на дополнительные
работы. Комитет просит зарезервировать до 700 000р на создание строительного проекта на
основании, которого мы сможем получить разрешение на строительство от администрации
поселка, без наличия которого мы не имеем права строить. Комитет планирует объявить тендер,
чтобы привлечь строительную организацию подрядчика, которая сможет сделать проект и
представить его СФ.
Единогласно решили принять предложение Планировочного комитета о привлечении
подрядчика для подготовки проекта центра.
Планировочный комитет берет на себя обязательство написать официальное письмо в комиссию
об утверждении правил землепользования поселка Авсюнино для поддержания интересов
центра в связи с будущим строительством .
2) Проект санузлов в женском корпусе – занять одну комнату женского корпуса под санузел.
Проект не принят. «За»- : Петр Ежак, Василий Карачевцев, Сергей Додов, Залина Лютова
«Против» - Анна Еремеева, Мария Салямова
3) Проект кухни- столовой. Перенести мужскую столовую в жилой корпус в холодное время года и
оставить под тентом в теплое время года. Левую часть здания передать под нужды кухни, а две
комнаты правой части перестроить под женскую столовую. Ориентировочный бюджет до
400 000р.
Решение принято единогласно
4) Туалет для учителя - планировочный комитет просит выделить 40 000 для .
Проект не принят