1 ПОСТАНОВЛЕНИЕ № 1420 31.12.2008 Об утверждении регламента работы Администрации города в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» В соответствии с постановлением Мэра города от 29.10.2007 №268 «О внедрении системы электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Ростова-на-Дону, интегрированной с областной системой “Дело”» и для обеспечения использования системы электронного документооборота «Дело» в делопроизводстве Администрации города Ростова-на-Дону ПОСТАНОВЛЯЮ 1. Утвердить Положение о регламенте работы Администрации города в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» (Приложение 1). 2. Заместителям главы Администрации города, руководителям отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города, руководителям структурных подразделений аппарата Администрации города: -обеспечить резерв замещения пользователей системы «Дело» в аппарате Администрации города, отраслевых (функциональных) и территориальных органах Администрации города Ростова-на-Дону; -внести изменения в должностные инструкции сотрудников, ответственных за работу в системе электронного документооборота и лиц, замещающих их во время отсутствия согласно Положению о регламенте работы (Приложение 1). 3. Отделу информационных технологий Администрации города обеспечить сопровождение прикладного программного обеспечения и технических средств, используемых аппаратом Администрации города Ростова-на-Дону при организации и ведении документооборота. 4. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами Администрации города Ростова-на-Дону С.Д.Синякову, начальника отдела информационных технологий 2 А.И. Диденко, начальника отдела организационно-аналитической работы О.А. Шарапову, начальника общего отдела Г.Н. Оганезову. Мэр города Постановление вносит отдел информационных технологий М.А.Чернышев 3 Приложение 1 к постановлению Мэра города №________ от _____________ Положение о регламенте работы Администрации города Ростова-на-Дону в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» 1. Общие положения 1.1. Настоящее Положение устанавливает единый порядок прохождения документов аппарата Администрации города, отраслевых (функциональных) органов и территориальных органов Администрации города Ростова-на-Дону в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело». 1.2. Действие настоящего Положения распространяется на аппарат Администрации города, отраслевые (функциональные) и территориальные органы Администрации города Ростова-на-Дону при применении электронного документооборота с использованием системы «Дело». 1.3. Настоящее Положение разработано в соответствии с постановлением Мэра города от 29.10.2007г. №268 «О внедрении системы электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Ростова-на-Дону, интегрированной с областной системой «Дело» и постановлением Мэра города от 30.09.2008г. № 999 «О новой редакции Регламента работы Администрации города Ростова-на-Дону». 1.4. Пользователями системы «Дело» являются должностные лица аппарата Администрации города, отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города Ростова-на-Дону, в должностные обязанности которых входит рассмотрение, внесение поручений и резолюций, контроль исполнения, регистрация, подписание, визирование, подготовка документов и проектов документов. 1.5. С целью сокращения непроизводственных затрат передача документов между аппаратом Администрации города, отраслевыми (функциональными) и территориальными органами Администрации города Ростова-на-Дону осуществляется с использованием системы «Дело». 1.6. Контроль исполнения документов осуществляется на всех уровнях вертикали административной власти аппарата Администрации города, отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города Ростова-на-Дону с использованием системы «Дело». 1.7. При выполнении условий, указанных в настоящем Положении вместо бумажного документа в системе «Дело» должен быть создан электронный документ. 4 Электронный документ - это электронная копия бумажного документа, полностью воспроизводящая информацию подлинного бумажного документа и его графическое изображение, установленным порядком зарегистрированная в системе «Дело» лицом, которое является автором (составителем) бумажного документа, либо обладает полномочиями на регистрацию данного документа. Электронные документы создаются в случаях, когда работа с электронными документами не противоречит действующему законодательству и обеспечивает удобную обработку и использование информации, содержащейся в бумажном документе. 1.8. Способы создания электронных документов: 1.8.1. Сканирование бумажного документа - создание электронного образа бумажного документа (файла) с помощью специальных средств, обеспечивающих преобразование изображения на бумажном или ином материальном носителе в цифровую форму. 1.8.2. Ручной ввод текстовых данных - создание электронного документа при помощи текстового редактора или специализированной автоматизированной информационной системы при непосредственном участии оператора. Результат ручного ввода данных - электронный текстовый документ. 1.9. Рекомендуемые форматы файлов электронного документа. 1.9.1. Электронная копия бумажного документа, предназначенная для подробного воспроизведения графического образа, создается с использованием растровых графических форматов. Рекомендуемый графический формат - JPEG. Документы, переданные с использованием данного формата, не требуют повторной передачи документов другими средствами передачи информации (бумажная рассылка, факс, e-mail т.п.). 1.9.2. Возможность текстового поиска. Если при использовании электронного документа требуется обеспечить поиск по содержательной части по ключевым словам, то электронный документ создается в формате с разметкой текста (PDF, DOC, RTF, HTML) . Документы, переданные в данном формате, носят информационный характер и не являются аналогом бумажного документа. 1.9.3. Для передачи электронного документа с обеспечением возможности полнотекстового поиска по документу допускается прикрепление к РК электронного документа с использованием как графического формата, так формата с разметкой текста (текстового формата). 1.10. Условия создания и использования электронных документов 1.10.1.. Использование электронного документа приводит к сокращению времени подготовки документа. 1.10.2. Использование электронного документа приводит к сокращению затрат на организацию бумажного делопроизводства. 5 1.10.3. Создаваемые электронные документы могут быть неоднократно использованы в процессе подготовки запрашиваемого заявителем документа или иных документов. 1.10.4. Использование электронной формы документа не противоречит законодательству Российской Федерации. 1.11. Обмен электронными документами в порядке, установленном настоящим Положением, рассматривается как обмен бумажными документами. 2. Порядок сканирования и размещения электронных копий документов 2.1. Электронный документ создается, хранится и обрабатывается с использованием средств вычислительной техники. 2.2. Сканированию подлежат документы, регистрируемые в аппарате Администрации города, отраслевых (функциональных) и территориальных органах Администрации города Ростова-на-Дону, если дальнейшая работа с ними предусматривает: 2.2.1. Многократное создание копий (дубликатов). 2.2.2. Необходимость работы с документом одновременно несколькими исполнителями. 2.2.3. Передачу документа по аппарату Администрации города, в отраслевые (функциональные) и территориальные органы Администрации города Ростова-на-Дону. 2.2.4. Передачу документа в архив. 2.3. Информация, содержащаяся в файле электронного документа и предназначенная для обработки с использованием средств вычислительной техники, должна быть представлена в форме, пригодной для восприятия человеком. Электронные копии бумажных документов, полученные методом сканирования, проходят визуальную проверку на соответствие указанным требованиям и размещаются в базе данных системы "Дело". 2.4. При регистрации документа в системе «Дело» создаётся регистрационная карточка документа (далее РК). Документы регистрируются в зависимости от того, к какой группе они относятся, путём выбора из прилагаемого электронного списка. 2.4.1. При регистрации документа заполняются соответствующие поля РК, в которых указываются реквизиты документа: -номер, -дата регистрации, -краткое содержание, -состав, -кому адресован документ. 6 Для входящих документов, кроме перечисленных, обязательными реквизитами являются: -корреспондент, -исходящий Номер Корреспондента, -дата исходящего документа, -вид доставки. Для исходящих документов обязательными реквизитами являются: -ФИО подписавшего руководителя, -исполнитель документа. Остальные реквизиты документа заполняются при необходимости. 2.4.2. Реквизиты РК - «Номер» и «Дата регистрации» обязательно должны совпадать с «Номером» и «Датой регистрации» Электронного документа. 2.5. К РК в обязательном порядке прикрепляется файл Электронного документа. 2.5.1. Файл Электронного документа содержит реквизиты, позволяющие его идентифицировать. Электронный документ создается методом сканирования бумажного документа и сохраняется в формате JPEG, DOC или XLS. Использование других форматов сохранения документов не рекомендуется. В файле электронного документа должны быть: -номер, -дата регистрации, -подпись должностного лица, 2.5.2. Требования к внутренней структуре и содержательной части электронного документа устанавливаются в соответствии с постановлением Мэра города от 30.09.2008г. № 999 «О новой редакции Регламента работы Администрации города Ростова-на-Дону». 2.6. При составлении, хранении, изменении и передаче электронного документа в качестве способа, позволяющего достоверно идентифицировать составителя электронного документа, отправителя электронного документа, автора изменений, внесенных в электронный документ и получателя электронного документа, используется протоколирование действий пользователя системы «Дело» на основе предоставляемых каждому пользователю уникальных логина и пароля. 3. Порядок работы в системе «Дело» аппарата Администрации города, отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города Ростова-на-Дону 3.1 Аппарат Администрации города. 3.1.1 Канцелярия общего отдела Администрации города Ростована-Дону. 7 В системе «Дело» выполняет следующие функции: -регистрация входящих документов в соответствии с постановлением Мэра города от 30.09.2008г. № 999 «О новой редакции Регламента работы Администрации города Ростова-на-Дону» и требованиями настоящего регламента путем создания регистрационной карточки документа. Регистрационный номер документа в системе «Дело» генерируется автоматически и является неотъемлемой частью каждого документа в системе; -перенесение Регистрационного номера документа на штамп бумажного документа после его регистрации; -сканирование бумажного входящего документа и прикрепление к РК электронного образа входящего документа при наличии в системе функции Поточного сканирования; -регистрация в РК контрольного срока исполнения документа, поступившего из государственных и региональных органов исполнительной власти; -печать РК зарегистрированного документа; -регистрация исходящей (простой и заказной) корреспонденции. Датой и временем отправки документа считается дата и время отправки почтой корреспонденции канцелярии общего отдела Администрации города; -регистрация снятия с контроля документов, поступивших из государственных и региональных органов исполнительной власти. Выполняется после прикрепления исполнителем документа файла ответа в отчет об исполнении; -внесение в РК исходящего документа, зарегистрированного для отправки в структурных подразделениях Администрации города, даты его отправки; -печать реестра документов, зарегистрированных за день в системе «Дело»; -формирование и печать реестров отправки простой и заказной корреспонденции за день; -при необходимости формирование и печать реестров отправки курьером; -печать на конвертах реквизитов адресатов; Еженедельное формирование отчета о неисполнении контрольных документов: -неисполненные контрольные документы по приемной Мэра города; - неисполненные контрольные документы по приемным; Формирование и печать отчетов за месяц нарастающим итогом сначала года: -анализ рассмотрения документов по приемным; - документооборот по канцелярии общего отдела; 8 -сохранение файла ответа документа на контрольные документы, поступивших из Администрации Ростовской области для регистрации в областной системе электронного документооборота «Дело». 3.1.2. Приемная Главы Администрации города Ростова-на-Дону. Ведущий специалист приемной Главы Администрации города в системе «Дело» выполняет следующие функции: -Регистрация входящих документов на имя Мэра города, предоставленных непосредственно в приемную, минуя канцелярию общего отдела, в соответствии с постановлением Мэра города от 30.09.2008г. № 999 «О новой редакции Регламента работы Администрации города Ростова-на-Дону». Регистрационный номер документа в системе «Дело» генерируется автоматически и является неотъемлемой частью каждого документа в системе «Дело». -Сканирование бумажного входящего документа и прикрепление к РК файла входящего документа. -Принятие к исполнению РК документа с прикрепленным файлом Электронного документа из папки «Поступившие». Датой и временем приема к исполнению электронного документа являются системные дата и время принятия документа к исполнению пользователями системы «Дело». -Ведущий специалист приемной не принимает бумажный вариант документа от подчиненных структурных подразделений, подключенных к системе «Дело» если: - документ не зарегистрирован в системе как исходящий данного структурного подразделения. - документ зарегистрирован в системе как исходящий, но не прикреплен файл документа. -Ввод поручений (резолюций) Мэра города во все РК, зарегистрированные в системе «Дело». -Ввод отчетов за исполнителей, не задействованных в системе «Дело». -Перенос (продление) срока исполнения контрольных резолюций Мэра, используя поле «Ход исполнения» в карточке поручений. -Ввод фактической даты исполнения в поле «Фактическая» карточки поручения в случае указания Мэра города о списании РК в дело. -Ввод фактической даты исполнения в поле «Фактическая» карточки поручения в случае выполнения контрольных резолюций Мэра города «Прошу зайти», «Зайдите», «Зайдите вместе с ____», «Зайдите с материалами», «Прошу переговорить». -Утверждение и регистрация проектов документов, направленных в кабинет от исполнителей на подпись в папке №9. -Регистрация инициативных исходящих документов за подписью Мэра города, исходящих документов в ответ на документы государственных и региональных органов исполнительной власти с 9 обязательной связкой этих документов. Обязательное прикрепление файла Электронного документа к РК (а не к отчету об исполнении). Регистрационный номер документа в системе «Дело» генерируется автоматически. Реквизиты РК «Номер» и «Дата регистрации» обязательно должны совпадать с «Номером» и «Датой регистрации» в прикреплённом файле Электронного документа. Помощник приемной Главы Администрации города Ростова-наДону в системе «Дело» выполняет следующие функции: -Регистрация устных поручений Мэра города. -Контроль исполнения устных поручений Мэра города путем выдачи напоминаний исполнителям. -Снятие с контроля устных поручений Мэра города путем заполнения поля «Фактическая» в карточке поручения. -Формирование отчетов о выполнении устных поручений Мэра города. -Поиск документов в системе «Дело» по заданию Мэра для выяснения возникающих вопросов и анализ ситуации. 3.1.3. Приемные заместителей Главы Администрации города Ростова-на-Дону. Специалисты приемных заместителей Главы Администрации города в системе «Дело» выполняют следующие функции: -Регистрация входящих документов на имя заместителей Главы Администрации города, предоставленных непосредственно в приемную, минуя канцелярию общего отдела, в соответствии с постановлением Мэра города от 30.09.2008г. № 999 «О новой редакции Регламента работы Администрации города Ростова-на-Дону». Регистрационный номер документа в системе «Дело» генерируется автоматически и является неотъемлемой частью каждого документа. -Сканирование бумажного входящего документа и прикрепление к РК файла входящего документа. -Принятие к исполнению РК документа с прикрепленным файлом Электронного документа из папки «Поступившие». Датой и временем приема к исполнению электронного документа являются системные дата и время принятия документа к исполнению пользователями системы «Дело». -Специалист приемной не принимает бумажный вариант документа от подчиненных структурных подразделений, подключенных к системе «Дело» если: - документ не зарегистрирован в системе как исходящий данного структурного подразделения. - документ зарегистрирован в системе как исходящий, но не прикреплен файл документа. 10 -Проверка соответствия исходящего номера электронного и бумажного документа. -Ввод поручений (резолюций) руководителя приемной и исполнителей поручений. -Ввод подчиненной резолюции нижестоящим должностным лицам, используя метод каскадного снятия резолюций с контроля. -Перенос срока исполнения резолюции руководителя приемной, используя поле «Ход исполнения» в карточке поручений. -При вводе поручения на документах, зарегистрированных на имя Мэра города, но в его отсутствие, контролером поручения выбирать руководителя Организационно-аналитического отдела и в поле «Категория» выбирать значение «За руководителя». -Исполнение вышестоящих поручений (резолюций): ввод отчета за своего руководителя, прикрепление файла отчета, если не будет регистрироваться исходящий документ. -Создание исходящих проектов документов РКПД в папке №7, прикрепление версии проекта Электронного документа и отправка в кабинет вышестоящему руководителю на утверждение. -Визирование исходящих проектов документов РКПД, поступивших в кабинет в папку №8 от исполнителей. -Утверждение проектов документов, направленных на подпись в папку №9 от исполнителей подчиненных структурных подразделений. -Регистрация исходящей корреспонденции: - инициативных исходящих документов за подписью руководителя приемной; - исходящих документов в ответ на другой документ, в том числе на документ государственных и региональных органов исполнительной власти, с обязательной связкой этих документов. Выбирать тип связки такого исходящего документа – «Во исполнение». Регистрационный номер документа в системе «Дело» генерируется автоматически. Реквизиты РК Номер и Дата регистрации обязательно должны совпадать с Номером и Датой регистрации прикреплённого файла Электронного документа. -Осуществлять обязательное прикрепление к РК любого документа файла Электронного документа. -Не осуществлять перерегистрацию исходящих внутренних документов. Помощники приемных в системе «Дело» выполняют следующие функции: -Контроль исполнения резолюций своего руководителя, еженедельное формирование справок-напоминаний исполнителям о сроке исполнения резолюций на ближайшую неделю. -Снятие с контроля резолюций своего руководителя. 11 -Поиск документов в системе «Дело» по заданию руководителя приемной по возникающим вопросам и анализ ситуации. 3.1.4 Организационно-аналитический отдел Администрации города Ростова-на-Дону. -В системе «Дело» выполняют следующие функции: -Работа с контрольными поручениями Мэра города в папке «На контроле». -Еженедельное напоминание исполнителям поручений Мэра о сроке исполнения поручения посредством формирования справкинапоминания исполнителям на ближайшую неделю. -Снятие с контроля поручения Мэра посредством проставления фактической даты исполнения. Фактическая дата исполнения поручения должна совпадать с датой ввода исполнителем отчета об исполнении поручения. После этого РК автоматически удаляется из папки «На контроле». Обязательным условием для снятия с контроля поручения Мэра считать: ввод отчета исполнителя с указанием даты исполнения, наличие признака «Исполнен» в поле «Состояние исполнения», прикрепление отчета исполнителя или создание связанной исходящей РК с прикрепленным Электронным документом. Если в поручении нет отметки о продлении срока исполнения поручения, считать его просроченным. -Ежемесячное формирование отчета о ходе исполнения контрольных поручений Мэра города. 3.1.5 Системный администратор и системный технолог системы «Дело» выполняет следующие функции: -Установка, переустановка обновление клиентской части программного комплекса СЭД «Дело » -Настройка системных параметров и шаблонов печати на рабочих местах пользователей -Регистрация и настройка прав новых пользователей (выдача password и login). -Привязка новых рабочих мест системы. -Ведение и корректировка справочников системы на основании изменений штатного расписания, предоставляемых Управлением по вопросам муниципальной службы и кадров в соответствии с регламентом работы Администрации города. -Обеспечение сохранности базы данных системы «Дело». -Оказание консультативной и методической помощи пользователям по вопросам работы в системе «Дело». 12 -Анализ протокола работы системы, ведение статистики в целях контроля и оценки эффективности функционирования электронного Документооборота. -Формирование запросов Разработчику системы о необходимости создания дополнительных выходных форм и шаблонов печати документов. Решение вопросов развития системы с руководством отдела информационных технологий. 3.2. Ведение делопроизводства в аппарате Администрации города, отраслевых (функциональных) и территориальных органах Администрации города Ростова-на-Дону. В системе «Дело» выполняют следующие функции: -Регистрация входящих документов на имя руководителя подразделения в соответствии с постановлением Мэра города от 30.09.2008г. № 999 «О новой редакции Регламента работы Администрации города Ростова-на-Дону». Регистрационный номер документа в системе «Дело» генерируется автоматически и является неотъемлемой частью каждого документа. -Принятие к исполнению РК документа с прикрепленным файлом Электронного документа из папки «Поступившие». Датой и временем приема к исполнению электронного документа являются системные дата и время принятия документа к исполнению пользователями системы «Дело». -Ввод подчиненной резолюции нижестоящим должностным лицам, используя метод каскадного снятия резолюций с контроля. -Ввод основных поручений руководителя подразделения. -Продление срока исполнения контрольных поручений руководителя подразделения, используя поле «Ход исполнения» в карточке поручений. -Исполнение вышестоящих поручений (резолюций): ввод отчета за своего руководителя, обязательное прикрепление файла отчета, если не будет регистрироваться исходящий документ. -Контроль исполнения поручений своего руководителя, еженедельное формирование справок-напоминаний исполнителям о сроке исполнения поручений на ближайшую неделю. -Снятие с контроля поручений своего руководителя. -Создание исходящих проектов документов РКПД в папке №7, прикрепление версии Электронного документа и отправка в кабинет вышестоящему руководителю на утверждение. -Визирование исходящих проектов документов РКПД, поступивших в кабинет в папку №8 от исполнителей. -Утверждение и регистрация проектов документов, направленных в кабинет в папку №9 от исполнителей на подпись. -Регистрация инициативных исходящих документов за подписью руководителя подразделения, исходящих документов в ответ на другой 13 документ с обязательной связкой этих документов. Выбирать тип связки исходящего документа в ответ – «Во исполнение». Если в подразделении ведется журнал исходящей корреспонденции, то регистрация исходящих бумажных документов в журнале исходящей корреспонденции подразделения должна производиться после регистрации документа в системе «Дело». Реквизиты РК - «Номер» и «Дата регистрации» обязательно должны совпадать с «Номером» и «Датой регистрации» прикреплённого файла Электронного документа. -Осуществлять обязательное прикрепление к РК любого документа файла Электронного документа. В случае, если ответом является ссылка на распоряжение/постановление Мэра города прикрепление файла электронного документа не выполнять. 4. Порядок хранения и уничтожения электронных документов 4.1. Документы, созданные в электронном виде, хранятся в системе «Дело» до истечения сроков, установленных в соответствии с требованиями федерального законодательства для хранения документов в зависимости от содержащейся в них информации. 4.2. После завершения работы с документом производится списание электронного документа в опись дел, в соответствии с принятой в Администрации города Ростова-на-Дону номенклатурой дел, о чём в обязательном порядке делается запись в системе «Дело». 4.3. Документы длительного хранения в соответствии с требованиями федерального законодательства передаются в бумажном и электронном виде на архивное хранение для их последующей обработки и хранения в системе электронного документооборота «Архивное дело». 4.4. Уничтожение (удаление) электронных документов, используемых в системе «Дело», осуществляется по решению системного технолога системы, если уничтожение (удаление) документа не противоречит действующему законодательству. 4.5. Уничтожение (удаление) электронных документов, занесенных в электронный архив, осуществляется в соответствии с законодательством об архивном деле, если более длительный срок не установлен распорядительными документами. Управляющий делами Администрации города С.Д.Синякова