Памятка по выявлению, учету и описанию особо ценных

Памятка по выявлению, учету и описанию
особо ценных документов в архивах Красноярского края
В соответствии со статьей 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ
«Об архивном деле в Российской Федерации» особо ценный документ (далее –
ОЦД) – это документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет
непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность
для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим
учета, хранения и использования.
«Непреходящее значение» - это свойство документа не терять своего
правового, культурного значения в зависимости от смены режимов, властей,
политической, экономической и социальной конъюнктуры.
К составу особо ценных документов могут быть отнесены отдельные
документы, отдельные дела, части фондов и даже целые фонды (особенно за
наиболее ранний период или отнесенные к особым историческим периодам).
Следует учитывать, что все дело считается особо ценным, даже если в нем
таким признан лишь один документ.
Организация работы по данному направлению в муниципальных архивах
края на сегодняшний момент чрезвычайно актуальна.
Порядок выявления1 ОЦД
1. Составить список фондов, потенциально содержащих особо ценные
документы, исходя из совокупности определенных критериев. Список фондов
составляется в произвольной форме (Приложение 1).
2. Изучить описи по отобранным фондам. В первую очередь изучаются
описи, содержащие наиболее информативные дела, отражающие основную
деятельность фондообразователя.
3. Изучить дела. Если качество заголовка дела не дает уверенности в том,
что содержащиеся в деле документы могут быть отнесены к особо ценным,
дело просматривается полистно.
3.1. К ОЦ могут быть отнесены документы (отчеты, доклады и др.),
содержащие анализ экономической или научной деятельности не менее чем за
год. Исключение составляют документы за более короткие промежутки,
относящиеся к особым периодам (например, ежемесячные отчеты военного
периода).
3.2. При учете производственного уровня к ОЦ относятся документы не
отдельных организаций, а вышестоящих органов управления; исключение
составят документы организаций, игравших особую роль в истории региона.
3.3. К ОЦ отбираются документы, в которых информация представлена
наиболее полно и всесторонне (справки, обзоры по региону в целом, по
_________________________
Выявление особо ценных документов является самостоятельным, планируемым видом работы, которая
проводится по несекретным документам фондов, прошедших научное описание (научно-техническую
обработку, переработку).
1
развитию отдельных отраслей экономики, культуре).
3.4. Составить акт о завершении работы по выявлению особо ценных
документов за соответствующий период времени (как правило, за календарный
год). Акт составляется в произвольной форме (Приложение 9).
Порядок описания ОЦД
1. Составить описи выявленных ОЦД (Приложения 3, 4, 6, 7).
1.1. В описи особо ценных дел за ними сохраняются их прежние
учетные номера, шифры, присвоенные им по общим учетным документам.
1.2. Описи особо ценных дел, документов (номерники) составляются на
документы одной или нескольких описей фонда в зависимости от количества
особо ценных единиц хранения/единиц учета в данной описи. По возможности
составляется одна опись на особо ценные документы фонда независимо от
количества описей в фонде.
1.3. Если большинство документов по описи являются особо ценными,
отдельная опись ОЦД не составляется, а копируется имеющаяся опись фонда. В
этом случае к ней также составляется номерник (Приложение 5). При этом
делаются отметки в описи постоянного хранения.
Подготовленные описи (или номерники) направляются на рассмотрение
экспертно-проверочной комиссии архивного агентства. Согласованные ЭПК
описи (номерники) ОЦД утверждаются руководством архива.
Порядок учета ОЦД
1. Составить список фондов, содержащих ОЦД (Приложение 2).
2. При отнесении документов к ОЦ в описях в графе «Примечание»
напротив заголовков соответствующих единиц хранения/единиц учета
проставляется отметка «ОЦ». В основных учетных документах отметка «ОЦ»
проставляется по списку фондов к номеру фонда, номеру описи дел,
документов; она является служебной и не входит в архивный шифр единицы
хранения/единицы учета.
3. Описи особо ценных дел, документов (номерники) учитываются в
реестре описей ОЦД (Приложение 8).
Приложение 1
Форма списка фондов, предназначенных для выявления ОЦД
№
п/п
Номер фонда
Название фонда
Номер описи
Примечание
1
2
3
4
5
Приложение 2
Форма списка фондов, содержащих особо ценные документы
Формат А4
N
п/п
Номер
фонда
Название фонда
Номера описей, в
которых содержатся
особо ценные
документы
Примечания
1
2
3
4
5
Итого на 01.01.
г.
фондов
(цифрами и прописью)
Наименование должности
работника
Подпись
Расшифровка
подписи
Дата
Приложение 3
Форма титульного листа описи особо ценных дел
Формат А4
(название архива)
(номер и название фонда)
ОПИСЬ N
особо ценных дел
Приложение 4
Форма описи особо ценных дел, документов
Формат А4
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя
__________________________________
(название архива)
Подпись
Расшифровка подписи
Дата
№
п/п
Номер
описи
Номер
дела
Заголовок дела
Крайние
даты
Количество
листов
Примечание
1
2
3
4
5
6
7
Итого по описи ______________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
Наименование должности
составителя описи
Подпись
Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного агентства
Красноярского края
от ____________ № ________
Приложение 5
Форма номерника особо ценных дел
Формат А4
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя
_______________________________
(название архива)
Подпись
Расшифровка подписи
Дата
№
п/п
1
Номер описи
Номер дела
Примечание
2
3
4
Итого по перечню (номернику) ____________________ дел
(цифрами и прописью)
Наименование должности
составителя описи
Подпись
Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного агентства
Красноярского края
от ________________ № ________
Приложение 6
Форма описи особо ценных негативов (позитивов, диапозитивов) фотодокументов
Формат А3
Номер
единицы
хранения
фотодокум
ентов
Аннот
ация
фотод
окуме
нтов
Дата
съемки
1
2
3
Место
съемки
Автор
съемки
4
Вид
основы
5
6
Количество
Негати
вы
(позит
ивы,
диапоз
итивы)
Кадры
панора
мной
съемки
7
8
Примечания
9
Приложение 7
Форма описи особо ценных фотоальбомов
Формат А3
Номер
единицы
хранения
Названия
альбомов
1
2
Крайние
даты
докумен
тов
Место
съемки
3
4
Автор
съемки
5
Количество
единицы
хранения
особо
ценных
позитивов
в единице
хранения
6
7
Примеча
ния
8
Приложение 8
Форма реестра описей особо ценных дел, документов
Формат А4
№
п/п
Номер фонда
Номер описи
(номерника)
Количество
ед.хр.
Количество
экземпляров
Примечание
1
2
3
4
5
6
Итого на 01. 01….. __________________________ описей (номерников)
(цифрами и прописью)
в т. ч. поступило в ________ г. ___________________ описей (номерников)
(цифрами и
прописью)
выбыло
Наименование
должности
работника
Дата
в ________ г. ___________________ описей (номерников)
(цифрами и
прописью)
Подпись
Расшифровка подписи
Приложение 9
___________________________
(название архива)
АКТ
__________ № ________
(дата)
о завершении работы
по выявлению особо ценных дел
(фотодокументов)
Фонд № ______________
Название фонда _________________________
В течение _______ года проведено выявление особо ценных дел (ед.хр. фотодокументов).
В результате выявлено:
№ описи
Количество дел
1
2
Количество
документов
3
Примечание
Всего выявлено дел ________________________________
(цифрами и прописью)
документов __________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование
должности работника
Дата
Подпись
Расшифровка подписи
4