1. Общие требования. 1.1 Настоящая инструкция предприятия (ИП) устанавливает единый порядок приёмки, проверки (идентификации), складирования, хранения и выдачи ТМЗ в подразделениях ТОО «Ульба-ФторКомплекс». 1.2 Цель - обеспечение выполнения требований, установленных к приёмке, проверке (идентификации), складированию, хранению и выдаче ТМЗ, 1.3 Требования настоящей ИП подлежат применению подразделениями ТОО «Ульба-ФторКомплекс», осуществляющими приёмку, проверку (идентификацию), складирование, хранение и выдачу ТМЗ. 2. Термины и определения, обозначения. В настоящей ИП применяются следующие термины, определения и обозначения: 2.1 Товарно-материальные запасы - это активы в виде: материалов, покупных полуфабрикатов, конструкций и деталей, топлива, тары и тарных материалов, предназначенных для использования в производстве или выполнения работ и услуг, незавершенного производства, готовой продукции, товаров, предназначенных для продажи в ходе деятельности предприятия. Запасы классифицируются исходя из основного целевого назначения и характера выполняемых функций по видам: основные материалы - вещественные элементы производства, используемые для изготовления продукции, составляющие ее основу и участвующие в процессе производства один раз и сразу переносящие свою стоимость на производимую продукцию; вспомогательные материалы - это материалы, которые входят в состав вырабатываемой продукции, но в отличие от основных материалов не создают вещественной основы производимой продукции. Вспомогательные материалы применяют в качестве компонентов к основным материалам для придания продукции необходимых качеств. покупные полуфабрикаты - это сырье и определенные стадии обработки, материалы, прошедшие но не являющиеся еще готовой продукцией. В изготовлении продукции они выполняют такую же роль как и основные материалы, т.е. составляют ее материальную основу; запасные части предназначены для производства ремонтов, замены износившихся частей и поддержания в технически исправном состоянии машин, оборудования, транспортных средств и других видов техники; топливо - это нефтепродукты, твердые и другие виды топлива; тара - это вид упаковки, предназначенной для транспортировки, а также для хранения товарно-материальных запасов; прочие материалы - это материалы ранее учитываемые, как малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, такие как; инструмент, инвентарь, спецодежда, мелкая мебель (стулья, зеркала, шкафы и т.д.), канцелярские принадлежности (калькуляторы, клавишные вычислительные машинки и т.д.), мелкий хозяйственный инвентарь, посуда, офисная аппаратура (утюги, обогреватели, светильники, телефонные аппараты и т.д.); отходы производства - это остатки сырья и материалов образовавшиеся в процессе их переработки в готовую продукцию (опилки, стружка). Отходы производства могут быть: возвратные и безвозвратные (в виде угара, усушки). 2.2 Товары - это купленные изделия, предназначенные для дальнейшей перепродажи. 2.3 Первичный документ - это документ, который фиксирует факт совершения операции или события. 2.4 Инвентаризация - проверка фактического наличия имущества и обязательств данным бухгалтерского учета. 2.5 Инвентаризационная опись - документ, составленный в момент проведения инвентаризации, подтверждающий фактическое наличие имущества и обязательств на определенную дату. 2.6 Подразделение - потребитель - структурная единица, выполняющая определённые функции и являющаяся потребителем ТМЗ. 2.7 Склад - это место, предназначенное для приемки, складирования, хранения и выдачи ТМЗ в подразделениях ТОО «Ульба-ФторКомплекс» 2.8 ТМЗ - товарно-материальные запасы; 2.9 МОЛ - материально-ответственное лицо; 2.10 РНН - регистрационный номер налогоплательщика; 2.11 ОБС - основной балансовый счет; 2.12 ШПЗ - шифр производственных затрат. 3. Состав и порядок выполнения работ. 3.1 Порядок заключения договоров о материальной ответственности. 3.1.1 Назначение или перемещение МОЛ, производят на основании приказа директора ТОО «Ульба-ФторКомплекс». Копию приказа директора назначении или перемещении МОЛ направляют в бухгалтерию. 3.1.2 Все МОЛ заключают с работодателем письменные договоры о полной материальной ответственности (Приложение А) за сохранность ТМЗ, переданных им в подотчет. В случае, когда на складе работают два человека и более, и невозможно разграничить материальную ответственность каждого работника, заключают договор о полной коллективной (солидарной) материальной ответственности (Приложение Б). 3.1.3 Договоры о полной материальной ответственности подписывают с одной стороны МОЛ, с другой - работодатель в лице Директора ТОО «Ульба-ФторКомплекс» (либо лицо, им уполномоченное), согласовывают главный бухгалтер. 3.1.4 Договор о полной материальной ответственности заключают один раз на все время работы МОЛ, при условии сохранения должности и работы с ТМЗ, указанные в договоре. 3.1.5 Договор оформляют в 2-х экземплярах, регистрируют в журнале учета договоров о материальной ответственности, где ему присваивают номер и указывают дату регистрации. Журнал регистрации договоров о полной материальной ответственности находится в бухгалтерии. Один экземпляр договора по ТМЗ с МОЛ хранится в бухгалтерии, второй - у МОЛ. 3.1.6 МОЛ административно подчиняется руководителю подразделения, а по методологии бухгалтерского учета ТМЗ - главному бухгалтеру, его заместителю и бухгалтеру по учету ТМЦ. 3.2 Правила заполнения первичной документации по учету ТМЗ. 3.2.1 Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, непосредственно после окончания операции. 3.2.2 Хозяйственные операции по учету ТМЗ отражают в бухгалтерском учете на основании правильно оформленных первичных документов. Приказом Министерства финансов Республики Казахстан № 216 от 21.06.2007 года утверждены типовые формы первичных документов. Первичные документы, формы которых не утверждены, разрабатываются предприятием самостоятельно. 3.2.3 Согласно статьи 7 пункт 3 Закона Республики Казахстан «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» первичные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание события или операции; единицы стоимостном выражении); наименование ответственных за совершение операции (подтверждение события) и правильность ее оформления; РНН. измерения операции должностей, или фамилии, события (в инициалы количественном и подписи и лиц, 3.2.4 В соответствии с пунктом 7 статьи 7 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» в первичные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы с указанием даты внесения исправлений. В документах не допустимы подчистки и помарки, которые могут вызвать сомнения в подлинности и правильности документа. Допущенные в документах ошибки исправляют корректурным способом, путем зачеркивания аккуратно одной чертой неправильной записи, над зачеркнутым делают правильную запись. Зачеркивание производится так, чтобы можно было прочитать исправленный текст. 3.2.5 МОЛ, прежде чем приступить к оформлению операций по учету и движению ТМЗ, обязан в совершенстве изучить формы первичной документации и прямое назначение каждой из них. 3.2.6 Для регистрации первичных документов у МОЛ подразделения имеются журналы, предусмотренные настоящей ИП, (Приложение В и Г). Журналы должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены печатью подразделения. Журналы ведутся ручным способом. и подписью руководителя 3.3 Порядок получения ТМЗ на центральный склад. 3.3.1 На материалы, принимаемые центральным складом, кладовщик оформляет приходную накладную, печатной формой которого является приходный складской ордер (Приложение Д). 3.3.2 Оформленный приходный складской ордер кладовщик несет ответственность за содержание документа, в том числе за правильность проставленной учетной цены на закупленные материалы и за количество материалов, передаваемых на склад. 3.3.3 На основании приходного складского ордера и сопроводительных документов поставщика кладовщик регистрирует поступившие ТМЗ, при необходимости, идентифицирует и определяет места их размещения (складирования), в соответствии с требуемыми для данных материалов условиями и способами хранения. По завершении приёмки ТМЗ на склад кладовщик подписывает документ в строке «Принял». 3.4 Порядок отпуска ТМЗ с центрального склада. 3.4.1 Для получения ТМЗ с центрального склада МОЛ кладовой подразделения оформляют списки образцов подписей (Приложение Е), с указанием лиц имеющих право подписи документов при затребовании, получения. Списки образцов подписей утверждает директор ТОО «Ульба-ФторКомплекс» или первый заместитель директора - главный инженер, согласовывает Главный бухгалтер. Списки образцов подписей обновляют и передают на центральный склад ежегодно до 1 февраля, а также при смене лиц, имеющих право подписи документов при затребовании и получения. Один экземпляр списка образцов подписей подразделений передают в бухгалтерию для контроля. 3.4.2 Отпуск ТМЗ с центрального склада производится по следующим документам: • «Требование-накладная на отпуск ТМЗ в производство и с учётом за балансом» (Приложение Ж); • «Накладная на внутреннее перемещение материалов» (Приложение 3). Требования и накладные оформляют на разовый отпуск продукции со склада. Расходные документы по ТМЗ формирует кладовщик. В документе заполняют все реквизиты, предусмотренные документом. Распечатанные и оформленные расходные документы в двух экземплярах передают на подпись ответственным лицам. После завершения оформления и получения всех разрешающих подписей оба экземпляра расходного документа МОЛ подразделения-потребителя передает на склад для получения затребованных ТМЗ. «Накладная на отпуск материалов на сторону», форма 3-8 (Приложение И). Накладную на отпуск материалов на сторону заполняет кладовщик. Основанием для реализации материалов сторонним юридическим и физическим лицам является договор, письмо, бартерное предложение, заявление с резолюцией директора предприятия. При отпуске юридическим лицам кладовщик должен проверить наличие доверенности от покупателя и наличие подписей, разрешающих отпуск ТМЗ. При отпуске физическому лицу, кладовщик должен проверить наличие отметки бухгалтерии об удержании суммы из заработной платы у работника ТОО «УльбаФторКомплекс», либо отметку кассира об уплате наличными через кассу ТОО «УльбаФторКомплекс», а также наличие подписей, разрешающих отпуск ТМЗ. - «Акт списания запасов», форма 3-9 (Приложение К) применяется в случае порчи ТМЗ, истечения срока хранения и приведения их в непригодность для дальнейшего использования в производстве. 3.5 Порядок учета и хранения ТМЗ на складе и в кладовой подразделений. 3.5.1 Учет ТМЗ в местах хранения называется складским учетом. Его ведет МОЛ подразделения в натуральном выражении, то есть по количеству и наименованию, в соответствии с номенклатурой ТМЗ. 3.5.2 Складской учет осуществляют в карточках складского учета материалов (Приложение Л). Карточку складского учета открывают на каждый вид ТМЗ. В карточке складского учета заполняют все реквизиты, предусмотренные данной формой. Карточке присваивают порядковый номер в «Журнале регистрации карточек складского учета» (Приложение М). Записи в карточке производит МОЛ на основании первичных документов. МОЛ обязано своевременно делать записи по отражению хозяйственных операций в карточке и производить подсчет остатков. На каждый вид товарно-материальных ценностей, находящихся в местах хранения МОЛ, выписывает материальный ярлык со сведениями о ТМЗ, прикрепляемый к месту их хранения (Приложение Н). 3.5.3 ТМЗ, принятые на ответственное хранение от других подразделений ТОО "Ульба-ФторКомплекс", должны храниться обособленно. Прием материалов на 7 ответственное хранение производится по сохранной записке (Приложение О) с разрешения руководителя подразделения, и не подлежат расходованию до специального распоряжения. 3.5.4 ТМЗ, поступившие на склад, хранят в специально оборудованном помещении на стеллажах, в металлических контейнерах или в корзинах, на поддонах или другим способом, обеспечивающих сохранность ТМЗ в течение всего срока годности или хранения. Размещение ТМЗ по секциям на складе, по отдельным группам должно обеспечивать их быструю приемку, отпуск и проверку фактического наличия. Места хранения ТМЗ должны отвечать следующим требованиям: оснащаться техническими средствами охраны, пожарной охраны и сигнализации; обеспечивать сохранность ТМЗ без изменения их качества; быть удобными при укладке и выемке ценностей; позволять максимально использовать полезный объем складских помещений. Места хранения должны быть оснащены необходимыми весоизмерительными приборами и мерной тарой. Все весоизмерительное оборудование подлежит проверке в установленные сроки. МОЛ не реже одного раза в месяц проводит комплексную проверку ТМЗ, хранящихся на складе и проверяет: наличие ярлыков и их сохранность; сохранность пломб, этикеток, клейм, упаковки, маркировки; количество; сохранность и срок годности ТМЗ; соблюдение условий хранения. МОЛ информирует руководителя подразделения о результатах проверки. 3.6 Отпуск ТМЗ из кладовой подразделений. Все операции, связанные с отпуском ТМЗ из кладовой подразделений, оформляют первичными документами, которые обеспечивают правильность и своевременность их учета и являются основанием для списания ТМЗ. 3.6.1 Составляет Отчет реагентов - применяется для списания основных материалов. отчет МОЛ производства на основании первичных документов, 8 оформленных на отпуск ТМЗ из кладовой подразделений. Подписывают отчет первый заместитель директора - главный инженер. Требование - накладная на внутреннее перемещение материалов - 3.6.2 применяется для оформления операции по движению ТМЗ внутри предприятия при их перемещении из одного места хранения в другое. Документ подписывают - руководитель подразделения, МОЛ осуществляющие отпуск и приемку ТМЗ. Требование - накладная на отпуск в производство - применяется для 3.6.3 отпуска ТМЗ, используемых для производственных нужд на рабочие места производственных участков. Документ подписывают - руководитель подразделения, МОЛ кладовой, работник получивший ТМЗ. 3.6.4 Акт списания - применяется для оформления списания отдельных видов ТМЗ (кабельная продукция, запасные части, строительные материалы и так далее), израсходованных на ремонтно-эксплуатационные нужды. В акте описывают перечень работ, при выполнении которых были использованы данные ТМЗ. Подписывает акт комиссия, назначенная приказом по предприятию, МОЛ, утверждает первый заместитель директора - главный инженер. (Приложение П). 3.6.5 Акт списания с за баланса (Приложение Р) - предназначен для оформления списания пришедшего в негодность инструмента, мягкого и жесткого инвентаря спецодежды и непригодности ТМЗ к спец.обуви. дальнейшей Списание производят в случае полной эксплуатации. Акт подписывает комиссия, назначенная приказом по подразделению, МОЛ, утверждает первый заместитель директора - главный инженер. Металлолом, образованный в результате списания инструмента и инвентаря, приходуют в кладовую подразделений. Для списания с учета отдельных видов ТМЗ, кроме описанных в данной ИП, предъявляются особые требования. 3.6.6 При отпуске на рабочие места работникам подразделения инструмента, хозяйственного инвентаря, спецодежды, приборов, находящихся в эксплуатации длительное время, МОЛ открывает личную карточку (Приложение С), в которой делает записи о каждой единице отпущенных ТМЗ, что подтверждается подписью работника, получившего их. 3.6.7 Выдача и возврат инструмента, инвентаря, спецодежды работнику для выполнения разовых работ оформляют записью в журнале «Выдачи и возврата ТМЗ» и подтверждают подписями работников, получившего ТМЗ и МОЛ (Приложение Т). 3.6.8 Канцелярские принадлежности, мыломоющие средства, салфетки, бумажные полотенца и т.д. на рабочие места производственных участков отпускают на основании записи в журнале «Выдача ТМЗ в производство» (Приложение У). 3.6.9 Все первичные документы на списание и выбытие ТМЗ регистрируют в «Журнале регистрации документов по расходу ТМЗ» (Приложение Г). 3.6.10 Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируются графиком, утвержденным директором или лицом им уполномоченным. 3.6.11 Первые экземпляры первичных документов, по перемещению, списанию, выбытию ТМЗ МОЛ подразделения сдает в бухгалтерию в установленные графиком сдачи документов сроки, но не реже чем раз в 5-10 дней. Бухгалтер производит прием документов по описи в реестре приемки-сдачи документов (Приложение Ф). Реестр выписывает МОЛ в двух экземплярах. Второй экземпляр с росписью бухгалтера о приеме документов возвращается МОЛ. 4. Инвентаризация. С целью выявления фактического наличия товарно-материальных запасов и контроля за их сохранностью ежегодно проводится инвентаризация. Порядок проведения годовой инвентаризации имущества и обязательств, периодичность, сроки и места проведения устанавливаются приказом по ТОО «УльбаФторКомплекс». Также приказом создается инвентаризационная комиссия. Ответственность за проведение инвентаризации несет инвентаризационная комиссия. Инвентаризация товарно-материальных ценностей проводится не менее одного раза в год; Инвентаризация ценностей должна быть проведена в следующих случаях: при смене материально-ответственного лица; при установлении факта порчи, недостачи, кражи материальных ценностей; в случаях, возникающих в результате чрезвычайных ситуаций природного характера, а также в случаях ликвидации предприятия. Порядок рассмотрения и утверждения результатов инвентаризации производится в Протоколе инвентаризационной комиссии. Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором проводилась инвентаризация, по годовой инвентаризации - в годовой 10 финансовой отчетности. Инвентаризационные описи могут быть заполнены как средствами вычислительной техники, так и ручным способом. Помарки и подчистки в инвентаризационных описях производить не рекомендуется. Для полной и точной проверки фактического наличия ТМЗ инвентаризационная комиссия должна быть обеспечена рабочей силой для перевешивания и перемещения ТМЗ, технически исправными весовыми, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой и т. д. Прежде чем приступить к проверке фактического наличия ТМЗ, инвентаризационной комиссии необходимо: опломбировать места хранения ТМЗ, имеющие отдельные входы и выходы; проверить исправность весоизмерительных приборов, выделенных дляработы инвентаризационной комиссии, и соблюдение установленных сроков их клеймения; получить последние на момент инвентаризации реестры приходных ирасходных документов или отчеты о движении ТМЗ, подлежащего инвентаризации. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к этим реестрам с указанием «До инвентаризации по состоянию на « ___ » __________ г.», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков ТМЗ к началу инвентаризации по учетным данным. Материально-ответственные лица представляют расписки о том, что к началу инвентаризации все ТМЗ, поступившие на ответственное хранение, оприходованы, а выбывшие списаны в расход, все расходные и приходные документы на ТМЗ, находящиеся у них в подотчете, сданы в бухгалтерию. Проверка фактических остатков производится при обязательном участии материально-ответственного лица, но материально-ответственное лицо не может являться членом инвентаризационной комиссии на своем участке. При проверке фактического наличия ТМЗ в случае смены материальноответственного лица в инвентаризационных описях лицо, принявшее это имущество, расписывается в их получении, а сдавшее - в их сдаче. 11 Если инвентаризация ТМЗ проводится в течение нескольких дней, то помещение, где хранятся инвентаризируемые ТМЗ, ежедневно опечатывается в присутствии членов комиссии и материально-ответственного лица. При хранении ТМЗ в разных изолированных помещениях у одного материальноответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ТМЗ помещение пломбируется, и комиссия переходит для работы в следующее помещение. На время инвентаризации все операции с инвентаризуемыми ТМЗ прекращаются, и посторонние лица в помещение, где проводится инвентаризация, не допускаются. Комиссией оформляется «Инвентаризационная опись товарно-материальных запасов» (Приложение X). Однако, при длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения в процессе инвентаризации, могут отпускаться ТМЗ в присутствии членов инвентаризационной комиссии. ТМЗ, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально-ответственным лицом в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются после инвентаризации. ТМЗ в инвентаризационных описях отражаются по каждому отдельному наименованию с указанием номенклатурного номера и количества. Не допускается вносить в описи данные об остатках ТМЗ со слов материальноответственного лица или по данным учета без проверки их фактического наличия. ТМЗ, находящиеся одновременно с на ответственном собственными ТМЗ. По хранении, ним инвентаризируются составляется отдельная инвентаризационная опись, в которой делается ссылка на соответствующие документы, подтверждающие принятие этих ТМЗ на ответственное хранение. При установлении фактов не оприходования поступивших ТМЗ должны быть затребованы объяснения лиц, получивших их. ТМЗ, находящиеся в эксплуатации (автошины, аккумуляторы, спецодежда, мелкий инструмент и т.п.), инвентаризуются по месту их нахождения и лицам, на ответственном хранении которых они находятся. Комиссией подразделения составляется также отдельный «Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них» (Приложение Ц). 12 Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия ТМЗ с данными бухгалтерского учета оформляются в сличительной ведомости (Приложение Ч), излишки подлежат оприходованию за счет корректировки стоимости заказов, недостача ТМЗ и его порча в пределах норм естественной убыли относится на расходы, а недостача ТМЗ и его порча сверх норм списывается на виновных лиц. 5.Ответственность. 5.1 Ответственность за разработку порядка действий, обеспечивающих учет ТМЗ, соответствие настоящей ИП несет главный бухгалтер. 5.2 Ответственность за соблюдение графика документооборота и своевременную передачу первичных документов в бухгалтерию, для отражения их в бухгалтерском учете, несет кладовщик подразделения. За своевременное, качественное создание и оформление первичных документов несет кладовщик. Ответственность за обоснованность и достоверность данных указанных в первичных документах по учету ТМЗ несут лица, создавшие и подписавшие документ. 5.3 Ответственность за проведение операций по неправильно оформленным первичным документам возлагается персонально на МОЛ, принявшее данные документы к исполнению. 5.4 Ответственность за отражение в бухгалтерском учете, первичных документов, оформленных с нарушением требований, изложенных в настоящей ИП, несет бухгалтер, принявший документ к исполнению. 5.5 МОЛ несет ответственность за сохранность вверенных ему ТМЗ. 5.6 Ответственность за обеспечение надлежащих способов и условий хранения ТМЗ, несёт руководитель подразделения. 13 6. Приложения 6.1 Приложение А. Форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности. 6.2 Приложение Б. Форма договора о полной коллективной (солидарной) материальной ответственности. 6.3 Приложение В. Форма журнала регистрации документов на получение ТМЗ. 6.4 Приложение Г. Форма журнала регистрации документов по расходу ТМЗ. 6.5 Приложение Д. Форма приходного складского ордера. 6.6 Приложение Е. Форма списка образцов подписей на право получения ТМЗ с центральных складов ТОО «Ульба-ФторКомплекс». 6.7 Приложение Ж. Форма требования-накладной на отпуск ТМЗ в производство с учетом за балансом. 6.8 Приложение 3. Форма накладной на внутреннее перемещение ТМЗ. 6.9 Приложение И. Форма накладной на отпуск материалов на сторону. 6.10 Приложение К. Форма акта списания запасов. 6.11 Приложение Л. Форма карточки складского учета материалов. 6.12 Приложение М. Форма журнала регистрации карточек складского учета. 6.13 Приложение Н. Форма ярлыка. 6.14 Приложение О. Форма сохранной записки. 6.15 Приложение П. Форма акта списания. 6.16 Приложение Р. Форма акта списания с за баланса. 6.17 Приложение С. Форма карточки учета инструмента, инвентаря, спецодежды. 6.18 Приложение Т. Форма журнала выдачи и возврата ТМЗ. 6.19 Приложение У. Форма журнала выдачи ТМЗ в производство. 6.20 Приложение Ф. Форма реестра приемки-сдачи документов. 6.21 Приложение X. Форма инвентаризационной описи ТМЗ. 6.22 Приложение Ц. Форма акта инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них. 6.23 Приложение Ч. Форма сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЗ. 14