Аудит системы управления товарными запасами 1. Цели и задачи аудита Цель аудита – оптимизация складских запасов с учетом текущих потребностей и перспектив развития компании. Задачи аудита: – выявление систематических сбоев (и причин сбоев) в управлении ТЗ, ведущих к затовариванию или дефициту продукции (см. примеры на 3-4 стр.); – разработка рекомендаций по усовершенствованию системы управления на основе современных методик анализа и с учетом специфики и целей компании. 2. Структура работ На первом этапе аудита системы управления товарными запасами выполняются следующие работы: 1. Сбор и обработка информации для проведения дальнейшего анализа. (Запрос данных в виде отчетов, анкетирование и интервьюирование сотрудников компании.) Проверка корректности полученной информации и в случае необходимости ее корректировка с целью обеспечения сопоставимости данных. 2. Анализ информационных потоков, структуры действующих отчетов и баз данных и их соответствие задачам управления ТЗ. 3. Анализ товарного ассортимента и оценка целесообразности отнесения артикулов к основной программе1. 4. Анализ структуры и полноты товарного справочника. 5. Анализ товародвижения. 6. Анализ продаж (выявление тренда, моделирование сезонности). 7. Анализ структуры товарного запаса и его соответствие продажам компании: a. анализ оборачиваемости товарного запаса, b. выявление неликвидных товаров, c. анализ дефицита по товарным группам. 8. Анализ закупочной деятельности компании. 1 Основная программа – перечень товаров, по которым на складе должен поддерживаться товарный запас. 3. Пояснения к структуре работ Анализ товарного ассортимента проводится с точки зрения востребованности товара потребителями и регулярности закупок. АВС-анализ позволяет выявить категории товаров, которые приносят наибольшую прибыль компании и требуют особого внимания с точки зрения политики закупок. Оценка целесообразности отнесения артикулов к основной программе позволяет выделить артикулы, по которым на складе должен поддерживаться страховой товарный запас, а какие можно отнести к неосновной программе и работать с ними «под заказ». В результате анализа может быть выработан регламент отнесения артикула к основной и неосновной группе. Анализ товарного справочника с точки зрения его структуры позволяет выяснить, насколько товарный ассортимент структурирован по товарным группам в соответствии с назначением товара, его «сущностью». При бессистемности товарного справочника невозможно эффективное управление товарными запасами, а также анализ и прогноз продаж. С точки зрения полноты, товарный справочник может содержать любую информацию о товаре, отражающую специфику деятельности предприятия, но для системы управления товарным запасом обязательно наличие объемно-весовых характеристик для каждого артикула. Анализ продаж лежит в основе управления товарными запасами. Анализ статистики продаж за предыдущие периоды позволяет рассчитывать модели прогноза, учитывающие как сезонность продаж, так и тренд развития компании. На основе полученного прогноза компания может рассчитывать план закупок в частности и строить бизнес-план развития компании в целом. Анализ структуры товарного запаса должен выявить степень его соответствия продажам компании. Благодаря анализу оборачиваемости товарного запаса, выявляются как неликвидные товары, так и товары в которых компания испытывает дефицит. В итоге анализ системы управления товарным запасом позволяет выявить и решить проблемы, возникающие в результате ведения некорректной политики закупок. Консалтинг-центр «Коллегиум»: «Содействие в создании эффективных логистических систем в России!» 2 4. Примеры Проблема №1. Чрезмерный складской запас отдельных артикулов товаров группы А. Арт. D2: максимальный объем продаж в период с 1 января 2010г. по 1 май 2011 составил 143 ед. в марте 2010. Средние продажи этого товара -75 ед. в месяц. Товар относится к группе А, т.е. пользуется высоким спросом у покупателей. Но складской запас на 30.04.11 по этому артикулу (703 ед.) превышает средние продажи в 9,25 раз и продажи апреля почти в 22 раза. В апреле, при запасе в 803 штуки были закуплены еще 32 единицы на сумму в 622 тыс. руб. Причина. Такая ситуация сложилась вследствие необоснованно высоких объемов систематических закупок данного товара ответственным менеджером… Консалтинг-центр «Коллегиум»: «Содействие в создании эффективных логистических систем в России!» 3 Проблема №2. Накапливание неликвидных товаров (НТЗ), в том числе через закупку товаров группы D. Так в апреле были закуплены товары на 140 767 рублей по артикулам, которые не продавались ни в апреле, ни в марте, причем остатки на складе были. В общей сложности объем ненужных закупок апреля составил 4 млн. 223 тыс. руб. Это закупки товаров, оборачиваемость которых в апреле была выше 4-х, т.е. складской запас превышает месячные продажи в 4 и более раз. (См. таблицу 1. «Неликвидные товарные запасы».) Неликвидные товарные запасы. Таблица №1. НТЗ апрель более 6 мес НТЗ март более 6 мес 4-6 мес нет продаж более 6 мес Итог 4-6 мес Итог 33 764 732 11 727 349 2 941 213 1 327 552 1 109 619 121 009 9 991 324 46 483 406 72 529 4 341 295 153 181 1 383 809 28 38 7 303 432 22 378 780 1 478 386 4 463 638 400 574 2 154 430 12 785 843 30 468 056 159 238 6 101 262 67 742 2 622 747 25 6 1 708 355 430 843 75 601 24 1 123 121 3 262 319 140 767 216 367 78 нет продаж нет продаж Итог более 6 мес 4-6 мес нет продаж 55 Закупка апрель 72 27 108 более 6 мес 4-6 мес нет продаж 4-6 мес Данные НТЗ апрель Сумма склад Продажи 30.04 апрель Кол-во арт 0 Причина. Ситуация с ростом НТЗ обусловлена закупкой товара, который не продавался ни в апреле, ни в марте, причем остатки на складе были… Оба примера являются характерными для компаний, где закупки осуществляются на основе интуиции и неполных знаний. Ситуацию можно исправить, если рассчитать оптимальный складской запас для каждого артикула (с учетом сезонности и случайных колебаний объема продаж) и на его основе составить план закупок компании. ВНИМАНИЕ! При любом использовании материалов сайта ссылка на сайт www.kollegium.ru обязательна. Консалтинг-центр «Коллегиум»: «Содействие в создании эффективных логистических систем в России!» 4