Что такое "сопроводительное письмо" и его роль в процессе поиска работы

Что такое "сопроводительное письмо" и его роль в
процессе поиска работы
Направлять резюме потенциальному работодателю, можно вместе с
сопроводительным письмом. Его главная задача — объяснить некоторые
аспекты резюме и показать ценность кандидата для работы, на которую тот
претендует, а так же выйти на личностный контакт с работодателем.
Сопроводительное письмо – это второй, а может быть и первый по
важности документ, который поможет Вам быстрее найти лучшую работу.
Большинство людей не пользуется этим инструментом. Между тем
сопроводительное письмо позволяет «протолкнуть» резюме и Вас именно к
тем людям, которые принимают решение.
Если основное назначение резюме – дать представление работодателю
о Вашем опыте, навыках, умении, то сопроводительное письмо необходимо
для того, чтобы установить личностный, индивидуальный контакт с
менеджером по персоналу или работодателем.
Роль сопроводительного письма сложно переоценить, ведь оно
позволяет соискателю "выделить" свое резюме из общей массы, которые
сотнями приходят HR менеджерам и руководителям. Посредствам
сопроводительного письма вы можете донести до работодателя свою
заинтересованность в данной вакансии, свою неординарность и
осведомленность, установить первый эмоциональный контакт, причем, не
встречаясь с ним ни разу. В обычном случае соискателям удается это сделать
только на первом собеседовании, да и то не всем. Но ведь на него нужно еще
попасть, не так ли?
Так же, сопроводительное письмо может быть необходимо, если в
Вашем резюме есть аспекты, которые, возможно, могут говорить не в вашу
пользу и которые невозможно скрыть. В таком случае следует
дополнительно объяснить «скользкие» моменты Вашей трудовой биографии
и сообщить читателю письма, почему у Вас вызывает интерес данная
должность. Сопроводительное письмо должно доказать работодателю, что не
смотря ни на что, Вы идеально подходите на эту позицию.
Использование сопроводительного письма не всегда может привести к
желаемому результату, т.к. практика написания подобных обращений к
работодателю в России еще только устанавливается.
Принципы написания сопроводительного письма
Цель сопроводительного письма состоит в том, чтобы побудить
потенциального работодателя обратить внимание на ваше резюме. Прежде
чем составлять сопроводительное письмо, необходимо собрать как можно
больше информации о компании, в которую вы собираетесь направить
резюме. Письмо должно отражать вашу заинтересованность в получении
работы именно в этой компании, поэтому вам необходимо
продемонстрировать
знание
сферы
деятельности
потенциального
работодателя и желательно небольшие нюансы этой деятельности.
При написании сопроводительного письма помните о нескольких золотых
правилах:







Как можно подробнее узнайте о компании и о конкретных людях, с
которыми планируете общаться
"Поражайте" и заинтересовывайте адресата своими знаниями его
компании или его самого
Избегайте частого использования местоимений таких как "Я"
Будьте конкретны и лаконичны при изложении цели вашего
обращения. Не увлекайтесь перефразированием своего резюме
Содержание должно быть полностью подчинено его "цели" - не
распыляйтесь
Стиль написания - персонифицированное деловое письмо
Формат написания - одна неполная страница текста, несколько абзацев
Структура сопроводительного письма такова:





Обращение
Представление кандидата, т.е. вас
Цель вашего обращения к работодателю
Ваша ценность для работодателя: навыки
преимущества перед другими соискателями
Благодарность и контактная информация
и
конкурентные
Теперь разберем подробнее каждый из пунктов.
Обращение:
Желательно, чтобы сопроводительное письмо было именным. Вы можете
обращаться как к менеджеру по персоналу, так и к известному Вам
руководителю в этой компании. Есть большой шанс, что ему передадут Ваше
послание.
Вы так же можете собрать эту информацию самостоятельно - это
довольно просто: можно позвонить в компанию, сказать, что хотите
отправить резюме по электронной почте, и спросить на чье имя лучше его
адресовать. Есть вероятность, что секретарь назовет имя менеджера по
персоналу. К тому же на многих корпоративных сайтах есть такая
информация.
Объясните, почему вы обращаетесь к данному лицу (напоминание о
предшествующем телефонном звонке или встрече, ссылка на лицо знакомое
адресату, или на какую-нибудь информацию о данном лице или
организации).
Заголовок или обращение письма, вполне может содержать девиз,
слоган, крылатую фразу, которая сможет произвести сильное впечатление на
того, кто будет его читать. С этой фразы можно начать письмо.
Представление:
В этом пункте очень кратко дайте информацию о себе: ключевое
образование и ключевой приобретенный опыт (специализация), желательно,
что бы именно в этом опыте и нуждалась компания в данный момент.
Цель обращения к работодателю:
Укажите должность, на которую претендуете, откуда узнали о
вакансии. Укажите Вашу специализацию и название должность и, если
возможно, компании, где Вы сейчас работаете. Постарайтесь указать чтонибудь, что показало бы, что Вы знакомы с тем, что сейчас происходит в
компании. Например, пришла новая управленческая команда, идет
реорганизация, создан новый отдел, появилось новое направление
деятельности, внедряют новую систему, идет работа над проектом и пр.
Укажите, почему Вас заинтересовала эта компания и эта вакансия, почему
именно Вы подходите и компании и должности, что Вы сможете сделать для
компании.
Ценность и конкурентные преимущества:
Опишите, чем именно Вы можете быть полезным для компании на
конкретной должности. Укажите (если это правда), что обладаете опытом и
навыками для работы на данной должности. Можно привести пример удачно
решенной проблемы: «На предыдущем месте работы мне удалось …».
Укажите самые основные факты о Вас, для того, чтобы можно было
составить впечатление о Вас, не читая резюме.
Благодарность и контактная информация:
Поблагодарите за время, которое менеджер или руководитель
потратили на прочтение. Здесь также удачный момент указать время, место и
способ, по которому с вами можно связаться, и что Вы перезвоните через
какое-то время, если с вами не свяжутся раньше.
На последок, хочется еще раз напомнить несколько золотых правил при
написании сопроводительного письма:



Будьте кратки и лаконичны - пишите только по существу
Не перебарщивайте с "похвалами" как себя, так и вашего адресата - это
может быть воспринято как нездоровая лесть
Выдерживайте деловой и практичный стиль
Порядок отсылки сопроводительного письма.
Момент непосредственного отправления письма с резюме является
достаточно важным и к нему также необходимо отнестись внимательно.
Представьте себе, что менеджер по подбору персонала современной
компании в день получает десятки, если не сотни писем от кандидатов.
Менеджер в кадровом агентстве однозначно получает сотни писем в день.
К тому же, не стоит забывать, что менеджер загружен «текучкой»:
проведение собеседований, обзвон, подготовка отчетов, участие в
аттестациях, организация обучения и пр. Ему некогда читать такую уйму
писем, он лишь быстро просматривает заголовки писем и начальные фразы.
Поэтому очень важно внимательно отнестись к теме письма. Можно,
конечно, просто указать название должности, что сразу сориентирует
кадровика. А можно придумать что-то более оригинальное.
По тем же причинам имеет значение и порядок расположения
сопроводительного письма и резюме при отправке. Прежде всего, не стоит
использовать вложенные (прикрепленные) документы, большинство
менеджеров по персоналу предпочитают им те письма, в которых резюме
написаны в основном теле письма - имейте это в виду и не уменьшайте своих
шансов.
В теле письма, в его начале, располагается сопроводительное письмо, а за
ним уже располагается само резюме.
Это дает возможность сразу же заинтересовать HR менеджера или
руководителя неординарностью послания и привлечь его в дальнейшем и к
вашему резюме.
В некоторых случаях сопроводительное письмо имеет смысл
отправлять по обыкновенной почте или же отнести самостоятельно в
компанию.
Принципы написания сопроводительного письма или
"Пять шагов к успешному сопроводительному письму"
Шаг №1 "Типовой образец сопроводительного письма"
Первый параграф.
Можно использовать классический формат шапки делового письма двусторонний, когда информация располагается на одном уровне с разных
сторон листа.
Ваше ФИО
Ваш Адрес
Ваш телефон
Ваш факс
Адрес электронной
почты
Контактное ФИО
Должность
Подразделение компании
Название компании
Адрес
Телефон
Факс
Адрес электронной почты
Дата
Уважаемый, …!
Первый параграф, назовем его "Обращение", рассказывает, почему Вы
обращаетесь к данному человеку и откуда Вы узнали о существующей
вакансии. Также кратко сообщается информация о Вас, указывается, что Вы
знаете о компании, в которую обращаетесь, ее продуктах, истории и пр.
Цель параграфа – продемонстрировать, что Вы вменяемый и
адекватный человек и Ваше письмо можно читать дальше.
Второй/третий параграф.
В этом разделе Вы более подробно рассказываете о себе, суммируете
Ваш опыт и образование, и, ссылаясь на них, описываете, почему Вы
являетесь идеальным кандидатом на указанную позицию. В этом разделе Вы
также можете дать более подробные пояснения относительно Вашего
резюме.
Цель параграфа: показать, что Вы подходящий кандидат для
приглашения на интервью.
Последний параграф – это благодарность читателю за прочтение
письма, информация о возможной обратной связи, а также возможность
продемонстрировать деловой этикет.
С уважением, …! Подпись.
Шаг №2 "Формат шапки сопроводительного письма"
Дата сопроводительного письма
При подготовке сопроводительного письма в формате Word
необходимо соблюсти стандартные для деловых писем правила указания
даты: День, Месяц, Год.
Имя и адрес
Ваше имя и адрес должны быть указаны в сопроводительном письме
точно таким же образом, как и в резюме. Желательно сохранить формат
написания имени и адреса. Ваше ФИО может быть, так же как и в резюме,
расположено по центру листа и выделено более крупным и/или жирным
шрифтом, однако обычно оно указывается как в стандартном деловом письме
справа или слева.
Далее необходимо указать адрес компании и контактное лицо, к
которому Вы обращаетесь. В том случае, если у Вас есть полная информация
о человеке, которому адресовано письмо, укажите адрес и обращение
следующим образом:
Фамилия Имя Отчество
Должность
Название компании
Адрес компании
Номер телефона
Номер факса
Однако, особенно в тех случаях, когда Вы откликаетесь на рекламу в
прессе, у Вас не достаточно информации, чтобы оформить обращение таким
образом. Вы можете воспользоваться справочными системами. Если Вы не
знаете имени руководителя или менеджера по персоналу, которому адресуете
письмо, Вы можете попытаться позвонить в компанию и уточнить на чье имя
можно отправить резюме. Следует учесть, что обычно секретари компаний
обучены не давать ничьей контактной информации, поэтому если Вы
решились позвонить - говорите уверенно, но вежливо, узнайте контактное
лицо и обязательно поблагодарите за звонок. Вам не обязательно
представляться.
Если Вам не удалось получить контактную информацию и сделать
письмо персонализированным - не отчаивайтесь. Вы можете использовать
такие фразы, как:
- Добрый день!
- Уважаемые господа!
- Директору по персоналу.
Если Вы готовите письмо на английском языке, можете использовать
устоявшиеся выражения:
To whom it may concern: просто, но эффективно.
Dear Sir or Madam: достаточно формально, но и этот вариант работает.
Sirs: т.к. сейчас количество женщин на управляющих позициях постоянно
растет - избегайте этой фразы, если Вы не знаете пола Вашего контрагента.
Omitting the salutation altogether: Эффективная фраза, но может выглядеть
неформально.
Good morning: популярное обращение.
Шаг №3 "Формат обращения в сопроводительном письме "
В отличие от резюме, сопроводительное письмо оставляет простор для
фантазии. Успешные сопроводительные письма могут быть написаны в
различных формах и стилях, и иногда сопроводительные письма, которые
нарушают устоявшиеся правила - весьма эффективны для привлечения к себе
внимания. Но не всегда!
Существует несколько рекомендаций, как лучше организовать тело
сопроводительного письма:
Для
большей
эффективности,
первый
параграф
сопроводительного может быть построен по следующей структуре:

Вашего
В первых строках письма необходимо сообщить читателю, почему Вы
обращаетесь к нему и каким образом Вы узнали о позиции, на которую
претендуете. Это предложение должно быть коротким, простым и
читаемым. Собственно говоря, составляя первый абзац письма Вы
позволяете читателю составить представление в целом о Вас, и стоит
ли ему продолжать читать это письмо. Другими словами, здесь не
нужно описывать Вашу жизненную философию, раскрывать душу и пр.


Далее необходимо кратко упомянуть, что Вам известно о компании,
своего рода сделать "реверанс" и высказать уважение к компании,
изменениям которые в ней происходят, истории, продуктам, статусу,
лидерам компании и пр.
Далее постарайтесь кратко описать, кто Вы и почему претендуете на
указываемую должность. Можно использовать следующую структуру:
o Могу
себя
охарактеризовать
как
(укажите
кратко
профессиональную принадлежность и профессию)
o У меня ... лет опыта (укажите Ваш опыт работы)
o Я работал в .../Основные знания и навыки получены в (укажите
область, в которой Вы компетентны)
o Меня интересует позиция (укажите на какую позицию ВЫ
претендуете).
Если Вы готовите сопроводительное письмо на английском языке используйте предложенную структуру:
I am a (your identifying characteristic)
+I am a (your profession)
+I have (your years of experience or education)
+I have worked in (your area of expertise)
+I am interested in (what position you're looking for)
Шаг №4 "Формат основного текста письма"
Второй параграф
Данный раздел в сопроводительном письме поможет Вам перейти от
декларативных заявлений первой части к более подробному описанию Вас
как профессионала и Ваших профессиональных качеств, знаний, навыков и
умений, с помощью которых Вы сможете получить желаемую работу.
Это отличная возможность суммировать весь Ваш опыт и трудовую
историю в нескольких фразах. В этом разделе у Вас также есть возможность
упомянуть (при наличии, разумеется) Ваш опыт и историю взаимодействия с
этой компанией.
Расскажите работодателю в этом параграфе, опираясь на конкретный
опыт и достижения, как Вы сможете преуспеть в претендуемой Вами
позиции. Это не значит, что Вам следует отделываться громкими и ничего не
значащими заявлениями, вроде "Я собираюсь стать лучшим работником,
который у Вас был".
Комбинируйте в этом разделе Ваш опыт и образование, ссылайтесь на
них, например "Уверен, что мой четырех летний опыт работы в отделе
продаж компании ..., совместно с полученным высшим образованием в сфере
маркетинга в ... будет полезен в отделе маркетинга Вашей компании".
Многие объявления о вакансиях просят указывать Ваши ожидания по
заработной плате. Зачастую кандидаты избегают этой ситуации, просто
игнорируя это требования, и это, возможно, один из самых безопасных путей
получить работу. Любые цифры оплаты, которые Вы укажите - уже позволят
работодателю оценить Вас еще до того, как Вы попадете на личную встречу.
Часто эту оценку будет очень тяжело изменить.
Если Вы все же указываете уровень оплаты труда - старайтесь делать
это как можно более гибче: от ...
Еще один момент: если решились, указывайте Ваши ожидания по
заработной плате в конце данного раздела, а не в начале.
Некоторые
кандидаты
также
используют
данный
раздел
сопроводительного письма, чтобы объяснить некоторые моменты резюме,
например, разрывы в трудовом стаже, неожиданную смену мест работу,
причину незаконченного высшего образования и пр. Например, "В свое
время я принял решение не заканчивать высшее образование в ..., а
попробовать свои силы в открытии собственной компании, т.к. был уверен,
что этот опыт более полезен."
Шаг №5 "Формат благодарственной части"
Заключительный параграф
Это самый короткий раздел сопроводительного письма. При его
написании придерживайтесь правил делового этикета. Укажите, что Вы
благодарны читателю за то, что он дочитал Ваше письмо до конца.
Напишите, что ожидаете ответа. Напишите, как можно связаться с Вами. Вот
несколько примерных фраз:




Спасибо за Ваше время
Спасибо за Ваше внимание к моему письму
С Вашего позволения, я позвоню Вам на следующей неделе
Буду благодарен, если Вы сможете позвонить мне
Если Вы пишете сопроводительное письмо на английском языке,
можете использовать следующие фразы:
Слова благодарности:




Thank you for your time.
Thank you for reviewing my qualifications.
Thank you for your consideration.
Thank you for your review of my qualifications.
Признание:

It would be more than an honor to meet with you.
Предложение обратной связи:





I look forward to your reply.
I look forward to hearing from you.
I look forward to your response.
I look forward to your call.
Call me tomorrow, please.
Шаблоны и примеры сопроводительных писем
Сопроводительное письмо
ОБРАЗЕЦ №1
Уважаемый Сергей Петрович!
Компания «Барель» известна мне как один из лидеров рынка в области
подбора менеджеров среднего и высшего звена.
Сфера моих профессиональных интересов (и мое желание продолжить
карьеру) лежит в области постановки регулярного менеджмента и реализации
функций бизнес - администрирования.
У меня 2-х летний опыт работы в сфере бизнес - администрирования в
должности помощника топ - менеджеров, в результате чего я получил
возможность
сформировать
определенное
комплексное
видение
функционирования различных систем управления. Имею практический опыт
постановки с нуля и инициирования работы системы регулярного
менеджмента
(стратегическое
и
оперативное
планирование,
бюджетирование, управленческая отчетность и управленческий анализ,
администрирование).
Считаю, что моя кандидатура могла бы заинтересовать Вас в данном
контексте. Возможно, Вас также заинтересует наличие высшего профильного
образования, дипломов с отличием, а также наград и стипендий за победы в
региональных и всероссийских олимпиадах по менеджменту, что в
определенной степени свидетельствует о моем стремлении к
самосовершенствованию. Полагаю, что с учетом своей квалификации мог бы
претендовать на должности:



специалист по бизнес - администрированию,
помощник топ-менеджера (первого лица),
заместитель исполнительного, административного директора,
В компании, где должным образом будет оценена моя работоспособность,
инициативность и стремление делать на несколько шагов больше.
Спасибо за внимание моему письму.
С уважением, Андрей Смирнов
ОБРАЗЕЦ №2
Уважаемый Анатолий Семенович!
От вашего сотрудника, Станислава Николаевича Седого, узнал о том,
что в вашей компании есть вакантная должность менеджера по маркетингу.
Игорь Петрович в общих чертах ознакомил с тем, в чем заключается эта
работа, в результате чего я пришел к выводу, что могу принести
значительную пользу вашей компании, работая в этой должности.
В настоящее время являюсь менеджером по маркетингу корпорации
"Оберон". У меня прекрасные отношения с руководством компании, но,
учитывая свои профессиональные достижения и сильные стороны, я пришел
к выводу, что мои деловые качества больше соответствую той атмосфере
предпринимательского бизнеса, которая присуща вашей компании.
Как будет видно из прилагаемого к этому письму резюме, широкий
диапазон маркетинговых функций, которые я выполнял на протяжении всей
своей карьеры, вполне соответствует сфере деятельности компании
"Фаворит", распространившейся в последнее время на 27 новых регионов.
Кроме того, у меня имеется обширный опыт в следующих областях:
совместная торгово-промышленная реклама, региональные продвижения
продуктов, маркетинговые исследования рынка - т.е. в тех сферах
деятельности, которые, как я предполагаю, были бы моими основными
должностными обязанностями, если бы я был принят на работу в вашу
компанию. Как может подтвердить Станислав Николаевич, я чрезвычайно
прилежный и преданный работник, хорошо адаптируюсь в любом
коллективе.
Если у вас есть какие-то вопросы, связанные с любым аспектом моей
трудовой биографии, можете обращаться ко мне в любое удобное для вас
время. С удовольствием приму предложение встретиться с вами и рассказать
несколько больше о том, какую пользу, по моему мнению, я мог бы принести
вашей фирме.
Чрезвычайно признателен вам за интерес и внимание, проявленные к
моему письму. Надеюсь на ответ на мое предложение.
С уважением,
Злобин Николай Николаевич
УСПЕХОВ ВАМ!