Порядок организации и проведения работ по

Порядок организации и проведения работ
по закупкам товаров, работ, услуг
При реализации бизнес-процесса организации и проведения выбора потенциальных
контрагентов, структурные подразделения и работники, участвующие в данном процессе,
руководствуются следующими основными принципами:




выбор организации-контрагента осуществляется на тендерной основе;
привлечение максимального количества квалифицированных контрагентов для
участия в тендерах;
недопущение до участия в тендерах неквалифицированных организаций.
участие в одном и том же тендере (т.е. представление оферт) аффилированных
(между собой) организаций не допускается за исключением случаев, когда имеется
соответствующее решение тендерной комиссии ОАО «АНПЗ ВНК», с записью в
протоколе заседания коллегиального органа.
Выполнение данных принципов достигается путем:



принятия решений по выбору потенциальных контрагентов тендерными
комиссиями Общества по результатам проведения закрытых (открытых) тендеров и
на основании сопоставления не менее 3 оферт;
централизованное планирование проведения тендеров, ведение банка данных
потенциальных контрагентов Общества;
проведение аккредитации потенциальных контрагентов, претендующих на участие
в тендерах Общества, путем анализа и проверки данных об их опыте работ,
технической и кадровой оснащенности, финансовой устойчивости и т.д.
Общество формирует Тендерные комиссии:
Тендерная комиссия Общества – формируется под председательством Генерального
директора Общества. На ТКО рассматриваются лоты третьего лимита ответственности.
Тендерные комиссии по направлениям деятельности – формируются под председательством
Заместителей Генерального директора. На ТКНД рассматриваются лоты четвертого лимита
ответственности.
Персональный состав Тендерных комиссий утверждается Приказом Генерального директора
Общества.
Заседания Тендерных комиссий Общества проводятся по мере необходимости, в соответствии
с планами проведения тендеров.
При проведении тендера к работе в составе тендерной комиссии организатором тендера могут
привлекаться в качестве экспертов разработчики проектов, специалисты экспертных‚ научноисследовательских и консультационных организаций, представители различных
федеральных‚ местных и муниципальных органов, специалисты организаций‚ работающих в
сфере работ, выставляемых на тендер, представители структурных подразделений Общества.
Эксперты могут давать оценку квалификации участников, проводить анализ и сопоставление
заявок, поданных на участие в тендере‚ участвовать в заседаниях тендерной комиссии, однако
не имеют права голоса.
Решения Комиссии являются легитимными в случае участия в заседании не менее 2/3
утвержденного состава Комиссии.
1
2
Инициатор на основании проекта ежегодного бизнес-плана (плана капитальных вложений для капитального строительства) формирует проект плана тендеров на следующий год (с
учетом времени, необходимого для проведения тендерных процедур, в том числе
аккредитации и предквалификации) и направляет его в Департамент по направлению
деятельности для рассмотрения утверждения. В план тендеров включаются объекты,
финансирование которых предусмотрено в бизнес-плане / плане КВ.
Аккредитация претендентов на участие в тендерах общества
Аккредитация
потенциальных
претендентов
является
обязательным
этапом,
предшествующим процедуре проведения отбора потенциальных поставщиков, вне
зависимости от уровня лимитов ответственности.
Целью аккредитации является определение возможности потенциальных претендентов
участвовать в тендерных процедурах.
Аккредитация потенциальных претендентов первого и второго уровня
ответственности проводится в центральном аппарате управления Компании.
лимита
Аккредитация потенциальных претендентов третьего, четвертого и пятого уровня лимита
ответственности проводится непосредственно в Обществе.
Инициатор передает полученные документы в управление экономической безопасности и
казначейско-финансовую службу для подготовки заключения о соответствии претендента
базовым критериям.
По результатам рассмотрения представленных потенциальными претендентами документов,
Управление экономической безопасности / Казначейско-финансовая служба направляют
Инициатору Заключение о соответствии претендента требованиям, предъявляемым к
потенциальным контрагентам Компании. Заключение служб должно носить однозначный
характер – прошел / не прошел. При наличии отрицательного заключения, необходимо давать
дополнительные пояснения причины такого заключения. Срок подготовки Заключений
составляет от двух до пяти дней, в зависимости от объема представленного материала. При
необходимости получения дополнительных материалов и/или проведения более углубленного
изучения, срок может быть увеличен до 10 рабочих дней.
На основании заключений Управления экономической безопасности и Казначейскофинансовой службы, Инициатор оформляет результаты аккредитации потенциальных
претендентов. Результаты аккредитации визируются Инициатором, Руководителем СП и
утверждаются Заместителем Генерального директора по направлению деятельности.
После утверждения Заместителем Генерального директора по направлению деятельности
результатов аккредитации, Инициатор вносит данные об организациях, прошедших
аккредитацию, в Банк данных и направляет уведомления о результатах прохождения
аккредитации потенциальным претендентам, представившим документы. Претендентам, не
прошедшим аккредитацию, сообщаются критерии оценки, по которым получены
отрицательные заключения от структурных подразделений Общества в случае получения от
них письменного запроса.
Срок действия аккредитации 1 год от даты утверждения результатов аккредитации.
Организации, не имеющие действующей аккредитации (в Обществе или Компании), не могут
принимать участие в процедурах отбора потенциальных контрагентов, оказывающих услуги
(выполняющих работы), осуществляющих поставку материально-технических ресурсов для
нужд ОАО «АНПЗ ВНК», которые проводятся в закрытой форме.
3
ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ ВЫБОРА ПОСТАВЩИКОВ МТР, РАБОТ,
УСЛУГ
В случае, когда стоимость Лота не превышает лимит до 100 тысяч рублей включительно, с
учетом НДС (пятый уровень лимита ответственности) решение о выборе поставщика
принимает Заместитель Генерального директора по направлению деятельности.
Решение принимается на основании Служебной записки за подписью руководителя
структурного подразделения - инициатора.
В случае, когда стоимость Лота не превышает лимитов ответственности 4 уровня, заказы на
поставку товаров, работ услуг размещаются Инициатором способом запроса котировок. Под
запросом котировок понимается способ размещения заказа, при котором информация о
потребностях в товарах, работах, услугах сообщается неограниченному кругу лиц путем
размещения на корпоративном сайте ОАО «НК Роснефть» извещения о проведении запроса
котировок1.
Приоритетной является открытая форма выбора контрагента (открытый запрос котировок).
При проведении открытого запроса котировок по выбору поставщика на оказание услуг,
выполнение работ и т.п., размещение объявления в разделе «тендеры» интернет-сайта ОАО
«НК «Роснефть» http://tender.rosneft.ru/ является обязательным. Для размещения на интернетсайте ОАО «НК «Роснефть», уполномоченные представители Инициатора (соответствующее
письмо о таких представителях должно быть направлено на имя директора Департамента
информационных технологий Компании) направляют заявки по установленной форме на
адрес [email protected]. Срок размещения запроса, составляет не менее 15 рабочих дней.
Применение закрытой формы выбора контрагента (закрытый запрос котировок) должно иметь
обоснование, которое указывается в протоколе ТКНД. Рассылка приглашений принять
участие в закрытом запросе котировок производится Инициатором по списку участников
закрытого запроса котировок, утвержденного ТКНД. При этом в состав участников закрытого
запроса котировок включаются только организации, прошедшие аккредитацию.
Инициатор организует вскрытие полученных конвертов с документами на прохождение
аккредитации и организует проведение аккредитации, в соответствии с требованиями
настоящего Стандарта. По результатам проведенной аккредитации составляется заключение,
которое утверждается Заместителем Генерального директора по направлению деятельности.
Претенденты на участие в запросе котировок, имеющие на дату подачи котировочных заявок
действующую аккредитацию, имеют право не подавать документы для прохождения
повторной аккредитации.
Вскрытие второго конверта котировочных заявок (технико-коммерческой части)
производится на заседании ТКНД. Второй конверт вскрывается только у тех претендентов,
которые прошли аккредитацию (имеют действующую на момент подачи котировочных
заявок), тем самым допущены до участия в запросе котировок. Невскрытые конверты с
технико-коммерческой частью котировочной заявки возвращаются претендентам на участие
в запросе котировок одновременно с рассылкой участникам запроса котировок адресных
извещений о принятом ТКНД решении об итогах запроса котировок.
По итогам вскрытия второго конверта котировочных заявок (технико-коммерческой части)
участников запроса котировок производится проверка на соответствие предложенных
условий выполнения работ (поставки МТР/оказание услуг) требованиям указанным в
объявлении о проведении запроса котировок и в дополнительных материалах, выданных всем
1
Для закупки МТР размещение заказа производится в соответствии с «Порядком размещения информации о
закупках МТР на корпоративном сайте ОАО НК «РОСНЕФТЬ»», установленным письмом № ПЗ-6535 от
15.10.2010 г. (Приложение № 16)
4
претендентам на участие в запросе котировок (проект договора, техническое задание к
выполнению работ/оказанию услуг, технические требования к МТР и т.д.) для подготовки
котировочной заявки. Котировочные заявки, которые не соответствуют вышеуказанным
требованиям Инициатора по предмету запроса котировок, не рассматриваются. При
необходимости котировочные заявки направляются на рассмотрение в соответствующие СП
Общества. Результатом рассмотрения материалов является протокол выбора поставщиков
МТР, работ, услуг.
Техническая часть всех поступивших предложений направляется на рассмотрение в
соответствующие технические службы Общества. Результатом рассмотрения материалов
является при закупке МТР - Техническое заключение, при выполнении работ, оказании услуг
- Квалификационное заключение.
Аналитическая справка подписывается Исполнителем, согласовывается с Инициатором, УЭБ
и направляется на утверждение Заместителю Генерального директора по КО и МТС.
Аналитические справки регистрируются в специальном Журнале, сквозной нумерацией с
начала года и являются обязательным Приложением к Протоколу выбора поставщика.
При предложении наиболее низкой стоимости выполнения работ (поставки МТР/оказания
услуг) несколькими участниками запроса котировок победителем в проведении запроса
котировок признается участник, котировочная заявка которого поступила ранее
котировочных заявок других участников запроса котировок.
В течение 15 дней с даты утверждения протокола вскрытия котировочных заявок и выбора
победителя Инициатор организует заключение договора с победителем запроса котировок. В
случае отказа победителя запроса котировок от заключения договора организация,
признанная победителем запроса котировок, заносится в список недобросовестных
подрядчиков (поставщиков), а договор заключается со следующим по цене участником
запроса котировок.
ПОРЯДОК ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЯ ПО ВЫБОРУ ПОСТАВЩИКА МТР (РАБОТ,
УСЛУГ) ПО ДОГОВОРАМ ТРЕТЬЕГО УРОВНЯ ЛИМИТА
ОТВЕТСТВЕННОСТИ
В случаях, когда стоимость лота по утвержденному в Компании плану тендеров Инициатора
не превышает лимитов ответственности 3 уровня, тендер проводится Инициатором, в том
числе: опубликование объявления на интернет-сайте Компании, адресная рассылка
приглашения на аккредитацию / предварительную квалификацию; аккредитация /
предквалификация; адресная рассылка участникам (прошедшим предквалификацию)
приглашений делать оферты, получение и вскрытие оферт, подготовка заключения по
результатам рассмотрения оферт; организация рассмотрения ТКО.
Приоритетной является открытая форма организации выбора контрагента. Решение по выбору
контрагента принимается ТК Общества, оформляется протоколом, а результаты проведенного
тендера предоставляются Куратору для организации согласования и утверждения в ЦАУК
(утверждаются курирующим вице-президентом). В случае отсутствия в ЦАУК Куратора,
ответственного за направление производственной деятельности, по которому требуется
проведение тендерных процедур дочернему обществу Компании, Инициатор направляет в
адрес курирующего Вице-президента (копию в Департамент по направлению деятельности)
запрос о назначении Куратора над проведением тендерных процедур, либо согласовании
самостоятельного проведения тендерных процедур в ОАО «АНПЗ ВНК», без утверждения
результатов выбора контрагентов в ЦАУК.
5
При организации поставки МТР2 Инициатор до начала проработки вопроса поставки (до
размещения информации на сайте Компании и направления запросов поставщикам)
направляет в Департамент Компании (Куратору) Уведомление о начале проработки закупки
МТР с приложением Перечня предполагаемых поставщиков.
Расчетная продолжительность процедуры предварительной квалификации составляет не
менее 30 календарных дней для решений, принимаемых на ТК Общества. Предварительная
квалификация может проводится одновременно с процедурой аккредитацией. Для этого
потенциальный контрагент направляет Заявку на предквалификацию с одновременной
аккредитацией с приложением документов.
Инициатор на основании плана проведения тендеров подготавливает комплект тендерной
документации и документации для проведения предварительной квалификации.
Комплект документации подготавливается с учетом времени, необходимого для проведения
всех необходимых процедур, но не менее чем за 60 дней до даты завершения тендера в
соответствии с планом.
ТК Общества рассматривает предложение Инициатора и принимает решения:
о форме проведения тендера:

Открытой - путем опубликования объявления о проходящем тендере на сайте Компании
или путём рассылки приглашений в адрес всех потенциальных претендентов,
прошедших ранее аккредитацию по общим критериям и в области предмета тендера, при
условии, что объявление о проведении аккредитации публиковалось ранее на сайте
Компании.

Закрытой – путём рассылки приглашений в адрес потенциальных претендентов,
прошедших ранее аккредитацию по общим критериям и в области предмета тендера, при
условии, что аккредитация проходила в закрытом виде среди ограниченного круга
потенциальных претендентов, а также претендентов, дополнительно рекомендованных к
участию в этапе предквалификации Инициатором
о сроках получения квалификационных предложений от претендентов на участие в
тендере, сроках подготовки и предоставления Инициатором
заключения по
результатам предквалификации предложений претендентов;
об утверждении критериев предквалификации и оценки оферт.
В случае открытого тендера ТК Общества также:

утверждает критерии предварительной квалификации (квалификационные
требования к контрагентам и перечень необходимых документов, которыми они
должны быть подтверждены);

определяет способ его размещения (Интернет-сайт Компании, другие СМИ).
В случае принятия решения о проведении закрытого тендера, ТК Общества также
утверждает список контрагентов, которым будут направлены приглашения на
предквалификацию.
Инициатор организует опубликование объявлений на корпоративном сайте 3 и адресную
рассылку документации для проведения предварительной квалификации.
2
при проведении тендерной работы по выбору подрядчика на оказание услуг, выполнение работ данная работа
не проводится
3
При проведении открытого тендера размещение объявления в разделе «тендеры» интернет-сайта ОАО «НК «Роснефть»
http://tender.rosneft.ru является обязательным. Для размещения на интернет-сайте ОАО «НК «Роснефть», уполномоченные представители
ДКЗ/Инициатора/Куратора (соответствующее письмо о таких представителях должно быть направлено на имя директора Департамента
информационных технологий Компании) направляют заявки по установленной форме на адрес [email protected]. По желанию инициатора
возможно размещение объявлений в СМИ дополнительно к размещению объявления на интернет-сайте ОАО «НК «Роснефть».
6
Инициатор - производит оценку квалификационных предложений (заявок) Претендентов, на
соответствие квалификационным требованиям, утвержденным для конкретного тендера.
В случае если согласно квалификационному заключению, предложения Претендентов не
соответствуют требованиям документации для проведения предварительной квалификации,
Инициатор дополнительно прорабатывает с Претендентами возможность Претендента
выполнить предмет тендера в соответствии с требованиями, либо получение отказа
Претендента от выполнения требований.
По результатам оценки предложений Претендентов на предварительную квалификацию,
Инициатор подготавливает квалификационное заключение.
ТК Общества рассматривает Квалификационное заключение Инициатора и принимает
решение об утверждении результатов предквалификации и списка участников тендера.
По результатам прохождения предварительной квалификации претендентам, не прошедшим
ее и не допущенным до тендера решением ТК Общества, направляется соответствующее
уведомление с кратким описанием причин недопуска. Претендентам, прошедшим
предквалификацию и допущенным до тендера, направляется тендерная документация по
предмету тендера.
Базовые критерии для подготовки заключения о выборе победителя тендера:
 стоимость оферты (предложения на поставку МТР, выполнение работ, оказание
услуг);
 соответствие тендерных предложений требованиям тендерной документации (в
т.ч., техническим требованиям);
 согласие с проектом договора заказчика
Заключение по результатам оценки оферт составляется строго на основании утвержденных
критериев оценки оферт. Отклонение оферт по критериям предквалификации и изменение
утвержденного ТК Общества списка участников тендера на стадии оценки оферт не
допускается
В случае если члены ТК Общества согласны с предложениями Инициатора о лучшей оферте
для заключения договора, ТКО одобряет результаты рассмотрения оферт и принимает
решение о выборе рекомендованного Инициатором контрагента.
В случае если члены ТК Общества не согласны с предложениями Инициатора, Члены ТКО
самостоятельно рассматривают оферты и формируют решение о выборе контрагента.
Одностороннее (без соответствующего запроса со стороны Инициатора) изменение стоимости
участником тендера после окончания срока для подачи оферт и их вскрытия не допускается.
Все изменения предложенных участниками тендера стоимостей (при их наличии) доводятся
до членов ТК Общества в раздаточных материалах.
ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ ТЕНДЕРНОГО
ОТБОРА ПОСТАВЩИКОВ МТР, РАБОТ, УСЛУГ КОМПЕТЕНЦИИ ЦАУК
(ЛИМИТ ОТВЕТСТВЕННОСТИ 1 И 2 УРОВНЯ)
В случаях, когда стоимость лота по утвержденному плану тендеров относится к лимиту
ответственности 1 и 2 уровня, либо вид услуг, принятие решений по которому нормативными
документами ОАО «НК «Роснефть» отнесены к компетенции ЦАУК, либо ЦАУК принято
решение о рассмотрении лота на заседании ЦТК (ТПК) вне зависимости от его стоимости,
тендер проводится в ЦАУК. Приоритетной является открытая форма организации выбора
контрагента. Принятие решения о применении закрытой формы проведения тендера
находится в компетенции соответствующего коллегиального органа. Решение по выбору
контрагента принимается на заседании ЦТК (ТПК).
7
БЕЗАЛЬТЕРНАТИВНЫЙ ВЫБОР КОНТРАГЕНТОВ (ВЫБОР БЕЗ ТЕНДЕРА)
ТК Общества (ТКНД) в пределах своей компетенции, установленной лимитами
ответственности, может принять решение о выборе контрагента без проведения тендера в
следующих случаях:
В случаях срочной закупки в связи с чрезвычайными обстоятельствами;
В случае фактической безальтернативности контрагента: контрагент включен в Реестр
субъектов естественных монополий либо не включен, но конкуренция отсутствует
(например, когда требуемые Обществу товары, работу, услуги предоставляются только
одним поставщиком (подрядчиком, исполнителем) или оборудование запатентовано и
может быть приобретено только из единственного источника, и равноценная замена
отсутствует), либо приобретается программное обеспечение, которое предлагается на
рынке только правообладателем.
ТК Общества (ТКНД) имеет право принять решение о выборе контрагента без проведения
тендера в случае доказанного наличия факта его безальтернативности.
Организация, выбираемая без проведения тендера в качестве поставщика/подрядчика
(исполнителя), должна пройти аккредитацию в Обществе.
ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИОННЫХ
ЗАКЛЮЧЕНИЙ
Для подготовки Квалификационного заключения техническая часть поступивших оферт
направляется Инициатором
на рассмотрение специалистам профильных структурных
подразделений Общества.
Срок рассмотрения представленных материалов и направления результатов Инициатору
Квалификационного заключения – не более 10 рабочих дней с момента поступления
информации.
Квалификационное заключение должно быть подписано руководителем (главным
специалистом) соответствующих технических служб по направлению деятельности.
ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ТЕХНИЧЕСКИХ ЗАКЛЮЧЕНИЙ
Для подготовки Технического заключения техническая часть поступивших оферт
направляется Инициатором на рассмотрение специалистам профильных структурных
подразделений Общества.
Срок рассмотрения представленных материалов и направления Инициатору Технического
заключения – 10 рабочих дней с момента поступления информации.
Анализ технических предложений на соответствие техническому заданию должен
подтверждаться соответствующими материалами. Заявлять о техническом несоответствии
предложения можно только в случае получения письменного отказа от устранения замечания
/ невозможности его устранения или непредставления ответа.
Техническое заключение должно быть подписано руководителями соответствующих
технических служб и утверждено Первым заместителем Генерального директора Техническим директором.
Заключение о технологической приемлемости поданных технических предложений должно
быть в обязательном порядке приложено в пакет материалов тендерной документации,
высылаемых в ЦАУК на согласование.
8