Приложение к приказу № 40-а - Институт физики металлов УрО

Приложение к приказу от 26.03.2013 № 40-а
РЕГЛАМЕНТ
оформления документов, связанных с командировками сотрудников
ИФМ УрО РАН
1. Отдел кадров принимает служебное задание для направления работника в командировку установленной формы (приложение № 1 к приказу от 26.03.2013 № 39-а), подписанное руководителем структурного подразделения и завизированное руководителем гранта, проекта, договора, из средств которого оплачиваются командировочные расходы. К
служебному заданию прилагаются обосновывающие документы (извещение, вызов,
приглашение, и др.) и заявление на выдачу сумм (приложение № 2 к приказу от
26.03.2013 № 39-а), подписанное командируемым работником. Документы, представляемые на иностранном языке, должны сопровождаться построчным переводом на русский язык, подписанным лицом, осуществившим перевод.
2. Отдел кадров проверяет обоснованность сроков командировки с учетом обосновывающих документов и времени, необходимого на дорогу, затем оформляет проект приказа о
направлении работника в командировку по форме Т-9 (приложение № 1), заполняет командировочное удостоверение по форме Т-10 (приложение № 2), распечатывает его на
обратной стороне служебного задания и передает весь пакет документов в общий отдел
для оформления необходимых виз и подписей.
3. При командировании за пределы Российской Федерации отдел кадров проверяет и при
необходимости оформляет договор с работником об охране и порядке использования
объектов интеллектуальной собственности и выдает работнику командировочное удостоверение при наличии соответствующей страховки.
4. Отдел кадров регистрирует подписанные документы в «Журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации» и после этого
выдает командировочное удостоверение и служебное задание командируемому работнику лично под роспись, инструктируя работника о порядке правильного оформления
документов, поступающих во время командировки. Копии приказа с подписью работника отдел кадров передает в: отдел экономического планирования НИР, бухгалтерский
отдел (2 экземпляра), а при зарубежной командировке - также в отдел международных
научно-технических связей (ОМНТС), 1 отдел.
5. Отдел кадров напоминает работнику о его обязанности представить в бухгалтерский
отдел в течение трех рабочих дней с момента возвращения из командировки:
а) краткий отчет о выполнении задания на бланке служебного задания, подписанный руководителем структурного подразделения,
б) командировочное удостоверение с отметкой отдела кадров о прибытии,
в) авансовый отчет об израсходованных суммах (приложение № 3) с предоставлением расходных документов, подтверждающих фактические расходы.
Документы, составленные на иностранном языке, сопровождаются подписанным переводчиком построчным переводом на русский язык.
6. Отдел кадров передает в отдел экономического планирования НИР заявление на выдачу
сумм, подписанное командируемым работником.
7. Отдел экономического планирования НИР при наличии денег по источникам средств,
указанным в заявлении на выдачу сумм, планирует оплату расходов и передает согласованное заявление на выдачу сумм в бухгалтерский отдел.
8. Бухгалтерский отдел на основании согласованного заявления на выдачу сумм оформляет заявку в Федеральное казначейство на получение наличных денег в банке. По поступлению наличных денег из банка командируемый работник приглашается в кассу
для их получения.
9. Если фактические расходы по командировке превышают сумму аванса, работник
оформляет в бухгалтерском отделе заявление на выдачу сумм (приложение № 2 к при-
2
казу от 26.03.2013 № 39-а). Бухгалтерский отдел согласует с отделом экономического
планирования НИР сумму фактических расходов, а затем оформляет заявку в Федеральное казначейство на получение наличных денег в банке. По поступлению наличных денег из банка командируемый работник приглашается в кассу для их получения.
10. Руководитель ОМНТС осуществляет контроль за своевременным (в течение 1 месяца
со дня возвращения) предоставлением для утверждения ученым советом института
письменного отчета о выполнении служебного задания в четырех экземплярах (образец
отчета находится в ОМНТС).
11. Бухгалтерский отдел:
− принимает к учету только правильно оформленные первичные документы;
− принимает к учету проездные документы независимо от срока приобретения;
− ксерокопирует документы, подверженные обесцвечиванию при хранении;
− заверяет ксерокопии оттиском печати «для документов» в общем отделе.
Срок исполнения Регламента.
Действие
Подача документов в ОК
Оформление и подписание приказа о направлении работника в командировку и командировочного удостоверения, передача заявления на выдачу сумм и копий
приказа
Согласование заявления на выдачу сумм
Подача заявки в Федеральное казначейство
Выдача наличных в кассе.
Максимальный
срок исполнения
Ответственное
подразделение
День подачи
(ДП)
ДП+1
ОК1
ДП+2
ДП+2
ДП+5
ОЭП НИР2
БО3
БО
ОК − отдел кадров
ОЭП НИР − отдел экономического планирования научно-исследовательских работ
3
БО − Бухгалтерский отдел
1
2
3
Регламент оформления документов, связанных с командировками
сотрудников ИФМ УрО РАН
СОГЛАСОВАН:
Зам. директора
М.В. Дегтярев
Ученый секретарь
Т.П. Суркова
Зам. директора
по экономическим вопросам
Н.А. Ананьина
ОЭП НИР
Н.А. Лапшина
Руководитель ОМНТС
Н.В. Яковлева
Руководитель юридического отдела
С.В. Зайцева
Руководитель общего отдела
Н.Ф. Лямина
Руководитель отдела кадров
Л.И. Слепухина
Главный бухгалтер
Л.Ф. Печенкина