Инструкция по переходу на новую версию

ИНСТРУКЦИЯ
по исправлению ошибок в подсистеме «Кадры»,
возникшие при переходе с версии 4.2 на версию 5.0
Для того, чтобы в школе проанализировать состояние базы данных по кадрам,
необходимо в подсистеме «Кадры» создать и напечатать с использованием формируемых
отчетов список следующего содержания: напечатать список всех работающих
сотрудников школы с указанием сведений о приеме на работу, занимаемых должностей,
данных по аттестации и образованию. Соответствующий шаблон отчета выглядит как
показано на рисунке:
В полученном отчете можно наблюдать различные ситуации:
1. работающий сотрудник не оказался в списке
2. уже уволившийся ранее сотрудник напечатан в данном отчете
3. у сотрудника указаны не все занимаемые должности (либо их больше, чем
требуется).
Все эти ситуации требуют проверки и корректировки в базе данных.
Кроме того проблемы можно заметить, просматривая списки в основной экранной
форме подсистемы «Кадры» списки работающих и уволившихся сотрудников. Если в
подсистеме «Кадры» на закладке [Работающие] в графе «Занимаемые должности»,
должности не указаны, либо на закладке [Уволившиеся] в графе «Занимаемые
должности», должности указаны, то каждую такую запись также необходимо внимательно
проверить.
Для того, чтобы исправить обнаруженные проблемы, необходимо в основной
экранной форме установить курсор на соответствующую фамилию педагога (в том списке,
в котором запись будет обнаружена) по нажатию кнопки [Информация о
сотруднике]войти в экранную форму по работнику, далее нажать кнопку [Трудовая
деятельность], и выбрать закладку [Приказы] (по открытию экранной формы закладка
выбирается по умолчанию).
В открывшемся списке необходимо внимательно проверить последовательность
приказов по данному сотруднику:
1.
первым в списке приказов должен стоять приказ о приеме на работу (либо на
основное место работы, либо как совместитель);
2.
у уволившийся сотрудников замыкать список приказов должен приказ об
увольнении;
3.
если сотрудник был уволен, а затем повторно принят на работу (либо на
основное место работы, либо как совместитель), то в списке должен сначала идти приказ
об увольнении, а следующей строкой приказ о приеме на работу;
4.
перечень приказов может также содержать приказы о переводе с должности на
должность, добавление или снятие совмещения и т.п.
Так как по данному сотруднику были выявлены проблемы при первоначальном
просмотре, то список приказов содержит ошибки, которые необходимо исправить.
Исправление ошибок осуществляется с использованием кнопок [Добавить приказ],
[Внести изменение в приказ], [Удалить ошибочный приказ]. По нажатии этих
кнопокоткрывается экранная форма по редактированию сведений по приказу:
На экранной форме в зависимости от содержания приказа может располагаться
разный набор полей для ввода информации. По завершении ввода для выхода из экранной
формы с сохранением внесенных изменений необходимо нажать кнопку [ОК]. В списке
приказов будут отражены внесенные изменения.
Допускается редактирование информации по любому приказу.
Добавить и удалить приказ можно любого содержания кроме приказов о приеме
основного сотрудника или внешнего совместителя и об увольнении сотрудника, т. к. в
обычной ситуации эти операции при редактировании базы данных по кадрам
производятся с помощью специальных кнопок на основной экранной форме подсистемы
«Кадры», а также чтобы избежать ошибочного удаления данных приказов.
Для изменения содержания приказа (например заменить приказ о переводе на
другую должность приказом на добавление совмещения) необходимо воспользоваться
пунктом меню «Операции» и подпунктом «Изменить содержание приказа» (подробнее
описание этой операции будет дано в п.1).
Большинство проблем решается с использованием кнопок редактирования, однако
часть проблем требуют более подробного рассмторения. Отдельные, наиболее часто
встречающиеся ситуации описаны ниже.
По завершении исправления списка приказов рекомендуется перейти на вторую
закладку «Должности» и убедиться, что информация на данной закладке отражается
корректно: заполнены все столбцы таблицы. Если у какой-то должности не указан тип
занятости, необходимо запомнить должность, перейти на закладку «Приказы» и
выполнить следующую последовательность действий:
а) встать на строку, соответствующую приказу,
б) в меню выбрать пункт «Операции»,
в) выбрать подпункт «Изменить тип занятости»,
г) в открывшейся экранной форме выбрать нужный тип занятости, например,
«основная».
д) нажать кнопку [ОК] для сохранения нового типа занятости.
Когда проверена информация на закладках «Приказы» и «Должности» выйти из
экранной формы «Трудовая деятельность» по нажатию кнопки [ОК, затем из основной
экранной формы по педагогу также по нажатию кнопки [ОК]. Если список приказов
сформирован коректно, то запись по данному педагогу автоматически переместится в
нужную закладку: если педагог работает — на закладку «Работающие», если педагог
уволился — на закладку «Уволившиеся».
Наиблоее часто встречающиеся проблемы и пути их решения.
Ниже приведены алгоритмы исправления конкретных ситуаций:
1. Изменения содержания приказа. Для этого необходимо выполнить следующую
последовательность действий:
а) установить курсор на запись приказа,
б) в меню выбрать пункт «Операции»,
в) выбрать подпункт «Изменить содержание приказа»
г) в открывшейся экранной форме выбрать новое содержание приказа, например,
«добавление расширения»
д) нажать кнопку [ОК] для сохранения нового содержания приказа.
По завершении данной операции в списке приказов в выбранной строке будет
отражен приказ с новым содержанием.
2. В предлагаемом перечне приказов нет приказа о приеме на основную работу, либо
приеме внешнего совместителя. Данная ситуация могла возникнуть по нескольким
причинам, поэтому исправляться будет несколькими способами.
А. Ситуация — сотрудник был первоначально принят на работу в одной должности
(например, учитель математики), затем переведен на другую должность (например,
заместителя директора), а первая должность с этого момента будет совмещением.
Тогда первой строкой в списке приказов будет приказ о добавлении совмещения, а
ниже будет приказ о приеме на работу на другую должность (например,
заместителя директора).
Для исправления данной ситуации необходимо выполнить следующую
последовательность действий:
а) изменить содержание приказа о приеме на работу (заместителя директора) на
«Перевод на другую должность» (см.п.1);
б) установить курсор на первую запись (приказ о добавлении совмещения) и изменить
содержание приказа (см.п.1) на «Прием на основную работу»;
в) добавить приказ о добавлении совмещения от того же числа, что и перевод на
другую должность (или позднее).
Б. Ситуация — нет приема на основную должность и последовательность приказов
такая, что правильнее добавить приказ о приеме на работу.
Для исправления данной ситуации необходимо выполнить следующую
последовательность действий:
а) т. к. невозможно добавить приказ о приеме на работу необходимо добавить приказ,
например о добавлении совмещения: для этого нажать кнопку [Добавить приказ],
выбрать содержание приказа «Добавить совмещение», ввести информацию по
приказу (№ и дату приказа и т.п.) и нажать кнопку [OK].
б) установить курсор на вновь введенную запись (приказ о добавлении совмещения) и
изменить содержание приказа (см.п.1) на «Прием на основную работу».
По завершении данной операции в списке приказов будет три приказа о приеме на
работу, переводе на новую должность, присвоении совмещения.
3. Накличие ошибочной записи по приказу об увольнении.
Так как основные приказы (прием и увольнение) нельзя удалить, то необходимо
выполнить следующую последовательность действий:
а) установить курсор на запись приказа об увольнении,
б) изменить содержание приказа (см.п.1), например, на «Присвоение разряда».
в) в результате этой промежуточной операции на закладке «Приказы» будет отражен
приказ с новым содержанием, который можно удалить по кнопке [Удалить
ошибочный приказ]
По завершении данной операции в списке приказов не будет приказа об
увольнении .
4. Не указана должность в информации по приказу. Возможны несколько вариантов:
А. наличие должности не обязательно и ситуацию можно не исправлять (например,
работник принят давно и в настоящее время занимает другую должность)
Б. наличие должности обязательно и ситуацию необходимо исправить (если педагог
занимает эту должность в настоящее время).
Для того, чтобы исправить необходимо выполнить следующие действия:
а) встать на соответствующую строку,
б) нажать кнопку [Внести изменение в приказ]
в) установить значение поля «На должность», выбрав название должности из
справочника должностей по нажатию кнопки […] справа от поля.
г) сохранить все внесенные изменения, нажав кнопку [OK].