Порядок приглашения и приема иностранных делегаций в

Порядок приглашения и приема иностранных делегаций в КазЭУ им
Т.Рыскулова
Одним из видов международной деятельности КазЭУ им Т.Рыскулова
является прием иностранных делегаций, в ходе которого с иностранными
представителями решаются задачи по установлению взаимовыгодного
сотрудничества, получению необходимой научной и технической
информации, создаются предпосылки для проведения коммерческих сделок.
1. Иностранные делегации могут приниматься в КазЭУ им
Т.Рыскулова в следующих целях:
• Проведение переговоров о сотрудничестве в области образования и
науки.
• Реализация имеющихся договорённостей (договоров, соглашений,
меморандумов, протоколов).
• Реализация совместных международных проектов, включая научные
исследования и проведение конференций, семинаров и других
мероприятий.
• Академические обмены, в том числе чтение лекций, обмен опытом и
информацией по учебно-методической работе, учебным планам и
программам.
• Культурные обмены в рамках имеющихся договорённостей, включая
взаимные ознакомительные поездки студентов и работников,
проведение совместных культурно-массовых и спортивных
мероприятий.
• Представительские визиты.
• Обмен в рамках реализации государственной молодежной политики.
2. Основанием для приглашения иностранной делегации являются:
• поручение ректора КазЭУ им Т.Рыскулова;
• обращение структурного подразделения КазЭУ им Т.Рыскулова
(факультеты, кафедры,
КазЭУ им Т.Рыскулова) в письменном виде
(докладная записка) к ректору о приглашении иностранных представителей;
• документы, подписанные с иностранным партнером КазЭУ им
Т.Рыскулова: соглашение, договор о сотрудничестве, меморандум о
взаимопонимании, протокол; контракт;
• обращение в письменном виде органа государственного управления
Республики Казахстан.
• обращение в письменном виде зарубежного, а также отечественного
научно-технического,
образовательного
учреждения,
организации,
предприятия, компании, фирмы, общественного объединения, являющегося
юридическим лицом, а также их представителя.
• обращение в письменном виде конкретного зарубежного физического
лица.
3. Оформление приглашения на посещение КазЭУ им
Т.РыскуловаСтруктурное подразделение, заинтересованное в приглашении
иностранных представителей, направляет на имя ректора КазЭУ им
Т.Рыскулова докладную записку с обоснованием необходимости приезда
данного представителя и указанием сроков визита. После принятия
положительного решения управление международного сотрудничества
оформляет приглашение, регистрирует и направляет его приглашаемым
иностранным представителям.
В случае необходимости получения визы, в адрес консульского
учреждения Республики Казахстан в стране пребывания иностранных
представителей направляется ходатайство о въезде в Республику Казахстан и
оформлении
краткосрочной
визы
приглашаемым
иностранным
представителям.
Ходатайство
оформляется
управлением
международного
сотрудничества на официальном бланке КазЭУ им Т.Рыскулова по форме,
установленной МИД Республики Казахстан, и регистрируется в управлении
международных связей.
4. Организация приема иностранной делегации
4.1 Подготовка приказа о приёме иностранной делегации
При получении письменного обращения иностранного или
Казахстанского государственного органа управления о приёме иностранных
представителей для решения вопросов международного сотрудничества или
с представительскими целями, ответственность за организацию приема
иностранных делегаций возлагается на лицо, определяемое ректором
(проректором) КазЭУ им Т.Рыскулова. Управление международного
сотрудничества оказывает при этом технико-методическую помощь в
организации приема.
В рамках существующих договоров о межвузовском или научнотехническом сотрудничестве организация приема иностранных делегаций и
представителей возлагается на структурные подразделения университета.
Управление международных связей оказывает структурным подразделениям
методическую помощь в организации приема.
В этом случае, структурное подразделение КазЭУ им Т.Рыскулова,
заинтересованное в приёме иностранных представителей, направляет на имя
ректора КазЭУ им Т.Рыскулова служебное письмо согласно установленной
формы (Формы 1).
В письме указываются: данные об иностранной делегации (страна,
организация, фамилия и должность руководителя делегации); основание
приёма делегации (приглашение, договор) и цель визита; сроки пребывания;
количество, фамилии членов делегации; обеспечение приёма иностранной
делегации (транспорт, проживание, питание, культурная программа);
источник финансовых средств на покрытие расходов на приём делегации;
должность и фамилия должностного лица (лиц) структурного подразделения,
ответственного за организацию приёма и сопровождение иностранной
делегации.
Докладная записка подписывается руководителем структурного
подразделения, заинтересованного в приёме иностранных представителей и
согласовывается с начальником управления международного сотрудничества
КазЭУ им Т.Рыскулова .
Докладная записка с резолюцией ректора (проректора) направляется в
управление международного сотрудничества для оформления приказа на
приём иностранной делегации, копия докладной записки и приказа также
направляется в первый отдел.
Приказ о приёме иностранной делегации оформляется в случае
использования финансовых средств на покрытие расходов по обеспечению
приёма иностранной делегации.
В приказе указывается:
• лицо (лица), назначенное за организацию приема и сопровождение
иностранной делегации;
• поручение лицу, отвечающему за организацию приёма иностранной
делегации о подготовке программы пребывания делегации;
• поручение должностным лицам КазЭУ им Т.Рыскулова обеспечить
прием делегации (питание, культурная программа, проживание и т.д.);
• поручение подразделению, ответственному за финансы и
бухгалтерский учет, подготовить проект сметы расходов на прием
иностранной делегации с обозначением источника покрытия расходов
(статьи расходов);
• поручение лицу, ответственному за прием иностранной делегации,
предоставить финансовый отчет о произведенных расходах по приему
делегации и отчета о результатах визита.
Приказ визируется всеми должностными лицами, которые участвуют в
организации и обеспечении приема делегации.
По мере необходимости в приказе могут быть отражены и другие
вопросы.
В случае отсутствия финансовых расходов на приём иностранной
делегации, основанием для приёма может служить утверждённая ректором
(проректором) программа пребывания иностранной делегации.
4.2 Подготовка программы пребывания иностранной делегации
Представитель структурного подразделения, указанный в приказе как
ответственный за организацию приёма иностранной делегации,
разрабатывает программу пребывания иностранной делегации согласно
установленной управлением межднународного сотрудничества формы
(Форма 2).
В программе отражаются организационно-технические детали приема
делегации и лица, отвечающие за каждый этап программы. В случаях, когда в
ходе визита иностранной делегации предполагается посещение научных
лабораторий, запрещается менять маршрут посещения .
Программа подписывается ответственным за организацию приёма
иностранной делегации, согласовывается начальником УМС, утверждается
ректором или проректором в установленном порядке.
Утверждённая программа направляется в управление международного
сотрудничества.
После утверждения программы пребывания иностранной делегации и
(или) подписания приказа о приёме иностранной делегации, специалисты
структурного подразделения КазЭУ им Т.Рыскулова, ответственного за
организацию приёма иностранной делегации, в соответствии с указаниями
своего руководителя, обеспечивают ее выполнение, включая техническую и
организационную подготовку, а также регистрацию иностранного
гражданина в органах ОМП в случаях, предусмотренных действующим
законодательством.
Для иностранцев делается выписка из программы, содержащая сведения
о графике, мероприятиях, сопровождающих лицах, способах связи, месте
проживания и т.д., в которой отсутствуют технические стороны организации
приема.
5. Процедура организации переговоров с иностранной делегацией
В случае наличия в программе приёма пункта о проведении переговоров,
руководитель ответственного за организацию приёма структурного
подразделения, в соответствии с тематикой и предполагаемым предметом
переговоров определяет участников переговоров, решает вопросы о
подготовке места проведения переговоров, оповещении других участников
переговоров, обращается к другим структурным подразделениям КазЭУ им
Т.Рыскулова с запросом о подготовке презентаций и предоставлении
рекламно-информационных
материалов.
При
необходимости
подготавливается проект документа для согласования и подписания в ходе
визита иностранной делегации (меморандум, договор, протокол и др.).
Обязательным условием при проведении переговоров является
ознакомление иностранных представителей только с открытой информацией
общего характера о деятельности КазЭУ им Т.Рыскулова и научно-
технической продукции. Запрещается предоставление сведений закрытого
характера, технической информации, которая может раскрыть особенности
технологии,
привести
к
нарушению
защиты
интеллектуальной
собственности, сведений, ставящих под угрозу экономические и другие
интересы КазЭУ им Т.Рыскулова.
В ходе переговоров представитель структурного подразделения,
отвечающего за организацию приема делегации, ведет краткую запись
обсуждаемых вопросов с указанием должностей и фамилий лиц,
присутствующих на переговорах. На основании сделанной записи по итогам
переговоров готовится отчёт о приёме иностранной делегации,
подписываемый ответственным за прием с согласованием у начальника УМС
и утверждаемый у ректора (проректора) (Форма 3). Отчёт направляется в
управление международного сотрудничества.
6. Порядок обеспечения приёма иностранной делегации
В случаях, когда в соответствии с утверждённой программой приёма
иностранной
делегации
предполагается
организация
культурного
обслуживания, питания для иностранных участников переговоров,
размещение в гостинице и т.д., определяется следующая процедура:
Лицо, назначенное ответственным за организацию приёма иностранной
делегации, направляет докладную записку руководителю соответствующего
структурного подразделения КазЭУ им Т.Рыскулова, в котором просит
организовать обеспечение пребывания иностранной делегации.
Питание иностранных представителей, как правило, обеспечивается на
базе «Центра питания» КазЭУ им Т.Рыскулова в рамках выделенных по
смете финансовых средств.
Транспортное обслуживание обеспечивается по согласованию с
руководством хозяйственного управления КазЭУ им Т.Рыскулова. В случае
необходимости выделения автотранспорта для обслуживания делегации в
выходной или праздничный день предварительно оформляется
соответствующий приказ.
Проживание обеспечивается, как правило, на базе общежитий КазЭУ им
Т.Рыскулова по согласованию с руководством хозяйственного управления
КазЭУ им Т.Рыскулова. В отдельных случаях, оговоренных локальным
нормативным правовым актом КазЭУ им Т.Рыскулова, плата за проживание
в общежитии с иностранных представителей не взимается.
Культурная
программа
организовывается
в
соответствии
утверждённой программой приёма иностранной делегации.
с
В случае обеспечения иностранной делегации услугами сторонних
организаций, не входящих в КазЭУ им Т.Рыскулова, в их адрес направляется
в установленном порядке гарантийное письмо.
7. Процедура выделения финансовых средств на покрытие расходов
по приёму иностранной делегации
Перечень предоставляемых иностранной делегации услуг, требующих
финансирования (питание, культурная программа и т.д.), а также источники
финансирования расходов указываются в служебной записке об организации
приёма иностранной делегации и утверждаются приказом о приёме
делегации.
Копия утверждённой программы и подписанного приказа направляется в
Управление финансового учета и анализадля подготовки сметы по приему
делегации в соответствии с действующим законодательством Республики
Казахстан. В смете расходов определяется сумма денежных средств,
необходимых для приема иностранной делегации, исходя из утверждённой
программы приёма иностранной делегации. Утвержденная смета является
основанием для безналичных перечислений по счетам организаций,
оказывающих услуги иностранным делегациям.
Размер выделяемых на питание и культурную программу финансовых
средств определяется управлением международного сотрудничества по
согласованию с Управлением финансового учета и анализа и в рамках
действующего законодательства.
Смета расходов на приём иностранной делегации утверждается
ректором (проректором) КазЭУ им Т.Рыскулова.
8. Сроки оформления документов на приём иностранной делегации
Докладная записка на приём иностранной делегации направляется в
управление международного сотрудничества КазЭУ им Т.Рыскулова для
оформления приказа не менее чем за 5 календарных дней до приезда
иностранной делегации.
Программа приёма иностранной делегации направляется руководителям
структурных подразделений, участвующим в приёме, не менее чем за 3 дня
до начала мероприятия.
Отчёт о приёме иностранной делегации предоставляется в управление
международного сотрудничества в течение 3-х дней после окончания визита
иностранной делегации.
Докладная записка на выделение автотранспорта для обслуживания
иностранной делегации направляется в хозяйственное управление не менее
чем за 3 дня до начала мероприятия.
9. Финансовая отчетность по итогам приема иностранной делегации
Ответственный за организацию приёма иностранной делегации в срок не
более 3-х рабочих дней после приема иностранной делегации предоставляет
Управление финансового учета и анализа для оплаты все документы (счета,
накладные), подтверждающие факт произведенных расходов по приему и
обслуживанию иностранной делегации.
Итоговым документом финансовой отчетности служит Акт о списании
расходов на организацию приема иностранной делегации, который готовит
лицо, ответственное за организацию приёма иностранной делегации
(основание – докладная записка, программа, приказ) (Форма 4). В Акте
указываются все фактически произведенные расходы, согласно статьям
расходов. Акт о списании расходов подписывается ответственным за
организацию приема иностранной делегации и сопровождающим делегацию
лицом. Акт утверждается ректором или проректором в установленном
порядке.