Для сортировки базы данных выделим ячейки A1:I18 и выполним

Лабораторная работа №11.
Сортировка данных в OpenOffice org. Calc. Фильтрация данных.
Автофильтр и расширенный фильтр.
Как правило, данные, представленные в виде таблиц, имеют некую структуру. В Calc
диапазон ячеек со структурированными данными может использоваться в качестве базы
данных. При этом каждая строка будет соответствовать одной записи в базе данных, а
каждая ячейка в строке – полю базы данных. Такой диапазон можно сортировать,
группировать, производить в нем поиск и выполнять вычисления.
Сортировка данных
Для осуществления сортировки необходимо прежде всего выделить диапазон ячеек,
содержащих данные для сортировки. Это можно сделать двумя способами:
1) вручную с помощью мыши или клавиш на клавиатуре
2) установите курсор в ячейку в диапазоне сортировки в том столбце, по которому
будет осуществляться сортировка. Затем выберите команду
- Сортировка.
Calc выделит все смежные ячейки с данными, включая самую первую строку,
которая по предположению является строкой заголовков, и на экране появится диалоговое
окно Сортировка, в котором нужно задать критерии сортировки, а на вкладке Параметры
при необходимости задайте уточняющие параметры условий сортировки.
Сортировка может быть выполнена в одном, двух и трех уровнях.
Закладка Параметры предоставляет следующие настраиваемые возможности
сортировки:
● Учитывать регистр - сортировка сначала выполняется по прописным, затем по
строчным буквам.
● Заголовки в первой строке - при сортировке первая строка или первый столбец
выделенной области игнорируется. Параметр Направление в нижней части диалогового
окна определяет имя и назначение этого флажка.
● Включая форматы - сохранить текущий формат ячеек .
● Поместить результат в - необходимо указать диапазон ячеек, в который будут
помещены отсортированные данные.
● Порядок сортировки, определенный пользователем - в списке необходимо выбрать
нестандартный
порядок
сортировки.
Чтобы
определить
такой,
выберите
Сервис→Параметры→OpenOffice.org Calc→Списки сортировки
Для сортировки данных выделенного диапазона можно воспользоваться кнопками на
панели инструментов Стандартная: Сортировка по возрастанию
убыванию
и Сортировка по
.
Фильтрация данных
Фильтр — это быстрый и легкий способ поиска подмножества данных и работы с
ними в списке. В отфильтрованном списке отображаются только строки, отвечающие
условиям (Условие – ограничение, заданное для отбора записей, включаемых в
результирующий набор записей запроса или фильтра), заданным для столбца.
В OpenOffice.org Calc доступны две команды для фильтрации списков:
 Автофильтр, включая фильтр по выделенному, для простых условий отбора.
 Расширенный фильтр для более сложных условий отбора.
В отличие от сортировки, фильтр не меняет порядок записей в списке. При
фильтрации временно скрываются строки, которые не требуется отображать. Строки,
отобранные при фильтрации в OpenOffice.org Calc, можно редактировать, форматировать,
создавать на их основе диаграммы, выводить их на печать, не изменяя порядок строк и не
перемещая их.
Для фильтрации списка предназначена команда Данные - Фильтр.
Использование автофильтра
Автофильтр – это наиболее быстрый способ для того, чтобы выбрать доступные
фильтры поиска, которые обычно используются во многих различных типах приложений.
Для выполнения фильтрации данных:
1. Выберите произвольную ячейку списка.
Замечание: Calc предполагает наличие в первой строке списка заголовков
столбцов, и будет игнорировать их в процессе фильтрации.
2. Выберите Данные – Фильтр - Автофильтр, чтобы включить автоматическую
фильтрацию для этого списка. В заголовках всех столбцов появится кнопка раскрытия
списка .
3. Щелкните на кнопке в заголовке столбца, чтобы открыть список со всеми
уникальными значениями этого столбца.
4. Из списка автофильтра выберите нужное значение. Список мгновенно будет
отфильтрован.
Замечание. После фильтрации изображение стрелки на кнопке автофильтра
будет иметь синий цвет для всех столбцов, которым назначен критерий
фильтрации.
Кроме уникальных значений в список автофильтра включаются категории
1. Все - фильтрация по этому столбцу будет прекращена и список вернется в
исходное состояние. Однако, если задана фильтрация по другим столбцам, то
некоторые строки по-прежнему останутся скрыты.
2. 10 первых - эта функциональная возможность предназначена для работы
исключительно с числовыми столбцами. При выборе данного фильтра будут отображаться
строки, соответствующие значения которых попадают в 10 наибольших элементов списка.
3. Стандартный фильтр... - эта категория позволяет создавать более гибкий
фильтр. При выборе данного пункта открывается соответствующее диалоговое окно
(рис. 2). С помощью этого диалогового окна можно создать фильтр, включающий до трех
условий, связанных логическими связками И и ИЛИ.
В диалоговом окне стандартного фильтра среди уникальных значений поля имеется
еще два пункта: – не пусто и – пусто. Если выбрать один из этих пунктов, будут
выводиться только те строки, у которых в данном столбце расположены, соответственно,
пустые или непустые ячейки.
Рис. 2. Диалоговое окно создания стандартного фильтра
Замечание. Когда необходимо фильтровать список только по одному или
нескольким столбцам, а не по всем столбцам, нужно выделить соответствующие
ячейки, и затем выполнять фильтрацию.
Для удаления автофильтров нужно повторно выполнить команду Данные –
Фильтр - Автофильтр. Тогда флажок, установленный напротив команды Автофильтр,
будет снят, и все списки для фильтрации будут уничтожены.
Использование расширенного фильтра
Расширенный фильтр предназначен для фильтрации писков тогда, когда
возможностей автофильтра недостаточно. Хотя расширенный фильтр и несколько
сложнее автофильтра, он имеет ряд преимуществ:
• можно сохранять критерий отбора для дальнейшего использования;
• для одного столбца можно задать более трех критериев отбора;
• между столбцами можно задать несколько критериев сравнения;
• можно показывать в отфильтрованных записях не все столбцы, а только
указанные;
• в критерии можно включать формулы, что дает возможность отфильтровать
строки, например, со значением в поле Размер меньшим значения выбранной ячейки;
• можно выводить только уникальные значения;
• вместо того, чтобы скрывать не соответствующие критерию строки, можно
копировать строки, удовлетворяющие условию, в новый список.
Чтобы отфильтровать список с помощью расширенного фильтра, необходимо
произвести некоторые подготовительные действия.
1. Проверить, чтобы столбцы списка имели заголовки.
2. Подготовить таблицу критериев отбора. Заголовки столбцов, для которых будут
задаваться условия, должны в точности совпадать с заголовками списка, поэтому
имеет смысл их просто скопировать из списка.
3. В следующих строках необходимо записать условия фильтрации. Эти строки
будут использованы в качестве диапазона условий отбора. Для объединения критериев с
помощью условного оператора И следует указать критерии в одной и той же строке, а для
объединения критериев с помощью условного оператора ИЛИ следует ввести критерии в
разных строках.
Когда критерии отбора данных будут сформированы, необходимо поставить
курсор в любую ячейку исходного диапазона и выполнить команду Данные – Фильтр Расширенный фильтр. На экране появится диалоговое окно расширенного фильтра:
Рис. 3. Диалоговое окно расширенного фильтра
В пустом поле следует указать диапазон ячеек, содержащих критерии отбора. По
умолчанию результаты расширенного фильтра отображаются в исходном диапазоне ячеек
(часть строк при этом просто не отображается).
Для отбора записей в другое место необходимо нажать кнопку «Еще» . Диалоговое
окно примет вид:
Рис. 4. Диалоговое окно расширенного фильтра с параметрами
Чтобы поле ввода диапазона ячеек размещения результата стало доступно,
активизируйте флажок Поместить результат в: и укажите адрес ячейки, в которой
будет располагаться левый верхний угол результирующей таблицы
Чтобы снова вывести все записи таблицы, следует в меню выбрать команду Данные
– Фильтр - Удалить фильтр.
Структурирование данных
Можно создать в Calc структуру, которая позволит группировать информацию по
разделам, сворачивая/разворачивая ее при надобности. Структуру можно создать
вручную, либо автоматически.
При ручном структурировании сначала надо определить нужные элементы –
выделить диапазоны ячеек, которые должны быть сгруппированы, затем в меню Данные Группа и структура - Группировать.
После выполнения команды выделенные строки/столбцы становятся разделом.
Нажав на знак + , можно увидеть детали раздела (рис. 5, а), нажав на знак -, можно скрыть
лишние детали.
Рис. 5. Структуры данных
Замечания.
• Если при сворачивании раздела, определенные строки/столбцы должны быть
видимыми, их не нужно выделять для группировки.
• Структурирование производится автоматически при формировании
промежуточных итогов.
Автоматически создать структуру можно следующим образом: в диапазоне,
предназначенном для структурирования, необходимо выделить хотя бы одну ячейку, а
затем выполнить команду Данные - Группа и структура - Создать структуру. В
результате будет создана структура, использующая итоговые данные как уровни
разделов.
Удалить структурирование можно, используя команды Данные - Группа и
структура - Удалить.
Практическая часть
Задание 1. Использование автофильтра
1. Создайте новую рабочую книгу и сохраните в своей папке. Первому листу дайте
название «Фильтр»
2. Создайте следующую таблицу:
Таблица 1
Годовой
Дата
Фамилия
Имя
Отчество
Оклад
фонд
Отдел
приема на
зарплаты
работу
Андреева Анна
Семеновна
7166,00
85992,00
Бухгалтерия 04.11.2005
Ноткин
Иван
Семенович
9000,00
108000,00
Цех №2
09.07.1998
Горбатов Иван
Семенович
9916,50
118998,00
Склад
11.05.2007
Крылова
Сергеевна
8083,00
96996,00
Склад
06.09.1999
Андреева Анна
Олеговна
6250,00
75000,00
ОК
02.01.1999
Ерохин
Иван
Федорович
8541,00
102492,00
Бухгалтерия 07.08.2010
Петрова
Мария
Андреевна
10375,00 124500,00
Крылова
Ирина
Максимовна 9458,50
Васин
Игорь
Петрович
Самойлов Семен
Петрович
Ольга
Склад
11.04.1998
113502,00
Цех №1
09.06.2011
7625,00
91500,00
Цех №2
05.10.2010
6708,00
80496,00
Бухгалтерия 03.12.2000
Бершев
Никита
Иванович
8450,00
101400,00
Цех №1
03.01.2000
Быстрова Татьяна Олеговна
7120,50
85446,00
ОК
05.12.2000
Коценко
Иван
Сергеевич
9800,00
117600,00
Цех №2
15.07.2008
Бандеев
Петр
Иванович
8657,00
103884,00
Цех №2
09.06.2005
Конов
Алексей Алексеевич
6852,50
82230,00
Цех №1
05.11.2001
3. Установите курсор на одну из ячеек таблицы и выполните команду Данные –
Фильтр - Автофильтр. OpenOffice.org Calc проанализирует список и добавит в строку
заголовков полей кнопки раскрывающихся списков (кнопки автофильтра):
Рис. 6. Фрагмент таблицы с автофильтром
4. Щелкните на кнопке автофильтра в ячейке Отдел. Список раскроется и покажет
все значения, содержащиеся в этом столбце.
Рис. 7
5. Выберите наименование отдела Бухгалтерия, и OpenOffice.org Calc спрячет все
строки, кроме тех, которые включают отмеченное значение. Другими словами, критерием
отбора служит выбранное вами значение.
Рис. 8. Результат отбора по критерию Бухгалтерия
После фильтрации изменился цвет кнопки автофильтра , для напоминания о том,
что список отфильтрован по значениям, содержащимся в этом столбце.
6. Чтобы отобразит весь список полностью, щелкните снова на кнопке автофильтра и
выберите опцию Все.
7. Сохраните файл.
Задание 2. Фильтрация по нескольким критериям
1. Щелкните на кнопке автофильтра в ячейке Годовой фонд заработной платы.
Выберите опцию Стандартный фильтр…. Открывшееся диалоговое окно Стандартный
фильтр позволяет фильтровать списки с использованием нескольких критериев.
2. Необходимо вывести список сотрудников с годовым фондом зарплаты в
диапазоне от 80 000р. до 100 000р. Для этого:
 Для поля Годовой фонд заработной платы из раскрывающегося списка
Условие выберите критерий больше (>), в поле Значение введите или выберите
из списка значение критерия, например, 80 000р.
 Установите переключатель И. Выберите соответствующее имя поля.
 Для второго критерия в поле Условие выберите меньше (<) и установите для
него значение 100 000р.
Рис. 9.
 Нажмите кнопку ОК. Таким образом, будет получен список сотрудников с
годовым фондом зарплаты в диапазоне от 80 000р. до 100 000р
Задание для самостоятельной работы:
*Для каждого задания копируйте исходную таблицу на новый лист.
1. Из полученного списка отберите тех сотрудников, которые были приняты на
работу не ранее 01.01.2003 года. Используйте для этого опцию Стандартный фильтр…,
критерий меньше < и значение критерия 01.01.2003.
2. Выведите список сотрудников с фамилиями, начинающимися с буквы Б. Для этого
установите критерий равно (=), значение критерия Б*.
3. Выведите список сотрудников, работающих в одном отделе. Среди оставшихся
найдите сотрудника с наибольшей заработной платой.
Для отмены режима Автофильтр и удаления кнопок раскрывающихся списков в
именах полей выберите команду Данные – Фильтр - Автофильтр повторно. В результате
будет удален флажок у пункта меню Автофильтр, и список вернется в обычное
состояние.
Задание 3. Расширенный фильтр
1. Скопируйте исходную таблицу на Лист 5.
2. Для использования расширенного фильтра нужно сначала создать
дополнительную таблицу для задания критерия отбора. Например, в диапазоне J1:K2
создадим таблицу:
Фамилия
Оклад
Крылова
> 9000
3. Установите курсор в поле исходной таблицы и выполните команду Данные →
Фильтр → Расширенный фильтр;
4. В открывшемся диалоговом окне устанавите курсор в поле Взять критерий
фильтра из и выделите мышкой диапазон ячеек J1:K2.
5. Включите переключатель Поместить результат в, установите курсор в поле
справа и мышкой щелкните по ячейке А20. Нажмите кнопку Ок.
Рис. 10. Создание расширенного фильтра.
Расстояние между исходным диапазоном и диапазоном, в который нужно
скопировать результат фильтрации, должно составлять минимум одну строку. В
таблице критериев (> 9000) между знаком > и числом обязательно должен стоять
пробел.
Задание для самостоятельной работы:
1. Выведите список всех сотрудников, принятых на работу после 2003 года в
бухгалтерию.
2. Выведите список всех Иванов, работающих в цеху №2.
Задание 4. Сортировка списка
Сортировка по одному полю
1. Скопируйте лист с исходной таблицей и дайте ему название Сортировка.
2. Установите курсор в ячейку с фамилией первого сотрудника. Щелкните на кнопке
сортировки
Сортировка по возрастанию, расположенной на стандартной панели
инструментов. Программа расположит список в алфавитном порядке.
3. Щелкните на кнопке сортировки
Сортировка по убыванию, расположенной на
стандартной панели инструментов. Программа расположит список в обратном
алфавитном порядке.
Задание для самостоятельной работы:
1. Отсортируйте список так, чтобы сведения о сотрудниках располагались в порядке
возрастания (убывания) окладов.
2. Представьте список так, чтобы сведения о сотрудниках располагались в порядке
возрастания (убывания) даты приема на работу.
Сортировка по нескольким полям
1. Выполните сортировку по нескольким полям: сначала по полю Фамилия, затем по
полю Годовой фонд зарплаты. Для этого:
 выберите команду Данные - Сортировка.
 В диалоговом окне Сортировка в списке Сортировать по выберите поле
Фамилия, установите опцию по возрастанию.
 В списке Затем по выберите поле Годовой фонд зарплаты, установите опцию
по убыванию.
 Нажмите кнопку ОК.
Рис. 10
В результате данные столбцов будут отсортированы, но не просто «по
возрастанию», а будут соблюдаться условия приоритетности:
o Данные столбца «Фамилия» будут отсортированы точно по возрастанию;
o Данные столбца «Годовой фонд» будут отсортированы по убыванию, но
уже в зависимости от сортировки данных столбца «Фамилия».
Задание для самостоятельной работы:
1. Представьте сведения о сотрудниках, расположив наименования отделов в
алфавитном порядке. Сотрудников, работающих в одном и том же отделе, отсортируйте
по датам приема на работу и далее по возрастанию оклада.
Задание 5. Создание структуры
1. Скопируйте исходную таблицу на новый лист и дайте ему название «Структура».
2. Отсортируйте таблицу по фамилиям в алфавитном порядке.
3. Сгруппируйте сотрудников, фамилии которых начинаются с одной буквы. Для
этого:
 Для группировки фамилий на «А» выделите строки 2 и 3.
 Выберите команду Данные – Группа и структура – Группировать. Слева от
этих строк появиться элемент
. Если нажать на кнопку , эти строки можно
скрыть.
 Аналогично сгруппируйте фамилии на «Б» и «К».
4. Сгруппируйте столбцы В и С, и Е и F. Должна получится таблица вида:
Рис. 11. Результат группировки строк и столбцов.
5. Для удаления структуры нужно развернуть группу, поставить курсор в одну их ее
ячеек, и выбрать команду Данные – Группа и структура – Разгруппировать.
Задание для самостоятельной работы:
1. Представьте сведения о сотрудниках, расположив наименования отделов в
алфавитном порядке. Сгруппируйте сотрудников, работающих в одном и том же отделе, и
сведения по окладам и годовому фонду зарплаты.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Контрольные вопросы
Что называется фильтрацией списка?
Как используется автофильтр?
Как применить расширенный фильтр?
Как работает опция Стандартный фильтр?
Как отсортировать данные по одному полю?
Как отсортировать список по нескольким полям?
Что такое структура? Как создать структуру автоматически?
Как создать структуру вручную?