Организация разработки и согласования перечней номенклатур

ПРОЕКТ
УТВЕРЖДЁН
Постановлением администрации
г.Горно-Алтайска
№ _____ от «__» __________ 2012г.
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
архивного отдела администрации г. Горно-Алтайска
«Организация разработки и согласования перечней номенклатур дел,
образующихся в процессе деятельности организаций
с указанием сроков хранения»
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Предметом регулирования регламента является муниципальная услуга
по организации разработки и согласования перечней номенклатур дел,
образующихся в процессе деятельности организаций с указанием сроков
хранения.
Описание пользователей муниципальной услуги
Муниципальная услуга предоставляется:
- организациям - источникам комплектования архивного отдела
администрации г.Горно-Алтайска;
- участникам двусторонних Соглашений об отношениях и сотрудничестве
в области архивного дела (далее – участники Соглашений).
- учреждения всех форм собственности (далее – иные учреждения).
Порядок информирования о муниципальной услуге
Место нахождение муниципального архива:
Юридический адрес: 649000 Республика Алтай г.Горно-Алтайск,
просп.Коммунистический, д.18
Фактический адрес: 649002 Республика Алтай г.Горно-Алтайск,
ул.Строителей, д.3/1.
Электронный адрес:
Телефон: 8-38822 6 42 09
График работы муниципального архива: ежедневно с 8-00ч. до 17-00ч.,
кроме субботы, воскресенья, обеденный перерыв с 13-00ч. до 14-00ч.
Информация о порядке и процедуре предоставления муниципальной
услуги осуществляется непосредственно в архивном отделе:
по телефону;
посредством личного обращения;
по письменным обращениям, направленным по почте,
по электронной почте.
Информирование по телефону и на личном приёме специалист архивного
отдела дает исчерпывающую информацию по процедуре предоставления
муниципальной услуги.
При информировании по письменным обращениям ответ излагается в
простой, четкой форме и направляется почтой в адрес получателя информации
не превышающий 10 календарных дней со дня регистрации обращения.
При информировании по обращениям, направленным по электронной
почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес
получателя информации в срок, не превышающий 10 календарных дней со дня
регистрации обращения.
II. СТАНДАРТ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
Наименование муниципальной услуги
1. Организация разработки и согласования перечней номенклатур дел,
образующихся в процессе деятельности организаций с указанием сроков
хранения (далее – муниципальная услуга).
2. Административный регламент разработан в целях повышения качества
составления нормативных правовых актов по делопроизводству, качественного
формирования Архивного фонда г.Горно-Алтайска.
3. Административный регламент определяет сроки, последовательность
действий (административных процедур) архивного отдела, а также порядок
взаимодействия архивного отдела с государственными органами, органами
местного самоуправления, организациями и учреждениями г.Горно-Алтайска,
Республики Алтай при предоставлении муниципальной услуги.
Орган по предоставлению муниципальной услуги
4. Предоставление муниципальной услуги осуществляется архивным
отделом администрации г.Горно-Алтайска (далее – муниципальный архив).
Результатом предоставления муниципальной услуги является
решение ЭПК архивного отдела администрации г.Горно-Алтайска об
организации разработки и согласования номенклатур дел организаций –
источников комплектования архивного отдела, участников Соглашений, иных
учреждений, оформленное в виде грифа согласования документа,
расположенного ниже реквизита «Подпись» в левой нижней части последнего
листа в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная системы
документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации».
Срок предоставления муниципальной услуги
Предоставление муниципальной услуги осуществляется путем
рассмотрения перечней документов (номенклатур дел), образующихся в
процессе деятельности организаций с указанием сроков хранения на заседании
ЭК архивного отдела администрации г.Горно-Алтайска в течение 30
календарных дней со дня поступления запроса.
2
Правовые основания для предоставления муниципальной услуги
7. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии
со следующими нормативными правовыми актами:
Конституция Российской Федерации от 12.12.1993г. («Российская газета,
25.12.1993г., №237);
Федеральный закон от 22.10.2004г. №125-ФЗ «Об архивном деле в
Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации,
2004г., №43, ст.4169;
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской
Федерации от 18.01.2007г. №19 «Об утверждении Правил организации
хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного
фонда Российской Федерации и других архивных документов в
государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках,
организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерстве
юстиции Российской Федерации 06.03.2007г., регистрационный №9059,
Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти,
№20, 14.05.2007);
Закон Республики Алтай от 24.12.2007г. №103-РЗ «Об архивном деле в
Республике Алтай» (Сборник законодательства Республики Алтай, 2007г.,
декабрь, №46 (52), часть1);
Положение об архивном отделе администрации г.Горно-Алтайска,
утвержденное распоряжением администрации г.Горно-Алтайска №875-р от
01.08.2008г.
Исчерпывающий
перечень
документов,
необходимых
для
предоставления муниципальной услуги
- разработанный проект перечня документов (номенклатуры дел),
образующихся в процессе деятельности организации с сопроводительным
письмом;
- указатель статей перечней документов (номенклатур дел).
Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме
документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
- не представление документов, перечисленных в предыдущем пункте.
Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении
муниципальной услуги
- не представление документов, перечисленных в предыдущем пункте.
Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины
Предоставление муниципальной услуги осуществляется бесплатно.
Срок и порядок регистрации документов, поступивших от
организаций – источников комплектования архивного отдела, участников
Соглашений, иных учреждений, и передача их на исполнение
3
Регистрация документов является основанием для начала действий по
предоставлению муниципальной услуги и осуществляется в день их
поступления.
Зарегистрированный документ направляется на рассмотрение начальнику
архивного отдела. После получения резолюции документ поступает на
исполнение специалисту (ответственным исполнителям).
Специалист в течение 5 рабочих дней проверяют комплектность и
правильность оформления представленных документов. При выявлении в ходе
проверки документов нарушений, информируют об этом исполнителя
организации - источника комплектования архивного отдела, участника
двустороннего Соглашения об отношениях и сотрудничестве в области
архивного дела, иного учреждения по телефону. В случае, если по истечении 30
дней организация не представит в адрес архивного отдела необходимые и
правильно оформленные документы, ответственный исполнитель готовит
письменное уведомление с обоснованием отказа в предоставлении
муниципальной услуги и направляет его начальнику отдела, который в течение
3 рабочих дней подписывает их и направляет специалисту, который не позднее
рабочего дня, следующего за поступлением документов, направляет его в
организацию - источник комплектования архивного отдела, участнику
Соглашений, иному учреждению по почте по адресу, указанному в бланке
сопроводительного письма.
Требования к помещениям,
муниципальные услуги
в
которых
предоставляются
Требования к помещению, в котором располагается муниципальный
архив
Здание муниципального архива располагается с учетом транспортной
доступности (рядом автобусная остановка) для заявителей.
Помещение муниципального архива оборудовано отдельным входом для
свободного доступа заявителей
Центральный вход в помещение оборудован информационной табличкой
(вывеской), содержащая следующую информацию:
Полное наименование;
Местонахождение;
Режим работы.
Вход в помещение оборудован осветительным прибором.
Требования к местам ожидания и приема заявителей
Для ожидания приёма заявителям отводятся места, оборудованные
стульями, столами (стойками), для возможности оформления документов,
противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой
оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.
4
Требования к местам предоставления муниципальной услуги
Помещения, выделенные для предоставления муниципальной услуги
должны соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и
нормативам «Гигиенические требования к персональным электронновычислительным машинам и организации работы». СанПин 2.2.2/2.4.1340-03».
Рабочее место специалиста должно быть оборудовано персональным
компьютером с возможностью доступа в Интернет, к необходимым
информационным базам данных, печатающим устройствам, стационарной
телефонной связью, а также бумагой, канцелярскими товарами и иными
расходными материалами в количестве, достаточном для предоставления
муниципальной услуги.
В помещении, где проводится прием заявителей, должна быть
предусмотрена возможность копирования документальных материалов.
III. СОСТАВ, ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ И СРОКИ ВЫПОЛНЕНИЯ
АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОЦЕДУР, ТРЕБОВАНИЯ К ПОРЯДКУ ИХ
ВЫПОЛНЕНИЯ
Непосредственное
предоставление
муниципальной
услуги
осуществляется
начальником
и
специалистами
архивного
отдела,
ответственными за организацию разработки и согласования перечней
номенклатур дел, образующихся в процессе деятельности организаций с
указанием сроков хранения в соответствии с их должностными обязанностями.
Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя
следующие административные процедуры:
- регистрация документов, поступивших от организаций - источников
комплектования архивного отдела, участников Соглашений, иных учреждений,
и передача их на исполнение;
- процедура подготовки рассмотрения перечней документов (номенклатур
дел), образующихся в процессе деятельности организаций с указанием сроков
хранения;
- рассмотрение перечней документов (номенклатур дел), образующихся в
процессе деятельности организаций с указанием сроков хранения на заседании
ЭК архивного отдела.
Первая административная процедура - регистрация запроса, его
рассмотрение и передача его на исполнение описана выше (см.раздел II.
стандарт предоставления муниципальной услуги).
Процедура подготовки рассмотрения перечней документов
(номенклатур дел), образующихся в процессе деятельности организаций с
указанием сроков хранения
Ответственный исполнитель в течение 10 рабочих дней проверяет проект
правового акта на соответствие основаниям для отказа в его согласовании.
5
Если проект правового акта соответствует требованиям нормативных
правовых актов, ответственный исполнитель докладывает начальнику отдела о
соответствии проекта правового акта требованиям законодательства.
Ответственный исполнитель информирует организацию – источник
комплектования о рассмотрении проекта документа с указанием замечаний и
предложений в течение 5 рабочих дней со дня рассмотрения по телефону или
направляет почтой.
При выявлении в ходе проверки несоответствия проекта правового акта
требованиям нормативных правовых актов, указанных в разделе II. Стандарт
предоставления муниципальной услуги, ответственный исполнитель
уведомляет по телефону об имеющихся замечаниях исполнителя организации комплектования, участника Соглашений, иного учреждения, в случае
необходимости согласовывает дату и время проведения консультаций для
обсуждения и устранения имеющихся несоответствий.
В случае, если в течение 30 календарных дней - источник
комплектования архивного отдела, участник Соглашений, иное учреждение
представили доработанный проект правового акта, то повторно выполняется
данная административная процедура.
IV. ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ РЕГЛАМЕНТА
Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием
решений определяются Положением архивного отдела.
Текущий контроль за соблюдением последовательности действий,
определенных
административными
процедурами
по
выполнению
муниципальной функции, и принятием решений осуществляет начальник
архивного отдела.
V. ДОСУДЕБНЫЙ ПОРЯДОК ОБЖАЛОВАНИЯ РЕШЕНИЙ И
ДЕЙСТВИЙ
(БЕЗДЕЙСТВИЯ)
ОРГАНОВ
МЕСТНОГО
САМОУПРАВЛЕНИЯ, ПРЕДОСТАВЛЯЮЩИХ МУНИЦИПАЛЬНУЮ
УСЛУГУ, ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ
Организации - источники комплектования архивного отдела, участники
Соглашений, иные учреждения (либо их представитель) могут обратиться с
жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в
ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего
Регламента (далее - жалоба), устно или письменно начальнику или
непосредственно должностному лицу, курирующему архивный отдел.
В письменной жалобе указываются:
- полное наименование организации - источника комплектования
архивного отдела, участника Соглашений, иного учреждения (либо фамилия,
имя, отчество его уполномоченного представителя);
- почтовый адрес;
- предмет жалобы;
- подпись;
6
- дата.
Жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 календарных дней со дня
регистрации.
Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то
принимается решение об осуществлении действий по устранению предмета
жалобы и применении мер ответственности к сотруднику, допустившему
нарушения в ходе предоставления муниципальной услуги, которые повлекли за
собой жалобу.
В организацию - источник комплектования архивного отдела, участнику
Соглашений, иному учреждению направляется сообщение о принятом решении
и действиях, осуществлённых в соответствии с принятым решением.
Обращение организации - источника комплектования архивного отдела,
участника Соглашений, иного учреждения считается разрешённым, если
рассмотрены все поставленные в нём вопросы, приняты необходимые меры и
дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех
поставленных в обращении вопросов.
7