КОНКУРСНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ 1.1. ВТБ 24 (ЗАО), объявляет

КОНКУРСНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
1.1. ВТБ 24 (ЗАО), объявляет открытый конкурс, по выбору сторонней организации,
осуществляющей функции по оперативному и архивному хранению документов Банка
ВТБ 24 (ЗАО) в Москве.
1.2. Предметом конкурса является определение наилучшего предложения среди
участников конкурса по оперативному и архивному хранению документов Банка ВТБ 24
(ЗАО).
1.3 Коммерческое предложение должно содержать следующую информацию:

стоимость приема коробов с документами на хранение (сбор, транспортировка,
доставка, регистрации и т.д.);

стоимость хранения коробов с документами (документы длительного хранения);

стоимость хранения коробов с документами (документы оперативного хранения);

стоимость временного изъятия коробов с документами для пересортировки с
последующим возвратом в хранилище;

стоимость уничтожения коробов с документами по истечении срока их хранения;

стоимость предоставления документов (из короба) по запросу Банка;

стоимость всех иных тарифов за оказываемые услуги, прямо либо косвенно
влияющих на вышеуказанные тарифы;

льготные условия, которые предоставляются Банку со стороны компании.
Особые условия: в случае, когда на хранении в компании уже находятся документы Банка,
со стороны компании должны быть предложены единые тарифы применительно ко всему
массиву хранимых документов (тарифы за услуги хранения, изъятия, уничтожения
коробов с документами) и вновь размещаемых на хранение документов.
Все тарифы должны быть указаны в рублях и с учетом НДС
Входные параметры для расчета коммерческого предложения указаны в Приложении № 1
1.4. Коммерческое предложение должно отвечать следующим требованиям:
Обеспечение безопасности хранения документов:
- предоставить документы, подтверждающие способность Исполнителя нести
ответственность за сохранность документов, помещенных в архив (оборудование
помещения, пожарная безопасность, доступ, охрана и т.п.);
-
предоставить страховой полис с указанием страховых компаний, с указанием
существующих застрахованных рисков и франшизы. Также указать застрахована ли
Page 1 of 8
деятельность компании, если да, то приложите копию полиса и какие риски покрывает
страховка;
-
предоставить документ, описывающий гарантированность непрерывность бизнес-
процессов в чрезвычайных ситуациях;
-
осуществить страхование рисков утраты документов в страховой компании,
аккредитованной Банком (перечень страховых компаний указан в Приложении №2).
- предоставить документы, подтверждающие право собственности/аренды на площади, на
которых осуществляется непосредственное хранение документов.
Организация хранения документов:
- иметь возможность представить схему учета каждого поступившего на хранение короба;
- иметь возможность представить схему хранения каждого короба;
- иметь возможность ежедневной обработки количества коробов в количестве не менее
500 шт.);
- иметь возможность учета коробов без поштучной регистрации документов, входящих в
состав короба;
- иметь возможность предоставления конкретного досье/сшива из короба по запросу Банка
(при получении информации Банка о том, в каком коробе находится запрашиваемое
досье/сшив);
- предложить оптимальные (сниженные) тарифы за оказываемые услуги;
- иметь удобное время работы в будние дни (с 8.00 до 20.00), в дальнейшем, при
необходимости, по требованию Банка - 7 дней в неделю;
- иметь квалифицированный персонал;
- иметь возможность закрепить за Банком персонального менеджера;
- иметь возможность подтверждения приема на хранение документов Банка в течение 24
часов;
- иметь возможность бесплатного снабжения расходными материалами для упаковки
документов Банка (архивные короба, штрих-коды и т.д.);
- иметь возможность приема и размещения документов со штрих-кодами Банка;
- иметь возможность перемещения документов Банка между архивохранилищами (между
городами, регионами и т.д.).
Организация и развитие сети хранения:
- иметь возможность при необходимости по запросу Банка обеспечить расширение архива,
исходя из текущей потребности Банка по размещению коробов на хранение;
- иметь возможность обеспечить единые стандарты по приему и размещению на хранение
документов Банка;
Page 2 of 8
по запросу Банка в течение 10 рабочих дней предоставить информацию о местах
хранения коробов.
Организация поиска документов по запросу Банка:
- иметь возможность предоставления любой единицы хранения по запросу Банка (в день
не более 500 единиц хранения);
- обеспечить максимально быстрый отклик (не более 24 часов) на запрос Банка о
необходимости получения единиц хранения, а также при необходимости не более 3 часов.
Организация доставки документов:
- иметь возможность обеспечить перевозку документов из Банка в архив и из архива в
Банк собственными силами;
- иметь возможность обеспечить доставку документов по запросу Банка в течение 3
(трех) часов.
Организация уничтожения документов:
- иметь возможность уничтожения документов, срок хранения которых истек, по
согласованию с Банком;
Организация технического обеспечения:
- иметь постоянно выделенный телефонный номер для работы с Банком;
- определить требования к процессу взаимодействия с Банком в части технического
обеспечения (компьютеры, принтеры, сканеры и др.).
Участники конкурса должны удовлетворять следующим требованиям:

Иметь опыт (не менее 3-х лет) в создании и использовании архива, как текущего
(оперативного) так и длительного хранения;

Иметь опыт работы с розничным(и) банком(банками);

Иметь возможность организовать визит в помещение архива. При этом визит
должен быть организован в архив, который был создан Исполнителем или который
эксплуатируется Исполнителем. Визиты в иные архивы не считаются выполнением
обязательного требования к Исполнителям и рассматриваться не будут;

Иметь возможность принятия на исполнение функций Банка по хранению текущего
(оперативного) архива и архива длительного хранения;

Иметь намерение стать стратегическим партнером Банка в области организации
архивного хранения документов.
Участник конкурса, предоставивший недостоверные сведения, будет отстранен от
участия на любом этапе проведения конкурса.
1.5. Конкурсные предложения, будут приниматься от уполномоченных лиц с 10.00
до 16.00 часов московского времени 29.06.2011 по электронной почте в формате MS Word
Page 3 of 8
или ином распространенном формате MS секретарем Тендерной комиссии ВТБ 24(ЗАО)
по адресу электронной почты: [email protected].
Весь пакет документов, требуемых согласно условиям Конкурсной документации, следует
направлять по почте или с курьером в Секретариат Тендерной комиссии (101000, Москва,
ул. Мясницкая, д. 35) (495) 982-58-58, доб. 57-91.
Срок предоставления документов – с 10.00 до 16.00 29.06.2011.
1.6. Уполномоченный сотрудник Банка для получения разъяснений по техническим
вопросам:
Куликова Мария Владимировна тел. 960-2424 (вн.12-81), е-mail: [email protected];
Дементьева Светлана Александровна тел.960-2424 (вн. 14-96, вн. 38750), е-mail:
[email protected]
Конкурсные предложения, переданные способом, отличным от указанного, а также после
установленного срока, не рассматриваются.
2. Критерий определения победителя конкурса
2.1. Победителем конкурса признается участник, в предложении которого содержится
лучшие условия по цене на перечень оказываемых услуг (п.1.3.) с учетом заявленных ВТБ
24 (ЗАО) требований в части хранения документов (п.1.4.).
2.2. Если после объявления победителя станут известны факты несоответствия
конкурсного предложения или самого победителя конкурса требованиям к участникам
конкурса, определенном в настоящем приглашении к участию в конкурсе, Конкурсное
предложение победителя может быть отклонено и новый победитель конкурса
определяется в соответствии с пунктом 2.1 из числа остальных участников конкурса.
2.3. Если победитель конкурса отказался от подписания договора на заявленных в
конкурсном предложении условиях, Тендерная комиссия определяет нового победителя в
соответствии с пунктом 2.1. настоящего приглашения к участию в конкурсе из числа
остальных
участников
конкурса,
либо
итоги
конкурса
могут
быть
признаны
недействительными.
3. Конкурсные предложения должны содержать:
3.1. Оригинал коммерческого предложения с подписью руководителя и печатью
организации. Многостраничное коммерческое предложение должно быть прошито
с указанием общего числа листов на бумажной пломбе на оборотной стороне
последнего листа, которая подписывается руководителем и скрепляется печатью
Page 4 of 8
организации таким образом, чтобы части подписей печатей располагались и на
пломбе, и за её границами.
3.2. Заявку на участие в конкурсе, составленную в произвольной форме, подписанную
руководителем организации - участника конкурса с перечислением
предоставляемых на конкурс документов.
3.3. Анкету - общие сведения об организации (Приложение № 3).
3.4. Копию* Устава организации.
3.5. Копию* Учредительного договора.
3.6. Копию* Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе.
3.7. Копию* Свидетельства о внесении в реестр юридических лиц.
3.8. Копию* Свидетельства о государственной регистрации юридического лица.
3.9.Копию* выписки из ЕГРЮЛ, с приложением копий приказов о назначении на
должности директора и главного бухгалтера, в случаях внесения изменений.
3.10.Копию* бухгалтерского баланса и формы № 2 на последнюю отчетную дату (с
отметкой Федеральной налоговой службы).
3.11.Копии* лицензий (в случаях лицензирования конкретных видов деятельности).
3.12.Сведения об опыте работы организации - Отзывы Заказчиков (не менее 3-х).
3.13.Проект договора.
3.14.Сведения об отсутствии невыполненных обязательств перед государственными
внебюджетными фондами РФ и бюджетами всех уровней. (Справка из органов ФНС
России об исполнении налогоплательщиком обязанности по уплате налогов, сборов,
страховых взносов, пеней и налоговых санкций).
3.15.Сведения о непроведении в отношении участника конкурса процедуры банкротства.
*- Документы должны предоставляться в ксерокопиях, заверенные печатью
организации и подписью руководителя на каждом листе.
Информация об итогах конкурса будет размещена на сайте Банка.
Page 5 of 8
Приложение № 1
Входные параметры для расчета коммерческого предложения
единица
Единоразовое перемещение на
хранение партии коробов с
документами
тариф, руб/ед с
учетом НДС
объем в месяц
(обязательное условие:
предоставить бесплатный период
хранения для данной партии коробов)
короб
Единоразово,
минимальная
партия 10500
коробов
Вход короба
короб
1500
Хранение короба
короб
+1500 (каждый
месяц)
Подбор документов по запросам
Подбор документов по запросам
Временное изъятие коробов для
пересортировки документов, с
последующим возвратом на
хранение с 2011 года
(по предварительному плану). Срок
исполнения запроса Банка на
предоставление коробов для
пересортировки – 1 месяц.
Досье
Сшив
До 200
До 150
короб
300
транспорт
22
короб
Единоразово,
минимальная
партия 30000
коробов
Транспортировка документов,
транспорт
Единоразовое изъятие и
перемещение на хранение партии
коробов (в 2012 г.)
Page 6 of 8
Приложение № 2
СПИСОК СТРАХОВЫХ КОМПАНИЙ
ОАО "Военно-Страховая Компания"
ОСАО "ИНГОССТРАХ"
ЗАО "МАКС"
ООО "ГРУППА РЕНЕССАНС СТРАХОВАНИЕ"
ОСАО "Ресо-Гарантия"
Росгосстрах**
ОАО "РОСНО"
ОАО "СОГАЗ"
ООО "ВТБ-РОСНО"
ОАО "Энергогарант"
ОАО ГСК "Югория"
ОАО "Московская страховая компания"
ОАО "Страховое общество ЖАСО"
ОАО "Альфастрахование"
** Состав группы страховых компаний "Росгосстрах": ОАО "Росгосстрах", ООО "РГС-Дальний Восток", ООО
"РГС-Столица", ООО "РГС-Татарстан", ООО "РГС-Поволжье", ООО "РГС-Северо-Запад", ООО "РГС-Центр",
ООО "РГС-Сибирь", ООО "РГС-Юг", ООО "РГС-Урал", ООО "РГС-Аккорд"
Page 7 of 8
Приложение №3
АНКЕТА УЧАСТНИКА
Наименование
Организационно-правовая форма
Свидетельство о регистрации
Лицензия (если есть)
№
Выдано
№
Выдана
от
от
Юридический адрес
Фактический адрес
Почтовый адрес
Контактные телефоны
ФАКС, E-mail
Налоговая инспекция
Наличие собственной службы
безопасности
Банковские реквизиты:
№ расчетного счета
Название банка
№ корреспондентского счета
БИК
ИНН, ОГРН, ОКПО организации
КПП
Руководитель:
Ф.И.О.
Должность
Телефон
Зам. Руководителя (или лицо, уполномоченное курировать работу с банком):
Ф.И.О.
Должность
Телефон
Главный бухгалтер:
Ф.И.О.
Телефон
Заместитель Главного бухгалтера:
Ф.И.О.
Телефон
В соответствии с условиями конкурсной документации настоящим подтверждаем
сведения:
- о том, что в отношении нашей компании не проводится процедура банкротства.
дата: "_____"_____________ 2011 г.
Руководитель
М.П.
___________________ /_____________________/
Page 8 of 8