Из опыта внедрения программного комплекса «Архивный фонд»

Из опыта внедрения программного комплекса «Архивный фонд»
(4-я версия) в государственных архивах и архивных отделах органов
местного самоуправления Самарской области
О.Е. Новоженина,
главный специалист управления
государственной архивной службы
Самарской области
В последние годы в Самарской области проведена значительная работа
по созданию, продвижению и развитию этой системы. В систему
автоматизированного
государственного
учета
документов
введена
информация о 90% фондов, 85% описей, 30% дел, что уже говорит об
огромной проделанной работе.
Решением коллегии Росархива от 12 февраля 2009 г. новая 4-я версия
ПК "Архивный фонд" утверждена в качестве отраслевого программного
обеспечения для ведения автоматизированного государственного учета
документов Архивного фонда Российской Федерации в государственных и
муниципальных архивах. Эта версия пришла на смену уже морально
устаревшей третьей версии ПК «Архивный фонд».
Приказом руководителя управления государственной архивной службы
Самарской области от 05.05.2009 № 28 был утвержден План по внедрению
программного комплекса «Архивный фонд» (4-я версия) в государственных и
муниципальных архивных учреждениях Самарской области в 2009-2010 гг.
Согласно этому плану с 1 июля 2009 года в государственных архивах
Самарской
области
началось
поэтапное
внедрение
новой
версии
программного комплекса. А 1 января 2010 года и в архивных отделах органов
местного
самоуправления
началась
промышленная
эксплуатация
программного комплекса «Архивный фонд» (4-я версия) (далее – ПК).
2
Согласно принятому Плану в мае 2009 года было проведено обучение
пользователей государственных архивных учреждений Самарской области с
помощью сертифицированных партнеров фирмы «ЭОС».
Был определен перечень государственных и муниципальных архивов
Самарской области, в которых планируется внедрение ПК «Архивный фонд»
(4-я версия), организовано тиражирование и передача дистрибутивов ПК
«Архивный
фонд» (4-я
версия)
и
сопутствующей
документации
в
государственные архивы Самарской области и архивные отделы органов
местного
самоуправления,
государственных архивах
где
планируется
определено
количество
внедрение
рабочих
ПК.
В
мест для
внедрения программного комплекса (ПК) и режима работы ПК в каждом
архиве. Также проведено обследование имеющегося в государственных и
муниципальных архивах программно-технического и кадрового обеспечения
для внедрения ПК. Приказом руководителя управления государственной
архивной службы Самарской области определен круг лиц, отвечающих за
внедрение ПК в каждом государственном архиве.
Внедрение программного комплекса в государственных архивах
проходило согласно утвержденному Плану мероприятий и вклчало в себя
несколько этапов:
- установка серверной и клиентской частей ПК,
- конвертация массива данных из формата АФ3,
- выверка сконвертированного массива данных,
- текущее ведение автоматизированного государственного учета.
Ни на одном из этапов работы не возникло существенных проблем в
работе программного комплекса. Были выявлены ошибки заполнения, но
проводится работа по их корректировке. Серьезная проблема возникла при
3
пересчете реквизитов паспорта архива. В разделе «НСА» количество описей
подсчитывалось по никому непонятным правилам. В нашем варианте это
дало вместо введенных в среднем 10 тысяч описей в каждом архиве по две
тысячи, что совершенно не соответствовало истине. Однако, забегая вперед,
скажу, что полученное обновление программного комплекса исправило
ситуацию. Теперь подсчет паспорта идет в штатном режиме.
При установке программного комплекса в государственных архивах
Самарской области была использована клиент-серверная схема, т.е. в каждом
госархиве база данных устанавливалась на выделенный сервер, к которому
подключались клиентские рабочие места, что позволило сделать работу
сотрудников независимой от соседних компьютеров.
Что касается архивных отделов органов местного самоупавления
Самарской области… Там конечно процесс внедрения прошел не столь
гладко, как в госархивах.
Ситуация в районах очень осложнялась отсутствием грамотных
специалистов по информационным технологиям, а также достаточно низким
уровнем компьютерной грамотности сотрудников архивных отделов.
В середине 2009 года опросным путем было проведено обследование
имеющейся
в
архивных
отделах
органов
местного
самоуправления
компьютерной техники. Анализ результатов этого обследования показал, что
в большинстве архивных отделов компьютеры обладают достаточными
характеристиками для внедрения однопользовательской схемы работы с
четвертой версией «Архивного фонда». В некоторых районах компьютеры
были соеденинены в локальную сеть, что позволило рекомендовать
использовать сетевой вариант работы, используя один из компьютеров в
качестве сервера и рабочей станции, а второго – клиентской рабочей
станции.
4
В сентябре 2009 года, главный специалист управления, отвественный за
внедрение программного комплекса в работу, выступила на выездном
заседании коллегии с расширенным докладом о методах внедрения новой
версии программного комплекса. На заседании коллегии присутствовали
руководители областных районов – кураторы архивных отделов. Особое
внимание кураторов архивных отделов было привлечено к некоторым
вопросам помощи в работе архивных отделов. Среди них:
-
привлечение
системных
администраторов,
работающих
в
администрации района к установке и текущей работе с программным
комплексом, поскольку знаний и умений сотрудников архивных отделов
мягко говоря недостаточно для установки и обслуживания программного
комплекса. Даже в тех районах, которые собирались проводить внедрение
ПК силами фирмы-партнера. Поскольку фирма находится в Самаре и вряд ли
сможет быстро отреагировать на возникающие осложнения. А зачастую
проблема решается очень просто и можно обойтись силами местного
квалифицированного компьютерщика;
- создание компьютерной сети внутри архивного отдела. В некоторых
районах архивные отделы уже включены в общую локальную сеть
администрации и даже подключены к сети Интернет. Однако во многих
районах все еще стоят компьютеры, не объединенные в локальную сеть в
силу
различных
причин,
финансовых
или
организационных.
Для
полноценного и удобного функционирования ПК лучше установить его на
всех компьютерах в архивном отделе. Но если компьютеры не объединены в
сеть, то сделать это невозможно. Особое внимание кураторов обращалось на
невысокую стоимость затрат по созданию простейшей локальной сети
внутри архивного отдела. Для объединения двух компьютеров нужно
закупить только специальный кабель, который стоит порядка 100 рублей.
При объединении трех компьютеров (а в большинстве архивных отделов
5
районов больше и не бывает), нужно затратить не более 1000 рублей. Это
небольшие затраты даже для районных бюджетов, тем более, что для этих
целей можно было привлекать средства из субвенций.
В ходе обследования компьютерной техники в архивных отделах
выявилось, что в ряде районов вместо Microsoft Office в работе используют
бесплатный офисный пакет OpenOffice. К сожалению, ПК «Архивный фонд4» не работает с OpenOffice. Сам программный комплекс работает, но
распечатать отчеты и паспорт архива невозможно без наличия Microsoft
Office на компьютере. И это серьезно осложнило работу, поскольку районам
пришлось пойти на дополнительные затраты, связаные с закупкой
лицензионного программного обеспечения.
В ноябре 2009 года главным специалистом управленияя, отвечающим за
внедрение программного комплекса, была проведена серия семинаров для
сотрудников архивных отделов на базе управления. В программе семинара
расматривались вопросы конвертации массива, корректировки, ведения
текущего учета. По каждой теме была предусмотрена практическая работа. В
конце семинара была проведена большая экзаменационная работа. Во время
работы семинара архивисты могли задавать вопросы, обсуждать непонятные
в работе моменты.
Результатом проведенных семинаров стало внедрение с 1 января 2010
года во всех архивных отделах органов местного самоуправления Самарской
области новой версии программного комплекса «Архивный фонд».
Хочется отметить, что в управлении государственной архивной службы
Самарской области сотрудники архивных отделов и государственных
архивов могут в любой момент получить консультацию по установке,
конвертации и работе с программой как телефонную, так и при личной
встрече. На сайте разработчика есть форум, на котором можно задать вопрос
6
и получить ответ. Также есть раздел на форуме Росархива, посвященный
работе с ПК «Архивный фонд-4». Если возникнут какие-то проблемы можно
спросить там. Там собираются архивисты со всей России и обсуждают
различные вопросы.
В настоящий момент все 36 архивных отделов и три из четырех
государственных архивов используют в своей работе четвертую версию
программного комплекса. Не работает с ней только технотронный архив,
поскольку четвертая версия не предназначена для работы с нефондовой
организацией учета, на что хотелось бы обратить пристальное внимание
Росархива.
Конвертация массива прошла везде успешно. Возникали проблемы с
пересчетом реквизитов в паспорте архива, поскольку неправильнов елся
подсчет в программе. Однако обновление решило и эту проблему. В
настоящее время ведется текущий учет и накопление информации о
возможных проблемах работы программного комплекса.
Главный специалист
О.Е. Новоженина