По английски – “StrongFolder”, по русски

По английски – “StrongFolder”, по русски - “стальная папка”, а на всех языках –
надежное, безопасное хранение документов в сети.
О чем я хочу рассказать?
В настоящий момент компания Digsee представила новую технологию для
хранения и совместного доступа к документам – StrongFolder. Каждый из
читателей может сайти на сайт проекта www.strongfolder.com и на одном из
трех языков (украинский, русский, английский) почитать о данном проекте,
“поиграться” с тестовой базой данных, посмотреть демо. Сервис, который
предоставляет данный проект – востребован в Укране, России и во всем мире,
он разработан для безопасного хранения и мобильного доступа к необходимой
информации, которая хранится на корпоративном сервере или на сервере в сети
Интернет. Что ЭТО, откуда ЭТО, и кому ЭТО нужно – расскажу ниже. А сейчас
– свое первое впечатление: я собственно эту статью редактировал как на работе,
так и дома, урывками на своем ноутбуке, когда выдавалась время в поезках. И
всегда – благодаря StrongFolder’у я имел доступ к последней версии статьи, ко
всем материалам, которые были использованы в ней. Более того – я
предоставлял доступ к данному документу для просмотра своим друзьям, чтобы
они, обладая правами только на чтение, могли беззлобно покритиковать меня.
То что мои ожидания насчет востребованности проекта оправдались я выяснил
еще на стадии тестирования этого проекта, когда я обнаружил, что...все
материалы по данному проекту руководитель проекта хранит собственно в
самом данном проекте! Он организовал несколько групп пользователей
(редакторы, программисты, WEB дизайнеры независимые консультанты),
каждым дал свой уровень доступа – и наслаждался тем, что наши разнесенные в
пространсве отделы работают с одними и теми же материалами вне
зависимости от местоположения и в точной зависимости от их прав. И он был
прав – информация стоит только тогда что либо, если ее можно найти, и только
тогда – когда ее можно использовать в нашем мобильном мире.
StrongFolder разработан для безопасного хранения и мобильного доступа к
необходимой информации, которая хранится на корпоративном сервере или на
сервере в сети Интернет
Предыстория
Мне не хотелось бы начинать свой рассказ с откровенной рекламы, или
рекламной истории. Расскажу, что оно было на самом деле. В 1997 году я,
Валентин Федченко и Дмитрий Ортиков запустили весьма популярную
программу Колобок, которую сразу полюбили очень наши “пираты” и
выпустили на ней несколько десятков компьютерных музыкальных дисков.
КОЛОБОК - это программа, которая позволяла составлять, хранить и
проигрывать Коллекции Любимых Песен. Коллекции представляли собой
совокупность папок и ярлычков к песням, видео, картинкам, текстам и другим
данным. К каждому элементу коллекции (папке или ярлычку) могли быть
заданы иллюстрации. КОЛОБОК - это универсальное средство, которое
позволяло организовать данные самых разных типов в иерархическую
структуру, обеспечить доступ к ним, снабдить комментариями, организовать
одиночное или пакетное проигрывание файлов звукозаписи и видеозаписи.
Естественная система поиска в виде дерева, возможность хранить ярлычок со
всеми атрибутами сразу в нескольких папках, возможность для песни задать
дополнительный аттрибут – иллюстрации – сделал данную программу на какоето время достаточно популярной. Одновременно в это же время я начал
получать звонки от людей, которые хотели купить колобок для...организации
хранения своих документов! Почему? Легкая и визуальная система поиска,
возможность хранения одного и того же документа в разных папках, а также
возможность задания дополнительной информации для файла в виде
иллюстраций. Несколько раз мне приходилось решать проблеммы
документооборота, и каждый раз я жалел, что нет “сетевой” версии колобка, с
интуитивно-понятным определением документа, его мест хранения, доступа к
нему различных людей. Мир становился более мобильным, требования доступа
одного человека к своим документе на одном компьютере выросли вначале к
требованиям доступа разных людей в локальной сети – и, сейчас, в любой точке
мира.
И, наконец, я сумел организовать (и это был очень долгий процесс) реализацию
своей мечты – и вот проект готов на ваш суд. Причем он доступен как для
частных лиц – так и для корпораций.
Это – экран Колобка. Сейчас его аналог можно посмотреть и бесплатно
скачать для просмотра на www.digsee.com
Основы
Понятие документа
Основой системы strongfolder является документ. Хочу сразу объяснить разницу
между файлов на диске компьютера и документом. Посмотрите на простую
фотографию полученного факса. Это не только текст (изображение) факса, а
еще наклейки на данный документ: кто получил данный факс, для кого он
предназначен, степень срочности его, и кому его надо обработать. Если просто
сосканировать факс, положить файл на диск – то эта информация немедленно
будет потеряна. А она очень важна для последующего поиска и обработки
данного документа!
Документ – это не только листы бумаги – это еще некоторые наклейки c
дополнительной информацией.
В strongfolder мы максимально поддержали эту идею - есть возможность задать
любое дополнителное поле для данного документа, и задать его значение. Более
того, впоследствии можно будет легко найти данный документ по значению
данного поля. При этом вы можете задать данному документу самостоятельно
любое поле с любым смыслом! Например, в одной компании на все приходящие
факсы секретарь наклеивает наклейки различных цветов, которые указывают на
тип факса, срочность факса, и какому отделу факс пришел. В стронгфолдере нет
ничего проще чем, задать новое свойство документа – “цвет наклейки” и к
любому документу добавить это поле и его значение! А в последствии можно
легко найти, например, все документы красного цвета, которые пришли вчера
для отдела продаж.
Таким образом документ в стронгфолдере – это его основное содержаие (файл
любого формата, ссылка в интернет, адрес электронной почты), описание
документа и любое количество заданных дополнительных полей.
Такая структура позволяет хранить практически все. На картинке, например,
показано хранение карточек работников. При этом кроме его фотографии (или
e-mail,или его резюме) можно задать любую информацию, такую как возраст,
должность, телефон. А если вдруг у кого-то вдруг понадобится задать
непредвиденное поле – номер пейджера – то это можно будет сделать в
считанные секунды! Более того, потом можно будет использовать это поле для
эффективного поиска.
Возможность задать в системе StrongFolder для документа дополнительные
описательные поля – ключ к эффективному поиску данного документа плюс
возможность хранить практически любую информацию совместно с
документом.
В StrongFolder можно задать типовой набор полей, которые может заполнить
прользователь для документа определенного типа. Например, для прайс-листа –
это дата прайс-листа, чей прайс-лист, описание специальных условий. Для
факса – кем принят факс, тип факса, для кого принят факс, когда. При этом
система сама по умолчанию по файлу попробует определить тип документа и
предложить заполнить информацию по соответствующему набору полей, но
если она это сделает неправильно – оператор двумя щелчками мышки может
изменить тип документа. И все равно всегда можно добавить индивидуальные
поля, присущие только этому документу. Ваша фантазия ничем не скована, при
формировании типов документов, новых полей, а также правил хранения
информации.
Где хранится документ?
Но документ – это не только информация – это его место хранения и его его
пути движения и изменения. Пользователь уже привык видеть хранение
документов в папках, которые могут в свою очередь находиться в других
папках, и так далее. Это – очень хорошо ложится в так называемую структуру в
виде дерева, которая реализована в strongfolder.
Докуметы в системе StrongFolder хранятся в интуитивно понятной
древовидной структуре папок.
Единственное, чего не хватает в реальной жизни – это поместить документ,
который можно править, одновременно в несколько папок. Предположим, что у
нас есть папка “срочные документы”, и папка “на правку”, и нам хочется
одновременно поместить документ “срочно на правку” в эти папки! Что делать?
В реальной жизни очень хочется одновременно положить один и тот же
документ в несколько папок. Можно, конечно, положить его копии, но что
делать, если этот документ необходимо обрабатывать нескольким людям
одновременно?
Если планируется одновременно работать с данными документами в разных
местах – то одним лишь копированием обойтись практически невозможно.
А вот strongfolder дает уникальную возможность хранить документ
одновременно в нескольких папках! При этом это будет тот-же самый
документ, и все изменения документа в одной из папок будут немедленно
доступны в других! При перемещении мышкой документа из папки в папку,
стронгфолдер спросит – делать ли независимую копию документа (новый,
абсолютно независимый для последующих правок документ), переместить
документ, или сделать связанный доукмент (т.е. поместить один и тот же
документ и во вторую папку). Это то новшество, что делает strongfolder очень
удобным. Кстати, мы очень долго сомневались, как назвать такой документ, и
решили назать “связанным”. При этом это не система “ярлыков” в Windows –
так как нет основного документа, и не копии документа, это несколько больше.
Например я эту самую статью у себя хранил одновременно в папке “статьи”, и в
папке проекта strongfolder, и в папке, предназначенной для просмотра моими
друзьями! Для меня нет теперь проблеммы, в какую именно папку положить
фотографию ребенка с цветами – в папку цветы, или в папку – личные? Я
положу ее в оби одновременно! При этом если я уберу красные глаза в одной
папке – это одновременно произойдет во всех ипостасях документа!
Один и тот же документ может физически распологаться сразу в нескольких
папках. При этом изменение документа в одной из них немедленно ведет к
изменению во всех местах.
Поддержка разных прав доступа к документам
Но документы в любой компании – это не только бумажки, это еще и
инструкции кто имеет право их читать, изменять и утилизовать. В strongfolder
можно заводить пользователей, пользователей относить к группе, а для каждой
папочки и каждого документа можно задать какие права нга чтения, на
изменение и запись обладает каждая группа. Задание прав доступа выполняется
администратором системы в интуитивно-понятном стиле.
Например, вы можете завести несколько разных папок для разных типов ваших
диллеров, и хранить в них разные цены, и разные наборы продуктов. При этом
вы можете быть уверены, что каждый дилер будет видеть только его цены, и
только предназначенные для него материалы. Или, например, вы можете
поместить свои фотографии для вашей семьи и друзей в strongfolder, и дать
доступ для ваших одственников в разных странах, но при этом в папку особо
откровенных (или экстравагантных) метериалов дать доступ только самым
близким друзьям. Или, например, если вы торгуете информацией, то вы сумеете
открыть доступ к разному множеству документов для клиента в зависимости от
уровня его оплаты. Хотя самым естественным примером является доступ к
информации компании в зависимости от должностных обязанностей
сотрудника.
Администратор системы имеет возможность установить для каждого
документа или папки права для каразличных групп пользователей на чтение,
изменение , удаление.
Так где физически это все хранится, как и как
администрируется?
В настоящий момент есть два варианта аренды этого сервиса – аренда сервиса,
организованного на сервере компании DigSee и установка сервиса для больших
компаний на их сервера. Если вы часное лицо, или небольшая или средняя
компания, то вы будете приятно удивлены тем, что вы можете получить этот
сервис “под ключ” с весьма и весьма небольшой оплатой (зайдите на сайт и
сами убедитесь!). При этом мы вам выделим место на нашем сервере (вам не
надо будет покупать компьютер с постоянным подключением в интернет),
обеспечим установку вашего сервиса, поможем с настройкой и будем
сопровождать. При этом вы можете настроить параметры своего хранилища
документов, такие как ваши корпоративные цвета, ваш логотип, ссылку на сайт
вашей компании и т.д. Более того, мы для вас можем помочь интегрировать
решение StrongFolder к вашему сайту! Преимущества – очевидны. За
небольшую цену вы получаете свое собственное хранилище документами.
При этом вы сами сумеете в достаточно простой форме администрировать свое
хранилище – задавать типы полей, документов, пользователей, группы
пользователей; создавать, редактировать, удалять документы и задавать права
доступа на них. Более того – у вас будет возможность по вашему желанию
включить протоколирование работы ваших пользователей, что даст
возможность администратору отследить кто и когда читал какой документ, или
даже открывал какую-либо папку!
Если вы крупная компания, с десятками или сотнями компьютерами внутри
вашей Intranet-сети, и вы хотите иметь свой независимый сервер с нашим
сервисом у себя внутри, под полным вашем контролем – то вы можете заказать
и такой сервис у компании DigSee. Кстати, если ваша крупная компания имеет
несколько филиалов, которые рассредоточены территориально, и вы хотите
внедрить наше решение на вашем собственном сервере, подключенном в
Интернет – этот вариант тоже весьма жизнеспособен и тоже поддерживается.
В настоящий момент сам StrongFolder работает на сервере под управлением
базы данных MySQL или Oracle. StrongFolder построен на основе тех же webтехнологий и протокола доступа SOAP (Simple Object Access Protocol), что и
новые спецификации, объявленные корпорацией Microsoft в рамках развития
стратегии ".Net".
Какие виды доступа для пользователя?
Прежде всего, пользователь имеет доступ к документам при помощи обычного
интернет-броузера. При этом доступ к документам обеспечивается практически
со всех платформ, и практически со всех видов броузера. Любой из
современных броузеров, таких как Internet Explorer или Netscape Navigator,
обеспечит Вам полнофункциональный доступ к Вашей папке с документами.
Сами интернет странички будут выглядеть в корпоративном стиле клиента.
Такой универсализм позволит получить необходимый документ с любогоинтернет кафе по вему миру. При этом никакого дополнительного
программного обеспечения устанавливать не нужно.
WEB интерфейс позволит получить доступ к своим документам в любом
интернет кафе по всему миру. Только доступ в Интернет, брайзер и знание
совего пароля-и вы всегда бдете иметь возможность работать со своими
документами без всякого специального программного обеспечения.
Но для удобства использования для счастливых пользователей самого
популярного семейства операционных систем Windows была разработана
программа-клиент, которая делает работу более комфортной и безопасной.
Для обеспечения более эффективной и быстрой работы с документами, Вы
можете установить на своём компьютере специально разработанную
программу-клиент, которая не требует дополнительных знаний и навыков для
работы. Последняя версия программы-клиент всегда доступна на нашем
сайте - бесплатно!
Сама программа позволит, например, быстро переключаться между
загруженными документами, обеспечивать удобную навигацию в стиле
Проводника Windows, безопастное временное хранение документов и еще
много всяких разных вкусностей!
Мобильная система для мобильного мира
Уже в настоящий момент благодаря StrobgFolder’у мобильные пользователи
могут получить доступ к корпоративным докуентам благодаря ноутбукам,
плантшетным PC, а также моделям ручных компьютерах, которые
поддерживают функцию доступа к WWW.
Ручное устройство, карманное, плантшетное, ноутбуки и настольные
компьютеры – все это поддерживается системой StrongFolder. Получите
истинную мобильность!
Но компания DigSee двигается в настоящий момент к новым горизонтам, и уже
находится в стадии разработки специализированная программа для ручных
компьютеров серии PocketPC и PocketPc 2002, таких как iPaq, Cassio-125, HP
Jornada и др. Также в настоящий момент также разрабатывается версия для
новых стратегических мобильных устройств компании Microsoft – так
называемых Tablet PC. А в будущем планируется доставлять документы в
различных представлениях сразу и на мобильный телефон, и подключить
процедуру “начитывания” документов по мобильному телефону, осуществить
доступ по технологии WAP и многое другое! Впрочем, это уже будет совсем
другая история, которая, я искренне надеюсь, будет связана с огромной армией
довольных процветающих пользователей системы StrongFolder от компании
DigSee. Мобильная история в мобильном мире. Впрочем, поживем – увидим.