СТП СМК Записи

ООО «433 ВОЕННО-СТРОИТЕЛЬНОЕ
УПРАВЛЕНИЕ»
«УТВЕРЖДАЮ»
Генеральный директор
ООО «433 Военно-Строительного Управления»
_________________В.Э. Устинов
«____»____________2010 г.
Экз. № __
СТАНДАРТ ПРЕДПРИЯТИЯ
Система менеджмента качества.
УПРАВЛЕНИЕ ЗАПИСЯМИ
СТП СМК Б.4-02-03
г. Москва, 2010 г
«433 Военно – Строительное Управление»
СТП СМК Б.4-02-03
Система менеджмента качества
Управление записями
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДАННЫЕ
УТВЕРЖДЕН
Генеральным директором «433 ВСУ»
ЗАРЕГИСТРИРОВАН
в Журнале регистрации Службы качества №
ПЕРИОДИЧНОСТЬ ПЕРЕСМОТРА
без срока пересмотра
Изменения вносит
Контрольный экземпляр хранится
Рассылку рабочих экземпляров осуществляет
Служба качества
в Службе качества
Служба качества
«433 Военно – Строительное Управление»
Редакция 3
лист 2 из29
СТП СМК Б.4-02-03
Система менеджмента качества
Управление записями
Редакция 3
лист 3 из29
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
«433 ВСУ»
_____________ В.Э. Устинов
«____» ___________ 2010 г
СТАНДАРТ ПРЕДПРИЯТИЯ
Введен впервые
Система менеджмента качества
УПРАВЛЕНИЕ ЗАПИСЯМИ
Настоящий стандарт предприятия (далее - СТП) устанавливает порядок составления,
идентификации, хранения записей о качестве ООО «433 ВСУ».
Настоящий СТП разработан для реализации требований по управлению записями
п. 4.2.4 ГОСТ Р ИСО 9001-2001.
Стандарт распространяется на все подразделения и всех должностных лиц и «433
ВСУ», включенных в Систему менеджмента качества (далее –СМК).
1. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ
1.1. В настоящем СТП использованы ссылки на следующие нормативные документы:
ГОСТ Р ИСО 9001-2001 "Системы менеджмента качества. Требования",
ГОСТ Р ИСО 9000-2001 "Системы менеджмента качества. Основные положения и
словарь"
СНиП 3.01.01-85* Организация строительного производства.
МГСН 8.01-00 Приемка и ввод в эксплуатацию законченных строительством
объектов. Основные положения.
СТП СМК А.8-03-03 Система менеджмента качества. Внутренние проверки,
СТП СМК Б.8-05-03 Система менеджмента качества. Корректирующие действия,
И III-7-02-2003 Инструкция. Управление материально-техническим обеспечением
И III-7-11-2003 Инструкция. Подготовка персонала.
И СМК В.7-01-03 Система менеджмента качества. Оценка и выбор поставщиков
И III-7-03-2003 Инструкция. Управление контрольным и измерительным
оборудованием.
2. ТЕРМИНЫ И ИХ ОПРЕДЕЛЕНИЯ
2.1. В целях более четкого понимания содержания настоящего СТП ниже поясняются
некоторые термины. Источники указаны в скобках.
«433 Военно – Строительное Управление»
Система менеджмента качества
Управление записями
СТП СМК Б.4-02-03
Запись
Качество
Удовлетворенность
потребителей
Редакция 3
лист 4 из29
Документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства
осуществленной деятельности (п. 3.7.6 ГОСТ Р ИСО 9000-2001)
Степень соответствия присущих характеристик требованиям (п. 3.1.1
ГОСТ Р ИСО 9000-2001)
Восприятие потребителями степени выполнения их требований
Жалобы
потребителей
являются
показателем
низкой
удовлетворенности потребителей (п. 3.1.4 ГОСТ Р ИСО 9000-2001)
3. СОКРАЩЕНИЯ
3.1. В настоящем СТП приняты следующие сокращения
СМК
система менеджмента качества
СТП
стандарт предприятия
НД
нормативная документация
ПСДО
планово-сметно-договорной отдел
ОМТС
отдел материально-технического снабжения
СМУ
строительно-монтажный участок
СУ
строительный участок
ПТО
производственно-технический отдел
ПЭО
планово-экономический отдел
МТО
отдел материально-технического обеспечения
ОГМ
отдел главного механик
ОК
отдел кадров
СИ
средство измерения
ИО
испытательное оборудование
4. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
4.1. Цель деятельности по управлению записями – получение достоверной
информации, подтверждающей выполнение установленных требований к продукции,
процессам, системе менеджмента качества, необходимой для принятия оперативных
решений и оценки результативности действующей СМК.
4.2. Деятельность «433 ВСУ» по управлению записями включает в себя:
 определение потребности в записях;
 разработку форм записей и установление правил их заполнения;
 установление требований по идентификации записей,
 установление требований к хранению записей, включая условия и сроки хранения и
изъятия записей;
 определение ответственности за ведение записей.
4.3. Система записей введена для того, чтобы все записи были:
 четко выполнены,
 идентифицированы,
 восстанавливаемы,
 защищены,
 доступны для персонала,
«433 Военно – Строительное Управление»
СТП СМК Б.4-02-03
Система менеджмента качества
Управление записями
Редакция 3
лист 5 из29
сохранялись в соответствии с требованиями норм и стандартов в условиях,
обеспечивающих их сохранность в течение установленного срока хранения.

4.4. Деятельность по управлению записями охватывает все процессы СМК «433
ВСУ», для которых ГОСТ Р ИСО 9001-2001 устанавливает требования по обязательному
ведению записей.
4.5. Перечни записей, ведущихся в подразделениях «433 ВСУ» и филиалов приведены
в положениях о подразделениях.
4.6. Перечень всех видов записей, ведущихся во «433 ВСУ» и филиалах приведен в
Приложении А.
5. ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ, ИДЕНТИФИКАЦИИ, ЗАЩИТЫ, ХРАНЕНИЯ
ЗАПИСЕЙ
5.1. Записи оформляются в виде журналов (книг), бланков, накладных, актов,
протоколов, отчетов, анализов информации о качестве, удостоверений по обучению и
повышению квалификации персонала и т.п.
5.2. Записи, предназначенные для хранения, считаются имеющими силу, если они
имеют дату, печать (в случае если она полагается для данного документа), фамилию и
подпись уполномоченного лица или заверены другим способом, позволяющим установить их
подлинность. Это относится к оригиналам записей и их копиям.
5.3. Записи, оформляемые на электронном носителе, защищаются и дублируются для
предотвращения их утери.
5.4. Ведение записей
5.4.1. Записи составляются и оформляются подразделением, выполняющим работу, о
результатах которой делается запись.
5.4.2. Записи оформляются в соответствии с установленными правилами,
учитывающими требования Заказчика и указания нормативных документов и
законодательных актов.
5.4.3. Руководитель подразделения «433 ВСУ» и директор филиала для каждого вида
записи назначает ответственного за ее ведение и контролирует соблюдение установленных
требований по ведению записи.
5.4.4. Идентификация записей производится путем указания на обложке журнала
(книги, папки, и т.п.) или устройстве для хранения (ящике картотеки, полке шкафа и т.п.):
 наименования журнала (папки, картотеки и т.п.),
 года начала и окончания ведения журнала (папки, картотеки и т.п.),
 наименования подразделения, ведущего данный журнал (папку, картотеку и т.п.),
 должности, фамилии инициалов лица, ответственного за ведение данного журнала
(папки, картотеки и т.п.)
5.4.5. Корректировки записи делает подразделение, выполнявшее исходную запись.
Изменения, сделанные в записи, должны быть датированы и подписаны, лицом их внесшим.
5.5. Обеспечение восстанавливаемости записей
5.5.1. Под восстанавливаемостью записей понимается, что:
«433 Военно – Строительное Управление»
СТП СМК Б.4-02-03
Система менеджмента качества
Управление записями
Редакция 3
лист 6 из29
запись должна быть выполнена такими способом и такими средствами, которые
позволяют адекватно понять ее содержание (восстановить) в установленный период ее
хранения;
 содержание отмененной (из-за не правильного выполнения, наличия ошибки и т.п.)
записи может быть в последствии при необходимости восстановлено (прочитано);
 при выполнении записей на изделиях, конструкциях, полуфабрикатах и т.п.,
которые в результате осуществления технологического процесса могут быть утеряны,
следует предусматривать возможность восстановления их содержания.
5.5.2. Записи на бумажных носителях (в журналах, тетрадях, картотеках и т.п.)
5.5.2.1. Записи на бумажных носителях, выполняемые от руки, должны быть четкими
и адекватно понимаемыми.
5.5.2.2. Записи от руки следует выполнять шариковой ручкой, чернилами,
фломастером. Не допускается делать записи мягким легко стирающимся карандашом.
Допускается, в случае необходимости, применять "химический карандаш".
5.5.2.3. Не допускается отменяемую или неправильно сделанную запись уничтожать
путем ее стирания, замазывания или другим методом, который не позволяет ее восстановить
(прочесть).
5.5.3. Записи на электронных носителях
5.5.3.1. Записи, выполняемые на электронных носителях (компьютере), регулярно
дублируются (в другом компьютере, на дискете, на лазерном диске, на бумажном носителе и
т.п.). Периодичность дублирования (ежедневно, раз в неделю, раз в месяц) устанавливается в
зависимости от вида записи и ее важности.
5.5.3.2. Для предотвращения автоматического переопределения стилей при открытии
файла во всех подразделениях «433 ВСУ» и филиалов файлы, содержащие один и тот же вид
записей, выполняются в одном и том же установленном для этого вида записей формате.
5.5.4. Записи на изделиях
5.5.4.1. Записи нанесенные на изделия, конструкции, полуфабрикаты и т.п.
(изделиях), которые в результате осуществления технологического процесса могут быть
утеряны, дублируют на таре, в которую они помещены, в журналах производства работ
и(или) контроля (входного, операционного, приемочного) и т.д..
5.5.4.2. Дублирование записей производится так, чтобы оно могло позволить
содержание записей, относящейся к единичным изделиям, распространить на группу
(партию) изделий, к которой эти изделия относятся.

5.6. Требования к хранению и изъятию записей
5.6.1. Каждое подразделение «433 ВСУ» и его филиалов ведет перечень записей, в
котором указывается идентификационный код записи, место нахождения записи и срок
применения (хранения) записи в подразделении.
5.6.2. Записи, как правило, хранятся в том подразделении, которое их ведет не менее
3-х лет после их окончания.
Примечание. Требования к дальнейшему хранению документов определяются требованиями
законодательных актов и нормативных документов к конкретному виду документа (если они имеются) или/и
потребностями «433 ВСУ», принимая во внимание гарантийные обязательства «433 ВСУ» и сроки службы
создаваемой продукции.
5.6.3. Хранение записей организуется таким образом, чтобы обеспечить:
их защиту от повреждений,

«433 Военно – Строительное Управление»
СТП СМК Б.4-02-03
Система менеджмента качества
Управление записями
Редакция 3
лист 7 из29
возможность их быстрого нахождения (за счет идентификации и соответствующего
размещения),
 доступность для лиц, которые их ведут и(или) используют.
5.6.4. Записи, выполненные на бумаге, должны быть переплетены, вложены в
конверты, сложены в папки, поставлены на полки или в шкафы.
5.6.5. Записи, выполненные специальными методами, которые могут быть
чувствительны к свету, давлению, влажности или температуре (фотографии, дискеты,
лазерные диски), хранятся в соответствии с инструкциями производителей соответствующих
носителей записи.
5.6.6. После окончания срока применения записи изымаются из обращения.
5.6.7. Решение об изъятии записей, если оно не установлено нормативным
документом, принимает начальник подразделения, ведущего данную запись.
5.6.8. Для каждого вида записи начальником подразделения «433 ВСУ» или
директором его филиала назначается лицо, ответственное за изъятие записи.

6. ТРЕБОВАНИЯ ПО УПРАВЛЕНИЮ ОТДЕЛЬНЫМИ ВИДАМИ ЗАПИСЕЙ
6.1. Записи об анализе СМК со стороны руководства (п. 5.6.1 ГОСТ Р ИСО 90012001)
6.1.1. Записи об анализе СМК содержат сведения о результатах оценки СМК и планы
дальнейшей деятельности.
6.1.2. Анализ СМК со стороны высшего руководства «433 ВСУ» и директоров
филиалов осуществляется не реже, чем 2 раза в год.
6.1.3. Данные для анализа предоставляются в виде отчетов, составляемого
Заместителем генерального директора по качеству .
6.1.4. Отчеты по качеству, включая сделанные в них оценки функционирования СМК,
рассматриваются на совещаниях у Генерального директора «433 ВСУ».
6.1.5. Результаты сделанных на совещании оценок, включая указания по составлению
планов по совершенствованию функционирования СМК, отражаются в протоколах
совещаний.
6.1.6. Протоколы совещаний хранятся в Службе качества не менее 3-х лет. Их
изъятие осуществляет Служба качества.
6.2. Записи об образовании, подготовке, мастерстве (навыках и умении) и опыте
персонала (п. 6.2.2д ГОСТ Р ИСО 9001-2001)
6.2.1. Отдел кадров «433 ВСУ» осуществляет в соответствии с инструкцией И III-7-112003 управление записями «433 ВСУ» и его филиалов о:
 кадровом составе,
 образовании и квалификации персонала,
 профессиональном обучении,
 повышении квалификации.
6.3. Записи о соответствии процессов производства (жизненного
продукции) установленным требованиям (п. 7.1г ГОСТ Р ИСО 9001-2001)
цикла
6.3.1. Записи о соответствии процессов производства требованиям, установленным в
нормативных и проектных документах, содержат сведения, подтверждающие, что
«433 Военно – Строительное Управление»
СТП СМК Б.4-02-03
Система менеджмента качества
Управление записями
Редакция 3
лист 8 из29
производственные
процессы
и
произведенная
продукция
(построенные
и
отремонтированные строительные объекты) отвечают установленным требованиям.
6.3.2. Основными документами, отражающими технологическую последовательность,
сроки, качество выполнения и условия производственного процесса являются,
установленные СНиП 3.01.01-85* журналы, а также дополнительно к ним ведущиеся
филиалами журналы, перечень которых приведен в Приложении А:
6.3.3. Журналы хранятся на строительном объекте до сдачи объекта в эксплуатацию.
Ответственность за их хранение и изъятие их несет старший производитель работ.
6.4. Записи результатов анализа требований, относящихся к продукции и
последующих действий, вытекающих из анализа (п. 7.2.2 ГОСТ Р ИСО 9001-2001)
6.4.1. До заключения договоров на строительство объекта ПСДО ПТО «433 ВСУ», а
также ПТО филиалов ведут записи, которые содержат сведения о проводимом анализе
требований к нему, с целью определения могут ли эти требования быть выполнены.
6.4.2. В «433 ВСУ» такими записями, проводимыми до заключения договора на
строительство объекта, являются:
 результаты рассмотрения предложения об участии в тендерных торгах,
 решение Генерального директора об участии в тендерных торгах,
 заявка на участие в тендерных торгах с комплектом документов, оформляемых в
соответствии с требованиями организатора проведения тендерных торгов,
 проект договора на строительство объекта
6.4.3. Записи, проводимые до заключения договора, хранятся в ПСДО и изымаются
через 3 года. Ответственность за изъятие несет инженер ПСДО назначаемый начальником
отдела.
6.4.4. Договоры хранятся в ПСДО до истечения срока исковой давности.
Ответственность за изъятие договоров несет Начальник ПСДО.
6.5. Записи результатов анализа проекта (разработки) (п. 7.3.4 ГОСТ Р ИСО
9001-2001)
6.6. Записи, связанные с процессом закупок (п. 7.4.1 ГОСТ Р ИСО 9001-2001)
6.6.1. Записи, связанные с процессом закупок, содержат:
 результаты оценки поставщиков,
 действия, связанные с заключением договоров на поставку,
 особых условий, включаемых в договора (требований по сертификации продукции,
наличию СМК у поставщика, более высоких требований к закупаемой продукции, чем это
предусмотрено стандартами и т.п.),
 объема и вида контроля закупаемой продукции и т.п.
6.6.2. Записи, связанные с оцениванием и выбором поставщиков продукции и услуг
выполняются в соответствии с инструкцией И III-7-02-2003.
6.6.3. Перечень одобренных поставщиков составляет ОМТС и утверждает
Заместитель генерального директора по материально-техническому снабжению один раз в
год.
Утвержденный перечень хранится. Отмененный перечень изымается из обращения.
Ответственным за изъятие отмененного перечня является инженер ОМТС, назначаемый
начальником отдела.
«433 Военно – Строительное Управление»
СТП СМК Б.4-02-03
Система менеджмента качества
Управление записями
Редакция 3
лист 9 из29
6.6.4. Результаты рассмотрения проекта договора и действий, предпринятых по
результатам этого рассмотрения, оформляются в соответствии с И СМК В.7-01-03.
6.7. Записи, относящиеся к специальным процессам (п. 7.5.2г ГОСТ Р ИСО 90012001)
6.7.1. Требования к записям, относящимся к специальному процессу, определены в
инструкции ИКК III-7-17-2003.
6.7.2. Записи ведутся и хранятся в СМУ, которое выполняет специальный процесс.
Изъятие записей осуществляет производитель работ после сдачи объекта Заказчику.
6.8. Записи идентификации продукции для обеспечения ее прослеживаемости (п.
7.5.3 ГОСТ Р ИСО 9001-2001)
6.8.1. Записи по идентификации материалов изделий и конструкций для обеспечения
ее прослеживаемости в процессе монтажа строительных объектов осуществляются в
процессе приемочного контроля на складе строительного участка в поставочных накладных
ив
 журналах входного учета и контроля качества получаемых деталей, материалов,
конструкций и оборудования,
 журналах производственного операционного контроля качества строительномонтажных и специальных работ.
6.8.2. Приемка накладных и записи в журналах осуществляются ответственными
лицами, назначаемыми руководителем работ.
6.8.3. Записи хранятся на строительном участке до окончания строительства и сдачи
объекта в эксплуатацию.
6.8.4. Ответственность за изъятие записей несет руководитель работ на участке, где
хранятся записи.
6.9. Записи о собственности заказчиков (п. 7.5.4 ГОСТ Р ИСО 9001-2001)
6.9.1. На строительном участке ведутся записи касающиеся сведений о сохранности
(повреждении, утрате) собственности заказчиков, поставляемых ими для использования при
строительстве и монтаже объектов. К собственности заказчиков относится:
 сырье, материалы, комплектующие, необходимые для возведения зданий и других
объектов по определенному заказу;
 технологическое оборудование для монтажа собственными силами «433 ВСУ» или
специализированными субподрядными организациями.
6.9.2. Продукция, являющаяся собственность заказчика регистрируется и
подвергается входному контролю, как и аналогичная продукция, закупаемая «433 ВСУ».
6.9.3. Передача для монтажа технологического оборудования субподрядным
организациям оформляется актом.
6.9.4. После окончания монтажа технологическое оборудование «433 ВСУ» совместно
с Заказчиком передает эксплуатирующей организации с составление перечня,
установленного оборудования.
6.9.5. Начальник центрального склада и начальники филиалов периодически
организуют проверку продукции, являющейся собственностью заказчика на соответствие
сопроводительным документам и составляют акт о проведенной проверке.
«433 Военно – Строительное Управление»
СТП СМК Б.4-02-03
Система менеджмента качества
Управление записями
Редакция 3
лист 10 из29
6.9.6. Если в процессе использования продукция заказчика будет повреждена или
утеряна, то «433 ВСУ» извещает об этом заказчика и оформляет двусторонний актом или
протокол.
6.9.7. Использование сырья, материалов, изделий и конструкций оформляется актами,
которые передаются Заказчику для согласования.
6.9.8. Оборудование по окончании использования возвращается заказчику с
оформлением двустороннего акта.
6.9.9. Если предпринимаются какие-либо действия, связанные с утратой
собственности потребителя, то регистрируются факт их выполнения в форме акта или
протокола.
6.10. Записи об управлении средствами измерений и испытаний (п. 7.6 ГОСТ Р
ИСО 9001-2001)
6.10.1. Записи об управлении средствами измерений () и испытательного
оборудования (ИО) содержат:
 наименование СИ и ИО,
 идентификационные (заводские или инвентаризационные) номера СИ и ИО,
 результаты калибровки (поверки) СИ,
 информацию о том где находятся в данный период времени СИ и ИО:
 в эксплуатации,
 в резерве,
 в ремонте.
6.10.2. Записи результатов деятельности по управлению находящихся в филиалах СИ
и ИО ведут лица, ответственные за метрологическое обеспечение филиалов.
6.10.3. Записи результатов деятельности по управлению СИ и ИО «433 ВСУ» и его
филиалов ведет Главный метролог «433 ВСУ».
6.10.4. Записи результатов деятельности по управлению измерительным
оборудованием ведутся в соответствии с указаниями И III-7-03-2003.
6.10.5. Для
проведения
калибровки
(поверки)
«433
ВСУ» привлекает
специализированные организации, которые выдают документы по установленной форме.
Подтверждением правильности выданных документов подтверждается наличием у
специализированной организации действующей лицензии на указанный вид деятельности.
6.11. Записи результатов внутреннего аудита (п. 8.2.2 ГОСТ Р ИСО 9001-2001)
6.11.1. В состав записей по проведению внутреннего аудита входят заполненные
бланки регистрации несоответствий, отчеты об аудите, документы, подтверждающие статус
аудиторов.
6.11.2. Требования ведению и хранению записей по внутреннему аудиту установлены
в СТП СМК А.8-03-03.
6.11.3. Изъятие записей по внутреннему аудиту в филиалах «433 ВСУ» осуществляет
Ответственный за СМК филиала.
6.11.4. Изъятие отмененных записей по внутреннему аудиту в «433 ВСУ»
осуществляет Служба качества.
6.12. Результаты мониторинга и испытаний (п. 8.2.4 ГОСТ Р ИСО 9001-2001)
«433 Военно – Строительное Управление»
СТП СМК Б.4-02-03
Система менеджмента качества
Управление записями
Редакция 3
лист 11 из29
6.12.1. Записи содержат результаты контроля и испытаний (верификации и
валидации), свидетельствующие о соответствии качества строительно-монтажных работ
критериям приемки, установленным в нормативных документах и договоре (контракте) на
строительство или капитальный ремонт объекта.
6.12.2. В состав записей входят:
 результаты входного, операционного и приемочного контроля, в том числе
контроля, выполненного после устранения несоответствий.
 результаты
валидации специальных процессов, включая требования к
технологическому оборудованию, материалам, используемым при осуществлении
специальных процессов, и требований к персоналу их выполняющему.
6.12.3. Результаты входного и операционного контроля регистрируются в журналах
входного и операционного контроля, формы которых приведены в СНиП 3.01.01-85*.
6.12.4. Приемка готовой продукции (сдаваемых заказчику зданий и сооружений)
осуществляется согласно требованиям с оформлением соответствующих документов.
6.13. Записи о несоответствиях (п. 8.3 ГОСТ Р ИСО 9001-2001)
6.13.1. Правила регистрации несоответствий определены в МГСН 8.01-00,
государственных стандартах на методы испытаний и СТП СМК Б.8-04-03.
6.13.2. Продукция и работы, в которых выявлено несоответствие, идентифицируется
согласно указаниям СТП СМК Б.8-04-03 и инструкций ИКК III-7-1-2003 - ИКК III-7-17-2003.
6.13.3. Записи содержат описание несоответствия, свидетельства устранения
несоответствия, разрешения на отступление, отклонение, решение об утилизации или
переводе продукции в другой сорт.
6.14. Записи результатов корректирующих и предупреждающих действий (пп.
8.5.2д и 8.5.3г ГОСТ Р ИСО 9001-2001)
6.14.1. Записи результатов корректирующих и предупреждающих действий содержат:
описание корректирующих и предупреждающих действий,
 подтверждение того, что корректирующее или предупреждающее действие
выполнено,
 описание достигнутого результата корректирующего или предупреждающего
действия,
 решение по результатам корректирующего или предупреждающего действия.
6.14.2. Требования к выполнению записей о корректирующих и предупреждающих
действиях установлены в СТП СМК Б.8-05-03 и СТП СМК Б.8-06-03.

7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
7.1. Ответственность за ведение и хранение записей в подразделениях «433 ВСУ» и
его филиалах несут руководители подразделений, в которых ведутся и (или) хранятся записи.
7.2. Ответственность за организацию деятельности по настоящему СТП несет Служба
качества «433 ВСУ».
«433 Военно – Строительное Управление»
Система менеджмента качества
Управление записями
СТП СМК Б.4-02-03
Редакция 3
лист 12 из 29
Приложение А
Перечень видов записей, ведущихся в «433 ВСУ» и его филиалах
Пункт ГОСТ
Р ИСО 90012001,
устанавлива
ющий
требование о
записи
6.2.2
6.2.2
6.2.2
6.2.2
6.2.2
6.2.2
Документ,
Подразделе
Срок
регламентирующи Ответственный
Способ
ние, где
хранения,
й форму и (или) за составление
хранения, включая
хранятся
лет, не
содержание
записи
вид носителя
записи
менее
записи
Виды записей
Лицо,
ответственное за
изъятие записи
Записи отдела кадров «433 ВСУ»
ОК
журнал
инспектор ОК
3
Нач. ОК филиала
филиала бумажный носитель
папка
Трудовые договора
ст. 56, 57 ТК РФ инспектор ОК
ОК
75
Нач. ОК филиала
бумажный носитель
папка
Внутренний трудовой распорядок ст. 189, 190 ТК РФ начальник ОК
ОК
3
Нач. ОК филиала
бумажный носитель
Ведомости
ознакомления
с
до
папка
порядком
обработки п.8 ст.86 ТК РФ
начальник ОК
ОК
минования Нач. ОК филиала
бумажный носитель
персональных данных
надобности
папка
График оплачиваемых отпусков
ст. 123 ТК РФ
инспектор ОК
ОК
1
Нач. ОК филиала
бумажный носитель
Пост. Госкомтата
папка
Приказы по личному составу
РФ №26 от
инспектор ОК
ОК
75
Нач. ОК филиала
бумажный носитель
06.04.01
Книга
учёта
л/составу
приказов
по
«433 Военно – Строительное Управление»
Система менеджмента качества
Управление записями
СТП СМК Б.4-02-03
Пункт ГОСТ
Р ИСО 90012001,
устанавлива
ющий
требование о
записи
Виды записей
Документ,
Подразделе
Срок
регламентирующи Ответственный
Способ
ние, где
хранения,
й форму и (или) за составление
хранения, включая
хранятся
лет, не
содержание
записи
вид носителя
записи
менее
записи
Лицо,
ответственное за
изъятие записи
Пост. Госкомтруда
СССР
№168 - 1974 г.
инспектор ОК
№ 201 - 1987 г
№ 252 - 1985 г
№ 412 - 1990
ОК
без
картотека
ограничени Нач. ОК филиала
бумажный носитель
я срока
инспектор ОК
ОК
журнал
бумажный носитель
50
Нач. ОК филиала
Пост. ГНТК СССР
аттестации и Гоструда СССР
Начальник ОК
№ 770/267 от
05.10.73, ТК РФ
ОК
папка
бумажный носитель
3
Нач. ОК филиала
Начальник ОК
ОК
папка
до
Нач. ОК филиала
бумажный носитель пересмотра
Пост. Госкомтруда
РФ № 26 от
инспектор ОК
06.09.01
ОК
картотека
бумажный носитель
6.2.2
Трудовые книжки
6.2.2
Журнал учета движения трудовых
книжек
по
Редакция 3
лист 13 из 29
6.2.2
Документы
персонала
6.2.2
Должностные инструкции
6.2.2
Личные карточки персонала
6.2.2
Приказы по отделу кадров
начальник ОК
ОК
6.2.2
Статистическая отчетность
Начальник ОК
ОК
ст. 21, 22 ТК РФ
папка
бумажный носитель
папка
бумажный носитель
«433 Военно – Строительное Управление»
75
Нач. ОК филиала
5
Нач. ОК филиала
3
Нач. ОК филиала
Система менеджмента качества
Управление записями
СТП СМК Б.4-02-03
Пункт ГОСТ
Р ИСО 90012001,
устанавлива
ющий
требование о
записи
Документ,
Подразделе
Срок
регламентирующи Ответственный
Способ
ние, где
хранения,
й форму и (или) за составление
хранения, включая
хранятся
лет, не
содержание
записи
вид носителя
записи
менее
записи
Виды записей
6.2.2
Воинский учет и бронирование
6.2.2
План обучения
заявки
7.5.1
Отчёты по форме 1-КС, 4-п.
6.2.2
Штатное расписание.
6.2.2
Книга учёта приказов по ОК
персонала
и
И III-7-11-2003
И III-7-05-2003
ст. 57 ТК РФ
Титульные списки и планы «433
И III-7-05-2003
ВСУ»
7.1
Планы по филиалам
И III-7-05-2003
7.1
Материалы плановых совещаний.
И III-7-05-2003
7.1
Показатели
по
труду
И III-7-05-2003
(численность и фонд з/платы).
Сметы
по
строительным
И III-7-05-2003
объектам.
Лицо,
ответственное за
изъятие записи
без
папка
ограничени Нач. ОК филиала
бумажный носитель
я срока
ОК
папка
инспектор ОК
3
Нач. ОК филиала
филиала бумажный носитель
Записи ПСДО «433 ВСУ»
папки
инж.ПСДО
ПСДО
3
Начальник ПСДО
бумажный носитель
ПЭО
папки
инж. ПСДО
3
Начальник ПСДО
филиала бумажный носитель
журнал
инж. ПСДО
ПСДО
3
Нач. ПСДО
бумажный носитель
папки
инж. ПСДО
ПСДО
3
Нач. ПСДО
бумажный носитель
папки
инж. ПСДО
ПСДО
3
Нач. ПСДО
бумажный носитель
папки
инж. ПСДО
ПСДО
3
Нач. ПСДО
бумажный носитель
папки
инж. ПСДО
ПСДО
3
Нач. ПСДО
бумажный носитель
папки
инж. ПСДО
ПСДО
3
Нач. ПСДО
бумажный носитель
инспектор ОК
7.1
7.1
Редакция 3
лист 14 из 29
ОК
«433 Военно – Строительное Управление»
Система менеджмента качества
Управление записями
СТП СМК Б.4-02-03
Пункт ГОСТ
Р ИСО 90012001,
устанавлива
ющий
требование о
записи
Виды записей
7.2.2
Переписка с заказчиком, ФУ,
субподрядчиками
7.4.1
Договорные цены.
7.5.1
Акты выполнения
5.6.1, 7.5.2 Переписка (входящие)
5.6.1, 7.5.2 Переписка (исходящие).
5.6.1, 7.5.2 Факсограммы
5.6.1, 7.5.2 Копии приказов по филиалу
7.5.2
Заявки на выделение механизмов
7.5.2
Отчёт по автотранспорту
7.5.2
Нормы расхода ГСМ.
7.5.2
Учёт автотехники
Редакция 3
лист 15 из 29
Документ,
Подразделе
Срок
регламентирующи Ответственный
Способ
ние, где
хранения,
й форму и (или) за составление
хранения, включая
хранятся
лет, не
содержание
записи
вид носителя
записи
менее
записи
папки
бумажный носитель
папки
И III-7-07-2003
инж. ПСДО
ПСДО
бумажный носитель
папки
И III-7-05-2003
инж. ПСДО
ПСДО
бумажный носитель
Записи отдела главного механика «433 ВСУ»
папка
инженер ОГМ
ОГМ
бумажный носитель
папка
инженер ОГМ
ОГМ
бумажный носитель
папка
инженер ОГМ
ОГМ
бумажный носитель
Зам главного
папка
ОГМ
механика
бумажный носитель
Главный
папка
И III-7-02-2003
ОГМ
механик
бумажный носитель
Зам главного
папка
И III-7-02-2003
ОГМ
механика
бумажный носитель
И III-7-02-2003
инженер ОГМ
ОГМ
бумажный носитель
Зам главного
журнал
И III-7-02-2003
ОГМ
механика
бумажный носитель
И III-7-07-2003
инж. ПСДО
ПСДО
«433 Военно – Строительное Управление»
Лицо,
ответственное за
изъятие записи
3
Нач. ПСДО
3
Нач. ПСДО
3
Нач. ПСДО
3
Главный механик
3
Главный механик
3
Главный механик
3
Главный механик
3
Главный механик
3
Главный механик
3
Главный механик
3
Главный механик
Система менеджмента качества
Управление записями
СТП СМК Б.4-02-03
Пункт ГОСТ
Р ИСО 90012001,
устанавлива
ющий
требование о
записи
Виды записей
7.4.1
Учёт основных средств и их
списание
7.1.
План по МТО..
7.4.1
Выбор и оценка поставщиков.
7.1, 7.5.1
7.5.1
Документ,
Подразделе
Срок
регламентирующи Ответственный
Способ
ние, где
хранения,
й форму и (или) за составление
хранения, включая
хранятся
лет, не
содержание
записи
вид носителя
записи
менее
записи
Зам главного
ОГМ
механика
Записи МТО «433 ВСУ»
И III-7-02-2003
И СМК В.7-01-03
Лимитные карты и заявки
филиалов.
Графики поставок на объекты
материалов.
7.4.3, 7.5.1,
Журнал учета
8.2.4
ИКК III-7-16-2003
7.5.1, 8.2.4 Журнал входящих документов
7.5.1, 8.2.4 Журнал исходящих документов
7.5.1, 8.2.4
Журнал регистрации
анализов
Редакция 3
лист 16 из 29
номеров
7.5.1, 8.2.4 Рабочий журнал испытаний
инженер МТО
МТО
инженер МТО
МТО
инженер МТО
МТО
инженер МТО
МТО
Зав. скдадом
МТО
журнал
бумажный носитель
папки
бумажный носитель
папки
бумажный носитель
папки
бумажный носитель
папки
бумажный носитель
Журнал
бумажный носитель
Записи лаборатории «433 ВСУ»
инж.
лаборатори
Журнал
лаборатории
я
бумажный носитель
инж.
лаборатори
Журнал
лаборатории
я
бумажный носитель
инж.
лаборатори
Журнал
лаборатории
я
бумажный носитель
инж.
лаборатори
Журнал
лаборатории
я
бумажный носитель
«433 Военно – Строительное Управление»
Лицо,
ответственное за
изъятие записи
3
Главный механик
3
Начальник МТО
3
Начальник МТО
3
Начальник МТО
3
Начальник МТО
3
Начальник МТО
3
3
3
3
Начальник
лаборатории
Начальник
лаборатории
Начальник
лаборатории
Начальник
лаборатории
Система менеджмента качества
Управление записями
СТП СМК Б.4-02-03
Пункт ГОСТ
Р ИСО 90012001,
устанавлива
ющий
требование о
записи
Виды записей
Редакция 3
лист 17 из 29
Документ,
Подразделе
Срок
регламентирующи Ответственный
Способ
ние, где
хранения,
й форму и (или) за составление
хранения, включая
хранятся
лет, не
содержание
записи
вид носителя
записи
менее
записи
Лицо,
ответственное за
изъятие записи
до
лаборатори
Журнал
окончания
Начальник
7.5.1, 8.2.4 Копии анализов испытаний
я
бумажный носитель строительст
лаборатории
ва объекта
Записи Главного метролога «433ВСУ»
журнал
7.6
Перечень СИ и ИО
И III-7-03-2003
метролог
ОГМ
3
Главный механик
бумажный носитель
Свидетельства о поверке и
папка
7.6
И III-7-03-2003
метролог
ОГМ
Главный механик
калибровке СИ
бумажный носитель
Записи юриста «433 УНР»-ФИЛИАЛ ФГУП «ПРП МО РФ»
Договор
с
заказчиками
и
папки
7.2.2
И III-7-07-2003
юрист
ПСДО
3
Нач. ПСДО
субподрядчиками.
бумажный носитель
Записи Службы менеджмента качества
Журнал
Руководитель
5.6.1
Журнал входящих документов
аудитор
СМК
3
бумажный носитель
СМК
Журнал
Руководитель
5.6.1
Журнал исходящих документов
аудитор
СМК
3
бумажный носитель
СМК
Журнал
Руководитель
5.6.1
Журнал учета документов СМК
аудитор
СМК
3
бумажный носитель
СМК
Папка
Руководитель
8.2.2
Планы внутренних проверок
аудитор
СМК
3
бумажный носитель
СМК
8.2.2, 8.5.2, Отчеты
по
результатам
Руководитель
Папка
Руководитель
СМК
3
8.5.3
внутренних проверок
СМК
бумажный носитель
СМК
«433 Военно – Строительное Управление»
инж.
лаборатории
Система менеджмента качества
Управление записями
СТП СМК Б.4-02-03
Пункт ГОСТ
Р ИСО 90012001,
устанавлива
ющий
требование о
записи
Виды записей
Бланки
несоответствий
и
несоответствий
8.2.2, 8.5.2, Мероприятия по результатам
8.5.3
внутренних проверок
Отчет анализа функционирования
5.6.1, 8.4
СМК
8.2.2
7.5.1, 7.5.3,
8.2.3
7.5.1, 7.5.3,
8.2.3
7.5.1, 7.5.3,
8.2.3
7.5.1, 8.2.3
7.5.1, 7.5.3,
8.2.3
7.5.1, 7.5.2,
8.2.3
7.5.1, 8.2.3
Редакция 3
лист 18 из 29
Документ,
Подразделе
Срок
регламентирующи Ответственный
Способ
ние, где
хранения,
й форму и (или) за составление
хранения, включая
хранятся
лет, не
содержание
записи
вид носителя
записи
менее
записи
Папка
бумажный носитель
Папка
аудитор
СМК
бумажный носитель
Руководитель
Папка
СМК
СМК
бумажный носитель
Записи по контролю качества продукции и работ филиалов
Журнал входного контроля и
Производитель
приемки продукции, изделий,
работ
журнал,
СНиП 3.01.01-85*
СМУ
материалов и конструкций на
бумажный носитель
строительстве
Производитель
журнал,
Общий журнал работ.
СНиП 3.01.01-85*
СМУ
работ
бумажный носитель
Журнал работ по монтажу
Производитель
журнал,
СНиП 3.01.01-85*
СМУ
строительных конструкций
работ
бумажный носитель
Журнал сварочных работ.
Производитель
журнал,
СНиП 3.01.01-85*
СМУ
работ
бумажный носитель
Журнал
антикоррозионной
Производитель
СМУ
журнал,
СНиП 3.01.01-85*
защиты сварных соединений
работ
бумажный носитель
Журнал замоноличивания стыков
Производитель
СМУ
журнал,
СНиП 3.01.01-85*
и узлов
работ
бумажный носитель
Журнал бетонных работ
Производитель
СМУ
журнал,
ИКК III-7-07-2003
работ
бумажный носитель
«433 Военно – Строительное Управление»
аудитор
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
Лицо,
ответственное за
изъятие записи
Руководитель
СМК
Руководитель
СМК
Руководитель
СМК
Начальник
филиала
Начальник
филиала
Начальник
филиала
Начальник
филиала
Начальник
филиала
Начальник
филиала
Начальник
филиала
СТП СМК Б.4-02-03
Пункт ГОСТ
Р ИСО 90012001,
устанавлива
Виды записей
ющий
требование о
записи
7.5.1, 8.2.3 Журнал ухода за бетоном
7.5.1, 8.2.3 Журнал контроля температур
Система менеджмента качества
Управление записями
Редакция 3
лист 19 из 29
Документ,
Подразделе
Срок
регламентирующи Ответственный
Способ
ние, где
хранения,
й форму и (или) за составление
хранения, включая
хранятся
лет, не
содержание
записи
вид носителя
записи
менее
записи
Производитель
работ
Производитель
ИКК III-7-07-2003
работ
ИКК III-7-07-2003
Журнал регистрации результатов
7.5.1, 8.2.3 испытания
контрольных ИКК III-7-07-2003
бетонных образцов
7.5.1, 7.5.3,
Журнал герметизации швов
ИКК III-7-07-2003
8.2.3
Журнал операционного контроля
7.5.1, 8.2.3 качества
СМР
–
общестроительные работы
Журнал операционного контроля
7.5.1, 8.2.3 качества СМР – отделочные ИКК III-7-13-2003
работы
Журнал операционного контроля
7.5.1, 8.2.3 качества
СМР–специальные ИКК III-7-16-2003
работы
Журнал
нивелировки
7.5.1, 8.2.3
ИКК III-7-02-2003
подкрановых путей
Журнал
производства
7.5.1, 8.2.3
совмещенных работ
СМУ
СМУ
журнал,
бумажный носитель
журнал,
бумажный носитель
3
3
Лицо,
ответственное за
изъятие записи
Начальник
филиала
Начальник
филиала
Производитель
работ
СМУ
журнал,
бумажный носитель
3
Начальник
филиала
Производитель
работ
СМУ
журнал,
бумажный носитель
3
Директор филиала
Производитель
работ
СМУ
журнал,
бумажный носитель
3
Директор филиала
Производитель
работ
СМУ
журнал,
бумажный носитель
3
Директор филиала
Производитель
работ
СМУ
журнал,
бумажный носитель
3
Директор филиала
3
Директор филиала
3
Директор филиала
Производитель
работ
Производитель
работ
СМУ
СМУ
журнал,
бумажный носитель
журнал,
бумажный носитель
«433 Военно – Строительное Управление»
Система менеджмента качества
Управление записями
СТП СМК Б.4-02-03
Пункт ГОСТ
Р ИСО 90012001,
устанавлива
ющий
требование о
записи
Виды записей
Журнал
учета
и
осмотра
такелажных
средств
и
приспособлений
Журнал инструктажа по технике
безопасности и охране труда
5.6.1, 7.2.2 Приказы директора «433 ВСУ»
5.6.1, 7.2.2
5.6.1, 7.2.2
5.6.1, 7.2.2
5.6.1, 7.2.2
5.6.1, 7.2.2
5.6.1, 7.2.2
Журнал
учёта
входящих
документов Т-1, Т-2
Журнал
учёта
исходящих
документов Т-1, Т-2
Журнал
учёта
входящих
факсограмм.
Журнал
учёта
исходящих
факсограмм.
Номенклатура дел, книг и
журналов
несекретного.
делопроизводства..
Акты
на
уничтожение
утративших силу документов
5.6.1, 7.2.2 Книга учётов приказов.
Редакция 3
лист 20 из 29
Документ,
Подразделе
Срок
регламентирующи Ответственный
Способ
ние, где
хранения,
й форму и (или) за составление
хранения, включая
хранятся
лет, не
содержание
записи
вид носителя
записи
менее
записи
Механик
СМУ
журнал,
бумажный носитель
3
Директор филиала
СМУ
бумажный носитель
3
Директор филиала
3
Директор филиала
3
Директор филиала
3
Директор филиала
3
Директор филиала
3
Директор филиала
3
Директор филиала
3
Директор филиала
3
Директор филиала
Записи по делопроизводству секретаря филиала
папка
Секретарь
Филиал
бумажный носитель
журнал
Секретарь
Филиал
бумажный носитель
журнал
Секретарь
Филиал
бумажный носитель
журнал
Секретарь
Филиал
бумажный носитель
журнал
Секретарь
Филиал
бумажный носитель
Секретарь
Филиал
журнал
бумажный носитель
папка
бумажный носитель
журнал
Секретарь
Филиал
бумажный носитель
«433 Военно – Строительное Управление»
Секретарь
Лицо,
ответственное за
изъятие записи
Филиал
СТП СМК Б.4-02-03
Система менеджмента качества
Управление записями
Редакция 3
лист 21 из 29
Пункт ГОСТ
Р ИСО 9001Документ,
Подразделе
Срок
2001,
регламентирующи Ответственный
Способ
Лицо,
ние, где
хранения,
устанавлива
Виды записей
й форму и (или) за составление
хранения, включая
ответственное за
хранятся
лет, не
ющий
содержание
записи
вид носителя
изъятие записи
записи
менее
требование о
записи
записи
5.6.1, 7.2.1, Книга учёта жалоб, заявлений и
журнал
Секретарь
Филиал
3
Директор филиала
7.2.2
писем.
бумажный носитель
5.6.1, 7.2.1, Переписка
по
жалобам,
папка
Секретарь
Филиал
3
Директор филиала
7.2.2
заявлениям и письмам.
бумажный носитель
Книга учёта приказаний и
журнал
5.6.1, 7.2.2
Секретарь
Филиал
3
Директор филиала
распоряжений директора
бумажный носитель
журнал
5.6.1, 7.2.2 Книга учёта печатей и штампов
Секретарь
Филиал
3
Директор филиала
бумажный носитель
журнал
5.6.1, 7.2.2 Входящие телефонограммы.
Секретарь
Филиал
3
Директор филиала
бумажный носитель
журнал
5.6.1, 7.2.2 Исходящие телефонограммы
Секретарь
Филиал
3
Директор филиала
бумажный носитель
Записи отдела главного механика филиала
ОГМ
папка
Гл.
механик
5.6.1, 7.5.2 Переписка (входящие)
3
филиала бумажный носитель
филиала
ОГМ
папка
Гл.
механик
5.6.1, 7.5.2 Переписка (исходящие).
3
филиала бумажный носитель
филиала
ОГМ
папка
Гл.
механик
5.6.1, 7.5.2 Факсограммы
3
филиала бумажный носитель
филиала
ОГМ
папка
Гл.
механик
5.6.1, 7.5.2 Копии приказов по филиалу
филиала бумажный носитель
филиала
ОГМ
папка
Гл.
механик
7.5.2
Заявки на выделение механизмов И III-7-02-2003
3
филиала бумажный носитель
филиала
«433 Военно – Строительное Управление»
Система менеджмента качества
Управление записями
СТП СМК Б.4-02-03
Пункт ГОСТ
Р ИСО 90012001,
устанавлива
ющий
требование о
записи
Виды записей
Документ,
Подразделе
Срок
регламентирующи Ответственный
Способ
ние, где
хранения,
й форму и (или) за составление
хранения, включая
хранятся
лет, не
содержание
записи
вид носителя
записи
менее
записи
7.5.2
Отчёт по автотранспорту
И III-7-02-2003
7.5.2
Нормы расхода ГСМ.
И III-7-02-2003
7.5.2
Учёт автотехники
И III-7-02-2003
7.6
Перечень СИ и ИО
И III-7-03-2003
метролог
И III-7-03-2003
метролог
7.6
7.4.1
6.2.2
6.2.2
6.2.2
6.2.2
Свидетельства о поверке и
калибровке СИ
Учёт основных средств и их
списание
Экология
Книга учёта приказов по ОК
Книга
учёта
приказов
по
л/составу
Книга учёта движения трудовых
книжек
Книги
штатно-должностного
расчёта
Редакция 3
лист 22 из 29
И III-7-02-2003
ОГМ
филиала
ОГМ
филиала
ОГМ
филиала
ОГМ
филиала
ОГМ
филиала
ОГМ
филиала
Записи отдела кадров филиала
ОК
инспектор ОК
филиала
ОК
инспектор ОК
филиала
ОК
инспектор ОК
филиала
ОК
инспектор ОК
филиала
папка
бумажный носитель
3
бумажный носитель
3
журнал
бумажный носитель
журнал
бумажный носитель
папка
бумажный носитель
журнал
бумажный носитель
журнал
бумажный носитель
журнал
бумажный носитель
журнал
бумажный носитель
журнал
бумажный носитель
«433 Военно – Строительное Управление»
3
3
3
Лицо,
ответственное за
изъятие записи
Гл.
филиала
Гл.
филиала
Гл.
филиала
Гл.
филиала
Гл.
филиала
Гл.
филиала
механик
механик
механик
механик
механик
механик
3
Нач. ОК филиала
3
Нач. ОК филиала
3
Нач. ОК филиала
3
Нач. ОК филиала
Система менеджмента качества
Управление записями
СТП СМК Б.4-02-03
Пункт ГОСТ
Р ИСО 90012001,
устанавлива
ющий
требование о
записи
Виды записей
6.2.2
Приказы по отделу кадров
6.2.2
Приказы по л/составу
6.2.2
Внутренний трудовой распорядок
6.2.2
Графики отпусков
6.2.2
6.2.2
6.2.2
6.2.2
6.2.2
6.2.2
Редакция 3
лист 23 из 29
Документ,
Подразделе
Срок
регламентирующи Ответственный
Способ
ние, где
хранения,
й форму и (или) за составление
хранения, включая
хранятся
лет, не
содержание
записи
вид носителя
записи
менее
записи
ОК
филиала
ОК
инспектор ОК
филиала
ОК
инспектор ОК
филиала
ОК
инспектор ОК
филиала
ОК
инспектор ОК
филиала
ОК
инспектор ОК
филиала
ОК
инспектор ОК
филиала
ОК
инспектор ОК
филиала
ОК
инспектор ОК
филиала
ОК
инспектор ОК
филиала
Записи ПТО филиала
инспектор ОК
Отчёты в отдел кадров «433
ВСУ»
Расстановка
л/составов
на
производств
Воинский учёт и бронирование
Документы по отчётности в
Пенсионный фонд.
Документы и пенсионные дела
для МУСЗН
План обучения персонала и
И III-7-11-2003
заявки
папка
бумажный носитель
папка
бумажный носитель
папка
бумажный носитель
папка
бумажный носитель
папка
бумажный носитель
папка
бумажный носитель
папка
бумажный носитель
папка
бумажный носитель
папка
бумажный носитель
папка
бумажный носитель
«433 Военно – Строительное Управление»
Лицо,
ответственное за
изъятие записи
3
Нач. ОК филиала
3
Нач. ОК филиала
3
Нач. ОК филиала
3
Нач. ОК филиала
3
Нач. ОК филиала
3
Нач. ОК филиала
3
Нач. ОК филиала
3
Нач. ОК филиала
3
Нач. ОК филиала
3
Нач. ОК филиала
Система менеджмента качества
Управление записями
СТП СМК Б.4-02-03
Пункт ГОСТ
Р ИСО 90012001,
устанавлива
ющий
требование о
записи
7.1
Виды записей
Редакция 3
лист 24 из 29
Документ,
Подразделе
Срок
регламентирующи Ответственный
Способ
ние, где
хранения,
й форму и (или) за составление
хранения, включая
хранятся
лет, не
содержание
записи
вид носителя
записи
менее
записи
Проектно-сметная документация И III-7-04-2003,
на строящиеся и ремонтируемые И III-7-08-2003
объекты
И III-7-09-2003
инженер ПТО
ПТО
папки
филиала бумажный носитель
ПТО
филиала
ПТО
7.1
Информационные письма.
инженер ПТО
филиала
ответственный
ПТО
8.2.2
Планы мероприятий по СМК
по СМК
филиала
8.2.2, 8.5.2, Проверки по СМК и акты СТП СМК А.8-03- ответственный
ПТО
8.5.3
проверок
03
по СМК
филиала
ответственный
ПТО
5.4.2, 5.6.1 Переписка по СМК.
по СМК
филиала
СТП СМК А.4-01- ответственный
ПТО
5.4.2, 5.6.1 Отчёты по СМК
03
по СМК
филиала
Записи ПЭО филиала
ПЭО
Отчёты по форме 1-КС, 4-п..
инженер ПЭО
филиала
ПЭО
6.2.2
Штатное расписание.
И III-7-05-2003
инженер ПЭО
филиала
Договор
с
заказчиками
и
ПЭО
7.2.2
И III-7-07-2003
инженер ПЭО
субподрядчиками.
филиала
Геодезические работы
И III-7-01-2003
прораб
папки
бумажный носитель
папки
бумажный носитель
папки
бумажный носитель
папки
бумажный носитель
папки
бумажный носитель
папки
бумажный носитель
папки
бумажный носитель
папки
бумажный носитель
папки
бумажный носитель
«433 Военно – Строительное Управление»
Лицо,
ответственное за
изъятие записи
до сдачи
объекта Начальник ПТО
заказчику
3
Начальник ПТО
3
Начальник ПТО
3
Начальник ПТО
3
Начальник ПТО
3
Начальник ПТО
3
Начальник ПТО
3
Начальник ПЭО
3
Начальник ПЭО
3
Начальник ПЭО
Система менеджмента качества
Управление записями
СТП СМК Б.4-02-03
Пункт ГОСТ
Р ИСО 90012001,
устанавлива
ющий
требование о
записи
Виды записей
Документ,
Подразделе
Срок
регламентирующи Ответственный
Способ
ние, где
хранения,
й форму и (или) за составление
хранения, включая
хранятся
лет, не
содержание
записи
вид носителя
записи
менее
записи
7.1
Титульные списки и планы «433
И III-7-05-2003
ВСУ».
инженер ПЭО
7.1
Планы по строительным участкам
И III-7-05-2003
инженер ПЭО
И III-7-05-2003
инженер ПЭО
И III-7-05-2003
инженер ПЭО
И III-7-05-2003
инженер ПЭО
И III-7-07-2003
инженер ПЭО
Договорные цены.
И III-7-07-2003
инженер ПЭО
Незавершенное производство.
И III-7-05-2003
инженер ПЭО
7.4.1
Расчёты с субподрядчиками:
И III-7-07-2003
инженер ПЭО
7.4.1
Наряд-заказы для субподрядных
организаций.
И III-7-07-2003
инженер ПЭО
7.5.1
Акты контрольных обмеров.
И III-7-05-2003
инженер ПЭО
7.1
7.1
7.1
7.2.2
7.4.1
7.1
Балансовые комиссии и плановые
совещания.
Показатели
по
труду
(численность и фонд з/платы).
Сметы
по
строительным
объектам.
Переписка с заказчиком, ФУ,
субподрядчиками
Редакция 3
лист 25 из 29
ПЭО
филиала
ПЭО
филиала
ПЭО
филиала
ПЭО
филиала
ПЭО
филиала
ПЭО
филиала
ПЭО
филиала
ПЭО
филиала
ПЭО
филиала
ПЭО
филиала
ПЭО
филиала
папки
бумажный носитель
папки
бумажный носитель
папки
бумажный носитель
папки
бумажный носитель
папки
бумажный носитель
папки
бумажный носитель
папки
бумажный носитель
папки
бумажный носитель
папки
бумажный носитель
папки
бумажный носитель
папки
бумажный носитель
«433 Военно – Строительное Управление»
Лицо,
ответственное за
изъятие записи
3
Начальник ПЭО
3
Начальник ПЭО
3
Начальник ПЭО
3
Начальник ПЭО
3
Начальник ПЭО
3
Начальник ПЭО
3
Начальник ПЭО
3
Начальник ПЭО
3
Начальник ПЭО
3
Начальник ПЭО
3
Начальник ПЭО
Система менеджмента качества
Управление записями
СТП СМК Б.4-02-03
Пункт ГОСТ
Р ИСО 90012001,
устанавлива
ющий
требование о
записи
Виды записей
Редакция 3
лист 26 из 29
Документ,
Подразделе
Срок
регламентирующи Ответственный
Способ
ние, где
хранения,
й форму и (или) за составление
хранения, включая
хранятся
лет, не
содержание
записи
вид носителя
записи
менее
записи
7.5.1
Калькуляции.
И III-7-05-2003
7.5.1
Акты сверок
И III-7-05-2003
7.1.
План по МТО..
7.4.1
Выбор и оценка поставщиков.
7.1, 7.5.1
Лимитные карты и заявки ИТР.
И СМК В.7-01-03
Графики поставок на объекты
материалов.
Планы
проверок
качества
ИКК III-7-16-2003
материалов и отчёты
ПЭО
филиала
ПЭО
инженер ПЭО
филиала
Записи МТО филиала
МТО
инженер МТО
филиала
МТО
инженер МТО
филиала
МТО
инженер МТО
филиала
МТО
инженер МТО
филиала
МТО
инженер МТО
филиала
инженер ПЭО
папки
бумажный носитель
папки
бумажный носитель
папки
бумажный носитель
папки
бумажный носитель
папки
бумажный носитель
папки
бумажный носитель
папки
бумажный носитель
«433 Военно – Строительное Управление»
Лицо,
ответственное за
изъятие записи
3
Начальник ПЭО
3
Начальник ПЭО
3
Начальник МТО
3
Начальник МТО
3
Начальник МТО
3
Начальник МТО
3
Начальник МТО
СТП СМК Б.4-02-03
Система менеджмента качества
Управление записями
Редакция 2
лист 27 из 29
СОДЕРЖАНИЕ
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДАННЫЕ .................................................................................................................................. 2
1. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ........................................................................................................................................ 3
2. ТЕРМИНЫ И ИХ ОПРЕДЕЛЕНИЯ ............................................................................................................................ 3
3. СОКРАЩЕНИЯ ............................................................................................................................................................ 4
4. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ............................................................................................................................................... 4
5. ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ, ИДЕНТИФИКАЦИИ, ЗАЩИТЫ, ХРАНЕНИЯ ЗАПИСЕЙ ................................. 5
6. ТРЕБОВАНИЯ ПО УПРАВЛЕНИЮ ОТДЕЛЬНЫМИ ВИДАМИ ЗАПИСЕЙ ....................................................... 7
7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ............................................................................................................................................... 11
ПРИЛОЖЕНИЕ А ПЕРЕЧЕНЬ ВИДОВ ЗАПИСЕЙ, ВЕДУЩИХСЯ В «433 УНР»-ФИЛИАЛ ФГУП «ПРП МО
РФ» И ЕГО ФИЛИАЛАХ ............................................................................................................................................... 12
ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ......................................................................................................................... 28
«433 Военно – Строительное Управление»
Система менеджмента качества
Управление записями
СТП СМК Б.4-02-03
Редакция 2
лист 28 из 29
ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ
Дата введения Номер
изменения
изменения
Номера
разделов,
пунктов
Кто
разработал Кто
утвердил
(должность,
(должность,
фамилия)
фамилия)
«433 Военно – Строительное Управление»
СТП СМК Б.4-02-03
Система менеджмента качества
Управление записями
Редакция 2
лист 29 из 29
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
Подразделение, должность
Фамилия И.О.
Дата
Подпись
Разработал
Проверил
Согласовал
«433 Управление начальника работ» - филиал ФГУП «ПРП МО РФ»