ПОЛОЖЕНИЕ об организации ведения служебной переписки

Приложение
к приказу Министерства культуры
Российской Федерации
от «___» __________2010 г.
№_____
ПОЛОЖЕНИЕ
об организации ведения служебной переписки
с использованием электронной почты в
Министерстве культуры Российской Федерации
_1
2
ОГЛАВЛЕНИЕ
1. Общие положения .............................................................................................. 3
2. Основные термины, сокращения и определения ............................................. 3
3. Порядок организации и ведения служебной переписки с использованием
электронной почты ................................................................................................. 5
4. Требования к оформлению электронного сообщения .................................... 8
5. Ответственность ................................................................................................. 9
3
1. Общие положения
Настоящее Положение об организации ведения служебной переписки
с использованием электронной почты в Министерстве культуры Российской
Федерации (далее – Положение) разработано в соответствии с Федеральным
законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных
технологиях и о защите информации», ГОСТ Р ИСО/МЭК 17799-2005
«Практические правила управления информационной безопасностью»,
ГОСТ 7.79-2000 (ИСО 9-95)
«Правила транслитерации кирилловского
письма латинским алфавитом» и другими нормативными правовыми актами,
и
устанавливает
порядок
использования
электронной
почты
в
информационной системе Министерства культуры Российской Федерации
(далее - Министерство).
Действие настоящего
Положения
распространяется на
аппарат
Министерства.
Настоящее Положение определяет домен www.mkrf.ru основным
доменом для организации системы электронной почты Министерства.
2. Основные термины, сокращения и определения
Администратор ИС (администратор информационной системы) технический специалист, обеспечивающий ввод в эксплуатацию, поддержку
и последующий вывод из эксплуатации программного обеспечения.
АРМ
(автоматизированное рабочее место) - автоматизированное
рабочее место пользователя (персональный компьютер с прикладным
программным
обеспечением)
для
выполнения
определенной
производственной задачи.
ИБ (информационная безопасность) - комплекс организационнотехнических
мероприятий,
обеспечивающих
целостность и доступность информации.
конфиденциальность,
4
ИС (информационная система) - система, обеспечивающая хранение,
обработку,
преобразование
и
передачу
информации
ведомства
с
использованием компьютерной и другой техники.
ИТ (информационные технологии) - совокупность методов и
процессов,
обеспечивающих
хранение,
обработку,
преобразование
и
передачу информации с использованием средств компьютерной и другой
техники.
ПК - персональный компьютер.
Паспорт ПК
(паспорт персонального компьютера) - документ,
содержащий полный перечень оборудования и программного обеспечения
автоматизированного рабочего места.
ПО
(программное
обеспечение)
-
программное
обеспечение
вычислительной техники.
ПО
вредоносное
(программное
обеспечение
вредоносное)
–
программное обеспечение или изменения в программном обеспечении,
приводящие к нарушению конфиденциальности, целостности и доступности
информации.
ПО коммерческое (программное обеспечение коммерческое) –
программное обеспечение сторонних производителей (правообладателей).
Предоставляется в пользование на возмездной (платной) основе.
Пользователь АС
(пользователь автоматизированной системы) –
лицо, участвующее в функционировании автоматизированной системы или
использующее результаты её функционирования (далее – Пользователь), в
данном случае - сотрудник Министерства, использующий электронную
почту для выполнения своих должностных обязанностей.
Почтовый клиент – программное обеспечение, входящее в состав
автоматизированного
рабочего
места
пользователя
информационной
5
системы, предназначенное для получения, написания, отправки и хранения
сообщений электронной почты.
Почтовый сервер - сервер электронной почты – программное
обеспечение осуществляющее обработку и передачу почтовых сообщений
между автоматизированным рабочим местом информационной системы
Министерства, а также общедоступных сетей Интернет.
Оператор – учреждение, организация, привлекаемая в порядке,
установленном действующим законодательством Российской Федерации.
Отправитель
–
сотрудник
Министерства,
осуществляющий
пересылку электронных сообщений получателю посредством электронной
почты.
Получатель - сотрудник Министерства, которому адресовано
электронное
сообщение,
пересылаемое
отправителем
посредством
электронной почты.
Ослабленная транслитерация -
замена букв исходного текста
сочетанием двух или более букв латинского алфавита в соответствии с
требованиями ГОСТ 7.79-2000 (ИСО 9-95) «Правила транслитерации
кириловского письма латинским алфавитом».
Электронный документ - документ, в котором информация
представлена в электронно-цифровой форме.
Электронная почта - сервис обмена электронными сообщениями в
рамках информационной системы Министерства и общедоступных сетей
Интернет.
Электронный почтовый ящик - персональное пространство на
почтовом сервере, в котором хранятся электронные сообщения.
6
Электронное почтовое сообщение - сообщение, формируемое
отправителем с помощью почтового клиента и предназначенное для
передачи получателю посредством электронной почты.
3. Организация и ведение служебной
переписки с использованием электронной почты
3.1.
Электронная
почта
используется
для
обмена
служебной
информацией в виде электронных сообщений и документов в электронном
виде в рамках ИС Министерства и общедоступных сетей.
3.2.
В качестве почтового клиента в Министерстве используется
Microsoft Office Outlook (версии 2000 и выше).
3.3.
Обеспечение функционирования сервиса электронной почты
осуществляется специалистами Оператора.
3.4.
Доступ
сотрудников
Министерства
к
электронной
почте
осуществляется при подключении специалистами Оператора АРМ к ИС
ведомства.
3.5.
Адреса электронных почтовых ящиков размещаются на домене
www.mkrf.ru; адреса почтовым ящикам присваиваются Оператором в
соответствии с фамилией Пользователя, записанной с использованием
ослабленной
транслитерации
(например:
фамилия
Иванов,
адрес
электронной почты ivanov@mkrf.ru), а так же в соответствии с названием
структурных подразделений Министерства (например: npd@mkrf.ru) на
латинице. В случае наличия у двух и более сотрудников идентичных
фамилий в адресе почтового ящика после фамилии ставится символ «_» и
первые буквы имени и отчества Пользователя (например: фамилия Иванов
И.П., адрес электронной почты ivanov_ip@mkrf.ru).
7
3.6.
Отдел государственной службы, кадров и наград оперативно
направляет
информацию
о
кадровых
назначениях,
изменениях
и
увольнениях в аппарате Министерства в Департамент науки и образования.
3.7.
По
образования
письменному
распоряжению
Департамента
науки
и
создание, изменение и удаление электронных адресов
обеспечивают специалисты Оператора (п.3.3.).
3.8.
В электронной почте Министерства формируется адресная
книга, в которой согласно действующей ведомственной структуре указаны
адреса электронных почтовых ящиков пользователей Министерства. Данная
адресная книга отображается в почтовом клиенте на АРМ каждого
Пользователя.
3.9.
При использовании электронной почты необходимо:

соблюдать требования настоящего Положения;

использовать электронную почту исключительно в служебных
целях;

подтверждать
получение
входящих
от
сотрудников
Министерства сообщений в течение 2 (двух) часов с момента
поступления письма (в том числе, путём соответствующей
настройки автоответчика Microsoft Office Outlook);

отвечать
на
поступившие
от
сообщения в день их получения
сотрудников
Министерства
(за исключением отпусков,
больничных, командировок);

ставить в известность администраторов ИС о любых фактах
нарушения требований настоящего Положения.
3.10. При использовании электронной почты запрещено:

передавать информацию, полностью или частично, защищенную
авторскими или другим правами, без разрешения владельца;
8

передавать информацию, файлы или ПО, способные нарушить
или ограничить функциональность любых программных и
аппаратных
средств, осуществлять
несанкционированный
доступ, а также ссылки на вышеуказанную информацию;

передавать
информацию
угрожающую,
клеветническую,
непристойную, оскорбляющую честь и достоинство других лиц,
материалы, способствующие разжиганию национальной розни,
подстрекающие к насилию, призывающие к совершению
противоправной деятельности и т.д.;

переходить по ссылкам и открывать вложенные файлы входящих
электронных
сообщений,
полученных
от
неизвестных
отправителей;

осуществлять по собственной инициативе рассылку (в том числе,
и массовую) электронных сообщений (если рассылка не связана
с выполнением служебных обязанностей);

использовать
адрес
электронной
почты
для
оформления
подписки на периодическую рассылку материалов из сети
Интернет, не связанных с исполнением служебных обязанностей;

предоставлять сотрудникам Министерства (за исключением
администраторов ИС) и третьим лицам доступ к своему
электронному почтовому ящику;

шифровать
электронные
сообщения
без
предварительного
согласования с администраторами ИС.
3.11. Министерство оставляет за собой право доступа к электронным
сообщениям работников с целью их архивирования и централизованного
хранения, а также мониторинга выполнения требований настоящего
Положения.
9
3.12. Все электронные сообщения и документы в электронном виде,
передаваемые посредством электронной почты, подлежат обязательной
проверке на отсутствие вредоносного ПО.
4. Требования к оформлению электронного сообщения
4.1.
При оформлении электронного сообщения заполняются поля:

адрес получателя;

тема электронного сообщения;

текст электронного сообщения (при необходимости, могут быть
вложены различные файлы);

подпись отправителя.
4.2.
В почтовом клиенте существует возможность создания подписи
и автоматической вставки её в электронное сообщение. При необходимости
можно создать несколько подписей для различных получателей.
4.3.
Формат подписи отправителя:
Например:
С уважением,
Иван Иванович Иванов
Должность ___________________
Структурное подразделение_______________________
Минкультуры России
тел.: + 7(495) 000 0000
факс: +7 (495) 000 0000
e-mail: ivanov_ii@mkrf.ru
http://www.mkrf.ru
4.4.
При
формировании
ответов
на
полученные
сообщения необходимо так же использовать подпись.
электронные
10
5. Ответственность
Работники, нарушившие требования настоящего Положения, несут
ответственность в соответствии с действующим законодательством и
нормативными актами Министерства.