Выборка данных по конкретным параметрам поиска и отбора

Выборка данных по конкретным параметрам поиска и отбора, для создания ответов на
запросы и получения первичных статистических данных за определенный период и (или) на
заданную дату (Судебное делопроизводство и статистика).
Существует два вида поиска данных: первый поиск по жестким (стандартизированным) запросам
и гибкий поиск.
1. Поиск данных по жестким запросам предусматривает заранее выработанную логику поиска
нужной информации, выгрузку ее из базы данных и формирование документов
установленной формы. На основе анализа и обобщения потребностей на различных этапах
судопроизводства создается перечень стандартных запросов (их изменить нельзя - они
строго определены Судебным департаментом).
2. При гибком поиске логика задается перед самим поиском и сводится к вводу перечня
условий, которым должна удовлетворять выгружаемая из базы данных информация.
Каждое такое условие состоит из значения (или диапазона значений), с которыми должно
совпадать (или которому должно принадлежать) определенное поле какого-либо раздела
картотеки.
Поиск по жестким запросам главное меню: Сервис – поиск по запросам – выберите запрос из
списка. Альтернативно нажатие пиктограммы «Лупа» Откроется окно: «Список запросов».
Предусмотрены разные группы запросов:
- оперативные запросы
- часто используемые запросы
- справки и т.п. – зависит от картотеки и административных настроек.
После выбора запроса в поле наименование запроса окно будет содержать выбранный запрос, а
ниже поля для ввода параметров запроса.
Наличие (отсутствие) краткого описания запроса устанавливается переключателем Показать.
После ввода необходимых параметров выполняем запрос – пиктограмма «молния» или клавиша
F9 клавиатуры. Работа с запросом производится с помощью меню пиктограмм.
Результат выполнения запроса отобразится в нижней части окна в форме таблицы, состав колонок
определен логикой запроса. После этого выбранный результат возможно выгрузить в текстовый
редактор Word или в таблицу Excel для дальнейшей работы.
Частота обращения к тем или иным запросам сильно различается для пользователей различных
категорий. Возможно создать быстрый доступ к наиболее востребованным запросам через меню
«настройка отобранных запросов» - добавить или удалить запрос.
Отбор результатов запроса (или фильтрация) информации, выгруженной из базы данных по
результатам запроса, предусматривает дальнейший поиск информации, отвечающей уточненным
условиям. Выделить ячейку одной из колонок таблицы, содержащей результаты поиска по
запросам, контекстным меню – выбрать пункт меню «поставить условие на колонку», откроется
подменю, содержащие варианты условий, определяющих логику уточняющего поиска, выбираем
условие и подтверждаем поиск. Начнется фильтрация данных в таблице результатов поиска, в
соответствии с условием, таблица будет содержать только отфильтрованные данные.
Переключатель инвертировать условие обеспечивает включение или исключение дел из
процесса фильтрации, определяемых в поле критерий. Кнопка снять условие отменяет условие,
определенное параметрами, заданными в окне условие поиска (предикат), и возвращает таблицу
результатов к исходному (не фильтрованному) состоянию.
Гибкий поиск (пиктограмма «книга с лупой»)
После открытия окна гибкого поиска, вы увидите, что окно содержит три информационные
панели, содержащие в правом верхнем углу два стандартных элемента управления, позволяющие
изменять вид окна: - поля картотеки, поля картотеки, отобранные для запроса, результат
выполнения запроса.
Панель Поля картотеки, отобранные для запроса содержат вкладки:
- поля условия, определяющие условия поиска
- поля результата, определяющая результаты, которые должны присутствовать в
выходном документе или таблице на панели Результат исполнения.
В процессе формирования и выполнения гибких запросов последовательно решаются
задачи:
- описание логики поиска;
- описание структуры выходного документа;
- выбор варианта хранения сформированного запроса;
- выполнение запроса и выгрузка результатов для последующего анализа и распечатки с
помощью Word и Excel;
- модификация имеющихся запросов.
Логика поиска определяется одним или несколькими критериями. Каждый критерий
представляет собой отношение, определяющее допустимые значения одного из отобранных полей,
которыми ограничивается результат поиска.
Для описания логики поиска нужно выбрать поле описания критериев поиска в виде списка
(панель Поля картотеки) и описать критерии поиска. После переместив на панель Поля
картотеки, отобранные для запроса.
Правее каждого отобранного поля имеется надпись (значение не определено), так как не
указаны границы допустимых значений. Для описания критериев (определения отношения для
заданных границ допустимых значений) установите курсор на соответствующей строке вкладки
Поле условия, контекстным меню выберите один из вариантов отношения. Вместо надписи
(значение не определено) откроется поле ввода одного или нескольких значений.
- Удалить – для удаления на вкладке Поля условия одного из ранее отобранных полей;
- Использовать в запросе – если слева имеется символ «галочка», то поле должно
участвовать в определении условий поиска (будут учитываться установленные критерии поиска
этого поля), а при удалении «галочки» поле исключается из участвующих в определении условий
поиска без удаления его из списка (учет поля при поиске может быть восстановлен);
- IS NULL – для отбора в процессе поиска только тех записей, у которых значение данного
поля не определено
- IS NOT NULL – для отбора в процессе поиска только тех записей, у которых значение
поля определено (в него внесена реальна информация);
- NULL – означает отсутствие значения поля, но это не пробелы или числовые нули.
На вкладке Поля условия установите курсор в конце строки и нажмите кнопку
«многоточие», откроется или список с предлагаемыми вариантами отбора значений, по которым
формируется гибкий запрос, или окно для ввода даты, или окно для ввода текста. Выбрав значение
запроса, нажмите кнопку сохранить (галочка в нижнем правом углу окна).
В поле условия, являющегося каталогом, отобразятся (в качестве поискового условия)
только те значения, которые использовались для регистрации в соответствующей картотеке.
Текстовое значение критерия используется для: поиска по слову (вводится искомое слово), поиск
по неполному слову (вводится фрагмент слова).
При поиске по неполному слову: введите символы, с которых начинается слово, а вместо
отсутствующего окончания слова введите знак процента (%) при поиске по начальным символам
(аналогично по поиску слов по окончанию);
Если задание критерия предполагает выбор из каталога, то возможен групповой выбор, при
котором укажите не одно, а несколько значений из предлагаемого списка.
Выполнение запроса – пиктограмма «Молния» или клавиша F9.
Если планируется использовать текущий запрос неоднократно - созданный в «Гибком
запросе» необходимо сохранить под понятным пользователю именем, в базе данных или на
компьютере пользователя (место хранения предпочтительно в базе данных – так как хранение
запроса не зависимо от состоянии клиентской части ПО).