Новая форма 400 содержит следующие листы:

Инструкция по составлению отчета и подаче заявки на возмещение расходов
по поездке
Форма 400 представляет собой файл в формате EXCEL, который содержит
следующие листы:
- Travel Request (Заявка на аванс);
- Request Instructions (Инструкция к Travel request - только для чтения);
- Narrative Report (Научный отчет по свершившейся поездке);
- Financial Report Form (Финансовый отчет и форма заявки на компенсацию
расходов);
- Financial Report Instruction (Инструкция к Financial Report Form - только для
чтения);
- Sample Financial Report (Пример заполнения Financial Report Form – только для
чтения);
- US Travel Allowances (Нормы по суточным и проживанию в США – только для
чтения);
- Foreign Travel Allowances (Нормы по суточным и проживанию по всем странам,
кроме США – только для чтения).
Пожалуйста, имейте в виду, что для облегчения расчетов в формы включены
формулы, реализованные в виде макросов. Поэтому при открытии файла нужно ответить
НЕТ на вопрос «нужно ли отключать макросы, чтобы обеспечить безопасность».
Если же вообще файл не открывается из-за высокого установленного уровня
безопасности, то необходимо до открытия файла
с формой понизить уровень
безопасности до среднего.
Пожалуйста, будьте аккуратны, не удаляйте никакие листы из файла и не
включайте вручную информацию в графы с формулами, чтобы не разрушить их,
иначе могут возникнуть ошибки и придется копировать файл с Интернет сайта заново и
только после этого заполнять форму.
Если Вы получали авансовые платежи, то необходимо использовать тот же
файл, который Вы использовали при подаче авансовой заявки и далее заполнять в нем
листы Financial Report Form и Narrative Report.
Данные о гранте и об участнике поездки (Section I и Section II) автоматически
переносятся с 1-го листа Travel Request на лист Financial Trip Report в Section I и Section II
соответственно.
Данные по произведенным авансовым оплатам будут также автоматически
перенесены в таблицу Expense Summary (Section III) в графы Plane ticket, Travel Allowance
и/или Conference Reg. Fees в 1-ой колонки Amount paid in Advance by CRDF.
Если билеты оплачивались CRDF авансом в рублях, то точную стоимость билетов
Вы можете узнать в Московском офисе у Будник Тамары Николаевны или у
Региональных представителей.
Далее нужно будет заполнить 2-ую колонку Amount of Actual Expenses in Units в
соответствии с инструкцией Section III (Expense Summary) – см. ниже.
Если не было авансовых оплат, то чтобы получить компенсацию расходов по
поездке, необходимо заполнить Section I и Section II на 1-ом листе Travel Request, данные
с которых автоматически переносятся в соответствующие секции на лист Financial Report
Form.
Внимание! В этом случае 1-ая колонка Amount paid in Advance by CRDF не
заполняется.
Внимание! Если лист Narrative Report защищен от записи, то нужно снять защиту,
указав пароль 123.
Section III (Expense Summary).
Заполняется 2-ой столбец Amount of Actual Expenses in Units. Вводятся суммы
реальных расходов, подлежащих компенсации, в той валюте, в которой была сделана
оплата.
Внимание! По умолчанию для дробных чисел используется разделитель точка или
запятая в зависимости от настройки программного обеспечения вашего компьютера.
Поэтому, чтобы обеспечить правильное заполнение и исполнение включенных формул,
выясните этот вопрос (о настройке конкретного компьютера) до заполнения формы.
Внимание! В графу Travel Allowance будет автоматически внесена общая сумма
расходов, подсчитанная с помощью таблицы Actual Travel Allowance Expenses. Не
заполняйте вручную графу Travel Allowance, этим Вы нарушите встроенную формулу,
и общая сумма будет подсчитана неверно.
В 3-ем столбце Currency должна быть указана аббревиатура валюты, в которой
была сделана оплата (например, USD - доллары США, RUR - рубли, GBP – английские
фунты стерлингов, EUR - Евро).
В столбце Exchange Rate укажите курс ЦБ для валюты, указанной
Currency, к доллару США на день оплаты (эти данные можно найти
http://conv.rbc.ru). Сумма автоматически переводится в доллары и появляется
Actual Expenses in USD, и далее просчитывается сумма к выплате в столбце
To/(From) Traveler.
в столбце
на сайте
в столбце
Total Due
Таблица Actual Travel Allowance Expenses
Таблица разбита на две части – расчет суточных и проживания для поездок в США
и для поездок в другие страны. Пожалуйста, заполняйте таблицу в зависимости от того, в
какую страну была поездка.
Столбец Location - в каждой строке указываете только один город пребывания.
На листах US Travel Allowances или Foreign Travel Allowances - нужно найти свой
город и нормы по проживанию и по суточным для данного города. Найденные значения
нужно внести в столбцы Lodging Allowance и M&I Allowance соответственно.
Внимание! Если у Вас была поездка в Washington DC, то в таблице норм нужно
искать District of Columbia
Обратите внимание, что в таблице норм по суточным и проживанию с США в
списке городов встречаются города с одинаковыми названиями, но находящиеся в разных
штатах с разными нормами по суточным. Пожалуйста, будьте внимательны, проверяйте, в
каком именно штате находился город Вашего пребывания.
Если Вы не можете найти город Вашего пребывания в таблице норм, то ищите
ближайший к нему город в соответствующем списке (US Travel Allowances) или
выбирайте Other для Foreign Travel Allowances
и по норме для этого города
рассчитывайте сумму на суточные и проживание.
Для расчета общей суммы на суточные необходимо указать количество дней по
данному городу. Для расчета суммы проживания необходимо указать количество ночей,
проведенных в данном городе.
Транзит
Если Вы во время основной поездки на проезд в один конец было затрачено более
полусуток, то дни пути (транзит) можно внести в графу # of days колонки Transit
Allowance, и формула автоматически подсчитает общую сумму на дни проезда, исходя из
$ 30 в день.
Обратите внимание, что, заполнив таблицу Actual Travel Allowance Expenses,
итоговая сумма появляется в столбце Actual Expenses in USD и в соответствующей графе
таблицы Expense Summary. Поэтому, пожалуйста, не вписывайте эту сумму вручную.
Внимание! Квитанция об оплате гостиницы не требуется, если стоимость Вашего
проживания не превышает CRDF Lodging Allowance. В этом случае достаточно
представить любой документ, подтверждающий сроки Вашего пребывания в данном
месте (например, билеты).
Если стоимость Вашего проживания превышает CRDF Lodging Allowance, то при
наличии счета из гостиницы CRDF может компенсировать эти расходы, но только в
пределах норм Американского Правительства - Maximum Lodging Rate (см. Листы US
Travel Allowances или Foreign Travel Allowances).
Однако при уменьшении количества дней пребывания может возникнуть ситуация,
когда вычисленная в колонке Total Due To/(From) сумма будет отрицательным числом
Такие ситуации должны быть подробно описаны в Narrative Report. Пожалуйста, обсудите
это также с менеджерами Московского офиса или Региональными представителями до
подачи отчета..
Для проектов GAP и GAP-DOE – Возможно использование альтернативных
размеров суточных, установленных спонсирующей организацией.
Отчет по суточным и проживанию при длительной поездке (более 30 дней)
При длительной поездке на срок более месяца (30 дней), может быть получена
компенсация в размере $ 3000 на каждый полный месяц (30 дней), оплата за каждый день
сверх этого срока считается по нормам CRDF (см. листы US Travel Allowances или Foreign
Travel Allowances).
Пожалуйста, обратите внимание, что сумма $ 3000 – включает суточные и оплату
проживания.
После заполнения таблички Actual Travel Allowance Expenses будет подсчитана
итоговая сумма в долларах, которая появится в графе Travel Allowance столбца Amount
of Actual Expenses in Units таблицы Expense Summary.
Порядок подачи заявки на возмещение расходов по поездке.
Форма 400 должна быть распечатана и обязательно подписана руководителем
гранта и участником поездки. Внимание: неподписанные формы к оплате не
принимаются.
Кроме финансового отчета заполняется ещё лист Narrative Report – научный отчет
по поездке.
Финансовый и научный отчеты вместе с оригиналами платежных документов по
расходам, которые подлежат компенсации, подаются в Московский офис или
Региональным представителям CRDF. Сканированные или факсимильные копии
квитанций не принимаются.
Для более подробной информации по процедуре получения компенсации расходов
смотрите раздел на сайте «Часто-задаваемые вопросы по поездкам». Если возникают
нестандартные вопросы при составлении отчета, то их можно задать по электронной
почте на адрес [email protected] или непосредственно ст.менеджеру - Будник Тамаре
Николаевне ([email protected]).