Методические рекомендации по формированию ЭД «Заявка на закупку»

Методические рекомендации по формированию
ЭД «Заявка на закупку»
1. Создание ЭД «Заявка на закупку»
Создание ЭД «Заявка на закупку» на основании ЭД «План - график»:
Для создания новой заявки на закупку необходимо из меню Документы - План
график, открыть ЭД «План - график» (документ должен находится на статусе План график утвержден/Изменение плана-графика).
На вкладке Закупки необходимо отметить «галочкой» соответствующую Закупку, из
которой будет осуществлено формирование электронного документа. Курсор мыши
навести на выделенную Закупку, нажать правую кнопку мыши и выбрать действие
«Сформировать документ…».
В открывшемся окне «Формирование документа из строк плана» следует выбрать
класс формируемого документа «Заявка на закупку», нажать кнопку «ОК».
2. Заполнение ЭД «Заявка на закупку»
После выполнения вышеуказанных действий в системе автоматически сформируется
ЭД «Заявка на закупку».
В верхней части:
- Номер – номер заявки на закупку. Поле автоматически заполняется системой.
Обязательное для заполнения поле.
- Дата – дата создания заявки на закупку. Поле автоматически заполняется рабочей
датой. Обязательное для заполнения поле.
- Заказчик – официальное наименование организации-заказчика, от имени которой
будет заключен контракт. По умолчанию поле автоматически заполняется организацией
пользователя.
- Бюджетополучатель - официальное название организации получателя бюджетных
средств или бюджетного учреждения, которые будут проводить оплату. По умолчанию
поле автоматически заполняется организацией пользователя. Должен быть организацией
подведомственной организации-заказчика.
ЭД «Заявка на закупку» состоит из вкладок: «Общая информация», «Объект
закупки», «Условия размещения заявки», «Поставщики», «Дополнительная информация».
3. Вкладка «Общая информация»
На вкладке «Общая информация» заполнить поля:
- Способ определения – выбирается из справочника «Способы определения
поставщика (исполнителя, подрядчика)».
- Признак Размещение на ЭТП – доступен для выбора при способе определения
поставщика «Электронный аукцион».
- Особые условия - особые условия для способа определения поставщика.
Выбираются из справочника «Особые условия», который аналогичен одноименному
справочнику на Общероссийском официальном сайте (далее ООС).
- Признак Процедура по цене единицы продукции (количество не определено) –
признак устанавливается в случае определения, при проведении процедуры, единицы
продукции.
- Адрес электронной торговой площадки в сети Интернет – электронная торговая
площадка. Выбирается из справочника «Электронные торговые площадки». Возможно
указывать площадку в режиме или без режима интеграции системы с ЭТП (Имя класса:
com.bssys.order.etp.local.LocalImpl).
- Организатор - указывается организатор проведения процедуры, выбирается из
справочника «Организации».
Поля «Сумма документа», «Сумма на период планирования», «Резерв
лимитов/плана ФХД», «Сумма будущих периодов» заполняются автоматически и
редактированию не подлежат.
- Основание – статьи закона как основание, для формирования решения о
проведении процедуры, выбираются из справочника «Основания документов» или
заполняются вручную с клавиатуры.
- Цель осуществления закупки – значение заполняется из справочника, либо
заполняются вручную с клавиатуры.
- Ответственный сотрудник - указывается ответственный сотрудник за данную
заявку, выбирается из справочника персоналий.
Если необходимого сотрудника нет в «Справочнике персоналий», нужно его
добавить. Для чего, нажать на кнопку «Новый»
, в открывшейся форме, заполнить поля
«Фамилия», «Имя», «Отчество», «Организация», «Должность», «Электронный адрес»,
«Телефон», «Факс».
4. Вкладка «Объект закупки»
Вкладка «Объект закупки» содержит вкладки: «Спецификация объекта закупки»,
«График оплаты и поставки», «Описание объекта закупки» и «Описание условий
поставки».
Вкладки «Спецификация объекта закупки», «График оплаты и поставки» и
«Описание условий поставки» заполняются автоматически, доступны для корректировки
при необходимости.
4.1. Вкладка «График оплаты и поставки»
При необходимости редактирования существующего источника финансирования,
необходимо нажать кнопку «Редактировать»
При формирования новой бюджетной строки необходимо нажать кнопку «Новый»
В редакторе бюджетной строки заявки заполняются:
Для казенных учреждений (бюджетный источник финансирования):
- Источник финансирования - выбирается из справочника
финансирования: «бюджет городского округа Тольятти».
Источники
При выборе строки бюджета (Нажав кнопку «Бюджет» - выбрать соответствующую
строку бюджета), система проинформирует о замене текущих значений введенных ранее
характеристик, на значения из справочника организаций. Кнопка «Да» - выполняется для
автоматического ввода информации из справочника. В противном случае, нажав кнопку
«Нет», соответствующую информацию следует вносить вручную.
- Смета – название сметы, по которой осуществляется оплата закупки продукции.
Выбирается в справочнике Сметы. Поле доступно для редактирования при бюджетном
источнике финансирования.
- Бюджетополучатель – название организации-получателя бюджетных средств.
Заполняется автоматически при заполнении поля Смета или выбирается в справочнике
Организации.
- Страна – название страны, к которой относится организация-получатель
бюджетных средств. По умолчанию указывается страна Россия. Поле доступно для
редактирования.
- Код территории – код территории организации-получателя бюджетных средств.
Вводится автоматически при заполнении поля Смета или Бюджетополучатель.
Обязательное для заполнения поле. При выборе кода территории автоматически
заполняются
не
редактируемые
поля,
характеризующие
административнотерриториальную принадлежность организации. В поля вводится информация, указанная
для организации-получателя бюджетных средств.
- Адрес поставки товара, оказания услуг, выполнения работ – адрес
организации-получателя бюджетных средств. Вводится автоматически, если для
организации-получателя указан адрес.
- Бюджетные коды - строка бюджетных кодов. Выбирается из справочников
бюджетной классификации. Так же возможно заполнение из справочника Строки
бюджета.
Для бюджетных учреждений (внебюджетный источник финансирования или
средства бюджетных учреждений):
- Источник финансирования - выбирается из справочника Источники
финансирования: «средства бюджетных учреждений».
- Учреждение – название организации-получателя бюджетных средств. Выбирается
в справочнике Организации.
- Страна - устанавливается по умолчанию, доступно для редактирования.
- Код территории - устанавливается по умолчанию, доступно для редактирования.
- Адрес поставки товара, оказания услуг, выполнения работ - устанавливается
по умолчанию, доступно для редактирования.
- КОСГУ - выбор осуществляется из справочника Справочник операций сектора
гос.управления. Поле обязательно для заполнения.
- КВФО - выбор осуществляется из справочника Код вида финансового
обеспечения. Поле обязательно для заполнения.
- Отраслевой код - выбор осуществляется из справочника Справочник отраслевых
кодов. Поле обязательно для заполнения.
- Код субсидий - выбор осуществляется из справочника Справочник субсидий и
инвестиций. Поле обязательно для заполнения.
В соответствующем источнике финансирования, необходимо определить период
оплаты закупки.
В случае, когда финансирование закупки производится за счет нескольких
источников, то в поле «График оплаты» нужно указать все источники финансирования,
которые осуществляются по данной закупке, при этом, в поле «График поставки» нужно
указывать соответствующие суммы каждого источника финансирования.
4.2. Вкладка «Описание объекта закупки»
На вкладке «Описание объекта закупки» заполняются текстовые поля «Описание
объекта закупки», «Обоснование начальной (максимальной) цены контракта», «Порядок
формирования цены контракта…», которые будут выгружены в соответствующие поля в
ЭД «Решение о проведении закупки», после чего, в извещение на ООС.
- Описание объекта закупки – указывается объект закупки. Обязательно для
заполнения.
- Обоснование начальной (максимальной) цены контракта – указывается ссылка
на соответствующее приложение к извещению об определении поставщика (подрядчика,
исполнителя). Обоснование начальной (максимальной) цены должно составляться с
учетом анализа объекта закупки (всех обязательств поставщика, подрядчика,
исполнителя), предусмотренных заказчиком. Данное поле обязательно для заполнения.
- Порядок формирования цены контракта… – Поле заполняется на основании
включенного в документ ЭД «Заявка на закупку». Заполняется в обязательном порядке с
учетом анализа объекта закупки (всех обязательств поставщика, подрядчика,
исполнителя).
4.3. Вкладка «Описание условий поставки»
На вкладке «Описание условий поставки» необходимо заполнить обязательное
текстовое поле.
- Срок поставки товара или завершения работ либо график оказания услуг указывается срок поставки товара или завершения работ либо график оказания услуг.
При необходимости активировать признак «Редактировать» и изменить поля:
- Количество поставляемого товара, объёма выполняемых работ, оказываемых
услуг – указывается количество поставляемого товара, объема выполняемых работ,
оказываемых услуг. Автоматически подтягивается информация из спецификации
электронного документа.
- Место поставки товара, выполнения работ, оказания услуг - указывается место
поставки товара, выполнения работ, оказания услуг.
5. Вкладка «Условие размещения заявки»
Вкладка «Условия размещения заявки» содержит вкладки: «Сведения о лоте»,
«Порядок работы комиссии».
5.1. Вкладка «Сведения о лоте»
На вкладке «Сведения о лоте», заполняются поля:
- Планируемая дата заключения – дата проставляется из ЭД «План-график»
автоматически, поле доступно для редактирования.
- Валюта – валюта, в которой указана начальная цена контракта.
- Тип контракта - название файла шаблона контракта, зарегистрированного в
справочнике «Типы контрактов и договоров».
- Ограничение участия в ограничении поставщика в соответствии с п. 4 ст. 42
ФЗ №44-ФЗ – поле заполняется при указании особенностей размещения «Субъектам
малого предпринимательства (в соответствии со Статьей 30 Федерального закона №
44-ФЗ)» и «Социально ориентированным некоммерческим организациям (в
соответствии со Статьей 30 Федерального закона № 44-ФЗ)». Информация данного
поля будет загружена в одноименное поле на ООС.
- Участия, запреты и ограничения допуска товаров согласно п.7 ч.5 ст.63 №44ФЗ – поле заполняется в случае установления соответствующих ограничений.
Информация данного поля будет загружена в одноименное поле на ООС.
- Номер позиции плана-графика – поле наследуется из ЭД «План-график»,
используется для контроля на соответствие создаваемой закупки утвержденному плануграфику.
- Начальная (максимальная) цена контракта – Значение начальной цены
контракта.
- Нераспределенная сумма по лотам – информационное поле, информирует о
сумме номенклатуры, не включенной ни в один лот.
- Размер аванса - рассчитывается автоматически при изменении значения в поле
«%» от значения в поле «Начальная (максимальная) цена контракта», но может быть
внесено суммой аванса, в этом случае будет рассчитано значение поля «%».
- Контрактный управляющий – заполняется вручную значением из справочника
«Персоналии». Указывается сотрудник, которого заказчик определил как контрактного
управляющего.
- Информация о контрактной службе – текстовая информация о контрактной
службе (если она создана), заполняется из справочника организации заказчика, возможно
редактирование значения вручную.
- Ответственные за заключение контракта – указываются сотрудники из
справочника Персоналии, ответственные за заключение контракта, имеющие право
заключения контракта.
- признак Возможность заказчика изменить условия контракта в соответствии с
ст. 34, 95,44-ФЗ от 05.04.2013г. – при необходимости отмечается признак возможности
заказчика изменить условия контракта.
- признак Возможность одностороннего отказа стороны контракта от
исполнения контракта в соответствии с ч.8-26, ст.95, 44-ФЗ от 05.04.2013г. - при
необходимости, отмечается признак возможности одностороннего отказа стороны
контракта от исполнения контракта.
- Сведения о возможности одностороннего отказа от исполнения контракта –
текстовое поле для указания соответствующих сведений.
5.2. Вкладка «Порядок работы комиссии»
На вкладке «Порядок работы комиссии» в случае необходимости откорректировать
планируемые даты публикации и проведения процедуры.
6. Вкладка «Поставщики»
Для добавления поставщика необходимо нажать «Создать» и в поле ИНН выбрать
из справочника организацию поставщика/контрагента. Вкладка доступна на
редактирование в случае осуществления закупки у единственного поставщика.
7. Вкладка «Дополнительная информация»
При
необходимости
указать
«Дополнительная информация».
соответствующие
признаки
в
разделе
8. Особенности заполнения ЭД «Заявка на закупку» по цене за единицу
продукции
См. Методические рекомендации на сайте mz.tgl.ru в разделе Работа в системе АЦК
Муниципальный заказ – Информационные материалы по работе в системе.
9. Прикрепление файлов к ЭД «Заявка на закупку»
Для прикрепления файлов к ЭД «Заявка на закупку» необходимо нажать на кнопку
«Файлы» и выбрать необходимые файлы
.
10. Обработка ЭД «Заявка на закупку»
10.1. Статус «Отложен»
Необходимо обработать документ. Для выполнения данного действия нажмите
кнопку в левом нижнем углу со статусом «Отложен», и выберите действие
«Обработать»
При соответствии плану-графику ЭД «Заявка на закупку» перейдет на статус
«Проект».
При несоответствии цен закупаемой продукции ЭД «Заявка на закупку» перейдет на
статус «Несоответствие».
Далее возможно:
- Отложить ЭД «Заявка на закупку», выполнив действие «Отложить», и внести
соответствующие изменения,
- Согласовать ЭД «Заявка на закупку» (выполняется ответственным сотрудником
департамента экономического развития при положительном рассмотрении),
- Отказать ЭД «Заявка на закупку», выполнить действие «Отказать».
10.2. Статус «Проект»
Над ЭД «Заявка на закупку» на статусе «Проект» необходимо выполнить действие
«Утвердить».
10.3. Статус «Принят»
Над ЭД «Заявка на закупку» на статусе «Принят» необходимо выполнить действие
«В исполнение».
ЭД «Заявка на закупку» переходит на статус «Принят без лимитов» (при наличии в
графике оплаты внебюджетных источников финансирования или средств бюджетных
учреждений) относится к учреждениям имеющих статус муниципального бюджетного
учреждения, или на статус «Контроль лимитов/плана ФХД» (при наличии в графике
оплаты бюджетных источников финансирования) (относится к учреждениям имеющих
статус муниципального казенного учреждения).
10.4. Статус «Контроль лимитов/плана ФХД»
В случае прохождения контроля лимитов/плана ФХД (наличие в ЭД «Заявка на
закупку» бюджетного источника финансирования) в системе АЦК «Муниципальный
заказ» ЭД «Заявка на закупку» переходит на статус «Контроль лимитов/плана ФХД».
Автоматически при наличии лимитов со статуса «Контроль лимитов/плана ФХД» ЭД
«Заявка на закупку» перейдет на статус «Есть лимиты/план», при отсутствии лимитов на
статус «Отказан» (Нет лимитов).
10.5. Статус «Есть лимиты/план» («Принят без лимитов»)
На статусе «Есть лимиты/план» (на статусе «Принят без лимитов» для
внебюджетных источников финансирования или средств бюджетных учреждений) ЭД
«Заявка на закупку» - конечный статус электронного документа, необходимый для
включения в ЭД «Решение об осуществлении закупки». При осуществлении закупки
путем проведения аукциона, конкурса и запроса предложений, данный статус характерен
для рассмотрения уполномоченного учреждения, для дальнейшего включения ЭД «Заявка
на закупку» в соответствующее «Решение».