ПРАВИЛА работы с электронной почтой в Верховном Суде Республики

Утверждены Распоряжением
Председателя Верховного Суда
Республики Казахстан
от 4 апреля 2005 года №62
ПРАВИЛА
работы с электронной почтой в Верховном Суде Республики
Казахстан, местных судах, Комитете по судебному
администрированию при Верховном Суде и его
администраторами в областях, городах Астане и Алматы
1. Общие положения
1.Настоящие Правила устанавливают порядок работы с электронной почтой в Верховном
Суде Республики Казахстан и его Аппарате, местных судах, Комитете по судебному
администрированию при Верховном Суде Республики Казахстан (далее - Комитет) и его
администраторами в областях, городах Астане и Алматы (далее - администраторы).
2.Электронная почта (ЭП) применяется с целью оперативной передачи с использованием
персональных компьютеров (ПК) и сетей связи информации в элект-ронном виде, в том числе
изображений, между пользователями локальных сетей, сети Интернет с определенной
степенью защиты от несанкционированного вмешательства.
Передача информации в электронном виде обеспечивает мгновенную ее дост-авку
адресату по электронной почте, существенно облегчает обработку и использование
информации, а также ее надежное хранение.
3.Ответственность за организацию работы и использование электронной поч-ты (прием,
отправка и регистрация сообщений, соблюдение требований информационной безопасности)
в структурных подразделениях Аппарата Верховного Суда, Комитета возлагается на их
руководителей, а в местном суде - на председателя суда.
4.Контроль за соблюдением требований настоящих Правил осуществляет руководство
структурных подразделений Аппарата Верховного Суда, Комитета, а в местном суде руководитель канцелярии этого суда.
5.В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:
1) адресат - получатель, лицо или учреждение, которому адресовано отправление;
2) корреспондент - отправитель, лицо или учреждение, отправившее сообщение;
3) электронная почта - способ передачи посредством ПК на расстояние графической и
текстовой информации, позволяющий производить ее обработку на ПК, с возможностью ее
вывода на печать в пункте приема;
4) служебное сообщение (далее - документ)-информация, имеющая служебный характер и
предназначенная для использования и выполнения задач Верховного Суда, местных судов,
Комитета и его администраторов, совокупность данных, сведения, указания, поручения,
задания, информационные письма
(N, дата и т.д.);
5) личное сообщение - информация, не имеющая служебный характер, используемая
пользователем в личных целях;
6) электронный адрес - символическое буквенно-цифровое обозначение, присвоенное
получателю информации (провайдером Интернета или администратором почтовой системы
организации) или выбранное им самостоятельно (это возможно, как правило, только в
бесплатных Интернет-почтовых системах), позволяющее обеспечивать безошибочное
отправление информации конкретному лицу или учреждению;
7) электронная цифровая подпись - набор электронных цифровых символов, созданный
средствами электронной цифровой подписи и подтверждающий достоверность электронного
документа, его принадлежность и неизменность содержания.
6. Электронная почта Верховного Суда и его Аппарата, местных судов, Комитета и его
администраторов предназначена для передачи документов в электронном виде в локальных
сетях (внутренняя почта) и Интернет-сетях (внешняя поч-та).
Внешняя и внутренняя почты Верховного Суда разделены в целях информационной
безопасности. Официальные адреса внешней электронной почты подразделений и
сотрудников Аппарата Верховного Суда доступны всем в Интернете и указаны на сайте
Верховного Суда в разделе "Информационные технологии /Официальные адреса
электронной почты отделов и сотрудников Верховного Суда Республики Казахстан". Адреса
внутренней и внешней почты хранятся в адресных книгах почтовых клиентов пользователей.
Пополнение адресных книг пользователей Верховного Суда осуществляется ими
самостоятельно (если это личные адреса), или централизованно из специальной базы данных
"Служебные адреса" (если это служебные адреса) с помощью специальных программных
средств, которыми обеспечивает пользователей Отдел информационно-программного
обеспечения Аппарата Верховного Суда.
7. Все документы Верховного Суда и его Аппарата, местных судов, Комитета и его
администраторов обязательно направляются электронной почтой. При необходимости,
если это требует соответствующий порядок, документы направляются на бумажных
носителях.
8. Технология работы с электронной почтой определяется Отделом информационнопрограммного обеспечения Аппарата Верховного Суда и специалистами-программистами
местных судов, Комитета и его администраторов по заявкам пользователей.
9. Прием и отправка документов по электронной почте осуществляется работниками
подразделений Аппарата Верховного Суда, специалистами-программистами или
специалистами местных судов, Комитета и его администраторов, ответственными за прием и
отправку электронной
почты
по
представлению
документов
специалистами,
обеспечивающими работу по делопроизводству.
2. Прием документов
10.Специалисты, ответственные за прием и отправку электронной почты, ежедневно в 900,12-00,15-00 и 17-00 часов обязаны проверять электронную почту.
При поступлении документов адресат высылает корреспонденту подтверждение о их
получении, распечатывает документы и передает в подразделения Аппарата Верховного
Суда, Комитета и его администраторов, канцелярии местных судов.
Поступившие документы дважды в день (в 10-00 и 16-00 часов), а срочные незамедлительно передаются под роспись специалистам, обеспечивающим работу по
делопроизводству, для их регистрации и передачи по назначению.
11.После регистрации такие документы приравниваются к служебным документам и на
них распространяются все требования по рассмотрению, прохождению, списанию,
копированию, хранению, уничтожению и т.д., предусмотренные Инструкциями по
делопроизводству в Верховном Суде, местных судах, Комитете и его администраторах.
12.В целях подтверждения поступления документов в Верховный Суд и его Аппарат,
местные суды, Комитет и его администраторам работники подразделений Аппарата
Верховного Суда, специалисты-программисты или специалисты местных судов, Комитета и
его администраторов, ответственные за прием электронной почты, прикрепляют их к
электронным регистрационным карточкам и помещают в базу документов адресатов.
13.В целях исключения фактов неисполнения на местах заданий, поручений Верховного
Суда по причине неполучения документов и отсутствия подтверждения о поступлении их из
Верховного Суда, специалисты-программисты или специалисты местных судов,
ответственные за прием и отправку электронной почты, обязаны еженедельно (в пятницу до
17-00 часов) представлять отчет о полученных документах в подразделения Аппарата
Верховного Суда, отправившие документы.
3. Отправка документов
14. Отправка документов из Верховного Суда одновременно всем областным и
приравненным к ним судам производится работниками подразделений Аппарата Верховного
Суда с обязательным представлением справки об отправке документов, которая хранится у
специалистов, обеспечивающих делопроизводство структурных подразделений.
На отправляемом документе, до введения электронной цифровой подписи, долж-на
вставляться сканированная подпись должностного лица, подписавшего документ.Отправка
всех официальных и, особенно, срочных документов осуществляется в программе OutLook
Express с установкой режимов "Запрашивать уведомление о прочтении" и "Отправлять
уведомление о прочтении", позволяющих получить уведомление о поступлении документа в
почтовый ящик адресата и его прочтении.
15.Документы, подлежащие отправке по электронной почте, должны быть оформлены
в соответствии с требованиями Инструкций по делопроизводству в Верховном Суде, местных
судах, Комитете и его администраторов.
16. Не допускается отправка документов, имеющих ограничительные грифы "особой
важности", "совершенно секретно" и "секретно". Такие документы подлежат отправке в
установленном порядке.
17. При отправке документов не допускается
использование самодельных и не
прошедших аттестацию зашифровывающих программ или секретных файлов, закрытых
аналогичными паролями.
18. Документы и приложения к ним отправляемые адресатами по электронной почте в
Верховный Суд готовятся в программе Word. При отправке документов (далее - файл текст
документа) с приложениями или без них (далее - файл текст приложения) должны быть
соблюдены следующие требования:
1) стандартным почтовым клиентом должен быть Outlook Express;
2) бумажный вариант документов следует отсканировать в виде "картинки" (далее - файл
картинка документа);
3) к документу следует присоединить файлы:
- картинка документа;
- текст документа;
- приложение;
4) текст темы документа должен содержать краткую аннотацию;
5) текст документа должен набираться в виде простого текста (plain text),
с
использованием настройки программы Outlook Express. При направлении документа не по
персональному адресу, например, [email protected], а на адрес типа [email protected],
[email protected] и т.п., в нем указывается адресат.
19. При передаче документов по электронной почте корреспондент обязан получить
подтверждение о получении их адресатом.
20. Все отправляемые документы обязательно должны содержать отметку, показывающую
наименование корреспондента, т.е. об отправлении документов из Верховного Суда, местных
судов или Комитета и его администраторов. Служебная отметка включает полное
наименование адресата, электронный адрес,
фамилию, имя, отчество и подпись
корреспондента, объем отправленной информации (в Кбайтах).
21. Не допускается использовать электронную почту для отправки личных сообщений.
4. Хранение и уничтожение документов
22. Отправленные или полученные документы хранятся в памяти компьютера
пользователя до минования надобности (но не менее одного года), после чего уничтожаются
без составления акта.В регистрационных карточках или базах они хранятся постоянно.
23.
Распечатанные
и
зарегистрированные
в
отделе
обеспечения
документоборота или в структурных подразделениях Аппарата Верховного Суда, Комитета и
в канцеляриях местных судов документы, приравненные к служебным документам, подлежат
хранению или уничтожению согласно Инструкциям по делопроизводству в Верховном Суде,
местных судах, Комитете и его администраторов.
24.Один раз в неделю работники структурных подразделений Аппарата Верховного Суда,
специалисты-программисты или специалисты местных судов, Комитета
и его
администраторов, ответственные за прием и отправку электронной почты, представляют в
подразделения, обеспечивающие документооборот Аппарата Верховного Суда, Комитета и
его администраторов, канцелярии местных судов перечень документов, полученных
отправленных по электронной почте. В нем указывается электронный адрес корреспондента
и адресата, наименование полученных отправленных документов, тема и размер документов,
дата и время полученных отправленных документов. Данные перечни подлежат хранению в
подразделениях, обеспечивающих документооборот Аппарата Верховного Суда, Комитета и
его администраторов, в канцеляриях местных судов в течение одного года (вместе с
реестрами), после чего уничтожаются без составления акта.
5. Подключение и отключение электронной почты
25.Подключение к внешней электронной почте Отделом информационно-программного
обеспечения Аппарата Верховного Суда, специалистами-программистами местных судов,
Комитета и его администраторов производится по согласованию с Руководителем Аппарата
Верховного Суда, председателями местных судов, председателем Комитета и его
администраторами на основании письменной заявки.
26. При подключении к внешней электронной почте пользователи инструктируются по
обеспечению защиты компьютерной информации под роспись в журнале учета
инструктажей.
Инструктаж производится Отделом информационно-программного обеспечения Аппарата
Верховного Суда, специалистами-программистами местных судов, Комитета и его
администраторов.
27. Каждый пользователь внешней электронной почты должен иметь электронный адрес,
зарегистрированный в Отделе информационно-программного обеспечения Аппарата
Верховного Суда, у специалистов-программистов местных судов, Комитета и его
администраторов, в котором содержится указание о принадлежности пользователя к
Верховному Суду, местным судам, Комитету и его администраторам.
28. Отключение пользователя от внешней электронной почты производится по
письменной заявке руководителей структурных подразделений Аппарата Верховного Суда,
Комитета и канцелярии местных судов.
29. В структурных подразделениях Верховного Суда, Комитета и в местных судах должна
иметься внутренняя электронная почта.
Все работники
Аппарата Верховного Суда, местных судов, Комитета и его
администраторов являются пользователями внутренней электронной почты.
Переписка между работниками Аппарата Верховного Суда, местных судов, Комитета и его
администраторов до подписания документов производится по внутренней электронной
почте.
30. Ознакомление судей и работников Аппарата Верховного Суда, судей и работников
канцелярии местных судов, работников Комитета и его администраторов с законами,
подзаконными актами и иными документами, если не установлено иное, производится по
внутренней электронной почте.