Приложение № 1 - Чунский район

Рекомендации по организации приема-передачи архивных документов
Организация приема-передачи архивных документов организациями
являющимися источниками комплектования архивного отдела администрации
Чунского района осуществляется в соответствии с законодательством
Российской Федерации, нормативно-правовыми документами Федерального
архивного агентства, архивного агентства по Иркутской области, а также
требованиями Типовой инструкции по делопроизводству. Для успешного и
своевременного проведения работ по приему-передаче архивных документов
организациями необходимо провести следующие мероприятия:
1. Составить описи дел постоянного хранения, временного хранения и
по личному составу:
1.1. опись № 1 дел постоянного хранения составляется по структурному
принципу в соответствии со штатным расписанием; согласовывается с
Экспертной комиссией организации (далее – ЭК), утверждается ЭПК архивного
агентства Иркутской области (далее – ЭПК)и руководителем организации;
1.1.1. документы в разделах описи № 1 располагаются по значимости в
следующей последовательности:
раздел «Руководство»: приказы с № __ по № __ руководителя по
основной деятельности; протоколы с № ___ по № ___ заседаний комиссий;
годовые планы по основным вопросам деятельности организации на ___ год;
годовой отчет об итогах работы организации за ___ год;
«Паспорт
организации»
за ___ год; годовой отчет о составе кадров за ___ год;
документы проверки деятельности организации;
раздел «Отделы предприятия»: основная их деятельность;
раздел «Отдел учета и отчетности» : утвержденное штатное
расписание на ___ год; годовая смета расходов, бюджетные ассигнования на
содержание организации на ___ год; годовой отчет исполнения бюджета за
___ год и объяснительная записка к нему; годовой бухгалтерский отчет об
исполнении сметы расходов на содержание организации за ___ год и
объяснительная записка к нему; годовые статистические сведения о … за ___
год;
1.2. опись № 1-л дел по личному составу составляется годовыми
разделами по номинальному принципу, документы в описи располагаются в
следующей последовательности: приказы с № __ по № ___ руководителя по
личному составу (в графе «Дата дела» проставляются даты первого и
последнего приказов); списки работников организации; личные карточки (ф. Т2, ) уволенных работников; личные дела уволенных работников ; карточкисправки о заработной плате работников организации с подшитыми к ней
расчетными листами за весь год по каждому работнику; опись согласовывается
ЭК и ЭПК; утверждается руководителем организации;
2
1.3. на личные дела уволенных работников организации; опись
составляется по алфавитному принципу, в графе «Дата дела» проставляются
даты приказов о приеме и увольнении работника;
1.4. описи дел временного (до 10 лет включительно) хранения
составляются по структурном принципу; в опись включаются дела, сроки
хранения которых не истекли на момент составления описи; утверждаются
руководителем организации;
2. После составления описей дел постоянного хранения и по личному
составу провести экспертизу ценности документов временного (до 10 лет
включительно) хранения и отбор документов с истекшими сроками хранения.
Составить акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению,
акт согласовать ЭК и утвердить руководителем организации. Дела включаются
в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в
котором составлен акт (например, законченные в 2006 году дела с 5-летним
сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января
2012 года. После утверждения акта дела передать на переработку (утилизацию)
по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи,
количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Уничтожение дел
допускается проводить путем измельчения или сжигания. В таком случае
составляется акт о фактическом уничтожении дел. После уничтожения дел
внести изменения в учетные документы (описи дел, номенклатуры дел) - в
графе «Примечание» проставить отметку «Уничтожено. СМ акт от ____ № ___ .
3.1. Оформление обложки дела:
3.1.1. наименование организации указывается полностью в именительном
падеже, с указанием официально принятого сокращения наименования в
соответствии с датой документов в деле;
3.1.2. заголовок, дата (крайние даты), количество листов на обложке дела
должны соответствовать таковым в описи дел;
3.1.3. на обложке личного дела и в описи фамилия, имя отчество (ФИО)
указываются полностью в именительном падеже, выше ФИО проставляются
слова «ЛИЧНОЕ ДЕЛО», крайними датами личного дела являются даты
приема и увольнения работника (а не даты приказов о приеме и увольнении);
3.1.4. датой дел, содержащих распорядительные документы, а также для
дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты
документов дела, т.е даты (число, месяц, год) регистрации (составления)
самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой
приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата
регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот
том; при этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца
пишется полностью;
3.1.5. если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома
указывается количеств томов этого дела, а на последующих томах – номер
очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово
«последний»;
3
3.1.6. обложки дел оформляются шариковой ручкой с черной пастой, а
также реквизиты обложки дела допускается распечатывать на стандартных
белых листах и наклеивать на обложку дела, нанося канцелярский клей на всю
поверхность листа (кроме клея-карандаша), чтобы лист с реквизитами дела не
отклеивался в процессе длительного хранения.
3.2. Нумерация листов в деле:
3.2.1. все листы документов, включенных в дело (кроме листа-заверителя
и внутренней описи) нумеруются, внутренняя опись нумеруется отдельно от
документов дела; лист-заверитель дела не нумеруется.
3.2.1. листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры
проставляются в правом верхнем углу (не зависимо от размера документа);
3.2.3. при дополнении дел с карточками-справками о заработной плате
работников расчетными листами по каждому работнику (или дополняются
другие дела новыми документами), необходимо перенумеровать листы в
данном деле (нумеруется каждый расчетный лист, карандашом зачеркивается
косой чертой старый номер и рядом проставляется новый номер) и внести
изменения в листе-заверителе, на обложке дела и в описи дел;
3.2.4. документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные
издания, нумеруются в общем порядке;
3.2.5. листы дел, состоящих из нескольких томов (частей), нумеруются по
каждому тому (части) отдельно;
3.2.6. резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах,
размещаются перед документом, к которому они относятся и нумеруются в
общем порядке;
3.2.7. после завершения нумерации листов составляется заверительная
надпись, которая составляется на отдельном листе-заверителе дела и
располагается в конце дела,
лист-заверитель дела подписывается ее
составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты
составления;
3.2.7. количество листов в деле проставляется на обложке дела и в описи
дел в соответствии в заверительной надписью в листе-заверителе дела;
3.2.8. если дело подшито без бланка листа-заверителя дела, то
составленный по установленной форме лист-заверитель дела подклеивается за
левое поле к внутренней стороне нижней обложки дела;
3.3. Составление внутренней описи:
3.3.1. внутренняя опись составляется для личных дел, документов по
заработной плате (реестр работников, включенных в дело); оглавление к
приказам руководителя можно подшивать в дело как внутреннюю опись;
3.3.2. внутренняя опись составляется на отдельном листе по
установленной форме;
3.3.3. внутренняя опись подписывается составителем с указанием
расшифровки подписи, должности и даты составления описи;
3.3.4. листы внутренней описи подшиваются в начале дела (после
верхнего чистого листа), нумеруются отдельно от листов документов дела
4
(нумеруется даже один лист), количество листов внутренней описи
проставляется в листе-заверителе дела;
3.3.5. если дело подшито без бланка внутренней описи документов, то
составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к
внутренней стороне лицевой обложки дела;
3.4. Подшивка дела:
3.4.1. документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по
личному составу подшиваются на четыре прокола в твердую обложку
(скоросшиватель) с учетом возможного свободного чтения текста всех
документов;
3.4.2. текст не должен подходить к линии подшивки ближе 2 см, а листы
не должны выступать за края обложки, в случаях, когда текст на документе
расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска
бумаги, за которую документ подшивается в дело; резолюции руководства,
визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к
которому они относятся и в таком порядке подшиваются в дело;
3.4.3. при подготовке дел к прошивке проверяется правильность их
формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки,
скобы) из документов удаляются; в делах постоянного, временного (свыше 10
лет) хранения и по личному составу подлежат изъятию дублетные экземпляры
документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к
вопросу документы временного (до 10 лет) хранения;
3.4.4. обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах,
должны иметь размеры 229х324 мм; обложки дел с документами длительного
срока хранения (25 и более лет) должны быть изготовлены из твердого картона;
3.4.5. для предохранения документов от механической порчи на первом
листе дела (на расстоянии 5 мм от левого края) перед прошивкой наклеиваеся
полоска (стрелки) тонкого картона (длина - 28 см, ширина -1,5 см), через
которые и пропускается двойная прочная нить (можно использовать стрелку
и на обороте последнего листа); при оформлении дел применять канцелярский
(силикатный) клей.
3.4.6. Порядок подшивки дела:
раскрывается
скоросшиватель,
на
нижнюю
обложку
скоросшивателя кладется лист-заверитель дела, после него размещаются
документы дела, после документов – внутренняя опись, сверху описи для
защиты листов дела кладется чистый лист;
- все листы выравниваются, к левому краю первого листа
прикрепляется стрелка;
- все листы через стрелку подшиваются к нижней обложке
скоросшивателя по приведенной ниже схеме
Схема подшивки дела
5
*
Точка 1
*
Точка 2
*
Точка 3
*
Точка 4
1. Начало – из точки 3 сверху вниз(узел не завязывать),
оставить «хвост» 5 см.
2. Из точки 4 снизу вверх.
3. Из точки 4 в точку 2 сверху вниз.
4. Из точки 2 в точку 1 снизу вверх.
5. Из точки 1 в точку 2 сверху вниз.
6. Из точки 2 в точку 3 снизу вверх.
7. Туго натянуть нить и завязать 2 узла.
4. До передачи документов организаций в муниципальный архив
необходимо провести проверку наличия и состояния дел в соответствии с
разделом 5.5. (приложения №№ 14, 15) «Основных правил работы
ведомственных архивов» (утверждены приказом Главархива СССР от
05.09.1985 № 263) по утвержденным (согласованным) ЭПК описям дел №№ 1,
1-Л. Приказом руководителя организации назначается комиссия для
проведения данной проверки. Результаты проверки оформить актами (на
каждую опись составляется отдельный акт в 2-х экземплярах) с листами
проверки. Неправильно оформленные и прошитые дела, обнаруженные в ходе
проверки, необходимо упорядочить в соответствии с требованиями Типовой
инструкции. Допускается подшивка дел по личному составу до 2002 года на
три прокола, если подшивка этих дел не противоречит указанному выше по
тексту порядку подшивки дела.
5. Провести передачу в муниципальный архив документов организаций
постоянного хранения, образовавшихся в процессе деятельности организаций,
(по утвержденной ЭПК описи № 1) по акту приема-передачи.
6.1. дела по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности
организации (по согласованной ЭПК описи № 1-л шифруются и хранятся в
архиве организации.
7. сводные номенклатуры дел. В электроном виде и утвержденную
руководителем организации передать в архивный отдел администрации.
Начальник архивного отдела
администрации Чунского района
05.03.2012 года
Л.В.Иванова