Отчет о выполнении основных направлений развития архивного

ОТЧЕТ
о выполнении основных направлений развития архивного дела
в муниципальном образовании «Можгинский район» за 2013год
Работа в архивном отделе строилась согласно плана работы,
Программы социально-экономического развития муниципального
образования «Можгинский район» на 2010-2014 г.г., была направлена на
практическую реализацию Федерального закона от 22.10.2004г. «Об
архивном деле в Российской Федерации», закона Удмуртской Республики от
30.06.2005г. «Об архивном деле в Удмуртской Республики, Федерального
закона от 27.07.2010г. № 210 ФЗ «О предоставлении государственных и
муниципальных услуг», приказов Комитета по делам архивов при
Правительстве Удмуртской Республики.
Приоритетной задачей деятельности оставалось продолжение внедрения
новой версии общеотраслевого программного комплекса Архивный фонд»,
«Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе
деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и
организации, с указанием сроков хранения (М.2010), Правил организации
хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного
фонда Российской Федерации и других архивных документов в
государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках,
организациях Российской академии наук, административных регламентов по
оказанию государственных и муниципальных услуг.
В сфере государственного регулирования архивного дела:
Подготовлен проект постановления Главы Администрации МО «Об
утверждении плана-графика приёма документов на постоянное хранение,
составления описей дел постоянного и временного (75 лет) хранения»,
номенклатур дел в организациях- источниках комплектования архивного
отдела на 2013год;
- к 1 марта были представлены в соответствии со статьями 8, 9 Закона УР
от 29.12.2005 № 82-РЗ «О наделении органов местного самоуправления
отдельными государственными полномочиями УР в области архивного
дела» обоснованные прогнозные потребности и расчеты финансовых
средств, необходимых для осуществления отдельных государственных
полномочий Удмуртской Республики в области архивного дела утвержденные сметы расходов на содержание архивного отдела на 2014 г. с
росписью по статьям КОСГУ;
- в течении года представлялись в Комитет по делам архивов при
Правительстве УР:
- бюджетные заявки на финансирование архивного отдела на месяц с
росписью по статьям КОСГУ;
- отчеты о расходовании субвенций из республиканского бюджета;
- отчеты о выполнении основных мероприятий за I полугодие,
за год;
- ежеквартально представлялись
информации
о представлении
государственных услуг:
- в Администрацию района представлялись информации о представлении
муниципальных услуг:
- работали по реализации соглашения с ГУ-Управлением Пенсионного
фонда РФ в Можгинском районе по обмену электронными документами в
системе электронного документооборота;
В сфере обеспечения сохранности и государственного учета
продолжили работу по укреплению материально-технической базы:
- подготовлены и проведены запросы котировок:
- на ремонт помещения архива на сумму 44 900-00 рублей
- на приобретение архивных коробок на сумму 125088-00 руб.
- на приобретение офисной бумаги на 15000-00руб;
В настоящее время ведутся ремонтные работы.
111. В соответствии со Списком фондов, требующих улучшения
физического состояния, выявленных в ходе использования и требующих
неотложного улучшения физического состояния отреставрировано 20 дел (120
листов),
121.При проведении проверки наличия и состояния дел, в ходе выемки дел из
хранилища для сотрудников и пользователей архивной информации в
читальном зале, при исполнении запросов
- подшито 60 дел
- перешифровано 2012 дел
- заменены ярлыки на 425 коробках
- подшиты внутренние описи и оформлены листы - заверители в 120 делах.
- перекартонировано – 650 дел
- закартонированы документы нового приема (852дела),
191. Провели проверки наличия дел в количестве 1554 ед.хр.
В соответствии с «Регламентом государственного учета документов
архивного фонда РФ» проведена работа по учету новых поступлений в
объеме 983 ед.хр., ведение книги учета поступления документов и выбытия
документов, дел фондов, составление листов и карточек фондов и внесение в
них изменений, составление паспорта архива, сведений об изменений в
составе и объеме фондов.
В сфере комплектования и взаимодействия с организациямиисточниками комплектования архивов:
211-219.
Принято на постоянное хранение управленческих
документов от 24 организации в количестве 852 ед.хр. (приложение № 1)
131 ед.хр. документов по личному составу от ликвидированного
муниципального предприятия «Жилкоммунсервис» и ООО «Можгинские
коммунальные сети» (приложение № 1). По сдаточным описям приняты
документы ликвидированных организации Можгинского районного
потребительского общества и СПК «Валожикьинский».
221-222. В целях обеспечения сохранности и соблюдения установленных
сроков упорядочения документов
оказана методическая помощь в
упорядочении документов организациям источников - комплектования
архива и ликвидируемым организациям (Можгинское райпо, СПК
«Валожикьинский»).
Представлены на утверждение и согласование ЭПМК Комитета описи от 25
организации в количестве 1992, в т.ч. (приложение 2)
управленческих документов - 991 ед.хр.
по личному составу - 1001 ед.хр.
231-234. В целях совершенствования нормативно-методической базы по
вопросам
архивного дела на основе действующего законодательства
представлены на согласование: (приложение 3)
- 13 номенклатур дел 1 положение об архиве
Оказывали методическую помощь по составлению номенклатур дел
организациям, учреждениям не являющимися источниками комплектования
(образовательные учреждения, дошкольные учреждения и др.).
Согласован список организации – источников комплектования архивного
отдела, в связи с чем были исключены из источников комплектования 5
организации
Общество с ограниченной ответственностью (ООО) «Большая Кибья»
Большекибьинского сельсовета
Открытое акционерное общество «Можгинская сортоиспытательная станция»
(МСИС)
Можгинский районный филиал ФГУ «Госсеминспекции по УР»
Муниципальное предприятие «Жилкоммунсервис» муниципального
образования «Можгинский район»
Общество с ограниченной ответственностью «Можгинское зверохозяйство»
251. Проведены обследования состояния делопроизводства и архива в 6
организациях:
- ООО «Можга-лен»
- МО «Черемушкинское»
осуществляющих деятельность в сфере жилищно- коммунального хозяйства
– в 4 организациях:
- Отдел по делам строительства, архитектуры и ЖКХ администрации МО
«Можгинский район»
- Общество ограниченной ответственностью «Коммунально-энергетические
системы» ( ООО « КЭС»)
- Общество ограниченной ответственностью «Коммунально-технический
сервис» (ООО « Комтес»)
- Общество с ограниченной ответственностью (ООО) « Наш дом»
261. Проведено 4 семинара с охватом 105 человек:
1.Номенклатура дел - систематизированный перечень дел организации.
2.Электронный документооборот.
- по паспортизации архивов организации и ведению учетных документов:
3. для специалистов муниципальных образований – поселений
4. для работников сельхозпредприятий
В целях более эффективного обеспечения конституционных прав граждан
17 сентября 2013 г. в архивном отделе Администрации МО « Можгинский
район» состоялся Круглый стол «Взаимодействие архивного отдела
Администрации МО «Можгинский район» с отделением Пенсионного Фонда
РФ по г. Можге и Можгинскому району УР, управлением социальной
защиты населения по Можгинскому району и делопроизводственных служб
сельхозпредприятий по вопросу социальной защиты граждан». В работе
Круглого стола приняли участие сотрудники архивного отдела, руководитель
клиентской службы Управлений Пенсионного фонда Российской Федерации
в городе Можга и Можгинском районе, работники делопроизводственных
служб сельхозпредприятий района.
Начальник архивного отдела Будзиманова В.Л.
ознакомила о
хранящихся в архиве документов по личному составу и проблемах,
возникающих при подготовке архивных справок, высказала свои
предложения о повышении эффективности работы при исполнении запросов
социально-правового характера и подготовке документов на первом этапе до
передачи в архив и о внедрении в практику обмена электронными
документами между архивным отделом и отделениями .пенсионного фонда
РФ по УР.
Начальник клиентской службы отделения Пенсионного Фонда РФ по г.
Можге и Можгинскому району УР Зиатдинова Р.Д. сообщила об
изменениях в пенсионном законодательстве, о предоставлении архивных
справок сельхозпредприятиями.
С руководителями музеев и краеведов общеобразовательных школ провели
круглый стол по теме «Документ-источник знаний малой родины»
Проведены 4 обзорные экскурсии.
Проведены 2 выставки:
«Мы тоже ковали Победу», «90-лет Архивной службе Удмуртии»
В читальном зале работало 18 исследователей (краеведов) по различным
темам. В ходе этих работ были использованы дела фондов : земельного
отдела, сельских Советов, колхозов, отдела соцобеспечения, отдела
народного образования, профкомов организаций, учреждений.
Была организована стажировка для вновь принятых специалистов
муниципальных образований – поселений г. по вопросам организации
делопроизводства и архивного дела с практическими занятиями, где приняло
участие 5 человек.
В сфере развития информационно-поисковых систем и
использования архивных документов:
Продолжили заполнение АПК «Архивный фонд», разделов: (приложение 4).
«Фонд» – 2 записи
«Опись» - 3 записи
«Переименование» - 2 записи
«Движение» - 35 записей
«Дело» - 11411 ед.хр.
- заполнение тематических баз данных «Предметно-тематический указатель»
к решениям исполкома Можгинского райсовета,
«Акты ввода в эксплуатацию законченных строительных объектов» по фонду
отдела по делам строительства, архитектуры и ЖКХ 22 ед.хранения - 3896
записей (информация прилагается).
Общий объем Базы данных раздел «Дело» составляет - 42578 записей,
28,0Мб – 92,29% .
С июня 2012г. работает программа VIP-NET для обмена электронными
документами
в
системе
электронного
документооборота
по
телекоммуникационным каналам связи с управлениями (отделениями)
Пенсионного фонда Удмуртской Республики.
В текущем году поступило 143 запроса от Управлений пенсионного
фонда УР в электронном виде.
Регистрация запросов социально- правового характера осуществлялась в
режиме «Одного окна», регистрация тематических запросов проводилась в
электронном виде. Реализована возможность подачи заявлений на
предоставление архивной информации из архива через официальный сайт,
поступило – 3 запроса.
На сайте Администрации МО «Можгинский район» имеется страничка
архивного отдела, где была размещена одна информация о проведении
круглого стола «Взаимодействие архивного отдела Администрации МО
«Можгинский район» с отделением Пенсионного Фонда РФ по г. Можге и
Можгинскому район, управлением социальной защиты населения по
Можгинскому району и делопроизводственных служб сельхозпредприятий
по вопросу социальной защиты граждан»
421.-423 Исполнено запросов социально-правового характера – 1791 запрос,
тематических запросов – 241 и продолжили ведение баз данных «Учет
запросов социально-правового характера в режиме «Одного окна»» и «Учет
тематических запросов».
В сфере научно-исследовательской работы и повышения квалификации
Сотрудники архивного отдела принимали участие в семинарах,
совещаниях, проводимых Комитетом по делам архивов, государственными
архивами Удмуртской Республики и Администрацией района.
Составлена 1 должностная инструкции на старшего специалиста.
На Светлану Леонидовну Пчельникову был составлен отзыв о служебной
деятельности для присвоения классного чина в соответствии с замещаемой
должностью.
С 8 апреля по 18 апреля 2013 года
специалист 1 категории
Пчельникова С.Л. прошла курсы повышения квалификации в федеральном
государственном бюджетном образовательном учреждении высшего
профессионального образования «Российская академия народного хозяйства
и государственной службы при Президенте Росийской Федерации» по
программе
«Архивоведение
и
делопроизводство.
Электронный
документооборот»
Пчельникова С.Л. была представлена и награждена Благодарственным
письмом Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской
Республики и Почетной грамотой Администрации Можгинского района.
С 1 ноября внесены изменения в штатное расписание: сокращены 2
ставки специалиста.
В связи с тем, что были сокращены ставки, с многочисленными
обращениями граждан и оказанием методической помощи ликвидируемым
организациям не выполнены ряд показателей.
Проводилась работа по регистрации договора аренды с Удмуртстатом.
Готовятся документы для передачи арендуемых помещений в оперативное
управление. Разосланы письма намерения о предстоящей аренде помещений
Начальник архивного отдела
18.12.2013г.
В.Л.Будзиманова