Приказ о Положении о гос. закупок от 26

Федеральное государственное предприятие
«Ведомственная охрана железнодорожного транспорта
Российской Федерации»
ПРИКАЗ
«26» сентября 2012 г.
Москва
№ К-10/328
О договорной работе в федеральном государственном предприятии
«Ведомственная охрана железнодорожного транспорта
Российской Федерации»
В целях повышения эффективности договорной работы и
укрепления договорной дисциплины в федеральном государственном
предприятии «Ведомственная охрана
железнодорожного транспорта
Российской Федерации» (далее – ФГП ВО ЖДТ России, Предприятие), п р и
к а з ы в а ю:
1. Утвердить прилагаемое Положение о договорной работе
федерального государственного предприятия «Ведомственная охрана
железнодорожного транспорта Российской Федерации» (далее – Положение).
2. Заместителям генерального директора и начальникам отделов ФГП
ВО ЖДТ России, директорам филиалов и начальникам отрядов:
2.2. Установить контроль за соблюдением порядка подготовки,
заключения, учета и выполнения договоров, установленного Положением.
2.3. Обеспечить укрепление договорной дисциплины ФГП ВО ЖДТ
России. Исключить случаи образования необоснованной кредиторской
задолженности ФГП ВО ЖДТ России перед контрагентами, уплаты
штрафных санкций за неисполнение или ненадлежащее исполнение
договорных обязательств ФГП ВО ЖДТ России, необоснованного доведения
бесспорных претензий и исков до судебного разбирательства и возбуждений
исполнительных производств.
3. Директорам филиалов и начальникам отрядов:
3.1. Имеющиеся положения о договорной работе филиалов привести в
соответствие с Положением, применительно к соответствующему
обособленному структурному подразделению.
3.2. Обязать лиц, ответственных за ведение договорной работы, в своей
деятельности руководствоваться Положением и положением о договорной
работе соответствующего филиала (отряда). При этом, указанные положения
филиалов (отрядов) не могут противоречить Положению о договорной
работе ФГП ВО ЖДТ России.
2
4. Локальные (внутренние) нормативные акты по договорной работе,
изданные до вступления в силу настоящего Положения, действуют в части,
не противоречащей ему.
5. Признать утратившим силу Приказ ФГП ВО ЖДТ России от
22.04.2008 № К-10/273 «О договорной работе в федеральном
государственном предприятии «Ведомственная охрана железнодорожного
транспорта Российской Федерации»».
6. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на
заместителей генерального директора ФГП ВО ЖДТ России по
направлениям деятельности.
Генеральный директор
А.А.Романова
(499)262-12-71 (доб.566)
В.Н.Ветров
3
Приложение
к приказу ФГП ВО ЖДТ России
от «__» сентября 2012 г.
№ К-10/____
ПОЛОЖЕНИЕ
о договорной работе федерального государственного
предприятия «Ведомственная охрана железнодорожного транспорта Российской Федерации»
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение о договорной работе федерального государственного предприятия «Ведомственная охрана железнодорожного транспорта Российской Федерации» разработано в соответствии с Гражданским
кодексом Российской Федерации (далее – ГК РФ) и другими нормативными
правовыми актами.
1.2. Положение является организационно-распорядительным документом, определяющим порядок организации и ведения договорной работы, обязанности работников Предприятия и его обособленных структурных подразделений (филиалов, отрядов).
1.3. Положение вводится в целях унификации договорно-правовой работы Предприятия и его филиалов, отрядов; усиления защиты экономических и финансовых интересов Предприятия, предотвращения рисков возникновения необоснованных убытков вследствие нарушения действующего законодательства Российской Федерации.
1.4. Положение регулирует отношения по подготовке, заключению, изменению, расторжению договоров с физическими и юридическими лицами,
заключаемых от имени Предприятия.
1.5. Положение устанавливает:
1.5.1. Требования к оформлению типовых (примерных) форм договоров, правила подготовки, согласования, подписания, регистрации, учета, хранения договоров и контроля за их выполнением, на основании которых разрабатываются договоры с учетом местных условий деятельности и условий
функционирования обособленных структурных подразделений Предприятия
(филиала, отряда);
1.5.2. Правила, регламентирующие порядок заключения возмездных
гражданско-правовых договоров на поставку товаров, выполнение работ,
оказания услуг стоимостью от 100 000 (Ста тысяч) до 500 000 (Пятисот тысяч) рублей и свыше 500 000 (Пятисот тысяч) рублей с юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, в которых Предприятие и его
обособленные структурные подразделения (филиалы, отряды) выступают в
качестве плательщика денежных средств другой стороне по такому договору.
1.6. Настоящее Положение распространяется на гражданско-правовые
договоры (контракты, соглашения, в том числе на дополнительные соглаше-
4
ния, изменения и дополнения к договорам), заключаемые от имени Предприятия.
1.7. Организационно-распорядительными документами Предприятия
могут быть установлены особенности договорной работы в отношении отдельных видов договоров.
Договоры, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, оформляются в соответствии с настоящим Положением и с учетом особенностей, предусмотренных законодательством Российской Федерации, организационно-распорядительными документами Предприятия.
1.8. Договорная работа осуществляется на основании:
- протоколов и соглашений о намерениях между Предприятием и предполагаемым контрагентом по договору, подписанных уполномоченными на
то лицами;
- распоряжений и поручений генерального директора Предприятия, директоров филиалов, начальников отрядов и их заместителей в рамках полномочий;
- планов, утвержденных генеральным директором Предприятия, директорами филиалов, начальниками отрядов;
- решений Закупочной комиссии Предприятия (филиала, отряда), действующей на основании Положения о порядке проведения закупок товаров,
работ, услуг для нужд федерального государственного предприятия «Ведомственная охрана железнодорожного транспорта Российской Федерации»;
- Положения о порядке проведения закупок товаров, работ, услуг для
нужд филиала/отряда Предприятия.
1.9. При заключении, исполнении и расторжении договоров необходимо руководствоваться:
- действующим законодательством Российской Федерации, в том
числе ГК РФ;
- Уставом Предприятия;
- Положениями о филиале, отряде;
- настоящим Положением;
- Положением о порядке проведения закупок товаров, работ, услуг
для
нужд
федерального
государственного
предприятия
«Ведомственная охрана железнодорожного транспорта Российской
Федерации»;
- Положением о порядке проведения закупок товаров, работ, услуг
для нужд филиала/отряда Предприятия;
- другими
организационно-распорядительными
документами
Предприятия.
При подготовке договоров должны учитываться технологические
особенности и возможности функционирования подчиненных и причастных
к выполнению договора подразделений Предприятия (филиала, отряда).
1.10. Заинтересованные лица, выступающие с инициативой
установления договорных отношений, в том числе руководители
подразделений управления Предприятия (филиала, отряда) несут
5
ответственность за целесообразность, финансово-экономическую часть
договора, а так же за качество, своевременность и полноту его выполнения.
Инициатор договора готовит все необходимые документы по проекту
договора, оформляет согласование, и передает комплект документов в соответствии с установленным порядком, утвержденным настоящим Положением
в юридический отдел, сектор (юрисконсульту) филиала (отряда).
Инициатор договора несет ответственность за обоснованность и специфические особенности подготавливаемого договора, в том числе учет технологии работы подразделений Предприятия и причастных организаций.
Проведение закупок Предприятием осуществляется в соответствии с
Положением о порядке проведения закупок товаров, работ, услуг для нужд
федерального государственного предприятия «Ведомственная охрана железнодорожного транспорта Российской Федерации», утвержденного приказом
ФГП ВО ЖДТ России от 16 января 2012 г. № К-10/19.
Руководители подразделений управления Предприятия, руководители
структурных подразделений в филиалах, отрядах ведающие:
финансово-экономическими вопросами - несут ответственность за экономическое обоснование и наличие финансовых ресурсов, необходимых для
исполнения договора; за своевременность расчетов по договорам;
юридическими вопросами – несут ответственность за соответствие договора (приложений к нему) законодательству Российской Федерации, организационно-распорядительным документам.
В ликвидации дебиторской задолженности принимают участие заинтересованное лицо управления Предприятия (филиала, отряда) совместно с
руководителями структурных подразделений управления Предприятия, руководителями структурных подразделений филиалов, отрядов, ведающие
финансово-экономическими и юридическими вопросами.
1.11. Настоящее Положение вводится приказом по Предприятию и обязательно для исполнения всеми причастными работниками.
2. Полномочия представителей
2.1. В соответствии с Уставом Предприятия договор заключает
генеральный директор Предприятия, либо иное лицо, наделенное этим
правом в соответствии с действующим законодательством Российской
Федерации.
2.2. Директор филиала, начальник отряда заключают договоры на
основании доверенности, выданной Предприятием в лице генерального
директора. При этом в преамбуле договора указывается полное
наименование Предприятия.
2.3. Полномочия должностных лиц на подписание договоров могут
быть ограничены уставом Предприятия, приказом или доверенностью (в том
числе в порядке передоверия), выдаваемой генеральным директором в части
предмета, суммы, сроков и других существенных условий договора.
2.4. Порядок выдачи доверенностей определяется Положением о
6
порядке выдачи, отмены и регистрации доверенностей в ФГП ВО ЖДТ
России, утвержденным приказом Предприятия.
3. Основные разделы договоров
3.1. Преамбула.
В преамбуле договора содержатся сведения о полном наименование
сторон (организационно - правовая форма юридического лица и его название), Ф.И.О. (полностью) и должность лица, подписывающего договор,
правоустанавливающий документ (устав, доверенность, при необходимости
номер и дата выдачи лицензии и др.), на основании, которого действует
должностное лицо и предоставляющий право подписи договора. Все данные
указываются полностью и копии необходимых документов прикладываются
к договору.
3.2. Предмет договора.
Предмет договора указывается в простых и ясных выражениях, позволяющих исключить его двойное толкование. Приведение технических, количественных, качественных характеристик должно конкретизировать смысл
сделки в соответствии с ГК РФ. В краткой форме должны содержаться сведения о виде сделки (купля-продажа, подряд, аренда, и т.д.)
3.3. Обязательства Сторон (права и обязанности) и условия исполнения
обязательств.
В данном разделе указывается, в какие сроки, за чей счет, при наличии
каких условий или обстоятельств исполняются обязательства по договору,
порядок передачи имущества (работ, услуг), порядок составления актов
приемки-передачи, в том числе актов сверки расчетов и т.д.
3.4. Цена договора и порядок расчетов.
3.4.1. Цена договора указывается общая, включая налог на добавленную стоимость (далее - НДС). НДС выделяется отдельной строкой с указанием процентного отношения. При необходимости отражаются условия изменения цены в период действия договора. В этом разделе необходимо также
указать обязательства покупателя (заказчика) оплатить приобретаемый товар
(услугу) в оговоренные фиксированные сроки и на определенных в этом разделе договора условиях.
3.4.2. Оплата по договору должна производиться денежными средствами.
3.4.3. Цена договора устанавливается в валюте Российской Федерации в рублях.
3.5. Ответственность Сторон.
В целях предотвращения нарушений Сторонами своих обязательств
устанавливается ответственность в виде санкций за невыполнение условий
договора.
7
Стороны по договору могут предусматривать санкции в виде: процентов, пени, неустойки, штрафа и т.п.
3.6. Обстоятельства непреодолимой силы (форс-мажор).
Непреодолимая сила - чрезвычайное и непредотвратимое при данных
условиях событие (стихийное бедствие, наводнение, землетрясение, военные
действия, террористический акт и пр.). Непреодолимая сила является
обстоятельством, освобождающим от ответственности. Если обстоятельство
непреодолимой силы непосредственно повлияло на исполнение обязательств
в срок, установленный в договоре, то срок исполнения обязательств
увеличивается на время, в течение которого действовали такие
обстоятельства. Сторона, которая не смогла в результате форс-мажора
исполнить свои обязанности, должна предупредить контрагента по договору
письменно, в течение 5 (пяти) рабочих дней с момента наступления таких
обстоятельств.
3.7. Заключительные положения включают в себя:
- указание на лицо, ответственное по исполнению договора со стороны
Предприятия (как правило – заинтересованный отдел (сектор)) и контрагента;
- дату вступления в силу и срок действия договора;
- условия прекращения и продления срока действия договора;
- порядок внесения изменений и дополнений в договор, например: «все
изменения и дополнения в настоящий договор вносятся по взаимному
соглашению Сторон, оформляются письменно и являются неотъемлемой частью настоящего договора»;
- порядок разрешения споров, например: «все споры между Сторонами разрешаются путем переговоров, а при не достижении соглашения,
спор передается в арбитражный суд в соответствии с законодательством
Российской Федерации»;
Если окончательные условия договора существенно отличаются от
первоначальных договоренностей, целесообразно сделать оговорку, что «После подписания настоящего договора все предварительные договоренности по нему, переписка, предварительные соглашения и протоколы о
намерениях теряют силу».
При длительных отношениях реквизиты сторон - почтовые, банковские, отгрузочные и другие - могут измениться, что создаст проблемы с
надлежащим исполнением Договора. Поэтому в таких случаях желательно
оговорить обязанность сторон незамедлительно информировать друг друга
об изменении своих реквизитов.
При наличии или возможности исправлений по тексту договора делается оговорка о том, что «Все исправления по тексту договора имеют юридическую силу только в случае, если они удостоверены подписями Сторон в каждом отдельном случае исправлений».
8
Необходимо указание на количество оформляемых договоров, в зависимости от числа сторон договора: «Договор составляется в двух (трех и
т.д.) экземплярах по одному для каждой из Сторон».
3.8. Место нахождения, банковские реквизиты сторон (в соответствии с
учредительными документами) включают в себя:
Наименование:
полное - федеральное государственное предприятие «Ведомственная
охрана железнодорожного транспорта»;
сокращенное – ФГП ВО ЖДТ России.
Место нахождения Предприятия – Россия, 105120, г. Москва, Костомаровский пер., д. 2.
наименование и место нахождения грузополучателя (филиала или отряда);
номер телефона и факса Предприятия (филиала или отряда) с указанием международного кода населенного пункта;
банковские реквизиты (в т.ч. ИНН/КПП);
подписи лиц, поименованных в преамбуле договора, с обязательным
указанием фамилии и инициалов;
гербовая печать (печать для финансовых документов) Предприятия
(филиала или отряда).
Договор должен содержать аналогичные сведения по контрагенту.
4.Порядок подготовки, согласования и подписания договоров
4.1. Оформление.
Договор печатается на листах формата А4 с использованием односортной бумаги.
Не допускается печатание договоров на обеих сторонах листа.
В случае если договор содержит не более 5 (пяти) листов включая приложение, то уполномоченное лицо юридического отдела управления Предприятия, отдела договорной работы, регулирования ставок и контроля доходов в сфере охраны грузов управления Предприятия, юридического отдела
(юрисконсульт) филиала (отряда) на оборотной стороне каждого листа договора проставляет свою подпись.
Если договор содержит более 5 (пяти), листов включая приложение, то
договор вместе с приложениями прошивается и заверяется печатью и подписью лица, непосредственно подписывающего договор от имени Предприятия.
4.2.Порядок подготовки проектов договоров.
Мероприятия перед подписанием договора.
Проекты договоров на приобретение (отчуждение) имущества, оказание услуг (выполнение работ) готовят соответствующие заинтересованные
отделы (секторы) Предприятия (филиала, отряда) по инициативе или в интересах обеспечения деятельности которых заключается договор.
9
В случае необходимости стороной-инициатором заключения договора
готовятся материалы по проведению конкурсных процедур в соответствии с
Положением о порядке проведения закупок товаров, работ, услуг для нужд
федерального государственного предприятия «Ведомственная охрана железнодорожного транспорта Российской Федерации», Положением о порядке
проведения закупок товаров, работ, услуг для нужд филиала/отряда Предприятия.
Подготовку, согласование и представление к подписанию проектов договоров на оказание услуг по сопровождению и охране грузов в вагонах
(контейнерах) в пути следования заключенных управлением Предприятия
осуществляет отдел договорной работы, регулирования ставок и контроля
доходов в сфере охраны грузов.
По мере необходимости калькуляция на все виды услуг, предоставляемых Предприятием, разрабатывается отделом планирования и бюджетирования управления Предприятия, соответствующим отделом (сектором) филиала
(отряда).
Также, по мере необходимости, юридический отдел управления Предприятия, юридический отдел (юрисконсульт) филиала (отряда) оказывают
содействие в подборе пакета правоустанавливающих документов.
Уполномоченным лицом Предприятия (филиала, отряда) проверяются:
- наличие признаков совершения Предприятием крупной сделки. При
этом в соответствии с Федеральным законом от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» под крупной
сделкой понимается цена (стоимость) договора превышающая 10% от величины Уставного капитала Предприятия. В таких случаях перед заключением
договора необходимо получить согласие Федерального агентства железнодорожного транспорта Российской Федерации на совершение Предприятием
крупной сделки;
- полномочия представителя Предприятия, определенные в доверенности в части заключения доходных/расходных договоров (директор филиала,
начальник отряда имеет право заключать договоры не на основании Положения о филиале, отряде, а только на основании выданной ему доверенности);
- полномочия представителя контрагента.
При проверке необходимо помнить, что:
- право второй подписи на финансовых документах не дает права заключать сделки без соответствующей доверенности;
- если полномочия контрагента по заключению крупных сделок ограничены не учредительными документами, а прямым указанием в законе,
предполагается, что другая сторона должна была знать о наличии таких
ограничений, поэтому такая сделка может быть недействительной. Перед заключением таких сделок необходимо затребовать от контрагента письменное
согласие Совета директоров, Общего собрания или иных полномочных органов управления организации;
- подтверждением полномочий лица на подписание договора является
оформленные надлежащим образом (нотариально заверенная копия протоко-
10
ла (решения) уполномоченного органа управления контрагента о назначении
единоличного исполнительного органа; оригинал доверенности, если договор
со стороны контрагента подписан не единоличным исполнительным органом; согласие соответствующего органа управления контрагента о совершении сделки, предусмотренной договором в случаях, если это определено законодательством Российской Федерации и учредительными документами
контрагента).
Заинтересованный отдел (сектор) своевременно доводит до претендента (контрагента) перечень надлежащим образом удостоверенных следующих
документов (копии) для представления:
- учредительные документы, все изменения к ним, свидетельства о государственной регистрации, изменения и дополнения к ним, паспорта (последнее – только для физических лиц);
- лицензии, если деятельность, которую осуществляет контрагент, подлежит в соответствии с законодательством Российской Федерации лицензированию.
В случае заключения договоров на оказание услуг контрагентам,
являющимися нерезидентами Российской Федерации ими должны представляться следующие документы:
- Сертификат о регистрации (инкорпорации) или выписка из государственного торгового реестра о регистрации компании / Сертификат «good
standing» / Письмо о статусе;
- Устав и/или Учредительный договор (Меморандум);
- Сертификат/выписка из государственного/торгового реестра об акционерах/участниках компании;
- Сертификат о налоговом статусе, выданный налоговыми органами
страны регистрации (не предоставляется при заключении разовой сделки, не
предполагающей выплату доходов контрагенту, в том числе дивидендов);
- Протокол/Решение об избрании Директора (ов) или иных уполномоченных сотрудников компании, имеющих право заключать сделки и осуществлять расчеты по сделкам/выписка из государственного/торгового реестра об акционерах/участниках компании о директорах компании. Предоставляются также копии паспортов Директора (ов) или иных уполномоченных сотрудников компании, имеющих право заключать сделки и осуществлять расчеты по сделкам (если нерезиденты, то предоставляется также копия
действующей визы или вида на жительство в Российской Федерации);
- нотариально заверенный образец подписи Директора (ов) или уполномоченного представителя (оригинал банковской карточки предоставляется
обязательно, если у клиента открыт расчетный счет в РФ или имеется представительство, при условии что сделка заключается через представительство);
- оригинал либо нотариально заверенная копия доверенности уполномоченного представителя на право заключения договора и осуществления
операций по нему и копия паспорта представителя (если представитель - не-
11
резидент, то предоставляется также копия действующей визы или вида на
жительство в РФ);
- Свидетельство о постановке на налоговый учет в РФ (для представительств и если открыты счета в РФ);
- нотариально заверенная копия лицензии на право осуществления особых видов деятельности (при необходимости);
- анкета Клиента.
Документы иностранного происхождения, предоставляемые Предприятию, должны быть заверены Консульством (консульским отделом Посольства) Российской Федерации, расположенным в стране происхождения документа, или апостилированы уполномоченной на то организацией государства
происхождения документа и переведены на русский язык.
Заинтересованный отдел (сектор) заключения договора несет ответственность за:
- номенклатуру реализуемой продукции (услуг, работ);
- количество приобретаемой продукции (объема услуг, работ);
- обоснованность принятых по договору обязательств Предприятия
(филиала, отряда);
- своевременность подготовки проекта договора.
Аналогичную персональную ответственность за соблюдение договорной дисциплины несут руководители структурных подразделений.
Руководители структурных подразделений до подписания договора
должны:
- проявить должную осмотрительность и проверить контрагента на
добросовестность;
- располагать данными о платежеспособности, деловых качествах
контрагента по договору, наличие у него лицензий на интересующий вид деятельности;
- тщательно изучить предмет договора, экономические, финансовые и
правовые последствия условий договора.
4.3. Согласование (визирование).
4.3.1. Договор на визирование предоставляют только работники отделов (секторов), ответственные за подготовку договора.
4.3.2. До подписания генеральным директором Предприятия проект
договора подлежит согласованию стороной-инициатором со следующими
отделами (секторами) управления Предприятия, путем визирования на
оборотной стороне последнего листа визового экземпляра текста договора, а
также на приложениях к нему:
отделом планирования и бюджетирования (в части экономической
обоснованности и финансовой обеспеченности договоров, проверки
правильности структуры цены);
главный бухгалтер (всех договоров управления Предприятия, на
предмет соответствия договора действующему законодательству Российской
12
Федерации в сфере бухгалтерского учета и налогообложения, а также
выявления бухгалтерских и налоговых рисков);
отделом капитальных вложений и текущего ремонта (в случае заключения договоров по капитальному строительству, капитальному ремонту
и аренде помещений (визирование осуществляется только после утверждения
технического задания и сметы расходов);
информационно-аналитическим отделом (в случае заключения договоров по вопросам программно-информационного обеспечения, публикаций,
видео и фото съёмок, сувенирной и рекламной продукции);
отделом охраны объектов (в случае заключения договоров, касающихся охраны объектов);
отделом организации пожарного надзора и пожарной автоматики
(в случае заключения договоров, касающихся пожарной безопасности);
отделом пожаротушения и пожарных поездов (в случае заключения
договоров, касающихся: технического и ресурсного обеспечения деятельности пожарных поездов (команд), разработки, приобретения и принятия на вооружение пожарно-технической продукции, индивидуальных и групповых
средств защиты работников; обеспечения работников форменной и специальной одеждой и обувью; информационного, учебно-методического и организационного обеспечения пожарной службы и пожаротушения);
отделом по управлению персоналом, социальным вопросам и подготовке кадров (в случае заключения договоров, касающихся социальных
вопросов, страхования, обучения и повышения квалификации работников);
отделом автоматизированных систем управления и программного
обеспечения (в части обоснованности и правильности обеспечения Предприятия компьютерной техникой и необходимым программным обеспечением);
отделом договорной работы, регулирования ставок и контроля доходов в сфере охраны грузов, отделом охраны грузов (в случае заключения договоров, касающихся оказания услуг по сопровождению и охране грузов в вагонах (контейнерах) в пути следования);
отделом документационного и материально-технического обеспечения (в случае заключения договоров, касающихся документационного и
материально-технического обеспечения Предприятия);
юридическим отделом (всех договоров в части их соответствия действующему законодательству, соблюдения порядка составления договоров,
установленного настоящим Положением (согласуется в последнюю очередь
с проставлением штампа).
Согласование договора и приложений к нему путем визирования на
оборотной стороне последнего листа производится начальником отдела (сектора), а в его отсутствие - заместителем либо ведущим специалистом, официально его замещающим, с указанием фамилии, имени, отчества.
Сроки согласования условий договора и подготовки заключения в каждом отделе (секторе) не должны превышать 3-х дней.
4.3.3. Согласование (визирование) проектов договоров, заключаемых
филиалами (отрядами), производится в порядке, устанавливаемом филиалом
13
(отрядом) с учетом п.п. 4.3.2 настоящего Положения и действующей организационно-штатной структуры филиала (отряда).
4.3.4. Должностные лица, имеющие право заключать договоры, подписывают их после визирования в соответствии с порядком, предусмотренным
настоящим Положением.
4.3.5. Договор должен быть подписан полномочным должностным лицом, указанным в преамбуле договора.
4.3.6. При наличии протокола разногласий необходимо сделать пометку на всех экземплярах договора «с протоколом разногласий», чтобы другая сторона не могла заявить об отсутствии протокола.
4.3.7. При нарушении порядка оформления, согласования договора
(предъявления неполного комплекта документов, неполного согласования),
весь комплект документов возвращается стороне-инициатору заключения договора, должностному лицу стороны, ответственному за договор, указанному на листе согласования. При наличии замечаний, к договору прилагаются
письменно оформленные замечания за подписью начальника юридического
отдела управления Предприятия, юридического отдела (юрисконсульта) филиала (отряда), (с указанием Ф.И.О. № телефона работника) для приведения
документов в соответствии с законодательством Российской Федерации и
другими нормативными документами. При вторичном поступлении документов без принятия исправлений, проект договора направляется должностному
лицу, подписывающему договор в рамках полномочий с визой начальника
юридического отдела управления Предприятия, юридического отдела
(юрисконсульта) филиала (отряда) «с замечаниями» для принятия окончательного решения по существу вопроса.
5. Учет и хранение договоров
5.1. На Предприятии и в его обособленных структурных подразделениях в обязательном порядке в электронном виде ведутся журналы регистрации
договоров с использованием программного обеспечения ПАДД САЮД.
5.2. Все договоры (доходный/расходный), заключенные от имени
Предприятия, подлежат обязательной регистрации в ПАДД САЮД, в том
числе и заключенные в лице директора филиала, начальника отряда.
Договорам, заключаемым управлением Предприятия, присваивается
номер с аббревиатурой УВО. Например, Договор № УВО - 1, где УВО - указывает на то, что договор заключен управлением Предприятия, 1- регистрационный номер договора.
Договорам, заключаемым филиалом от имени Предприятия, присваивается номер с аббревиатурой НО. Например, Договор № НО-2/3, где НО указывает на то, что договор заключен филиалом Предприятия, 2 - порядковый номер филиала, 3 - регистрационный номер договора.
Договорам, заключаемым отрядом от имени Предприятия, присваивается номер с аббревиатурой НОР. Например, Договор № 4/НОР-5/6, где НОР
- указывает на то, что договор заключен структурным подразделением фили-
14
ала отрядом, 4 - номер филиала, 5 - номер отряда, 6 - регистрационный номер
договора.
Аббревиатура управления, филиалов и отрядов Предприятия определена в Приложении к настоящему Положению.
Если договору присвоен номер контрагентом, то через дробь указывается присваиваемый при регистрации номер Предприятия, филиала, отряда.
5.3. Подлинники зарегистрированных договоров, приложения к ним, и
иные документы по заключению и исполнению договоров хранятся в юридическом отделе управления Предприятия, в юридическом отделе (секторе), у
юрисконсульта филиала (отряда). Договоры, касающихся оказания услуг по
сопровождению и охране грузов в вагонах (контейнерах) в пути следования
подлежат хранению в отделе договорной работы, регулирования ставок и
контроля доходов в сфере охраны грузов управления Предприятия.
В случаях изменения, дополнения или расторжения договора соответствующие документы приобщаются к подлиннику договора и учитываются
вместе с основным договором.
Под местом хранения договоров понимается - место ограниченного
пользования (запираемое помещение и металлический шкаф).
Срок хранения договоров - в соответствии со сроком хранения первичных документов по правилам бухгалтерского учета, но не менее пяти лет после даты исполнения договора.
Порядок изъятия договоров соответствует порядку изъятия первичных
бухгалтерских документов (заинтересованным лицом заполняется листзаместитель: указываются номер договора, дата его заключения, фамилия
инициалы, должность и подпись лица, изымающего договор, кем выдан и
место требования).
5.4. Получение ксерокопии с соответствующего подлинного экземпляра договора осуществляется на основании письменного запроса заинтересованного отдела (сектора) у юридического отдела управления Предприятия,
отдела договорной работы, регулирования ставок и контроля доходов в сфере
охраны грузов управления Предприятия, юридического отдела (юрисконсульта) филиала (отряда). На ксерокопии договора (на обратной стороне последнего листа) юридическим отделом управления Предприятия, юридическим отделом (юрисконсультом) филиала (отряда) делается удостоверительная надпись «Копия верна». Под надписью ставится подпись с расшифровкой (фамилия и инициалы) и указывается должность подписавшего.
6. Заключение договоров по инициативе контрагентов
6.1. Все проекты договоров, официально поступившие в адрес Предприятия, первично регистрируются в отделе документационного и материально-технического обеспечения, соответствующим отделом (сектором) филиала (отряда) как входящая корреспонденция.
6.2. После рассмотрения генеральным директором Предприятия (директором филиала, начальником отряда) проекта договора, он вручается для
дальнейшего изучения заинтересованным отделам (секторам) под расписку.
15
6.3. В случае признания заинтересованной службой (отделом) нецелесообразным заключать договор, указанная служба возвращает проект договора контрагенту, предварительно согласовав сопроводительное письмо об
отказе в заключении договора в юридическом отделе управления Предприятия, юридическом отделе (секторе) филиала (отряда).
6.4. В случае признания целесообразности заключения поступившего
договора изученный и надлежащим образом оформленный заинтересованным отделом (сектором) договор визируется, согласовывается в порядке и
сроки, предусмотренные пунктом 4 настоящего Положения.
6.5. Заинтересованные в заключении и исполнении договора отделы
(секторы) привлекают к разработке его условий другие подразделения, связанные с реализацией данного договора, в т.ч. указанные в п.п.4.3.2, 4.3.3
настоящего Положения, для получения соответствующих заключений.
6.6. Если при изучении проекта договора возникают возражения по его
условиям, то заинтересованным отделом (сектором) составляется протокол
разногласий в трех экземплярах, два из них должны быть направлены контрагенту, один остается в деле заинтересованного отдела (сектора). О наличии
протокола разногласий делается соответствующая запись в проекте договора.
Протокол разногласий визируется, согласовывается и подписывается в
том же порядке, что и проект договора (предусмотренным настоящим Положением).
6.7. Заинтересованный отдел (сектор) направляет контрагенту подписанный договор, а при наличии разногласий - договор с протоколом разногласий.
Срок рассмотрения (акцепта) договора не должен превышать сроков,
установленных в ГК РФ.
В сопроводительном письме, предварительно согласованном юридическим отделом (юрисконсультом) филиала (отряда), заинтересованным отделом (сектором) сообщается о возврате надлежащим образом оформленного
договора, и/или прикладываются приложения (протокол разногласий, спецификация и т.д.) с указанием количества листов каждого.
6.8. Подписанный сторонами договор подлежит обязательной регистрации.
При этом печать Предприятия проставляется лишь на договор, прошедший соответствующую регистрацию.
6.9. Договор отправляется отделом документационного и материальнотехнического обеспечения Предприятия, соответствующим отделом (сектором) филиала (отряда) заказным письмом с уведомлением под отдельную
квитанцию или вручается ответственному работнику заинтересованного отдела (сектора) Предприятия (филиала, отряда) под расписку для передачи
контрагенту под расписку. При необходимости отправка договора возможна
экспресс почтой.
6.10. В случае сообщения контрагентом о своем несогласии с условиями договора, предложенными в протоколе разногласий, договор считается
незаключенным. В случае, если условиями договора или дополнительным
16
соглашением сторон предусматривается возможность преддоговорного урегулирования разногласий в арбитражном суде, заинтересованный отдел (сектор) может передать соответствующие материалы в юридический отдел
управления Предприятия, юридический отдел (юрисконсульту) филиала (отряда) для предъявления иска.
7. Заключение договоров по инициативе Предприятия
7.1. Проекты договоров, заключаемых по инициативе Предприятия, составляются заинтересованным отделом (сектором), визируются, согласовываются в порядке и сроки, предусмотренные пунктом 4 настоящего Положения.
7.2. Подписанный проект договора подлежит обязательной регистрации юридическим отделом управления Предприятия, юридическим отделом
(юрисконсультом) филиала (отряда) в журнале регистрации договоров. Только при наличии соответствующей регистрации на подписанный договор ставится печать.
7.3. Скрепленный печатью проект договора вместе с сопроводительным письмом, составленным заинтересованным отделом (сектором), отправляется отделом документационного и материально-технического обеспечения управления Предприятия, соответствующим отделом (сектором) филиала
(отряда) заказным письмом с уведомлением под отдельную квитанцию или
вручается ответственному работнику Предприятия для передачи контрагенту
под расписку. При необходимости отправка договоров возможна экспресс
почтой.
В сопроводительном письме указываются сведения о направлении проекта договора, перечисляются приложения к нему (спецификация и пр.) с
указанием количества листов каждого.
7.4. О поступившем от контрагента надлежащим образом оформленном
договоре юридический отдел управления Предприятия, юридический отдел
(юрисконсульт) филиала (отряда) ставит на поступившем экземпляре договора соответствующий штамп. Без указанного штампа договор к исполнению, в
том числе финансовой службой (в части оплаты), не принимается.
7.5. При несогласовании контрагентом всех существенных условий,
предложенных в проекте договора, поступивший протокол разногласий подлежит обязательной регистрации отделом документационного и материально-технического обеспечения управления Предприятия, соответствующим
отделом (сектором) филиала (отряда) с дальнейшей передачей заинтересованному отделу (сектору) установленным порядком не позднее следующего
дня с момента поступления протокола разногласий.
7.6. Заинтересованный отдел (сектор) рассматривает предложения
контрагента и принимает меры к урегулированию возникших разногласий, в
том числе путем отправки писем, телеграмм и пр. (в дальнейшем прилагаются к договору).
7.7. Ответ на протокол разногласий должен быть направлен контрагенту в 10-дневный срок (либо в срок, указанный в протоколе разногласий) с
17
момента получения Предприятием протокола разногласий. Ответ может быть
оформлен в виде предложенного контрагентом протокола разногласий или в
виде письма или телеграммы, в которых принимаются, либо нет условия
контрагента.
7.8. Заинтересованный отдел (сектор) вправе по своему усмотрению
провести консультации с любым причастным отделом (сектором) Предприятия (филиала, отряда). Порядок и сроки согласования условий договора, подготовки экспертного заключения, подписания ответа на протокол разногласий регулируются настоящим Положением.
7.9. Оформленный в установленном порядке ответ на протокол разногласий направляется в адрес контрагента заказным письмом с уведомлением
или вручается контрагенту под расписку. Ответ на протокол разногласий после соответствующей регистрации может быть вручен под расписку ответственному работнику Предприятия для передачи контрагенту под расписку.
7.10. После согласования Сторонами всех существенных условий договора юридический отдел управления Предприятия, юридический отдел
(юрисконсульт) филиала (отряда) проставляет на договоре соответствующую
отметку в порядке, предусмотренном п. 7.4 настоящего Положения.
7.11. В случае отклонения контрагентом предложенных ему условий
заинтересованный отдел (сектор) принимает решение об отказе контрагенту
в заключении договора или передает материалы юридической службе для арбитражного урегулирования преддоговорного спора, если такое условие
предусмотрено договором или дополнительным соглашением к нему. Срок
подачи искового заявления по преддоговорному спору - 20 дней с момента
получения протокола разногласий.
8. Изменение, расторжение и исполнение договоров
8.1. Договор может быть изменен или расторгнут по взаимному согласию его сторон путем оформления дополнительного соглашения или путем
обмена письмами.
8.2. Требования об изменении или расторжении договора или ответы
на соответствующие требования контрагентов оформляются отделом договорной работы, регулирования ставок и контроля доходов в сфере охраны
грузов по договорам, касающихся оказания услуг по охране грузов в вагонах
(контейнерах) с в пути следования, и по иным договорам - юридическим отделом управления Предприятия, юридическим отделом (юрисконсультом)
филиала (отряда) по инициативе заинтересованного отдела (сектора) в порядке, предусмотренном настоящим Положением для заключения договоров.
8.3. При несогласовании с контрагентом условий об изменении или
расторжении договора заинтересованный отдел (сектор) передает соответствующие материалы в юридический отдел управления Предприятия, юридический отдел (юрисконсульту) филиала (отряда) для урегулирования возникших разногласий в судебном порядке.
8.4. При получении Предприятием предложений контрагентов об изменении или расторжении договора, ответ должен быть дан отделом договор-
18
ной работы, регулирования ставок и контроля доходов в сфере охраны грузов
по договорам, касающихся оказания услуг охране грузов в вагонах (контейнерах) с в пути следования, по иным договорам юридическим отделом
управления Предприятия, юридическим отделом (юрисконсультом) филиала
(отряда) совместно с заинтересованным отделом (сектором) в 10-дневный
срок с момента получения соответствующих предложений, если иной срок
для ответа не указан контрагентом.
8.5. В случае изменения условий договора по взаимному согласию сторон с оформлением соответствующих изменений в виде дополнительных соглашений, заинтересованные отделы (секторы) обязаны не позднее 2-х дней с
момента их оформления представить в юридический отдел управления Предприятия, юридический отдел (юрисконсульту) филиала (отряда) соответствующие дополнительные соглашения.
8.6. Условия договора реализуются соответствующими заинтересованными отделами (секторами), подразделениями Предприятия (филиала, отряда), имеющими соответствующие функциональные обязанности.
При заключении комплексных договоров, когда от имени Предприятия
в реализации их условий участвуют несколько структурных подразделений,
распоряжением Генерального директора Предприятия должен быть назначен
ответственный исполнитель и распределены обязанности между подразделениями.
8.7. Для обеспечения максимальной экономической эффективности и
юридической обоснованности заключаемых договоров генеральным директором Предприятия, заместителем генерального директора Предприятия по
экономике и финансам, главным бухгалтером, начальником отдела договорной работы, регулирования ставок и контроля доходов в сфере охраны грузов, начальником юридического отдела может быть инициирована проверка
обоснованности выбора контрагента, товара (продукта), услуги (работы) или
условий договора.
С этой целью распоряжением генерального директора Предприятия
может быть создана рабочая комиссия из состава вышеуказанных должностных лиц. Председателем комиссии назначается руководитель, инициировавший проверку. Комиссия имеет право получать от должностных лиц и работников Предприятия документы, справки; проверять расчеты и другие сведения, а также брать письменные объяснения у проверяемых ею лиц. Комиссия
может через работников Предприятия, либо самостоятельно, получать сведения об аналогичных предложениях на товар (продукт), услугу (работу), присутствующих на открытом рынке. В заключении, выносимом членами комиссии, дается оценка деятельности проверяемого лица и предложение генеральному директору Предприятия или лицу его замещающего о поощрении
проверяемого лица, либо о наложении дисциплинарного взыскания с возложением на него имущественной ответственности за причиненный ущерб
Предприятию.
8.8. Работники Предприятия, принимающие участие в договорной работе, обязаны строго руководствоваться требованиями сохранения коммерче-
19
ской тайны и иной конфиденциальной информации Предприятия, быть вежливыми и корректными по отношению к партнерам по договорам.
8.9. При осуществлении расчетов по хозяйственным договорам, оформленным в установленном настоящим Положением порядке, на главного бухгалтера возлагается обязанность по контролю за своевременностью проведения платежей и соответствием их назначения условиям договоров.
8.10. В случае прекращения, либо частичного исполнения договора по
соглашению сторон, ввиду его дальнейшей нецелесообразности или изменившихся условий, необходимо обеспечить надлежащее юридическое
оформление его прекращения, путем составления соответствующего соглашения о расторжении договора, составления акта сверки расчетов, подписанного сторонами, уведомительного письма и т.д.
8.11. В случае нарушения договорных обязательств контрагентом по договору, заинтересованные лица Предприятия, директор филиала или начальник отряда принимают своевременные меры к обеспечению надлежащего
исполнения договора. В необходимых случаях информируют руководство
Предприятия для решения вопроса о возможности и целесообразности правового воздействия на недобросовестного контрагента, выставляют претензии организациям, нарушающим договорные обязательства, инициируют
расторжение договора в установленном порядке и/или принимают меры для
взыскания задолженности в судебном порядке.
9. Порядок заключения договоров путем проведения закупочных
процедур
9.1. Порядок заключения договоров путем проведения закупочных
процедур регламентируется Положением о порядке проведения закупок товаров, работ, услуг для нужд федерального государственного предприятия
«Ведомственная охрана железнодорожного транспорта Российской Федерации» и (или) Положением о порядке проведения закупок товаров, работ,
услуг для нужд филиала/отряда, а также иными внутренними документами
ФГП ВО ЖДТ России.
9.2. Порядок заключения договоров на поставку товаров, выполнение
работ, оказания услуг для государственных и муниципальных нужд, в которых Предприятие и его обособленные структурные подразделения (филиалы,
отряды) выступают в качестве поставщика, регламентируется Федеральным
законом от 21 июля 2005 г. № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» и иными нормативными правовыми актами».
Порядок заключения договоров на поставку товаров, выполнение работ, оказания услуг для нужд организаций, указанных в Федеральном законе
от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц», в которых Предприятие и его обособленные структурные подразделения (филиалы, отряды) выступают в качестве поставщика,
20
регламентируется Федеральным законом от 18.07.2011 № 223-ФЗ и положением конкретного юридического лица о закупке.
Заключение указанных договоров осуществляется Предприятием в соответствии с требованиями установленными законодательством Российской
Федерации.
В случае признания целесообразности заключения договора на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг согласование (визирование)
проекта договора осуществляется в порядке, предусмотренном п.п.4.2, 4.3
настоящего Положения, с учетом особенностей конкурсной документации.
Организация участия Предприятия (отрядов, филиалов) в закупочных
процедурах осуществляется заинтересованным отделом (сектором) с привлечением отделов (секторов), отвечающих по своим функциональным обязанностям за программное, экономическое, правовое обеспечение и т.д.
21
Приложение
к Положению о договорной
работе ФГП ВО ЖДТ России
Аббревиатура:
УВО - управление ФГП ВО ЖДТ России
Филиалы и отряды ФГП ВО ЖДТ России
№ 1 - на Октябрьской ж.д.:
НОР-1 Московский;
НОР-2 Бологовский;
НОР-3 Санкт-Петербургский;
НОР-4 Петрозаводский;
№ 2 - на Калининградской ж.д.;
№ 3 - на Московской ж.д.:
НОР-1 Объединенный Московский;
НОР-5 Орловский;
НОР-7 Брянский;
НОР-8 Тульский;
НОР-9 Смоленский;
№ 4 - на Горьковской ж.д.:
НОР-1 Муромский;
НОР-2 Горьковский;
НОР-3 Кировский;
НОР-4 Казанский;
НОР-5 Ижевский;
№ 5 - на Северной ж.д.:
НОР-1 Ярославский;
НОР-2 Вологодский;
НОР-3 Котласский;
№ 6 - на Северо-Кавказской ж.д.:
НОР-1 Ростовский;
НОР-2 Кавказский;
НОР-3 Минераловодский;
НОР-4 Туапсинский;
НОР-6 Махачкалинский;
НОР-7 Краснодарский;
№ 7 - на Юго-Восточной ж.д.:
НОР-1 Ртищевский;
НОР-2 Лискинский;
НОР-3 Белгородский;
НОР-5 Мичуринский;
НОР-6 Воронежский;
№ 8 - на Приволжской ж.д.:
НОР-1 Саратовский;
НОР-2 Волгоградский;
22
НОР-3 Астраханский;
№ 9 - на Куйбышевской ж.д.:
НОР-1 Пензенский;
НОР-3 Самарский;
НОР-4 Уфимский;
НОР-5 Ульяновский;
№ 10 - на Свердловской ж.д.:
НОР-1 Екатеринбургский;
НОР-2 Пермский;
НОР-3 Нижнетагильский;
НОР-4 Сибирский;
№ 11 - на Южно-Уральской ж.д.:
НОР-1 Челябинский;
НОР-2 Оренбургский;
НОР-3 Курганский;
№ 12 - на Западно-Сибирской ж.д.:
НОР-1 Омский;
НОР-2 Новосибирский;
НОР-3 Барнаульский;
НОР-4 Кузбасский;
№ 13 - на Красноярской ж.д.:
НОР-1 Абаканский;
НОР-2 Ачинский;
НОР-3 Красноярский;
№ 14 - на Восточно-Сибирской ж.д.:
НОР-1 Тайшетский;
НОР-3 Улан-Удэнский;
НОР-5 Северобайкальский;
№ 15 - на Забайкальской ж.д.:
НОР-1 Читинский;
НОР-2 Могочинский;
НОР-4 Белогорский;
№ 16 - на Дальневосточной ж.д.:
НОР-1 Хабаровский;
НОР-3 Владивостокский;
НОР-4 Комсомольский;
НОР-6 Тындинский;
НОР-7 Сахалинский;
№ 18 - Филиал - «Центральный отряд»;
№ 19- Филиал - «Специальный отряд»;
№ 20 - Филиал - «Спецснаб».
23
«____» сентября 2012 г.
С.Б. Касьянов
«____» сентября 2012 г.
В.А. Стуканов
«____» сентября 2012 г.
Е.Н.Ермолаева
«____» сентября 2012 г.
Л.Я.Овсийчук
«____» сентября 2012 г.
М.Ю.Морозов
«____» сентября 2012 г.
В.Д.Алексеев
«____» сентября 2012 г.
Ю.П.Никифоренок
«____» сентября 2012 г.
А.Г.Крылов
«____» сентября 2012 г.
В.В.Скудро
«____» сентября 2012 г.
Ю.А.Никаноров
24