Об организации работы с персональными данными

УТВЕРЖДЕНО
Приказом министра экологии
и природопользования
Правительства Московской области
от __12.11.2009___ № __119_____
Положение
об организации работы с персональными данными государственного
гражданского служащего в Министерстве экологии и природопользования
Московской области и ведении его личного дела
1.
Положение об организации работы с персональными данными
государственного гражданского служащего в Министерстве экологии и
природопользования Московской области и ведении его личного дела
(далее – Положение) определяет порядок получения, учета, обработки,
накопления и хранения документов, содержащих сведения, отнесенные к
персональным данным государственных гражданских служащих,
замещающих
должности
государственной
гражданской
службы
Московской области в Министерстве экологии и природопользования
Московской области (далее – государственные гражданские служащие), а
также порядок ведения личных дел государственных гражданских
служащих в соответствии с Федеральными законами от 27.07.2004
№79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»
(далее – Федеральный закон №79-ФЗ), от 27.07.2006 №152-ФЗ «О
персональных данных», Указом Президента Российской Федерации от
30.05.2005 №609 «Об утверждении Положения о персональных данных
государственного гражданского служащего Российской Федерации и
ведении его личного дела», другими федеральными законами, иными
нормативно-правовыми актами Российской Федерации и Московской
области.
2.
В настоящем Положении используются следующие основные
понятия:
2.1. Персональные данные - любая информация, относящаяся к
определенному или определяемому на основании такой информации
физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его
фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес,
семейное, социальное, имущественное положение, образование,
профессия, доходы, другая информация.
2.2. Оператор - государственный орган, муниципальный орган,
юридическое или физическое лицо, организующие и (или)
осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие
цели и содержание обработки персональных данных (в данном случае –
Министерство экологии и природопользования Московской области)
2.3. Обработка персональных данных - действия (операции) с
персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление,
хранение,
уточнение
(обновление,
изменение),
использование,
распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование,
уничтожение персональных данных.
2.4. Распространение персональных данных - действия, направленные
на передачу персональных данных определенному кругу лиц (передача
персональных данных) или на ознакомление с персональными данными
неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных
данных в средствах массовой информации, размещение в информационнотелекоммуникационных
сетях
или
предоставление
доступа
к
персональным данным каким-либо иным способом.
2.5. Использование персональных данных - действия (операции) с
персональными данными, совершаемые оператором в целях принятия
решений или совершения иных действий, порождающих юридические
последствия в отношении субъекта персональных данных или других лиц
либо иным образом затрагивающих права и свободы субъекта
персональных данных или других лиц.
2.6. Блокирование персональных данных - временное прекращение
сбора, систематизации, накопления, использования, распространения
персональных данных, в том числе их передачи.
2.7. Уничтожение персональных данных - действия, в результате
которых невозможно восстановить содержание персональных данных в
информационной системе персональных данных или в результате которых
уничтожаются материальные носители персональных данных.
2.8. Обезличивание персональных данных - действия, в результате
которых невозможно определить принадлежность персональных данных
конкретному субъекту персональных данных.
2.9.
Информационная
система
персональных
данных
информационная система, представляющая собой совокупность
персональных данных, содержащихся в базе данных, а также
информационных технологий и технических средств, позволяющих
осуществлять обработку таких персональных данных с использованием
средств автоматизации или без использования таких средств.
2.10. Конфиденциальность персональных данных - обязательное для
соблюдения оператором или иным получившим доступ к персональным
данным лицом требование не допускать их распространения без согласия
субъекта персональных данных или наличия иного законного основания.
3.
Представитель нанимателя в лице министра экологии и
природопользования Правительства Московской области (далее –
представитель нанимателя) обеспечивает защиту персональных данных
государственных гражданских служащих, содержащихся в личных делах,
от неправомерного использования или утраты.
4.
Представитель нанимателя определяет лиц из числа
сотрудников отдела государственной гражданской службы и кадров
Управления делами Министерства экологии и природопользования
Московской области, уполномоченных на получение, обработку, хранение,
передачу и любое другое использование персональных данных
государственных гражданских служащих и несущих ответственность в
соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение
режима защиты этих персональных данных.
5.
При
получении,
обработке,
хранении
и
передаче
персональных данных государственного гражданского служащего
кадровая служба обязана соблюдать следующие общие требования:
5.1. Обработка персональных данных государственного гражданского
служащего осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции
Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных
правовых актов Российской Федерации, законов и иных нормативных
правовых актов Московской области, содействия государственному
гражданскому служащему в прохождении государственной гражданской
службы Московской области (далее - гражданская служба), в обучении и
должностном росте, обеспечения личной безопасности государственного
гражданского служащего и членов его семьи, а также в целях обеспечения
сохранности принадлежащего ему имущества и имущества Министерства
экологии и природопользования Московской области, учета результатов
исполнения им должностных обязанностей.
5.2. Персональные данные следует получать лично у государственного
гражданского служащего. В случае возникновения необходимости
получения персональных данных государственного гражданского
служащего у третьей стороны следует известить об этом государственного
гражданского служащего заранее, получить его письменное согласие и
сообщить ему о целях, предполагаемых источниках и способах получения
персональных данных.
5.3. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу
государственного
гражданского
служащего
не
установленные
федеральными законами персональные данные о его политических,
религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в
общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.
5.4.
При
принятии
решений,
затрагивающих
интересы
государственного гражданского служащего, запрещается основываться на
персональных данных государственного гражданского служащего,
полученных исключительно в результате их автоматизированной
обработки или с использованием электронных носителей.
5.5. Защита персональных данных государственного гражданского
служащего от неправомерного их использования или утраты
обеспечивается
за
счет
средств
Министерства
экологии
и
природопользования Московской области в порядке, установленном
законодательством Российской Федерации и Московской области.
5.6. Передача персональных данных государственного гражданского
служащего третьей стороне не допускается без письменного согласия
государственного гражданского служащего, за исключением случаев,
установленных Федеральным законом № 79 - ФЗ.
5.7. Обеспечение конфиденциальности персональных данных, за
исключением случаев обезличивания персональных данных и в отношении
общедоступных персональных данных.
5.8. В случае выявления недостоверных персональных данных
государственного гражданского служащего или неправомерных действий с
ними оператора при обращении или по запросу государственного
гражданского служащего, являющегося субъектом персональных данных,
или его законного представителя, или уполномоченного органа по защите
прав субъектов персональных данных оператор обязан осуществить
блокирование персональных данных государственного гражданского
служащего с момента такого обращения или получения запроса на период
проверки.
5.9. В случае подтверждения факта недостоверности персональных
данных государственного гражданского служащего оператор на основании
документов, представленных государственным гражданским служащим,
являющимся субъектом персональных данных, или его законным
представителем, или уполномоченным органом по защите прав субъектов
персональных данных, или иных необходимых документов, обязан
уточнить персональные данные и снять блокирование.
5.10. В случае выявления неправомерных действий с персональными
данными оператор в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты
выявления, обязан устранить допущенные нарушения. В случае
невозможности устранения допущенных нарушений оператор в срок, не
превышающий трех рабочих дней с даты выявления неправомерности
действий с персональными данными, обязан уничтожить персональные
данные. Об устранении допущенных нарушений или об уничтожении
персональных данных оператор обязан уведомить государственного
гражданского служащего, являющегося субъектом персональных данных,
или его законного представителя, а в случае, если обращение или запрос
были направлены уполномоченным органом по защите прав субъектов
персональных данных, также указанный орган.
5.11. Хранение персональных данных должно осуществляться по
форме, позволяющей определить государственного гражданского
служащего, являющегося субъектом персональных данных, не более чем
этого требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по
достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их
достижении.
6.
В целях обеспечения защиты персональных данных,
хранящихся в личных делах государственных гражданских служащих,
государственные гражданские служащие имеют право:
6.1. Получать полную информацию о своих персональных данных и
обработке этих данных (в том числе автоматизированной).
6.2. Осуществлять свободный бесплатный доступ к своим
персональным данным, включая право на получение копий любой записи,
содержащей персональные данные сотрудника, за исключением случаев,
предусмотренных законодательством Российской Федерации.
6.3. Требовать исключения или исправления неверных или неполных
персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением
требований, определенных законодательством. При отказе представителя
нанимателя или уполномоченного им лица исключить или исправить
персональные данные государственного гражданского служащего он
имеет право заявить в письменной форме представителю нанимателя о
своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия.
6.4. Дополнить персональные данные оценочного характера
заявлением, выражающим собственную точку зрения.
6.5. Требовать от представителя нанимателя уведомления всех лиц,
которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные
данные государственного гражданского служащего, обо всех
произведенных в них изменениях или исключениях.
6.6. Обжаловать в суд любые неправомерные действия или
бездействие представителя нанимателя или уполномоченного им лица при
обработке и защите своих персональных данных.
7.
Государственный гражданский служащий, виновный в
нарушении норм, регулирующих получение, обработку, хранение и
передачу персональных данных другого государственного гражданского
служащего, несет ответственность в соответствии с Федеральным законом
№79-ФЗ и другими федеральными законами
8.
В соответствии с законодательством на основе персональных
данных государственных гражданских служащих в Министерстве
экологии и природопользования Московской области формируются и
ведутся, в том числе на электронных носителях, реестры государственных
гражданских служащих, которые ежемесячно в установленном порядке
передаются в Управление государственной и муниципальной службы
Московской области.
9.
Отдел государственной гражданской службы и кадров
Управления делами Министерства экологии и природопользования
Московской области вправе подвергать обработке, в том числе
автоматизированной, персональные данные государственных гражданских
служащих при формировании кадрового резерва.
10. В личное дело государственного гражданского служащего
вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с
поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с
гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности
Министерства экологии и природопользования Московской области.
11. Личное дело государственного гражданского служащего
ведется отделом государственной гражданской службы и кадров
Управления делами Министерства экологии и природопользования
Московской области.
12. Персональные
данные,
внесенные
в
личные
дела
государственных гражданских служащих, иные сведения, содержащиеся в
личных делах государственных гражданских служащих, относятся к
сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений,
которые в установленных федеральными законами случаях могут быть
опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях,
установленных федеральными законами и иными нормативными
правовыми актами Российской Федерации, - к сведениям, составляющим
государственную тайну.
13. К личному делу государственного гражданского служащего
приобщаются:
13.1. Письменное заявление с просьбой о поступлении на
гражданскую службу и замещении должности государственной
гражданской службы Московской области (далее - должность гражданской
службы).
13.2. Собственноручно заполненная и подписанная гражданином
Российской Федерации анкета установленной формы с приложением
фотографии.
13.3. Документы о прохождении конкурса на замещение вакантной
должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность
по результатам конкурса).
13.4. Копия паспорта и копии свидетельств о государственной
регистрации актов гражданского состояния.
13.5. Копия трудовой книжки.
13.6. Копия документа, подтверждающего прохождение военной
или иной службы.
13.7. Копии документов о профессиональном образовании,
профессиональной
переподготовке,
повышении
квалификации,
стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые
имеются).
13.8. Копии решений о награждении государственными наградами,
присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении
государственных премий (если таковые имеются).
13.9. Копия распоряжения (приказа) Министерства экологии и
природопользования Московской области о назначении на должность
гражданской службы.
13.10.
Экземпляр служебного контракта, а также экземпляры
письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются
изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт.
13.11.
Копии распоряжений (приказов) Министерства экологии
и природопользования Московской области о переводе государственного
гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о
временном замещении им иной должности гражданской службы.
13.12.
Копии
документов
воинского
учета
(для
военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу).
13.13.
Копия распоряжения (приказа) Министерства экологии и
природопользования
Московской
области
об
освобождении
государственного гражданского служащего от замещаемой должности
гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его
приостановлении.
13.14.
Аттестационный лист государственного гражданского
служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им
должностных обязанностей за аттестационный период.
13.15.
Экзаменационный лист государственного гражданского
служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений
(профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного
чина государственной гражданской службы Российской Федерации.
13.16.
Копии документов о присвоении государственному
гражданскому служащему классного чина государственной гражданской
службы
Российской
Федерации
(иного
классного
чина,
квалификационного разряда, дипломатического ранга).
13.17.
Копии документов о включении государственного
гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из
кадрового резерва.
13.18.
Копии документов о награждении, поощрении,
премировании государственного гражданского служащего.
13.19.
Копии документов о начале служебной проверки, ее
результатах, о наложении на государственного гражданского служащего
дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены, об отстранении
государственного гражданского служащего от замещаемой должности
гражданской службы.
13.20.
Документы, связанные с оформлением допуска к
сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую
законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности
гражданской службы связано с использованием таких сведений.
13.21.
Сведения о доходах, имуществе и обязательствах
имущественного характера государственного гражданского служащего.
13.22.
Копия
страхового
свидетельства
обязательного
пенсионного страхования.
13.23.
Копия свидетельства о постановке на учет в налоговом
органе физического лица по месту жительства на территории Российской
Федерации.
13.24.
Копия страхового медицинского полиса обязательного
медицинского страхования граждан.
13.25.
Медицинское заключение установленной формы об
отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на
гражданскую службу или ее прохождению (справка по форме 086у).
13.26.
Справка о результатах проверки достоверности и
полноты представленных государственным гражданским служащим
сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного
характера, а также сведений о соблюдении государственным гражданским
служащим ограничений, установленных федеральными законами.
13.27.
Письменные объяснения государственного гражданского
служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с
документами своего личного дела.
13.28.
Иные документы в соответствии с законодательством
Российской Федерации и Московской области.
14. Документы, приобщенные к личному делу государственного
гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются, к
личному делу прилагается опись.
15. Учетные данные государственных гражданских служащих в
соответствии с порядком, установленным Президентом Российской
Федерации, хранятся в архиве отдела государственной службы и кадров
Управления делами Министерства экологии и природопользования
Московской области. Отдел государственной гражданской службы и
кадров Управления делами Министерства экологии и природопользования
Московской области обеспечивает их защиту от несанкционированного
доступа и копирования.
16. В обязанности отдела государственной гражданской службы и
кадров Управления делами Министерства экологии и природопользования
Московской
области,
осуществляющего
ведение
личных
дел
государственных гражданских служащих, входит:
16.1. Приобщение необходимых документов к личным делам
государственных гражданских служащих.
16.2. Обеспечение сохранности личных дел государственных
гражданских служащих.
16.3. Обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в
личных делах государственных гражданских служащих, в соответствии с
законодательством Российской Федерации.
16.4. Ознакомление государственного гражданского служащего с
документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по
просьбе государственного гражданского служащего и во всех иных
случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
17. Должностные лица отдела государственной гражданской
службы службы и кадров Управления делами Министерства экологии и
природопользования Московской области, уполномоченные на ведение и
хранение личных дел государственных гражданских служащих, могут
привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к
дисциплинарной
и
иной
ответственности
за
разглашение
конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а
также за иные нарушения порядка ведения личных дел государственных
гражданских служащих, установленного законодательством.
18. При переводе государственного гражданского служащего на
должность гражданской службы в другом государственном органе его
личное дело передается в государственный орган по новому месту
замещения должности гражданской службы, в соответствии с
существующим законодательством.
19. При назначении государственного гражданского служащего на
государственную должность Российской Федерации или государственную
должность субъекта Российской Федерации его личное дело передается в
государственный орган по месту замещения государственной должности
Российской Федерации или государственной должности субъекта
Российской Федерации.
20. Личные дела государственных гражданских служащих,
уволенных с гражданской службы (за исключением государственных
гражданских служащих, указанных в пункте 19 настоящего Положения),
хранятся отделом государственной гражданской
службы и кадров
Управления делами Министерства экологии и природопользования
Московской области в течение 10 лет со дня увольнения с государственной
гражданской службы, после чего передаются в архив.
21. Если гражданин, личное дело которого хранится отделом
государственной гражданской службы и кадров Управления делами
Министерства экологии и природопользования Московской области,
поступит на государственную гражданскую службу вновь, его личное дело
подлежит передаче в государственный орган по месту замещения
должности гражданской службы.
22. Личные дела государственных гражданских служащих,
содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся в
соответствии
с
законодательством
Российской
Федерации
о
государственной тайне.