Утверждено - Еврейская автономная область

Утверждено
Приказом управления ЗАГС
правительства
Еврейской
автономной области
от ___.___.20____ № ____
ПОЛОЖЕНИЕ
об организации работы с персональными данными государственного
гражданского служащего управления ЗАГС правительства Еврейской
автономной области и ведении его личного дела
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Положение о работе с персональными данными
государственного
гражданского
служащего
управления
ЗАГС
правительства Еврейской автономной области (далее - управление) и
ведении его личного дела (далее -Положение) разработано в соответствии с
Конституцией РФ, Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом от
27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных
технологиях и о защите информации», Федеральным законом от 27 июля
2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», Федеральным законом от
27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе
Российской Федерации», Указом Президента РФ от 30 мая 2005г. № 609
«Об утверждении Положения о персональных данных государственного
гражданского служащего Российской Федерации и ведение его личного
дела».
1.2. Настоящее Положение определяет порядок работы (получения,
обработки, использования, хранения и т. д.) с персональными данными
гражданских служащих и гарантии конфиденциальности сведений о
гражданских служащих.
1.3. Цель настоящего, Положения - защита персональных данных
гражданских служащих управления ЗАГС правительства Еврейской
автономной области от несанкционированного доступа и разглашения.
1.4. Настоящее Положение и все дополнения и изменения к нему
утверждаются начальником управления ЗАГС правительства Еврейской
автономной области.
1.5. Все гражданские служащие управления должны быть
ознакомлены с настоящим Положением, а также со всеми дополнениями и
изменениями к нему под роспись. При поступлении на гражданскую
службу ознакомление производится до подписания служебного контракта.
2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В НАСТОЯЩЕМ
ПОЛОЖЕНИИ
2.1. Персональные данные гражданского служащего – сведения о
фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданского служащего,
позволяющие идентифицировать его личность и содержащиеся в личном
деле гражданского служащего либо подлежащие включению в его личное
дело.
2.2. Обработка персональных данных гражданских служащих – это
действия (операции) с персональными данными, включая сбор,
систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление,
изменение), использование, распространение(в т. ч. передача),
обезличивание, блокирование, уничтожение.
2.3. Оператор - управление ЗАГС правительства Еврейской
автономной области, организующее и осуществляющие обработку
персональных данных, а также определяющие цели и содержание обработки
персональных данных.
2.4. Распространение персональных данных гражданских
служащих – это действия, направленные на передачу персональных
данных определенному кругу лиц (передача персональных данных) или
предоставление доступа к персональным данным каким-либо иным
способом.
2.5. Использование
персональных
данных
гражданских
служащих – это действия (операции) с персональными данными,
совершаемые получившим доступ к персональным данным лицом в целях
принятия решений или совершения иных действий, порождающих
юридические последствия в отношении гражданского служащего или
других лиц либо иным образом затрагивающих права и свободы
гражданских служащих или других лиц.
2.6. Блокирование
персональных
данных
гражданского
служащего – это временное прекращение сбора, систематизации,
накопления, использования распространения персональных данных, в том
числе их передачи.
2.7. Уничтожение
персональных
данных
гражданского
служащего – это действия, в результате которых невозможно
восстановить содержание персональных данных в информационной
системе персональных данных, или в результате которых уничтожаются
материальные носители персональных данных.
2.8. Обезличивание
персональных
данных
гражданского
служащего – это действия, в результате которых невозможно определить
принадлежность персональных данных конкретному гражданскому
служащему.
2.9.
Информационная
система
персональных
данных
гражданских служащих - это информационная система, представляющая
собой совокупность персональных данных, содержащихся в базе данных, а
так же информационных технологий и технических средств, позволяющих
осуществлять обработку таких персональных данных с использованием
средств автоматизации или без использования таких средств.
2.10. Конфиденциальность персональных данных - обязательное
для соблюдения оператором или иным получившим доступ к персональным
данным лицом требование не допускать их распространения без согласия
субъекта персональных данных или наличия иного законного основания.
2.11. Трансграничная передача персональных данных – передача
персональных данных оператором через Государственную границу
Российской Федерации органу власти иностранного государства,
физическому или юридическому лицу иностранного государства.
2.12. Общедоступные персональные данные гражданских
служащих – это персональные данные, доступ неограниченного круга лиц
к которым предоставлен с согласия гражданского служащего или на
которые в соответствии с федеральными законами не распространяется
требование соблюдения конфиденциальности.
3. ПОЛУЧЕНИЕ И ОБРАБОТКА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
ГРАЖДАНСКИХ СЛУЖАЩИХ
3.1. Уполномоченные
должностные
лица
получают
все
персональные данные гражданского служащего непосредственно от самого
гражданского служащего. Если персональные данные гражданского
служащего возможно получить только у третьего лица, то гражданский
служащий должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть
получено его письменное согласие. Уполномоченные должностные лица
должны сообщить гражданскому служащему о целях, предполагаемых
источниках и способах получения персональных данных, а также о
характере подлежащих получению персональных данных и последствиях
отказа гражданского служащего дать письменное согласие на их
получение.
3.2. При поступлении на государственную гражданскую службу
гражданский служащий заполняет анкету, в которой указывает следующие
сведения о себе:
- фамилию, имя, отчество;
- -пол;
- дату и место рождения;
- семейное положение;
- образование, специальность;
- отношение к воинской обязанности;
- место жительства и домашний телефон;
-а также иные сведения, необходимые для оформления личной
карточки государственного служащего, и другие, которые государственный
служащий считает нужным указать. В анкету вклеивается фотография
гражданского служащего.
3.3. Анкета гражданского служащего хранится в личном деле. В
личном деле также хранится информация, содержащая персональные
данные гражданского служащего.
Формирование и ведение личных дел осуществляется работниками
управления занимающимися кадровой работой. Уполномоченный работник
проверяет соответствие представленных копий документов подлинникам
(Приложение № 1 к настоящему Приказу).
3.4. Уполномоченные должностные лица не вправе требовать от
гражданского служащего представления информации о его политических и
расовых убеждениях, а также о частной жизни. В случаях, непосредственно
связанных с вопросами служебных отношений, уполномоченные
должностные лица вправе получать и обрабатывать данные о частной
жизни гражданского служащего только с его письменного согласия.
3.5. Уполномоченные должностные лица не вправе получать и
обрабатывать персональные данные гражданского служащего о его
членстве в общественных объединениях или его профсоюзной
деятельности,
за
исключением
случаев,
предусмотренных
законодательством Российской Федерации.
3.6. Гражданский служащий представляет уполномоченному
должностному лицу достоверные сведения о себе. Уполномоченное
должностное лицо проверяет достоверность сведений, сверяя данные,
представленные гражданским служащим, с имеющимися у гражданского
служащего документами.
3.7. При изменении персональных данных 1ражданский служащий
письменно уведомляет уполномоченное должностное лицо о таких
изменениях не позднее 14 календарных дней.
3.8. По мере необходимости представитель нанимателя истребует у
гражданского служащего дополнительные сведения. Гражданский
служащий представляет требуемые сведения и в случае необходимости
предъявляет документы, подтверждающие достоверность этих сведений.
3.9. Информация, содержащая персональные данные гражданского
служащего используется управлением, в частности, в целях выполнения
требований:
- трудового законодательства, законодательства о государственной
гражданской службе РФ и иных актов, содержащих нормы трудового права,
при заключении служебного контракта, при предоставлении гарантий и
компенсаций и др.;
- налогового законодательства, в частности, в связи с исчислением и
уплатой налога на доходы физических лиц, а также единого социального
налога;
пенсионного
законодательства
при
формировании
и
предоставлении персонифицированных данных о каждом получателе
доходов, учитываемых при начислении страховых взносов на обязательное
пенсионное страхование.
3.10. К информации, содержащей персональные данные
гражданского служащего, применяется режим конфиденциальности, то есть
обязательное для соблюдения получившим доступ к персональным данным
лицом требование не допускать их распространения без согласия
гражданского служащего или наличия иного законного основания.
3.11. He требуется обеспечение конфиденциальности персональных
данных:
- в случае обезличивания персональных данных;
- в отношении общедоступных персональных данных.
3.12.Доступ к персональным данным гражданского служащего имеют:
начальник управления, заместитель начальника управления, начальник отдела,
которому подчиняется гражданский служащий, работники управления,
занимающиеся кадровой работой, работники бухгалтерии, секретарь
начальника управления (далее - уполномоченные должностные лица).
Начальник отдела, которому подчиняется гражданский служащий, работники
управления, занимающиеся кадровой работой, работники бухгалтерии,
секретарь начальника управления имеют доступ к тем персональным данным,
которые необходимы им для выполнения конкретных функций.
4. НОСИТЕЛИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ГРАЖДАНСКИХ
СЛУЖАЩИХ
4.1. Личные дела и личные карточки гражданских служащих хранятся
в бумажном виде. Личные дела и личные карточки хранятся в запирающихся
шкафах и ящиках столов, защищенных от несанкционированного доступа.
4.2. Трудовые книжки гражданских служащих, вкладыши в них, журналы
учета, бланки строгой отчетности хранятся в сейфах.
4.3. Другие документы на бумажных носителях, содержащие
персональные данные гражданских служащих, хранятся в местах, защищенных
от несанкционированного доступа
4.4. Персональные данные гражданских служащих могут также
храниться в электронном виде в локальной компьютерной сети и в
персональных компьютерах уполномоченных должностных лиц. Доступ к
электронным носителям, содержащим персональные данные гражданских
служащих, обеспечивается двухступенчатой системой паролей: на уровне
локальной компьютерной сети и на уровне баз данных. Пароли
устанавливаются заместителем начальника управления и сообщаются
индивидуально уполномоченным должностным лицам. Изменение паролей
происходит не реже одного раза в два месяца.
4.5. Копировать и делать выписки из документов, содержащих
персональные данные гражданских служащих, разрешается уполномоченным
должностным лицам исключительно в служебных целях.
5. ФОРМИРОВАНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ГОСУДАРСТВЕННЫХ
ГРАЖДАНСКИХ СЛУЖАЩИХ
5.1. На основе персональных данных гражданских служащих
управления формируются и ведутся, в том числе на электронных
носителях, реестры гражданских служащих управления.
5.2. В личное дело гражданского служащего управления вносятся
его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на
государственную гражданскую службу области, ее прохождением и
увольнением с гражданской службы области необходимые для обеспечения
деятельности управления.
5.3. Персональные данные и иные сведения, внесенные в личные
дела гражданских служащих управления, содержащихся в личных делах,
относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением
сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут
быть опубликованы в средствах массовой информации).
5.4. К личному делу гражданского служащего управления
приобщаются:
- письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую
службу области и замещении должности государственной гражданской
службы управления;
- собственноручно заполненная и подписанная анкета,
установленной формы с приложением двух фотографий;
- документы о прохождении конкурса на замещение вакантной
должности гражданской службы управления (включения в кадровый резерв
управления);
- копия паспорта и копии свидетельств о государственной
регистрации актов гражданского состояния;
- копия трудовой книжки или документа, подтверждающего
прохождение военной или иной службы;
- копии
документов
о
профессиональном
образовании,
профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке,
присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
- копии решений о награждении государственными наградами,
присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении
государственных премий (если таковые имеются);
- копии приказов о назначении на должность гражданской службы
управления, о переводе на иную должность гражданской службы области о
временном замещении им иной должности гражданской службы, об
освобождении гражданского служащего управления от замещаемой
должности гражданской службы области, о прекращении служебного
контракта или его приостановлении;
- экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных
дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и
дополнения внесенные в служебный контракт;
- копии документов воинского учета (для военнообязанных лиц);
- аттестационный лист гражданского служащего управления,
прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных
обязанностей за аттестационный период;
- экзаменационный лист гражданского служащего управления и
отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне)
и о возможности присвоения ему классного чина государственной
гражданской службы области;
- копии документов о присвоении гражданскому служащему
классного чина государственной гражданской службы области;
- копии документов о включении гражданского служащего
управления в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового
резерва;
- копии решений о поощрении гражданского служащего
управления, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до
его снятия или отмены;
- копии документов о начале служебной проверки, ее результатах,
об отстранении гражданского служащего управления от замещаемой
должности гражданской службы области;
- документы, связанные с оформлением допуска к сведениям,
составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну,
если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской
службы связано с использованием таких сведений;
- сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного
характера гражданского служащего;
- копия страхового свидетельства обязательного пенсионного
страхования;
- копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе
физического лица по месту жительства на территории Российской
Федерации;
- копия
страхового
медицинского
полиса
обязательного
медицинского страхования граждан;
- медицинское заключение установленной формы об отсутствии у
гражданина (гражданского служащего) заболевания, препятствующего
поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;
- письменные объяснения гражданского служащего управления;
- иные документы, предусмотренные федеральными законами и
иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
5.5. Документы, приобщенные к личному делу гражданского
служащего управления, брошюруются, страницы нумеруются, к личному
делу прилагается опись.
5.6. При переводе гражданского служащего управления на
должность государственной гражданской службы области в другом
государственном органе его личное дело передается в государственный
орган по новому месту замещения должности гражданской службы
области.
6. ПРАВА ГРАЖДАНСКИХ СЛУЖАЩИХ
6.1. Гражданскому
служащему
предоставляется
полная
информация о его персональных данных и обработке этих данных.
6.2. На основании письменного заявления гражданского
служащего ему бесплатно выдаются копии записей, содержащих его
персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных
законодательством РФ.
6.3. Гражданский служащий имеет право определять своих
представителей для защиты собственных персональных данных.
6.4. Гражданский служащий допускается к своим медицинским
данным с помощью медицинского специалиста по своему выбору.
6.5. Гражданский служащий вправе требовать исключить или
исправить неверные или неполные персональные данные, а также данные,
обработанные с нарушением требований законодательства Российской
Федерации. Персональные данные оценочного характера гражданский
служащий вправе дополнить заявлением, выражающим его собственную
точку зрения.
6.6. Гражданский служащий вправе требовать уполномоченных
должностных лиц об извещении всех адресатов, которым ранее были
сообщены неверные или неполные персональные данные гражданского
служащего, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или
дополнениях. Уполномоченные должностные лица организации в срок пяти рабочих дней - обязаны это сделать.
6.7. Гражданский служащий имеет право обжаловать в
соответствующие инстанции любые неправомерные действия или
бездействие уполномоченных должностных лиц при обработке и защите
его персональных данных.
7. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
ГРАЖДАНСКИХ СЛУЖАЩИХ
7.1. Персональные данные гражданского служащего используются
уполномоченными должностными лицами исключительно в целях
обеспечения соблюдения Конституции РФ, федеральных законов и иных
нормативных правовых актов Российской Федерации, содействия
гражданскому служащему в прохождении государственной гражданской
службы Российской Федерации, в обучении и должностном росте,
обеспечения личной безопасности гражданского служащего и членов его
семьи, а также в целях обеспечения сохранности принадлежащего ему
имущества и имущества государственного органа, учета результатов
исполнения им должностных обязанностей.
7.2. При принятии решений, затрагивающих интересы гражданского
служащего уполномоченные должностные лица не имеют права
основываться на персональных данных гражданского служащего,
полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки
или электронного получения. Уполномоченные должностные лица также
не вправе принимать решения, затрагивающие интересы гражданского
служащего, основываясь на данных, допускающих двоякое толкование. В
случае если на основании персональных данных гражданского служащего
невозможно достоверно установить какой-либо факт, уполномоченное
должностное лицо предлагает гражданскому служащему представить
письменные разъяснения.
8. ПЕРЕДАЧА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ГРАЖДАНСКИХ
СЛУЖАЩИХ
8.1. Информация, относящаяся к персональным данным
гражданских служащих, может быть предоставлена государственным
органам в порядке, установленном федеральными законами.
8.2. Уполномоченные должностные лица не вправе предоставлять
персональные данные гражданского служащего третьей стороне без
письменного согласия гражданского служащего, за исключением случаев,
когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью
гражданского служащего, а также в случаях, установленных федеральным
законом.
8.3. Уполномоченные должностные лица предупреждают адресатов,
получающих персональные данные гражданского служащего, о том, что
эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они
сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило
соблюдается.
8.4. В случае если лицо, обратившееся с запросом, не
уполномочено федеральным законом на получение персональных данных
гражданского служащего либо отсутствует письменное согласие
гражданского служащего на предоставление его персональных сведений,
уполномоченное должностное лицо обязано отказать в предоставлении
персональных данных. Лицу, обратившемуся с запросом, выдается
письменное уведомление об отказе в предоставлении персональных
данных. Копия уведомления подшивается в личное дело гражданского
служащего.
8.5. Персональные данные гражданского служащего могут быть
переданы представителю гражданского служащего в порядке,
установленном законодательством, в том объеме, в каком это необходимо
для выполнения указанным представителем их функций.
8.6. Уполномоченное должностное лицо обеспечивает ведение
журнала учета передачи информации, содержащей персональные данные
гражданских служащих, в котором регистрируются запросы, фиксируются
сведения о лице, направившем запрос, дата передачи персональных данных
или дата уведомления об отказе в предоставлении персональных данных, а
также отмечается, какая именно информация была передана (Приложение
№ 2 к настоящему Положению).
9. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ НОРМ, РЕГУЛИРУЮЩИХ
ОБРАБОТКУ И ЗАЩИТУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
ГРАЖДАНСКОГО СЛУЖАЩЕГО
9.1. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение,
обработку и защиту персональных данных гражданского служащего, несут
дисциплинарную, административную, гражданско-правовую и уголовную
ответственность в соответствии с законодательством.
9.2. Если права и законные интересы гражданского служащего были
нарушены в связи с разглашением информации, содержащей его
персональные данные или иным неправомерным использованием такой
информации, он вправе обратиться в установленном порядке за судебной
защитой своих прав, в том числе с исками о возмещении убытков,
компенсации морального вреда, защите чести, достоинства и деловой
репутации. Требование о возмещении убытков не может быть
удовлетворено в случае предъявления его лицом, не принимавшим мер по
соблюдению конфиденциальности информации или нарушившим
установленные законодательством Российской Федерации требования о
защите информации, если принятие этих мер и соблюдение таких
требований являлись обязанностями данного лица.