ИНСТРУКЦИЯ ПО ВОЗВРАТАМ

Инструкция по возвратам
1. Возврат неправильно пробитого чека по кассе.
Функции возврата чека по кассе нет (не предусмотрено). В случае неправильно
пробитого чека, необходимо:
1.1. Оформить Акт КМ-3 «О ВОЗВРАТЕ ДЕНЕЖНЫХ СУММ ПОКУПАТЕЛЯМ ПО
НЕИСПОЛЬЗОВАННЫМ КАССОВЫМ ЧЕКАМ (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам)» и приложить к нему данный чек и написать объяснительную кассираоперациониста в свободной форме.
Акт должен быть
подписан
комиссией из нескольких (трех) человек,
подтверждающей факт ошибочно пробитого чека. В Акте указывается факт ошибки,
причина ошибки, подтверждение руководителя организации. Этот Акт и оригинал чека
должны храниться вместе с соответствующим Z-отчетом.
1.2. Выдать покупателю верный чек.
2. Возврат товара Покупателем.
При возврате товара возможны следующие варианты:
1) Возврат бракованного товара юридическим лицом, при этом возврат Покупателю
денег наличными.
2) Возврат бракованного товара юридическим лицом, при этом возврат Покупателю
денег путем перечисления на расчетный счет.
3) Возврат бракованного товара юридическим лицом, замена бракованного товара
другим товаром.
4) Возврат бракованного товара физическим лицом, возврат денег.
5) Возврат бракованного товара физическим лицом, замена бракованного товара
другим товаром.
6) Возврат товара надлежащего качества юридическим лицом, при этом возврат
Покупателю денег по безналичному расчету.
7) Возврат товара надлежащего качества юридическим лицом, при этом замена товара
другим товаром.
Недопустимые варианты:
1) Возврат товара надлежащего качества физическим лицом.
НЕВОЗМОЖЕН, по причине того, что по закону это поставка товара, а физическое
лицо не сможет нам предоставить документов на поставку товара.
2) Возврат товара надлежащего качества юридическим лицом и возврат при этом
денег наличными.
НЕВОЗМОЖЕН, потому что, по сути это поставка товара нам, а оплата наличными
подразумевает необходимость, чтобы Покупатель предоставил нам кассовый чек.
Так как вероятность отсутствия кассового аппарата у Покупателя велика, то лучше
этой ситуации также избегать и возвращать деньги в этом случае только по
безналичному расчету (вариант 6 в списке разрешенных возвратов).
1
Вариант 1. Возврат бракованного товара юридическим лицом, при этом
возврат Покупателю денег наличными.
Составляется Акт на возврат бракованного товара по форме, утвержденной
Приказом ООО «Система СБ» № 100115 от 15.01.2010 г. (Приложение 1).
При заполнении формы необходимо указать:
- наименование организации - Покупателя;
- перечень возвращаемых товаров в точном соответствии с накладной на
отгрузку товара Покупателю;
- количество, цену, стоимость товара, НДС, стоимость с учетом НДС;
- выявленные инженером технического отдела неисправности;
- подписи ответственных лиц и печати двух организаций.
Акт на возврат товара является официальным документом, подтверждающим
факт возврата товаров, и составляется отделом логистики. Акт с нашей стороны
подписывают: руководитель отдела логистики, технический специалист, установивший
факт брака, и главный бухгалтер. Со стороны Покупателя Акт подписывает
руководитель или уполномоченное лицо (по доверенности).
Согласованный и подписанный в двустороннем порядке Акт поступает по почте
или передается через представителя компании в бухгалтерию ответственному лицу –
Георгиевская Екатерина.
После этого производится возврат денег из кассы по расходному кассовому
ордеру в бухгалтерии — отв. Суржикова Ольга.
Оформление в программе АСПЕКТ:
Отделом логистики в соответствующем счете на продажу выписывается Акт
возврата Покупателями и закрывается датой, указанной на бумажном Акте на возврат.
Акт возврата Покупателями распечатывается (форма 2) и хранится у лица, ведущего
учет бракованных товаров.
Вариант 2. Возврат бракованного товара юридическим лицом, при этом
возврат Покупателю денег путем перечисления на расчетный счет.
Правила составления и оформления Акта на возврат товара аналогичны
Варианту 1.
Кроме Акта на возврат, Покупатель должен предоставить письмо с указанием
причин возврата денег и банковских реквизитов. Бухгалтерия производит возврат
денег только после получения ОРИГИНАЛА письма от Покупателя.
Оформление в программе АСПЕКТ:
Отделом логистики в соответствующем счете на продажу выписывается Акт
возврата Покупателями и закрывается датой, указанной на бумажном Акте на возврат.
Акт возврата Покупателями распечатывается (форма 2) и хранится у лица, ведущего
учет бракованных товаров.
Вариант 3. Возврат бракованного товара юридическим лицом, замена
бракованного товара другим товаром.
Правила составления и оформления Акта на возврат товара аналогичны
Варианту 1.
Замена товара на другой товар – это обычная отгрузка, которую производит
менеджер отдела продаж, оформляя все соответствующие документы (счет, накладная
по форме ТОРГ-12, счет-фактура).
Кроме Акта на возврат, Покупатель должен предоставить письмо с просьбой
зачесть платеж по старому счету в оплату нового счета.
В случае, если после замены товара ООО «Система СБ» должна вернуть
2
Покупателю разницу, то Покупатель должен предоставить письмо с указанием
реквизитов, куда перечислить деньги (аналогично варианту 2). Бухгалтерия производит
возврат денег только после получения ОРИГИНАЛОВ писем от Покупателя.
В случае, если после замены товара Покупатель должен доплатить разницу в
стоимости товаров, то он вносит эти деньги наличными в кассу, на основании чего
бухгалтерия (Ольга Суржикова) оформляет кассовый чек (как при обычной продаже) и
квитанцию к приходному кассовому ордеру, которые выдает Покупателю, или
оплачивает разницу по безналичному расчету на основании вновь выставленного
счета.
Оформление в программе АСПЕКТ:
Отделом логистики в соответствующем счете на продажу выписывается Акт
возврата Покупателями и закрывается датой, указанной на бумажном Акте на возврат.
Акт возврата Покупателями распечатывается (форма 2) и хранится у лица, ведущего
учет бракованных товаров.
Вариант 4. Возврат бракованного товара физическим лицом, возврат денег.
Составляется Акт на возврат бракованного товара по форме, утвержденной
Приказом ООО «Система СБ» № 100115 от 15.01.2010 г. (Приложение 2).
При заполнении формы необходимо указать:
- Ф.И.О. Покупателя;
- перечень возвращаемых товаров в точном соответствии с накладной на
отгрузку товара Покупателю;
- количество, цену, стоимость товара, НДС, стоимость с учетом НДС;
- выявленные инженером технического отдела неисправности;
- подписи ответственных лиц и печать организации–Продавца;
- подпись Покупателя.
Акт на возврат товара является официальным документом, подтверждающим
факт возврата товаров, и составляется отделом логистики. Акт с нашей стороны
подписывают: руководитель отдела логистики, технический специалист, установивший
факт брака, и главный бухгалтер.
Кроме Акта на возврат физическое лицо должно предоставить:
- заявление на возврат денег; с указанием банковских реквизитов в случае
возврата путем б/н перевода;
- ксерокопию своего паспорта: разворот с фотографией и разворот с
регистрацией;
- в случае оплаты наличными - кассовый чек на покупку возвращаемого товара.
Возврат стоимости бракованного товара производится после оформления всех
документов на возврат товара. ООО «Система СБ» по своему усмотрению может
вернуть указанную сумму путем б/н перевода или путем выплаты наличных из кассы с
составлением расходного кассового ордера.
Оформление в программе АСПЕКТ:
Отделом логистики в соответствующем счете на продажу выписывается Акт
возврата Покупателями и закрывается датой, указанной на бумажном Акте на возврат.
Акт возврата Покупателями распечатывается (форма 2) и хранится у лица, ведущего
учет бракованных товаров.
Вариант 5. Возврат бракованного товара физическим лицом, замена
бракованного товара другим товаром.
Правила составления и оформления Акта на возврат товара аналогичны
Варианту 4.
3
Кроме Акта на возврат, физическое лицо должно предоставить:
- заявление на замену товара на другой товар и с просьбой зачесть платеж по
старому счету в оплату нового счета;
- ксерокопию своего паспорта: разворот с фотографией и разворот с
регистрацией.
Замена товара на другой товар – это обычная отгрузка, которую производит
менеджер отдела продаж, оформляя все соответствующие документы (счет, накладная
по форме ТОРГ-12, счет-фактура).
В случае, если после замены товара ООО «Система СБ» должна вернуть
Покупателю разницу, то Покупатель пишет заявление на возврат суммы, составляющей эту разницу, с указанием банковских реквизитов в случае возврата путем б/н
перевода. ООО «Система СБ» по своему усмотрению может вернуть указанную сумму
путем б/н перевода или путем выплаты наличных из кассы с составлением расходного
кассового ордера.
В случае, если после замены товара Покупатель должен доплатить разницу в
стоимости товаров, то он вносит эти деньги наличными в кассу, на основании чего
бухгалтерия (Ольга Суржикова) оформляет кассовый чек (как при обычной продаже) и
квитанцию к приходному кассовому ордеру, которые выдает Покупателю, или
оплачивает разницу по безналичному расчету на основании вновь выставленного
счета.
Оформление в программе АСПЕКТ:
Отделом логистики в соответствующем счете на продажу выписывается Акт
возврата Покупателями и закрывается датой, указанной на бумажном Акте на возврат.
Акт возврата Покупателями распечатывается (форма 2) и хранится у лица, ведущего
учет бракованных товаров.
Вариант 6. Возврат товара надлежащего качества юридическим лицом, при
этом возврат Покупателю денег по безналичному расчету.
Если Покупатель хочет вернуть обычный нормальный не бракованный товар, то
это для нас обычная покупка товара (соответственно, по нашим продажным ценам). В
этом случае Покупатель выставляет счет-фактуру, накладную, счет на оплату,
после чего все наши действия аналогичны действиям при обычной покупке товара.
Вариант 7. Возврат товара надлежащего качества юридическим лицом, при
этом замена товара другим товаром.
Если Покупатель хочет вернуть обычный нормальный не бракованный товар, то
это для нас обычная покупка товара (соответственно, по нашим продажным ценам). В
этом случае Покупатель выставляет счет-фактуру, накладную, счет на оплату. В
случае, если стоимости возвращаемого и заменяющего его товаров одинаковы, счет на
оплату может не предоставляется. Тогда погашение наших обязательств происходит
отгрузкой другого товара.
Замена товара на другой товар – это обычная отгрузка, которую производит
менеджер отдела продаж, оформляя все соответствующие документы (счет, накладная
по форме ТОРГ-12, счет-фактура).
Покупатель должен предоставить письмо с просьбой зачесть платеж по старому
счету в оплату нового счета.
В случае, если после замены товара ООО «Система СБ» должна вернуть
Покупателю разницу, то Покупатель должен предоставить письмо с указанием
реквизитов, куда перечислить деньги (аналогично варианту 2). Бухгалтерия производит
возврат денег только после получения ОРИГИНАЛОВ писем от Покупателя.
В случае, если после замены товара Покупатель должен доплатить разницу в
4
стоимости товаров, то он вносит эти деньги наличными в кассу, на основании чего
бухгалтерия (Ольга Суржикова) оформляет кассовый чек (как при обычной продаже) и
квитанцию к приходному кассовому ордеру, которые выдает Покупателю, или
оплачивает разницу по безналичному расчету на основании вновь выставленного
счета.
Главный бухгалтер______________________
Котельников П.А.
Приложения:
1. Образец Акта на возврат бракованного товара юридическим лицом.
2. Образец Акта на возврат бракованного товара физическим лицом.
5