Правильное.Планир.Время

НАВЫКИ ПРАВИЛЬНОГО РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ ИЛИ
«РЕЦЕПТ ПРОДУКТИВНОСТИ И УСПЕШНОСТИ»
30 сентября.2014
Процесс поиска работы теряет всякий смысл, если он не завершается успешным трудоустройством.
При ближайшем рассмотрении каждая составляющая данного процесса – это серьёзная, кропотливая работа, требующая планомерных и обдуманных действий, и только
от Вас зависит, насколько она будет эффективна.
Ритм современной жизни вряд ли можно назвать спокойным и размеренным. Нехватка времени является тем испытанием, справиться с которым под силу далеко не каждому. Пребывание в состоянии «не знаю, за что хвататься» вряд ли можно назвать подходящим, когда речь идёт об оптимизации процесса трудоустройства. Поэтому, чтобы не
стать жертвой стресса или, ещё хуже, синдрома хронической усталости, разберём некоторые навыки управления временем. Их сформулировал успешный американский бизнес-консультант Брайан
Трейси в
своей
книге «Результативный
таймменеджмент». Людям, занятым своим трудоустройством, на мой взгляд, очень важно
их знать и уметь применять.
Навык первый: «Планирование высвобождает время»
Планировать и думать нужно всегда на бумаге. Перечень задач – это своего рода
карта, которая не даст Вам сбиться с пути к намеченной цели. Готовьте список задач с
вечера, и Вы всегда будете знать, с чего начать свой день.
Продолжайте работать с составленным списком в течение дня: при появлении нового дела вносите его в список с учётом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивайте
её. Это даст Вам ощущение удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма и
зарядит энергией.
Планируйте от большего к меньшему. Каждой задаче ставьте фиксированные сроки.
Сложную задачу постарайтесь разделить на мелкие подзадачи. Здесь хорошо помогает
дерево решений, где ключевая задача – дерево, а подзадачи – ветви. Продолжайте
«разветвление» до тех пор, пока процесс выполнения всей задачи не станет простым и
прозрачным.
Перед тем, как начать что-либо делать, вспомните о правиле 10/90: «10% времени,
затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90% времени
при её решении».
Навык второй: «Самое ценное – определить главное»
Для успешного завершения процесса трудоустройства, необходимо вовремя определить главное дело. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком
намеченных дел, присваивая каждой задаче свою степень важности.
Хорошей иллюстрацией этого принципа может являться практика президента США
Дуайта Эйзенхауэра, который рассматривал все дела на основе двух критери-
ев: важности и срочности. На основе этого он располагал, все свои дела в ячейки простой матрицы, показанной на рисунке.
Задачи типа «А», как срочные и важные, необходимо решать незамедлительно. Задачи типа «Б», как важные, но не слишком срочные, требуют внимания и определения сроков исполнения, без которых они в какой-то момент рискуют превратиться в
задачи категории «А», а вы будете к этому не готовы. Задачи типа «В» целесообразно
перепоручить, поскольку эти дела должны быть сделаны срочно, но они не слишком
важны. Наконец, в отношении задач типа «Г» необходимо набраться мужества и
сказать себе: «Эти задачи не стоят моих усилий и времени. О них нужно просто забыть».
Навык третий: «Закон принудительной эффективности»
Иногда у Вас нет времени для завершения дел, Вы вынуждены использовать любые
средства (раньше вставать, позже ложиться и т. д.), но завершить дела, стремясь избежать возможных отрицательных последствий. Статистика убедительно показывает, что у
Вас никогда не будет достаточного времени для того, чтобы сделать их все.
Основной секрет управления временем заключается в сосредоточенности и целенаправленности. Начните с решения первоочередных задач и делайте всё последовательно, то есть что-то одно в определённый период времени. Бросая дело и возвращаясь к
нему снова и снова, Вы снижаете свою эффективность в 5 раз.
Навык четвертый: «Съесть лягушку»
Старая притча гласит: если первым делом с утра Вы должны съесть живую лягушку,
утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с Вами за весь
день.
Брайан Трейси сравнивает лягушку с самым неприятным и важным делом, которое
следует сегодня сделать. Откладывая его, Вы создаёте лишнее эмоциональное напряжение и нежелательные последствия. Нужно действовать без лишних раздумий и промедлений – просто взять и сделать. Это даст Вам заряд бодрости на целый день.
Навык пятый: «Слово «нет» экономит неожиданно много времени»
Самое главное слово для организации собственного времени – это вежливое «нет».
Учитесь отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число избранных Вами
приоритетов. Будьте тактичны и отказывайте так, чтобы человек понял, что Вы отвергаете не его лично, а задачу.
Следите за тем, на что Вы тратите своё время. Составьте рейтинг задач «пожирателей Вашего времени», назвав его «Я больше никогда не буду этого делать», и заносите
туда те дела, которые не приносят Вам никакой пользы и не приближают Вас к цели.
Навык шестой: «3 вопроса для Вашей эффективности»
Всегда задавайтесь вопросом о том, какие долгосрочные последствия имеет та или
иная задача и что произойдёт, если Вы её вообще не выполните.
Задавайте себе следующие вопросы в течение дня:
1. Какие дела самые важные и ценные?
2. Что могу сделать я и только я, что значительно улучшит положение?
3. Как использовать своё время с наибольшей пользой?
Ответы на эти вопросы позволят удвоить Вашу производительность.
Навык седьмой: «Корзина для мусора – Ваш друг»
Люди, отличающиеся пунктуальностью, работают за чистым столом. У несобранных
людей на столе царит дикий хаос. Выработайте привычку своевременно разбирать бумаги, выбрасывать ненужные и работать за чистым столом. Поверьте, Вы сэкономите до
30% Вашего времени, не тратя его на поиски нужного документа.
Запомните: корзина для мусора – это отличный инструмент управления временем!
Навык восьмой: «Принцип равновесия»
Самый простой способ избежать паники при виде всё увеличивающегося объёма работы – это сделать глубокий вдох и сказать: «Я могу только то, что могу», и начать спокойно составлять список. Внимательно следите за тем, чтобы в Вашей жизни сохранялось равновесие. Доводя себя до изнеможения, Вы не сможете обмануть организм, и если Вы не остановитесь, он сделает это принудительно. А это явно не входит в Ваши
планы.
Однако, для того, чтобы быть эффективным, просто применять выше приведённые
навыки мало. Важно следить за своим здоровьем и поддерживать себя в хорошей физической форме. Ваша жизнь должна быть насыщенной, в ней всегда должно находиться
время для близких Вам людей и отдыха.
Помните основной принцип равновесия: «важно количество личного времени, и качество времени, которое Вы посвящаете процессу трудоустройства».
Какой бы ни была Ваша ситуация, справиться с ней и найти подходящую работу
можно, обратившись в городскую службу занятости населения. Специалисты, работающие здесь, имеют не только знания, но и богатый опыт преодоления различных препятствий и всегда готовы помочь Вам в трудную минуту!
Оксана Агеева,
ведущий инспектор-профконсультант отдела занятости населения Октябрьского района,
телефон: 266-60-52