по ссылке - Технологии Безопасности Бизнеса

Руководителю предприятия
Михайленко Валерий – начальник экспертного
отдела ООО «Технологии Безопасности Бизнеса»
Внутренний контроль на предприятии и его место в обеспечении экономической
безопасности.
Тема: Внутренний контроль на предприятии
Внутренний контроль, как система, во-первых, очень часто таковой не
является и, во-вторых, практически не взаимодействует со службой безопасности,
где она есть, в вопросах защиты экономических интересов собственников.
Такой вывод сделан на основе опыта аудитов безопасности предприятий,
проводимых экспертами ООО «ТББ». Естественно, что он не внушает оптимизма.
Более того, очень часть потенциальные возможности внутреннего контроля на
предприятиях остаются существенно недооцененными. Происходит последнее
только вследствие формального проведения контрольных мероприятий, не принятия
мер при выявлении случаев злоупотребления персонала предприятий и ограничения
полномочий органов внутреннего контроля.
1. Как рекомендуется распределять функции между подсистемами СВК
Как мы уже договорились, в состав системы внутреннего контроля предприятия
могут входить: ревизионная комиссия, наблюдательный совет (совет директоров), служба
внутреннего аудита, контрольно-ревизионная служба, служба безопасности, служба
контроллинга, служба мониторинга, контроль в структурных подразделениях.
Выбор велик, поэтому важно знать, чем руководствуются менеджеры предприятия,
приступая к планированию СВК?
Опрос, проведенный в различных предприятиях, позволил сделать следующий
вывод: «При выборе структуры, организационных форма СВК, а также порядка и
методов ее работы определяющим является – решение собственников, практический
опыт и уровень профессионализма топ-менеджеров, а также субъективные мотивы
и первых, и вторых».
Мы здесь не рассматриваем конкретное предприятие, поэтому будет не лишним
конкретизировать предназначение и функции основных «игроков» в составе команды
внутреннего контроля.
Контрольно-ревизионной работой в компаниях поручается заниматься
ревизионных комиссиям (ревизорам компании) и
контрольно-ревизионным
подразделениям.
Ревизионная комиссия может создаваться в: обществах с ограниченной
ответственностью, акционерных обществах, ассоциациях и союзах. Статус ревизионной
комиссии определяется уставом субъекта хозяйствования. В малых предприятиях могут
назначаться (избираться) ревизоры.
Ревизионная комиссия наряду с общим собранием акционеров и правлением
является постоянно действующим органом.
Статья 85 ФЗ «Об акционерных обществах» определяет задачи и полномочия
ревизионной комиссии (ревизора) общества. Из анализа задач следует основное
предназначение контрольно-ревизионных органов – контроль за финансовохозяйственной деятельностью Общества. Контроль осуществляется методом проверок и
ревизий, по результатам которых оформляется акт и докладываются собственникам и
руководству предложения по устранению недостатков и возмещению ущерба, если они
были выявлены.
Как правило, на контрольно-ревизионные органы возлагаются следующие
обязанности:
 проведение документальных проверок финансово-хозяйственной деятельности
общества (сплошной проверкой или выборочно);
 проведение выполнения установленных смет, нормативов и лимитов;
 проверка своевременности и правильности платежей в бюджет;
 проверка соблюдения обществом и его органами управления законодательных
актов и инструкций, а также решений общего собрания акционеров;
 проверка постановки и достоверности оперативного бухгалтерского и
статистического учета и отчетности;
 проверка правомочности принятых советом директоров или правлением решений,
их соответствие решениям, принятым общим собранием акционеров;
 анализ решения общего собрания акционеров, внесение предложений по их
изменению в случае несоответствия документам, имеющим большую
юридическую силу (это касается только ревизионной комиссии);
 проверка состояния кассы и имущества.
Совет директоров (Наблюдательный совет) осуществляет общее руководство
деятельностью общества, за исключением решения вопросов, отнесенных законом и
уставом к исключительной компетенции общего собрания акционеров.
Количественный состав Наблюдательного совета общества определяется уставом
или решением общего собрания акционеров. Основные компетенции Наблюдательного
совета относится:
o определение приоритетных направлений деятельности общества;
o внесение на рассмотрение общего собрания акционеров вопросов об изменении и
дополнении устава общества или утверждении устава в новой редакции, и
утверждении аудитора общества, увеличение размера уставного фонда общества
путем увеличения номинальной стоимости акций или путем размещения
обществом дополнительных акций в пределах количества и видов объявленных
акций, если в соответствии с уставом общества или решением общего собрания
акционеров такое право ему предоставлено, размещение облигаций и ценных
бумаг, если иное не предусмотрено уставом общества, определение рыночной
стоимости имущества, принятие решений о приобретении размещенных
обществом акций, облигаций и иных ценных бумаг в случаях, предусмотренных
законом, если в соответствии с уставом общества или решением общего собрания
общества такое право ему предоставлено;
o образование (избрание, назначение, наем и пр.) исполнительного органа общества,
досрочное прекращение его полномочий, если уставом общества это отнесено к
его компетенции, заключение от имени акционерного общества трудового
договора о найме руководителя исполнительного органа (председателя правления,
директора) и членов коллегиального исполнительного органа (правления,
дирекции) сроком на один год;
o утверждение годовых бизнес-планов, если уставом общества решение этого
вопроса относится к его компетенции или общим собранием акционеров решение
данного вопроса ему поручено, одобрение годового бизнес-плана общества;
o создание службы внутреннего аудита и назначение ее работников;
o установление размеров выплачиваемых исполнительному органу и ревизионной
комиссии вознаграждений и компенсаций, если уставом общества это отнесено к
его компетенции;
o внесение рекомендаций по размеру дивидендов по акциям и порядку их выплаты;
o использование резервного и иных фондов общества;
создание филиалов и открытие представительств общества, дочерних и зависимых
предприятий общества;
o заключение крупных сделок, связанных с приобретением и отчуждением
имущества;
o ежеквартальное заслушивание отчетов руководителя исполнительного органа
общества о ходе выполнения годового бизнес-плана;
и др.
Внутренний аудит является одной из форм внутрихозяйственного контроля
–
это регламентированная внутренними документами организации деятельность по
контролю звеньев управления и различных аспектов функционирования организации,
осуществляемая представителями специального контрольного органа в рамках помощи
органам управления организации (общему собранию участников хозяйственного
товарищества
или
общества
или
членов
производственного
кооператива,
наблюдательному совету, совету директоров, исполнительному органу)
Основные цели внутреннего аудита:
 уменьшение финансовых и материальных потерь, сохранность собственности
учредителей, предупреждение краж, присвоение имущества;
 выявление возможности улучшения деятельности на основе выявления и
мобилизации резервов производства, сокращения сверхнормативных запасов,
экономии денежных средств и товарно-материальных ценностей;
 повышение деловой, инвестиционной и кредитной привлекательности
предприятия;
 возможном снижении финансовых санкций и штрафов со стороны налоговых
органов или других контрагентов;
 определении финансового состояния предприятия в любой момент времени.
o
Основные функции внутреннего аудита:
1. Оценка системы внутреннего контроля в части достоверности информации,
сохранности активов, эффективности и результативности деятельности
отдельных операционных и структурных подразделений и разработке
рекомендаций по улучшению этих систем.
2. Анализ и оценка эффективности системы управления рисками и предложении
методов их снижения.
3. Анализ и оценке эффективности системы управления организации.
4. Оценка экономичности и эффективности осуществляемых организацией
операций.
5. Оценка соблюдения требований действующего законодательства, требований
регулирующих и надзорных органов, а также внутренних документов
организации, определяющих внутреннюю политику, правила, процедуры, целью
которой является оценка качества и соответствия созданных систем обеспечения
соблюдения требований законодательства и иных правовых актов и внутренних
документов, а также разработка предложений по совершенствованию данных
систем.
6. Проведение специальных расследований отдельных случаев, например,
подозрений в злоупотреблениях.
Причем первые три из вышеуказанных функций являются основополагающими.
Инвентаризационные комиссии – назначаются решением руководителя
предприятия и предназначены для проведения инвентаризаций. Инвентаризация - это
проверка наличия и состояния материальных ценностей в реальности, а также денежных
средств, на счетах в банке и расчетов с дебиторами и кредиторами.
Основные функции инвентаризационных мероприятий:
 установление фактического наличия хозяйственных ресурсов;
 контроль над сохранностью основных средств, материальных ценностей и
денежных средств путем сопоставления их фактического наличия с данными
бухгалтерского учета;
 выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с целью
их реализации, а также материальных ценностей, полностью или частично
потерявшие свои качества;
 поверка состояния складского хозяйства, условий хранения материальных
ценностей и эксплуатации машин, оборудования, зданий и других основных
средств;
 проверка
реальности
дебиторской
и
кредиторских
задолженностей,
незавершенного производства, расходов будущих периодов, резервов предстоящих
расходов и других статей баланса
 выявление виновных лиц, причины неэффективных действий и случаи нарушения
законодательства. По итогам инвентаризации определяется количественное и
суммовое выражение неэффективных действий, нарушений, принимаются решения
о мерах дисциплинарного воздействия, возможности передачи дел в следственные
органы.
Служба безопасности предприятия, как функциональная часть системы
внутреннего контроля, реализует следующие функции:
 контроль внешней и внутренней среды в целях своевременного обнаружения угроз
и оценки риска безопасности экономическим интересам предприятия;
 участие с использованием своих возможностей в контрольных мероприятиях,
проводимых контрольно-ревизионными подразделениями, инвентаризационными
комиссиями, подразделениями внутреннего аудита;
 организация и управлением системой контроля персонала, посетителей и движения
ТМЦ;
 проведение внутренних служебных расследований.
Структурные подразделения предприятия в рамках системы управления бизнеспроцессами также организуют системы контроля. Как правило, это технологический
контроль, контроль качества и т.п. (см.рис.1). Кроме того, специалисты структурных
подразделений могут участвовать в
мероприятиях, проводимых контрольноревизионными службами или отделами, отделами внутреннего аудита и службой
безопасности.
Функции внутреннего контроля, реализуемые структурными
подразделениями:
 контроль качества продукции (услуг);
 контроль товарной и сопроводительной документации;
 контроль технологического процесса;
 контроль средств технологического оснащения;
 контроль технологической дисциплины;
 контроль квалификации исполнителей;
 контроль прохождения рекламаций;
 контроль соблюдения требований эксплуатации.
Технологический контроль
Входной контроль
Контроль в процессе
Контроль на выходе
Рис. 1. Система технологического контроля на предприятии
Эффективное использование перечисленных видов контроля способствует
значительному повышению его активного воздействия на процесс формирования качества
изделий, поскольку осуществляется не пассивная фиксация брака в производстве, а
профилактика его возникновения.
Система мониторинга финансово-хозяйственной деятельности, бизнес-процессов
и производственных процессов промышленного предприятия выполняет одновременно
несколько функций. Поэтому, чем более полным и качественным будет состав
показателей, по которым этот мониторинг осуществляется, тем более эффективными
будут управленческие мероприятия, осуществляемые руководством промышленного
предприятия. В этой связи, целесообразно рассмотреть составляющие части концепции
системы мониторинга экономического состояния промышленного предприятия.
Система мониторинга промышленного предприятия позволяет в режиме реального
времени производить независимые оценки его экономического состояния, получать
информацию о состоянии экономической конъюнктуры в реальном секторе экономики и
ее возможных изменениях, оперативно проводить анализ финансового состояния
предприятия и важнейших факторов, определяющих его инвестиционную активность во
взаимосвязи с инструментами денежно-кредитной политики.
Основными субъектами системы мониторинга предприятия являются: само
предприятие, его управления и центральный аппарат, а также производственные и
вспомогательные подразделения. Участие всех подразделений в мониторинге обязательно,
а руководство предприятия обеспечивает конфиденциальность и достоверность
представляемой ими информации.
Таким образом, в рамках создаваемой системы мониторинга предприятия можно
решать следующие задачи:

оценивать эффективность проводимой товарной и финансовой политики с
учетом реального развития общеэкономических процессов как по стране в
целом, так и в рамках самого предприятия;

оценивать системные риски в отрасли, возникающие, прежде всего, под
воздействием структурных сдвигов в реальном секторе экономики;
решать практические задачи, связанные с основными функциями производства
продукции, в том числе пополнением оборотных средств, запасов и
компенсации дополнительных затрат на основе авансового финансирования;
проводить анализ и прогноз спроса на производимую предприятием продукцию
на основе оценки финансовой ситуации на товарных рынках, изменения спроса
и предложения на микроуровне, а также изменений инвестиционной активности
под воздействием указанных процессов.



Система контроллинга — новое явление в теории и практике современного
управления, возникшее на стыке экономического анализа, планирования,
управленческого учета и менеджмента. Контроллинг переводит управление
организацией на качественно новый уровень, ориентируя деятельность
различных служб и подразделений предприятия на достижение оперативных и
стратегических целей. Иными словами, это — функционально обособленное
направление деятельности, связанное с реализацией финансово-экономической
функции в менеджменте. Учитывая, что главная конечная цель любого
коммерческого предприятия — получение прибыли, контроллинг называют
системой управления прибылью предприятия.
Все о чем сказано в этой части статьи – это «кубики» для создания системы
контроля. Какие выбрать и как их сложить, что бы получилась система – это зависит от
мастерства менеджера.
Облик СВК на предприятии зависит от компетентности руководителей,
менеджеров, специалистов и работников предприятия, разделения функциональных
обязанностей (полномочий), контролем доступа к активам, документам и
осуществлением периодических проверок учетных данных, а также форматом
предприятия.
Очень важно - все составляющие системы внутреннего контроля во взаимосвязи
должны
обеспечивать
предотвращение,
выявление
внутрикорпоративного
мошенничества, хищений, нарушений или неисполнения указаний, технологий,
регламентов и т.д. !!!
2. Форматы системы внутреннего контроля для малых и средних предприятий,
крупных предприятий.
Руководство предприятия, разрабатывая эффективную систему внутреннего
контроля, учитывает самые различные обстоятельства, в том числе те, которые входят в
задачу аудитора по оценке системы внутреннего контроля предприятия.
При этом, как правило, преследует следующие цели:
1. Обеспечение надежной информацией для успешного руководства предприятием и
принятием эффективных управленческих решений.
2. Обеспечение сохранности активов, документов и регистров предприятия.
Материальные активы предприятия должны быть защищены надежной системой
контроля в целях предупреждения их хищения, использования в неподобающих
целях или случайного уничтожения.
3. Обеспечение эффективности хозяйственной деятельности в целях избежания
непроизвольных затрат во всех областях хозяйственной деятельности, а также для
предотвращения неэффективного использования всех прочих ресурсов.
4. Обеспечение соответствия финансово-хозяйственной деятельности предписанным
нормам. Система внутреннего контроля должна обеспечить необходимую степень
уверенности в том, что должностные лица и работники предприятия следуют
требованиям и правилам, закрепленным внутренними документами предприятия:
 положениями об отделе, службе, иных подразделениях предприятия.
 должностными инструкциями руководителей, менеджеров и специалистов
предприятия,
 приказом об учетной политике предприятия,
 приказами и распоряжениями генерального директора (директора), иных
руководителей, изданными в соответствии с их компетенцией.
5. Обеспечение выполнения требований федеральных законов и иных правовых актов
Российской Федерации и местных органов власти при осуществлении финансовохозяйственных операций.
Не вызывает сомнения утверждение, что
состав, задачи и функции СВК
безусловно зависит от организационной структуры малого,
среднего и
крупного
предприятия.
Среди отличительных особенностей предприятий, зависящих от их форматов и
размеров, можно отметить:
1. В управляемой системе малого предприятия большая часть времени и усилий
отдается управлению денежными оборотами.
2. В отличие от крупных предприятий в малом бизнесе показатели разнятся. Так,
например, значение показателя ликвидности обычно меньше, а оборачиваемости больше, поскольку в связи с малой численностью и высокой оборачиваемостью для
малого предприятия характерны: высокая производительность труда, высокий
уровень кредиторской, низкий уровень дебиторской задолженности. При этом надо
учитывать, что часто полученные займы являются средствами или руководителя,
или собственника бизнеса.
На рис.2 показано как отличаются структуры управления и контроля малых и крупных
предприятий.
На малых предприятиях функции финансового директора (менеджера)
возлагаются на главного бухгалтера.
Малое
Малое
предприяти
е
предприятие
Среднее
Среднее
предприят
ие
предприятие
Структура СВК:
директор
Руководители
производственных,
коммерческих и обеспечивающих
подразделений
Главный бухгалтер
Структура СВК:
директор
Руководители
производственных,
коммерческих и обеспечивающих
подразделений
1. Директор (гл. бухгалтер)
(владелец бизнеса).
2. Главный бухгалтер.
3. Руководители
подразделений.
4. Инвентаризационная
комиссия.
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
Финансовый директор
Финансовый отдел
1. Директор,
(владелец бизнеса).
2. Главный бухгалтер.
3. Финансовый директор
4. Руководители
подразделений.
5. Контрольно-ревизионный
Отдел.
6. Инвентаризационная
комиссия.
Рис. 2. Структура менеджмента малых и средних предприятий
На средних предприятиях выделяются отдельно функции учета, исполняемые
бухгалтерией и функции финансового директора (менеджера) в данном случае
включают в себя планирование, прогнозирование, анализ, контроль, поиск источников
финансирования и т.д.
Крупное
предприятие(холдинг)
Генеральный директор
Совет директоров
Директор по производству
Финансовый директор
Главный бухгалтер
Коммерческий директор
Производственные единицы
Финансовая дирекция
Бухгалтерия
Коммерческие подразделения
Служба внутреннего
аудита
Директор по безопасности
Дирекция по безопасности
Служба внутреннего
контроля
Структура СВК:
1. Ревизионная комиссия.
2. Совет директоров.
3. Служба внутреннего контроля
(контрольно-ревизионная служба)
5. Служба внутреннего аудита.
6. Дирекция по безопасности.
7. Инвентаризационная комиссия.
1. Финансовая дирекция.
2. Бухгалтерия.
3. Производственные единицы
Рис. 3. Организационная структура управления крупным предприятием
Организация система внутреннего контроля
Отличительной особенностью менеджмента крупных предприятиях является
большая степень функциональной детализации, в соответствии с которой и
формируются структурные подразделения предприятия. Для крупной компании
наиболее характерно обособление специальной службы, руководимой вицепрезидентом по финансам (финансовым директором) и, как правило, включающей
бухгалтерию и финансовый отдел (рис. 3.).
Хорошая система внутреннего контроля – это одно из условий, гарантирующих
эффективную деятельность предприятия. Контроль такого характера способствует
продуктивной хозяйственной деятельности, гарантирует соблюдение законов,
подзаконных актов и принятых на предприятии правил, помогает внедрить методы
защищающие имущество предприятия, избежать ошибок, выявить злоупотребления.
Существует достаточно распространено мнение, что систему внутреннего контроля
необходимо внедрять только в крупных компаниях.
Однако это далеко не так.
По мнению экспертов, СВК в том или ином виде всегда существует в компании
(даже в небольших фирмах обязательно контролируется выполнение распоряжений
руководителя, расходование денежных средств и т. д.).
В качестве примера рассмотрим несколько ситуаций, когда возникает
необходимость во внедрении СВК:
Пример 1. Привлечения внешнего финансирования. Для привлечение портфельного
инвестора
(фонда
прямых
инвестиций)
почти
наверняка
потребуется
полнофункциональная система внутреннего контроля с активным участием совета
директоров. Это связано с тем, что инвестору необходимо контролировать вложенные
средства.
Пример 2. Обеспечение финансовой прозрачности бизнеса. Отдельные отрасли могут
стремительно «обеляться»: буквально за год. Бизнес будет вынужден выйти из тени,
что нередко связано с кампаниями, проводимыми налоговыми органами. В этом случае
внутренний контроль становится элементом повышения конкурентоспособности
бизнеса, поскольку в условиях более низкой маржи каждые 1-2% от выручки будут
важны для финансовой устойчивости.
Пример 3. Выход владельца из оперативного управления бизнесом. В этом случае
СВК должна не только обеспечивать возможность контроля топ-менеджмента, но и
служить для владельца важным источником информации о существующих проблемах.
Пример 4. СВК может быть неформальной. Например, в маленьком семейном бизнесе
из пяти человек, где ни одна из процедур не документирована, а все выполняется по
устному распоряжению владельца, внутренний контроль, тем не менее, есть: сам
владелец проверяет, как выполняются его указания и расходуются его деньги.
Следующие примеры связаны с уровнями контроля. Систему внутреннего
контроля традиционно рассматривают на двух уровнях: компания в целом
(корпоративный уровень) и отдельные бизнес-процессы.
Пример 5. Корпоративный контроль. (прерогатива крупных компаний, компаний
холдингового типа).
На этом уровне велик риск несоблюдения корпоративного законодательства, что
с большой долей вероятности может привести к поглощению.
Именно соблюдение законодательства должен отслеживать внутренний
контролер: без этого вся остальная СВК может потерять смысл.
Второй аспект, тесно связанный с первым, - выбор оптимальной для бизнеса
юридической структуры и схемы финансово-хозяйственной деятельности. Для
обеспечения сохранности активов необходимо юридическое разделение операционной
деятельности и активов, а также выстраивание хозяйственной деятельности таким
образом, чтобы минимизировать возможные претензии налоговых органов. Для
повышения инвестиционной привлекательности, помимо этого, необходимо обеспечить
возможность формирования сводной финансовой отчетности (то есть в первую очередь
выстроить периметр консолидации отчетной информации). Контроль соответствия
юридической структуры и схемы хозяйственной деятельности требованиям защиты
бизнеса и является одной из задач подразделений внутреннего контроля.
И последний компонент внутреннего контроля на уровне бизнеса - создание
эффективной системы управления. Этот аспект включает как юридические механизмы,
так и организационные преобразования, которые будут рассмотрены ниже.
Пример 5. Контроль на уровне бизнес-процессов. (необходимо для крупных и средних
предприятий, и для некоторых малых).
Основные проблемы внутреннего контроля лежат в области текущей деятельности
предприятия. Кроме злоупотребления менеджеров, многие компании нередко теряют
больше из-за невозможности исполнить договорные обязательства, увеличить продажи изза ошибок в планировании производства, неконтролируемого роста косвенных затрат и т.
д.
Первый шаг контроля бизнес-процессов - их регламентация с учетом
требований внутреннего контроля.
(продолжение в следующем номере)
Михайленко Валерий – начальник экспертного
отдела ООО «Технологии Безопасности Бизнеса»