типовые правила внутреннего документооборота и

УТВЕРЖДАЮ
________________
ПРАВИЛА
внутреннего документооборота и контроля
Правила внутреннего документооборота и контроля
Содержание
1.
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
3
2.
РЕГИСТРАЦИЯ И ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ
3
3.
ХРАНЕНИЕ И АРХИВИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ, ПОРЯДОК ДОСТУПА К АРХИВУ.
4
5. СИСТЕМА ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ И ПОРЯДОК ПРОВЕРКИ ДАННЫХ, ВВОДИМЫХ В
СИСТЕМУ ВЕДЕНИЯ РЕЕСТРА
6.
6
МЕРЫ ПРОТИВОПОЖАРНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ.
6
2
Правила внутреннего документооборота и контроля
1. Общие положения
1.1. Настоящие Правила внутреннего документооборота и контроля _(наименование общества)_
разработаны в соответствии с требованиями Положения о ведении реестра владельцев
именных ценных бумаг, утвержденного Постановлением Федеральной комиссии по рынку
ценных бумаг от 2 октября 1997 г. № 27 (далее – Положение №27).
1.2. Правила внутреннего документооборота и контроля (далее – Правила) определяют общий
порядок регистрации, обработки, хранения и архивирования документов в _(наименование
общества)_ (далее – Общество), проведение процедур внутреннего контроля,
предусматривающих разграничения прав доступа и обеспечения конфиденциальности
информации системы ведения реестра акционеров, обеспечивающих целостность данных, в
том числе в случае чрезвычайных ситуаций.
1.3. Конкретный порядок регистрации и обработки документов реестра акционеров Общества,
способы хранения и архивирования документов, способы сохранения и восстановления данных в
случае их утраты, порядок установления паролей при работе с программой ведения реестра
акционеров, способы разграничения прав доступа и обеспечения конфиденциальности
информации описаны в соответствующих внутренних документах (положении о ведении
реестра и должностных инструкциях сотрудников) Общества.
2.
Регистрация и обработка документов
2.1. Система документооборота предназначена для постановки на учет входящих (исходящих)
документов Общества, включая запросы государственных органов, документы,
принимаемые от акционеров и иных лиц, документы юридических и физических лиц и
т.п. документы, связанные с выполнением функции Общества по ведению реестра
акционеров Общества.
2.2.
Система документооборота, используемая Обществом при ведении реестра акционеров
Общества, позволяет осуществлять следующие действия:

проводить регистрацию всех поступающих в Общество документов (распоряжений,
запросов, писем и т.д.), связанных с ведением реестра;

восстанавливать в случае утраты все данные о зарегистрированных лицах и
проведенных операциях по их лицевым счетам.
2.3. Регистрация документов, поступивших в Общество в связи с ведением реестра акционеров
Общества, осуществляется после приема документов сотрудниками Общества,
уполномоченными на осуществление таких функций. Регистрация принимаемых
документов осуществляется Обществом в день их приема.
2.3.
Для регистрации и обработки документов, связанных с ведением реестра акционеров,
Общество в своей деятельности использует программный комплекс ДепоМир (далее –
Система).
2.4.
При учете (регистрации) документов в Системе, всем входящим и исходящим документам,
регистрируемым в Системе, присваивается ежегодно (или последовательно без смены
нумерации каждый год – укажите вариант выбора) свой уникальный регистрационный
(входящий или исходящий) номер, который проставляется на бумажном оригинале
3
Правила внутреннего документооборота и контроля
документа.
2.5.
Факт приема документов в Общество в связи с ведением реестра акционеров Общества,
подтверждается актом приема-передачи, выдаваемым Обществом лицу, обратившемуся
лично в Общество. Акт приема-передачи содержит отметку о дате приема, фамилии, имени,
отчестве должностного лица Общества, подпись должностного лица Общества.
2.6.
С учетом требований Положения №27 Система содержит следующие обязательные данные
в отношении входящих/исходящих документов Общества (журнал учета входящих и
исходящих документов):

порядковый номер записи;

входящий номер документа;

наименование документа;

дата получения документа Обществом;

сведения о лице, предоставившем документы, а именно:

для юридического лица – наименование организации, предоставившей документы,
дата и исходящий номер, присвоенный организацией, фамилия представителя;

для физического лица (если указаны) – фамилия, имя, отчество, дата, почтовый
адрес отправителя;

дата отправки ответа (внесения записи в реестр) или направления уведомления об
отказе от внесения записи в реестр;

исходящий номер ответа на документы;

фамилия должностного лица, подписавшего ответ.
2.7.
На всех этапах обработки осуществляется контроль за этапами обработки документов
должностными лицами Общества, с использованием Системы. Конечным этапом
обработки документов после их исполнения является направление документов на хранение
в архив Общества.
2.8.
Распоряжение одного зарегистрированного лица исполняется разными сотрудниками
Общества.
2.9.
Последовательность действий сотрудников Общества по регистрации документов
изложена в описании Системы.
3.1.
3.2.
3. Хранение и архивирование документов, порядок доступа к архиву.
Для хранения документов реестра акционеров Общество использует специальное
помещение – Архив, оборудованное в соответствии с требованиями «Основ
законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и
архивах» от 7 июля 1993 г. №5341-1 и требованиями п. 5.3. Положения №27. Для
временного хранения оригиналов документов возможно использование сейфа.
Архив Общества включает в себя следующие помещения:

хранилище документов;

помещение для работы сотрудников Архива;
4
Правила внутреннего документооборота и контроля

помещение для работы сотрудников Общества в связи с ведением реестра акционеров
Общества.
Хранилище документов изолировано от остальных помещений Архива.
3.3.
Архив Общества оснащен противопожарным оборудованием и пожарной сигнализацией.
3.4.
Помещения Архива Общества защищены от повреждения водой и других причин, которые
могут повлечь утрату или повреждение документов.
3.5.
Основным средством, позволяющим осуществлять учет, контроль движения и хранения
документов, является электронный программный комплекс (Система).
3.6.
В Системе регистрируются все документы, направляемые на хранение в Архив Общества.
3.7.
Архив Общества является режимным помещением. Доступ к Архиву строго ограничен.
Допуск в Архив осуществляется на основании перечня лиц, имеющих право доступа в
Архив, оформленного установленным порядком.
3.8.
Организация работы Архива Общества предусматривает
несанкционированного доступа посторонних лиц.
его
защиту
от
4. Способы сохранения и восстановления электронных баз данных,
порядок установления паролей.
4.1.
Используемое Обществом программное обеспечение (Система), предназначенное для
регистрации документов, связанных с ведением реестра акционеров Общества,
проведения операций в реестре, выдачи информации из реестра, предусматривает
стандартные процедуры копирования и восстановления электронных баз данных, а
также разграничение прав доступа пользователей программного обеспечения.
4.2.
Общество в своей работе использует следующие (указать) виды сохранения электронных
баз данных на (указать) оптический носитель, другое, и выполняет ежедневное сохранение
резервной копии базы данных.
4.3.
Резервное копирование производится на жесткий диск.
4.4.
В случае утраты электронных баз данных, их восстановление возможно как в
автоматическом режиме с использованием резервной копии данных, так и в ручном режиме
путем повторного ввода информации в базу данных.
4.5.
Помещение Общества, в котором установлены серверы электронных баз данных,
защищено от доступа посторонних лиц и содержится в должном порядке с регулируемыми
температурой воздуха и влажностью. Помещение оборудовано детекторами дыма и
противопожарной сигнализацией.
4.6.
Организация работы Общества в связи с ведением реестра акционеров Общества
предусматривает защиту от несанкционированного доступа посторонних лиц к
компьютерному оборудованию, с которого возможен доступ к информации из системы
ведения реестра. Системные блоки компьютеров пользователей и сетевые соединения
опечатаны.
4.7.
Доступ к компьютерному оборудованию, на котором хранится информация реестра,
разрешен только уполномоченным лицам.
4.8.
Каждому сотруднику Общества предоставляются в Системе соответствующие права
доступа. Организация системы разграничения доступа описана в инструкции к Системе.
5
Правила внутреннего документооборота и контроля
4.9.
Каждому сотруднику Общества, уполномоченному на работу в системе ведения реестра
акционеров, выдается уникальный пароль пользователя. Передавать пароли другим лицам
запрещено. При утрате пароля или его разглашении производится замена пароля.
4.10.
Обществом осуществляется периодическая (текущая) смена паролей пользователей.
5. Система внутреннего контроля и порядок проверки данных, вводимых в систему
ведения реестра
5.1.
Под системой внутреннего контроля Общества в связи с ведением реестра акционеров
Общества, понимается контроль за соответствием деятельности Общества требованиям
законодательства Российской Федерации о ценных бумагах и защите прав и законных
интересов инвесторов на рынке ценных бумаг, нормативных правовых актов
федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг, иных
нормативных правовых актов Российской Федерации.
5.2.
Внутренний контроль Общества организуется в виде внутренних проверок. В
зависимости от целей проверки могут быть плановыми, внеплановыми и выборочными.
5.3.
Внутренний контроль Общества осуществляется в форме текущего контроля за:

правильностью оформления первичных документов, отражения операций с
ценными бумагами в системе ведения реестра акционеров;

представлением отчетности Общества в связи с ведением реестра акционеров
Общества, федеральному органу исполнительной власти по рынку ценных
бумаг;
5.4.
Организация и осуществление внутреннего контроля возлагается на Генерального
директора Общества.
5.5.
В функции контроля входит также рассмотрение обращений (заявлений, жалоб) на
действия Общества в связи с ведением реестра акционеров Общества, а также фактов
нарушения уполномоченными лицами Общества требований законодательства Российской
Федерации, Правил ведения реестра, других внутренних регламентирующих документов
Общества.
6.
Меры противопожарной безопасности.
6.1.
Все сотрудники Общества обязаны знать и выполнять требования
противопожарной безопасности и уметь обращаться со средствами пожаротушения.
6.2.
За организацию и состояние противопожарной защиты Общества отвечает ___
(указать).
6.3.
В помещениях Общества должны находиться достаточное количество исправных
средств пожаротушения. Подходы к средствам пожаротушения должны быть свободны
и не загромождаться оборудованием и мебелью. Коридоры, запасные выходы должны
быть постоянно свободны. Входные двери должны открываться наружу.
6.4.
Курение разрешается только в специально отведенных местах, безопасных в
противопожарном отношении. Помещения для курения должны быть оборудованы
6
Правила внутреннего документооборота и контроля
вытяжной вентиляцией.
6.5.
Сотрудники Общества должны знать свои действия при возникновении пожара,
расположение средств пожаротушения, маршруты эвакуации людей, материальных
средств и документации Общества.
6.6.
Сотрудникам Общества запрещается:

курить в необорудованных для этих целей помещениях;

оставлять без присмотра включенные в электросеть потребители электроэнергии;

пользоваться неисправными электроприборами, электровыключателями
электропроводкой с поврежденной электроизоляцией;

приносить и хранить в помещениях и на рабочих местах взрывчатые вещества и
материалы.
7.
и
Заключительные положения
7.1.
Обществом разработаны и утверждены должным образом должностные инструкции
сотрудников всех структурных подразделений Общества, предусматривающие функции и
ответственность должностных лиц при исполнении своих служебных обязанностей в связи
с ведением реестра акционеров Общества.
7.2.
Все сотрудники структурных подразделений Общества ознакомлены под роспись с
соответствующими должностными инструкциями.
7.3.
Оригиналы всех должностных инструкций сотрудников всех структурных подразделений
Общества хранятся в кадровом отделе Общества.
7.4.
В должностные инструкции должны периодически вноситься изменения и дополнения,
связанные с изменениями в технологии и условиях работы Общества.
7