Правила внутреннего документооборота и контроля

УТВЕРЖДЕНО
Решением совета директоров
ОАО "Машпродукция"
Протокол No. 6
от "10"августа 2006 г.
Правила
внутреннего документооборота и контроля
ОАО "Машпродукция"
1. Общие положения
1.1. Настоящие правила определяют систему документооборота при
ведении реестра акционеров ОАО «Машпродукция», в том числе:
- порядок обработки и хранения документа реестра;
- обязанности должностных лиц, имеющих доступ к документам реестра;
- порядок осуществления внутреннего контроля;
1.2. Система документооборота должна предусматривать:
- возможность восстановления всех данных о зарегистрированных лицах
и проведенных операциях по их лицевым счетам;
- возможность продолжения деятельности по ведению реестра в случае
отказа компьютерного оборудования или программного обеспечения;
1.3. Ответственность за соблюдение настоящих правил несет лицо
(Исполнитель), на которое приказом по обществу возложена обязанность по
ведению реестра акционеров.
2. Порядок документального фиксирования информации
2.1. Осуществление операций в реестре производятся в соответствии с
действующим Положением о ведении реестра владельцев именных ценных
бумаг, иными правовыми актами РФ и утвержденными Правилами ведения
реестра акционеров ОАО «Машпродукция».
2.2. Документальное фиксирование документов и операций реестра, а
также иной необходимой информации осуществляются в электронном виде, на
локальном компьютерном оборудовании.
2.3. Все типы проведенных в реестре операций фиксируются
в
регистрационном журнале.
2.4. Каждый поступивший документ (запрос), связанный с реестром,
регистрируется в журнале учета входящих документов.
2.5. Осуществление операций в реестре производится
в сроки,
предусмотренные вышеуказанными Положением и Правилами.
1
3. Хранение документов реестра
3.1. Хранение информации и документов, получаемых при ведении
реестра, осуществляется на электронных и бумажных носителях в следующем
порядке:
- вся информация, зафиксированная на компьютерном оборудовании,
копируется на магнитные и бумажные носители.
- после совершения каждой операции в реестре, измененная информация
повторно копируется на магнитные и бумажные носители.
3.2. На бумажных носителях хранятся следующие документы: список
зарегистрированных лиц, анкеты зарегистрированных лиц, передаточные и
залоговые распоряжения, списки зарегистрированных лиц, имеющих право на
получение доходов по ценным бумагам, списки акционеров, имеющих право на
участие в общем собрании акционеров.
3.3. Оригиналы списков на бумажных носителях, должны быть прошиты,
пронумерованы, скреплены печатью ОАО «Машпродукция» и заверены
подписью председателя совета директоров.
3.4. Вся информация и документация, составляющая систему ведения
реестра акционеров, включая архивные документы, хранится в отдельном
помещении, в сейфе. Помещение защищено от доступа посторонних лиц,
оборудовано сигнализацией и противопожарными устройствами.
3.5. Доступ к компьютерному оборудованию и информации реестра
разрешен
только уполномоченным лицам – генеральному директору,
председателю совета директоров и лицу, на которое приказом по Обществу
возложены обязанности по ведению реестра.
4. Обеспечение конфиденциальности информации
4.1. Информация и документы, составляющие систему ведения реестра,
являются конфиденциальными и не должны быть доступны третьим лицам.
4.2. Лица, имеющие доступ к документам реестра и не обеспечившее
конфиденциальность полученной ими информации, несут ответственность,
предусмотренную действующим законодательством РФ.
4.3. В целях исключения несанкционированного доступа к системе
реестра, компьютерное оборудование является локальным. Установленный
на компьютерном оборудовании пароль известен строго ограниченному
кругу лиц, указанному в п. 3.5. настоящих Правил.
4.4. В случае выхода из строя компьютерного оборудования,
осуществление ведения реестра продолжается с помощью системы
дублирования
электронных баз
данных на магнитных и бумажных
носителях.
5. Внутренний контроль
5.1. При осуществлении ведения реестра осуществляется внутренний
контроль в соответствии с требованиями нормативных актов ФСФР.
2
5.2. Внутренний контроль за системой ведения реестра осуществляется
генеральным директором и председателем совета директоров Общества.
5.3. Внутренний контроль направлен на ограничение рисков при ведении
реестра
и
на обеспечение порядка проведения операций
в строгом
соответствии с требованиями законодательства, нормативных актов ФСФР и
Правил ведения реестра акционеров ОАО «Машпродукция».
5.4. Внутренний контроль состоит в обеспечении проведения операций в
реестре только уполномоченными на то лицами, в строгом соответствии с
возложенными на них обязанностями, регламентированными в должностной
инструкции.
5.5. Объектом системы внутреннего контроля является регулярность
рассмотрения проведенных исполнителем операций в реестре (один раз в
квартал), а также контроль за эффективностью защиты и обеспечения
сохранности конфиденциальной информации.
.
3