1.4.Причины хищений на предприятии

Материалы к консультативному семинару
«Как предотвратить финансовые хищения внутри предприятия»
Иваново – 2011г.
1
Оглавление
1.Основные виды финансовых хищений и злоупотреблений на предприятии. Факторы
и зоны риска………………………………………………………………………………………………. 3
1.1.Понятие финансовых хищений ............................................................................................................ 3
1.2.Основные способы и средства финансовых хищений на предприятии .......................................... 3
1.3.Факторы и зоны риска ........................................................................................................................... 6
1.4.Причины хищений на предприятии ..................................................................................................... 6
1.5.Кто входит в «группу риска»? .............................................................................................................. 8
1.6.Ответственность работника за хищение имущества организации ................................................. 10
1.7.Роль руководителя предприятия в борьбе с финансовыми хищениями ........................................ 12
2.Как просто и быстро проверить состояние управленческого и бухгалтерского учета.................... 13
2.1.Основные элементы бухгалтерского учета. Понятия и определения ............................................. 14
2.2.Как проверить расчетный счет. Строгий контроль банковской выписки ...................................... 17
2.3.Как проверить кассу и контроль наличности................................................................................... 19
2.4.Как проверить соблюдение кассовой дисциплины .......................................................................... 21
2.5.Как проверить порядок выплаты заработной платы ........................................................................ 21
2.6.Как проверить правильность оприходования денежных средств, поступающих от розничной
реализации товаров.................................................................................................................................... 22
2.7.Как проверить складской учет ........................................................................................................... 23
2.8.Как провести тематическую проверку складского учета ................................................................ 26
2.9.Как проверить порядок проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей ........... 27
2.10.Как проверить учет основных средств ............................................................................................ 27
3. Рекомендации по построению системы мониторинга финансово-хозяйственного состояния
малого предприятия................................................................................................................................... 31
3.1.Как понять: воруют в компании или нет? ......................................................................................... 31
3.2.Что же делать собственнику? Финансовый контроль ...................................................................... 32
4.Понятие системы внутреннего контроля (СВК) малого предприятия .............................................. 34
4.1.Элементы системы внутреннего контроля и инструменты управления ........................................ 34
5.Рекомендации по разработке СВК ........................................................................................................ 36
5.1.Определение контролируемых направлений деятельности ............................................................ 36
5.2.Описание бизнес-процессов ............................................................................................................... 37
5.3.Анализ и контроль рисков .................................................................................................................. 37
5.4.Тестирование качества внедренных контрольных процедур .......................................................... 40
5.5.Автоматизация внутреннего контроля .............................................................................................. 42
5.6.Что можно посоветовать компаниям, которые только начинают внедрять систему внутреннего
контроля? .................................................................................................................................................... 42
Список литературы:…………………………………………………………………………………...43
2
1.Основные виды финансовых хищений и злоупотреблений на предприятии. Факторы и
зоны риска
Статистика по экономическим преступлениям весьма неутешительная: в настоящее время до
правоохранительных органов из ста доходит только десять случаев. Скрытая «фирменная»
преступность составляет около 90%! А дальше из этих десяти дел до суда и обвинительного
приговора добирается только одно, а девять рассыпается на стадии предварительного или
судебного следствия. Таким образом, из 100 экономических преступлений в стране до наказания
доходит только одно.
Ежедневно коммерческие компании теряют до 60 млн. рублей из-за отсутствия достаточного
уровня внутреннего контроля. Компания, которая умеет не только получать прибыль, но ещё
грамотно и своевременно управлять издержками и потерями, быстро пополняет список
лидеров рынка, продолжая расти и развиваться.
Как правило, сейчас на большинстве предприятий собственники даже не представляют себе
объемов оттока материальных и денежных средств «налево». Нет системы контроля.
1.1.Понятие финансовых хищений
Хищение. Его определение дано в примечании 1 к ст. 158 УК РФ: "Под хищением в статьях
настоящего Кодекса понимается совершенное с корыстной целью противоправное безвозмездное
изъятие и (или) обращение чужого имущества в пользу виновного или других лиц, причинившее
ущерб собственнику или иному владельцу этого имущества". Все перечисленные в
законодательном определении признаки хищения являются обязательными.
В последние годы в аудите стало уделяться много внимания вопросам, связанным с риском
мошеннических действий, способам его оценок и роли системы внутреннего контроля в снижении
риска мошенничества.
Введение в Российской Федерации международных стандартов отчетности и аудита также
является одним из факторов, способствующих минимизации рисков мошенничества на
предприятии. В этой связи заслуживает внимания утвержденный Приказом Минфина
аудиторский стандарт ФСАД 5/2010 «обязанности аудитора по рассмотрению недобросовестных
действий в ходе аудита», в котором определены признаки такого актуального в современных
условиях оценочного понятия, как «недобросовестные действия». Однако аудитор никогда не
напишет в заключении, что имеет место факт мошенничества: это не его прерогатива, он не может
давать правовой оценки. На это прямо указано в аудиторском стандарте ФСАД 5/2010.
1.2.Основные способы и средства финансовых хищений на предприятии
С ростом компании растут объёмы не только количества обрабатываемой информации и
финансовых потоков, но и происходит прирост специалистов, персонала и процессов,
происходящих внутри каждой компании.
Хищение возникает тогда, когда бизнес-процессы непрозрачны и невозможно отследить, где
именно оно произошло. В основном хищения осуществляют те, кто имеет право распоряжаться
денежными средствами и материальными ценностями. Те сотрудники, которые не имеют доступа
к деньгам и активам совершить хищение даже теоретически почти не могут. То есть в основном
хищения осуществляют менеджеры, распределяя деньги, не руководствуясь интересами
акционеров.
3
Хищение имущества, материальных ценностей и наличных денежных средств компании — самые
распространенные виды хищения.
1.Кража имущества компании. Здесь нужно доказать факт хищения, его сокрытие и реализацию
похищенного. Но на этих этапах ни ревизоры, ни контролирующие органы, разумеется, не
присутствуют, так что, как правило, расследование таких фактов идет на уровне сокрытия. Ведь
сокрытие всегда таится в первичной документации, которая имеется в любой фирме. Можно
подменить один документ, уничтожить его, но всю совокупность документации невозможно
подменить и уничтожить. Анализируя эти бумаги, отчеты, счета, как раз и можно выявить
хищение имущества.
2.Хищение наличных денежных средств компаний совершается:
-кассирами путем их списания по поддельным ведомостям или имитации подписей сотрудников
на расходных кассовых ордерах на выдачу депонированной заработной платы. Часто
руководитель и главный бухгалтер доверяют чековую книжку с подписанными «на всякий
случай» чеками, кассирам, которые с легкостью подделывают выписки банка или отдельные
изымают и похищают сотни тысяч рублей. Кассиры в сговоре с расчетчиками перечисляют
заработную плату «ошибочно» не на карточку сотрудника, а на свою или своих родственников и
пр.
-линейными работниками (прорабами, мастерами, начальниками цехов и т.д.), работающими в
отдалении, в обособленных подразделениях, которые набирают по паспортам «мертвых душ» и
получают наличные для выдачи заработной платы и пр.
3. Хищение материальных ценностей.
Несмотря на установленные на законодательном уровне обязанности компаний производить
списание материально-производственных запасов в производство (будь то материалы в
строительстве или продукты в общепите) на основании первичных документов, утверждаемых
уполномоченными лицами в строгом соответствии с разработанными и утвержденными нормами
на это самое списание, большинством компаний эти требования не соблюдаются и
воспринимаются как лишние «бумажки» и потеря времени. Отсюда легкая возможность для
материально ответственных лиц списать с «запасом» или «сэкономить» для себя.
Несмотря на то, что при строительстве составляются договоры, сметы, ведутся горы
документации, тот человек, который подписывает акты субподрядчикам, принимает у них работы,
всегда имеет достаточное количество «выгодных предложений» и меняются сметы, акты, журналы
выполненных работ, какие-то работы вообще не выполняются, а только «процентуются» и
оплачиваются.
По способам совершения хищения можно разделения на:
1.Хищения, совершаемые через «подставные» компании. Есть компания-покупатель, компанияпоставщик и третья фирма — смежник, принадлежащая обычно одному из топ-менеджеров
компании-покупателя. Последняя покупает товар у поставщика, увеличивает отпускную цену,
оставляет разницу себе и исчезает. Таких схем с подставными компаниями очень много, и в
разных отраслях они работают по-разному. Самая распространенная схема - «гонорары»
менеджеру от поставщиков либо покупателей услуг (товаров) за заключение того либо иного
договора, создание подставных фирм, через которые проводятся денежные средства организации с
оседанием процентов на личных счетах недобросовестных менеджеров, существует благодаря
бесконтрольному доступу финансового менеджера к работе по перечислению денежных средств
со счета организации на счета контрагентов организации, в том числе и не являющихся реальными
4
поставщиками товаров (работ, услуг). Основными способами здесь являются: выпуск неучтенной
продукции, занижение (завышение) объемов выпущенной продукции, использование неучтенного
транспорта, механизмов и даже целых производств.
Одно из разновидностей хищений, совершаемых через «подставные» компании и наиболее
распространенный способ хищения - вывод денежных средств на другое юридическое лицо с
созвучным названием. Производится регистрация одного или нескольких юридических лиц с
названием, созвучным официальному названию головной кампании, с просьбой присылать
регулярные или разовые платежи по новым реквизитам, на новый счет. В индивидуальном
порядке перезаключается Договор или составляется неотъемлемое Приложение к нему. Поскольку
Клиент доверяет менеджеру, от которого поступает информация такого рода, он, как правило,
выполняет указания, ни о чем не подозревая. Финансовые платежи, предназначавшиеся компании
как юридическому лицу, начинают поступать не по адресу. Если менеджер или коллектив
менеджеров недовольны руководством (по причине низкой заработной платы, пресекаемых
инициатив, жесткой корпоративной политики и т.д.), то менеджеры по работе с клиентами
начинают работать на себя, а не на компанию.
2. Хищения с использованием косметических ремонтов или неразрешенных строительных работ.
Для выявления факта наличия вышеуказанных схем необходимо проводить выборочный анализ на
предмет завышения реальных объемов работ, выезжать на объект. При этом завышение реальных
объемов работ можно выявить случайно. Например, при наличии в бухгалтерской отчетности
информации о больших финансовых вложениях на замену полов в арендуемом здании в разговоре
с техническим сотрудником другого отдела выяснить, что со дня заезда в здание ремонт не
проводился.
Фиктивные и несогласованные планы строительства и реконструкции без наличия всех
согласований (в том числе перевода в нежилой фонд), незаконные переделки объекта (при
отсутствии всех разрешений на уже проведенные переделки). Факты однозначно не
свидетельствующие о наличии мошенничества, однако в ряде случаев являются основой для
будущих хищений.
3. Хищения при помощи заключения договоров на разного рода консультационные услуги с
обналичивающими фирмами. Однако в настоящее время это наиболее «прозрачная» схема,
поскольку фискальные органы достаточно оперативно выявляют эти фирмы.
4. Специфичные способы хищения - существуют во многих компаниях, при этом известно о них
становится чаще всего случайно. Специфичные способы хищений могут порой установить люди
посторонние — аудиторы, консультанты, контролеры, поскольку они, люди независимые и у них
«глаз не замылен».
Нельзя отнести к экономическим преступлениям откат в чистом виде. Вообще, здесь все зависит
от того, какой позиции по отношению к откатам придерживается руководство фирмы. Некоторые
считают, что если человек заработал деньги для фирмы, то он с чистой совестью может получить
свои 10% посреднических. Другие говорят: ни в коем случае, все деньги должны приходить в
фирму, и собственник сам будет решать, как их распределить. То есть позиция руководства —
главный критерий.
Кроме того, откат — это одно из самых трудно выявляемых преступлений. Для того чтобы
доказать его, нужно обосновать три существенных момента, без которых нет преступления: сам
факт совершения деяния, умысел лица, которое его совершило, и корысть этого лица. Очень
сложно доказать умысел или корысть, например, менеджера компании по получению отката, так
как менеджер сам никогда не признается, что получал взятки. К более изощренным методам,
следует отнести «кикбэк» (банальные откаты) менеджеров по продажам своим клиентам, которые
5
до клиентов фактически не доходят. Проверить, проследить и оценить размер таких хищений
практически невозможно. Кроме того, к таким изысканным способам хищений можно также
отнести, например, хищения менеджерами по продажам в крупных компаниях, осуществляющих
заказы и бронирование билетов, при помощи сложных схем, денежных средств, которые якобы
возвращаются клиентам при их отказах от поездок, а фактически попадают на лицевые счета или
карточки этих самых менеджеров.
1.3.Факторы и зоны риска
Какие факторы способствуют совершению финансовых хищений? В каких отраслях воруют
больше, а в каких меньше?
Конечно, воруют везде и во всех отраслях, но можно выделить ряд отраслей, где злоупотреблений,
хищений более всего, это - в строительстве, торговле, транспортной отрасли, общественном
питании, сфере услуг (пошив одежды, авторемонтные мастерские, заправочные станции), а также
в тех отраслях, где производят нематериальные услуги, там, где продукцию нельзя посчитать, как
товар на складе. Это, безусловно, касается сферы интеллектуальных услуг — маркетинговые,
консалтинговые, информационные услуги. Другими словами, деятельность, которая не имеет
материального характера, не поддается непосредственному исчислению, является основной и
реальной предпосылкой для построения схем хищения финансов.
Также, важный фактор - экономическая ситуация в стране. В период кризиса, экономической
нестабильности, когда организации вынуждены сокращать рабочие места, все больше возникает
желающих «поправить» свое финансовое положение за счет средств компании. И наоборот в
период экономического подъема отмечается высокий рост преступлений в реальном секторе
предприятий.
Данные факты могут быть в любых отраслях и сферах бизнеса. Но там, где есть четкий
финансовый контроль, где руководство компании не экономит на заработной плате ключевых топменеджеров, где налажена работа службы внутреннего контроля (аудита), эти факты можно свести
к минимуму.
1.4.Причины хищений на предприятии
1.Государственная политика защиты права собственности долгое время сводилась к тому, что эта
защита является проблемой и обязанностью самого собственника. При этом необходимой
поддержки со стороны государства в правовой пропаганде борьбы с хищениями не только частной
собственности, но и государственной собственности, практически не было.
2. Отсутствует государственная целенаправленная системная профилактическая работа.
3. Отсутствует комплексная работа судебной системы с выработкой четкой судебной практики,
такой, какая была 15-20 лет назад. Это были разъяснения высшей судебной инстанции по всем
категориям уголовных и гражданских дел, которые считались обязательными к применению на
всей территории страны всеми органами правоприменительной практики — милицией,
прокуратурой, судами, арбитражами.
4. Обострение социальных и психологических мотивов к совершению подобных преступлений,
поскольку проповедуемый в последние годы органами СМИ правовой нигилизм служит
основанием к социальному, психологическому и моральному оправданию подобных действий.
5.Культивирование в семье и обществе гипертрофированного эгоизма.
6
6. Образование так называемых треугольников мошенничества. Такой треугольник слагается из
доступа к материальным и денежным средствам, самооправдания и давления внешних
обстоятельств. С первым все понятно. Открываешь штатное расписание — и перед тобой список
лиц, которые имеют доступ к деньгам и материальным ценностям.
Очень интересен элемент самооправдания. Как рассуждают мошенники: «Я не жулик и не вор.
Самые большие воры — это наши руководители, они обокрали не только меня, но и все
государство. Они платят нам нищенскую зарплату, они нас эксплуатируют. Я не ворую, я
доплачиваю себе то, что мне недоплатили».
При этом человек, который так считает, может рассказывать обо всех фактах хищений и
использования служебного положения руководством компании, которые ему известны. Топменеджмент, который, должен стоять на страже интересов компании, зачастую использует свое
служебное положение в корыстных целях. А следовательно, теряет моральное право спросить с
подчиненного. Если ворует руководитель, в 100% случаев то же самое будут делать его
подчиненные, не считая при этом, что совершают какое-то преступление.
Эти два момента, доступ и самооправдание, присутствуют всегда. А вот третий — давление
внешних обстоятельств — тот самый «спусковой крючок», который и запускает в действие
машину преступления.
Руководители обычно не желают выносить сор из избы, так как «внутрифирменный» мошенник,
чтобы себя прикрыть, зачастую собирает компрометирующий материал на все руководство
компании. Когда начинаются разборки, он достает свою папочку и говорит: «А вы что, лучше?»
Руководству компании сказать в этом случае нечего.
В книге «Мошенничество. Луч света на темные стороны бизнеса» авторы Альбрехт, Венц и
Уильямс приводят статистику: из 10 человек трое воруют всегда, еще трое — при удачно
сложившихся обстоятельствах, и четверо относятся к категории относительно честных.
Таким образом, если треугольник мошенничества сложился, то невозможно предотвратить
преступление. Можно лишь постфактум находить данные в первичной документации, возвращать
какие-то деньги. Но предотвратить мошенничество нельзя. Собственник сам должен работать
на опережение экономических преступлений в своей фирме.
1.3.Основные группы финансовых хищений и злоупотреблений на предприятии
Первый уровень — «фроды», совершаемые рядовыми сотрудниками. Это уровень банальных
«несунов», которые носят с завода запчасти, или менеджер, который за небольшой откат
устраивает контракт.
Второй уровень — уровень руководителей среднего звена (финансовый директор, заместитель):
люди, которые обладают правом подписи значимых документов.
Третий уровень — мошенничества, совершаемые высшим звеном (акционеры, генеральный
директор), то есть преступления против корпорации совершают те, кто эти интересы должен
блюсти. Хищения, совершаемые собственниками — это и уклонение от уплаты налогов, суммы
которых затем обналичиваются, рейдерские захваты объектов собственности, хищения с помощью
поддельных документов через банковскую и иные системы расчетов и платежей, выпуск акций и
иных ценных бумаг, не обеспеченных финансами, проведение «лжелотерей», организация
финансовых пирамид, преднамеренное банкротство и вывод капитала, мошенничество с
недвижимостью, землей, иной собственностью и многие другие способы.
7
Если при расследовании преступлений первого и второго уровня можно опереться на поддержку
акционеров и высшего руководства, на третьем уровне это уже не срабатывает.
В настоящее время материальную ответственность несут только сотрудники низшего звена в
компании (уборщицы, продавцы, курьеры, менеджеры и т.д.). А вот руководители — директора и
их заместители, финансовые директора, главные бухгалтера, начальники управлений и отделов —
материальную ответственность несут только при установлении причиненного прямого ущерба, а
сделать это практически невозможно без проведения расследования и уголовного дела.
Хищения третьего уровня, какими бы они грубыми ни были, весьма и весьма сложно
раскрываемы, поскольку очень большие проблемы с доказательственной базой. Если при
раскрытии преступлений первого или второго уровня можно опираться на документы самого
предприятия, то на третьем уровне это может не сработать. Документы фальсифицируются за
подписями, в том числе и высших лиц.
1.5.Кто входит в «группу риска»?
Чаще всего на мошенничество и воровство идут люди определенного типа. Рассмотрим людей,
входящих в группу риска на примере должности главного бухгалтера. В идеале по оценкам
независимых специалистов, портрет среднестатистического «надежного» бухгалтера выглядит
так: семейный мужчина средних лет (примерно 35–45), с высшим образованием, имеющий
работающую жену и детей в возрасте до 14 лет, обеспеченный жильем и прочими необходимыми
благами и обладающий ровным и спокойным характером. Солидный и «здравомыслящий» возраст
позволяет трезво оценивать ситуацию и своевременно отказываться от нелицеприятных
предложений, а также спокойно воздерживаться от иных соблазнов (не секрет, что в 25 лет
человек больше склонен к совершению необдуманных поступков, нежели в 35–45). Должному
исполнению служебных обязанностей во многом способствует ответственность главы семьи, а
также желание сохранить сформированную к этим годам репутацию. Работающая жена –
дополнительные средства для семьи, что намного снижает зависимость бухгалтера от
«привлекательных возможностей» его должности. Возраст детей – до 14 лет – позволяет пока не
думать о предстоящем поступлении в вуз, репетиторах, платной учебе, свадьбе и других событиях,
требующих немалых дополнительных трат. В общем, жизнь такого человека спокойная,
размеренная, у него сложилась карьера, личная жизнь, он имеет достаток, спокойно растит детей и
дорожит своей работой.
Предположим бухгалтер вашей компании – азартный человек. Вообще, от таких бухгалтеров
желательно держаться подальше: не исключено, что активы вашего предприятия будут
постепенно становиться активами какого-нибудь казино или букмекерской конторы.
– Непунктуальный бухгалтер. Эта профессия подразумевает четкость, конкретность и
пунктуальность; бухгалтер, который пренебрежительно относится ко времени, точно так же может
относиться и к своей работе. Скорее всего, у такого человека в бухгалтерии будет царить
беспорядок, причем даже не столько по причине мошенничества и злоупотреблений (их у такого
недотепы может и не быть), а из-за расхлябанности и разгильдяйства.
– Бухгалтер, который является неуравновешенным человеком. Вспыльчивый, неуравновешенный
бухгалтер склонен к совершению необдуманных поступков, легче поддается соблазнительным и
сомнительным предложениям. Не исключено, что впоследствии он и сам будет жалеть о
содеянном, но ведь вернуть что-то назад обычно очень сложно, а иногда – почти невозможно.
Однако такого человека проще вынудить добровольно рассказать о своих прегрешениях.
– Безответственный бухгалтер. Здесь даже сложно что-то добавить: профессия бухгалтера
подразумевает немалую ответственность, причем не только перед своим предприятием, но и перед
8
государством. Поэтому безответственного человека в принципе нельзя принимать на такую
должность; а если это все-таки произошло, от такого работника нужно избавляться как можно
скорее.
– Бухгалтер – жадный и алчный человек. Ему всегда всего мало, и он будет воровать независимо
от размера получаемой заработной платы.
– Человек, который страстно мечтает о какой-нибудь крупной, но пока недостижимой покупке:
квартира, машина, дача, гараж и т. п. Откладывать деньги с заработной платы – долго и
мучительно, а жизнь так коротка! Поэтому нередко такой бухгалтер решает «не терять время
попусту», а использовать для достижения заветной мечты любые доступные способы.
– Бухгалтер с мягким и податливым характером. Такого человека относительно несложно
склонить к участию в сомнительной сделке. Кроме этого, податливые люди нередко находятся
«под каблуком» у своих половин, и поводом для злоупотребления вполне может стать очередной
«запрос» жены.
– Бухгалтер, который часто меняет места работы (например, за последние пять лет сменил три и
более мест работы). С какой стати порядочному бухгалтеру переходить на работу в другую
компанию? Не исключено, что причиной является либо его недостаточный профессионализм,
либо склонность к мошенничеству и злоупотреблениям (по принципу «хапнул в одном месте –
убежал на другое»).
– Бухгалтер, в жизни которого случилась неприятность, связанная с большими материальными
потерями: ограбление квартиры, пожар, автомобильная авария, болезнь близкого человека,
требующая дорогостоящего лечения, потеря сбережений и т. д. Желание побыстрее возместить
понесенный ущерб или собрать деньги на предстоящие затраты вполне может толкнуть на путь
мошенничества даже порядочного человека.
– Бухгалтер, который недавно обзавелся семьей. Не секрет, что у человека, который покончил с
холостяцкой жизнью, серьезно возрастают расходы, причем это относится как к мужчинам (в
первую очередь), так и к женщинам. Молодой паре хочется построить или купить жилье,
обставить его новой мебелью, приобрести автомобиль, хорошо одеваться. Кстати, если на вашем
предприятии главный бухгалтер – молодой муж, а заместитель главного бухгалтера (например,
кассир) – его молодая жена, то к этой паре и вообще к работе бухгалтерии следует
присматриваться повнимательнее.
– Человек, у которого недавно родился ребенок. Как известно, рождение ребенка всегда связано с
большими расходами (врач в роддоме, коляска, памперсы, кроватка, неработающая мама). Если
ваше предприятие производит или реализует товары для новорожденных – можно со
стопроцентной уверенностью сказать, что бухгалтер не преминет воспользоваться ситуацией.
Итак, представители этих категорий людей относятся к «группе риска». Если ваш бухгалтер
принадлежит к категории «группы риска», задумайтесь, стоит ли продолжать работать с этим
человеком или лучше избавиться от него под любым благовидным предлогом.
Конечно, если бухгалтер обладает хотя бы одним из перечисленных качеств (азартный,
непунктуальный, неуравновешенный, безответственный, алчный, слишком податливый, имеет
склонность к частой перемене мест работы), то, скорее всего, вам лучше от него избавиться.
Если вы знаете, что ваш бухгалтер страстно мечтает о какой-либо покупке (например, автомобиля
или дачи), то рекомендуется подумать: может, имеет смысл помочь человеку в достижении
заветной цели? Например, можно оказать безвозмездную материальную помощь или предоставить
9
кредит без процентов на определенный период времени. Тем самым вы не только поможете
человеку (что уже само по себе хорошо), но и наверняка заработаете в его глазах дополнительный
авторитет и уважение. С высокой долей вероятности можно сказать, что бухгалтер, к желаниям
которого на работе относятся с уважением и пониманием, не будет заниматься воровством и
мошенничеством, злоупотребляя своим положением. Если у вашего бухгалтера случилась
неприятность или несчастье, то настоятельно рекомендуется оказать ему посильную помощь
(причем безвозмездную). Не оставляйте его один на один с бедой: во-первых, предложите
сотрудникам предприятия сложиться «кто сколько может», чтобы помочь пострадавшему
человеку, во-вторых, выделите материальную помощь от имени предприятия. Наверняка
бухгалтер оценит такой жест по достоинству, а мыслей о злоупотреблении либо мошенничестве у
него не возникнет. Если у бухгалтера родился ребенок, то здесь и раздумывать не стоит: на работе
обязательно должны разделить радость сотрудника и подкрепить это материально.
1.6.Ответственность работника за хищение имущества организации
Итак, предположим, вам удалось узнать, что в бухгалтерии вашего предприятия далеко не все
гладко: имеются серьезные нарушения, которые при глубоком изучении вполне могут оказаться
фактами воровства, мошенничества и злоупотреблений. Рассмотрим, какие же действия следует
предпринять в таком случае на примере главного бухгалтера, уличенного в хищениях. Все зависит
от того, какими именно фактами вы располагаете. Если, например, вам удалось уличить
бухгалтера в многочисленных злоупотреблениях и хищениях, которые нанесли немалый урон
компании, то вполне можно обращаться с заявлением в соответствующие органы с просьбой
разобраться в ситуации и наказать виновных.
Перед тем как обратиться с заявлением в правоохранительные органы, рекомендуется предложить
бухгалтеру добровольно возместить причиненный ущерб и привести в порядок бухгалтерию. Ведь
не исключено, что в процессе проверки откроется то, что вы сами хотели бы утаить. Оптимальный
вариант – мирное разрешение конфликта. После того как бухгалтер сообщил вам, что он привел
бухгалтерию в порядок, следует провести аудиторскую проверку, выполнить рекомендации
аудиторов и незамедлительно уволить бухгалтера.
Однако следует учесть, что правильно оценить ущерб, причиненный предприятию бухгалтером,
удается далеко не всегда. Поэтому для этих целей рекомендуется привлечь независимых
аудиторов (разумеется, ни в коем случае не тех, которых порекомендует ваш провинившийся
бухгалтер).
Если факты мошенничества не подтвердились и обнаруженные в бухгалтерии недостатки
являются лишь следствием непрофессионализма бухгалтера, то, разумеется, обращаться в
правоохранительные органы не нужно. Однако не стоит забывать, что при проведении налоговой
проверки эти нарушения повлекут за собой финансовые санкции. Поэтому в данном случае
оптимальным видится такой порядок действий: сначала нужно провести аудиторскую проверку,
чтобы четко представлять себе масштабы нарушений и их возможных последствий. После того
как ситуация прояснится, следует предложить бухгалтеру добровольно погасить ущерб.
Если бухгалтер согласен добровольно возместить ущерб, то можно даже подумать над тем,
увольнять его или нет: судя по всему, человек он честный, а бухгалтера, который не ошибается
(особенно если учесть несовершенство отечественного законодательства), найти сложно.
Возможно, пусть он сделает выводы из своих ошибок и работает дальше? Но если человек в
принципе не годится для работы бухгалтером (путается в элементарных вещах, не может
рассчитать заработную плату сотрудников и т. д.), то от него придется избавиться.
Если же бухгалтер отказывается добровольно возместить причиненный ущерб, то, видимо, вам
придется его просто уволить. Привлечь такого работника к ответственности вы можете только с
10
помощью компетентных органов, но следует ли с этим связываться? Зачем вам лишние расспросы,
проверки, которые, возможно, выявят много лишнего? Все, что вы можете сделать, если бухгалтер
не желает возмещать ущерб, – максимально осложнить ему дальнейшую жизнь.
Во-первых, нужно издать приказ об объявлении бухгалтеру взыскания (выговора, строгого
выговора) и сделать соответствующую запись в его трудовой книжке. Во-вторых, за серьезные
недостатки в работе этим же приказом можно перевести его на нижестоящую должность
(например, с должности главного бухгалтера – на должность помощника экономиста или
специалиста по учету топлива), что также зафиксировать в трудовой книжке. В-третьих, следует
уволить бухгалтера не по собственному желанию, а за несоответствие занимаемой должности. Вчетвертых, нужно разослать информацию о том, какой он «хороший» работник, в максимальное
количество кадровых агентств. В-пятых, когда для получения рекомендаций вам будут звонить
потенциальные работодатели вашего бухгалтера, вы можете сказать им все, что посчитаете
нужным.
Все это постарайтесь максимально доступно изложить своему несговорчивому бухгалтеру. Если
он и на этот раз будет отказываться от возмещения ущерба – действуйте по плану.
Какие меры ответственности можно применить к работникам, совершившим действия,
выразившиеся в хищении денежных средств путем мошенничества с использованием своего
служебного положения в организации? Каков порядок увольнения таких работников?
В соответствии с подпунктом "г" пункта 6 статьи 81 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ)
работодатель вправе уволить работника "за совершение по месту работы хищения чужого
имущества".
Однако следует учитывать, что увольнение по этому основанию возможно только после
установления фактов хищения вступившими в законную силу приговорами суда.
Поэтому при обнаружении фактов хищения денежных средств организации необходимо
подготовить документы для направления их в правоохранительные органы с целью привлечения
работников к уголовной или административной ответственности. Привлечение работника
организации к уголовной ответственности возможно, если размер похищенного имущества
превышает 1000 рублей. При стоимости похищенного до 1000 рублей работник может быть
привлечен к административной ответственности в соответствии со статей 7.27 Кодекса об
административных правонарушениях РФ.
Следует также иметь в виду, что работник организации может быть привлечен к полной
материальной ответственности в соответствии с пунктом 5 статьи 243 ТК РФ "причинение ущерба
в результате преступных действий работника, установленного приговором суда".
До принятия руководством решения о возмещении работником ущерба в организации должна
быть создана комиссия для проверки фактов, установления размера и причин возникновения
ущерба. От работника, причинившего организации ущерб, необходимо истребовать объяснения в
письменной форме (статья 247 ТК РФ), а в случае отказа работника от дачи объяснений составить соответствующий акт о таком отказе.
Факт причинения ущерба организации и его размер должны быть подтверждены документом,
составленным по результатам проверки (например, актом комиссии или аудиторским
заключением). Отсутствие документов, подтверждающих причины возникновения ущерба и его
размер, лишает работодателя возможности возложить на работника материальную
ответственность.
11
Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей средний
месячный заработок, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть
сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера
причиненного работником ущерба (абз.1 ст.248 ТК РФ).
Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный
работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника,
превышает его средний месячный заработок, то взыскание осуществляется в судебном порядке
(абз.2 ст.248 ТК РФ).
Работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его
полностью или частично. С согласия работодателя работник может передать ему для возмещения
причиненного ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное (абз.4-5 ст.248 ТК
РФ).
При увольнении работников за виновные действия в соответствии с подпунктом "г" пункта 6
статьи 81 ТК РФ следует иметь в виду, что законодательством не допускается предоставление
неиспользованного отпуска с последующим увольнением.
Таким образом, при обнаружении фактов хищения имущества организации работодатель должен
предпринять следующие действия:
1. Подготовить заявление в правоохранительные и судебные органы соответственно с просьбой
возбудить уголовное дело или начать производство по делу об административном
правонарушении в отношении виновного работника;
2. Создать комиссию для проверки фактов и установления размера причиненного ущерба; издать
приказ о создании комиссии;
3. Истребовать у работника письменное объяснение его противоправных действий;
4. Довести до сведения работника положения законодательства о том, что увольнение по
собственному желанию невозможно в связи с совершением им хищения в организации (в случае
подачи заявления об увольнении по собственному желанию);
5. Предложить работнику возместить ущерб добровольно, во внесудебном порядке;
6. Не производить увольнение, расчет, не выдавать трудовую книжку до привлечения работника к
уголовной или административной ответственности.
1.7.Роль руководителя предприятия в борьбе с финансовыми хищениями
В чем же должна заключаться его работа? Разобраться в причинах и предотвратить этот процесс
— это непосредственная задача руководства компании и показатель его управленческого
профессионализма. Надо помнить, что желание получить доступ к максимальному количеству
информации и финансов и воспользоваться ими возникает часто, а вот возможность сделать это —
далеко не всегда.
1.Необходимо построить систему контроля: служба безопасности, служба экономической
безопасности, внешний аудит, контрольные функции должностных инструкций и т. д. Вообще,
руководитель должен начинать с себя. Первое и самое важное — пример руководителя. Если
директор фирмы не готов начать с себя, то у него никогда ничего не получится. Сколько бы сил ни
12
вложили, какие бы специалисты ни работали, какие бы стандарты внутренние ни разрабатывали
— бесполезно.
2.Необходимо проверить состояние делопроизводства, документооборота, бухгалтерского учета,
архивирования.
3.Создать инвентаризационную комиссию — это еще одна из составных частей внутреннего
контроля и аудита, одна из частей той системы, которая не позволяет воровать на предприятии.
Действительно ли такая комиссия работает в компании или выполняет свою задачу лишь
формально?
Выстраивание системы контроля на предприятии — процесс перманентный, он не должен
останавливаться. Мошенник никогда не полезет туда, где создана система контроля. Если
системы контроля нет, жулик расслабляется, документы, прикрывающие его дела, готовит менее
тщательно. Раз прошло, два прошло — зачем напрягаться, все равно никто не проверяет.
А система экономической безопасности предприятия имеет много составных частей: и кадровая, и
компьютерная безопасность, и состояние делопроизводства, и технологическая безопасность, и т.
д. Создавая новую фирму, всеми этими вопросами нужно заниматься сразу, а еще лучше —
обращаться к профессионалам.
Чтобы создать работающую систему контроля на предприятии, необходимо провести
экспресс-анализ компании, выявить все возможные системы оттоков, построить барьеры
против этих оттоков, правильно поставить бухучет, делопроизводство, документооборот,
наконец, обучить людей, которые будут заниматься внутренним аудитом и внутренним
финансово-хозяйственным контролем.
В любой (даже небольшой) компании должна быть система внутреннего контроля. Если в
фирме работает 20 человек, то, как минимум должен быть один сотрудник, который
контролирует и анализирует все, что творится в компании, занимается ее безопасностью.
Ревизор должен непосредственно подчиняться только генеральному директору. Он не может
подчиняться ни главбуху, ни финансовому директору, поскольку уровень поступающей к нему
информации будет постоянно уменьшаться. Если ворует главный бухгалтер, а внутренний аудитор
ему подчинен, разве начальник даст ему возможность донести эту информацию до руководства?
2.Как просто и быстро проверить состояние управленческого и бухгалтерского учета
Чтобы контролировать финансово-экономическое состояние предприятия и оперативно
реагировать на возможные вопросы, рекомендуется разработать и внедрить в компании систему
внутренней отчетности. Характерной особенностью этой системы должно являться то, что у нее
будет только один пользователь: собственник или руководитель предприятия.
Ежедневно (в конце рабочего дня) бухгалтер должен предоставлять руководителю информацию об
основных финансово-экономических показателях деятельности предприятия. Набор этих
показателей может быть разным, в зависимости от специфики конкретной компании. В общем
случае к этим показателям относятся: остаток денежных средств на счетах предприятия в банках,
остаток наличных в кассе компании (как в национальной денежной единице, так и в валюте),
сумма дебиторской и кредиторской задолженностей, остаток товара на складах предприятия,
стоимость отгруженных за день товарно-материальных ценностей (работ, услуг), стоимость
товаров или услуг, полученных за день, сумма поступивших и израсходованных за день денежных
средств (отдельно – безналичных и наличных), сумма основных средств и нематериальных
активов по остаточной стоимости. К этим показателям необходимо прикладывать
13
расшифрованную копию банковской выписки (при наличии нескольких счетов должны быть
предоставлены расшифрованные копии выписок со всех счетов).
В большинстве случаев такого набора достаточно для того, чтобы руководитель мог
контролировать состояние активов предприятия и «держать руку на пульсе событий. Однако, для
более полного представления о финансовом состоянии предприятия руководителю необходимо
(собственнику желательно) знать основы бухгалтерского (управленческого) учета.
2.1.Основные элементы бухгалтерского учета. Понятия и определения
В соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете" ответственность за организацию
бухгалтерского учета на предприятии, соблюдение законодательства при выполнении
хозяйственных операций несут руководители предприятий.
Малое предприятие ведет бухгалтерский учет в соответствии с едиными методологическими
основами и правилами, установленными Федеральным законом "О бухгалтерском учете",
положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, положениями
(стандартами) по бухгалтерскому учету, планом счетов бухгалтерского учета финансовохозяйственной деятельности предприятий и типовыми рекомендациями по организации
бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства.
Малому предприятию рекомендуется вести бухгалтерский учет с применением следующих систем
бухгалтерского учета:
- общепринятая система бухгалтерского учета;
- упрощенная система бухгалтерского учета;
- кассовый метод учета, в котором можно объединить бухгалтерский и управленческий учет.
Бухгалтерский учет – это система получения и обработки экономический информации, которая
предназначена для расчета показателей финансово-хозяйственной деятельности предприятия, а
также контроля и управления этой деятельностью. Данные бухгалтерского учета не только
используются внутри компании, но и предоставляются в иные организации: налоговые органы,
вышестоящие организации, банки и другие финансово-кредитные учреждения, контрагенты,
страховые организации и др.
Законодательство разрешает не вести бухгалтерский учет малым предприятиям,
применяющим
упрощенную
систему
налогообложения
и
индивидуальным
предпринимателям. Однако аудиторы настоятельно рекомендуют всем вести бухгалтерский
учет, так как ни одна книга доходов и расходов, составленная кассовым методом, не сможет
показать действительное финансовое положение малого предприятия (частного
предпринимателя).
Малые предприятия также не обязаны проводить аудиторскую проверку достоверности
бухгалтерской отчетности в соответствии с законодательством, если объем выручки от продажи
продукции (продажи товаров, выполнения работ, оказания услуг) за предшествовавший отчетному
год превышает 400 миллионов рублей или сумма активов бухгалтерского баланса по состоянию на
конец предшествовавшего отчетному года превышает 60 миллионов рублей.
Малые предприятия могут принять решение о представлении бухгалтерской отчетности
укрупнено по группам статей бухгалтерского баланса и статьям отчета о прибылях и убытках без
дополнительных расшифровок в указанных формах и имеют право не представлять в составе
бухгалтерской отчетности отчет об изменениях капитала (форма № 3), отчет о движении
денежных средств (форма № 4), приложение к бухгалтерскому балансу (форма № 5),
пояснительную записку.
14
К сожалению, отсутствие этих форм в отчетности также не позволяет более детально судить о
финансовом состоянии предприятия, что является недостатком в области законодательства, а
привлечение в качестве обязательной отчетной формы хотя бы отчета о движении денежных
средств позволило бы раскрыть большую часть информации для финансового анализа.
Безусловно, на каждом предприятии бухгалтерский учет имеет характерные особенности. Однако
в любом случае он включает в себя несколько основных элементов.
Документация – элемент, с помощью которого осуществляется сплошное наблюдение за
хозяйственными процессами. Например, сделка купли-продажи в большинстве случаев
подразумевает оформление следующих документов: договор (контракт), платежный документ,
подтверждающий факт оплаты за поставляемые товарно-материальные ценности (выполненные
работы, указанные услуги), товарно-сопроводительный документ (накладная), счет-фактура,
приходный складской ордер. Важнейшее место в составе документации предприятия занимают
первичные документы.
Первичный документ – это документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной
операции и составленный уполномоченными представителями заинтересованных сторон в момент
совершения операции, а если это не представляется возможным, то сразу после ее окончания.
Исходя из этой формулировки можно сделать вывод, что, например, товарно-транспортная
накладная, проведенное банком платежное поручение, приходный кассовый ордер либо акт
выполненных работ (услуг) являются первичными документами, а договор либо протокол
согласования цен – нет. Формы первичных документов утверждаются законодательно и
обязательны к применению. Первичный документ является основой для создания бухгалтерской
записи.
План счетов – элемент, который является ведущей составляющей бухгалтерского учета, его базой
и основным структурным элементом. С помощью плана счетов производятся группировка и
сортировка информации о финансово-хозяйственной деятельности субъекта хозяйствования, что
позволяет получать полную, достоверную и наглядную картину состояния активов и пассивов
предприятия в денежном выражении. Типовой план счетов, действующий на территории
Российской Федерации, законодательно утверждается соответствующими государственными
органами и обязателен к применению. Следует отметить, что в процессе финансово-хозяйственной
деятельности каждый субъект хозяйствования может разработать собственный план счетов,
составленный с учетом вида деятельности предприятия, особенностей организации учета на
предприятии, специфики производственного процесса, формы собственности и иных факторов.
Однако в любом случае внутренний план счетов предприятия либо организации должен
базироваться на типовом плане счетов, действующем на территории Российской Федерации.
Счет бухгалтерского учета – основной составной элемент плана счетов, предназначенный для
отображения в денежном представлении информации об объектах бухгалтерского учета (активах и
пассивах предприятия). Одно из важнейших назначений счетов – систематизация и группировка
информации о финансово-хозяйственных операциях по экономически однородным признакам.
Например, для учета наличных денежных средств в кассе предприятия в типовом плане счетов
предназначен счет 50 «Касса», для учета безналичных денег на расчетном счете в банке – счет 51
«Расчетный счет», для учета основных средств – счет 01 «Основные средства», для учета сырья и
материалов – счет 10 «Материалы» и т. д. Счет бухгалтерского учета может включать в себя
субсчета, которые представляют собой подчиненные элементы счета и предназначены для более
детального учета. Например, для счета 50 «Касса» можно открыть субсчета 50/01 «Касса
рублевая», 50/02 «Касса доллары США» и 50/03 «Касса евро»; для счета 10 «Материалы» можно
открыть субсчета 10/01 «Сырье и материалы», 10/02 «Покупные изделия и полуфабрикаты», 10/03
«Топливо» и т. д. Счета бывают активными, пассивными и активно-пассивными. На активных
счетах увеличение оборота показывается по дебету, а уменьшение – по кредиту, при этом сальдо
может быть только дебетовым; на пассивных счетах – все наоборот. Примеры активных счетов: 01
15
«Основные средства», 50 «Касса», 10 «Материалы» (например, поступление в кассу денежных
средств отражается по дебету счета 50, а расходование – по кредиту; очевидно, что этот счет не
может иметь кредитового сальдо, как не может в кассе находиться «минус сто рублей»). Примеры
пассивных счетов: 02 «Амортизация основных средств», 80 «Уставный капитал». Примеры
активно-пассивных счетов: 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные
расходы», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и
кредиторами».
Двойная запись – способ регистрации финансово-хозяйственных операций одновременно на двух
разных, но экономически взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета в равных суммах. Чтобы
было понятнее, этот способ можно сравнить с законом сохранения энергии: «Ничто из ниоткуда
не берется и в никуда не исчезает». Иначе говоря, уменьшение сальдо (остатка) по любому счету
одновременно ведет к увеличению сальдо (остатка) по другому счету на такую же сумму. Для
примера рассмотрим такую ситуацию, как снятие со счета в банке 1000 руб. наличными.
Очевидно, что после выполнения данной операции сумма на расчетном счете в банке уменьшится,
а в кассе – увеличится. Для отражения операции по снятию наличных денег в банке и
оприходованию их в кассу бухгалтер делает следующую запись: «Дебет счета 50 „Касса“ Кредит
счета 51 „Расчетный счет“ на сумму 1000 руб.» (такая запись называется «бухгалтерской
проводкой»; отсюда выражение – «операция проведена по учету»). Счета 50 и 51 являются
активными, поэтому дебетовое сальдо после проведения операции по счету 50 «Касса» увеличится
на 1000 руб., а по счету 51 «Расчетный счет» – уменьшится на 1000 руб. Счета, участвующие в
бухгалтерской проводке, называются «корреспондирующими счетами», а сама проводка может
называться также «корреспонденция счетов». Любая финансово-хозяйственная операция без
исключения должна отражаться одновременно на двух счетах, один из которых показывает «что
именно увеличилось (уменьшилось)», а другой – «за счет чего это произошло»; еще раз напомним,
что сумма оборота по счетам будет одинаковой.
Инвентаризация – способ проверки соответствия фактического наличия товарно-материальных
ценностей и имущества предприятия в натуральном выражении (штуки, комплекты, наборы,
литры, килограммы и т. д.) данным бухгалтерского учета. Цель проведения инвентаризации –
обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета, а также сохранность товарноматериальных ценностей и имущества предприятия. Инвентаризация проводится в случаях,
установленных действующим законодательством, в присутствии материально ответственных лиц.
Отчетность – система показателей, которые характеризуют финансово-хозяйственную
деятельность предприятия за определенный период времени и его финансовое состояние на
определенную дату (эта дата называется «отчетной»). Без показателей отчетности невозможно
обойтись при проведении анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия, а также
при принятии управленческих решений.
Следует отметить, что все перечисленные элементы бухгалтерского учета неразрывно связаны
между собой.
Синтетический и аналитический учет. В процессе ведения учета возникает необходимость
детализировать общие показатели, более того – выразить многие показатели не только в
денежном, но и в натуральном эквиваленте. Для детализации показателей в бухгалтерском учете
все счета подразделяются на два вида: синтетические и аналитические.
На синтетических счетах отражаются общие (обобщенные) показатели (обороты и остатки). Они
ведутся только в денежном выражении.
Аналитические счета предназначены для подробной характеристики объектов бухгалтерского
учета. Показатели аналитического учета могут выражаться как в денежных, так и в натуральных
16
показателях. Иначе говоря, данные, хранящиеся на аналитических счетах, являются подробной
расшифровкой соответствующих синтетических счетов.
Для ведения аналитического учета к синтетическому счету открываются аналогичные по
структуре (активные, пассивные или активно-пассивные) аналитические счета. Остатки и обороты
по синтетическому счету должны равняться сумме соответствующих остатков и оборотов по
открытым к данному счету аналитическим счетам.
Субсчет - связующее звено между синтетическими и аналитическими счетами. Например, остаток
по счету 10 «Материалы» (синтетическому) составляет 3000 руб. Из них на субсчете субсчете
10/03 «Топливо» – 3000 руб. Данные аналитического учета позволяют детализировать эту
информацию и расшифровать что конкретно учитывается на субсчете 10/03. Например: 100 л
бензина А-92 по цене 18 руб. за 1 л на сумму 1800 руб., 20 л дизельного топлива по цене 15 руб. за
1 л на сумму 300 руб. и 90 л мазута по цене 10 руб. за 1 л на сумму 900 руб. (итого 1800 + 300 +
900 = 3000 руб.).
Если аналитический учет на предприятии не налажен должным образом, то это открывает
широкие возможности для мошенничества, хищений и иных злоупотреблений со стороны
бухгалтера и иных материально ответственных лиц.
2.2.Как проверить расчетный счет. Строгий контроль банковской выписки
С самого начала работы предприятия настоятельно рекомендуется завести строгий порядок:
каждый рабочий день главный бухгалтер (финансовый директор или ответственный за этот
участок учета сотрудник) должен начинать с предоставления руководителю копии банковской
выписки (оригинал должен храниться в бухгалтерии) с расшифровкой каждой суммы. Причем не
обязательно прикладывать к выписке копии всех платежных документов: вполне достаточно, если
бухгалтер рядом с каждой суммой сам напишет ее расшифровку.
Если на предприятии используется система электронных платежей типа «Банк – Клиент», то
желательно, если у руководителя предприятия будет возможность самостоятельно получать
банковскую выписку, находясь на своем рабочем месте (с бухгалтерии эта обязанность также не
снимается).
По каждой сумме, расходной или приходной, бухгалтер в случае необходимости должен быстро
дать соответствующие понятные разъяснения. Если он начинает путаться, отвечать что-то
странное, сыпать специальными терминами – возможно, здесь что-то нечисто.
Если в расходной части банковской выписки отображается снятие определенной суммы наличных
денежных средств, то нужно подробно расспросить бухгалтера, для чего они предназначены. По
возможности суммы снятых наличных денег рекомендуется проверить. Например, если бухгалтер
говорит, что такая-то сумма снимаемых наличных денег предназначена для выплаты заработной
платы, то нужно попросить его показать вам ведомость на выплату заработной платы; в
большинстве случаев сумма снятых на заработную плату денежных средств совпадает с итоговой
суммой по этой ведомости. Однако бывают исключения: например, сумма по ведомости может
быть больше суммы снимаемых наличных денег, если в кассе предприятия уже есть какая-то
наличность. Аналогичным образом выполняется проверка суммы, снимаемой на
командировочные расходы: пусть бухгалтер покажет вам соответствующий расчет.
Особое внимание следует уделять наличным суммам, которые снимаются на хозяйственные
нужды. Помимо объяснений бухгалтера, расходование таких сумм рекомендуется брать под
личный контроль.
17
Не исключено, что в процессе изучения банковской выписки вы увидите такую картину: в течение
одного дня на счете предприятия наблюдается приход и расход одной и той же суммы. Иногда это
просто банковская ошибка: работник банка по ошибке зачислил на счет вашей компании сумму,
которая предназначалась другому получателю; после обнаружения ошибки работник банка
исправил ее, списав чужие деньги с вашего счета и отправив их по назначению. Однако иногда
подобное явление может происходить вследствие недобросовестности вашего бухгалтера.
Казалось бы, в чем смысл такой операции: приход и расход одной и той же суммы?
Все дело в том, куда отправляется расходная сумма. Если на тот же счет, откуда она поступила, –
это тоже может быть ошибкой: кто-то случайно перевел на счет вашей фирмы деньги, затем
спохватился, позвонил вашему бухгалтеру и попросил вернуть средства, что ваш бухгалтер и
сделал. А если на другой – то не исключено, что представители какой-то организации, которой
необходимо обналичить деньги, не захотели отправлять их напрямую на счет компании,
занимающейся обналичиванием, чтобы не попасть в поле зрения правоохранительных органов: не
секрет, что с такими фирмами, а также с их клиентами у налоговых органов разговор особый.
Поэтому представители этой организации связались с вашим бухгалтером и попросили его за
определенное вознаграждение использовать счет вашей компании для «транзитного» перевода
денег. С помощью такого нехитрого приема они отвели внимание налоговых органов от себя как
от клиента, пользующегося услугами фирм по обналичиванию денег, поставив на свое место (и
тем самым подставив) вашу организацию.
Если какая-то сумма в банковской выписке вызывает у вас сомнения, следует потребовать у
бухгалтера весь пакет документов, которыми она оформлялась (договор, товарносопроводительные документы, счет-фактура и т. д.). При этом не стоит забывать, что иногда на
момент совершения платежа могут быть готовы не все документы: например, если вносится
предоплата за товарно-материальные ценности либо работы (услуги), то, разумеется, товарносопроводительные документы (акты выполненных работ/оказанных услуг) будут готовы только
при закрытии сделки.
При проверке документов особое внимание следует уделить своим подписям: во-первых,
подписывали ли вы вообще тот или иной документ, а во-вторых – действительно ли ваша, а не
поддельная подпись стоит на конкретном документе.
Многие руководители ошибочно полагают, что в банковской выписке внимание следует уделять
только расходным суммам. Это далеко не так: приходные суммы, поступления которых вы не
ожидали, также могут быть интересны, и их происхождение следует уточнить у бухгалтера.
Например, не исключено, что ваш бухгалтер по просьбе какой-то другой организации принял от
нее безналичные деньги, чтобы затем вернуть их в наличном виде. Возникает вопрос: как он их
обналичит? Все просто: бухгалтер снимет эти деньги наличными в банке, заберет свое
вознаграждение и оставшуюся сумму передаст по назначению. Наверняка документальное
оформление такой «сделки» либо будет вообще отсутствовать, либо будет чисто символическим –
какой-нибудь стандартный договор и акт выполненных работ или что-то в этом роде. А вот как
будут списаны снятые наличные деньги – это уже другой вопрос, и здесь многое зависит от
суммы. Относительно небольшие средства могут быть списаны на хозяйственные или
командировочные расходы, а вот более-менее крупную сумму списать сложнее. Не исключено,
что бухгалтер просто оставит ее как есть, без оформления, и поспешит уволиться. В таком случае
при проведении налоговой проверки предприятие будут ждать серьезные неприятности.
Директору рекомендуется вести на своем компьютере хотя бы самый простой учет
безналичных денежных средств (например, с помощью редактора электронных таблиц Microsoft
Excel), по такой системе: «остаток на начало дня – общая сумма прихода – общая сумма расхода –
остаток на конец дня». В банковской выписке остаток денежных средств на начало дня
обязательно должен равняться остатку денежных средств на конец предыдущего дня.
18
2.3.Как проверить кассу и контроль наличности
Помимо того что время от времени проверку соблюдения кассовой дисциплины может проводить
обслуживающий банк (такое право предоставлено ему законодательно), руководителю
предприятия также рекомендуется контролировать наличные денежные средства компании.
Предположим, что вы решили проверить, каким образом поступали и расходовались наличные
деньги вашего предприятия в прошлом месяце. Первое, что для этого нужно сделать, – это
спросить у вашего бухгалтера, сколько раз, когда и какие суммы наличных денег он получал в
банке, из каких других источников поступали наличные деньги и какой остаток был в кассе на
начало и на конец месяца.
Суммы, полученные бухгалтером в банке, можно проверить путем просмотра банковских выписок
за прошлый месяц (как отмечалось выше, желательно, чтобы каждый день бухгалтер предоставлял
руководителю копию банковской выписки). При этом нужно обращать внимание на то, какие
суммы комиссионного вознаграждения за кассовое обслуживание банк списывает со счета
предприятия при получении каждой суммы. Обычно сумма полученных наличных денег и сумма
комиссионного вознаграждения находятся в банковской выписке рядом.
После этого нужно попросить у бухгалтера, чтобы он представил вам приходный кассовый ордер
на каждую полученную в банке сумму. Причем отрывной корешок приходного кассового ордера в
данном случае должен храниться в папке с банковскими документами (а именно – с платежными
поручениями), поскольку он является документом, подтверждающим факт списания денежных
средств со счета в банке. Сам приходный ордер – это документ, подтверждающий факт
поступления в кассу предприятия наличных денежных средств.
Печать на приходном кассовом ордере и на отрывном корешке приходного кассового ордера
должна совпадать. Суммы, указанные в приходном кассовом ордере и на отрывном корешке,
должны также быть идентичными и совпадать с соответствующими позициями банковской
выписки и кассовой книги. Рекомендуется проверить правильность написания этих сумм
прописью.
Затем следует проверить поступления денежных средств из других источников (при наличии
таковых). Подобными источниками могут являться: выручка от реализации товаров, работ и услуг
за наличный расчет, возврат неизрасходованных подотчетных сумм, поступление наличных денег
от контрагентов в счет погашения задолженности и др. Во всех случаях следует проверить
правильность оформления приходных кассовых ордеров, а также отражение соответствующих
сумм в кассовой книге.
После того как вы закончили проверять поступление наличных денежных средств, нужно
посчитать итоговую сумму прихода за проверяемый месяц, а затем попросить бухгалтера
принести вам ведомость или журнал-ордер по кассе и сверить полученную сумму прихода с
суммой, указанной в ведомости (журнале-ордере).
Далее можно приступать к проверке расходования наличных денежных средств. Документом,
подтверждающим выдачу наличных денежных средств из кассы предприятия, является только
расходный кассовый ордер. Некоторые руководители в силу недостаточности знаний ошибочно
полагают, что выдачу наличных денег из кассы может подтвердить, например, копия чека из
магазина или платежная ведомость на выдачу заработной платы. Это заблуждение: указанные
документы являются подтверждением факта расходования наличных денег, но не выдачи их из
кассы. На итоговую сумму, которая указана в платежной ведомости по заработной плате,
выписывается отдельный расходный кассовый ордер; в нем в качестве получателя денег выступает
бухгалтер или кассир, который будет выплачивать деньги сотрудникам предприятия.
19
Итак, попросите бухгалтера принести вам все расходные кассовые ордера за проверяемый период
времени. Если бухгалтер по каким-то причинам не может этого сделать, знайте: здесь что-то не
так. Расходный кассовый ордер должен обязательно оформляться в момент выдачи наличных
денежных средств из кассы предприятия. Любые отклонения от этого правила с точки зрения
действующего законодательства рассматриваются как нарушение кассовой дисциплины, а за это
предусмотрены достаточно суровые санкции, которые могут быть наложены не только на
работников бухгалтерии, но и на руководителя, а также на само предприятие.
Все расходные ордера должны быть сложены в хронологическом порядке. В первую очередь
следует обратить внимание на дату выдачи денежных средств, указанную в ордере: соответствует
ли она проверяемому периоду.
Затем посмотрите, кто указан в качестве получателя денежных средств по расходному кассовому
ордеру. Является ли этот человек сотрудником предприятия? Если нет, уточните у бухгалтера,
кому и на каком основании были выплачены денежные средства по данному документу. В
расходном кассовом ордере должны быть обязательно указаны паспортные данные получателя. В
принципе, при наличии желания и возможности их можно проверить.
Сумма денежных средств, выданная по расходному кассовому ордеру, должна быть написана
цифрами и прописью, четко и разборчиво. Сумму прописью должен написать получатель
наличных денежных средств, после чего поставить дату получения денег (кстати, обратите
внимание на дату – число, месяц и год) и расписаться.
Один из важнейших реквизитов расходного кассового ордера – это цель выдачи наличных
денежных средств из кассы предприятия. Следует сопоставить получателя денежных средств,
указанного в документе, и цель, для которой выданы денежные средства: не исключено, что вы
обнаружите интересные факты. Например, довольно странной выглядит ситуация, когда наличные
деньги для приобретения оперативной памяти для компьютера выдаются грузчику со склада, а
деньги для покупки тяжелого аккумулятора для грузовика – обаятельной хрупкой девушке,
которая работает офис-менеджером в отделе продаж. В данных случаях налицо несоответствие
получателя денежных средств и цели, на которые эти средства выдаются, поэтому следует
подробно расспросить бухгалтера, чем вызвана такая ситуация.
Если определенный расходный кассовый ордер вызвал у вас какие-либо вопросы, следует
пригласить бухгалтера и попросить его представить оправдательные документы на указанную
сумму. В качестве таких документов могут выступать кассовые чеки или копии чеков, платежная
ведомость на выдачу заработной платы, авансовый отчет командированного сотрудника и т. д.
Сумма, указанная в каждом расходном кассовом ордере, должна быть отражена в кассовой книге.
При сверке ордеров с кассовой книгой следует также обращать внимание на соответствие дат.
После того как вы проверили расход наличных денежных средств, следует самостоятельно
посчитать общую сумму расхода за месяц и сверить ее с отраженной в ведомости либо журналеордере по кассе. Разумеется, эти суммы должны совпадать; в противном случае нужно
потребовать у бухгалтера подробных объяснений.
В заключение проверки нужно взять сумму остатка наличных денежных средств на начало месяца,
добавить к ней сумму прихода наличных денежных средств за проверяемый месяц, которую вы
рассчитали и сверили с бухгалтером раньше, вычесть сумму расхода наличных денег за месяц и
результат сверить с остатком по кассе на конец проверяемого месяца (сумму остатка можно
увидеть в кассовой книге, а также в ведомости или журнале-ордере по кассе). Если суммы
сошлись – все в порядке. В противном случае у вас должны возникнуть серьезные претензии к
бухгалтеру.
20
Кстати, не стоит забывать, что отрицательного остатка наличных денежных средств в кассе
быть не может в принципе. Бывает так, что некоторые бухгалтеры пытаются доказать директору,
что «в современной бухгалтерии все возможно, в том числе и отрицательное сальдо по кассе».
Мол, остаток отрицательный потому, что такой-то контрагент не заплатил вовремя или какой-то
сотрудник не отчитался за некоторые суммы. Помните: для фиксирования непогашенной
задолженности или чего-то подобного в бухгалтерском учете предназначены совершенно другие
счета, а в кассе отражается исключительно присутствие (или нулевой остаток) наличных
денежных средств. Поэтому от бухгалтера, который пытается доказать руководителю, что
отрицательный остаток по кассе – это нормально, нужно избавляться как можно скорее.
2.4.Как проверить соблюдение кассовой дисциплины
Помимо комплексной проверки кассы, рекомендуется периодически устраивать внезапные,
тематические или выборочные проверки соблюдения кассовой дисциплины и правил учета
наличных денежных средств. Особенности проведения таких проверок могут зависеть от
специфики конкретного предприятия. Рассмотрим несколько примеров.
Для проведения внезапной проверки можно, например, неожиданно прийти в бухгалтерию и
спросить у бухгалтера, сколько наличных денег на данный момент числится в кассе предприятия
по данным бухгалтерского учета, а затем попросить показать реальный остаток (разумеется, если
он не является нулевым). Увидеть учетные данные по остатку наличных денег в кассе можно в
кассовой книге.
Если учетные и фактические данные не совпадают, следует потребовать у бухгалтера подробных и
немедленных объяснений. Помните: если бы данную проверку проводили не вы, а налоговые
органы, на ваше предприятие был бы, скорее всего, наложен денежный штраф. В подобных
случаях штраф накладывается также на бухгалтера и директора.
Излишек денежных средств в кассе – это тоже плохо: во-первых, необходимо запомнить
негласное правило всех ревизоров: «Если есть излишек, то обязательно будет недостача!».
Когда начнется разбирательство по поводу излишка, то обязательно найдутся не проведенные «по
забывчивости» кассира кассовые документы. А во-вторых, налоговые органы имеют полное право
изъять обнаруженную сумму излишка в бюджет, наложив, помимо этого, штрафные санкции на
директора, бухгалтера и само предприятие. Кстати, не исключено, что обнаружение подобного
нарушения может послужить толчком к проведению внеплановой комплексной проверки вашей
компании на предмет соблюдения действующего налогового законодательства.
В некоторых случаях бывает целесообразно провести выборочную проверку соблюдения кассовой
дисциплины. Например, вам известно, что в вашей компании работает близкий родственник или
хороший товарищ бухгалтера, причем его работа связана с командировками (следовательно, он
получает в бухгалтерии деньги на командировочные расходы). В таком случае можно попросить
бухгалтера предоставить вам на проверку все документы, касающиеся командировок данного
сотрудника, а также выдачи ему денежных средств под отчет. Следует внимательно просмотреть
все авансовые отчеты и оправдательные документы, а также печати, стоящие на этих документах.
Не исключено, что бухгалтер принимал в качестве оправдательных любые документы, примерно
подходящие по смыслу и имеющие печать.
2.5.Как проверить порядок выплаты заработной платы
Можно также самостоятельно провести проверку того, насколько честно и правильно ваш
бухгалтер выплачивает заработную плату сотрудникам предприятия; это один из видов
тематических проверок. При этом сидеть во время выплаты заработной платы в бухгалтерии и
лично контролировать процесс вовсе не обязательно, даже бесполезно: люди приходят, получают
деньги, расписываются и уходят. Ничего нового и интересного вы не увидите.
21
Но вот после выплаты заработной платы можно попросить у главного бухгалтера ведомость и
посмотреть, кому и сколько было выплачено. При этом рекомендуется проверить, нет ли среди
получивших заработную плату уволенных работников или даже посторонних людей (так
называемых «мертвых душ»). При возникновении сомнений можно воспользоваться
утвержденным штатным расписанием и полным списком работающих сотрудников. Особое
внимание рекомендуется обратить на лиц, работающих по совместительству (именно так
бухгалтеры нередко оформляют подставных).
Общую сумму к выдаче, указанную в ведомости по заработной плате, следует сверить с суммой по
расходному кассовому ордеру, который был выписан на бухгалтера (кассира), осуществляющего
выплату. Эти суммы обязательно должны совпадать; в противном случае вам надлежит вызвать
бухгалтера и потребовать объяснений. Конечно, все дело может быть в обычной человеческой
ошибке; но не исключено, что она была допущена преднамеренно, с целью мошенничества и
присвоения казенных средств.
2.6.Как проверить правильность оприходования денежных средств, поступающих от
розничной реализации товаров
Предположим, что ваше предприятие занимается розничной торговлей и имеет несколько
торговых точек. С каждой торговой точки ежедневно в бухгалтерию поступает выручка.
Разумеется, что на каждую поступившую сумму бухгалтер должен выписать отдельный
приходный ордер (подчеркну – не на общую сумму выручки от реализации, а отдельно на каждую
сумму, поступившую от каждой торговой точки согласно отчетов кассиров-операционистов, к
которым прикладываются контрольные ленты всех ККТ). Все эти суммы должны быть
зафиксированы в книге кассира-операциониста и кассовой книге предприятия.
Попросите бухгалтера предоставить вам информацию о выручке от реализации товаров за
наличный расчет, например за предыдущую неделю. Для проверки попросите принести кассовую
книгу и приходные ордера. У сотрудников, которые работают на торговых точках и сдают
наличные деньги в бухгалтерию, попросите отрывные квитанции приходных кассовых ордеров,
которые они получили в бухгалтерии при сдаче наличных денег за тот же период времени. Кстати,
на предприятии рекомендуется завести такой порядок: отрывные квитанции приходных кассовых
ордеров должны храниться либо в розничных торговых точках, либо у сотрудников, которым они
были выданы. Следует также попросить книги кассира-операциониста с данными за этот же
промежуток времени.
Теперь у вас есть все необходимые документы для проведения выборочной проверки
правильности ведения кассовых операций и полноты оприходования наличной выручки.
В первую очередь следует сверить приходные ордера с соответствующими им отрывными
квитанциями. При этом не забывайте обращать внимание на то, чтобы печать на ордерах и
квитанциях совпадала. Все данные, указанные в ордерах и на корешках, также должны совпадать:
сумма цифрами и прописью, фамилия лица, сдавшего денежные средства, название организации,
дата и др. Нередко именно на этом этапе бухгалтер может сфальсифицировать данные: например,
в приходном кассовом ордере указывается сумма меньшая, чем на соответствующей ему
квитанции. Разница, само собой, прямиком направляется в карман бухгалтера. Если вы
обнаружили подобное несоответствие – можете на 90 % быть уверенным в том, что ваш бухгалтер
злоупотребляет служебным положением, попросту говоря – ворует деньги у предприятия.
Затем нужно сверить данные приходных ордеров с соответствующими им данными кассовой
книги. Разумеется, они должны полностью совпадать, причем следует обращать внимание не
только на сумму, но и на дату оприходования наличных денежных средств.
22
После этого следует проверить соответствие данных книги кассира-операциониста с
соответствующими отрывными квитанциями приходных кассовых ордеров. Не исключено, что в
книге кассира-операциониста будет указана одна сумма выручки от реализации, а в отрывной
квитанции – совсем другая, намного меньшая. Разница направляется в карман недобросовестных
работников (это может быть как бухгалтер, так и сотрудник торговой точки, сдающий выручку в
бухгалтерию, а возможно, они действовали в сговоре и делили «навар» пополам).
Не секрет, что в условиях отечественной экономики многие субъекты хозяйствования
функционируют с использованием так называемого «черного нала», то есть наличных денежных
средств, не проходящих по учету и невидимых для налоговых органов. Если на предприятии
используется «черный нал», то перед руководителем возникает серьезный вопрос: как обеспечить
контроль за поступлением и расходованием «налички»? Ведь по сравнению с «белыми»
наличными деньгами здесь ситуация намного сложнее: если «белые» должны оформляться
бухгалтерией, то с «черным налом» все по-другому: приходный ордер не выпишешь, в кассовую
книгу информацию не занесешь, в сейф остаток не положишь. Задумайтесь, стоит ли использовать
такой способ налоговой оптимизации.
2.7.Как проверить складской учет
Складской учет и движение товарно-материальных ценностей – это сфера, где часто совершается
большое количество злоупотреблений. В немалой степени это обусловлено тем, что наладить
здесь надежный контроль бывает намного сложнее, чем проверку иных сфер деятельности
предприятия. В большинстве случаев склад находится на удаленном расстоянии от офиса, и если,
например, кассу предприятия, «черный нал» или безналичные деньги руководитель может в
любой момент проверить, вызвав к себе бухгалтера, то со складом ситуация сложнее: вызов в
офис заведующего складом вряд ли даст ответы на все интересующие вопросы. Для прояснения
ситуации нужно посетить склад и провести там некоторое время.
Какие же проверки может проводить на складе руководитель предприятия, если учесть, что ему
нужно сделать это как можно быстрее, чтобы оперативно получить нужную информацию?
В первую очередь это должны быть выборочные и тематические проверки. Очевидно, что
проведение комплексной проверки складского учета или полной инвентаризации товарноматериальных ценностей – это не та работа, которую должен выполнять руководитель
предприятия. Но если, например, в результате выборочной или тематической проверки
выяснилось, что на складе далеко не все в порядке, то директор может назначить проведение
внеплановой полной инвентаризации.
Выборочная проверка складского хозяйства – это проверка, при которой отслеживаются движение
и остатки лишь некоторых, выбранных в произвольном порядке товарно-материальных ценностей
за определенный период времени. Желательно, чтобы этот период заканчивался днем проведения
проверки: в таком случае появляется возможность сверить реальные остатки проверяемых
товарно-материальных ценностей с остатками, которые числятся по данным бухгалтерского учета.
Основная цель выборочной проверки – в первую очередь проследить движение и остатки
следующих категорий товарно-материальных ценностей:
 наиболее ходовые и востребованные у покупателей;
 являющиеся в настоящее время дефицитными товарами на рынке;
 эксклюзивные;
 сырье, материалы и товары, в состав которых входят драгоценные металлы и камни или
которые сами по себе являются драгоценными металлами и камнями.
23
Допустим, вы определились, движение, и остатки каких именно товарно-материальных ценностей
вы хотите оперативно проверить, и какой период времени должна охватывать эта проверка. В
первую очередь вам нужно запросить в бухгалтерии все документы, имеющие отношение к
выбранным ценностям: договоры на их поставку и отгрузку (хотя это и не обязательно),
накладные на поступление товарно-материальных ценностей, накладные на отгрузку этих
ценностей покупателям, накладные на их внутреннее перемещение, акты на списание товарноматериальных ценностей, а также копии приходных и расходных складских ордеров. Как
отмечалось в разделе «Неполное оприходование», копии складских ордеров должны передаваться
в бухгалтерию вместе с соответствующими товарно-сопроводительными документами
(приходными и расходными накладными, накладными на внутреннее перемещение, актами на
списание товарно-материальных ценностей), но это правило соблюдается далеко не всегда, что
создает благоприятные условия для мошенничества.
В первую очередь нужно проверить соответствие данных первичных документов. Самое основное
– это чтобы количество в накладной (или в акте на списание товарно-материальных ценностей)
соответствовало количеству, указанному в складском ордере, а также чтобы единицы измерения в
этих документах были идентичными: не исключено, что в накладной указано, например, семь
«десятков» товара, а оприходовано согласно складскому ордеру семь «штук». При обнаружении
расхождений немедленно вызывайте бухгалтера и требуйте от него простых и понятных
объяснений.
Далее нужно сверить соответствие дат в накладных (актах на списание) и складских ордерах. Если
дата, указанная в складском ордере, не соответствует дате накладной, то следует уточнить у
бухгалтера, чем это обусловлено. Кроме этого, нужно проверить соответствие наименований
организации.
Подписывать накладную (акт на списание) и складской ордер должен один и тот же сотрудник, а
именно тот, кто осуществляет прием (отпуск) товарно-материальных ценностей. Поэтому особое
внимание следует уделить соответствию подписей.
После того как вы убедились в том, что с первичной документацией все в порядке, попросите
бухгалтера предоставить вам заверенную его подписью ведомость, отражающую движение и
остатки проверяемых товарно-материальных ценностей. В этой ведомости должны быть указаны
остаток по каждой товарно-материальной ценности на начало проверяемого периода, каждый
приход, каждый расход и остаток на конец проверяемого периода. В ведомости обязательно
должна быть уточнена единица измерения каждой товарно-материальной ценности. Как вы знаете,
несоответствие единиц измерения в ведомости и в документе создает благоприятную почву для
мошенничества.
Каждую приходную и расходную операцию следует скрупулезно сверить с соответствующими
первичными документами (накладной или актом на списание) на предмет совпадения количества
товарно-материальных ценностей, цены за одну единицу измерения и суммы операции. В
некоторых случаях бухгалтеры изменяют количество товарно-материальных ценностей, но
итоговая сумма прихода (расхода) при этом остается прежней, поскольку отклонение
корректируется ценой. Рассмотрим пример. На предприятие поступило 20 единиц товарноматериальной ценности по цене 5 руб. за штуку. Несложный подсчет показывает, что итоговая
сумма прихода – 100 руб. Однако бухгалтер может оприходовать 10 единиц товарно-материальной
ценности по цене 10 руб. – и итоговая сумма операции не изменится: как и прежде, сумма прихода
составит 100 руб. В то же время 10 единиц останутся неучтенными – следовательно, их можно
легко присвоить.
При обнаружении несовпадения нужно посмотреть, что указано в складском ордере, и после этого
вызывать бухгалтера для дачи соответствующих объяснений.
24
После того как вы проверили данные первичных документов, копий складских ордеров и
ведомости движения и остатков товарно-материальных ценностей, рекомендуется проверить
итоговые данные: остаток товарно-материальной ценности на начало проверяемого периода плюс
приход за период по документам и минус расход по документам. Получившийся остаток должен
равняться остатку, указанному в ведомости, а также остатку в карточке складского учета (это вы
проверите по прибытии на склад).
Теперь необходимо провести внезапную проверку на складе. Следует учитывать, что если
бухгалтер состоит в сговоре со складским работником, то он может предупредить его о
предстоящей проверке. Однако если злоупотребления имели место, за короткий срок привести все
в порядок очень сложно, а иногда и невозможно.
На складе нужно потребовать у заведующего все документы по проверяемым товарноматериальным ценностям за конкретный период. К этим документам относятся приходные и
расходные складские ордера, а также карточки складского учета.
Отправляясь на склад, не забудьте взять с собой все документы, которые вам предоставил
бухгалтер. На первый взгляд может показаться, что для проверки будет вполне достаточно копий
складских ордеров – ведь они уже сверены и с первичными документами (накладными и актами на
списание), и с ведомостью движения и остатков товарно-материальных ценностей. Но это не
всегда так: иногда в процессе проверки могут возникать вопросы, для решения которых
необходимо обратиться к первичным документам либо к бухгалтерской ведомости.
В первую очередь вам предстоит сверить данные копий складских ордеров, полученных вами в
бухгалтерии, с данными соответствующих им оригиналов. Выше уже отмечалось, что
несоответствие количества товарно-материальной ценности в оригинале складского ордера и его
копии с высокой долей вероятности свидетельствует о хищении товарно-материальных ценностей.
При обнаружении расхождений немедленно требуйте разъяснений у заведующего складом; сразу
после этого рекомендуется позвонить в бухгалтерию и выслушать объяснения бухгалтера.
Следующий этап – сверка данных складских ордеров с соответствующими записями в карточках
складского учета. Нужно внимательно проследить соответствие следующих реквизитов:
количество товарно-материальных ценностей, дату прихода (расхода), от кого получено (или кому
отпущено). Любое несоответствие перечисленных реквизитов требует отдельного
разбирательства.
После этого можно переходить к заключительному этапу проверки – пересчету остатков,
указанных в карточках складского учета. Эта операция достаточно проста: в карточке отражен
остаток на начало проверяемого периода, к нему нужно добавить количество поступивших
товарно-материальных ценностей и вычесть количество отпущенных. Полученный остаток
должен совпасть с остатком, который указан в карточке.
Следует отметить, что пересчитывать каждую карточку необязательно: поскольку все данные вы
уже сверили, достаточно проверить соответствие остатка товарно-материальной ценности на
конец проверяемого периода в карточке складского учета и в ведомости движения и остатков
товарно-материальных ценностей, которую вам предоставил бухгалтер.
В заключение вместе с заведующим складом пересчитайте реальные остатки проверяемых товаров
и сверьте их с учетными данными. Если все сошлось, то вас можно поздравить: вероятнее всего
(стопроцентной гарантии нет, потому что проверка производилась выборочно, а не по всем
товарно-материальным ценностям), на вашем предприятии учет товарно-материальных ценностей
в бухгалтерии и на складе налажен должным образом.
25
2.8.Как провести тематическую проверку складского учета
Основное отличие тематической проверки учета товарно-материальных ценностей от выборочной
заключается в том, что товары для тематической проверки отбираются не в произвольном
порядке, а только при соответствии определенному условию (теме). Например, можно проверить
учет движения и остатков товарно-материальных ценностей, поступивших от определенного
поставщика или предназначенных для конкретной цели (например, для изготовления одного и
того же изделия).
Предположим, вы желаете проверить, каким образом отражаются в учете и отчетности движение и
остатки товарно-материальных ценностей, поступивших от конкретного поставщика. В первую
очередь следует потребовать в бухгалтерии соответствующие документы за проверяемый период:
договор (контракт) с этим поставщиком, первичные документы (накладные и акты на списание),
копии складских ордеров, ведомость движения и остатков по проверяемым товарно-материальным
ценностям за проверяемый период, заверенную подписью бухгалтера.
Далеко не все бухгалтеры ведут учет товаров указанным образом. Поэтому уже в самом начале
работы предприятия нужно поставить бухгалтерии задачу: учет товарно-материальных ценностей
должен вестись не только в разрезе номенклатуры, но и в разрезе поставщиков – ведь один и тот
же товар может поступать от разных поставщиков. Как это сделать – проблема бухгалтера:
например, можно использовать штрих-коды или добавлять к названию товара наименование
поставщика или какой-то символ, соответствующий ему. Например, ваше предприятие получает
один и тот же товар – «Напиток Кока-Кола 1 л» – от двух поставщиков: ООО «Торговый дом» и
ЗАО «Безалкогольные напитки». В этом случае товар, поступивший от ООО «Торговый дом»,
можно учитывать как «Напиток Кока-Кола 1 л ТД», а от ЗАО «Безалкогольные напитки» – как
«Напиток Кока-Кола 1 л БН». И никакой путаницы не возникнет.
Затем нужно ознакомиться с условиями договора (контракта) на поставку проверяемых товарноматериальных ценностей. Если к договору приложена спецификация, то рекомендуется уточнить у
бухгалтера, соблюдаются ли ассортимент и количество поставляемых товарно-материальных
ценностей, и если нет – то уточнить причины.
Далее следует сверить данные копий складских ордеров с данными первичных документов и
ведомости движения и остатков товарно-материальных ценностей. Это делается так же, как и при
проведении выборочной проверки. При возникновении расхождений, а также ситуаций, когда вам
не все понятно, следует потребовать соответствующие объяснения у бухгалтера. Не стоит
забывать, что для проведения проверки вы должны быть в курсе всех нюансов и полностью
владеть ситуацией.
При проведении проверки нужно обращать особое внимание на соответствие контрагента в
накладной, складском ордере и ведомости движения и остатков товарно-материальных ценностей.
Не забывайте, что вы проводите тематическую проверку товарно-материальных ценностей,
поступивших от конкретного поставщика, и если в накладной указан один поставщик, а в
складском ордере или в ведомости – другой, то это требует отдельного разбирательства.
После проверки копий складских ордеров, первичных документов и бухгалтерской ведомости
нужно отправиться на склад, взяв эти документы с собой. Проверка на складе проводится в таком
же порядке, как и при проведении выборочной проверки. Особое внимание следует уделять
соответствию наименования поставщика в накладной, копии складского ордера, оригиналу
складского ордера и карточке складского учета.
После завершения документальной проверки нужно вместе с заведующим складом пересчитать
реальные остатки товара и сверить их с зафиксированными. Не исключено, что при получении
одной и той же товарно-материальной ценности от разных поставщиков будет обнаружена
26
пересортица. Это, конечно, лучше, чем недостача или излишек, однако следует разобраться в
причинах возникновения пересортицы и предпринять меры по недопущению ее в дальнейшем.
2.9.Как проверить порядок проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей
В некоторых случаях для выявления возможных злоупотреблений, хищений и иных негативных
проявлений необходимо провести полную инвентаризацию хранящихся на складе товарноматериальных ценностей.
Следует отметить, что в законодательстве четко определены ситуации, когда необходимо
проведение инвентаризации: при смене материально ответственных лиц, окончании
календарного года, после обнаружения кражи, после случившихся форс-мажорных
обстоятельств (пожар, наводнение и т. п.). Однако при наличии соответствующих оснований
целесообразно проведение внеплановых инвентаризаций.
Порядок проведения полной инвентаризации отличается от проведения внезапных или
тематических проверок. Во-первых, руководитель должен издать соответствующий приказ. Вовторых, необходимо создать инвентаризационную комиссию, состав которой отразить в приказе.
В рассматриваемом случае в качестве председателя комиссии следует назначить директора (ведь
именно он является инициатором проведения инвентаризации).
Далее следует поручить бухгалтеру подготовку инвентаризационной ведомости. Форма этой
ведомости утверждена законодательно. В инвентаризационной ведомости указывается состав
комиссии, дата проведения инвентаризации и иные обязательные реквизиты, в частности –
полный перечень номенклатуры. Кроме этого, в ведомости отражаются остатки товарноматериальных ценностей по данным бухгалтерского учета, фактические остатки, установленные в
результате проведения инвентаризации, и отклонение фактических данных от данных
бухгалтерского учета. Фактические данные вносятся в ведомость в процессе проведения
инвентаризации (по принципу «посчитал реальный остаток – записал в ведомость»).
По окончании инвентаризации осуществляется сверка остатков товарно-материальных ценностей,
числящихся по данным бухгалтерского учета, с фактическими остатками. При обнаружении
излишков или недостач составляется соответствующий акт, а также фиксируются объяснения
материально ответственных лиц.
Перед проведением полной инвентаризации, в отличие от выборочных и тематических проверок,
не нужно сверять складские ордера с первичными документами и бухгалтерской ведомостью
движения и остатков товарно-материальных ценностей. Выполнение такой сверки по всей
номенклатуре – слишком трудоемкая работа, которая отнимет очень много времени. Поэтому
сначала нужно провести инвентаризацию, сверить фактические данные с бухгалтерскими и уже по
тем позициям, по которым обнаружен излишек или недостача, провести такую сверку. Не
исключено, что будут найдены какие-либо несоответствия.
Обычно о проведении полной инвентаризации информируют заведующего складом. Это
необходимо для того, чтобы в день инвентаризации не производился прием или отпуск товарноматериальных ценностей со склада. Однако о внезапной инвентаризации можно никого не
предупреждать: если какой-то товар был принят на склад или отпущен в день проведения
инвентаризации, то это должно быть подтверждено соответствующими документами
(накладными).
2.10.Как проверить учет основных средств
Сначала следует определиться с тем, учет каких основных средств и за какой интервал времени вы
желаете проверить. После этого нужно потребовать в бухгалтерии соответствующие документы:
27
карточки учета основных средств, акт ввода объекта основных средств в эксплуатацию, ведомость
начисления амортизации, заверенную подписью бухгалтера. В некоторых случаях (например, если
объект основного средства поступил на предприятие в проверяемый период) могут понадобиться
также документы, подтверждающие их приобретение: договор (контракт) на поставку объекта
(объектов) и товарно-транспортная накладная.
Нужно проследить правильность начисления износа. При неправильном начислении (например,
если нормы завышены) полная стоимость объекта основных средств будет списана быстрее. В
результате может сложиться ситуация, когда объект основных средств, будучи в неплохом и
вполне рабочем состоянии, окажется полностью списанным; разумеется, недобросовестный
бухгалтер не преминет воспользоваться удобной возможностью нагреть на этом руки.
Как же определить правильность начисления износа? Для начала нужно узнать у бухгалтера
нормы начисления амортизации на каждый из проверяемых видов основных средств. Обычно эти
нормы указываются в процентах в год – например, 10 % от полной стоимости объекта. Очевидно,
что если износ начисляется ежемесячно, то годовую сумму износа следует разделить на 12; при
ежеквартальном начислении износа годовую сумму износа нужно разделить на 4. Кстати, нормы
начисления амортизации можно узнать не только у бухгалтера: они закреплены законодательно, и
их можно как приобрести в магазине специализированной литературы, так и найти в Интернете.
После того как вы рассчитали сумму амортизации каждого проверяемого объекта основных
средств, можно приступать к проверке правильности начисления износа. Для этого нужно взять
ведомость, которую предоставил вам бухгалтер, и подробно сверить все начисленные суммы
износа с той суммой, которая получилась у вас. Если вы обнаружили расхождение (особенно если
сумма начисления износа в бухгалтерской ведомости превышает получившуюся у вас), то следует
потребовать у бухгалтера объяснений, почему он начисляет амортизацию в размере, большем
разрешенного законодательно.
Если превышение норм начисления и списания амортизации обнаружат налоговые органы, то это
повлечет за собой серьезные финансовые санкции. Ведь суммы начисленной амортизации
списываются на затраты предприятия; следовательно, при превышении норм амортизации
увеличивается сумма затрат и соответственно уменьшается налогооблагаемая прибыль, что
является серьезным нарушением налогового законодательства.
Зная это, опытный бухгалтер может пойти на хитрость. Начислять амортизацию он будет по
завышенным нормам, а списывать начисленный износ на затраты – в пределах установленных
норм. Остальная сумма амортизации будет списываться за счет прибыли, остающейся в
распоряжении предприятия. В такой ситуации при проведении проверки налоговые органы могут
не предъявлять претензий: ведь на затраты относится сумма амортизации в пределах
установленных норм, следовательно, сумма затрат не завышается, а налогооблагаемая прибыль не
занижается. В то же время объект (объекты) основных средств списывается в ускоренном порядке,
в результате чего он будет полностью списан намного раньше нормативного срока службы.
После того как вы проверили правильность начисления и списания амортизации, следует
посмотреть на остаточную стоимость проверяемых основных средств. Если вы видите, что
стоимость того или иного объекта в скором времени будет полностью списана, рекомендуется
лично проверить его состояние. Кто знает – может, даже после списания с него можно будет
получить хоть какой-то доход? В качестве примера можно привести легковой автомобиль:
допустим, его стоимость списана полностью, но он еще находится в рабочем состоянии. Это,
кстати, неудивительно: хотя полная стоимость какого-либо автомобиля должна списываться через
10 лет, по российским меркам такой автомобиль считается вполне работоспособным.
28
Что касается автомобилей, то их полная стоимость списывается в зависимости не только от срока
службы, но еще и от пробега. Ресурс каждого автомобиля, выраженный в километрах пробега,
устанавливается предприятием-производителем и указывается в техническом паспорте.
С автомобиля, на всю стоимость которого начислен износ, можно снять некоторые запасные
части, после чего продать их: как известно, рынок бывших в употреблении комплектующих в
современной России процветает. Имейте в виду, что если вы этого не сделаете, то высока
вероятность того, что это сделают другие сотрудники фирмы (например, бухгалтер, вступивший в
сговор с водителем, который работал на списанном автомобиле).
Часто у руководителей и бухгалтеров предприятий возникает вопрос, как законным образом
завершить списание и утилизацию автомобиля. На самом деле, ведь не отправлять же на свалку
автомобиль, у которого остались вполне пригодные к эксплуатации запасные части – лобовое,
боковые и заднее стекла, зеркала, спидометр, крылья, крышка багажника (у легковых
автомобилей), капот и т. д. Эти запчасти вполне могут послужить другому аналогичному
автомобилю.
Согласно действующему законодательству нужно снять со списанного автомобиля пригодные к
эксплуатации запасные части и оприходовать их на склад. При этом стоимость каждой запасной
части определяется индивидуально, с учетом износа. Обычно для оценки снятых со списанной
машины запасных частей создается специальная комиссия. При этом принимаются во внимание
многие факторы: внешний вид детали, нормы начисления износа на нее (при наличии таковых),
интенсивность эксплуатации и др.
После того как все более-менее пригодные запасные части сняты со списанного автомобиля и
оприходованы на склад, следует связаться с организацией, занимающейся переработкой либо
утилизацией металлолома, и заключить с ними договор. Перед тем как забрать остатки
автомобиля, они выдадут вам соответствующий документ. И только после этого можно считать,
что списание автомобиля осуществлено в полном соответствии с действующим
законодательством.
Проверяющие органы обязательно обращает внимание на оприходование на склад запасных
частей со списанного автомобиля и сдачу его специализированной организации для дальнейшей
утилизации или переработки.
После проверки состояния основных средств, которые в скором времени должны быть списаны
(при наличии таковых), следует проверить наличие всех проверяемых основных средств, не
забывая при этом сверять их инвентарные номера. Среди руководителей предприятий и
организаций бытует ошибочное мнение, что несписанные основные средства никто не ворует в
первую очередь из-за их больших размеров. И правда, как незаметно украсть станок или угнать
принадлежащий фирме автомобиль? Ведь о таком ЧП сразу станет известно окружающим: кражу
станка обнаружит тот, кто на нем работает, кражу автомобиля – начальник гаража, водитель или
механик.
Однако существуют и менее габаритные объекты: компьютеры, факсы, копировальные аппараты,
сканеры и иная оргтехника. Например, сканер похитить совсем несложно – нередко он
помещается в рабочем портфеле. Хитрый мошенник не похитит сканер, а просто заменит его
более старым, подделав инвентарный номер. Именно поэтому при проверке фактического наличия
основных средств нужно учитывать и их внешний вид, и производителя, и дату изготовления – не
исключено, что такая бдительность принесет свои плоды.
Следует также обращать внимание на комплектность объектов основных средств. Например,
станок может поставляться в комплекте с защитным экраном, автомобиль – с чехлом для стоянки.
Это указывается предприятием-изготовителем в техническом паспорте объекта.
29
Особое внимание при проверке следует уделять тем объектам, которые подвергались ремонту или
нуждаются в периодическом обслуживании сторонней организацией. Необходимо попросить у
бухгалтера все документы, относящиеся к ремонту и обслуживанию, поинтересоваться, каким
образом списывались соответствующие затраты. Не будет лишним самостоятельно проверить
нынешнюю стоимость аналогичных работ – как вы уже знаете, фирмы, которые занимаются
ремонтом и обслуживанием, нередко искусственно завышают стоимость работ, а бухгалтер
закрывает на это глаза.
В таком случае нужно объявить бухгалтеру о том, что вы берете погашение задолженности
контрагента, с которым беседовал бухгалтер, под личный контроль и что за каждый день
просрочки платежа из заработной платы бухгалтера будут удерживаться штрафные санкции,
например 0,5 % от суммы задолженности. Санкции будут сняты либо после полного погашения
задолженности, либо после того, как бухгалтер предпримет со своей стороны все возможные меры
для уплаты этого долга.
К основным мерам, которые бухгалтер должен предпринять для погашения задолженности, можно
отнести следующие:
– устное требование погасить задолженность (желательно сделать это в присутствии руководителя
предприятия);
– выставление через банк платежного требования на полную сумму задолженности;
– если указанные выше способы не возымели действия – подача заявления в Хозяйственный суд
для взыскания полной суммы задолженности в судебном порядке.
Если у компании-должника отсутствуют денежные средства, то при положительном решении
Хозяйственного суда у него будет изъято имущество на сумму, необходимую для погашения
задолженности. Поэтому если бухгалтер подал документы в Хозяйственный суд, то можно
считать, что он предпринял все меры для погашения задолженности, и снимать наложенные на
него финансовые санкции.
2.11.Как провести аудиторскую проверку
Если руководитель предприятия сомневается в профессионализме или честности своего
бухгалтера, а проверки, выполненные своими силами, не помогли прояснить ситуацию, то можно
воспользоваться услугами независимых аудиторов. Такой способ проверки деятельности
бухгалтера является одним из самых надежных: ведь делом займутся профессионалы, которые,
возможно, имеют опыт работы не только бухгалтером, но и, например, налоговым инспектором,
ревизором и т. д.
Перед тем как обращаться в аудиторскую компанию, нужно четко представить себе, что именно
вы хотите проверить. Если поводом для аудиторской проверки послужили ваши сомнения
относительно профессионализма бухгалтера, то целесообразно провести комплексную проверку
хотя бы за последний год (а лучше – за все время работы бухгалтера). Можно заказать проверку
только тех участков учета, в которых, как вы полагаете, могут быть найдены следы
злоупотреблений либо мошенничества (например, проверить только кассовые операции и ведение
расчетов с контрагентами или только учет товарно-материальных ценностей).
Кстати, некоторые аудиторские компании выполняют только комплексную проверку
правильности ведения учета и составления отчетности, а от проведения выборочных,
тематических или обзорных проверок отказываются, поскольку не хотят заниматься «мелкими»
заказами. Если же вы твердо решили проверить только определенный участок учета и не желаете
заказывать полную комплексную проверку, то ищите нужную аудиторскую компанию. Например,
компания ООО «Иваудит» предоставляет клиентам такого рода аудиторские услуги.
30
Если обзорная
аудиторская проверка выявила наличие нарушений, злоупотреблений и
мошенничества, то после ее окончания рекомендуется провести комплексную проверку. Дело в
том, что многие виды нарушений не существуют сами по себе, а оказывают влияние на другие
участки, тем самым накладывая отпечаток на состояние учета в целом. Например, если бухгалтер
похитил наличные деньги из кассы предприятия и списал их на хозяйственные расходы, не
подтвердив это соответствующими оправдательными документами, то такое нарушение повлечет
за собой увеличение суммы расходов предприятия, а, следовательно, и уменьшение
налогооблагаемой прибыли. Отсюда, в свою очередь, вытекают неполный расчет и уплата
налогов. То же самое касается неправомерного списания сырья, материалов и товарноматериальных ценностей, завышения норм амортизации и др.
По окончании аудиторской проверки нужно внимательно ознакомиться с ее результатами. Отчет
аудиторской компании о проведении проверки может содержать в себе массу специфических, а
потому во многом непонятных для руководителя терминов, понятий, выводов, заключений и т. п.
Поэтому рекомендуется изучать результаты проверки не в одиночку, а с помощью проводившего
проверку аудитора, расшифровывая для себя все непонятные моменты. Отмечу, что если проверка
выявила серьезные нарушения и тем более факты злоупотреблений служебным положением и
мошенничества, то привлекать своего бухгалтера для оказания помощи в изучении результатов
проверки нецелесообразно.
А вот привлечь бухгалтера для дачи объяснений в таком случае нужно обязательно. При этом
сразу сообщите ему, что если вы не будете удовлетворены его ответами, то не исключено, что ему
придется давать не объяснения, а показания, и не вам, а представителям соответствующих
органов, куда вы непременно обратитесь. Независимо от того, планируете вы обращаться в эти
органы или нет, такая фраза подействует на бухгалтера самым благотворным образом. Желание
врать и изворачиваться у него, вероятнее всего, исчезнет: расскажет все, что он делал незаконно,
кто ему помогал и с кем он делился.
Некоторые недобросовестные бухгалтеры, зная, что за ними есть серьезные прегрешения, могут
попытаться выйти на контакт с представителями аудиторской компании, проводящей проверку, и
предложить им за соответствующее вознаграждение скрыть те либо иные факты.
Однако в большинстве случаев опасаться этого не стоит: аудиторы, как правило, дорожат своей
работой (не секрет, что работа аудитора оплачивается весьма неплохо), а также репутацией
компании и не захотят наживать себе неприятности ради сомнительного предложения. Кроме
этого, если после аудитора предприятие будет проверять налоговая инспекция и обнаружит
нарушения, которые не были выявлены до нее, то это будет серьезным ударом по репутации
аудиторской компании. Не исключено, что подобным предложением бухгалтер только усугубит
свое положение: обычно аудиторы докладывают обо всем руководителям проверяемых
предприятий.
3. Рекомендации по построению системы мониторинга финансово-хозяйственного состояния
малого предприятия
3.1.Как понять: воруют в компании или нет?
Насторожить владельца компании должно отсутствие прибыли при вложении денег в
производство: объемы произведенной продукции растут, а прибыль падает. Как правило, главный
мошенник владельцу все «объяснит»: «рынок», «конкуренты», «сырье хуже стало»... Но у
владельца бизнеса должен быть твердый принцип: доверяй, но проверяй!
Практика аудиторских проверок показывает, что если у компании возникли проблемы с
финансами, то в 70% случаев — это хищение.
31
Процедурами, выявляющими факты мошенничества, являются:
 проведение сравнения с последними ценовыми предложениями на аналогичные
предложения на рынке;
 контроль условий заключаемых контрактов и порядка выставления счетов;
 анализ данных о том, каким образом продавец (покупатель) «нашли друг друга»;
 изучение «истории» продавца (покупателя) с целью выявления факторов зависимости;
 контроль бюджета и другой финансовой информации;
 независимые оценки работы предприятия.
3.2.Что же делать собственнику? Финансовый контроль
Для каждой компании существуют свои способы и методы такой работы, применить которые для
других компаний в силу их специфики просто невозможно. Однако ряд принимаемых мер все же
позволит если не изжить в компаниях факты хищения, то хотя бы их сократить. Эти меры, хотя
просты и всем известны и не требуют значительных затрат, но являются достаточно
эффективными:
1.
Со всеми материально ответственными лицами (кладовщиками, прорабами, начальниками
участков, цехов, производств, кассирами) в обязательном порядке должны быть заключены
договоры о полной материальной ответственности.
2.
У каждого материально ответственного лица должен быт материальный (товарный)
отчет, при этом нужно помнить, что остатки материально производственных запасов на конец
месяца не только должны быть выведены, проверены бухгалтерией и самим материально
ответственным лицом, но и должна быть его собственноручная запись о том, что он с остатками
на конец месяца согласен, и все перечисленные материально производственные запасы имеются
в наличии. Категорически запретить вести материальные (товарные) отчеты в электронном
виде, считать это ненужной бумажкой и распечатывать их только для контролеров или
аудиторов.
3.
Самым эффективным способом контроля над материально ответственными лицами всегда
была инвентаризация, но проводимая не формально, а в соответствии с требованиями
законодательства, а еще лучше — с привлечением сторонних специалистов (аудиторов,
контролеров). При этом в зависимости от отрасли, бизнеса проводить ее нужно не реже 2-4 раз в
год для начала. Кассу, наличные у «подотчетников» — раз в месяц. Потом количество их можно
сократить, оставив тот же серьезный подход. Будет система — эффект не заставит себя ждать.
4.
Проводить выборочный контроль заключаемых договоров на приобретение материально
производственных
запасов,
работ,
услуг,
включая
подотчетных
лиц.
Сравнив закупочные цены в одной двух профильных компаниях, можно прийти к изумительным
выводам. Сделать это может любой сотрудник компании, вплоть до секретаря. Дополнительных
финансовых и трудовых затрат для этого не надо.
5.
Попытаться отказаться от т.н. менеджерских «откатов», работа при этом предстоит
колоссальная, в каждой компании это будет революцией, а в революционный период могут быть и
массовые беспорядки, и восстания, и шантаж. К этому надо быть готовым, запасаясь терпением,
уверенностью, успокоительными лекарствами. Если ситуацию изменить, эта статья бюджета
позволит в значительной степени стимулировать тех же менеджеров законным, а главное,
контролируемым способом.
6.
Организовать многоступенчатую систему прохождения банковских платежей, будь то
уплата налогов или закупка салфеток.
7.
С хищениями 1 уровня бороться надо, прежде всего, техническими способами: тщательно
заполнять первичную документацию, поставить, в цехе весы, камеры. То есть решается не
управлением, а техникой.
8.
Каждый вид деятельности, даже интеллектуальной, должен быть измерим. Начиная с
руководства компании, заканчивая рядовым сотрудником. Должны существовать критерии
32
эффективности, ежедневные, ежемесячные и ежегодные показатели деятельности. Необходимо
регулярно проводить анализ ситуации в компании: почему происходит скачкообразное снижение
или увеличение клиентской базы и — как результат — прибыли компании, почему начинается
массовый отказ клиентов от сотрудничества или они просто куда-то исчезают. Регулярный анализ
финансовых показателей деятельности поможет определить, с чем связаны изменения — с
объективной ситуацией на отечественном или мировом рынке или с некими субъективными
причинами.
Инструменты контроля могут быть разные, но все они важны и не исключают друг друга.
Контроль входящих и исходящих звонков. Это помогает установить, какой процент
потенциальных клиентов отработан и на каком уровне. Ведется контроль внешней переписки по
ряду ключевых слов и т.д.
Безусловно, все эти правила корпоративной культуры озвучиваются сотруднику при приеме на
работу. Это не должно быть неожиданностью, это фиксируется в подписываемом им Договоре и
Положении о коммерческой тайне.
Психологический климат в коллективе очень важен. Люди должны понимать, что им
доверяют, но проверяют, что на них лежит ответственность, под которой они подписались, и
в случае нарушения ряда правил их деяния будут наказуемы.
Система должна быть прозрачной. Собственник должен принимать участие в построении
системы, а не спускать это на основных менеджеров — собственно, главных потенциальных
«расхитителей». Ведь одни (собственники) предоставляют ресурсы, а другие (менеджеры) их
расходуют и имеют на это право. Чем больше внимания собственник уделяет своей
компании, чем больше будет о ней знать, тем сложнее будет вывести из нее финансы и
активы.
В случае отсутствия собственного времени для построения системы контроля рекомендуется
обратиться к независимым консультантам и передать эти функции им, так как зависимости от
менеджеров у них нет, что в результате даст относительно объективную картину происходящего в
бизнесе, предварительно проведя комплексный анализ деятельности предприятия, т.е. процедуру
DUE DILIGENCE.
При формировании финансовых потоков на предприятии следует особое внимание уделять
построению эффективной системы контроля на всех участках передачи данных.
1. контроль должен иметь предопределяющую фазу. На начальных этапах необходимо проводить
соответствующие процедуры, которые помогут избежать ошибок, сбоев, потерь и умышленных
действий. В качестве примера может выступать создание системы платежных карточек
(платежных реестров), в которые вносится информация о предстоящем платеже.
2. контроль осуществляется в форме сверки имеющихся активов и обязательств с текущими
показателями учета, он осуществляется в форме инвентаризации и ревизионной (а лучше
независимой аудиторской проверки).
3. контроль должен осуществляться путем сравнения плановых показателей с фактическими.
В качестве критического отклонения может быть установлено отклонение в размере 10%, но на
многих предприятиях малого бизнеса это отклонение чаще всего находится на уровне 20-30%.
Если выявлено отклонение больше критического, то должно быть принято решение об
аналитической проверке причин отклонения от плана.
Следует создать такую систему материального поощрения менеджеров, чтобы для них было
выгоднее честно работать на данном предприятии, чем заниматься отмыванием денег лично для
33
себя; создать систему финансового контроля над деятельностью менеджеров, позволяющую
отслеживать весь процесс работы менеджера с контрагентами предприятия; а также эффективно
создание автоматизированной системы процесса сбыта и закупок, как например: система CRM.
Необходимо иметь четко организованную дублированную систему движения финансовых потоков
и систему документооборота, позволяющего отслеживать эти потоки, с возможностью
выборочной внезапной несанкционированной проверки на базе IT-решений. Иметь в каждой
компании четкое соответствие проводимых бизнес-процессов и операций с их финансовой
документальной фиксацией и контролем.
Постоянно проводить мониторинг бизнес-процессов на предмет оценки рисков по условиям,
объектам, способам, возможности совершения хищений. Проводить системную проверку и оценку
персонала на «критичных» должностях и не проводить в целом антисоциальную политику в
отношении сотрудников.
Целенаправленно соблюдать требования законодательства по работе с материальными
ценностями и контролировать работу материально ответственных лиц.
Проводить мониторинг внешнего окружения компании с целью своевременного обнаружения
проявляемого интереса со стороны третьих лиц к деятельности компании, ее бизнес-процессам,
активам, документообороту, ключевым сотрудникам. Стимулировать лояльность к компании, ее
имуществу, ценностям, активам — ключевых сотрудников компании.
4.Понятие системы внутреннего контроля (СВК) малого предприятия
4.1.Элементы системы внутреннего контроля и инструменты управления
Ни для кого не секрет, что пока компания растёт, внутри могут протекать процессы, до которых
«не доходят руки», если можно так выразиться. Это касается не только персонала и бизнеспроцессов, но и, к сожалению, финансовых потоков и управленческого учёта. Руководитель
понимает, что когда-нибудь нужно наводить порядок в этих вопросах и потом «спать спокойно».
Но при бурном развитии компании ему не всегда удается на это отвлечься. И зная о том, что это
надо, на практике, как правило, всё откладывается «на потом».
Руководитель компании или собственник не всегда находит время на понимание данной ситуации,
т.к. он все время на переговорах, встречах и т.п. Коммерческие и сервисные службы тоже не могут
посвятить этому достаточное количество времени. Возникает потребность в специальном
внутреннем ресурсе, чтобы вовремя контролировать и находить зоны риска на предмет
предотвращения финансовых хищений. Более того, не позволять появляться новым. Но как
осуществлять контроль над всем? Ведь в компании протекает множество различных специалистов,
а специалистов, которых нужно контролировать, может быть ещё больше.
В данном случае на помощь должна прийти система внутреннего контроля. Но не простая, а
многоуровневая, позволяющая оптимальным ресурсом справляться с большим объёмом работы. И
где же эту систему взять?
На самом деле практически все имеющееся для этого уже, как правило, в компании есть. Остаётся
эту систему выстроить и отладить.
Рассмотрим, из чего состоит система внутреннего контроля, и какие другие элементы компании с
ней связаны. Под контролем понимается набор действий, связанных с подготовкой,
проверкой и визированием финансовых документов, которые направлены на выявление
несоответствий стандартам в этих документах. Иными словами, каждый процесс подготовки
34
значимых финансовых документов должен содержать эффективные действия по контролю за их
составлением. Наличие таких действий в компании позволяет выявлять существенные ошибки до
подписания документов ответственными лицами.
В соответствии с аудиторским стандартом № 8: «Система внутреннего контроля — это
специальные процедуры, введенные руководством (собственниками, директором, главным
бухгалтером) для недопущения либо оперативного выявления и устранения как случайных, так и
умышленных искажений в учете и отчетности; обеспечения сохранности имущества
организации».
Основные задачи системы внутреннего контроля:
- обеспечение надежности и достоверности информации;
- защита активов и собственности;
- эффективное использование ресурсов предприятия;
- обеспечение соответствия выполняемых работ политикам, процедурам и регламентам компании;
- помощь менеджерам в достижении целей и задач компании.
Система внутреннего контроля строится на:
1. разделении обязанностей. Для предотвращения злоупотреблений и хищений необходимо
разделение обязанностей по хранению материальных ценностей, совершению сделок и учету.
Кроме того, в случае, когда каждый отдел будет вести учет своей деятельности полностью, то
возрастает опасность предоставления им ложных данных с целью улучшения показателей.
2. наличии эффективных процедур санкционирования операций. Для осуществления операций
необходимо наличие решения ответственных лиц, выполнения всех формальностей.
3. своевременном надлежащем документировании операций. При большом интервале времени
между совершением операции и фактом ее учета возрастает вероятность ошибки.
4. фактическом контроле за имуществом и документацией. То есть использование технический
средств и процедур, предотвращающих утерю, изъятие или неправомерное изменение учетной
документации.
5. осуществлении независимых проверок. Это одна из функций внутреннего аудита.
Система внутреннего контроля включает следующие элементы:
 контрольная среда;
 процесс оценки рисков аудируемым лицом;
 информационная система, в том числе
(бухгалтерской) отчетности;
 контрольные действия;
 мониторинг средств контроля.
связанная
с
подготовкой
финансовой
Описание элементов системы внутреннего контроля приведено в приложении №2 к аудиторскому
стандарту №8
При внедрении данной системы нельзя руководствоваться только формальными признаками
соответствия закону. Важно проникнуться идеей необходимости системы управления
соответствиями, что позволит получить эффективную систему внутреннего контроля и тестов. Вся
система считается эффективной, если объем снижаемых финансовых рисков превышает затраты
на выполнение контроля и их тестирование, а также на поддержание всей системы в
работоспособном состоянии.
35
5.Рекомендации по разработке СВК
Система многоуровневого внутреннего контроля должна включать в себя не только
подразделение, выполняющее функции безопасности, ревизий и аудита, но и контроль на местах
от самоконтроля и контроля начальником своих подчинённых - до контроля акционерами своих
инвестиций.
Сама система многоуровневого внутреннего контроля – больше идеология, чем методика.
Она не разделяет и не выделяет какое-то отдельное направление. То есть она должна в себя
включать все направления: и безопасность, и аудит, и контроль как ревизионный, так и
контроль руководителем своих подчинённых, и самоконтроль. Построение подобной системы
может быть внедрено на любых предприятиях, при этом не имеет значения каким видом бизнеса
или производства оно занимается. Главное, чтобы была иерархия, понятные процессы и
желание руководства. И от того, как владелец или руководитель компании определит уровень и
производственную мощность такой системы – так она и будет давать ему свою отдачу.
На практике многие руководители не понимают, что не только снижение потерь и возмещение
недостач увеличивает прибыль. Так же большую роль в конкурентоспособности компании
играет повышение личной и коллективной ответственности, и контроль всех и всего, что в
свою очередь позволит повысить качество выполняемых работ. При помощи системы
многоуровневого контроля появляется возможность не только возмещать потери, но и регулярно
проводить их профилактику, а также оптимизировать внутренние процессы компании, включая те
отложенные процессы и вопросы, входящие в вышеупомянутую категорию «потом».
Построение системы внутреннего контроля (СВК) предполагает определение наиболее
существенных рисков (которые могут повлечь за собой финансовые потери), разработку
контрольных процедур, а также создание системы тестирования эффективности контрольных
процедур.
Несмотря на то что в зарубежной практике СВК получила широкое распространение, немногие
финансовые директора и первые лица российских предприятий осознают ее необходимость. Это
объясняется тем, что эффект от внедрения процедур внутреннего контроля не всегда может быть
получен
мгновенно
и
поддается
количественной
оценке.
При организации СВК необходимо прежде всего сосредоточиться на предупредительном, а не
последующем контроле в компании. Затраты на предупредительный контроль в полной мере
окупаются предотвращенными потерями.
Условно процесс внедрения системы внутреннего контроля включает четыре основных этапа:
- определение направлений контроля;
- описание бизнес-процессов;
- анализ и контроль рисков;
- тестирование качества СВК.
5.1.Определение контролируемых направлений деятельности
Внедрение системы внутреннего контроля следует начать с определения подразделений и
направлений деятельности, для которых будут разрабатываться контрольные процедуры.
Введение контрольных процедур во всех подразделениях и направлениях деятельности приведет к
тому, что на реализацию подобного проекта потребуются значительные затраты, большая часть
которых не окупится. К примеру, на производственном предприятии не имеет смысла внедрять
методы контроля для отдела кадров. Как правило, СВК используется в отделах сбыта, снабжения,
на производстве, в бухгалтерии и казначействе, то есть в тех структурных единицах, которые
напрямую связаны с формированием отчетности, управлением денежными и товарно36
материальными потоками в компании. Аналогично решается вопрос для группы компаний. Состав
направлений деятельности предприятия, для которых будут внедрены контрольные процедуры,
определяется экспертным путем. В качестве экспертов могут выступать руководители
подразделений или генеральный директор компании, то есть те специалисты, которые обладают
опытом и знанием бизнес-процессов, в большей степени подверженных различным рискам.
Система внутреннего контроля будет неполноценной, если не охватывает деятельность всех
сотрудников компании независимо от выполняемых ими работ. Это позволяет управлять
максимальным количеством рисков, которым подвержена деятельность компании.
После того как определены границы системы внутреннего контроля, составляется календарный
план-график работ и формируется рабочая группа по разработке методов контроля. В ее состав
можно порекомендовать включить внутреннего аудитора и специалиста по анализу и
идентификации рисков, а также привлекать в качестве экспертов руководителей тех
функциональных подразделений, для которых создаются процедуры контроля.
5.2.Описание бизнес-процессов
Для того чтобы выстроить эффективную СВК, нет необходимости описывать все бизнес-процессы
подразделений, которые были отобраны для внедрения процедур внутреннего контроля. В такой
ситуации СВК будет неоправданно громоздкой и неуправляемой. Для ограничения состава бизнеспроцессов следует определить существенные счета. Таковыми являются счета бухгалтерского или
управленческого учета, искажение информации по которым может ввести в заблуждение
менеджмент компании или потенциальных инвесторов. Кроме того, это могут быть счета
бухгалтерского учета, оборот за период по которым составляет более 10% по отношению к
выручке компании. Для определения существенности счетов также могут использоваться
экспертные оценки. К примеру, деятельность компании зависит от используемых ею патентов и
лицензий, стоимость которых не превышает 5% валюты баланса. Тем не менее счета учета
патентов и лицензий будут классифицированы как существенные, так как от эффективности
контроля за этими активами будут зависеть результаты работы предприятия.
Следующим шагом в процессе построения системы внутреннего контроля должно стать описание
бизнес-процессов, связанных с отражением информации на существенных счетах. Следует
отметить, что описание бизнес-процессов должно быть максимально детальным и учитывать
движение
отдельных
документов
внутри
компании.
Основной проблемой, с которой сталкиваются при организации СВК в компании, является
отсутствие или не очень внятное содержание внутренних стандартов и регламентов.
Первой задачей работников службы внутреннего контроля должна стать разработка
системы внутрифирменных стандартов.
После утверждения таких стандартов, как положение о документообороте, положение о системе
бюджетирования, учетная политика (отдельно для бухгалтерского и управленческого учета),
регламент представления периодической финансовой отчетности директору и собственникам
бизнеса, положение о внутреннем аудите компании, – «правила игры» станут всем понятны, а
служба внутреннего контроля получает реальный инструмент для организации своей работы.
Основная задача, которая должна быть решена в ходе описания бизнес-процессов, - наглядное
представление всех работ, выполняемых сотрудниками подразделений, для того чтобы в
дальнейшем на основании этих данных определить участки, связанные с риском возникновения
недостоверной информации или существенных финансовых потерь.
5.3.Анализ и контроль рисков
На этом этапе бизнес-процессы компании анализируются на предмет существования рисков,
которые могут привести к значительным финансовым потерям для компании.
37
Следует отметить, что внимание нужно уделять только тем рискам, которые действительно
могут привести к существенным финансовым потерям, либо исказить финансовую или
управленческую отчетность.
Наиболее точно идентифицировать риски, связанные с теми или иными бизнес-процессами,
можно путем анализа накопленной компанией информации о негативных событиях (ошибки в
отчетности, кражи, порча товарно-материальных ценностей и т. д.), периодичности их
возникновения
и
размере
причиненного
ущерба.
Однако подобная ситуация может существовать лишь в компаниях, внедривших систему
менеджмента качества. У предприятия, которое до момента внедрения системы внутреннего
контроля не осуществляло систематизированное управление рисками, подобные статистические
данные, как правило, отсутствуют. В такой ситуации идентификация рисков может быть
полностью возложена на экспертов - руководителей подразделений. К примеру, главный
бухгалтер, длительное время проработавший в компании, всегда может довольно точно
предсказать, где могла быть допущена ошибка, если не сходятся статьи актива и пассива. От
экспертов также потребуется оценить периодичность возникновения неблагоприятных событий и
вероятный ущерб. На этапе внедрения СВК экспертные оценки существующих рисков могут
обладать большой погрешностью. Однако в будущем, внедрив систему внутреннего контроля и
накопив достаточное количество данных о возникших ошибках в работе подразделений, состав
рисков
и
их
существенность
могут
быть
оценены
с
высокой
точностью.
Для наиболее существенных рисков, связанных с серьезными финансовыми потерями,
разрабатываются контрольные процедуры.
Дело в том, что риски работы любого предприятия связаны с отраслевой спецификой. Процесс
выплаты денежных средств имеет много общих этапов для компаний, работающих в разных
отраслях, но этот пример скорее исключение. Для каждого риска определяется существенный
счет, данные которого могут быть искажены в результате наступления рискового события. Как
правило, разные компании используют различные методики определения существенности счетов
финансовой отчетности. Например, существенными могут признаваться счета, обороты или
сальдовые остатки по которым превышают 5% от прибыли до вычета налога на прибыль,
дивидендов и процентов по кредитам. Еще один критерий существенности счета - ликвидность
учтенных на счете активов и пассивов. Скажем, денежные средства обладают высокой
ликвидностью, следовательно, связаны с высокими рисками их потери. Поэтому счета учета
денежных средств всегда можно рассматривать как существенные. Также необходимо
анализировать действующие контрольные процедуры (см. таблицу).
Таблица. Описание рисков и действующих контрольных процедур
Риск №п/п
Оплата не заказанных
товаров и услуг
2. Оплата не заказанных
товаров и услуг
(изменение требования)
3. Несанкционированный
доступ в систему «Банкклиент»
4. Бухгалтер не проводит
операцию по списанию
задолженности или проводит
в неточной сумме
Требование на оплату
будет изменено после
утверждения, что может
привести к закупке, не
заказанной компанией
Сотрудник, имеющий
право доступа в
помещение казначейства,
создаст платежное
поручение на оплату
товаров и услуг, не
заказанных компанией,
для личных целей
Бухгалтер не проведет или
проведет в неточной сумме
операцию по списанию
кредиторской
задолженности
Описание риска
Исполнитель создаст
требование на оплату
товаров и услуг, не
заказанных компанией, для
личных целей
38
Наименование шага бизнес-процесса
Создание требования на оплату и передача документов в
бухгалтерию
Создание платежного
поручения
Проводка Дт XX Кт 51.XX
Да
Да
Существенность риска
Да
Нет
Детальное описание контрольных процедур, цели, частота проведения контроля
Согласование требования на
оплату. Цель контроля: не
допустить потери активов.
Описание контрольной
процедуры: как только
создано требование, оно
становится доступным для
просмотра. Требование
проверяют: начальник
отдела, начальник
управления, бюджетный
контролер. Требование
попадает на следующий
уровень согласования,
только если оно согласовано
на всех предыдущих
уровнях. Частота контроля:
для каждого требования.
Входящие документы:
требование на оплату
Утверждение платежного
поручения. Цель
контроля: не допустить
потери активов. Описание
контрольной процедуры:
как только создано
платежное поручение, оно
становится доступным для
утверждения в
распределенной системе
«Банк-клиент».
Требование утверждают
должностные лица,
имеющие право подписи
платежных поручений.
При утверждении
последним должностным
лицом платежное
поручение автоматически
отправляется в банк.
Частота контроля: для
каждого требования.
Входящие документы:
шаблон платежного
поручения с реквизитами
платежа
Сверка взаиморасчетов.
Цель контроля: точное
отражение состояния
расчетов. Описание
контрольной процедуры:
бухгалтер производит сверку
с контрагентом на
ежеквартальной основе.
Частота контроля:
ежеквартально. Входящие
документы: проводки,
первичные документы
-
Отметка об утверждении
платежного поручения в
системе «Банк-клиент»
Акт сверки взаиморасчетов,
квартальный анализ сверки с
дебиторами/кредиторами
-
Да
Да
Да
Нет
-
Свидетельство реализации контроля (документ/файл)
Подпись требования каждым
сотрудником, который
производит согласование
Контроль покрывает риск
Да
Эффективность выбранной контрольной процедуры
Да
-
Существенный счет
Денежные средства
Кредиторская задолженность
Рекомендации по доработке контрольных процедур
39
Нет
Нет
Нет
Контрольная процедура
неэффективна, так как выбор
контрагентов сделан только
на основании крупных
балансов дебиторов
/кредиторов и не учитывает
крупные обороты.
Доработать инструкцию по
процедуре сверки с
контрагентами
Как правило, внедрение контрольных процедур предполагает создание дополнительных уровней
согласования. К примеру, для того чтобы бухгалтер осуществил платеж по заявке
производственного подразделения, необходимо завизировать ее у финансового директора.
Контрольные процедуры могут заключаться также в распределении ответственности. Для
процесса закупок контроль будет сводиться к тому, что заказчиком выступает производственное
подразделение компании, и оно же контролирует качество приобретенных материалов; поиск
поставщика и работу по договорам поставки осуществляет отдел снабжения, а процесс оплаты
контролируется финансовым директором.
В качестве примера внутреннего контроля можно привести формирование актов сверки с
дебиторами. Казалось бы, простой и понятный инструмент, но далеко не у всех предприятий
формируются акты сверки со всеми своими контрагентами. Отсутствие таких актов может
привести к следующей ситуации. Предположим, у компании-дебитора есть встречные требования
к предприятию, например, оплачен аванс в счет будущей поставки. Если в ближайшем будущем
компания-дебитор обанкротится и будет образована ликвидационная комиссия, то отсудить
полученный аванс без актов сверки будет крайне сложно. А доказать, что этот аванс должен быть
зачтен в счет погашения ранее возникшей дебиторской задолженности, практически невозможно.
Эффективность создаваемых процедур контроля будет зависеть от выполнения следующих
факторов:
- четко определена и понятна ответственность должностных лиц за выполнение контрольных
процедур;
- разграничен доступ к информации или действию;
- все транзакции авторизуются в соответствии с принятыми регламентами;
- существует документально оформленное описание процедур контроля;
- задачи контроля, исполнения и принятия решений распределены между сотрудниками.
Важно отметить, что для исполнения созданных процедур контроля необходимо их
документальное оформление. Описание контрольной процедуры должно содержать
следующие основные положения: цели контроля; последовательность действий;
периодичность проведения контроля; ответственный за контроль сотрудник; документ, в
котором отражен факт осуществления контроля (к примеру, лист согласований).
5.4.Тестирование качества внедренных контрольных процедур
Эффективная система внутреннего контроля предполагает тестирование контрольных процедур и
оценку их качества.
Тестирование системы контроля проводится по двум направлениям:
- соблюдение разработанных регламентов контрольных процедур;
- появление ошибок в отчетности, которые не были предотвращены системой контроля.
40
Соблюдение разработанных регламентов оценивается путем выборочной проверки документов, в
которых должен быть отражен факт контроля. К примеру, по ряду платежных поручений
проверяется наличие правильно оформленных и подписанных листов согласования.
Появление ошибок в отчетности выявляется в ходе аудита отчетности и первичной документации.
После того как проведен аудит существующих контрольных процедур, формируется аудиторский
отчет, который содержит следующие разделы: аудиторские замечания; потенциальные риски;
рейтинг риска (высокий, средний, низкий); рекомендации аудиторов; планируемые действия
менеджмента; дата устранения замечания; ответственное лицо. В первую очередь отчет
обсуждается с менеджерами подразделений, к которым есть замечания. Крайне важно получить от
них ответ: согласны ли они с высказанными комментариями, и в какие сроки будут предприняты
меры для устранения недостатков.
Таблица. Оценка рисков
Бизнеспроцесс
Основные
риски
Вероятность
реализации
риска и
степень
воздействия
на бизнес до
внедрения
СВК
Контроль за
рисками
Вероятность
реализации
риска и
степень
воздействия
на бизнес
после
внедрения
СВК
Запросы
менеджмента
на
проведение
аудита
Дата
последнег
о аудита
Продажи
Отгрузки
готовой
продукции
Отгрузки по
некорректным
накладным
Высокая
Разделение
обязанностей
по подготовке
товарных
документов и
контролю за
отгрузкой.
Продажи
подтверждены
договорными
отношениями
Низкая
Проведение
аудита
ежегодно
I кв. 2005
г.
Предоставлени
е скидок
Предоставлени
е скидок,
необусловленн
ых политикой
по скидкам
Средняя
Процедура
контроля за
предоставлени
ем скидок
разработана и
соблюдается.
Менеджмент
регулярно
проверяет ее
выполнение
Низкая
Аудит по
требованию
коммерческог
о директора
-
Управление
складом
готовой
продукции
Затоваривание
или недостаток
товара
Высокая
Планирование
продаж и
производства
(закупок).
Анализ и
прогноз
Средняя
Ежегодный
аудит
IV кв. 2004
г.
…
…
…
…
…
…
…
41
Бизнеспроцесс
Основные
риски
Вероятность
реализации
риска и
степень
воздействия
на бизнес до
внедрения
СВК
Контроль за
рисками
Вероятность
реализации
риска и
степень
воздействия
на бизнес
после
внедрения
СВК
Запросы
менеджмента
на
проведение
аудита
Дата
последнег
о аудита
Аудит по
требованию
директора по
снабжению
-
Производство
Закупка сырья
и материалов
Некачественно
е или дорогое
сырье
Средняя
Тендер для
поставщиков.
Мониторинг
цен на рынке.
Контроль
качества
Низкая
Надо отметить, что в течение первого полугодия с момента внедрения системы необходимо
ежемесячное тестирование процедур контроля. Это позволит исключить ошибки, допущенные при
разработке. В дальнейшем тестирование системы внутреннего контроля может проводиться раз в
полгода.
Систему аудитов необходимо выстраивать исходя из существенности контролируемых рисков. В
нашей практике работы все подразделения компании были поделены на три группы в зависимости
от размеров и объемов денежных потоков. Для первой категории аудит контрольных процедур и
собственно процессов проводится раз в год, для второй категории – раз в два года, для третьей –
раз в три – пять лет.
По результатам тестирования должен составляться отчет о его результатах, который также
включает рекомендации по устранению выявленных недостатков контрольных процедур.
5.5.Автоматизация внутреннего контроля
Обеспечить строгое выполнение разработанных контрольных процедур можно путем внедрения
информационных систем. К примеру, информационная система может обеспечивать электронный
документооборот и блокировать платежи, которые не были авторизованы, или не позволять
сформировать документы, необходимые для отгрузки продукции покупателю, если он исчерпал
свой
кредитный
лимит.
Существует также программное обеспечение, позволяющее тестировать созданные контрольные
процедуры, к примеру, Aris Audit Manager; есть отдельные модули в Axapta, SAP, Oracle.
5.6.Что можно посоветовать компаниям, которые только начинают внедрять систему
внутреннего контроля?
Описание бизнес-процессов в форме создания письменных положений, процедур и инструкций,
определяющих порядок выполнения процесса, - это отправная точка для любой компании при
создании системы внутреннего контроля. Только после описания финансовых, а также основных
процессов закупки, производства и сбыта можно приступать к выявлению рисков.
42
Список литературы:
1. Уголовный кодекс РФ от 13 июня 1996 г. N 63-ФЗ (УК РФ) (с изменениями и
дополнениями);
2. Трудовой кодекс Российской Федерации (с изменениями и дополнениями) (далее по тексту
ТК РФ);
3. Федеральный закон от 30.12.2008 г. №307-ФЗ «Об аудиторской деятельности» (с
изменениями и дополнениями) (далее по тексту Закон об аудиторской деятельности);
4. Федеральный закон от 21.11.1996 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изменениями и
дополнениями) (далее по тексту Закон о бухгалтерском учете);
5. Федеральный стандарт аудиторской деятельности (ФСАД 5/2010)"Обязанности аудитора по
рассмотрению недобросовестных действий в ходе аудита" (утв. приказом Минфина РФ от
17 августа 2010 г. N 90н);
6. Правило (стандарт) N 8. Понимание деятельности аудируемого лица, среды, в которой она
осуществляется, и оценка рисков существенного искажения аудируемой финансовой
(бухгалтерской) отчетности (с изменениями от 19 ноября 2008 г., 27 января 2011 г.) утв.
Постановлением Правительства РФ от 23 сентября 2002 г. N 696 (с изм. от 19 ноября 2008
г.);
7. Постановление Правительства Российской Федерации от 01.01.2002 г. N 1 «Классификация
основных средств, включаемых в амортизационные группы» (далее по тексту
Классификация основных средств»;
8. Положения по бухгалтерскому учету (с изменениями и дополнениями) (далее по тексту
ПБУ с №1/2008 по № 21/2008);
9. Постановление Госстандарта Российской Федерации от 26 декабря 1994 г. N 359
«Общероссийский классификатор основных фондов ОК 013-94 ОКОФ» (с изменениями и
дополнениями) (далее по тексту ОКОФ);
10. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 21 января 2003 г. №7 «Об
утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету
основных средств»;
11. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 г. N 88 «Об
утверждении унифицированных
форм первичной учетной документации по учету
кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (с изменениями и
дополнениями);
12. Приказ Минфина Российской Федерации от 13.10.2003 г. N 91н «Об утверждении
Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств» (с изменениями и
дополнениями);
13. Приказ Минфина Российской Федерации от 31.10.2000 г. N 94н «Об утверждении Плана
счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и
инструкции по его применению» (далее по тексту План счетов);
14. Приказ Минфина Российской Федерации от 29.07.1998 г. № 34н «Об утверждении
Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской
Федерации» (с изменениями и дополнениями) (далее по тексту Положение по ведению
бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ);
15. Приказ Минфина Российской Федерации от 13.06.1995 г. № 49 «Об утверждении
методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (с
43
изменениями и дополнениями) (далее по тексту Методические указания по инвентаризации
имущества и финансовых обязательств);
16. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв.решением Совета
Директоров ЦБР 22 сентября 1993г. N40 (далее по тексту Порядок ведения кассовых
операций в РФ);
17. Альбрехт С., Венц Дж., Уильяме Т. Мошенничество. Луч света на темные стороны бизнеса/
Пер. с англ. СПб.: Питер, 1995г.;
18. Гладкий А. «Не дай себя надуть бухгалтеру! Книга для руководителя и владельца бизнеса»;
19. Персонал и финансовые хищения в условиях кризиса (С.В. Чиков, «Горячая линия
бухгалтера», N 11, июнь 2009 г.)
20. Подходы к построению систем внутреннего контроля (А. Коптелов, «Финансовая газета», N
39, сентябрь 2007 г.)
21. Построение системы внутреннего контроля (А. Шматалюк, А. Коптелов, «Финансовая
газета. Региональный выпуск», N 9, март 2006 г.)
22. Настоящий полковник (Алена Тулякова, "Бизнес-журнал" №9 от 04 Мая 2007 года.)
44