Запросу тендерного предложения

ПУБЛИЧНОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
ВСЕУКРАИНСКИЙ АКЦИОНЕРНЫЙ БАНК
ПАО «ВиЭйБи Банк»
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ
УТВЕРЖДАЮ
СОГЛАСОВАНО
Председатель Тендерного комитета
ПАО ”ВиЭйБи Банк”
Заместитель Председателя Правления –
Операционный директор
ПАО ”ВиЭйБи Банк”
_____________________ Макеенко Ж.В.
“_____” ______________ 2010 года
_____________________ Шелько Н.А.
“_____” ______________ 2010 года
ЗАПРОС ТЕНДЕРНОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ
НА ПОСТАВКУ УСЛУГ ПО ОРГАНИЗАЦИИ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
на 18 листах
СОГЛАСОВАНО
СОГЛАСОВАНО
Секретарь Тендерного комитета
ПАО ”ВиЭйБи Банк”
Директор Департамента методологии
ПАО ”ВиЭйБи Банк”
_____________________ Индык Л.И.
“_____” ______________ 2010 года
_____________________ Романченко Е.В.
“_____” ______________ 2010 года
КИЕВ, 2010
ЗАПРОС ТЕНДЕРНОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ НА ПОСТАВКУ УСЛУГ ПО ОГРАНИЗАЦИИ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.
Организатор тендера. Информация об организаторе тендера приведена в таблице:
Организация
Публичное акционерное общество
Всеукраинский Акционерный Банк (ПАО “ВиЭйБи Банк”),
далее – Банк
Реквизиты
ПАО “ВиЭйБи Банк”,
Украина, 04119, г. Киев,
ул. Зоологическая, 5
тел.: +38 044 496 33 96
факс: +38 044 489 01 45
Код в ЕГРПОУ 19017842
к/с № 32003176201 в Главном Управлении НБУ
по г. Киеву и Киевской области,
код банка 321024
ИНН № 190178426653
Свидетельство № 100285813
Подразделение
Административный департамент
Организатор
Коврижкина Наталья Владимировна
Начальник Управления делопроизводства
ПАО “ВиЭйБи Банк”,
Украина, 04119, г. Киев,
ул. Зоологическая, 5, офис 214А.
e-mail: [email protected]
тел.: +38 044 481 32 16, вн. 18 87
моб. +38 050 446 86 10
факс: +38 044 489 01 45
Петрик Дарья Алексеевна,
Ведущий менеджер (по делопроизводству)
Управления делопроизводства
ПАО “ВиЭйБи Банк”,
Украина, 04119, г. Киев,
ул. Зоологическая, 5А, офис 634.
e-mail: [email protected]
тел.: +38 044 481 32 16, вн. 32 16
моб. +38 050 441 74 40
факс: +38 044 489 01 45
Секретарь
Тендерного комитета
Индык Лилия Ивановна,
помощник заместителя Председателя Правления – Операционного
директора
ПАО “ВиЭйБи Банк”,
Украина, 04119, г. Киев,
ул. Зоологическая, 5А, офис 625.
e-mail: [email protected]
тел.: +38 044 495 60 24, вн. 15 59
моб. +38 050 330 16 87
факс: +38 044 481 33 84
Председатель
Макеенко Жанна Витальевна,
стр. 2 из 18
ЗАПРОС ТЕНДЕРНОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ НА ПОСТАВКУ УСЛУГ ПО ОГРАНИЗАЦИИ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Тендерного комитета
Первый заместитель Председателя Правления ПАО “ВиЭйБи Банк”
2.
Цель тендера – конкурентный отбор Участников тендера с целью определения победителя,
предоставившего наиболее привлекательное для Банка предложение.
3.
Основание для тендерных процедур – в соответствии с документом ”Порядок подготовки и
проведения конкурсов (тендеров) потенциальных партнеров на поставку товаров, выполнение
работ и услуг с ПАО “ВиЭйБи Банк”” согласно приказу Председателя Правления ПАО “ВиЭйБи
Банк” № 489 от 23.12.2008 года.
4.
Тип тендера – открытый тендер. Информация о тендере публикуется на официальном Web-сайте
банка www.vab.ua в разделе Тендеры.
5.
Предмет тендерного
документооборота.
6.
Участник тендера – юридическое лицо, которое имеет необходимые ресурсы, соответствующий
опыт деятельности и подтвердило намерение принять участие в тендере, направив Организатору
квалификационную заявку и тендерные предложения.
7.
Конфиденциальность. Данный документ содержит конфиденциальную информацию. Каждый
Претендент тендера обязан придерживаться конфиденциальности в отношении информации,
предоставленной Организатором в виде документов или в устной форме.
Информация,
предоставленная
Организатору
каждым
Претендентом
тендера,
также
считается
конфиденциальной и будет использована Организатором тендера только для оценки тендерных
предложений.
8.
Договор. Участник тендера подает проект договора. Выполнение договора, который может быть
заключен по результатам тендера, должно осуществляться в соответствии с действующими
нормативно-правовыми
актами Украины.
Тендерное
предложение
Участника
будет
рассматриваться как базовое для подписания договора. Спецификация продукции и положения
договора могут быть уточнены сторонами (Участником и Организатором) на стадии заключения
договора.
9.
Тендерное обеспечение для участия в тендере не требуется.
запроса
–
предоставление
услуг
по
организации
электронного
10. Расходы. Претендент тендера несет все расходы, связанные с подготовкой и предоставлением
тендерных предложений, а Организатор в любом случае не отвечает за данные расходы
независимо от результатов тендера.
11. Требования к тендерному предложению:
 Оформление тендерного предложения. Тендерное предложение подается в письменном
виде на фирменном бланке Участника тендера, подписывается руководителем или
уполномоченным лицом и скрепляется печатью Участника тендера.
 Язык тендерного предложения – украинский или русский.
 Спецификация продукции в проекте договора должна соответствовать спецификации
продукции указанной в Приложении № 2 тендерного запроса.
 Спецификация услуг по внедрению в проекте договора должна соответствовать
спецификации услуг по внедрению указанной в Приложении № 3 тендерного запроса.
 Условия оплаты продукции – по факту ее поставки.
 Гарантийные обязательства на поставленную продукцию – согласно спецификации
продукции указанной в Приложении № 2 и в предложении по гарантийным обязательствам
указанном в Приложении №. 4.
 Место предоставления гарантийных обязательств – головной и резервный центры
обработки данных Банка, размещенные в г. Киеве.
 Срок поставки продукции – согласовывается сторонами во время заключения договора, но
не должен превышать 45 (сорок пять) календарных дней.
 Цены тендерного предложения и все расчеты проводятся в национальной валюте Украины.
В связи с колебаниями курса гривны по отношению к иностранным валютам Претендент
стр. 3 из 18
ЗАПРОС ТЕНДЕРНОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ НА ПОСТАВКУ УСЛУГ ПО ОГРАНИЗАЦИИ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА





должен указать курс НБУ гривны по отношению к доллару США на момент подачи тендерного
предложения.
Методика расчета цены. Все цены приводятся с учетом НДС, включая расходы на
транспортировку, страхование, уплату таможенных платежей, других обязательных
платежей. Цены, заявленные Участником тендера, должны оставаться фиксированными на
протяжении всего срока действия тендерного предложения. Тендерное предложение, которое
не удовлетворяет этим требованиям, отклоняется и Тендерным комитетом не
рассматривается.
Упаковка тендерной документации. Предложение составляется на имя Председателя
Тендерного комитета в виде бумажных документов в заклеенном конверте с указанием
названия, почтового адреса, контактных телефонов, других контактных данных Претендента и
обязательной отметкой на конверте: «На тендер! Не открывать до процедуры вскрытия
тендерных предложений!». Место заклейки клапана на конверте должно быть опечатано
печатью Претендента. Претензии по предложениям, конверты которых не были опечатаны, не
принимаются.
Альтернативы. Каждый Претендент может подать один пакет с одним вариантом ценового
предложения. Альтернативные предложения не допускаются, и не будут рассматриваться
Тендерным комитетом.
Срок действия тендерного предложения. Тендерные предложения действительны до
момента заключения договора между Банком и победителем тендера.
Состав тендерной документации приведен в таблице:
№
Документы
1.
2.
3.
Квалификационная заявка
Тендерное предложение
Проект договора
Объем, страниц
1-2
1-30
-
Носитель
Бумага
Бумага
Оптический носитель
 Квалификационная заявка (информация о Претенденте на участие в тендере) подтверждает
согласие Претендента на условия проведения тендера, определяет возможность выполнения
работ. Квалификационная заявка должна содержать данные, указанные в Приложении № 1.
12.
Подтверждение участия в тендере. Если Претендент согласен с условиями тендера и
планирует принять участие в нем, он должен в течение 5 (пяти) рабочих дней после получения
тендерного запроса заполнить и отослать по электронной почте квалификационную заявку.
Отсутствие ответа в указанный срок будет рассматриваться, как отказ Претендента участвовать в
тендере.
13.
Разъяснения в случае необходимости Претендент может получить:
 по организационным вопросам проведения тендера – у секретаря Тендерного Комитета,
по техническим вопросам – у Организатора тендера. Время обращения за разъяснениями –
с понедельника по четверг с 9-00 до 13-00 и с 14-00 до 18-00, в пятницу с 9-00 до 13-00 и с 1400 до 17-00.
 Права Участника. Участник имеет право не позже, чем за 7 (семь) календарных дней до
окончания срока предоставления тендерного предложения требовать от Организатора тендера
разъяснения положений тендерной документации. Организатор тендера обязан дать ответ на
запрос Участника в течение 3 (трех) рабочих дней с момента получения запроса. В случае
несвоевременного предоставления Организатором разъяснений по содержанию тендерной
документации Организатор должен продлить срок подачи тендерных предложений.
14.
Способ, место, дата и время подачи тендерного предложения.
 Способ подачи тендерного предложения. Все тендерные предложения предоставляются
секретарю Тендерного комитета, а в случае его отсутствия, Организатору тендера, лично в
руки. Претензии по тендерным предложениям, предоставленным другими способами, либо без
отметки о получении, не принимаются.
 Место подачи тендерного предложения определено в пункте 1 документа.
 Конечная дата и время подачи предложения – до 15:00, 26 июля 2010 года.
Внимание! Предложения, предоставленные позже указанного времени, не рассматриваются.
стр. 4 из 18
ЗАПРОС ТЕНДЕРНОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ НА ПОСТАВКУ УСЛУГ ПО ОГРАНИЗАЦИИ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
15. Рассмотрение тендерных предложений. Вскрытие конвертов и регистрация тендерных
предложений происходит на заседании Тендерного комитета Банка. Заседания Тендерного
комитета проходят по адресу: 04119, г. Киев, ул. Зоологическая, 5А, ПАО “ВиЭйБи Банк”. Дата и
время заседания заранее не определено и в случае необходимости может быть уточнено у
секретаря Тендерного комитета.
16. Критерии выбора лучшего тендерного предложения. Тендерные предложения Участников
оцениваются Тендерным комитетом по следующим основным критериям:
 цена;
 срок поставки продукции, а также срок выполнения работ, предоставления услуг, если они
предусмотрены условиями тендерного запроса;
 качество и функциональные характеристики технического решения, экологическая чистота;
 условия гарантийного и послегарантийного обслуживания и условия оплаты;
 эксплуатационные затраты;
 опыт работы, профессионализм, репутация Участника на рынке;
 соответствие требованиям внутренних нормативных документов Банка.
17. Права и обязанности Тендерного комитета и Организатора тендера. Организатор имеет
право устанавливать дополнительные требования к Участникам тендера. В случае
предоставления Участниками тендера в тендерном предложении недостоверной или
недостаточной информации, Организатор тендера имеет право исключить их из участия в
тендере на любом этапе его проведения. После завершения тендера Организатор обязуется
проинформировать Участников тендера о результатах тендера. Тендерный комитет и
Организатор тендера оставляют за собой право не комментировать принятое Тендерным
комитетом решение Участникам тендера. Не позднее, чем за 3 (три) рабочих дня до окончания
срока подачи тендерных предложений Организатор имеет право по собственной инициативе или
по результатам запросов Участников тендера внести изменения в состав тендерной
документации и сообщить об этих изменениях письменно всем Участникам.
18. Пересмотр результатов тендера. Если в период сотрудничества по каким-либо причинам
победитель тендера не может выполнить условия, предусмотренные тендерным предложением,
то исполнителем запроса при таких условиях может стать один из Участников тендера без
дополнительного объявления тендера, если его условия выполнения запроса удовлетворяют
условиям запроса на текущий момент.
19. Список Приложений:
Приложение № 1 – Квалификационная заявка;
Приложение № 2 – Спецификация продукции;
Приложение № 3 – Спецификация услуг по внедрению;
Приложение №4 - Предложение по гарантийным обязательствам, обслуживанию, условиям
платежей.
стр. 5 из 18
ЗАПРОС ТЕНДЕРНОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ НА ПОСТАВКУ УСЛУГ ПО ОГРАНИЗАЦИИ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Приложение № 1. Квалификационная заявка
№
Наименование
1
Полное название фирмы с указанием организационно-правовой
формы, даты основания, почтового (фактического и юридического)
адреса (если они отличаются), номеров телефонов, факса,
электронного адреса, URL сайта, платежных реквизитов и кода
плательщика налогов
Фамилия, имя, отчество руководителя (визитка)
Фамилия, имя, отчество представителя, уполномоченного к
участию в тендере в соответствии с уставом или доверенностью
(визитка)
Виды деятельности
Доходы и прибыль за последние 3 года и доля подразделения,
которое занимается соответствующим направлением
Баланс и отчет о движении денежных средств за последний
отчетный период
Статус фирмы по отношению к производителю продукции (услуг),
рассматриваемой в тендере
Наличие лицензий и сертификатов по отношению к производителю
продукции (услуг), рассматриваемой в тендере
Сеть представительств, партнеры по обслуживанию в регионах
Срок деятельности фирмы на рынке продукции (услуг),
рассматриваемых в тендере
Количество сертифицированных и не сертифицированных
специалистов, работающих (или которых можно задействовать) по
данному направлению, их квалификация
Количество реализованных проектов, которые отвечают тематике
тендера с кратким описанием (реализованные задачи, масштаб
проекта
и
т.д.),
количество
действующих
договоров
соответствующего направления, другая информация, которая
может повысить конкурентную привлекательность предложенного
участником решения
Отзывы и контактные данные фирм и руководителей
подразделений, с которыми был опыт сотрудничества
Возможные риски, связанные с внедрением и дальнейшей
эксплуатацией предлагаемого оборудования
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Информация
Данной квалификационной заявкой фирма подтверждает свое согласие на участие в тендере,
согласна с условиями его проведения и обязуется придерживаться конфиденциальности в отношении
информации, предоставленной Организатором тендера устно или в виде документов.
Директор (руководитель)
( м.п.)
Фамилия И.О.
(подпись)
стр. 6 из 18
ЗАПРОС ТЕНДЕРНОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ НА ПОСТАВКУ УСЛУГ ПО ОГРАНИЗАЦИИ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Приложение № 2. Спецификация продукции
КОД (CODE)
ОПИСАНИЕ (DESCRIPTION)
AR.
Архитектурные требования (Architectural requirements)
AR.1
Функциональная масштабируемость. Ввод в действие возможен на одном рабочем
месте с дальнейшим, при необходимости, неограниченным наращиванием
количества рабочих мест без потери накопленной информации в базе данных.
Территориальная масштабируемость. Ввод в действие на неограниченном числе
подразделений
Корпоративность. Обеспечение прозрачного доступа пользователей к информации
о состоянии документов в Головном офисе и территориально-удаленных
структурных подразделениях.
Гибкость. Отсутствие необходимости переналадки системы при структурной
реорганизации Банка.
Открытость. Наличие интерфейсов прикладного программирования, позволяющих
создавать новые приложения и организовывать обмен данными с собственными
системами и другими источниками информации.
Распределенность. Обеспечение доступа территориально-удаленных структурных
подразделений к Системе электронного документооборота через системы
телекоммуникаций, в том числе и через Интернет/Интранет
Интегрируемость. Возможность создания комплексных решений, интегрирующие
данные внешних приложений.
Унифицированность. Рабочие места сотрудников должны быть унифицированы
Расширяемость. Совершенствование деловых процессов не должно приводить к
остановке системы. Система должна быть настраиваемой на различные
подразделения и их правила деловых процессов.
Система должна быть защищенной от несанкционированного доступа извне.
Система должна иметь возможность выбора функции (просмотр/редактирование) и
иметь возможность ограничения доступа сотрудников к информации, относящейся к
определенному структурному подразделению, в зависимости от их должностных
обязанностей и принадлежности к структурному подразделению.
AR.2
AR.3
AR.4
AR.5
AR.6
AR.7
AR.8
AR.9
AR.10
AR.11
FR.
FR.1
FR.1.1
FR.1.2
FR.1.3
FR.1.4
FR.1.5
FR.1.6
FR.2
FR.2.1
FR.2.2
FR.2.3
FR.2.4
FR.2.5
FR.2.6
FR.2.7
Система должна быть открыта для дальнейших разработок и корректировок.
Функциональные требования (Functional requirements)
Локализация
Поддержка русского (украинского) языка.
Возможность введения данных на русском (украинском) языке и латиницей.
Возможность проверки правописания документов на украинском, английском и
русском языках.
Возможность использования справочников и классификаторов
Дата. Хранение и расчет даты с помощью 4-значного формата года с точным
расчетом високосного года.
Поддержка стандартных форматов даты:
Короткий формат даты в цифрах: [ДД.ММ.ГГГГ], например [например: 20.06.2010]
Длинный формат: [ДД.слово.ГГГГ], например [например: 20 июня 2010]
Хранение информации
Создание резервного хранилища для предотвращения потери информации.
Создание и использование файлового хранилища
Перемещение электронных образов на внешние носители (формат будет определен
на этапе детализации требований)
Ретроспектива электронных документов с внешних носителей
Сканирование и распознавание электронных образов документов с дальнейшим
размещением в системе
Просмотр и обработка электронных документов/копий документов
Создание дубликата/копии документов, представленых в электронном/бумажном
стр. 7 из 18
ЗАПРОС ТЕНДЕРНОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ НА ПОСТАВКУ УСЛУГ ПО ОГРАНИЗАЦИИ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
КОД (CODE)
FR.2.8
FR.3
FR.3.1
FR.3.3
FR.3.4
FR.3.5
FR.3.6
FR.3.7
FR.4
FR.4.1
FR.4.1.1
FR.4.1.2
FR.4.1.3
FR.4.1.4
FR.4.1.5
FR.4.1.6
FR.4.1.7
FR.4.1.8
FR.4.1.9
FR.4.1.10
FR.4.1.11
FR.4.1.12
FR.4.1.13
FR.4.1.14
FR.4.1.15
FR.4.1.16
FR.4.1.17
FR.4.1.18
FR.4.1.19
FR.4.1.20
FR.4.1.21
FR.4.1.22
FR.4.1.23
FR.4.2
FR.4.2.1
ОПИСАНИЕ (DESCRIPTION)
виде с указанием необходимых регистрационных реквизитов оригинала
Использование установленных форматов для хранения документов (форматы
будут определены на этапе детализации требований)
Режим функционирования
Режим функционирования Системы должен соответствовать режиму работы
объекта автоматизации.
Возможность доступа пользователей к данным и функциям системы с их рабочих
мест через Интернет/Интранет
Работа через КПК, сотовый телефон и различные мобильные устройства
Доступность Системы 24x7x356
Поддержка работы в территориально-удаленных структурных подразделениях
Максимальное
количество
одновременно
работающих
пользователей
ограничивается количеством лицензий и серверной мощностью.
Автоматизация функций документооборота
Проекты документов
Проектирование шаблонов документов
Создание и редактирование проектов документов с помощью текстовых и
графических редакторов
Создание проекта документа с помощью шаблона
Группировка проектов документов в связанный пакет проектов документов
Поддержка версионости проектов документов (пакетов проектов документов) с
указанием даты и времени создания, автора и тд.
Ввод и сохранение комментариев к проекту документа/версии проекта (пакету
проектов документов/версии пакета проектов документов), которые находятся на
согласовании
Коллективая работа с проектом документа/пакетом проектов документов
Согласование проектов документов/пакетов проектов документов
Определение/использование типовых граничных сроков для согласования проекта
документа/пакета проектов документов
Изменение типовых граничных сроков согласования проекта документа для всех
учасников согласования проекта документа/пакета проектов документов
Создание/использование типовых маршрутов согласования
Редактирование типовых маршрутов согласования
Определение связей между зависимыми проектами документов
Индивидуальное согласование/отклонение для инициативного документа
Индивидуальное согласование/отклонение для зависимого документа
Создание пакета проектов документов
Пакетное согласование проектов документов
Пакетное отклонение проектов документов
Остановка/перенаправление на повторное согласование проектов документов
(пакетов проектов документов)
Нанесение электронно-цифровой подписи на утвержденный проект документа
Хранение информации про жизненный цикл проекта документа
Атрибутивный и полнотекстовый поиск
Возможность определения уровней доступа пользователей к проекту документа
(пакету проектов документов)
Регистрация документов
Поддержка функций смешанного документооборота (по видам: входящие,
исходящие, внутренние, по типам в соответствии номенклатуры дел
департаментов/сводной номенклатуры дел)
стр. 8 из 18
ЗАПРОС ТЕНДЕРНОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ НА ПОСТАВКУ УСЛУГ ПО ОГРАНИЗАЦИИ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
КОД (CODE)
FR.4.2.2
FR.4.2.3
FR.4.2.4
FR.4.2.5
FR.4.2.6
FR.4.2.7
FR.4.2.8
FR.4.2.9
FR.4.2.10
FR.4.2.11
FR.4.2.12
FR.4.2.13
FR.4.2.14
FR.4.2.15
FR.4.2.16
FR.4.2.17
FR.4.2.18
FR.4.2.19
FR.4.2.20
FR.4.2.21
FR.4.2.22
FR.4.2.23
FR.4.2.24
FR.4.3
FR.4.3.1
FR.4.3.2
FR.4.3.3
FR.4.3.4
FR.4.3.5
FR.4.3.6
FR.4.3.7
FR.4.3.8
FR.4.3.9
FR.4.3.10
ОПИСАНИЕ (DESCRIPTION)
Создание и ведение номенклатуры дел департаментов/сводной номенклатуры дел
Открытие/закрытие журналов регистрации
Ведение журналов регистрации
Расширение существующих в Системе видов/типов документов
Регистрация документов с созданием регистрационно-контрольной карточки
документов (входящие, исходящие, внутренние)
Проверка и исключение дублирования регистрационных номеров
Визуальная настройка маски регистрационного номера для официального
документа
Автоматическая регистрация утвержденных проектов документов (в соответствии
типу проекта)
Регистрация отсканированных образов документов
Регистрация электронных документов/сообщений
Автоматическое присоединение образов документов/электронных сообщений к
регистрационно-контрольной карточке
Автоматическое/ручное определение соответствующей типовой регистрационноконтрольной карточки для региструемого документа (вид-тип документа)
Заполнение реквизитов регистрационно-контрольной карточки с помощью
справочников и/или классификаторов
Нанесение отметки про статус официального документа (действующий,
прекративший действие)
Определение связей с другими документами для регистрационно-контрольной
карточки документа
Ввод и сохранение информации в регистрационно-контрольной карточке документа
Изменение внесенной информации в регистрационнно-контрольную карточку
документа
Отслеживание версий для регистрационно-контрольной карточки документа (дата и
время создания/изменения, автор, комментарий и тд)
Нанесение штрих-кода на регистрируемый документ
Обработка считанного штрих-кода и поиск документов
Хранение информации про жизненный цикл официального документа
Атрибутивный и полнотекстовый поиск
Возможность определения уровней доступа пользователей к регистрационноконтрольным карточкам документов и документам.
Деловые процессы
Визуальный построитель процессов в Системе
Настройка/изменение параметров процессов и их маршрутов
Наличие базовых процессов:
 Согласование проектов документов (инициативный документ; зависимый
документ)
 Пакетное согласование проектов документов (инициативный документ и
зависимые документы)
 Рассмотрение документов
 Выполнение документов/резолюция
 Контроль исполнительской дисциплины
Список не полный и будет уточняться на этапе детализации требований
Возможность поручений, перепоручений задач процессов
Ввод информации про результаты выполнения поставленых задач
Создание/использование/изменение типовых маршрутов для процессов
Планирование задач процессов для исполнителей
Планирование/распределение нагрузки для исполнителей в ходе выполнения ими
поставленных задач
Отслеживание выполнения исполнителями задач процессов (KPI)
Переназначение/делегирование прав на задачи процессов
стр. 9 из 18
ЗАПРОС ТЕНДЕРНОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ НА ПОСТАВКУ УСЛУГ ПО ОГРАНИЗАЦИИ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
КОД (CODE)
ОПИСАНИЕ (DESCRIPTION)
FR.4.3.11
Определение уровней доступа пользователей к деловым процессам, задачам
деловых процессов
FR.4.4
FR.4.4.1
FR.4.4.2
Движение документов
Определение типовых процедур перемещения документов
Автоматическое перемещение документов по маршрутам в зависимости от его вида
и типа к исполнителю (процедуры перемещения будут описаны на этапе
детализации требований)
Отслеживание физического нахождения документов
Отображение этапов выполнения документов
Расширение процедур перемещения
FR.4.4.3
FR.4.4.4
FR.4.4.5
FR.4.5
FR.4.5.1
FR.4.5.2
FR.4.5.3
FR.4.5.4
FR.4.5.5
FR.4.5.6
FR.4.5.7
FR.4.5.8
FR.4.5.9
FR.4.6
FR.4.6.1
FR.4.6.2
FR.4.6.3
FR.4.6.4
FR.4.6.5
FR.4.6.6
FR.4.6.7
FR.4.6.8
FR.4.6.9
FR.4.6.10
FR.4.6.11
FR.4.6.12
Контроль
Постановка документа на контроль
Определение ролей для исполнителей
Отслеживание установленных граничных сроков выполнения задач по документам
Отслеживание изменения сроков выполнения задач по документам
Консолидация информации о выполнении по управлению, департаменту
Снятие документа с контроля
Расширение функций контроля
Делегирование прав контроля
Определения уровней доступа пользователей к функциям контроля
Электронный архив
Организация хранилища документов
Создание, учет, сохранение, изменение, удаление, восстановление электронных
документов в хранилище документов.
Просмотр электронных документов, хранящихся в Системе
Интеграция с Email (получение документов, рассылка документов).
Cписок возможных форматов:
 текстовые документы;
 audio-, видеоданные;
 веб-файлы.
Список не полный и будет уточняться на этапе детализации требований
Интеграция с Fax-сервером (получение документов)
Настройка модели уведомлений
Настройка нотификации (разные каналы)
Группировка информации/документов по определенным признакам (документы,
отчеты, анализ и обработка данных)
Настройка параметров получения отчетности по исполнительской дисциплине
Возможность размещения и хранения отсканированных образов документов в
системе
Возможность классификации документов в системе:
 Входящие документы: документ, резолюция, поручение, перепоручение;
 Исходящая корреспонденция;
 Внутренняя корреспонденция;
 Производственные
приказы:
документ,
резолюция,
поручение,
перепоручение;
 Протоколы: документ, резолюция, поручение, перепоручение;
 Поручения: документ, перепоручение.
Список не полный и будет уточняться на этапе детализации требований
Настройка общих и персональных фильтров и представлений
стр. 10 из 18
ЗАПРОС ТЕНДЕРНОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ НА ПОСТАВКУ УСЛУГ ПО ОГРАНИЗАЦИИ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
КОД (CODE)
FR.4.6.13
FR.4.6.14
ОПИСАНИЕ (DESCRIPTION)
FR.4.6.15
Атрибутивный и полнотекстовый поиск по всем документам и данным Системы
Поддержка
различных
форматов
для
хранения
документов
(офисные
прикладные форматы, графика, звук, видео и другие форматы. Список не полный и
будет дополняться на этапе детализации требований)
Доступ к документам и данным электронного архива посредством сети
Интернет/Интранет, поиск данных и документов по любым реквизитам и их
сочетанию
Определения уровней доступа пользователей документам и данным
FR.4.7
FR.4.7.1
FR.4.7.2
Обмен
Обмен информацией с территориально-удаленными подразделениями
Обмен информацией с другими системами
FR.4.8
FR.4.8.1
FR.4.8.2
FR.4.8.3
FR.4.8.4
FR.4.8.5
FR.4.8.6
Почтовая рассылка
Хранение и использование справочной информации по корреспондентам
Формирование конвертов для документов
Отслеживание переписки (запрос-ответ)
Выбор средства рассылки (физическая; электронная)
Маркировка документов при выборе средства рассылки
Формирование форм реестров рассылки (в зависимости от средства рассылки) для
вывода на печать
Формирование реестра почтовой рассылки (общий; фактически отправленные;
фактически полученные и тд.)
Вывод на печать реестров рассылки
Атрибутивный и полнотекстовый поиск
FR.4.6.16
FR.4.8.7
FR.4.8.8
FR.4.8.9
FR.4.9
FR.4.9.1
FR.4.9.2
FR.4.9.3
FR.4.9.4
FR.4.9.5
FR.4.9.6
FR.4.9.7
FR.4.9.8
FR.4.9.9
FR.4.9.10
FR.4.9.11
FR.4.9.12
FR.4.9.13
FR.4.9.14
Архив электронных документов
Информатизация архивного фонда Банка (официальные документы на бумажных и
электронных носителях)
Создание файлового хранилища архивных документов
Создание, учет, сохранение, изменение, удаление, восстановление электронных
документов/образов документов в файловом хранилище.
Автоматическое присоединение образов документов/электронных сообщений к
карточке архивного документа
Создание и введение информации в карточку архивного документа/дела/фонда
Заполнение реквизитов карточки архивного документа с помощью справочников
и/или классификаторов
Отслеживание установленных сроков хранения для документов архивного фонда
(временный, длительный, постоянный, по личному составу)
Формирование дел архивного фонда по определенным признакам
Формирование сообщений по истекшим срокам хранения для уничтожения
документов архивного фонда
Автоматическое/ручное перемещение документов, переданных на архивное
хранение, в архив электронных документов из электронного архива Системы
Перенос архивных документов на внешние носители с сохранением группировки
архивных документов в делах/фонде:
 жесткий диск;
 интерактивное оптическое хранение;
 устройство CD-ROM;
 электронная контрольная лента защищенная.
Список не полный и будет уточняться на этапе детализации требований
Атрибутивный и полнотекстовый поиск документов, данных по документам
Формирование и сохранение поисковых запросов
Формирование листа-замены при изъятии документа
стр. 11 из 18
ЗАПРОС ТЕНДЕРНОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ НА ПОСТАВКУ УСЛУГ ПО ОГРАНИЗАЦИИ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
КОД (CODE)
FR.4.9.15
FR.4.9.16
FR.4.9.17
FR.4.9.18
FR.4.9.19
FR.4.9.20
FR.4.9.21
FR.4.9.22
FR.4.9.23
FR.4.9.24
ОПИСАНИЕ (DESCRIPTION)
Размещение, классификация и хранение отсканированных образов документов
архивного фонда в системе
Создание и ведение справочного аппарата архива (каталог, путеводитель, опись,
указатель т.д.)
Формирование/печать списков документов длительного и постоянного хранения
Фиксация факта уничтожения документов архивного фонда (с отметками членов
Експертной комиссии и созданием актов на уничтожение)
Формирование основных отчетных форм, утвержденных Госкомархивом и Архивом
НБУ (архивные описи, аркуш фонда, дело фонда)
Топографирование архивного хранилища
Доступ к документам архива электронных документов (удаленный доступ
пользователей к делам, описям, документам, учетным формам, справочному
аппарату посредством сети Интернет/Интранет, поиск дел и документов по любым
реквизитам и их сочетанию)
Удаление/восстановление документов из архива электронных документов
Поддержка рекомендуемых Госкомархивом и Архивом НБУ форматов для
електронных документов и процедур миграции електронных документов
и
отсканированных образов документов в Архив електронных документов
Определения уровней доступа пользователей документу, описи, фонду и его
реквизитам
FR.4.10
FR.4.10.1
FR.4.10.2
FR.4.10.3
FR.4.10.4
Поиск
Атрибутивный и полнотектовый поиск документов и данных про документы
Создание, сохранение и повторное использование поисковых запросов
Поиск по всем данным и документам Системы с учетом полномочий пользователя
Возвращение результатов поиска
FR.4.11
FR.4.11.1
FR.4.11.2
Справочники и классификаторы
Создание и ведение справочных данных
Использование справочных данных для документов/регистрационно-контрольных
карточек и, карточек архивных документов
Ведение линейных справочников
Ведение многоуровневых классификаторов
Создание новых справочников и классификаторов
Визуальное определение/настройка связей справочных данных
Определение проверок для используемых справочных данных
Примерный перечень справочных данных:
 орагнизационные единицы;
 группы документа;
 процедуры доступа;
 стандартные тексты;
 виды документов;
 виды связей;
 типы документов;
 типы контроля;
 результаты выполнения;
 фонды Архива;
Список не полный и будет уточняться на этапе детализации требований
Определения уровней доступа пользователей справочным данным
FR.4.11.3
FR.4.11.4
FR.4.11.5
FR.4.11.6
FR.4.11.7
FR.4.11.8
FR.4.11.9
FR.4.12
FR.4.12.1
FR.4.12.2
FR.4.12.3
Сканирование
Интеграция со средствами сканирования и распознавания отсканированных
документов
Сохранение содержимого отсканированных документов в Системе
Регистрация электронных образов документов
стр. 12 из 18
ЗАПРОС ТЕНДЕРНОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ НА ПОСТАВКУ УСЛУГ ПО ОГРАНИЗАЦИИ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
КОД (CODE)
ОПИСАНИЕ (DESCRIPTION)
FR.4.12.4
Удаление/восстановление из базы данных Системы электронных отсканированных
образов документов
FR.4.13
FR.4.13.1
FR.4.13.2
FR.4.13.3
FR.4.13.4
FR.4.13.5
Электронно-цифровая подпись (ЭЦП)
Поддержка лицензированных криптопровайдеров
Поддержка механизмов нанесения ЭЦП на документ/карточку документа
Нанесение ЭЦП на часть документа
Нанесение ЭЦП на часть реквизитов карточки документа
Поддержка механизмов проверки ЭЦП
FR.4.14
FR.4.14.1
FR.4.14.2
FR.4.14.3
FR.4.14.4
Печать
Вывод на печать документа, который хранится в Системе
Вывод на печать реквизитов документа, который хранится в Системе
Вывод на печать штрих-кода документа
Вывод на печать реестров документов (проектов, официальных, реестров рассылки,
регистрации, не действующих, архивных и т.д)
Печать карточек документов
FR.4.14.5
FR.5
FR.5.1
FR.5.2
FR.5.3
FR.5.4
FR.5.5
FR.5.6
FR.5.7
FR.5.8
FR.5.9
FR.5.10
Защита информации
Автоматическая авторизация по доменным учетным записям на рабочих местах
сотрудников с учетом определенных для них в Системе ролей.
Идентификация и контроль доступа пользователей в Систему.
Авторизация доступа к файлам, записям (документам баз данных)
Ведение журнала сессий пользователей (аудит, логирование)
Авторизация запуска/завершения программ (серверных задач).
Возможность определения уровней доступа. Предполагаемое определение уровня
доступа:
 идентификатор пользователя
 пароль
 уровень доступа к документам, регистрационным/архивным карточкам
документа
 списков файлов (папки, реестры) пользователя с определенными функциями
Определения уровня доступа на просмотр/редактирование информации
в
соответствии в соответствии с их служебными обязанностями и принадлежности к
структурному подразделению.
Определение уровня доступа к печати
Использование защищенных протоколов для коммуникаций в Системе (напр., https)
Описание реализованных политик безопасности
FR.6
FR.6.1
FR.6.2
FR.6.3
FR.6.4
Возможности интеграции
Интеграция с Active Directory
Интеграция с Microsoft Exchange 2007
Интеграция с Microsoft Office 2007
Возможность организации обмена данными с другими системами Банка (список
будет определен во время детального анализа на этапе внедрения)
FR.7
FR.7.1
Web-доступ
Возможность доступа и использования функций и контента Системы с
использованием web-технологий
Наличие шаблонного функционала сайта для подразделений:
Новости подразделения
Рабочие документы
Возможность расширения шаблонного функционала под специфические
потребности подразделений
FR.7.2
FR.7.3
стр. 13 из 18
ЗАПРОС ТЕНДЕРНОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ НА ПОСТАВКУ УСЛУГ ПО ОГРАНИЗАЦИИ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
КОД (CODE)
ОПИСАНИЕ (DESCRIPTION)
FR.7.9
Организация базы знаний
Организация форумов
Организация справочных данных:
 Телефонные справочники
 Оргструктура/сотрудники
 Проведение акций
 Банкоматы
 Курсы валют
Список не полный и будет уточняться на этапе детализации требований
Организация документоориентированных внутренних процессов
Возможность публикаций:
 Регламентные документы: инструкции, положения, бизнес-процессы и т.д.
 Методические материалы, технические карты, материалы для обучения
 Отчеты
 Шаблоны документов
Список не полный и будет уточняться на этапе детализации требований
Определения уровней доступа пользователей к контенту и функциям сайта
FR.8
FR.8.1
FR.8.2
FR.8.3
FR.8.4
FR.8.5
Требования к обучению
Обязательное обучение пользователей
Обязательное обучение администратора
Наличие инструкций пользователя
Наличие инструкций администратора
Наличие инструкции по инсталляции
FR.7.4
FR.7.5
FR.7.6
FR.7.7
FR.7.8
NFR.
NFR.1
NFR.1.1
NFR.1.2
NFR.1.3
NFR.1.4
NFR.2
NFR.2.1
NFR.2.2
NFR.2.3
NFR.2.4
NFR.2.5
NFR.2.6
NFR.2.7
NFR.2.8
NFR.2.9
NFR.2.10
Не функциональные требования (Nonfunctional requirements)
Пределы модернизации и развития системы
Не
требующие
существенной
перенастройки
информационной
модели
автоматизированной Системы;
Обеспечивающие полноценное использование созданных данных Системы, в том
числе карточек документов, классификаторов и справочников;
Не требующие смены основного обеспечивающего работу системы программного
обеспечения, в том числе серверной операционной системы, пользовательских
операционных систем.
В случае расширения и установки собственных серверов, Система не должна
кардинально переконфигурироваться, переустанавливаться и дорабатываться.
Общие требования
Наличие
графического
пользовательского
интерфейса
для
настройки
специфических потребностей пользователей
Наличие блока обработки ошибок (неверный формат даты во время ввода,
отсутствие оборудования и тд.)
Поддержка справочной системы (системные сообщения для пользователя)
Возможность защиты обмена информацией между внутренними и внешними
пользователями/системами
Изменения/обновления должны проходить без прерывания работы Системы.
Наличие рекомендаций к сетевой стратегии и характеристики оценки рисков
Наличие описания политик лицензирования (типы и количество лицензий на
используемое ПО, функции, уровни подключений, дополнительное оборудование и
тд.)
Наличие рекомендаций к процедурам перемещения документов
Гарантия безотказной работы Системы в течении двух лет
Обратное время отклика Системы на обращение пользователя к контенту должно
составлять не более 5 сек
стр. 14 из 18
ЗАПРОС ТЕНДЕРНОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ НА ПОСТАВКУ УСЛУГ ПО ОГРАНИЗАЦИИ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
КОД (CODE)
ОПИСАНИЕ (DESCRIPTION)
NFR.2.12
NFR.2.13
Обратное время отклика Системы на обращение пользователя к функции/операции
должно составлять не более 3 сек
Поддержка территориально-распределенной структуры
Наличие технической поддержки
NFR.3
NFR.3.1
NFR.3.2
Требования к производительности
Поддержка одновременной работы в Системе не менее 500 пользователей
Обработка количественного документопотока: не менее 200 документов в день
NFR.4
NFR.4.1
Требования к сохранности информации
Приведен перечень событий, аварий, отказов технических средств (в том числе потеря питания) и т.п., при которых должна быть обеспечена сохранность или
возможность восстановления информации в системе:
1. отключение питания;
2. сбои в аппаратном обеспечении серверов Системы;
3. сбои в сопутствующем и другом установленном на сервере программном
обеспечении, приводящие к «зависанию» операционной системы.
4. необдуманные действия пользователя, приведшие к потере части
информации, в рамках его прав доступа.
NFR.2.11
Директор (руководитель)
( м.п.)
Фамилия И.О.
(подпись)
стр. 15 из 18
ЗАПРОС ТЕНДЕРНОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ НА ПОСТАВКУ УСЛУГ ПО ОГРАНИЗАЦИИ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Приложение № 3 Спецификация услуг по внедрению
№
Наименование продукции или вида работ
Директор (руководитель)
( м.п.)
Кол-во
Цена,
грн.
Фамилия И.О.
(подпись)
стр. 16 из 18
НДС, грн.
ЗАПРОС ТЕНДЕРНОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ НА ПОСТАВКУ УСЛУГ ПО ОГРАНИЗАЦИИ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Приложение № 4. Предложение по гарантийным обязательствам, обслуживанию, условиям
платежей
№
Наименование услуги
1.
Внедрение
2.
Поддержка
3.
Версионные обновления
4.
Доработка необходимого функционала
5.
Порядок и условия платежей
Информация
Директор (руководитель)
( м.п.)
Фамилия И.О.
(подпись)
стр. 17 из 18
ЗАПРОС ТЕНДЕРНОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ НА ПОСТАВКУ УСЛУГ ПО ОГРАНИЗАЦИИ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Лист согласования
к Запросу тендерного предложения на поставку услуг
по организации электронного документооборота
Директор
операционного
Департамента
Татаренко Ю.П.
Начальник
Управления
делопроизводства
Коврижкина Н.В.
Ведущий
менеджер
делопроизводству)
управления
делопроизводства
Петрик Д.А.
(по
Директор административного
департамента
Куца Л.В.
Директор
Департамента
информационных технологий
Коробка А.П.
Начальник
управления
информационной
безопасности
Лукин В.И.
Начальник
управления
методологии процессов
Осовская Л.А.
стр. 18 из 18