Методическая разработка по составлению и оформлению

1 НОРМАТИВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОВТАВЛЕНИЮ И
ОФОРМЛЕНИЮ ПРОТОКОЛА
Документирование коллегиальной деятельности включает множество необходимых
документов, среди которых важное место принадлежит протоколу.
Практические занятия по составлению и оформлению этого документа, как правило,
начинаются с изучения нормативных требований, предъявляемых к протоколу.
Протокол – это документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия
решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях и деловых встречах.
Совещательный принцип деятельности, составляющий основу государственных и
негосударственных структур, придает протоколу особую значимость.
Многие протоколы основаны на нормах административного права и поэтому обязательны
для исполнения.
Значение протокола заключается в том, что в нем отражаются не только принятые решения,
а также исполнители и сроки исполнения поручений и заданий.
Протоколы составляются на заседаниях административных органов высшей, центральной,
местной муниципальной власти и управления. Подведение итогов избирательной компании
фиксируется в протоколах. Обязательной правовой нормой является протоколирование заседаний
президиумов, педагогических, научно-технических и ученых советов, творческих союзов и многих
других разнообразных по форме и видам деятельности организаций.
Большое применение протоколы находят в правоохранительной практике. Коллегиальное
обсуждение вопросов во временно созданных комиссиях, на конференциях, симпозиумах, в ходе
деловых встреч и переговоров также протоколируются.
Широкая область использования протоколов привела к необходимости разработки
трафаретных форм.
В зависимости от вида совещания и области применения протоколов они могут быть
развернутыми (полными) и краткими.
Протоколы по своей сути являются распорядительными документами, поскольку в ходе
обсуждения отражают принятые решения или поручения, требующие исполнения.
Протокол, отражающий соглашение сторон в процессе переговоров, может содержать
правовое регулирование обязательственных отношений, оформленных в виде гражданскоправовых договоров.
Значительная часть протоколов является документами постоянного или долговременного
сроков хранения (протоколы заседаний ученых советов, протоколы учредительных собраний
негосударственных организаций и их ликвидации, протоколы счетных комиссий и т.д.).
Протокол служит основанием для издания распорядительного документа, о чем в разделе
«РЕШИЛИ или ПОСТАНОВИЛИ» делается соответствующая запись, например, «подготовить
соответствующее распоряжение Префекта САО к 02.09.2006».
По способам и полноте записи протоколы могут быть стенографическими,
фонографическими, конспективными без записи содержания выступлений.
Конспективные или краткие протоколы обычно ведутся на оперативных или диспетчерских
совещаниях, в ходе которых в тексте протокола формулируется основной вопрос повестки дня и
поручение с указанием фамилии должностного лица и срока исполнения.
Полный протокол содержит запись всех выступлений по ходу совещания.
Правовая значимость протокола зависит от квалификации секретаря, ведущего протокол,
своевременного сбора необходимых материалов к заседанию: повестки дня, списков участников
заседания, приглашенных, членов коллегиального органа, текстов докладов, сообщений и
выступлений, проекта решения, которые с учетом доработки и замечаний включаются в протокол.
При составлении протокола необходимо подтвердить его юридическую полноценность и
эту функцию обеспечивает полнота соответствующим образом оформленных документов.
Завершающим этапом подготовки протокола является редактирование текста, согласование
его с председателем и выступавшими участниками совещания.
После подписания председателем и секретарем собрания протокол регистрируется и при
необходимости рассылается или подшивается в дело.
Некоторые виды протоколов, например, отражающие переговорный процесс,
подписываются главами делегаций, руководителями ведомств, в этом случае подписи
оформляются следующим образом:
От Комитета природопользования РФ
личная подпись
И.О. Муратов
От НКО «Содружество»
личная подпись
П.Е. Розин
Некоторые протоколы, например, заседания комиссии по трудовым спорам или совета
директоров акционерного общества подписываются всеми присутствующими на заседании
членами комиссии или совета.
Личные подписи оформляются на первом экземпляре протокола.
Протокол оформляется на общем бланке организации или чистом листе бумаги формата А4
с расположением реквизитов по типу общего бланка. Типовой формуляр протокола включает
следующие реквизиты:
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- дата;
- регистрационный номер;
- место составления или издания;
- заголовок к тексту (вид заседания);
- текст;
- подписи.
Оформление реквизитов протокола должно соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30 –
2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Наименование организации указывается согласно нормативным актам или лицензии.
Иногда через 1-2 межстрочных интервала указывается наименование структурного
подразделения, если обсуждаемый вопрос относится к его компетенции, например:
Центр политических исследований
Секретариат
Вообще, наименование организации-автора – реквизит сложный. Для такого документа, как
протокол, он может включать несколько уровней соподчиненности, например: министерство –
университет – институт – факультет – кафедра.
Если указать все иерархические ступени в бланке, то он получится громоздким. Не
рекомендуется указывать более трех уровней подчиненности. Поэтому при разработке
индивидуальной инструкции по делопроизводству следует обдумать вопрос о том, какие элементы
наименования организации следует включить в бланковую надпись. Возможно исключение
наименования вышестоящего органа и дополнение заголовка к тексту индивидуальным
наименованием структурного подразделения, чье заседание протоколируется.
Вид документа всегда печатается заглавными буквами: ПРОТОКОЛ.
Дата пишется цифровым способом (20.04.2007) и размещается ниже названия документа.
Необходимо обратить внимание на то, что датой протокола является не дата его подписания, а
дата заседания коллегиального органа. В том случае, если заседание длилось несколько дней,
указываются даты начала и через тире – окончания. Например:
12 – 15.04.2007
Регистрационный номер протокола является порядковым номером заседания
коллегиального органа в течение года (в учебном заведении может быть учебного года). Номер
располагается на одной строчке с датой.
Место составления протокола указывается по факту проведения заседания и должно
соответствовать почтовым правилам РФ. Этот реквизит указывается в том случае, если оно не
очевидно из индивидуального наименования организации.
Заголовок к тексту протокола отвечает на вопрос «чего?» и содержит указание вида
коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания) и название коллегиального органа
в родительном падеже. Название вида заседания согласуется с названием коллегиального органа.
Начинается заголовок с прописной буквы. Например:
«Совещания студсовета», «Заседания педагогического совета», «Собрания трудового
коллектива», «Заседания комиссии».
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть обычно
несет в себе наибольшую смысловую нагрузку. Например, протокол не будет считаться
действительным, если на заседании не будет достаточного числа участников для принятия
решения, поэтому важнейший элемент преамбулы – состав присутствующих. В зависимости от
характера события эти сведения могут оформляться отдельным документом или перечисляться
поименно. Также необходимо в этой части перечислить приглашенных, состав которых нередко
имеет судьбоносное решение для постановляющей части протокола.
Вводная часть протокола начинается с указания фамилий председателя и секретаря
заседания. Их печатают через два интервала после заголовка к тексту, сразу от границы левого
поля с прописной буквы. Например:
Председатель – Родионов Л.А.
Секретарь – Соколова Ю.В.
Фактические должности председателя и секретаря не указываются.
Далее перечисляются присутствовавшие на заседании постоянные члены коллегиального
органа. Их указывают в алфавитном порядке без должностей. Например:
Присутствовали: Алексеева И.Т., Белова О.Г., Суворова Е.Н., Шарова Л.Л.
На собраниях с большим количеством присутствующих (обычно более 15 человек)
присутствующих не перечисляют, а указывают их общую численность. К протоколу прилагается
список (явочный лист). Например:
Присутствовали: 32 человека (список прилагается)
Во многих случаях для принятия решения необходим определенный кворум. Тогда в
разделе «Присутствовали» следует указывать, какое количество участников должно было
присутствовать и сколько человек есть в наличие. Например:
В составе комиссии 15 человек, присутствовали 12
Аналогичным образом оформляется состав приглашенных, но с указанием организации
(для иногородних и географическое название места, откуда они прибыли). Например:
Приглашенные: директор Тульского регионального филиала Авдотьев А.А., директор
Самарского регионального филиала Марченко М.К. и т.д.
Завершает вводную часть протокола повестка дня. Именно в повестке отражено
содержание заседания коллегиального органа. Здесь перечисляются вопросы, вынесенные на
рассмотрение. Каждый вопрос нумеруется. Наряду с вопросом указывается фамилия и должность
докладчика. Перечисление вопросов в повестке дня может начинаться с предлога «О» («Об»), но
возможен и другой вариант, когда вопросы формулируются в именительном падеже без предлога
«О» или «Об». Например:
1. О перспективах развития колледжа.
Доклад директора … ФИО.
2. Об итогах социологического опроса работников.
Доклад руководителя социологической службы … ФИО.
или
1. Перспективы развития колледжа.
Доклад директора … ФИО.
2. Итоги социологического опроса работников.
Доклад руководителя социологической службы … ФИО.
В ряде случаев, например, при протоколировании заседаний коллегий министерств,
комитетов, повестка дня может прилагаться к протоколу. Тогда она не вносится в текст протокола,
а делается лишь отсылочная запись: «Повестка заседания прилагается».
Повестка дня определяет структуру основной части протокола. В соответствии с ней по
пунктам повестки дня раскрывается ход обсуждения. По каждому пункту могут быть три раздела:
СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Они пишутся прописными буквами,
без кавычек, каждое слово – с новой строчки. После них ставится двоеточие.
Слово «СЛУШАЛИ» начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на
одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса.
Фамилия и инициалы докладчика указываются с новой строки в родительном падеже:
«Слушали кого». После фамилии ставится тире и излагается содержание доклада от третьего лица
единственного числа. Если текст доклада имеется в письменной форме, то он не переносится в
протокол, а после фамилии докладчика через тире пишут «Текст доклада прилагается».
Аналогично оформляется часть текста, начинающаяся словами «ВЫСТУПИЛИ». В этом
разделе указываются фамилии и инициалы лиц, принявших участие в обсуждении, дискуссии по
вопросу, и содержание их выступлений. ФИО выступавших указываются в именительном падеже
и отвечают на вопрос «Кто?».
В текст протокола включаются обычно и заданные вопросы, они оформляются так:
Вопрос: Какие финансовые документы были подготовлены к предстоящей встрече
представителей фирм?
Ответ: Бухгалтерские документы кассового и мемориального порядка.
Решения, принятые в ходе обсуждения, выносят в раздел «ПОСТАНОВИЛИ»
(«РЕШИЛИ»). По каждому пункту повестки дня может быть принято несколько решений, каждое
из них нумеруется. При этом сначала указывается номер пункта повестки дня, а через точку номер
постановляющей части. Например:
3.1. Утвердить план НИР на 2006 год.
3.2. Начальнику финансового управления Крыловой В.Ф. подготовить план
финансирования этапов НИР до 15.11.2006.
Формулировки постановляющей части могут иметь инструктивный и распорядительный
характер и начинаться со слов: поручить, представить, завершить, реорганизовать и т.п.
Немаловажное значение при оформлении раздела постановляющей части протокола имеет
указание на должность исполнителя и сроки исполнения поручений.
Текст этой части может иметь позитивные оценки: одобрить, утвердить, огласить. Иногда
указываются результаты голосования по каждому пункту повестки дня, т.е. сколько человек
проголосовало «За», «Против», «Воздержавшиеся» или «Единогласно».
Сверенный и отредактированный протокол подписывается председателем и секретарем на
первом экземпляре протокола. Например:
Председатель
подпись
В.В. Варенцова
Секретарь
подпись
М.И. Малькова
Отдельные протоколы подлежат
руководителем ведомства, например:
утверждению
или
вышестоящим
УТВЕРЖДЕНО
Постановлением ВАК
От 04.10.2006 № 3
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
подпись П.П. Романов
12.07.2006
органом,
или
В некоторых случаях допускается использование кратких протоколов и требуется
подготовка выписки из протокола.
Безусловно, большую информационную ценность и юридическую значимость имеют
полные, оформленные по всем правилам протоколы. Только полный протокол может правильно
отразить картину заседания. Поэтому, когда речь идет о кратком протоколе, всегда стоит
задуматься о допустимости такой формы документирования.
Рекомендуется вести краткий протокол в тех случаях, когда заседания стенографируются
или когда докладчики и выступающие в прениях предоставляют тексты сообщений секретарю.
Допускается вести краткие протоколы оперативных совещаний. Решение о ведении полной или
краткой формы протокола принимает руководитель организации или председатель коллегиального
органа, но, чтобы не допустить различных толкований, желательно закрепить нормы
протоколирования в инструкции по делопроизводству или ином локальном акте по
делопроизводству или только по документированию управленческой деятельности.
Аналогично полному протоколу краткий оформляется на общем бланке учреждения.
Обязательно указываются следующие реквизиты:
- наименование организации;
- название вида документа (ПРОТОКОЛ);
- номер протокола;
- дата протокола (дата заседания);
- место заседания;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подписи.
Структура текста также имеет вводную и основную части. Во вводной указываются
председатель, секретарь, присутствующие, повестка дня.
Основная часть краткого протокола отличается от полного. В разделе «СЛУШАЛИ»
указываются фамилия и инициалы докладчика и тема его выступления.
В разделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются лишь фамилии и инициалы выступивших. В
некоторых случаях этот раздел может совсем отсутствовать.
В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» формулируются принятые решения. Эта часть не
имеет отличий в оформлении от полного протокола. Подписывают краткий протокол председатель
и секретарь.
Принятые на заседании решения доводятся до заинтересованных лиц обычно в виде
выписок из протокола. Это точная копия части протокола. К ее оформлению существуют особые
требования.
Для выписки обязательно воспроизведение всех реквизитов бланка. Указываются
следующие реквизиты:
- наименование организации;
- наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА);
- номер протокола;
- дата протокола;
- место заседания;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подписи;
- отметка о заверении копии.
Необходимо обратить внимание на следующий момент: меняется название вида документа,
но неизменными остаются дата и регистрационный номер, даже если выписка готовится через год
или два после заседания.
Из текста протокола воспроизводится вводная часть, но в повестке дня указывается тот
пункт, по которому нужна выписка. При этом нумерация пункта не меняется. Если нужный пункт
был третьим, то он и останется третьим, без первого и второго пунктов.
Из основной части берется полностью текст необходимого раздела.
Выписка имеет особый состав удостоверения. Оформляется реквизит подпись председателя
и секретаря без указания личных подписей. Юридическую силу выписке придаст отметка о
заверении копии. Она включает слово «Верно», должность и подпись должностного лица,
подготовившего выписку, дату выдачи выписки, которая и будет являться фактической датой
этого документа. Еще одна тонкость. В протоколе не указывается фактическая должность
секретаря: он может быть секретарем по должности, или лаборантом, или финансовым
директором. Для нас важно, что он являлся секретарем и вел протокол именно этого заседания.
Однако если он подписывает отметку о заверении копии, то правильнее будет указать его
настоящую должность. Например:
Председатель
Секретарь
Верно
Финансовый директор
14.06.2006
И.П. Бобров
Н.П. Сомова
л.п.
Н.П. Сомова
При направлении выписки в другое учреждение подпись в отметке заверяется печатью.
Пример оформления протокола
Закрытое акционерное общество
«Издательский дом «Вехи»
ПРОТОКОЛ
15.04.2006
Москва
№4
Заседания редакционной коллегии
Председатель – Ковров А.Д.
Секретарь - Ложкина И.Е.
Присутствовали: Абрамов М.Ю., Волкова Т.В., Николаев Н.И., Симонов С.Т., Щукина Л.Д.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О подготовке к изданию журнала «Культурное наследие».
Доклад заведующего отделом Симонова М.И.
2. О подготовке тематического номера журнала «Вестник истории».
Доклад главного редактора журнала Коврова А.Д.
1. СЛУШАЛИ:
Симонова М.И. – были проведены подготовительные мероприятия по выпуску журнала
«Культурное наследие». Организована редакционная коллегия, издание зарегистрировано. В
журнале «Вестник истории» было опубликовано приглашение на размещение статей в журнале.
На это предложение уже откликнулись многие исследователи. Первый номер может выйти уже в
июле.
ВЫСТУПИЛИ:
Ковров А.Д. – следует выделить краеведческую рубрику. Это привлечет региональных
культурологов и искусствоведов.
Вопрос: Какой планируется тираж журнала?
Симонов М.И. – Первый номер выйдет тиражом 1500 экземпляров.
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Включить в журнал «Культурное наследие» краеведческую рубрику.
1.2. Симонову М.И. подготовить к печати первый номер журнала до 31.05.2006.
2. СЛУШАЛИ:
Коврова А.Д. – на первом заседании редакционной коллегии нашего журнала было принято
решение в мае 2005 года выпустить тематический номер журнала, посвященный 60-летию
Победы. Номер подготовлен, статьи представили известные историки, изучающие войну.
Специальная рубрика посвящена воспоминаниям ветеранов. В связи с большим интересом к
военной теме, можно было бы рассмотреть вопрос об увеличении тиража этого номера до 3000
экземпляров.
ВЫСТУПИЛИ:
Николаев И.О. – необходимо срочно передать номер в типографию, чтобы тираж был готов
до 30 апреля.
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Увеличить тираж майского номера журнала «Вестник истории» до 3000 экземпляров.
1.2. Ответственному редактору Волковой Р.Т. передать журнал в типографию до
30.03.2005.
Председатель
Секретарь
А.Д. Ковров
И.Е Ложкина
Пример оформления краткого протокола
Закрытое акционерное общество
«Издательский дом «Вехи»
ПРОТОКОЛ
15.03.2005
№5
Москва
Заседания редакционной коллегии
Председатель – Ковров А.Д.
Секретарь – Ложкина И.Е.
Присутствовали: Абрамов М.Ю., Волкова Р.Т., Николаев И.О., Симонов Д.Н., Щукина Э.Б.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О подготовке тематического номера журнала «Вестник истории».
Доклад главного редактора Коврова А.Д.
2. О подготовке к изданию журнала «Культурное наследие»
Доклад начальника редакционного отдела Симонова Д.Н.
1. СЛУШАЛИ:
Коврова А.Д. – рассказал о подготовке номера журнала «Вестник истории» и обосновал
возможность увеличения тиража.
ВЫСТУПИЛИ: Николаев И.О.
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Увеличить тираж майского номера журнала «Вестник истории» до 3000 экз.
1.2. Ответственному редактору Волковой Р.Т. передать журнал в типографию до
30.03.2005.
2. СЛУШАЛИ:
Симонова Д.Н. – рассказал о мероприятиях по подготовке к изданию журнала.
ПОСТАНОВИЛИ:
2.1. Включить в журнал «Культурное наследие» краеведческую рубрику.
2.2. Симонову Д.Н. подготовить к печати первый номер журнала до 31.05.2005.
Председатель
А.Д. Ковров
Секретарь
И.Е. Ложкина
Пример оформления выписки из протокола
Закрытое акционерное общество
«Издательский дом «Вехи»
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
15.03.2005
№5
Москва
Заседания редакционной коллегии
Председатель – Ковров А.Д.
Секретарь – Ложкина И.Е.
Присутствовали: Абрамов М.Ю., Волкова Р.Т., Николаев И.О., Симонов Д.Н., Щукина Э.Б.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
2. О подготовке к изданию журнала «Культурное наследие».
Доклад начальника редакционного отдела Симонова Д.Н.
2. СЛУШАЛИ:
Симонова М.И. – были проведены подготовительные мероприятия по выпуску журнала
«Культурное наследие». Организована редакционная коллегия, издание зарегистрировано. В
журнале «Вестник истории» было опубликовано приглашение на размещение статей в журнале.
На это предложение уже откликнулись многие исследователи. Первый номер может выйти уже в
июле.
ВЫСТУПИЛИ:
Ковров А.Д. – следует выделить краеведческую рубрику. Это привлечет региональных
культурологов и искусствоведов.
Вопрос: Какой планируется тираж журнала?
Симонов М.И. – Первый номер выйдет тиражом 1500 экземпляров.
ПОСТАНОВИЛИ:
Включить в журнал «Культурное наследие» краеведческую рубрику.
Симонову М.И. подготовить к печати первый номер журнала до 31.05.2006.
Председатель
А.Д. Ковров
Секретарь
И.Е. Ложкина
Верно
Редактор
20.06.2006
л.п.
И.Е. Ложкина
2.
УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ СИТУАЦИИ
Ситуация 1
Составить протокол заседания студенческого профкома. На заседании обсуждался план
работы профкома на 2006/2007 учебный год и рассматривался вопрос об итогах соревнования по
успеваемости групп колледжа. В результате обсуждения первого вопроса постановили: утвердить
план работы профкома на 2006/2007 учебный год; при обсуждении второго вопроса: информацию
о соревновании групп принять к сведению; кураторам групп результаты соревнования довести до
студентов.
Недостающие данные указать самостоятельно.
Ситуация 2
ОАО «Интер» провело заседание коллегии. На повестке дня рассматривались два вопроса:
о работе отдела информатизации по обеспечению деятельности учреждения. Доклад начальника
отдела информатизации Акимова А.А.; о представлении Раквиенко О.О. к присвоению почетного
звания «Заслуженный работник культуры РФ». Докладчик заместитель директора Титов М.С.
По первому вопросу выступили: Кузнецов С.Л., он поставил вопрос о дополнительном
выделении компьютеров типа «Пентиум» для отдела; Сумцов Л.С. предложил передать отделу
массив имеющихся в других подразделениях информационных карточек; Загладина О.А.
сообщила об имеющихся в отделе новых разработках по улучшению организации
информационных процессов. В результате обсуждения постановили: одоюрить основные
направления работы отдела; разрешить административно-хозяйственной службе приобрести для
нужд отдела информатизации 3 компьютера.
При обсуждении второго вопроса выступили Семенов М.Ф., он поддержал предложение о
выдвижении Раквиенко О.О. на присвоение почетного звания «Заслуженный работник культуры
РФ»; Лученков И.Н. сказал о серьезных заслугах Раквиенко О.О. в деле развития отечественной
культуры. Постановили выдвинуть Раквиенко О.О. на присвоение почетного звания.
Недостающие данные указать самостоятельно.
Ситуация 3
Составить протокол заседания сотрудников бухгалтерии. Присутствовали 18 человек.
Повестка дня: сокращение срока составления годового отчета. На заседании было заслушано
сообщение бухгалтера Сурковой С.С. Она отметила, что работники группы учета имеют все
возможности для значительного сокращения срока составления годового отчета. Годовой отчет за
2006 год может быть представлен группой учета на 3 дня раньше установленного срока. По
данному вопросу выступил главный бухгалтер Кротов Е.Н. он сказал, что разработан новый
график работ по составлению годового отчета. При условии выполнения нового графика всеми
работниками группы учета, можно составить досрочно и сдать годовой отчет на 4 дня раньше
установленного срока.
После обсуждения было принято решение представить годовой отчет за 2006 год на 4 дня
раньше установленного срока, т.е. 00.00.2007; провести анализ годового отчета с целью выявления
резервов, необходимых для успешного выполнения плана на 2007 год.
Ситуация 4
В ОАО «Реал-Контакт» было проведено общее собрание акционеров. На собрании
присутствовали 72 человека. С докладом выступил Президент ОАО «Реал-Контакт» Сушкин С.С.
об увеличении уставного капитала ОАО. Комков В.А. поддержал предложение докладчика об
увеличении уставного капитала, а также предложил проводить собрание акционеров после
аудиторской проверки. Сомов В.К. задал вопрос о целесообразности увеличения уставного
капитала.
В результате постановили: увеличить уставной капитал общества на 240 000 (двести сорок
тысяч) рублей; годовое собрание акционеров проводить в первых числах апреля после
аудиторской проверки. (Отв. А.А. Александров).
Недостающие данные указать самостоятельно.
Ситуация 5
Составить краткий протокол общего собрания группы колледжа, состоявшегося 20 апреля
текущего года. На нем рассматривались результаты проведения субботника. С сообщением
выступила староста группы Громова Л. В обсуждении вопроса приняли участие студенты Иванов
В., Прошина Н., Орлова И. В результате решили: объявить благодарность студентам, принявшим
активное участие в субботнике; студентам Семенову М., Ложкину Ю., Никитиной А., не
явившимся на субботник, отработать прогул.
Недостающие данные указать самостоятельно.
Ситуация 6
ОАО «Промис» ПРОТОКОЛ. 22.10.2005. № 31. г. Чебоксары. Заседания экспертной
комиссии. Председатель – Иванов А.В. секретарь – Овчинникова Н.А. Присутствовали: 17 человек
(список прилагается). Повестка дня: 1. О рассмотрении сводной номенклатуры дел. Информация
зав. общим отделом Сидоровой А.С. 2. О подготовке документов к передаче на государственное
хранение. Информация зав. Архивом В.И. Беловой. 1. СЛУШАЛИ: Сидорову А.С. – Информация
прилагается. ВЫСТУПИЛИ: Соловьева В.М. (зав. архивом) – Номенклатура дел общества
подготовлена на основании номенклатуры дел, разработанных структурными подразделениями.
Все подразделения общества представили номенклатуры в установленные сроки. В этих
номенклатурах полно отражен комплекс документов, откладывающихся в деятельности
подразделений, учтены требования, предъявляемые к формированию дел и составлению
заголовков, включенных в номенклатуру. ПОСТАНОВИЛИ: 1. Одобрить номенклатуру дел
общества на 2005 год. 2. Представить номенклатуру дел на согласование в Государственный архив
Чувашской Республики. 2. СЛУШАЛИ: Белову В.Н. – В ходе подготовки документов к передаче
на государственное хранение были выделены к уничтожению как не имеющие научноисторической ценности и утратившие практическое значение документы за 1996 – 2004 гг.
Экспертиза проводилась в соответствии с «Перечнем …». За эти же годы подготовлены для
утверждения описи дел постоянного хранения. ВЫСТУПИЛИ: Грачева А.Н. – Текст выступления
прилагается. ПОСТАНОВИЛИ: 1. Одобрить акт от 00.00.0000 №00 о выделении к уничтожению
документов и дел. 2. Рекомендовать для утверждения описи дел постоянного хранения.
Председатель А.В. Иванов. Секретарь Н.А. Овчинникова.
3. КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Что такое протокол?
Назовите реквизиты протокола.
Какие требования предъявляются к реквизитам протокола?
Какие виды протоколов существуют? Чем они отличаются?
Кто подписывает протокол?
Что содержится во вводной части протокола?
Что содержится в основной части протокола?
Что такое выписка из протокола? Каковы особенности ее составления и оформления?
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Учебно-методическая разработка по составлению и оформлению протокола предназначена
для студентов, изучающих дисциплины «Документоведение» и «Документационное обеспечение
управления». Она разработана в соответствии с ГОСТ Р 6. 30 – 2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов» и Типовой инструкцией по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной власти. Данная методическая разработка предназначена
также для реализации государственных требований к минимуму содержания и уровню подготовки
выпускников по специальностям среднего профессионального образования.
Протокол – это организационно-правовой документ, создаваемый коллегиальным органом
или группой лиц по вопросам, требующим совместного обсуждения и принятия решения.
Совещательный принцип деятельности, составляющий основу государственных и
негосударственных структур, придает протоколу особую значимость. Значение протокола
заключается в том, что в нем отражаются не только принятые решения, а также исполнители и
сроки исполнения поручений и заданий. Протокол служит основанием для издания
распорядительных документов, о чем делаются соответствующие записи в разделе «постановили
(решили).
Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре коллегиального органа или
секретаре руководителя. Секретарь несет ответственность за правильность записей в протоколе.
Поэтому студентам, обучающимся по специальности 032002 «Документационное обеспечение
управления и архивоведение», как будущим секретарям, секретарям-референтам и т.д. особенно
необходимо знать требования к оформлению протокола. Цель данной методической разработки –
научить и показать студентам правила составления и оформления полных и кратких протоколов,
выписок из протоколов.
Данная методическая разработка содержит следующие разделы;
1. Нормативные требования к составлению и оформлению протокола.
2. Управленческие ситуации.
3. Контрольные вопросы.
В первом разделе дается определение протокола, излагаются требования к оформлению
каждого реквизита протокола, рассматриваются различия между кратким и полным протоколами,
особенности текста каждого из них, а также излагаются особенности оформления выписки из
протокола.
Во втором разделе содержатся управленческие ситуации по составлению полных и кратких
протоколов, а также выписки из протокола. В результате выполнения практической работы
студенты получают навыки оформления одного из важнейших документов, отражающих ход
заседания коллегиального органа.
В третьем разделе содержатся контрольные вопросы для проверки теоретических знаний по
составлению протоколов.
РЕЦЕНЗИЯ
на учебно-методическую разработку по составлению и оформлению протокола
для проведения занятий по дисциплинам «Документоведение»
и «Документационное обеспечение управления»
на 2,3 курсах специальностей 032002, 080110, 260201, 260202, 260204, 260502
Представленная методическая разработка составлена в соответствии с государственными
требованиями к минимуму содержания и уровню подготовки выпускников колледжа, а также на
основании ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная
система ОРД. Требования к оформлению документов» и Типовой инструкции по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке
объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе
управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимает
справочно-информационные документы. Документы этой группы не содержат поручений, не
обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а
сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения.
Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительных документов.
С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (так как он содержит
информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой стороны –
протоколы содержат постановляющую часть и, таким образом, могут рассматриваться как
распорядительные документы.
Ведение и оформление протокола возлагается на секретаря коллегиального органа или
секретаря организации. Поэтому будущим специалистам в области документационного
обеспечения особенно необходимо знать, как правильно составляются и оформляются протоколы,
а также выписки из протокола.
Данная методическая разработка включает нормативные требования к составлению и
оформлению протокола, управленческие ситуации по составлению протокола, а также
контрольные вопросы.
Методическая разработка может быть использована для проведения уроков по
дисциплинам «Документоведение» и «Документационное обеспечение управления» по теме
«Требования к оформлению и составлению протоколов»
Рецензент:
Преподаватель ГОУ СПО
Чебоксарский экономико-технологический
колледж
Е.Л. Сетянова
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
ГОУ СПО Чебоксарский экономико-технологический колледж
УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ РАЗРАБОТКА
(для студентов)
ПО СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ПРОТОКОЛА
Для проведения занятий по дисциплинам «Документоведение» и
«Документационное обеспечение управления»
специальностей 032002, 080110, 260201, 260202, 260204, 260502
НОМИНАЦИЯ:
«Учебно-методическое обеспечение теоретического обучения»
Разработана преподавателем
социально-экономических дисциплин
Чебоксарского экономикотехнологического колледжа
Ермиловой Т.Л.
Рассмотрена и одобрена на заседании
цикловой комиссии социальноэкономических и юридических
дисциплин
Протокол № 8 от 27 апреля 2007 г.
Председатель ЦК ___________ П.И. Кузнецов
г. Чебоксары - 2007