212-р от 06.05.2013 г. - Ступинский муниципальный район

Приложение
к распоряжению администрации
Ступинского муниципального района
от 06.05.2013 № 212-р
Положение
о системе электронной почты
администрации Ступинского муниципального района
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение о системе электронной почты администрации
Ступинского муниципального района (далее - Положение) определяет порядок
предоставления доступа и использования системы электронной почты
администрации Ступинского муниципального района (далее - СЭП).
1.2. Требования Положения являются обязательными для работников
администрации Ступинского муниципального района, использующих СЭП для
выполнения должностных обязанностей.
1.3. Положение устанавливает полномочия работников администрации
Ступинского муниципального района, использующих СЭП (далее - пользователей),
их обязанности и ответственность по обеспечению исполнения порядка
эксплуатации СЭП, установленного настоящим Положением.
1.4. В целях настоящего Порядка используются следующие термины и
определения:
- Интернет - глобальная информационно-телекоммуникационная сеть;
- электронная почта - сетевая служба, построенная на открытых и
стандартных протоколах (POP3/SMTP/SMIME), позволяющая пользователям
обмениваться информацией без применения бумажных носителей, с помощью
программно-аппаратного комплекса (компьютер, телекоммуникационные средства,
специализированное программное обеспечение) через локальные и глобальные
информационно-телекоммуникационные сети, в том числе с применением
электронной цифровой подписи;
- почтовый сервер информационный сервис распределенной
вычислительной сети администрации Ступинского муниципального района (далее –
РВС), включающий в себя почтовые службы и функции администрирования, а также
позволяющий содержать почтовые ящики пользователей, хранить и производить
обмен почтовыми сообщениями;
- почтовое сообщение - электронное сообщение, передаваемое через
информационно-телекоммуникационные сети от отправителя к получателю. Состоит
из служебной информации (адрес отправителя, адрес получателя, тема и т.д.),
текста сообщения (может отсутствовать) и вложенных файлов (могут отсутствовать);
- почтовый ящик - располагаемое на почтовом сервере электронное
хранилище почтовых сообщений, поступающих на ассоциированный с этим
почтовым ящиком адрес электронной почты;
- адрес электронной почты - уникальный идентификатор пользователя,
записываемый в следующем виде: Имя@stupinoadm.ru, где «Имя» - это имя
пользователя;
- администратор СЭП – Управление информационных технологий
администрации
Ступинского
муниципального
района,
ответственное
за
функционирование СЭП;
- администратор локальной информационно-телекоммуникационной сети
(далее - администратор ЛИТС) - должностное лицо, ответственное за организацию
доступа к ресурсам РВС;
- рабочее место СЭП - рабочее место имеющее доступ к СЭП через РВС;
- антивирусные средства – программное обеспечение позволяющее
организовать поиск, уничтожение вредоносного программного обеспечения на
компьютерах пользователей;
- электронная подпись (ЭП) - реквизит электронного документа,
предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки,
полученный в результате криптографического преобразования информации с
использованием закрытого ключа электронной
подписи и позволяющий
идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить
отсутствие искажения информации в электронном документе.
2. Структура СЭП
2.1. СЭП представляет собой комплекс организационных процедур,
программных и технических средств, обеспечивающий передачу сообщений по
стандартным для Интернет протоколам передачи данных и позволяющий
отправлять, получать, контролировать доставку и прочтение адресатом почтовых
сообщений.
2.2. СЭП используется для обмена почтовыми сообщениями как в пределах
РВС, так и со сторонними почтовыми серверами, расположенными в Интернете.
2.3.
Адреса электронной почты, предоставляемые пользователям для
информационного обмена, формируются в соответствии
с Типовой схемой
формирования адреса электронной почты на почтовом сервере администрации
Ступинского муниципального района (Приложение №1) и подразделяются на
категории:
- официальные адреса электронной почты администрации Ступинского
муниципального района, указываемые на официальном сайте и на официальных
бланках администрации Ступинского муниципального района;
- адреса
электронной
почты,
предоставляемые
структурным
подразделениям и сотрудникам администрации Ступинского муниципального
района.
3. Порядок предоставления доступа к СЭП
3.1. Доступ пользователей к СЭП предоставляется только для выполнения
должностных обязанностей.
3.2. Подключение пользователей к СЭП осуществляется на основании
заявок руководителей структурных подразделений администрации Ступинского
муниципального района, направленных в адрес администратора СЭП.
Заявка оформляется на бланке структурного подразделения в соответствии с
Типовой заявкой на создание адресов электронной почты на почтовом сервере
администрации Ступинского муниципального района (Приложение №2).
3.3. При получении заявки администратор СЭП обязан в течение 3 рабочих
дней:
- в случае соответствия заявки Положению выполнить заявку;
- в случае несоответствия заявки Положению направить отказ с указанием
причины.
4. Авторизация пользователей СЭП
4.1. В соответствии с заявкой для каждого пользователя СЭП на почтовом
сервере создается учетная запись, в состав которой входит адрес электронной
почты и пароль. Информация об учетной записи передается в структурное
подразделение администрации Ступинского муниципального района, направившее
заявку. Ответственным за ведение реестра учетных записей пользователей
администрации Ступинского муниципального района является администратор ЛИТС.
4.2. После создания учетной записи администратор ЛИТС уведомляет
пользователя о присвоенном ему адресе электронной почты и пароле. Пароль
должен состоять из комбинации букв и цифр и иметь длину не менее 8 символов.
4.3. Пользователь не должен сообщать пароль к своему почтовому ящику
другим лицам.
4.4. С целью организации хранения корреспонденции на рабочем месте
СЭП администратор СЭП рекомендует использовать клиентские почтовые
программы, настройки которых производятся в соответствии с Типовой настройкой
клиентских почтовых программ для почтового сервера администрации Ступинского
муниципального района (Приложение № 3).
5. Систематизация данных об электронных адресах пользователей СЭП
5.1. На основании заявок на подключение к СЭП администратор СЭП ведет
список учетных записей пользователей.
5.2. Администратор ЛИТС содержит список учетных записей пользователей
администрации Ступинского муниципального района в актуальном состоянии. В
случае прекращения использования учетной записи, Администратор ЛИТС в течение
2 рабочих дней после увольнения пользователя СЭП из администрации Ступинского
муниципального района удаляет такую учетную запись с почтового сервера, без
сохранения информации, хранящейся в почтовом ящике.
5.3. Для удобства переписки между пользователями в клиентском
программном обеспечении СЭП используется электронная адресная книга,
включающая сведения об адресах электронной почты получателей и отправителей
корреспонденции. Адресная книга пользователя ведется пользователем СЭП
самостоятельно.
5.4. Глобальная адресная книга, содержащая адреса электронной почты всех
пользователей, актуализируется администратором СЭП на почтовом сервере
(stupinoadm.ru).
6. Порядок эксплуатации СЭП
6.1. Эксплуатация СЭП заключается в приеме и передаче сообщений
электронной почты, использовании сервисных возможностей клиентского
программного обеспечения рабочего места СЭП.
6.2. Эксплуатацию СЭП осуществляют пользователи в соответствии с
приведенным ниже порядком эксплуатации СЭП.
6.3. При эксплуатации официальных адресов электронной почты
структурных подразделений администрации Ступинского муниципального района
руководитель
структурного
подразделения
администрации
Ступинского
муниципального района назначает ответственное лицо. Отсутствие лица,
ответственного за эксплуатацию официального электронного адреса структурного
подразделения
администрации
Ступинского
муниципального
района,
не
освобождает
руководителей
структурного
подразделения
администрации
Ступинского муниципального района от ответственности за организацию
эксплуатации официального электронного почтового адреса.
6.4. Лицо, ответственное за эксплуатацию официального электронного
почтового адреса, обязано:
- проверять содержимое почтового ящика не реже двух раз в день;
- обеспечивать учет и регистрацию поступивших и отправляемых
сообщений в соответствии с требованиями делопроизводства;
- обеспечивать
сохранение
электронных
версий
поступивших
и
отправляемых сообщений в собственной базе входящих и исходящих сообщений.
При подготовке почтовых сообщений, отправляемых с адресов электронной
почты, к пользователям СЭП предъявляются следующие требования:
- для отправки почтового сообщения документ оформляется в соответствии
с требованиями, предъявляемыми к оформлению официальных документов;
- допускаются следующие форматы вложенных файлов: *.txt, *.doc(х),
*.xls(х), *.pdf, *jpg, *.rar. По согласованию с получателями информации допускается
использование других форматов;
- присоединенные файлы рекомендуется архивировать в формат *.rar.
6.5. Предназначенная для пользователя корреспонденция хранится в
соответствующем почтовом ящике на почтовом сервере. Для почтовых сообщений
существуют следующие ограничения:
совокупный объем сообщений, хранящихся на сервере в почтовом ящике
руководителя и заместителей руководителя администрации Ступинского
муниципального района, не должен превышать 30 Мегабайт;
совокупный объем сообщений, хранящихся на сервере в почтовом ящике
сотрудника администрации Ступинского муниципального района, не должен
превышать 20 Мегабайт;
срок хранения сообщений на сервере в почтовых ящиках должен
составлять не более 30 календарных дней;
6.6. При эксплуатации клиентского программного обеспечения пользователи
СЭП обязаны использовать в качестве клиентского почтового программного
обеспечения средства, совместимые с протоколами электронной почты
(POP3/SMTP/SMIME), используемые в СЭП;
6.7. При использовании СЭП пользователи обязаны:
- не допускать пересылку по электронной почте информации, не
относящейся к служебной деятельности;
- не допускать передачу любого программного обеспечения посредством
электронной почты;
- в случае неполадок, при обнаружении неисправностей или попыток
несанкционированного доступа незамедлительно сообщать администратору ЛИТС.
6.8. Администратор ЛИТС обязан:
- использовать лицензионные клиентские почтовые программы;
- обеспечить функционирование клиентского почтового программного
обеспечения;
- вести список учетных записей пользователей.
7. Администрирование СЭП
7.1. Администрирование СЭП осуществляется Администратор ЛИТС.
7.2. Под администрированием СЭП понимается:
- подключение/отключение учетных записей пользователей и
регистрация в СЭП;
их
- обеспечение работоспособности серверных технических средств и
серверного программного обеспечения СЭП;
- обеспечение сохранности электронной почты путем резервного
копирования и восстановления при сбоях.
7.3. Администратор ЛИТС имеет право:
- заблокировать пользователю доступ к СЭП при нарушении пользователем
требований настоящего Положения;
- уничтожить невостребованную корреспонденцию при превышении срока
ее хранения в почтовом ящике или превышении установленного объема сообщений
в почтовом ящике. При превышении срока хранения сообщений в почтовом ящике
или объема сообщений в почтовом ящике с официальным адресом электронной
почты невостребованная корреспонденция уничтожается с уведомлением
руководителя пользователя СЭП.
7.4. Администратор ЛИТС обязан:
- организовать подключение пользователей к СЭП в соответствии с
порядком предоставления доступа к СЭП, изложенного в пункте 3 настоящего
Положения;
- обеспечить работоспособность и правильность эксплуатации технических
средств и программного обеспечения СЭП;
- обеспечить сохранность электронной почты путем ежесуточного
резервного копирования и восстановления при сбоях;
- информировать начальника Управления информационных технологий
администрации Ступинского муниципального района о нарушениях требований
настоящего Положения и других ситуациях, которые могут привести к
несанкционированному доступу, модификации, разрушению, удалению информации
или сбоям в работе СЭП.
7.5. В обязанности администратора ЛИТС не входит обучение
пользователей работе с клиентским программным обеспечением.
8. Обеспечение безопасности СЭП
8.1. СЭП предназначена для передачи только открытой информации.
Использование СЭП для обмена информацией, отнесенной к категории
ограниченного доступа, запрещается.
8.2. Все передаваемые и принимаемые по электронной почте файлы
пользователь обязан проверить антивирусными средствами.
9. Использование электронной подписи
9.1. ЭП в почтовом сообщении равнозначна собственноручной подписи в
документе на бумажном носителе в соответствии с Федеральным законом от 06
апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
9.2. Применение ЭП в СЭП возможно только при использовании
пользователем клиентских почтовых программ поддерживающих функции ЭП.
9.3. В СЭП право подписывать почтовые сообщения имеют уполномоченные
лица администрации Ступинского муниципального района в пределах своих
должностных обязанностей, отраженных в должностных инструкциях, либо
уполномоченные лица, назначенные распоряжениями руководителя администрации
Ступинского муниципального района.
9.4. Для организации обмена почтовыми сообщениями, подписанными ЭП, в
пределах СЭП необходимо получение сертификата ключа проверки электронной
подписи и ключа электронной подписи.
9.5. Создание/проверка ЭП в почтовом сообщении осуществляется
средствами криптографической защиты информации, сертифицированными ФСБ
России.
10. Контроль и ответственность
10.1. СЭП построена на открытых и стандартных протоколах (POP3/SMTP),
которые не являются средством гарантированной доставки информации. С целью
проверки успешной доставки электронного сообщения необходимо использовать
предусмотренную почтовым программным обеспечением систему уведомлений о
получении сообщений.
10.2. Запрещается передача служебной информации с применением
социальных почтовых серверов (mail, rambler, yandex и т.п).
10.3. В случае нарушений пользователями требований настоящего
Положения предоставление им доступа к СЭП может быть приостановлено или
прекращено.
10.4. Пользователи СЭП и администраторы ЛИТС несут ответственность за
полноту и своевременность выполнения требований, предъявляемых к ним
настоящим Положением, в соответствии с действующим законодательством.
Начальник Управления
информационных технологий
С.А.Белоконь
Приложение № 1
к Положению
о системе электронной почты
администрации Ступинского
муниципального района
Типовая схема формирования адреса электронной почты на почтовом сервере
администрации Ступинского муниципального района
Адрес электронной почты имеет определенную структуру и состоит из двух
частей, разделенных символом «@»: «Имя»@stupinosdm.ru, где «Имя» - это имя
пользователя.
Адреса электронной почты подразделяются на:
- официальный адрес электронной почты администрации Ступинского
муниципального района. В «Имени» адреса электронной почты используется слово
pochta ([email protected]);
- адрес электронной почты структурного подразделения администрации
Ступинского муниципального района. В «Имени» адреса электронной почты
рекомендуется использовать слово pochta и краткое наименование структурного
подразделения администрации Ступинского муниципального района, разделенное
символом «-», (пример: Управление информационных технологий – [email protected]). Создается по необходимости и усмотрению руководителя
структурного подразделения администрации Ступинского муниципального района;
адрес электронной почты пользователя СЭП администрации Ступинского
муниципального района. Создается по необходимости и усмотрению руководителя
структурного подразделения администрации Ступинского муниципального района:
адрес электронной почты руководителя и заместителей руководителя
администрации Ступинского муниципального района. В «Имени» адреса электронной
почты руководителя администрации Ступинского муниципального района и его
заместителей указываются инициалы имени и отчества (пример: vpivanov@
stupinoadm.ru);
адрес электронной почты сотрудника администрации Ступинского
муниципального района. В «Имени» адреса электронной почты рекомендуется
использовать фамилию сотрудника и краткое наименование структурного
подразделения администрации Ступинского муниципального района, разделяемое
символом «-». (Пример: petrov-kui@ stupinoadm.ru). В случае если в структурном
подразделении администрации Ступинского муниципального района есть сотрудники
с одинаковыми фамилиями, то перед фамилией добавляются инициалы имени
(пример: [email protected] и [email protected]).
Адрес электронной почты записывается только латинскими буквами и не
должен содержать пробелов. Осуществить перевод русских букв в латинские можно
при помощи транслита (перевод русских букв в латинские и наоборот). В сети
Интернет существует много сайтов, обеспечивающих данное действие, например:
http://www.translit.ru/?direction=ru&account=gost-7-79-2000).
В случае необходимости изменения уже действующего адреса электронной
почты (изменение фамилии, переход из одного структурного подразделения в другой)
и получения электронной почты по старому адресу в течении некоторого времени
предоставляется возможность использовать почтовый алиас –дополнительное имя,
которое будет ссылаться на новый адрес электронной почты.
Приложение №2
к Положению
о системе электронной почты
администрации Ступинского
муниципального района
Типовая заявка на создание адресов электронной почты на почтовом
сервере администрации Ступинского муниципального района
Прошу создать адреса электронной почты ________________________________
(наименование структурного подразделения)
В качестве сокращенного наименования структурного подразделения использовать
______________.
Список электронных почтовых адресов _________________________________:
(наименование структурного подразделения)
официальный адрес электронной почты
адрес электронной почты
комитета, управления или
отдела
Фамилия Имя Отчество сотрудника, должность
адрес электронной почты
сотрудника
С Положением о системе электронной почты администрации Ступинского
муниципального района сотрудники _____________________________ ознакомлены.
(наименование структурного подразделения)
_______________________
(должность)
______________
(подпись)
(____________)
(ФИО)
Пример
Прошу создать адреса электронной почты Управления информационных
технологий.
В качестве сокращенного наименования структурного подразделения
использовать uit.
Список адресов электронных почтовых адресов Управления информационных
технологий:
официальный адрес электронной почты
[email protected]
Фамилия Имя Отчество сотрудника, должность
адрес электронной почты
Алексеев Иван Петрович, начальник Управления
[email protected]
Иванов Игорь Александрович, начальник отдела
[email protected]
№1
Петрова Ирина Александровна, главный
[email protected]
специалист отдела №1
С Положением о системе электронной почты администрации Ступинского
муниципального района сотрудники Управления информационных технологий
ознакомлены.
Начальник Управления
информационных технологий ___________________
Приложение № 3
к Положению
о системе электронной почты
администрации Ступинского
муниципального района
Типовая настройка клиентских почтовых программ для почтового
сервера администрации Ступинского муниципального района
(на примере Microsoft Outlook 2003)
1. При первоначальном запуске Microsoft Outlook 2003:
1.1. В появившемся мастере настройки Microsoft Outlook 2003 нажать кнопку
«Далее». Затем в мастере создания нового ящика необходимо указать следующие
настройки пошагово:
1.1.1. Учетные записи: выбрать радиокнопку «Да», нажать кнопку «Далее».
1.1.2.Тип сервера: выбрать радиокнопку «POP3», нажать кнопку «Далее».
1.1.3. Настройки электронной почты Интернета “POP3”:
- в группе «Сведения о пользователе» указать фамилию и инициалы
пользователя СЭП, например Иванов И. И., а также указать адрес почтового ящика,
например [email protected];
- в группе «Вход в систему» указать имя почтового ящика, например ivanov и
пароль;
- в группе «Сведения о сервере» указать сервер входящей почты (POP3): <IPадрес почтового сервера>, сервер исходящей почты (SMTP): <IP-адрес почтового
сервера>. Нажать кнопку «Другие настройки…» и во вкладке «Сервер исходящий
почты» установить флажок «SMTP-серверу требуется проверка подлинности»; во
вкладке «Дополнительно» в группе «Номера портов сервера» указать порт POP3севрера: 8110, порт SMTP-сервера: 8250 и закрыть диалоговое окно;
- нажать кнопку «Далее».
2. Если уже имеются учётные записи.
2.1. Пункт главного меню «Сервис – Учетные записи – Добавить – Почта».
Затем в мастере создания нового ящика необходимо указать следующие настройки
пошагово:
2.1.1. В группе «Электронная почта» выбрать радиокнопку «Добавить новую
учетную запись электронной почты». Нажать кнопку «Далее».
2.1.2 Учетные записи: выбрать радиокнопку «Да», нажать кнопку «Далее».
2.1.3. Тип сервера: выбрать радиокнопку «POP3», нажать кнопку «Далее».
2.1.4. Настройки электронной почты Интернета “POP3”:
группе «Сведения о пользователе» указать фамилию и инициалы
пользователя СЭП, например Иванов И. И.
, а также указать адрес
почтового ящика, например [email protected].
- в группе «Вход в систему» указать имя почтового ящика, например ivanov и
пароль.
- группе «Сведения о сервере» указать сервер входящей почты (POP3): <IPадрес почтового сервера>, сервер исходящей почты (SMTP): <IP-адрес почтового
сервера>. Нажать кнопку «Другие настройки…» и во вкладке «Сервер исходящий
почты» установить флажок «SMTP-серверу требуется проверка подлинности»; во
вкладке «Дополнительно» в группе «Номера портов сервера» указать порт POP3севрера: 8110, порт SMTP-сервера: 8250 и закрыть диалоговое окно.
- нажать кнопку «Далее».
АДМИНИСТРАЦИЯ
СТУПИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
06.05.2013 № 212-р
г. Ступино
О вводе в эксплуатацию системы
электронной почты администрации
Ступинского муниципального района
В целях развития проекта «электронный муниципалитет» в администрации
Ступинского муниципального района
1.
Ввести в эксплуатацию систему электронной почты администрации
Ступинского муниципального района (далее – СЭП) с 20.05.2013г.
2.
Утвердить Положение о системе электронной почты администрации
Ступинского муниципального района (далее – Положение) (прилагается).
3.
Определить
администрации
официальными
Ступинского
адресами
муниципального
района
электронной
почты
[email protected]
и
[email protected].
4.
Руководителям
структурных
подразделений
администрации
Ступинского муниципального района в срок до 01.05.2013г. направить в
Управление
информационных
технологий
администрации
Ступинского
муниципального района заявки на создание адресов электронной почты на
почтовом
сервере
администрации
Ступинского
муниципального
района
в
соответствии с п.3. Положения.
5.
Управлению информационных технологий администрации Ступинского
муниципального района (С.А. Белоконь) в срок до 15.05.2013г. обеспечить доступ
пользователей к СЭП в соответствии с п.п.3.4 Положения.
6.
Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на
заместителя руководителя администрации – руководителя аппарата Донцова Ф.В.
Руководитель администрации
Ступинского муниципального района
А.П. Костров
Визы:
Заместитель руководителя администрации –
руководитель аппарата
«_____»__________________2013г.
Ф.В.Донцов
Заместитель руководителя администрации –
начальник финансового управления
«_____»__________________2013г.
Л.В.Курмаева
Заместитель руководителя администрации –
председатель комитета по управлению
имуществом
«_____»__________________2013г.
В.Н.Назарова
Начальник управления
информационных технологий
«_____»__________________2013г.
С.А.Белоконь
Список рассылки: в дело -1 экз., структурным подразделениям согласно штата- 1 экз.
С.А. Белоконь
647-52-99