Комплектование документами личного происхождения в

Управление архивами Свердловской области
Государственное казенное учреждение Свердловской области
«Центр документации общественных организаций
Свердловской области»
КОМПЛЕКТОВАНИЕ
ДОКУМЕНТАМИ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ
в Государственном казенном учреждении Свердловской области
«Центр документации общественных организаций Свердловской
области»
Методические рекомендации
Составитель:
начальник отдела комплектования
архивными документами ГКУСО
«ЦДООСО» А.В. Воротилкина
Екатеринбург
2012
2
Содержание
Введение………… ……………………………………………………….
4
Раздел 1. Источники комплектования документами личного
происхождения…………………………………………….………………
5
Раздел 2. Виды документов личного происхождения…………………..
6
Раздел 3. Этапы работы по комплектованию документами личного
происхождения…………………………………………………………….
3.1. Выявление источников комплектования документами личного
происхождения…………………………………………………………….
3.2. Составление списка граждан – возможных источников
комплектования………………………………………………...................
3.3. Организация переговоров с владельцами личных архивов и
оформление результатов переговоров……………………......................
3.4. Предварительное оформление приема документов личного
происхождения от их владельца……………………................................
3.5. Первичная экспертиза ценности документов и составление
сдаточной описи………………………………………………………….
3.6. Подготовка и оформление документов для рассмотрения ЭПК
Управления архивами Свердловской области вопросов
комплектования Центра документации документами личного
происхождения…………………………………………………..
3.7. Оформление приема документов личного происхождения на
постоянное хранение……………………..................................................
3.8. Составление списка граждан держателей личных архивов –
источников комплектования Центра документации...............................
Приложения
Приложение № 1. Примерный перечень документов, входящих в
состав личного фонда……………………………….
Приложение № 2. Форма списка граждан – возможных источников
комплектования………………………………………
Приложение № 3. Форма карточки учета работы с держателем
7
7
8
8
10
11
12
3
личного фонда………………………………………..
Приложение № 4. Форма заявления о приеме документов личного
происхождения………………………………………
Приложение № 5. Форма и пример сдаточной описи документов
личного происхождения……………………………..
Приложение № 6. Пример заключения для представления сдаточной
описи документов личного происхождения на
рассмотрение ЭПК Управления архивами
Свердловской области……………………………….
Приложение № 7. Форма договора дарения документов личного
происхождения………………………………………
Приложение № 8. Форма акта приема на хранение документов
личного происхождения…………………………......
Приложение № 9. Форма акта возврата архивных документов
собственнику………………………………………….
Приложение № 10. Форма списка граждан держателей личных
архивов – источников комплектования…………….
13
14
16
18
19
20
Список источников и литературы………………………………………..
21
26
27
31
32
4
33
34
5
Введение
Жизнь конкретного человека находит непосредственное отражение в
разнообразном комплексе документов личного происхождения, которые
раскрывают не только его частную жизнь, но и дополняют сведениями о
деятельности творческих коллективов, организаций, различных событиях
государственного, политического, культурного значения.
В современный период сохранение и передача документов личного
происхождения в государственные архивы особенно актуальны, поэтому
комплектование документами личного происхождения является одним из
приоритетных направлений деятельности Государственного казенного
учреждения Свердловской области «Центр документации общественных
организаций Свердловской области» (далее – Центр документации).
Работа по комплектованию документами личного происхождения в
Центре документации проводится в соответствии с Федеральным законом
«Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ,
областным законом «Об архивном деле в Свердловской области» от
25.03.2005 № 5-ОЗ, Правилами организации, хранения, комплектования и
использования документов Архивного фонда Российской Федерации и
других архивных документов в государственных и муниципальных архивах,
музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук (М., 2007,
далее – Правила), Методическими рекомендациями по работе с документами
личного происхождения (литература и искусство), (М., 1990) и другими
нормативно-методическими документами.
Документы личного происхождения, созданные гражданами или
законно приобретенные ими, относятся к частной собственности (ст. 9 п. 2
Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации»).
Включение в состав Архивного фонда Российской Федерации
осуществляется на основании экспертизы ценности документов и
оформляется договором между собственником или владельцем документов
личного происхождения и государственным архивом (ст. 6 п. 7 Федерального
закона «Об архивном деле в Российской Федерации»).
Целью разработки методических рекомендаций является закрепление
этапов и организация работы по комплектованию ГКУСО «ЦДООСО»
документами личного происхождения.
Методические рекомендации состоят из введения, трех разделов,
последовательно раскрывающих вопросы определения источников
комплектования документами личного происхождения, видов документов
6
личного происхождения, составления списков граждан – возможных
источников комплектования и граждан держателей личных архивов –
источников комплектования, составления сдаточной описи, оформления
приема документов личного происхождения на постоянное хранение;
приложений
и
списка
использованных
нормативно-методических
документов и литературы.
В методических рекомендациях рассмотрен вариант приема
документов личного происхождения на постоянное хранение в Центр
документации на безвозмездной основе по договору дарения документов
личного происхождения.
Методические рекомендации предназначены для сотрудников отдела
комплектования архивными документами Центра документации, но могут
быть использованы сотрудниками других государственных и муниципальных
архивов для организации работы по комплектованию архива документами
личного происхождения.
Раздел 1. Источники комплектования документами личного
происхождения
В соответствии с п. 4.2. Правил источниками комплектования
государственных архивов выступают граждане, в процессе деятельности
которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.
Отнесение к источникам комплектования для граждан производится на
основании следующих критериев:
вклад гражданина в развитие науки, культуры и других областей
деятельности;
его роль в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни
общества;
родственные, дружеские, творческие связи гражданина, место работы,
занимаемая должность;
типичность его архивных документов для эпохи (документы «рядовых»
граждан);
состав и содержание собранных гражданином архивных документов.
Значение служебной, политической, общественной или творческой
деятельности фондообразователя определяется, исходя из факторов:
государственного
признания
деятельности
фондообразователя
(присуждение премий, почетных званий, награждение орденами, участие в
выборных органах и др.);
7
общественного мнения о деятельности фондообразователя (отзывы
прессы, письма граждан, читателей, зрителей и др.);
мнения коллег по профессии;
мнения экспертов-специалистов в данной области;
мнения соответствующего научного учреждения, творческого союза,
издательства;
заключения эксперта ЭПК Управления архивами Свердловской
области.
Документы личного происхождения поступают в Центр документации:
от фондообразователей, передающих свои архивы лично или по
завещанию;
от лиц, владеющих архивом по праву наследования;
от собирателей и коллекционеров.
Центр документации принимает на постоянное хранение документы, в
том числе особо ценные, отражающие жизнь известных граждан
Свердловской области - представителей в различных областях
политической, общественной, творческой или служебной деятельности:
1.
Работников органов государственной власти и управления,
партийных и комсомольских органов;
2.
Современных общественно-политических деятелей;
3.
Руководителей и работников промышленности и сельского
хозяйства;
4.
Работников высшего, среднего и специального образования;
5.
Деятелей науки;
6.
Деятелей культуры (литературы, кино, театра, балета, музыки,
изобразительного искусства и т.п.);
7.
Деятелей печати, радио и телевидения;
8.
Спортсменов;
9.
Врачей и медицинских работников;
10. Юристов;
11. Предпринимателей;
12. Представителей общественных объединений и ветеранов войн и
локальных конфликтов;
13. Руководителей и сотрудников архивной службы;
14. Коллекционеров.
Раздел 2. Виды документов личного происхождения
8
Для отбора документов личного происхождения на постоянное
хранение в Центр документации разработан Примерный перечень
документов, входящих в состав личного фонда (Приложение № 1).
В составе личного архива на постоянное хранение в Центр
документации принимаются документы на бумажной основе, фото-, фоно-,
кино-, видеодокументы, музейные предметы.
Фотодокументы (негативы, позитивы, слайды, фотоальбомы)
принимаются вместе с текстовой сопроводительной документацией:
аннотациями с указанием содержания фотодокумента, места, даты, автора
съемки.
Раздел 3. Этапы работы по комплектованию документами личного
происхождения
Работа по комплектованию документами личного происхождения в
Центре документации проводится сотрудниками отдела комплектования
архивными документами и проходит в несколько этапов:

выявление источников комплектования документами личного
происхождения;

составление списка граждан – возможных источников
комплектования;

организация переговоров с владельцами личных архивов и
оформление результатов переговоров;

предварительное оформление приема документов личного
происхождения от их владельца;

составление сдаточной описи;

рассмотрение ЭПК Управления архивами Свердловской области
вопросов комплектования Центра документации документами личного
происхождения;

оформление приема документов личного происхождения на
постоянное хранение;

составление списка граждан держателей личных архивов –
источников комплектования Центра документации.
3.1. Выявление источников комплектования документами личного
происхождения
Сведения о фондообразователях и имеющихся у них личных архивах
сотрудники Центра документации получают от отдельных граждан,
9
учреждений, организаций, общественных объединений, творческих союзов,
из СМИ: газет, радио, телевидения, Интернета и др.
Установление контактов с фондообразователями осуществляется
непосредственно или через третьих лиц, организации, обладающие
соответствующими сведениями (фамилии, адреса, телефоны, род занятий,
общая характеристика комплекса документов).
3.2. Составление списка граждан – возможных источников
комплектования
После получения сведений о фондообразователях и имеющихся у них
личных архивах составляется список граждан – возможных источников
комплектования Центра документации, в котором указываются: фамилия,
имя, отчество фондообразователя, даты жизни (если таковые известны),
основные места работы, занимаемые должности, ученая степень, звания,
правительственные награды. В списке граждан – возможных источников
комплектования Центра документации потенциальные фондообразователи
располагаются по группам, отражающим род их занятий (профессию) (см.
Раздел 1), внутри групп – по алфавиту фамилий. Список граждан –
возможных источников комплектования Центра документации ведется в
электронном виде по установленной в Центре документации форме
(Приложение № 2).
В графе «Примечание» указывается стадия работы Центра
документации с фондообразователями: выявление, установление контактов,
предварительный анализ документов, переговоры, договор.
Фондообразователи, включенные в список граждан – возможных
источников комплектования Центра документации, с которыми заключен
договор дарения документов личного происхождения и архивы которых
подлежат приему в Центр документации, перемещаются в список граждан
держателей личных архивов – источников комплектования Центра
документации (см. п. 3.8.).
3.3. Организация переговоров с владельцами личных архивов и
оформление результатов переговоров
Работа по привлечению на постоянное хранение в Центр документации
документов личного происхождения поручается сотруднику отдела
комплектования архивными документами и проводится в несколько этапов:
предварительно изучаются данные о фондообразователе, непосредственно
ведутся переговоры и уточняются состав и содержание документов,
подлежащих приему в Центр документации.
10
В процессе подготовки к работе с владельцами личных архивов
сотруднику отдела комплектования архивными документами необходимо:

изучить литературу о фондообразователе, его биографию, этапы
политической, общественной, творческой или служебной деятельности;

установить, имеются ли в Центре документации или других
государственных архивах документы данного фондообразователя;

уточнить, кто является владельцем документов личного архива
данного фондообразователя, установить точный адрес, телефон, родственные
(или иные) отношения к фондообразователю, если владельцем архива
является не сам фондообразователь.
В процессе переговоров сотрудник проводит следующие виды работ:

заводит наблюдательное дело, в котором сосредотачивается вся
документация, образующаяся в процессе работы по комплектованию личным
архивом;

готовит проект письма за подписью директора Центра
документации с обращением к фондообразователю или лицу, владеющему
его архивом;

готовит проект ответа, если инициативным документом является
письмо или устное обращение в Центр документации фондообразователя или
владельца документов;

знакомится с составом и содержанием документов личного
архива;

разъясняет фондообразователю или владельцу документов
порядок приема документов на постоянное хранение, знакомит с Примерным
перечнем документов, входящих в состав личного фонда (Приложение № 1);

уточняет условия, на которых фондообразователь или владелец
документов намерен передать их на постоянное хранение.
Все собранные сведения сотрудник, ведущий переговоры, должен
изложить в докладной записке на имя заместителя директора по
комплектованию архивными документами Центра документации.
Докладная записка с визой начальника отдела комплектования
архивными документами и резолюцией заместителя директора по
комплектованию архивными документами становится документом, на
основании которого продолжается или прекращается работа по привлечению
данного личного архива на постоянное хранение. Докладная записка
помещается в наблюдательное дело.
11
При отрицательном решении вопроса фондообразователь исключается
из списка граждан – возможных источников комплектования Центра
документации.
При положительном решении вопроса о продолжении работы по
привлечению данного личного архива на постоянное хранение в Центр
документации, составляется карточка учета работы с держателем личного
архива (Приложение № 3), на которую выносятся:

фамилия, имя, отчество фондообразователя, точные даты жизни,
характер его деятельности (профессия);

фамилии, имени, отчества владельца документов (если их
передает не сам фондообразователь) с указанием родственных отношений
(вдова, сын, племянник и др.);

почтовый адрес и номер телефона лица, с которым ведутся
переговоры;

фамилия сотрудника отдела комплектования архивными
документами, который ведет работу по комплектованию Центра
документации данным личным архивом.
На оборотной стороне карточки делаются пометы о времени начала
(возобновления, продолжения) переговоров, наличии фонда в Центре
документации.
В картотеке учета работы с держателями личных архивов карточки
расставляются по алфавиту фамилий фондообразователей, картотека
находится в ведении начальника отдела комплектования архивными
документами.
3.4. Предварительное оформление приема документов личного
происхождения от их владельца
Документы личного происхождения поступают в Центр документации
от граждан безвозмездно по заявлению установленной формы (Приложение
№ 4). Сотрудник, ведущий переговоры с владельцем документов, обязан
проверить правильность составления заявления.
При передаче документов на постоянное хранение в Центр
документации владелец документов может поставить некоторые условия,
например:

оставить за собой исключительное право публикации документов
на определенный по договоренности срок;

оставить за собой право ограничения использования отдельных
документов на определенный по договоренности срок;
12

закрыть для использования отдельные документы на
определенный по договоренности срок;

передать отдельные документы при условии предоставления ему
фото- или ксерокопий.
Все условия, на которых владелец личного архива передает документы,
должны быть обязательно оговорены в заявлении (или письме, приложенном
к заявлению).
Если при передаче личного архива владелец выражает желание
передать в Центр документации книги, журналы, комплекты газет,
справочники и т.п., не имеющие непосредственного отношения к
передаваемому архиву, то отбор и прием этих печатных изданий
производится
непосредственно
сотрудниками
организационнометодического отдела, печатные издания включаются в библиотечный фонд
Центра документации.
3.5. Первичная экспертиза ценности документов и составление
сдаточной описи
Поступившие в Центр документации документы еще до решения
вопроса о приеме их на постоянное хранение подвергаются разбору,
первичной экспертизе ценности документов, временной систематизации и
краткому описанию при составлении сдаточной описи (Приложение № 5).
В процессе первичного разбора документов личного происхождения
проводится их систематизация в соответствии с типовой схемой
систематизации документов фонда личного происхождения. Основными
разделами схемы систематизации документов фонда личного происхождения
являются:

документы
творческой
деятельности
фондообразователя
(рукописи, рисунки, ноты и др.);

документы
служебной
и
общественной
деятельности
фондообразователя;

личная переписка фондообразователя;

документы к биографии фондообразователя (личные документы,
документы юбилеев и др.);

документы о фондообразователе и по увековечению его памяти
(статьи, воспоминания, отзывы и др.);

изобразительные документы (фотографии, фоторепродукции и
др.);
13

документы, собранные фондообразователем и отложившиеся в
его личном архиве (рукописи и письма других лиц, тематические подборки
вырезок и выписок из газет, журналов, документов и др.);

книги и брошюры самого фондообразователя, книги с пометами
фондообразователя, книги с дарственными надписями.
Внутри разделов документы объединяются в группы по номинальному,
тематическому и другим признакам классификации документов и
заключаются в обложки.
Допускаются следующие отклонения от типовой схемы: документы к
биографии фондообразователя располагаются в начале сдаточной описи,
творческие изобразительные документы располагаются в конце сдаточной
описи вместе с другими изобразительными документами.
В процессе первичного разбора комплексы документов, объединенные
самим фондообразователем или владельцем архива, не подвергаются
пересистематизации.
При первичном разборе документов не проводится их систематизация
по хронологии, нумерация листов, выявление дат. Дублетные экземпляры
возвращаются владельцу архива.
Систематизация документов фонда закрепляется путем составления
сдаточной описи. На музейные предметы, переданные фондообразователем,
составляется отдельная сдаточная опись.
Описательная статья описи состоит из порядкового номера временной
единицы хранения, краткого ее заголовка и обозначения количества
документов в единице хранения.
В итоговой записи к описи указывается общее количество документов,
учтенных по этой описи, количество временно сформированных единиц
хранения, опись подписывается составителем.
В случаях, если документы поступают в архив по сдаточной описи,
удовлетворительно
составленной
владельцем
личного
архива,
пересистематизация личного архива может не проводиться, проводится лишь
просчет документов, в описи делается итоговая запись сотрудником Центра
документации.
На обложке временной единицы хранения карандашом проставляется
порядковый номер единицы хранения по сдаточной описи, краткое
наименование группы документов и их количество.
3.6. Подготовка и оформление документов для рассмотрения на
ЭПК Управления архивами Свердловской области вопросов
14
комплектования Центра документации документами личного
происхождения
Вопрос о приеме документов личного происхождения на постоянное
хранение решается на заседании ЭПК Управления архивами Свердловской
области. К рассмотрению на заседании ЭПК должны быть подготовлены
следующие документы:

заключение на сдаточную опись документов личного
происхождения;

сдаточная опись документов личного происхождения;

заключение эксперта.
В заключении на сдаточную опись документов личного происхождения
должны быть изложены (Приложение № 6):

характеристика деятельности фондообразователя (даты жизни,
основные этапы жизни и деятельности);

характеристика документов личного архива: полнота состава
архива, основные виды документов, содержание документов;

количество временных дел и документов, учтенных в сдаточной
описи;

предложение о целесообразности приема документов.
В заключении предлагается проект названия фонда, если документы
личного архива поступают впервые, или указывается, к какому фонду их
следует присоединить, а также сообщается, от кого поступают документы и
на каких условиях.
ЭПК Управления архивами Свердловской области рассматривает
заключение на сдаточную опись документов личного происхождения и
выносит решение об его одобрении (или неодобрении).
3.7. Оформление приема документов личного происхождения на
постоянное хранение
Решение ЭПК Управления архивами Свердловской области в устной
или письменной форме сообщается фондообразователю или владельцу
документов.
При положительном решении вопроса о приеме документов,
поступающих
безвозмездно,
между
Центром
документации
и
фондообразователем (или владельцем документов) заключается договор
дарения документов личного происхождения (Приложение № 7). Договоры
дарения документов личного происхождения, подписанные директором
Центра документации и фондообразователем (или владельцем документов)
15
регистрируются в журнале регистрации заключенных договоров с
держателями личных архивов, который хранится у начальника отдела
комплектования архивными документами.
На основании договора дарения документов личного происхождения и
протокола ЭПК Управления архивами Свердловской области составляется
акт приема на хранение архивных документов личного происхождения
(Приложение № 8), к которому должна быть приложена сдаточная опись
документов личного происхождения. Акт, составленный сотрудником,
осуществляющим комплектование документами личного происхождения,
подписанный
фондообразователем
или
владельцем
документов,
утвержденный директором Центра документации, передается главному
хранителю фондов Центра документации, где вновь поступающие документы
ставятся на государственный учет и новому фонду присваивается номер.
Второй экземпляр акта передается фондообразователю или владельцу
документов. Договор дарения документов личного происхождения и акт,
зафиксированный в книге учета поступлений документов, являются
юридическими документами, на основании которых документы личного
архива становятся государственной собственностью и включаются в состав
Архивного фонда Российской Федерации.
При положительном решении вопроса о приеме документов на
постоянное хранение фондообразователь или владелец документов
уведомляется о том, что после проведения научного описания документов,
часть их может быть выделена как не подлежащая хранению, и возвращена
ему или по согласованию с ним передана на уничтожение.
По желанию фондообразователя и владельца документов ему
предоставляется экземпляр сдаточной описи как временный документ, после
завершения научного описания переданных им документов вручается
архивная опись фонда.
При отрицательном решении вопроса о приеме документов на
постоянное хранение, а также возврате по результатам первичной экспертизы
ценности их части из числа находившихся в Центре документации,
составляется акт возврата документов в двух экземплярах (Приложение № 9).
Один экземпляр остается в архиве, другой вместе с документами (их частью)
возвращается фондообразователю или владельцу документов.
3.8. Составление списка граждан держателей личных архивов –
источников комплектования Центра документации
16
Список граждан держателей личных архивов – источников
комплектования Центра документации (Приложение № 10) ведется по
установленной в Центре документации форме с указанием:

фамилии, имени, отчества фондообразователя, дат жизни;

основных мест работы, занимаемых должностей;

ученой степени, звания, правительственных наград;

фамилии, имени, отчества владельца документов (если их передает не
сам фондообразователь) с указанием родственных отношений (вдова, сын,
племянник и др.);

почтового адреса и номера телефона фондообразователя или владельца
документов;

номера и даты заключения договора дарения документов личного
происхождения.
В списке граждан держателей личных архивов – источников
комплектования Центра документации фондообразователи располагаются по
группам, отражающим род их занятий (профессию) (см. Раздел 1), внутри
групп – по алфавиту фамилий фондообразователей.
Проект списка граждан держателей личных архивов – источников
комплектования Центра документации после рассмотрения его на заседании
экспертно-методической комиссии Центра документации представляется на
согласование ЭПК Управления архивами Свердловской области. Решение
ЭПК Управления архивами Свердловской области о согласовании списка
является основанием для его утверждения директором Центра документации.
ОДОБРЕНО
Протокол ЭМК
ГКУСО «ЦДООСО»
от____________ №____
17
Приложение № 1
Примерный перечень документов, входящих в состав личного
фонда
Документы к биографии
1.
Автобиографии,
анкеты,
дневники,
записные
книжки,
воспоминания.
2.
Личные документы, справки, договоры.
3.
Документы об образовании.
4.
Документы о присвоении званий и степеней.
5.
Членские билеты и удостоверения различных обществ и
организаций.
6.
Служебные пропуска, мандаты, удостоверения.
7.
Ученические тетради, студенческие конспекты, дневники и
другие личные записи.
8.
Документы (газетные статьи, воспоминания, письма, рецензии и
др.) о фондообразователе.
9.
Личная переписка.
10. Почетные грамоты, адреса, благодарности.
Документы служебной и общественной деятельности
1.
Авторские рукописи.
2.
Копии уставов, приказов, протоколов организаций, учреждений и
предприятий, на которых работал фондообразователь.
3.
Документы о назначении и перемещении по службе.
4.
Документы, связанные с работой на выборных должностях.
5.
Документы о командировках (черновики отчетов, тексты
докладов, выступлений, стенограмм, служебные записки).
6.
Служебная переписка.
7.
Документы о праздновании юбилеев, награждении, присвоении
почетных званий.
8.
Документы, собранные фондообразователем для своих работ и по
интересующим его темам.
Документы членов семьи фондообразователя:
жены, детей, братьев, сестер.
18
Изобразительные документы
1.
Рисунки, рисованные портреты фондообразователя.
2.
Фотографии фондообразователя (индивидуальные и в группах).
3.
Семейные
фотографии,
фотографии
родственников
фондообразователя.
4.
Фотографии разных лиц с дарственными надписями
фондообразователю.
Книги и брошюры
1.
Малотиражные
и
редкие
издания
произведений
фондообразователя.
2.
Книги и брошюры с иллюстрациями фондообразователя.
3.
Книги с пометами фондообразователя.
4.
Книги с дарственными надписями фондообразователю.
Фонодокументы
1.
Аудиокассета.
2.
CD – диск.
Видеодокументы
1.
Видеокассета.
2.
CD – диск.
Кинодокументы
Музейные предметы
19
20
Приложение № 2
Список граждан – возможных источников комплектования ГКУСО «ЦДООСО»
№пп
Ф.И.О., годы жизни
1
2
Основные места работы,
занимаемые должности
3
Учёная степень, звания,
правительственные награды
4
Примечание
5
1. Работники органов государственной власти и управления, партийных и комсомольских органов
1
Иванов Иван Иванович
1935-2000
Первый секретарь Свердловского
обкома КПСС
Орден Ленина
установление
контактов с
родственниками
-
переговоры
2
2. Современные общественно-политические деятели
3
Петров Петр Петрович
1956 г.р.
Депутат Свердловской областной
Думы
4
3. Работники высшего, среднего и специального образования
5
Форма списка граждан – возможных источников комплектования
21
Приложение № 3
Карточка учета работы с держателем личного архива
Фамилия, имя, отчество фондообразователя
Даты жизни фондообразователя
Основные места работы, занимаемые должности
Фамилия, имя, отчество владельца документов
Почтовый адрес и номер телефона лица, с которым ведутся переговоры
Фамилия, имя, отчество сотрудника отдела комплектования архивными
документами
Форма карточки учета работы с держателем личного фонда
22
Приложение № 4
Директору Государственного казенного
учреждения Свердловской области «Центр
документации общественных организаций
Свердловской области»
от___________________________________
(фамилия, имя , отчество)
проживающего________________________
_____________________________________
тел.№
паспорт_____________________________
выдан «
»_________________________
Заявление
Прошу
принять
на
постоянное
хранение
документы
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
а) без каких-либо ограничений использования документов (подчеркнуть)
б) ограничить доступ к определенным видам документов (указать на какой
срок)______________________________________________________________
__________________________________________________________________
в) при иных условиях
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
«
» ____________ 20
подпись
Форма заявления о приеме документов личного происхождения
23
Приложение № 5
СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ № 1
документов личного фонда Гамова Сергея Петровича
№
п/п
Заголовки отдельных документов и временных дел
Количество
отдельных
документов и
временных
дел
Примечания
1
2
3
4
1.
Личные документы С.П. Гамова:
Автобиография Гамова Сергея Петровича
Выписка из решения жюри областного смотра
самодеятельных спектаклей 30.01.1990
Комсомольский билет С.П. Гамова 16.09.1975
Студенческий билет студента института театрального
искусства им. А.В. Луначарского С.П. Гамова
01.09.1983
Удостоверения актера театра юного зрителя
С.П. Гамова за 1983-1996 годы
Удостоверения члена ВТО (СТД) С.П. Гамова за
1984-2005 годы
Удостоверение редактора СГТРК С.П. Гамова
Визитные карточки С.П. Гамова
1
1
1
1
3
3
1
5
2.
Программы спектаклей с участием С.П. Гамова за
1980-2004 гг.
14
3.
Афиши спектаклей с участием С.П. Гамова за 19842006 годы
6
4.
Газетные статьи С.П. Гамова и о С.П. Гамове за 19832007 годы
48
5.
С.П. Гамов. Перешагнув судьбы экватор…
Екатеринбург, 2002
1
6.
Рукопись книги «Перешагнув судьбы экватор…»
1
7.
Документы с дарственными надписями
С.П. Гамову:
Программы спектаклей московских театров с
автографами актрис Т.И. Пельтцер и
Т. Дорониной, 1979 г., 1983 г.
Афиша творческого вечера заслуженной артистки
2
1
24
1
2
РСФСР Тамары Семиной с автографом актрисы
Т.Семиной 12.11.1978
Журнал «Советский экран» с автографом актрисы
Л.Гурченко, 1975 г.
Буклет «Михаил Кузнецов» с автографом актера
М.Кузнецова, 1964 г.
3
1
1
8.
Документы (афиши, приглашения, сценарий и др.)
творческого вечера театрального режиссера,
заслуженного артиста АзССР Е.Н. Агурова
21.11.1988
6
9.
Брошюра «Свердловский театр юного зрителя имени
Ленинского комсомола», 1989 г.
На с. 39 упоминание о С.П. Гамове
1
10.
Журнал «Сеанс», № 6 1992 г.
На с. 33-35 статья о фильме с участием
С.П. Гамова «Миф о Леониде»
1
11.
Журнал «Яркий мир», № 2 2001 г.
На с. 6 фотография С.П. Гамова с певицей
Г. Вишневской
1
12.
Брошюра «Екатеринбургский дом актера. Пятнадцать
лет вместе!», 2003 г.
1
13.
Плакат «ТЮЗ – 70 лет»
1
14.
Буклет «Фильм Дмитрия Долинина «Колечко
золотое, букет из алых роз», 1994 г.
1
15.
Интервью С.П. Гамова журналу «Зооцарство»
1
16.
Воспоминания о литературоведе
В.С. Рутминском. 2005 г.
1
17.
Рукопись В. Золотухина «У Алексухина Валерия
Николаевича». Копия
1
18.
Раритеты:
Журнал «Рабис» № 4, 6, 7, 12 за 1927 год, № 10, 11,
15, 18, 19, 42, 43 за 1928 год, № 39 за 1929 год
Программы московских спектаклей, 1938 г.
Комедии Гоголя. Из классной библиотеки
И.М. Гринцера. г. Одесса, без года
Программа концерта заслуженной артистки РСФСР
О.Лепешинской, 1943 г.
Журнал «Театральная неделя», № 17(38) 1940 г.
Газета «Советский артист», № 21(998) 1961 г.
12
1
1
1
1
1
4
25
1
2
Газета «Советская культура», № 124(202) 1954 г.
Газета «Правда», № 107(11944) 1951 г.
Статья из газеты «Уральский рабочий» «Путь к
сердцу артиста», 1955 г.
Почтовые карточки неизвестного лица по фамилии
«Хачатуров» ее высокоблагородию Липиной Ольге
Владимировне
19.
20.
Документы, собранные С.П. Гамовым об актрисе
Ф.Г. Раневской:
Фотографии Ф.Г. Раневской
Фотографии вечера памяти Ф.Г. Раневской, 1986 г.
Фотокопии статей о Ф.Г. Раневской
Сценарий вечера памяти Ф.Г. Раневской 1986 г.
Газетные и журнальные статьи о Ф.Г. Раневской
Почтовая карточка Ф.Г. Раневской С.П. Гамову,
1982 г.
Фотографии:
Фотографии С.П. Гамова (индивидуальные и в
группах)
Фотографии актера С.П. Гамова в ролях
Фотографии разных лиц (Э.Рязанова, Г.Е. Гецова и
др.) с дарственными надписями С.П. Гамову
3
1
1
1
3
6
10
14
1
46
1
10
30
5
21.
Видеокассета «Фильмы с участием Сергея Гамова:
«Здесь твой фронт» Свердловская киностудия, 1983г.,
«Ёлка» Свердловская киностудия, 1989 г.»
1
22.
Видеокассета «Художественный фильм «Миф о
Леониде», киностудия «Ленфильм», 1991 г.
В главной роли – Сергей Гамов»
1
23.
Видеокассета из домашнего архива С.Гамова:
1.
Ток-шоу «Формула успеха» (встреча с
С.Гамовым на СГТРК),
2.
Передача об актрисе ТЮЗа В.Ю. Сухоросовой
«Улетела лебедь-птица». Автор – С.Гамов
3.
Передача «Кухня» (41 канал) С.Белов и
С.Гамов готовят паштет «от Фаины Раневской» на
кухне в квартире у С.Гамова
Видеокассета «Передачи СГТРК о С. Гамове»:
1.
«Бенефис Сергея Гамова» - о моноспектакле
«Бенефис» по пьесе Н. Коляды
2.
«Миф о Леониде» - о съемках в главной роли в
фильме «Миф о Леониде»
1
24.
1
4
26
1
2
3
3.
Кинофильм «Здесь твой фронт» об Уралмаше
военного времени. В эпизоде – Часовой – С.Гамов
25.
Видеокассета «Телевизионный цикл «Дом актера»
(СГТРК, автор – С.Гамов):
1.
«Дом актера на Кинотавре». Часть первая.
Первые впечатления, 1995 г.
2.
«Дом актера на Кинотавре». Часть вторая.
Крупный план
3.
«У нас в гостях Людмила Чурсина»
4.
«Дом актера в «Театральном бинокле» совместная программа с Петербургским
телевидением. Ведущие – С.Гамов, Л. Луппиан
5.
«Инна, Глеб и Николай…» (И.Чурикова,
Г. Панфилов, Н. Караченцев)
1
26.
Видеокассета «Исходный материал к телепередачам»:
1.
Пасхальная неделя в Доме актера
2.
Театр им. Моссовета в Доме актера: Сергей
Юрский, Валентина Талызина, Александр Леньков,
Нелли Пшённая, Лариса Кузнецова
1
27.
Видеокассета «Телевизионные программы СГТРК,
снятые в Доме актера»:
1.
Галина Волчек: нужно научиться терпению
2.
Карьера Ольги Волковой
3.
Виктор Павлов – о себе, о Дале и неизвестной
стране актерского счастья
4.
Актер и зритель (по страницам телевизионного
цикла «Дом актера»)
5.
О Фаине Раневской – «Пусть кружат
пожелтевшие листья… или мечты о прошлом»
1
28.
Видеокассета из домашнего архива С. Гамова:
1.
Видеозапись художественного фильма
«Колечко золотое, букет из алых роз» («Ленфильм»,
1994 г.) – по повести А.П. Чехова «В овраге». В
ролях: Е. Корикова, О. Волкова, В. Павлов, С. Гамов
и др. Режиссер – Д. Долинин
2.
Видеозапись художественно-документального
фильма «Из отголосков далекой речи» - о народном
артисте СССР Б.Ф. Ильине на основе авторской
радиопрограммы С.Гамова «Театральный дневник»,
1
4
27
1
2
3
4
Свердловская киностудия, 1996 г.
29.
DVD-диск «Заслуженный артист России Сергей
Гамов. Портфолио»
1
Итого в сдаточной описи учтен 261 (двести шестьдесят один) отдельный документ,
составляющих 29 (двадцать девять) временных дел, в том числе 61 (шестьдесят одна)
фотография, 8 (восемь) видеокассет, 1 (один) DVD-диск за 1964-2007 годы.
Опись составил:
Наименование должности работника
Подпись
Расшифровка подписи
28
Форма и пример сдаточной описи документов личного происхождения
29
Приложение № 6
Государственное казенное
учреждение Свердловской области
«Центр документации
общественных организаций
Свердловской области»
Экспертно-проверочная комиссия
Управления архивами
Свердловской области
Отдел комплектования архивными документами
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
на сдаточную опись № 1 документов личного происхождения
Гамова Сергея Петровича (р. 1961) – актера Свердловского театра юного зрителя
им. Ленинского комсомола, актера кино, автора и ведущего программ СГТРК,
художественного руководителя Дома актера, заслуженного артиста России
На рассмотрение ЭПК Управления архивами Свердловской области представляется
сдаточная опись № 1 документов личного происхождения Гамова Сергея Петровича
(р. 1961) – актера Свердловского театра юного зрителя им. Ленинского комсомола, актера
кино, автора и ведущего программ СГТРК, художественного руководителя Дома актера,
заслуженного артиста России в количестве 261 документа, составляющих 29 временных
дел за 1964-2007 годы.
Гамов Сергей Петрович родился в 1961 году в г. Новотроицке Оренбургской
области. В 1982 году окончил драматическое отделение Свердловского театрального
училища (курс Е.Н. Агурова). С 1981 года – актер Свердловского театра юного зрителя
им. Ленинского комсомола. В 1983-1987 годах работает в театре и учится в ГИТИСе им.
А.В. Луначарского. С 1989 года – автор и ведущий программ СГТРК – Радио Урала:
«Литературный час», «Театральный дневник», «Субботний гость» и других. Автор
инсценировок и постановщик нескольких радиоспектаклей. В 1991-1994 годах снимается
на «Ленфильме» в нескольких художественных фильмах. С 1994 года – художественный
руководитель Дома актера. В 2003 году удостоен звания «Заслуженный артист России».
С 2006 года постоянно живёт в городе Санкт-Петербурге, работает в Театре на Литейном,
участвует в проектах Группы компаний «Арт-Питер», Театра «Приют комедианта»,
Экспериментальной сцены Театра-фестиваля «Балтийский дом».
В опись вошли документы личного происхождения: личные документы
(автобиография, комсомольский и студенческий билеты, удостоверения и др.)
С.П. Гамова, программы, афиши спектаклей с участием С.П. Гамова, газетные статьи
С.П. Гамова и о С.П. Гамове, коллекция документов об актрисе Ф.Г. Раневской, по
истории театрального искусства (1927-1961 гг.), собранные С.П. Гамовым, фотографии,
видеодокументы и др.
Опись построена по номинальному принципу. Временные дела сформированы по
видам документов. Заголовки дел достаточно полно отражают их содержание.
Первичная систематизация и составление описи проведены в соответствии с
«Методическими рекомендациями по работе с документами личного происхождения
(литература и искусство)» (М., 1990), форма сдаточной описи использована в
соответствии с «Основными правилами работы ведомственных архивов» (М.,1985).
Предлагаю данную опись одобрить.
Наименование должности работника
Подпись
Расшифровка подписи
Пример заключения для представления сдаточной описи документов
личного происхождения на рассмотрение ЭПК Управления архивами
30
Свердловской области
31
Приложение № 7
ДОГОВОР ДАРЕНИЯ
документов личного происхождения №
г. Екатеринбург
В
целях
« »_________
пополнения
Архивного
фонда
Свердловской
документами личного происхождения и в соответствии
с
20
г.
области
Гражданским
кодексом и ст. 11 Федерального закона от 22 октября 2004 № 125-ФЗ «Об
архивном деле в Российской Федерации» и ст. 14 Закона Свердловской
области от 25 марта 2005 № 5-ОЗ
«Об архивном деле в Свердловской
области», Государственное казенное учреждение Свердловской области
«Центр документации общественных организаций Свердловской области»
(ГКУСО «ЦДООСО») в лице директора __________________________,
действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Архив», с
одной
стороны,
и
гражданин(ка)
__________________________________________
именуемый(ая)
в
дальнейшем «Даритель», с другой стороны, заключили настоящий договор о
нижеследующем:
1. Общие положения
1.1.
«Архив»
принадлежащие
принимает,
ему
на
а
«Даритель»
праве
безвозмездно
собственности
передает
документы
личного
документы
личного
происхождения (далее — документы).
1.2.
Предметом
происхождения
настоящего
«Дарителя»,
договора
членов
являются
его
семьи,
а
именно:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________
32
(перечислить конкретные документы, которые передаются в «Архив»,
например, книги, рукописи, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, рисунки,
чертежи и т.д.),
1.3. Основанием для передачи документов в «Архив» являются: настоящий
договор, заявление «Дарителя», передаточные документы (описи, перечни,
списки документов, передаваемых в «Архив», составленные «Дарителем»
самостоятельно или с помощью сотрудника «Архива»).
1.4. Переданные документы поступают на постоянное хранение в «Архив» и
становятся государственной собственностью Свердловской области.
2. Права и обязанности сторон
2.1. «Архив» обязуется:
2.1.1. В соответствии с действующим законодательством и организационнометодическими разработками в сфере архивного дела организовать и
провести прием и описание документов «Дарителя», осуществлять их
использование в научных, практических и иных целях, а также их
дальнейшее хранение и учет.
2.1.2. Обеспечивать исполнение запросов, в том числе социально-правового
характера, а также выдавать документы «Дарителю» во временное
пользование и в читальный зал «Архива».
2.1.3. Использовать документы «Дарителя» (ненужное зачеркнуть):
- без каких-либо ограничений;
- при условии письменного согласия «Дарителя» на ограничение
доступа к документам.
2.1.4. Использовать документы, являющиеся объектами авторских и смежных
прав, только с согласия «Дарителя».
2.2. «Даритель» обязуется:
33
2.2.1. В согласованные сроки предоставить «Архиву» документы, указанные
в п. 1.2. настоящего договора, свободными от прав на них третьих лиц.
2.2.2. Информировать «Архив» о передаче иных оставшихся у него
документов или их части, оказывать помощь при проведении описания и при
составлении описи переданных документов.
2.3. «Архив» имеет право:
2.3.1. Безвозмездно изготавливать копии
«Дарителем», для дальнейшего использования.
документов,
переданных
2.4. «Даритель» имеет право:
2.4.1. Получать свободный доступ к документам, переданным им в «Архив»
(данное
право распространяется на его наследников и иных указанных
«Дарителем» лиц);
2.4.2. Получать экземпляр описи дел после научного описания переданных
документов.
2.5.Стороны
обязуются
не
передавать
своих
прав и
обязанностей,
предусмотренных настоящим договором третьим лицам без согласия другой
стороны.
3. Прочие условия
3.1. Договор вступает в силу с момента подписания его сторонами и
действует до дня исполнения сторонами обязанностей по данному договору.
3.2. Споры и разногласия, возникшие между сторонами и неурегулированные
в ходе переговоров, подлежат разрешению в судебном порядке.
3.3. Договор составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую
силу, по одному экземпляру для каждой из сторон.
34
3.4. Изменения и дополнения к настоящему договору оформляются в
письменной форме и вступают в силу с момента подписания их сторонами,
если иное не оговорено ими дополнительно.
3.5. Описи дел личного фонда после их рассмотрения на экспертнопроверочной комиссии Управления архивами Свердловской области и
утверждения их директором «Архива» пересмотру не подлежат.
3.6. Иные условия по усмотрению сторон:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
4.Ответственность сторон
4.1. Стороны несут ответственность за исполнение своих обязательств и
условий
настоящего
договора
в
соответствии
с
действующим
законодательством Российской Федерации.
5.Юридические адреса и реквизиты сторон
«Архив»
ГКУСО «Центр документации
общественных организаций
Свердловской области»
620151, г.Екатеринбург,
ул. Пушкина, 22
Телефон 371-29-42
Факс: (343) 371-98-82
Директор________________
«Даритель»
____________________________________
(Ф.И.О.)
Адрес:______________________________
____________________________________
Паспорт серии_______№_____________
Выдан:_____________________________
(подпись)
М.П.
35
Форма договора дарения документов личного происхождения
36
Приложение № 8
Государственное казенное
учреждение Свердловской области
«Центр документации
общественных организаций
Свердловской области»
УТВЕРЖДАЮ
Директор ГКУСО «ЦДООСО»
___________________________
АКТ
7.12.2011 № 1
приема на хранение архивных
документов личного происхождения
На основании решения ЭПК
(протокол от 18 ноября 2011 г. № 15)
и договора от 21 января 2008 г.
___________________________Гамов Сергей Петрович______________________________
сдал
(Ф.И.О. собственника/владельца)
приняты документы личного происхождения: афиши, личные документы, программы
спектаклей, газетные статьи, фотодокументы, видеодокументы и др.
____________________________________________________
(общая характеристика документов)
в количестве 29 ед.хр. (условных) 261 документов (листов)
по архивной (сдаточной) описи
Фонду присвоен № 1991
Собственник/владелец
Гамов
С.П. Гамов
(нужное подчеркнуть)
Начальник отдела комплектования
Архивными документами
Воротилкина
работника
А.В. Воротилкина
Дата
Изменения в учетные документы по результатам описания внесены
Наименование должности
работника
Подпись
Расшифровка подписи
Дата
37
Форма акта приема на хранение документов личного происхождения
38
Приложение № 9
Государственное казенное
учреждение
Свердловской области
«Центр документации
общественных организаций
Свердловской области»
АКТ
____________ № __________
УТВЕРЖДАЮ
Директор ГКУСО «ЦДООСО»
возврата документов собственнику
__________________________
«__» _________ 20__ г.
___________
На основании решения ЭПК (протокол от ____________ № ______________)
по итогам описания архивных документов фонда № ________________________________
(название фонда)
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
были выделены для возврата собственнику указанные ниже архивные документы:
_____________________________________________________________________________
(излагается краткая характеристика документов и причин их возврата
_____________________________________________________________________________
собственнику: дублетные экземпляры, документы, не имеющие
_____________________________________________________________________________
культурной и исторической ценности и др.)
_____________________________________________________________________________
Всего: ____________________ед.хр.__________________документов (листов)
Наименование должности работника
Подпись
Расшифровка подписи
Наименование должности работника
Подпись
Расшифровка подписи
Документы получены
Подпись собственника
Расшифровка подписи
Дата
Изменения в учётные документы внесены
Наименование должности работника
Дата
Подпись
Расшифровка подписи
39
Форма акта возврата архивных документов собственнику
40
41
Приложение № 10
Список граждан держателей личных архивов – источников комплектования ГКУСО «ЦДООСО»
№пп
Ф.И.О.
фондообразователя, годы
жизни
1
2
Основные места работы,
занимаемые должности
Учёная степень,
звания,
правительственные
награды
Ф.И.О. владельца
документов
3
4
5
1.
Почтовый адрес и
номер телефона
фондообразователя
или владельца
документов
6
Номер и дата
заключения
договора дарения
документов
личного
происхождения
7
Работники органов государственной власти и управления, партийных и комсомольских органов
1
2
2.
Современные общественно-политические деятели
3
4
5
3. Руководители и работники промышленности и сельского хозяйства
6
7
Форма списка граждан держателей личных архивов – источников комплектования
Примечание
8
42
Список источников и литературы
1.
Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004
года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред.
Федеральных законов от 04.12.2006 № 202-ФЗ, от 01.12.2007 № 318-ФЗ, от
13.05.2008 № 68-ФЗ, от 08.05.2010 № 83-ФЗ, от 27.07.2010 № 227-ФЗ)
«Собрание законодательства РФ», 25.10.2004, № 43, ст. 4169, «Российская
газета», № 237, 27.10.2004. Вступил в силу 27.10.2004. Изменения, внесенные
Федеральным законом от 13.05.2008 № 68-ФЗ, вступили в силу – 16.05.2008.
«Собрание законодательства РФ», 02.08.2010, № 31, ст. 4196, «Российская
газета», № 169, 02.08.2010. Вступил в силу (за исключением отдельных
положений) 03.11.2011.
2.
.Правила
организации,
хранения,
комплектования
и
использования документов Архивного фонда Российской Федерации и
других архивных документов в государственных и муниципальных архивах,
музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук
(утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций
Российской Федераций от 18.01.2007 № 19, зарегистрирован в Минюсте
России 06.03.2007, регистрационный № 9059; с изменениями (утверждены
приказом Министерства культуры Российской Федераций от 16 февраля 2009
№ 68, зарегистрирован в Минюсте России 05.05.2009, регистрационный
№ 13893)). «Бюллетень нормативных актов федеральных органов
исполнительной власти», № 20, 14.05.2007. Изменения, внесенные приказом
Минкультуры РФ от 16.02.2009 № 68, вступили в силу – 31.05.2009).
3.
Методические рекомендации по работе с документами личного
происхождения (литература и искусство). – М., 1990
4.
Основные правила работы ведомственных архивов. – М., 1986
5.
Отбор на постоянное хранение аудиовизуальных документов:
Методические рекомендации. – М., 2004
6.
Составление архивных описей: Методические рекомендации. –
М., 2005