Инструкция по работе в автоматизированной FIT

Инструкция по работе в автоматизированной системе «PAC FIT»
Автоматизированная FIT-система предназначена для работы с заявками на расчет.









Преимущества работы:
Легкий доступ в PAC FIT из личного кабинета под логином и паролем системы
онлайн бронирования;
Удобная форма отправки запроса на расчет индивидуального тура любой
сложности;
Возможность отправки запроса конкретному менеджеру PAC Group;
Удобный список всех ваших запросов на экране с возможностью фильтрации по
статусам, датам, странам и другим параметрам;
Отслеживание работы с вашей заявкой в онлайн (статусы на экране, специальные
уведомления на почту)
Оперативное получение информации о принятии заявки в работу и
назначении/смене ведущего менеджера, курирующего заявку;
Контроль качества и сроков обработки заказа;
Ведение переписки в системе с сохранением всей истории сообщений по каждой
заявке;
Бронирование предложенных менеджером вариантов внутри системы, без отправки
дополнительного письма.
1. Вход в систему, разделы, фильтр заявок
1.1. Вход в систему
Войти в систему PAC FIT вы можете:
А) с главной страницы сайта www.pac.ru, нажав на синюю кнопку «PAC FIT: заявки на
расчет»
1
Б) из личного кабинета агентства. Для входа в систему в личном кабинете агентства в
разделе «Список заказов» также нажимаем кнопку «PAC FIT: заявки на расчет туров».
Для системы PAC FIT действует ваш логин и пароль от личного кабинета системы
онлайн бронирования PAC GROUP.
1.2. Разделы системы PAC FIT
После ввода логина и пароля на странице отображается два раздела, в которых
собраны все заявки, когда-либо направленные вами в компанию PAC GROUP:
 раздел «Заявки в обработке»: в нем отображаются все заявки, которые на
данный момент находятся в работе
 раздел «Архив заявок»: в нем отображаются заявки, которые забронированы
или по которым работа прекращена.
1.3. Фильтр заявок
Для удобства поиска нужной заявки существует «Фильтр заявок».
С помощью фильтра можно отсортировать заявки по следующим параметрам:
 По номеру заявки
 По стране
 По дате создания заявки
 По статусу
2
2. Создание новой заявки
Для создания новой заявки внутри системы PAC FIT нажимаем на кнопку «Создать новую
заявку» и открывается форма «FIT-заявки» для заполнения.
Обратите внимание, что система PAC FIT предназначена для работы с заявками, по
которым требуется расчет или бронирование.
! Туры, доступные в режиме он-лайн в систему не заводятся.
3
В верхней части формы автоматически выводятся данные о вашем агентстве.
В строке «ФИО менеджера в агентстве» и «Дополнительный e-mail» указываем данные
менеджера, формирующего заказ.
4
Внимание! Перед началом заполнения заявки необходимо обязательно проверить
правильность представленных данных об агентстве, особенно ваш электронный адрес.
Ответ с расчётом по вашей заявке будет отправлен на электронный адрес, указанный в
графе E-mail.
После заполнения ваша заявка направляется в офис ПАК Групп, за которым закреплен
населенный пункт вашего агентства.
Для отправки заявки конкретному менеджеру, указываем его ФИО в поле «Пожелания по
ведущему менеджеру».
2.1. Введение параметров тура
Далее начинаем вводить данные по туру.
Обратите внимание, поля, помеченные * - обязательные для заполнения.
Выбираем даты тура, если у туристов есть возможность сдвигать дату начала тура –
указываем на сколько дней (поле для заполнения «+/- <кол-во дней>»).
Вносим примерный бюджет туристов с указанием валюты.
Далее отмечаем пожелания туристов по типу тура. Возможен выбор нескольких
вариантов одновременно.
2.2. Выбор отеля
Выбираем даты проживания в данном отеле, страну, город/курорт и название отеля.
Выбираем тип номера, размещения и тип питания. Если клиентов интересуют конкретные
услуги в отеле (цветы, люлька для ребенка и т.д.) указываем их в соответствующей
строке.
Если туристы проживают в разных номерах, в разных отелях или имеют различные сроки
пребывания в отеле, необходимо кликнуть на кнопку «Добавить» и выбрать параметры
для оставшихся клиентов, проживающих в отдельном номере, отеле или на другие сроки.
Внимание! В графе «Возраст детей» указываем полный возраст ребенка на момент
начала поездки.
2.3. Выбор транспортных услуг (авиа, ж/д, паром)
Для того, чтобы открылась строка для заполнения, нажимаем на название услуги и
открывается форма для заполнения.
Внимание! В одной строке указываются данные по переезду в одну сторону. Если
переезд в обе стороны, то должны быть заполнены оба блока.
Выбираем дату, маршрут (например, Москва – Римини), класс/тип каюты и количество
взрослых и детей, с указанием возраста каждого ребенка.
Если у туристов свои билеты – указать данные в поле «Примечание».
2.4. Выбор трансфера
Также указываем дату, маршрут (например, отель Grand Hotel di Rimini – аэропорт
Римини) и количество человек, а также необходимый транспорт (например, машина,
автобус, вертолет,..)
2.5. Выбор экскурсии
Выбираем дату, тип экскурсии (индивидуальная/групповая), маршрут, транспорт и
количество человек.
Список экскурсий можно посмотреть на сайте www.pac.ru в разделе конкретной страны,
вкладка «Экскурсии».
2.6. Выбор визы
Если клиенту необходима виза, добавляем ее в заявку.
5
Указываем страну, количество человек и, если необходимо, примечания.
2.7. Выбор страховки
Выбираем тип страховки и количество человек по ней.
2.8. Дополнительные услуги и особые условия.
Если туристам необходимо дополнительно заказать билеты на концерт, футбольный матч
и т.д. или у туристов есть особые пожелания, все это обязательно вносим в поля
«Доп.услуги» и «Особые условия».
3. Действия с заполненной заявкой
После заполнения всех необходимых полей, возможны следующие варианты:
3.1. если по данной заявке требуется расчет – нажимам на кнопку «Отправить на
расчет»,
3.2. если заявка нужно забронировать – то нажимаем на кнопку «На бронирование».
И заявка отправляется менеджеру по стране на обработку.
Внимание! После отправки заявки внесение изменений возможно только через поле
переписки с ведущим менеджером.
3.3. если нужно сохранить заявку без отправки, и позже дозаполнить ее, нажимаем
кнопку «Сохранить без отправки».
4. Работа с отправленными заявками НА РАСЧЕТ
4.1. После отправки заявки на нее назначается ведущий менеджер.
Его ФИО и контакты указываются в верхнем поле внутри заявки.
6
Далее ведущий менеджер высылает расчет по каждой услуге, который отображается в
желтых полях внутри заявки.
Обратите внимание, в случае отсутствия ответа агентства на отправленный расчет в
течение 5 рабочих дней – заявка автоматически помещается в Архив заявок с
возможностью последующего восстановления.
4.2. Для отправки сообщения ведущему менеджеру используем Поле переписки внизу
расчетной формы заявки. Вся история переписки с менеджером сохраняется внутри
заявки.
4.3. Чтобы забронировать рассчитанную заявку, нажимаем кнопку «Забронировать».
Для начала бронирования заказа вносим паспортные данные туристов в раздел
«Информация о туристах».
После того, как тур будет забронирован, вам придет уведомление с номер заявки в личном
кабинете.
7
4.4. В случае, если предложенный вариант не подходит, – нажимаем кнопку «Возврат
на доработку» и в открывшемся окне указываем причину, чтобы ведущий менеджер
смог предложить Вам другой вариант.
4.5. В случае, если заведенная заявка по каким-либо причинам стала неактуальна
или варианты, предложенные менеджером не подошли, от заявки следует отказаться,
используя кнопку «Работа прекращена», и указать причину.
Отказ возможен только до принятия расчета.
4.6. Если заявка после перевода в Архив снова станет актуальной ее можно
восстановить из Архива, для этого нужно написать сообщение ведущему менеджеру
в Поле переписки.
5. Работа с заявкой на бронирование
4.1. После отправки заявки на бронирование необходимо внести данные туристов в раздел
«Информация о туристах».
4.2. Когда заявка будет принята в работу, вам придет уведомление с ФИО и контактами
ведущего менеджера. Также эти данные указываются в верхнем поле внутри заявки.
4.3. Далее, если запрашиваемые вами услуги, доступны для бронирования, менеджер
окончательно согласовывает с вами стоимость и начинает бронирование.
4.3. После того, как заказ будет забронирован, вам придет уведомление с номером заявки
в личном кабинете.
6. Статусы заявок
Список всех заявок и их статус будет отображаться на первой странице после входа в
систему.
Статусы:
На расчет
Статус появляется после отправки заявки на расчет. Вам на почту
8
На бронирование
Заявка в работе
Расчет отправлен
Доработка
Расчет принят
Работа
прекращена
Заказ оформлен
направляется информационное сообщение с номером заявки.
Статус появляется после отправки заявки на бронирование.
Статус появляется, когда менеджер ПАК ГРУП принял вашу заявку в
работу. Одновременно с выставлением этого статуса вам на почту
направляется информационное сообщение с ФИО и контактами
ведущего менеджера.
Статус появляется после того, как ведущий менеджер выслал Вам
расчет по заявке.
Статус появляется в случае, если Вас не устроил расчет и Вы нажали
на кнопку «Возврат на доработку».
Статус появляется, если Вы принимаете расчет нажатием
соответствующей кнопки.
Статус появляется в случае прекращения работы по заявке.
Статус появляется после создания по вашей заявке на расчет заказа в
Мастер туре. Автоматически Вам на почту приходит информационное
сообщение с номером заказа в Мастер туре.
9