Предисловие Система управления базами данных Access (СУБД Access) входит в стандартный... пакета Microsoft Office, который – так сложилось исторически – используется...

Предисловие
Система управления базами данных Access (СУБД Access) входит в стандартный набор прикладных программ
пакета Microsoft Office, который – так сложилось исторически – используется практически в каждой организации нашей
страны. Поэтому, естественно, его изучают и в школе, и в вузе.
Как показывает опыт обучения, учащиеся на первых порах с большим трудом осваивают эту систему.
Большинство учебников и учебных пособий по СУБД Access носят описательный характер. Из всех книг мне
понравился «Практикум по Access» Золотовой С.И., издательство «Финансы и статистика», Москва, серия «Диалог с
компьютером».
Данная книга отличается от всех остальных тем, что она предназначена для использования как учителем, так и
учащимся, также для совместной работы. Каждая работа рассчитана на 1 урок (45 минут).
Изучение СУБД Access следует начинать после овладения главными принципами работы с системой Windows и
освоения других программ пакета Microsoft Office (Word, Excel), что позволяет уделить основное внимание главным
особенностям изучаемой программы.
В начале книги в разделе Предварительные сведения изложена информация, которую можно применять в качестве
лекций.
Практические работы, представленные в книге, учащиеся могут выполнять самостоятельно, сидя за компьютером,
но под руководством учителя, который объясняет сложные моменты, возникающие в том случае, если учащийся не очень
внимательно прочитал задание и не выполнил какую-то его часть.
Каждая работа включает в себя несколько заданий, которые помогают постепенно освоить основные возможности
СУБД Access. Выполнение задания описывается шаг за шагом, пункт за пунктом, между которыми имеются замечания и
напоминания, которые объясняют и уточняют выполнение заданий.
Изучение СУБД Access должно проходить, по мнению автора книги в два этапа. На первом этапе полезно дать
учащемуся пройти путь создания и использования учебной базы данных, подробно описывая каждый шаг. На втором этапе
учащийся способен построить базу данных, предложенную учителем. Поэтому пособие разбито на две части.
Первая часть включает в себя пошагово описанные практические работы, предназначенные для обучения созданию
и использованию базы данных. Под созданием базы данных в этом случае понимается: 1) теоретическое продумывание,
проектирование структуры будущих таблиц и их взаимных связей в базе данных; 2) создание структуры этих таблиц в
компьютере; 3) установление связей таблиц базы данных в компьютере; 4) заполнение таблиц реальными данными.
Использование базы данных означает создание для практических целей запросов и отчетов.
Первые три работы этой части посвящены разным способам создания и заполнения таблиц базы данных.
В работе 1 описывается, как изготовить простейшую базу данных, состоящую из одной таблицы. Выполняя задания
этой работы, учащиеся знакомятся с главными понятиями базы данных, режимами работы с таблицами, осваивают основные
приемы построения, заполнения и редактирования таблиц, сортировки значений таблицы, поиска записей по образцу,
распечатки на принтере информации из таблиц. Кроме того, он научится сохранять и загружать базу данных.
В работе 2 предлагается более сложный вариант: создать базу данных из двух связанных таблиц. Здесь учащийся
должен освоить приемы удаления таблиц, создания таблиц в режиме таблицы, создания ключевых полей и связанных
таблиц, создания простых форм для ввода данных в таблицу, сможет закрепить навыки по заполнению и редактированию
таблиц базы данных.
В работе 3 представлен вариант создания трехтабличной базы данных со связанными таблицами. Выполнив эту
работу, учащийся освоит приемы создания таблиц базы данных с помощью мастера таблиц, научиться использовать фильтр
в таблице, закрепит навыки по добавлению и удалению записей, заполнению и редактированию таблиц базы данных.
Работа 4 показывает принципы организации работ с формами. В ней предлагается открыть учебную базу данных
созданную на прошлом занятии, разработать простую форму разными способами: с помощью кнопки Новый объект, с
помощью Мастера форм, с помощью автоформ, в режиме Конструктора, а также кнопочную форму «Заставка»,
используемую в дальнейшем в качестве меню работы с базой данных.
В работах 5 и 6 рассматриваются варианты применения запросов. В работе 5 предлагается открыть готовую учебную
базу данных, создать запросы на выборку в режиме конструктора, изготовить запросы с применением логических операций
в условии отбора, научиться использовать Построитель выражений для организации запроса, а также построить
вычисляемые поля. Технология применения готовой базы данных, описанная в работе 6, помогает учащимся закрепить
навыки по созданию таблиц, научиться создавать запросы на обновление, добавление, удаление, на создание таблиц,
перекрестные запросы.
Работы 7 и 8 посвящены отчетам. В них предлагается открыть готовую учебную базу данных, создать различные
автоотчеты, внести изменения в готовые отчеты, создать отчет с помощью Конструктора. Далее учащиеся должны в
готовой базе данных составить отчет по группам данных в режиме Конструктора, ввести нумерацию в области данных
отчета, подсчитать количество записей в отчете, создать отчет с помощью Мастера отчетов, создать почтовые наклейки,
используя базы данных.
Вторая часть практикума объединяет работы, предназначенные для организации самостоятельной работы
учащихся. В каждой работе предложена идея создания базы данных и приведены этапы ее создания. Для преподавателя
описан ход выполнения задания учащимися (предполагается, что учащиеся не смотрят это описание). Таких работ пять.
Любую из них можно использовать для организации проверки усвоения материала.
В работе 9 предлагается спроектировать и создать базу данных, состоящую из трех связанных таблиц Фонотека, в
работе 10 - из трех связанных таблиц Видеотека, в работе 11 - из четырех связанных таблиц Лесничество, в работе 12 - из
пяти связанных таблиц Библиотека. Работа 13 описывает проведение интегрированных уроков «География-информатика»
на примере создания и применения тематической базы данных.
1
В конце мною предложена идея работы №14 «Планеты солнечной системы», которую советую развить самим
учителям
Рассматриваемые в данном пособии практические работы можно использовать для всех версий данных Access.
Я предпочла предоставить на выбор все работы практикума, изменив лишь некоторые моменты работ.
Почему я считаю, что перед учителем надо представить все работы практикума? Потому, что перейдя на
профильное обучение это станет актуальным. Кроме того, нужно иметь различный набор работ для дифференциации как по
работе с учащимися, так и по работе с классами.
СУБД Access – система сложная и многозначная. Одинаковый результат, может быть, достигнут различными
путями. При начальном усвоении материала бессмысленно показывать все возможные варианты поведения в сложившейся
ситуации, но если учащийся поймет принципы и идеи, заложенные автором в практикуме, то со временем подойдет к
серьёзному уровню владения и понимания СУБД Access.
В заключение хочу сказать спасибо Золотовой С.И, автору «Практикума по Access»., издательства «Финансы и
статистика», Москва, серии «Диалог с компьютером». Данная книга легла в основу моего труда. Практические работы я
изменила с учетом ориентирования на ученика школы.
В основу теоретической (лекционной) части легли книги:
1. Информатика: Учебник для 10-11 классов общеобразовательной школы. Базовый курс/ Н. Ермеков, Н. Стифутина, В.
Криворучко, Л. Кафтункина. Алматы: Атамұра, 2003;
2. Информатика. 10-11 класс/ Под ред. Н.В. Макаровой. – СПб: Питер Ком, 1999,
3. Шипунова А.В. Информатика: учеб.-справ. пособие/ А.В. Шипунова. – М: АСТ Астрель: Транзиткнига, 2006. – 315 с. –
(Справочник школьника)
2
Предварительные сведения.
Представление о базе данных.
Веками человечество накапливало знания, навыки работы, сведения об окружающем нас мире, другими
словами – собирало информацию. Вначале информация передавалась из поколения в поколение в виде
преданий и устных рассказов. Возникновение и развитие книжного дела позволило передавать и хранить
информацию в более надежном письменном виде. Открытия в области электричества привели к появлению
телеграфа, телефона, радио, телевидения – средств, позволяющих оперативно передавать и накапливать
информацию. Развитие прогресса обусловило резкий рост информации, в связи, с чем вопрос о ее сохранении и
переработке становился год от года острее. С появлением вычислительной техники значительно упростились
способы хранения, а главное обработки информации. Развитие вычислительной техники приводит к
совершенствованию компьютеров и программного обеспечения. Появляются программы, способные
обработать большие потоки информации. С помощью таких программ создаются информационные системы.
Целью любой информационной системы является обработка данных об объектах и явлениях реального мира и
представление информации о них. Если мы рассмотрим совокупность некоторых объектов, то сможем
выделить объекты, обладающие одинаковыми свойствами. Такие объекты выделяют в отдельные классы,
внутри которого их можно упорядочивать по правилам классифицирования (по алфавиту, по признакам и т.д.),
что значительно облегчает поиск и отбор нужной информации. Для этого создается информационная модель
(система) объекта, в виде таблицы, в которой каждый объект имеет свои параметры, характеризующие его
свойства. Объект со своими свойствами образует запись.
Поле – простейший объект базы данных, предназначенный для хранения значений одного параметра
реального объекта или процесса.
Запись – совокупность логически связанных полей, характеризующих свойства реального объекта.
Значения записи отражают свойства конкретного объекта.
Рассмотрев структуру таблицы, свойства объекта, можно продумать какие действия можно совершать
над объектом. Создав информационную модель в виде таблицы, мы убеждаемся , насколько легче стало
работать с такой формой записи информации. Здесь опорная информация уже выделена по параметрам,
вследствие чего отпадает необходимость отвлекаться на второстепенные свойства объекта. Значительно
облегчились поиск и отбор информации. Появилась возможность делать выборку по различным признакам.
Таким образом, мы перешли к структурированной форме записи данных в табличной форме.
Структурирование данных – процесс группировки данных по определенным параметрам.
Таким образом, данные представляются в виде таблицы, в которой запись – это набор сведений об
объекте, а каждое поле содержит значения соответствующего параметра. Иными словами база данных
сформирована таким образом, что каждый объект расположен в особом порядке. Чтобы базы данных
отличались друг от друга, каждая из них должна иметь свое имя. Исходя из всего вышесказанного, мы можем
дать определение базы данных.
База данных – поименованная совокупность структурированных данных предметной области.
Например: сферой, требующей создания базы данных, является школьная библиотека. Для
осуществления поиска нужной литературы в библиотеке создаются специальные каталоги, в которых хранятся
сведения обо всех книгах библиотеки. Каталоги бывают: алфавитные и предметные. Каждый каталог состоит из
карточек, в которых содержатся сведения о книге.
Классификация БД.
Базы данных классифицируются в основном по трем признакам.
Первый признак – по характеру хранимой информации – базы делятся на фактографические и
документальные.
В фактографических базах данных содержатся краткие сведения об описываемых объектах,
представленных в строго определенном формате. Например, в базе данных книжного фонда библиотеки данные
о каждой книге хранятся в библиографическом виде: год издания, автор, название и др. сам текст книги в БД
содержаться естественно не будет. Если сказать коротко, фактографические БД – картотеки.
Документальная база данных содержит обширную информацию самого разного типа: текстовую,
графическую, звуковую, мультимедийную. Например, в документальной базе данных законодательных актов
будут содержаться тексты законов. Документальные базы данных – это архивы.
Второй признак – по способу хранения информации – базы данных делятся на централизованные и
распределенные. В централизованных базах данных вся информация хранится на одном компьютере.
Распределенные базы данных используются в локальных и глобальных компьютерных сетях, и различные части
информации могут храниться на разных компьютера.
Третий признак – по структуре организации информации – базы данных подразделяются на
реляционные, иерархические и сетевые.
Реляционная база данных – база данных, построена на взаимоотношении составляющих ее частей.
3
Иерархическая база данных представляет собой совокупность элементов, расположенных в порядке их
подчинения от общего к частному и образующих перевернутое дерево (граф). Данная модель характеризуется
такими параметрами, как уровни, узлы, связи. Принцип работы модели таков, что несколько узлов более
низкого уровня соединяются при помощи связи с одним узлом более высокого уровня.
Сетевая модель базы данных похожа на иерархическую. Она имеет те же основные составляющие,
однако, характер их отношений иной. В сетевой модели принята свободная связь между элементами разных
уровней.
Структура реляционной базы данных.
Остановим свой выбор на базе данных Access, которая входит в Microsoft Office и является наиболее
доступной для изучения в школьном курсе.
Access относится к СУБД и основана на реляционной модели баз данных.
Система управления базами данных (СУБД) – комплекс программных средств для создания баз
данных, хранения и поиска в них необходимой информации.
В простейшем случае реляционная база данных представляет собой двухмерный массив или
двухмерную таблицу, а при создании сложных информационных моделей составит совокупность
взаимосвязанных таблиц.
Каждая строка таблицы называется записью, столбец – полем.
Реляционная база данных имеет следующие свойства:
каждый элемент таблицы – один элемент данных;
все столбцы однородные, т.е. имеют один тип;
каждый столбец (поле) имеет уникальное имя;
одинаковые строки (записи) отсутствуют;
порядок следования записей произвольный.
Над этой моделью базы данных удобно производить следующие действия:
сортировку данных;
выборку данных;
поиск записей.
Реляционная база данных, как правило, состоит из нескольких таблиц, связанных между собой
ключами.
Ключ – поле, которое однозначно определяет соответствующую запись.
Хочется отметить, что в настоящее время реляционная модель является наиболее удобной и применимой
моделью хранения данных.
Как было сказано выше, данные в одном поле должны быть одного типа.
При работе с базой данных Access допустимы следующие типы данных:
текстовый (текст до 255 символов);
числовой (число любого типа);
счетчик (поле, которое вводится автоматически с вводом каждой записи);
дата/время (поле, содержащие дату или время);
денежный (поле, выраженное в денежных единицах);
логический (содержит одно из значений истина или ложь);
поле объекта OLE (содержит рисунки, звуковые файлы, документы других программ);
поле объекта МЕМО (текст до 65 535 символов).
Прежде чем приступать к работе с базой данных, в первую очередь необходимо выбрать модель представления
данных, она должна удовлетворять следующим требованиям:
наглядность представления информации;
простота ввода информации;
удобство поиска и отбора информации;
связь с другой базой данных;
возможность проведения действий над базой данных.
4
Способы представления информации (компоненты базы данных):
таблица – объект для хранения данных в виде записей и полей (основной способ представления)
форма – объект для ввода данных (графический способ представления)
запрос – объект, позволяющий получить нужные данные из таблиц
отчет – объект для печати данных
Все эти объекты делаются при помощи следующих программных инструментариев:
мастер – программный модуль для выполнения операции
конструктор – режим
Первый ускоряет процесс создания, т.к. автоматически выполняет всю основную работу. В Access выдается
приглашение на ввод данных, на основе которых создается форма. В созданных формах Мастер можно
использовать для быстрого создания элементов управления в форме.
В Конструкторе можно изменять свойства полей и их формат.
Работая в Access, вы можете часть работы выполнять с помощью мастера, а часть – самостоятельно.
Этапы разработки базы данных.
При разработке базы данных можно выделить следующие этапы работы.
1 этап. Постановка проблемы.
На этом этапе формируется задание по созданию базы данных. В задании подробно описывается состав базы
данных, назначение и цели ее создания, а также перечисляется, какие виды работ предполагается осуществлять
в этой базе данных (отбор, дополнение, изменение данных, печать или вывод отчета и т.д.)
2 этап. Анализ объекта.
На этом этапе необходимо рассмотреть, из каких объектов может состоять ваша база данных, каковы свойства
этих объектов. После разбиения базы данных на отдельные объекты необходимо рассмотреть свойства каждого
из этих объектов, т.е. установить какими параметрами описывается каждый объект. Все эти сведения можно
располагать в виде отдельных записей и табличек. Далее необходимо рассмотреть тип данных каждой
отдельной единицы записи – поля. Сведения о типах данных следует занести в таблицу.
3 этап. Синтез модели.
На этом этапе по проведенному выше анализу необходимо выбрать определенную базу данных. Далее
необходимо рассмотреть достоинства и недостатки каждой модели, сопоставить их с требованиями и задачами
вашей базы данных и выбрать ту модель, которая сможет максимально обеспечить реализацию поставленной
вами задачи. После выбора модели необходимо нарисовать схему вашей модели с указанием связей между
таблицами или узлами.
4 этап. Способы представления информации.
После создания модели необходимо, в зависимости от выбранной программы, определить форму представления
вашей информации.
После выбора вида представления информации, вы должны будете выбрать какие инструменты необходимо
применять для создания того или иного вида представления информации.
5 этап. Синтез компьютерной модели объекта и технология его создания.
После выбора формы представления информации и нужного инструментария можно приступить к реализации
вашей базы данных на компьютере.
В процессе создания компьютерной модели вам необходимо пройти некоторые стадии, типичные для любой
СУБД.
Стадия 1. Запуск СУБД, создание нового файла базы или открытие созданной ранее базы
В процессе выполнения данной стадии необходимо запустить СУБД, создать новую базу или открыть уже
существующую.
Стадия 2. Создание исходной таблицы или таблиц
Создавая исходную таблицу, необходимо указать имя и тип каждого поля. Имена полей не должны повторяться
внутри одной таблицы. В процессе работы с базой данных можно дополнять таблицу новыми полями. В СУБД
Access для создания таблиц можно использовать режим Конструктор или Мастер. Созданную таблицу
необходимо сохранить, дав ей имя, уникальное в пределах создаваемой базы данных.
Стадия 3. Создание экранных форм.
Первоначально необходимо указать таблицу, на базе которой будет создаваться форма. Ее можно создавать при
помощи Мастера форм или самостоятельно, указав, какой вид она должна иметь. При создании формы можно
указывать не все поля, которые содержит таблица, а только некоторые из них. Имя формы может совпадать с
именем таблицы, на базе которой она создана. На основе одной таблицы можно создать несколько форм,
5
которые могут отличаться видом или количеством используемых из данной таблицы полей. После создания
форму необходимо сохранить. Созданную форму можно редактировать, изменяя месторасположение, размер и
формат полей. В процессе форматирования текстовых полей можно изменить вид, размер, цвет шрифта и
выравнивание текста.
Стадия 4. Заполнение базы данных.
Процесс заполнения базы данных может проводиться в двух видах: в виде таблицы и в виде формы.
6 этап. Работа с созданной базой данных.
Вы создали готовую базу данных. Теперь с ней можно работать. Рассмотрим стадии этой работы.
Стадия 1. Поиск необходимых сведений.
Необходимые сведения легко найти, если соблюдать определенные условия. Условием может быть поиск по
заданному образцу.
Стадия 2. Сортировка данных.
Данные, хранящиеся в базе данных, можно отсортировать. Для этого необходимо указать поле, по которому
будет проводиться сортировка и вид сортировки. Если тип поля – числовой, то записи рассредоточатся по
возрастанию или убыванию значений этого поля.
Стадия 3. Отбор данных.
Сведения, содержащиеся в базе данных, можно отобрать по разным условиям. В качестве условий для отбора
может быть равенство значений каких-то полей. Сначала необходимо задать фильтр отбора. Здесь можно
указывать одно или несколько полей для отбора. Критериями для отбора может быть «равно», «больше» или
меньше. На основании полученных результатов будет сформирована новая таблица или форма, которая будет
содержать только отобранные записи.
Стадия 4. Вывод на печать.
Вывод на печать в СУБД, как правило, осуществляется в нескольких формах:
простая распечатка;
детальный отчет;
специальный отчет.
В процессе простой распечатки на принтер выводится содержимое базы данных из режима таблицы или
формы. В детальном отчете можно указать ряд дополнительных элементов в оформлении документа, которые
приводят базу данных к виду удобную для пользователя. В специальном отчете можно подготовить документ в
форме писем и факсов. Для подготовки отчетов, как правило, можно пользоваться готовыми шаблонами и
услугами Мастеров.
Стадия 5. Изменение и дополнение данных
Работа с базами данных может осуществляться в режиме просмотра или изменения данных. В режиме
просмотра сведений их изменения нежелательны, поэтому отдельные поля или вся база данных могут быть
закрыты для изменения специальными средствами, например, паролем. Изменения в базе данных могут
производить только те лица, которые имеют для этого специальное разрешение. В режиме изменения данных
можно менять как содержимое самой базы данных, так и ее внешний вид. Возможно изменение вида формы,
количества полей, ввод новых полей, дополнение записей и т.д.
6