Инструкция по формированию ЭД "Универсальный документ"

Отдел методологии и сопровождения
автоматизированных систем управления
бюджетным процессом
МФ Красноярского края
Формирование ЭД «Универсальный документ» в системе АСУ БП «АЦК – Финансы»
On-line клиент
ЭД «Универсальный документ» предназначен для предоставления в Казначейство
Красноярского края или территориальный отдел казначейства по месту обслуживания учреждения
сканированных копий документов, подтверждающих возникновение обязательств (контрактов,
договоров и т.п.), копий документов оплаты (счета, акты выполненных работ и т.п.), расшифровок
к договорам в соответствии с Приказом департамента финансов администрации Красноярского
края от 08.12.2006 № 137.
ЭД «Универсальный документ» находится в разделе Универсальные документы
Для создания нового ЭД в списке документов нажимается кнопка
Обязательные поля для заполнения:




Номер документа – номер Универсального документа по порядку
Дата документа – текущая дата Универсального документа
Тип документа – Универсальный документ
Тема – краткое наименование Вашего учреждения (копируется из поля Отправитель,
если нажать применить при первом редактировании Универсального документа)
 обязательное поле в случае отправки документов от централизованной
бухгалтерии (далее ТЦБ)
 Отправитель – учреждение, отправитель сообщения
 Получатель (Организация) выбрать организацию с наименованием
«документы для Казначейства края»
 Сообщение: указать реквизиты подтверждающего документа, например:
с/ф №579 от 21.10.2013 к договору № 67-14-10 от 14.10.2013.
Для того, чтобы вложить файл в Универсальный документ, нужно нажать на скрепку
и выбрать файл. В окне присоединенные файлы нажать на кнопку «Присоединить
файл»
Выбрать нужный файл.
Подписать документ.
Подпись Универсального документа осуществляется на статусе «Подготовлен».
Подписывается универсальный документ только руководителем учреждения (первая
подпись)!
После подписи необходимо перейти на следующий статус, нажав «Отправить».
Универсальные документы имеют приоритетное значение в программе АСУ БП «АЦК –
Финансы». Только после факта регистрации отправленных в электронном виде
сканированных копий подтверждающих документов в соответствующих модулях
программы Казначейством Красноярского края или его территориальными органами
(универсальный документ примет статус «Зарегистрирован») учреждение вправе
отправлять соответствующие заявки на проведение расходов по возникшим обязательствам
государственных учреждений.
Если документ примет статус Отказан, это означает, что сотрудник Казначейства края
отклонил представленные в электронном виде сканированные копии документов.
Причину Отказа сотрудник Казначейства края обязан указать в программе через почтовые
сообщения, которые видны в виде всплывающих сообщений!!!
Внимание!
Отсканированные копии подтверждающих документов формируются с учетом следующих
особенностей:
1) текст подтверждающих документов должен быть «читабельным»;
Файл должен быть формата tiff или pdf, качество сканирования – 150-200 точек на
дюйм, изображение только черно-белое.
2) каждый подтверждающий документ должен сканироваться отдельным файлом;
При сканировании одной страницы, размер файла не должен превышать 200 Кбайт.
Допускается отправка в формате jpeg только одной страницы.
3) в случае если один вид подтверждающего документа содержит несколько страниц, он
должен быть отсканирован одним файлом;
4) название файла должно соответствовать названию подтверждающего документа
(например: Государственный контракт, договор, счет, счет-фактура, акт и т.д.);
5) в случае если оплата производится по нескольким подтверждающим документам с одним
наименованием (по нескольким счетам-фактурам) они должны быть отсканированы одним файлом
с указанием его наименования во множественном числе (счета-фактуры).
Обязательно: прикреплять следует все страницы документа и только одним файлом. Нельзя
отправлять несколько файлов в одном Универсальном документе!
Проскуряков Михаил Сергеевич
metodolog@krasfin.ru
8(391)2211126