Как создать удачную презентацию

Как создать удачную презентацию
Общие требования к оформлению презентаций
1. Необходимо наличие единого стилевого оформления для всех слайдов.
Наличие титульного листа обязательно.
Удачные примеры стилевого оформления презентаций
2. Четкая и понятная структура презентации
На каждой конференции встречается уйма презентаций с запутанной
структурой. Оратор начинает с одной темы, неожиданно переходит ко второй,
вспоминает, что забыл что-то сказать в первой, начинает четвертую и т.д.
3. В стилевом оформлении презентации нежелательно использовать более 3-х
цветов (один для фона, один для заголовков, один для текста),
нежелательно также использовать фотографии и рисунки в качестве фона.
Если даже Вы и используете фотографии в качестве фона, но старайтесь
выделить текст с помощью однотонной подложки.
Удачные примеры
Неудачные примеры цветовой гаммы и перегруженности слайдов
Неудачные примеры использования фотографии (текст не виден, его необходимо выделить из
всего фона)
4. На одном слайде нежелательно использовать больше семи значимых
объектов, так как человек не в состоянии запомнить за один раз более семи
пунктов (объектов, элементов).
Число 7±2 было открыто в 1956 году американским учёным-психологом
Джорджем Миллером. Именно столько элементов может удержать в
кратковременной памяти средний человек. Если элементов больше, то необходимо
дополнительное структурирование, например, объединение элементов в группы.
При создании презентаций принцип 7±2 используется на всех этапах.
7±2 — максимальное количество разделов презентации. Если их больше, то
группируем их и добавляем подразделы. Не больше 7±2!
В каждом разделе или подразделе не должно быть больше 7±2 слайдов. Если
больше, то добавляем визуализацию структуры (оглавления нижнего уровня,
шкалы времени, схемы и т. д.).
Текст на слайдах, чаще всего, представляют в виде списков. Однако, если их
больше 7±2, то их никто не запомнит. Чем больше, тем хуже. Лучше удалите
лишнее, выделите подструктуру или перенесите менее важные на скрытый слайд с
гиперссылкой.
Количество слов в строке, столбцов и строк в таблице, секторов в круговой
диаграмме, линий в графике: везде используйте принцип 7±2.
Причем при публичных выступлениях рекомендую придерживаться числа 5
(=7-2). Т. к. аудитория не имеет возможности вернуться к предыдущим слайдам и
освежить в памяти информацию. Что не запомнится сразу, не запомнится уже
никогда.
При презентациях для просмотра на ПК или для распечатки, теоретически,
можно допустить число 9 (=7+2). Если человек что-то не запомнит, он может
вернуться назад. Но сделает он это только в случае крайней заинтересованности.
Поэтому оптимально не превышать числа 7.
Примеры перегруженности слайда, кроме того, текст не читаем из-за своего размера и на
фоне фотографии
5. Наибольшая эффективность достигается тогда, когда ключевые пункты
отображаются по одному на каждом отдельном слайде.
Один слайд − одна идея
Не пытайтесь собрать все идеи в одном слайде. Это правило касается и чисел.
Статистические данные проще воспринимаются, когда на одном слайде находится
только одно значимое число. Таким образом, если какая-то информация
представляется очень важной, выделите ей целый слайд.
6. Оформление слайдов (в том числе и анимационное) не должно отвлекать
внимание слушателей от его содержательной части. Кроме того, рисунки и
фотографии должны соответствовать теме презентации.
Пример неадекватного применения картинки для данного слайда, кроме того текста
слишком много на слайде и он не обработан
7. Оптимизация информации на слайде
При подготовке презентации для выступления большинство ораторов
старается думать об аудитории. А именно об ее удобстве воспринимать
информацию. Но не всегда это удается.
Посмотрите на следующие слайды, которые создавали студенты:
Вы что-нибудь поняли? Конечно, нет! Ведь текста много и он очень мелкий.
Примерно так же информацию воспринимает и аудитория, точнее, ничего не
понимает. Слайды должны помогать выступать, а не полностью дублировать слова
оратора. Это же не отчет для клиента!
Так сколько же должно быть слов на слайде?
Существуют разные мнения, но суть одна: «Чем меньше слов на слайде, тем
больше аудитория будет вам благодарна».
Причем лучше считать в знаках, а не в словах (они могут быть разной длины).
Так вот, согласно многим исследованиям, 290 знаков с пробелами − это предел
для выступления. Если больше − слайд бесполезен. Если меньше − то отлично!
Посмотрите на следующие примеры
Согласитесь, воспринимать информацию легко!
Оформление и расположение информационных блоков на слайде
1. Если у Вас мало навыков создания собственного фона – желательно
использовать встроенные шаблоны. При использовании стандартного
шаблона лучше изменять только рекомендуемые цвета шрифтов, оставляя
фон без изменений.
2. Каждый слайд должен иметь заголовок, который необходимо оформлять в
стандартной рамке, не прибегая к объемному тексту (WordArt). Ведь
именно с заголовка и начинается знакомство с информацией на слайде,
именно он задает оттенки восприятия.
Пример неудачного применения тени для букв титульного слайда (текст плохо читаем)
3. Тема располагается по центру титульного слайда.
4. На слайдах необходимо расположить тезисы – они сопровождают
подробное изложение мыслей докладчика, но не наоборот;
Придерживайтесь «правила 10 минут»
Хотя многие не догадываются, но слайды предназначены отнюдь не для того,
чтобы дублировать текст выступления.
Но если оратор плохо готов к выступлению − то ему ничего не остается, как
читать слайды. С другой стороны, часто можно увидеть ситуацию, когда на слайды
изначально выносится почти полный текст речи с «литератирными» оборотами, и,
соответственно, оратор показывает то же самое, что говорит вслух.
Действительно, чтобы провести хорошую текстовую оптимизацию слайда,
надо потратить уйму времени. Причем лучше делать несколько заходов: сократил,
отложил на пару часов (дней); вернулся, еще сократил, опять отложил… И сколько
бы раз Вы не возвращались к слайдам, всегда найдете возможность для лучшей
оптимизации. Однако именно с таким подходом получится наиболее емкий и
«живой» текст. Например, на этих слайдах.
Пример слайда с «непроработанным» материалом
А вот на этом слайде недопустимо мелкий шрифт, много «непереработанной» информации,
фоновая картинка отвлекает внимание
5. Необходимо учитывать контраст цвета фона и шрифта.
Пример слайда, на котором выбран фон, сливающийся с цветом шрифта, и картинка
очень контрастирует с общим стилем слайда (мы видим только картинку, а не слайд)
6. Корректное использование градиента в качестве фона
Некоторые принципы, которых стоит придерживаться при создании
градиентной заливки фона:
 Цвета должны быть близкими по тону, иначе читаемость текста будет
значительно варьироваться в зависимости от того, на какую область заливки он
попал:
 Цвета должны быть нейтральными. Красный или оранжевый − не самый
лучший выбор для заливки фона:
 Из
всего
многообразия
предлагаемых
PowerPoint
вариантов
градиентов желательно использование двух: «снизу вверх» и «сверху вниз».
7. Точка в конце заголовка не ставится.
8. Не рекомендуется писать длинные многострочные заголовки (предельная
длина заголовка – 9 слов).
9. Слайды не могут иметь одинаковые заголовки. Если необходимо назвать
несколько слайдов одинаково, то рекомендуется писать в конце (1), (2), (3)
или продолжение: Продолжение 1, Продолжение 2.
10. Информационных блоков на слайде не должно быть слишком много (3-6,
не более).
11. Рекомендуемый размер одного информационного блока – не более 50%
слайда.
12. Ключевые слова в информационном блоке необходимо выделить.
13. Наиболее важную информацию следует поместить в центр слайда.
14. Проще считывать информацию, расположенную горизонтально, а не
вертикально.
Пример неудачного расположения текста и подбора цветовой гаммы
Оформление текстовой информации
1. Для основного текста не рекомендуется использовать прописные буквы.
2. Размер шрифта: 28-36 (заголовок), 20-26 (основной текст).
3. Цвет шрифта и фона должны контрастировать (текст должен хорошо
читаться), но не «резать» глаза (смотрите примеры выше).
4. Курсив, подчёркивание, жирный шрифт, прописные буквы рекомендуется
использовать только для смыслового выделения фрагмента текста.
5. Шрифты
Если вы делаете презентацию для публичного выступления, то не стоит
выбирать шрифты с засечками (или серифные). Типичными представителями
являются Times New Roman, Courier New или Cambria. Дело в том, что в таких
шрифтах сверху и снизу букв ставятся маленькие черточки − «засечки». И на
расстоянии буквы просто сливаются в единую массу, затрудняя восприятие текста.
Такие шрифты идеальны для распечатки больших объемов текста, т. к. при
прочтении засечки помогают «держать» строку. А вот для выступлений выбирайте
бессерифные шрифты, например, Arial или Calibri. Даже если презентация
направляется преподавателю по e-mail, не исключено, что он решит просмотреть ее
на проекторе. Так что исключите Times New Roman и ему подобные из своего
арсенала.
6. Рекомендуется выверять все слайды на наличие возможных
грамматических, пунктуационных и синтаксических ошибок.
Орфографические ошибки и опечатки только и ждут, когда вы потеряете
бдительность.
7. Нежелательно использовать профессиональный жаргон и аббревиатуры
без соответствующей расшифровки.
8. Списки использовать только там, где они нужны.
9. Списки из большого числа пунктов не приветствуются.
На восприятие слайда у аудитории есть максимум 10-15 секунд. Если за это
время информация не поступит в мозг, то слайд бесполезен. Параллельные списки
как раз позволяют сократить время восприятия текста. Большие списки и таблицы
разбивайте на 2 слайда.
Оптимизация и расположение графической информации
1. В презентации желательно размещать только оптимизированные
(обработанные и уменьшенные по размеру, но не качеству) изображения. Не
следует растягивать небольшие графические файлы, делая их размытыми или
искажая пропорции, лучше поискать этот рисунок подходящего размера и в
хорошем качестве.
На этом слайде фотография мало того, что неудачно подобрана («отсекается» голова
человека), так она еще некорректно уменьшена по горизонтали («сплющена»). Кроме того,
мало места слева для размещения текста. И в целом, получился очень неудачный слайд.
На этом слайде также фотография «сплющена», отчего лицо человека кажется
вытянутым и непропорциональным. Кроме того, текст не читаем на таком фоне
2. Материалы располагаются на слайдах так, чтобы слева, справа, сверху,
снизу от края слайда оставались свободные поля.
Пример такого слайда (текст близко к краям слайда, слайд перегружен, информация
непереработана, фон слишком яркий, текст не читаем)
3. Цвет графических изображений не должен резко контрастировать с общим
стилевым оформлением слайда.
4. Иллюстрации на одном слайде должны быть выдержаны в одном стиле,
одного размера и формата.
Использование визуализации
Существуют четыре основных типа визуализации:
1. Изображения или фотография, символизирующая Вашу идею.
2. Диаграмма, которая помогает аудитории понять концепцию того, что вы
описываете.
3. График со значениями данных.
4. Блок-схема (или просто схема), демонстрирующая алгоритм процесса.
Оформление таблиц
1. У каждой таблицы должно быть название, или таким название может
служить заголовок слайда.
2. Элементы таблицы и сам текст должны быть хорошо читаемы издалека.
Пример слайда с удачной таблицей
3. Рекомендуется использовать контраст в оформлении шапки и основных
данных таблицы.
Оформление диаграмм
1. У диаграммы должно быть название или таким названием может служить
заголовок слайда.
2. Диаграмма должна занимать примерно 50-75% всего слайда.
3. Линии и подписи должны быть хорошо видны.
4. Цвета секторов диаграммы должны быть контрастных цветов.
Звуковая информация
1. Звуковое сопровождение должно отражать суть или подчёркивать
особенность темы слайда, презентации.
2. Необходимо выбрать оптимальную громкость, чтобы звук был слышен
всем слушателям, но не оглушал.
3. Фоновая музыка не должна отвлекать внимание слушателей и заглушать
слова докладчика.
4. Не рекомендуется использовать стандартные для Power Point звуки
(особенно звук печатной машинки – сильно отвлекает и через некоторое время
прослушивания даже вызывает негативную реакцию).
Сохранение презентаций
Сохранять презентацию лучше как «Демонстрация PowerPoint». С
расширением .pps (в таком случае в одном файле окажутся все приложения,
например: музыка, ссылки, текстовые документы и.т.д.).
В случае сохранения в формате .pptx, обязательно делайте дубликат в формате
.ppt. Данная операция подстраховывает Вас в случае несоответствия вашей версии
офиса и той, что будет на выступлении.
Соблюдайте авторские права. Обязательно размещайте в презентации ссылки
на источники использованных материалов.
Основные ошибки в оформлении презентаций:
 отсутствие титульного листа;
 в заголовках слайдов присутствует точка (точка не должна ставиться);
 отсутствие интуитивно понятной навигации по слайдам;
 слишком пёстрые фоны, на которых не виден текст;
 наличие большого количество текста на одном слайде, в особенности
мелкого;
 присутствие множества неоправданных различных технических эффектов
(анимации), которые отвлекают внимание от содержательной части
 неоправданное использование списков;
 большое количество объектов WordArt с волной и тенями (не
рекомендуется часто использовать, так как они затрудняют чтение текста);
 подчёркивание, похожее на ссылки (не рекомендуется применять во
избежание ошибок).
 использование курсива для большого блока текста (затрудняет и замедляет
скорость чтения и восприятия текста);
 использование заглавных букв для большого блока текста.
Так вот есть еще одна неправильная вещь − это слайд «Спасибо за внимание».
Во время выступлений этот слайд служит фоном для завершающих слов оратора и
ответов на вопросы. Общеизвестно, что лучше всего запоминается последнее. Так
вот: со слайдом «Спасибо за внимание» вас в лучшем случае запомнят как
вежливого выступающего. Самый правильный подход − в конце тезисно написать
суть Вашего выступления и, самое главное, обратится к аудитории с просьбой, а
что Вы собственно от нее хотите? Так что, откажитесь от слайдов «Спасибо за
внимание», «Вопросы?», поместите самое важное, а аудиторию обязательно
поблагодарите на словах и попросите задавать вопросы.
Часто для оформления своих презентаций необходимы качественные
фотографии. Вот ссылки на бесплатные фотобанки:
Morgue File − Неплохой банк бесплатных изображений.
Flickr’s Creative Commons pool − Фликр, куда уж без него. Не забывайте об
авторских правах и используйте только фотографии с лицензией creative commons
(CC).
Image*After − также неплохой банк изображений, которые можно
использовать в любых целях
Stock.xchng − банк из более чем 200 000 картинок. Если покопаться, то вполне
можно найти что-то стоящее
Everystockphoto − 283 000 изображений.
Studio.25: Digital Resource Bank − солидный банк изображений с очень
удобной навигацией.
Freepixels − порядка двух тысяч абсолютно бесплатных фото.
Более подробную информацию об основных принципах создания презентаций,
много полезной информации и разбор конкретных презентаций смотрите на
следующих сайтах:
http://blog.powerlexis.ru/ − Блог человека с красным галстуком
http://presportal.ru/category/power-point/ − Как сделать презентацию. Первый
российский информационно-аналитический портал о мастерстве публичных
выступлений и презентаций.
Удачи Вам и хороших презентаций!