Создание серийных документов

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ
ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«Красногорский государственный колледж»
Гаврилова Т.Б.
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО ВЫПОЛНЕНИЮ ИТОГОВОЙ
ПРАКТИЧЕСКОЙ РАБОТЫ
по дисциплине
«Информационные технологии
в профессиональной деятельности »
Красногорск
2011
1
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
КРАСНОГОРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕНННЫЙ КОЛЛЕДЖ
ГАВРИЛОВА Т.Б.
УЧЕБНО – МЕТОДИЧЕСКИЙ КОМПЛЕКТ
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ ИТОГОВОЙ
ПРАКТИЧЕСКОЙ РАБОТЫ
по дисциплине «ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В
ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ»
ДЛЯ СПЕЦИАЛЬНОСТИ:
030504 «ПРАВО И ОРГАНИЗАЦИЯ СОЦИАЛЬНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ»
080110 «ЭКОНОМИКА И БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ»
ДЛЯ СПЕЦИАЛЬНОСТИ
Красногорск
2011
2
Практическая работа «Создание серийных документов»
Цель: Научиться обобщать данные
Ехсеl позволяет создавать только табличные отчеты. Очень часто, однако, требуется
сформировать так называемые серийные документы, которые содержат один и тот же текст с разными
числовыми другими данными, взятыми из таблиц (из баз данных).
Рис 1. Файл Клиенты.xls
Положим, источником таких данных является Ехсе1-таблица Клиенты.х1s (рис. 1), содержащая
сведения о сроках и суммах кредитов, взятых в банке некоторыми фирмами. Здесь в столбце F вычисляется число дней задержки выплат (Р4=ЕСЛИ(В$1>Е4;В$1-Е4;0)) относительно установленной даты, а в
клетке D9 - сумма всех просроченных долгов клиентов (D9=СУММЕСЛИ(Р4:Р8;">0";D4:D8)).
Уважаемый Иван
Напоминаем, что срок взятого Вами 02.сен кредита в размере 50
тыс. руб. истек 7 дней назад. Просьба срочно погасить кредит.
Президент банка
Васильева
Рис 2. Желаемый вид уведомления
Нам требуется сформировать и разослать массовые уведомления должникам о возврате кредита,
превышающего 10 т. руб., например, в виде документа, изображенного на рис. 2.
Поскольку не весь рабочий лист участвует в формировании серийных документов (не участвуют строки
1, 2 и 9 рис. 1), заблаговременно выделим на рабочем листе только содержательную часть таблицы
(область АЗ:F8) и присвоим ей имя DOLG.
Создать такие документы можно с помощью текстового процессора MS Word, где следует
выполнить следующие действия:
• Ввести текст уведомления без конкретных данных (рис. 3). Назовем этот документ-шаблон
именем Уведомление.doc. Если такой документ уже имеется на диске, им также можно
воспользоваться.
Директору фирмы
Напоминаем, что срок взятого Вами кредита в
размере тыс. руб. истек дней назад. Просьба срочно
погасить кредит.
Президент
банка
Васильева А.А.
3
Рис. 3. Пустой шаблон уведомления (Уведомление.doc)
Через меню Word Сервис + Слияние вызвать окно Слияние (рис. 4), где соединить текст
уведомления с данными из таблицы.
Рис. 4. Окно формирования серийных документов
Здесь мы имеем дело с тремя объектами:
Основной документ - документ Word с текстом уведомления (у нас файл Уведомление.doc);
Источник данных - таблица Ехсеl с данными о фирмах-должниках (у нас файл Клиенты.х1s).
Объединение – готовы документ, в котором соединяется текст уведомления с конкретными данными
должников,
Последовательно рассмотрим технологию формирования серийных документов.
— Формируем или выбираем на диске Основной документ.
Щелчок на кнопке Создать вызовет список-меню, где запрашивается тип будущих серийных
документов (рис. 5).
-документы располагаются на разных листах
-формирование адресных наклеек на конверты
-формирование НАДПИСЕЙ на конвертах
-документы выводятся на листе непрерывно
-шаблон преобразуется в обычный текст
Рис. 5
Если выбрать пункт Каталог в качестве типа серийного документа, ВСЕ уведомления будут ВСЕ
УВЕДОМЛЕНИЯ БУДУТ ВЫВОДИТЬСЯ СПЛОШНЫМ ПОТОКОМ БЕЗ РАЗБИВКИ НА СТРАНИЦЫ. Это удобно для
небольших документов. Тогда по завершению печати, их можно будет отделить ножницами.
Мы же выберем пункт Документы на бланке, поскольку это официальные письма, которые к
тому же будут печататься на бланке учреждения (банка) с его логотипом
В последующем диалоге (не показан) выберем АКТИВНОЕ ОКНО как источник основного документа
(поскольку документ Уведомление. DОС нами уже открыт).
- Задаем Источник данных. Щелчок на кнопке Получить данные откроет меню
(его фрагмент изображен на рис 6), в котором мы выберем пункт Открыть источник данных.
В ответ Ехсе1 предъявит окно Открытие источника данных, где следует задать тип данных,
соответствующий файлам Ехсе1:
Тип файлов: Книги МS Excel (*.xls)
после чего найти на диске и открыть файл Клиснты,х1s (рис, 1).
4
-
создать новый источник данных
воспользоваться готовым источником
Рис. 6
При этом Ехсеl запросит через специальное окно (рис. 7) диапазон данных в рабочем листе,
который будет принимать участие в формировании серийных документов. В нашем случае возможен
выбор одного из двух вариантов - Весь лист или область по имени DOLG. Мы выберем последнее.
Рис.7
Теперь следует покинуть окно Слияние и вернуться в Основной документ. В интерфейсе Word
мы обнаружим новую панель управления слиянием документов. Рассмотрим только важнейшие из
доступных пиктограмм.
Кнопка-меню Добавить поле слияния (рис. 8) используется для того, чтобы вставить в
соответствующие места текста основного документа необходимые данные - поля Фирма, Директор,
Дата, Сумма и Срок (рис. 10).
Рис.8
Рис.9
Директору фирмы «Фирма»
Уважаемый «Директор»
Напоминаем, что срок взятого Вами «Дата» кредита в размере
«Сумма» тыс. руб. истек «Срок» дней назад. Просьба срочно
погасить кредит.
Президент банка
Васильева А.А.
Рис.10. Заполненный шаблон (поля представлены именами)
С помощью кнопки-меню Добавить поле Word (рис. 9) можно осуществить некоторое
"программирование" вывода. В нашем случае нужно предусмотреть к мужчине обращение словом
"Уважаемый", а к женщине - "Уважаемая". Для этого следует воспользоваться конструкцией
анализа условий вида IF...ТНЕN...ELSE, которая выведет нас в специальное окно (не показано)
задания критерия выбора и реакция на него системы (в нащем случае это - IF пол="м" "Уважаемый"
“Уважаемая”, что соответствует условию ЕСЛИ пол="м', то "Уважаемый” иначе "Уважаемая").
5
Содержание основного документа со всеми подробностями можно видеть, если отобразить все
поля с помощью клавиш Alt+F9. Обратный переход осуществляется аналогично
Рис.11. Заполненный шаблон (поля раскрыты)
Теперь, наконец, вернемси в окно Слияние (рис, 4). для завершения процесса генерации
серийных документов. Поскольку уведомление нужно посылать не всем клиентам, а только тем, у
кого срок кредита и у кого Долг больше 10 т- руб., нам нужно еш выполнить отбор записей для писем.
Заметим, что в разделе Обьдинение
окна Слияние появилась нужная нам кнопка Отбор записей . с помощью которой мы отфильтруем
желаемое подмножество. Щелчок по ней вызовет окно Отбор записей, где мы выберем одноимённую
вкладку (рис 12) и введем критерий отбора (в нашем Срок>0 И Сумма >10). Такой критерий может
быть достаточным (до 6-тн условий связанных функииями И/ИЛИ), Одновременно здесь же (вкладка
Сортировка записей) возможна и сортировка на глубину до трех уровней. Если теперь нажать кнопку
Объединить в окне Слияние можно указать "пункт назначения" документа. Если здесь выбрать
Новый документ, формируется файл с именем Формы1.DОС, где на каждом листе будет
представлено одно уведомление. Далее их можно напечатать, вложить в конверты и отправить
адресатам.
Рис. 12. Окна отбора данных (должников)
По завершении всех описанных действия окно Слияние примет вид, изображенный на рис. 13
6
Рис.13. Окно слияние после завершения операций
Графически процесс формирования серийных документов иллюстрирует рис. 14.
Директору фирмы «Фирма»
Уважаемая «Директор»
Напоминаем, что срок взятого Вами «Дата» кредита в размере
«Сумма» тыс. руб. истек «Срок» дней назад. Просьба срочно
погасить кредит.
Президент банка
Васильева А.А.
Рис.14.Формирование серийных документов
Задачи для самостоятельного решения:
Используя совместно текстовый процессор WORD и электронную таблицу EXCEL, создайте
серийный документ следующей формы
Справка
05.янв из города Курска (РФ) поступило 50 т.рублей в форме наличной оплаты.
Гл.бухгалтер
Петрова О.
Из данных таблицы на рис.15 для денежных поступлений в сумме от 50 тысяч рублей. Слова
«наличный», «безналичный» должны быть введены целиком.
7
Страна
РФ
Украина
Беларусь
Беларусь
РФ
РФ
Украина
Украина
РФ
РФ
Украина
РФ
Беларусь
Беларусь
Беларусь
РФ
Город
Курск
Киев
Минск
Брест
Москва
Курск
Киев
Киев
Москва
Москва
Львов
Курск
Минск
Брест
Минск
Москва
Вид
нал
банк
нал
банк
банк
нал
банк
банк
нал
нал
нал
банк
нал
банк
банк
нал
Платеж
50
100
80
24
90
300
120
150
65
70
200
120
60
90
50
100
Дата
05 янв
14 янв
25 янв
09 фев
12 фев
20 фев
08 мар
18 мар
24 мар
26 мар
01 апр
06 апр
08 апр
20 апр
21 апр
25 апр
8