Работа в Word

Работа в Word
В этом файле я представляю механизмы Word очень полезные при составлении отчета. Это два
механизма, которые решают четыре задачи:
1. Короткие расчеты непосредственно в Word.
2. Разноска стандартных переменных надписей типа ФИО заказчика, дата оценки и т.п. по
готовому файлу отчета.
3. Создание автоматического оглавления отчета.
4. Внутренние ссылки, помогающие верно ссылаться на номера разделов даже если номера
разделов меняются.
1. Расчетные поля, Ctrl-F9 (создать), Shift-F9 (вкл./выкл.).
Считаем, например: 2+3^1,5 = 7,2.
2. Как автоматизировать рутинную работу по вставке адресов, фамилий и пр.
Word 2003: Меню MS Word Файл - Свойства - вкладка Прочие
Например:
в поле Название пишем Дата оценки
в поле Значение пишем 30 июня 2007 года
жмём Добавить
в поле Название пишем Заказчик
в поле Значение пишем Иванов
жмём Добавить
и т. д.
Затем, находим в нашем документе (отчете) место, где нужно вставить Дату оценки (или что
нужно), выполняем:
Меню Вставка - Поле, в окне Поле находим строчку DocProperty (ниже в списке полей) в
открывшемся поле Свойство (где-то внизу) находим «Дата оценки» и жмём ОК
Увы, все наши поля нужно вставлять вручную в нужные нам места, но затем....
Меняем значения всех полей в новом отчете в меню Файл-Свойства-вкладка Прочие. Выделяем
весь текст в документе - Ctrl и 5 на цифровой клавиатуре или <Ctrl-A> и жмём клавишу F9 - все
поля автоматически обновятся. Т.е. взяли шаблон с полями и сразу сменили значения всех полей
во всем шаблоне на значения полей для нового объекта.
Данный файл также является файлом с полями, поэтому в его Свойствах Вы можете изменить
данные и обновить ниже следующий текст.
Пример:
Дата оценки: 5 июня 2007г
Другая дата: 07.07.2007
Заказчик: Петров Иван Иванович
Данная возможность экономит массу времени при подготовке отчетов и помогает избежать
ошибок
Word 2007: Вставка поля. Пункт меню – Вставка/Текст/Экспресс-блоки и только тогда Поле.
Дальше уже как WORD 2003.
Создание полей. Сначала нажать на кнопку «Office» в левом верхнем углу, затем пункт
Подготовить/Свойства/Свойства документа/Дополнительные свойства и только тогда появится
окно Свойства как в родном и понятном WORD 2003. А дальше все уже понятно.
В выложенных в папках отчетах, также обратите внимание, как автоматом собираются все
заголовки отчета в оглавления.
3. Оглавление
На третье странице отчета Вы найдете Оглавление документа, а ниже оглавление таблиц.
Данные оглавления это тоже поля, но работать с ними удобнее несколько иначе. Скопируйте в
свой отчет на нужное Вам место оглавление из моего отчета. После этого скопируйте один из
заголовков в тексте отчета, т.е. строку, которая присутствует в тексте и в оглавлении. После этого
обновите оглавление в своем отчете. Поскольку у Вас пока только одна строка является
заголовком, то и в оглавлении будет одна строка.
Но Вы можете делать на основе первого заголовка другие. Тут есть два способа:
- Пишем в новом месте новый заголовок. Затем выбираем в панели инструментов кисточку,
т.е. утилиту переноса формата. Этот инструмент находится в панели «Стандартная» и обычно
присутствует вверху экрана. Этой кисточкой метим наш новый заголовок, чтобы он приобрел
формат заголовка. При следующем обновлении поля оглавления там должен появиться новый
заголовок.
- Копируем в новое место первый заголовок и уже там исправляем его текст.
В дальнейшем, беря шаблон, мы уже имеем систему заголовков и если вносим в неё какието правки при подготовке отчета, то они сразу же появляются в оглавлении при обновлении всех
полей.
Аналогично можно поступить и с оглавлением таблиц в отчете, для этого отдельно
перенесите в свой отчет поле оглавления таблиц и один из заголовков таблиц, а затем
размножайте заголовок таблиц дальше. В заголовке таблицы есть особенность: это автоматически
меняющийся номер таблицы. Скопировав заголовок не надо править номер таблицы вручную:
правый клик мышкой, Обновить, и номер таблицы станет верным.
Разумеется, все номера таблиц и все оглавления обновляются при нажатии <F9> при
выделенном тексте отчета.
4. Внутренние ссылки
1. Выделить мышкой наименование источника литературы или название таблицы, т.е.
выделить тот текст, который должен будет верно отображаться в другом месте документа.
Например, есть Таблица 8. И дальше написано, «судя по Таблице 8, нам не повезло». Но полезно,
если в этой фразе текст Таблица 8 будет ссылкой на саму эту таблицу, т.к. если потом номер
таблицы изменится, то хорошо, если он также изменится и в тексте.
2. Меню: Вставка - Закладка. Дать название выделенному элементу. Кнопочка
"Добавить". Нельзя делать пробелов и, кажется, слэшей. После нажатия "Добавить" выделенный
исходный элемент станет в серых квадратных скобочках.
3. Находим место в тексте, где должна быть изменяющаяся ссылка. Меню: Вставка - Поле
- Ref. И далее выбираем из списка название, которое мы дали нашему объекту. Обязательно
ставим галочку в "Сохранить формат при обновлении".
Ну и потом, как всегда, выделить всё <Ctrl-A> и F9 обновление.
Данные возможности требую немного времени на освоение, но затем сильно облегчают
жизнь.