1 этап: Подготовка к сканированию

Техническое задание на услуги для тендера
_____________________________________________________________________________________________
Техническое задание на оказание услуг по
оцифровке архива бумажных документов Фонда
1.
Цель оказания услуг
Целью оказания услуг является формирование архива электронных образов всех
хранимых документов НПФ электроэнергетики (далее – Заказчик), позволяющего
осуществлять оперативный доступ к документам посредством полнотекстового поиска и
поиска по атрибутам.
2.
Термины и определения
Договор ОПС – договор об обязательном пенсионном страховании (основная
масса документов);
СНИЛС – страховой номер индивидуального лицевого счета (основной
идентифицирующий атрибут документа).
3.
Описание документов
Массив документов Заказчика, требующий перевода в электронных вид,
представляет собой набор из 22 500 папок типа «КОРОНА» или 13 500 000 страниц. В
среднем в одной папке содержится 600 страниц (120 документов).
Формат листов – А4 и А3 двустороннего или одностороннего заполнения.
Документы представлены в скрепленном и сшитом виде. Многие документы заполнены
вручную. Единого шаблона договора или состава документов в массиве нет.
Документы, подлежащие переводу в электронный вид:

Договор ОПС

Согласие на обработку персональных данных

Заявление

Поручение

Заявление/поручение
4.
Описание проекта
Все услуги по формированию электронного архива должны производиться на
территории Исполнителя.
Технические средства (сканеры) для сканирования документов и иное
дополнительное оборудование, а так же сопутствующее программное обеспечение,
необходимое для исполнения условий Технического задания, предоставляет
Исполнитель.
5.
Этапы работ







Транспортировка документов
Прием документов
Подготовка документов к сканированию
Сканирование документов
Подготовка документов к хранению
Индексирование документов
Создание и наполнение электронного архива
Транспортировка документов
Исполнитель организует выполнение услуги по транспортировке массива
документов с территории по адресу, указанному Заказчиком, на территорию
Исполнителя, с целью последующей обработки. Все услуги/работы по упаковке
документов, погрузке, разгрузке и прочих, сопутствующих транспортировке документов,
выполняет Исполнитель. Исполнитель так же обязан предоставить расходные материалы
(архивные короба), для транспортировки партии документов.
5.1.
_____________________________________________________________________________________________
Страница 1 из 7
Техническое задание на услуги для тендера
_____________________________________________________________________________________________
Прием/передача документов организуется партиями. Объем каждой партии,
передаваемой на обработку Исполнителю, определяется Заказчиком.
По окончании обработки партии документов, Исполнитель организует обратную
транспортировку.
Прием документов
Для каждой принимаемой партии документов, Исполнитель обязан осуществить
сверку принимаемых документов по описи, предоставляемой Заказчиком.
Сверка документов должна производиться на территории Исполнителя. Обо всех
случаях несоответствия документов из партии составу описи Исполнитель должен
сообщать Заказчику в срок, не превышающий 3 дней с момента вывоза партии
документов.
5.2.
Подготовка документов к сканированию
На данном этапе Исполнителем производится подготовка документов к
сканированию.
В зависимости от типа обрабатываемых документов (Договор ОПС, Согласие на
обработку Персональных Данных, Заявление, Поручение, Заявление/поручение)
Исполнитель выбирает наиболее оптимальный способ подготовки документов,
позволяющий без порчи исходных документов и изменения порядка следования
документов, произвести их последующую обработку (сканирование/индексирование) в
кратчайшие сроки, а так же возврат в исходное состояние:

Изъятие скрепок/скоб с листов документов, для которых это возможно
технологически

Разделение документов друг от друга технологическими листами.
Подготовленные дела передаются на следующий этап – сканирование документов.
5.3.
Сканирование
На данном этапе для дел, подготовленных на предыдущем этапе, Исполнителем
производится непосредственное сканирование – перевод в электронный вид всех
информационных страниц документов.
Сканирование документов осуществляется на территории Исполнителя на
профессиональном сканирующем оборудовании Исполнителя.
В зависимости от формата документов, особенностей сшивки и ветхости
документов Исполнитель определяет для каждого документа определенный тип
используемого сканера.
Листы формата А3 Исполнителем должны сканироваться на сканерах формата А3
и более.
Режим сканирования для всех типов документов – 300 dpi, TIF bw 4 gr, цвет –
оттенки серого.
Каждая папка с документами сканируется в отдельную директорию, название
которой формируется в соответствии со штрих-кодом конкретной папки.
Все папки от каждой партии массива документов, должны располагаться в
отдельной директории соответствующей конкретной партии.
Для каждого отсканированного документа должен быть сформирован отдельный
файл-PDF. Название каждого PDF должно быть сформировано по правилу: [Штрих-код
папки]_[Порядковый номер документа в папке].
Приложенные к договорам ОПС скан-копии документов (Паспорт РФ, карточка
СНИЛС, Пенсионное удостоверение, Свидетельства ЗАГС и пр.) необходимо прикреплять
к PDF-файлу основного договора ОПС, с которым они находились физически.
5.4.
_____________________________________________________________________________________________
Страница 2 из 7
Техническое задание на услуги для тендера
_____________________________________________________________________________________________
Приложенные к договору Заявления на назначение правопреемников по договору
(как правило, рукописные), необходимо прикреплять к PDF-файлу основного договора
ОПС, с которым они находились физически.
Документы, указанные в пункте 3 данного технического задания, формируются в
файлы.
Порядок обработки иных обнаруженных документов Исполнителем должны
обязательно оговариваться отдельно с Заказчиком.
Исполнителем организуется 100%-ная проверка качества отсканированных
документов, позволяющая в оперативном режиме исправлять обнаруживаемые недочёты
сканирования.
Отсканированные дела передаются на этап подготовки документов к хранению.
Электронные образы дел передаются на этап индексации документов.
Подготовка документов к хранению
Все документы, прошедшие процедуру сканирования, должны быть объединены
«под резинку» уложены в прозрачные полиэтиленовые ZIP-пакеты с целью сокращения
объемов, занимаемых документами. Документы из каждой папки должны быть сложены в
отдельный пакет (далее – Группировку). В процессе формирования группировок порядок
первоначального следования листов и документов не должен быть нарушен.
На каждую созданную Исполнителем группировку, должна быть сформирована,
распечатана и вложена внутренняя опись по документам, содержащимся в группировке.
Во внутренней описи должна содержаться информация о следующих атрибутах
документов (№ пп, СНИЛС, № договора, тип документа, Фамилия, Количество страниц,
Дата), входящих в состав Группировки.
В заголовке внутренней описи дополнительно Исполнителем должна быть указана
информация, содержащаяся на корешке исходной папки, из которой была сформирована
группировка, в частности:

Уникальный индекс папки (единицы хранения) – в виде штрих-кода
CODE128

Все значимые надписи на корешке папки
Формат внутренней описи и специфика ее оформления должна быть
Исполнителем отдельно согласована с Заказчиком.
После формирования группировок с вложенной в них внутренней описью
Исполнитель осуществляет уничтожение корешка папки, из которой была сформирована
группировка.
По завершению подготовки все группировки, с вложенными в них документами,
укладываются в архивные короба и возвращаются Заказчику.
Необходимо предоставление Заказчику в бумажном и электронном виде описи,
содержащей следующую информацию о каждой группировке:
1. №п/п;
2. Информацию с корешков исходных папок;
3. Количество страниц и количество документов в группировке;
4. Номер короба, в котором располагается группировка.
5.5.
Индексирование
Индексирование производится Исполнителем с целью дальнейшей загрузки
данных (в качестве поисковых параметров документов) в систему электронного архива
Заказчика.
Все документы, прошедшие этап сканирования, должны быть проиндексированы.
Индексирование должно быть произведено по следующему набору полей:

Тип документа,
5.6.
_____________________________________________________________________________________________
Страница 3 из 7
Техническое задание на услуги для тендера
_____________________________________________________________________________________________

СНИЛС,

№ договора,

Дата договора,

Фамилия Имя Отчество,

Количество страниц.
Индексирование должно производиться с обязательной 100%-ной проверкой
качества проиндексированных данных в соответствии с указанными атрибутами.
Найденные ошибки должны исправляться Исполнителем при выполнении данной
проверки.
Результатом индексирования должна являться таблица базы данных, содержащая
информацию с индексных полей документов, топографию единицы хранения (короб,
папка), а так же ссылку на PDF-файл, с которого данные поля были проиндексированы.
5.7.
Создание и наполнение электронного архива* - необязательное требование
Исполнитель предоставляет Заказчику в пользование систему электронного
архива, обладающую следующими функциями:
Таблица1. Функциональность системы Электронного архива
Функциональные блоки
системы
Основные возможности
СУБД
Поисковый функционал
Электронный архив
Описание функционала
Хранение информации в соответствии типами документации,
посредством заполнения электронных карточек документов (далее по
тексту ЭКД)
Хранение электронных файлов документов (doc, xls, pdf, jpg, dwg и
т.п), путем их прикрепления к ЭКД
Возможность поиска данных в соответствии с атрибутами документов
Аутентификации пользователей или групп пользователей и
распределение прав доступа к данным системы на уровне типов
документов и совокупности индексных полей
Администрирование системы (регистрация новых пользователей,
контроль за работой, наделение правами доступа и т.д.).
Работа с данными из СУБД (MS SQL\DB2)
Возможность поиска ЭКД по нескольким атрибутам
Возможность поиска ЭКД по части поискового слова
Возможность поиска ЭКД по диапазону дат
Возможность поиска ЭКД с использованием математических
выражений (больше, меньше, равно)
Возможность контекстного поиска ЭКД по распознанному тексту
Возможность сортировки столбцов/полей
Возможность простановки фильтра на поля (выбор "галочкой")
Возможность простановки фильтра на поля (текстовое условие
фильтра)
Возможность одновременного построения комбинаций из нескольких
фильтров
Возможность сохранять построенный фильтр для дальнейшего
использования
Возможность изменять расположение столбцов/полей
Возможность скрывать ненужные столбцы/поля
Возможность прикрепления вложений (графических образов) к ЭКД
Возможность прикрепления вложений (doc, xls, pdf, jpg, dwg и т.п) к
ЭКД
Возможность прикрепления вложений, подписанных электронной
подписью, к ЭКД
Возможность прикрепления нескольких вложений к электронной
карточке документа
_____________________________________________________________________________________________
Страница 4 из 7
Техническое задание на услуги для тендера
_____________________________________________________________________________________________
Функциональные блоки
системы
Учет и перемещение
Права доступа
Функциональные
возможности
(для пользователей)
Функциональные
возможности
(для администраторов)
Программные
возможности(для
разработчиков)
Лицензионные
требования
Описание функционала
Возможность просмотра/открытия вложенных файлов при помощи
программ, установленных на ПК пользователя
Возможность массового сканирования и прикрепление файлов к ЭКД
непосредственно из интерфейса программы
Возможность сохранения вложенных файлов на диск пользователя
Возможность учета мест размещения бумажных дел в архиве на
основании штрих-кодов дел и мест хранения
Возможность оперативного учета перемещения/выдачи/приемки дел в
архиве
Возможность использования и привязки дел к древовидной структуре
архива (кабинет-стеллаж-шкаф-полка-короб)
Возможность массового изменения мест расположения дел в архиве
Создание/удаления/блокировка пользователей
Создание/удаления групп пользователей
Включение/исключения пользователей в группы
Управление сроками действия учетных записей пользователей
Назначение прав доступа пользователей и групп пользователей к
различным типа документов или их поисковым полям
Создание/удаление ЭКД
Редактирование значений в полях ЭКД
Загрузка/прикрепление файлов к ЭКД
Просмотр/сохранение/печать файлов, прикрепленных к ЭКД
Создание/удаление/редактирование записей в справочных таблицах
Просмотр/печать отчетов
Создание/удаление/редактирование учетных записей пользователей
Экспорт результатов поиска по любому объекту в виде таблице Excel
Создание/удаление/редактирование учетных записей пользователей
Распределение пользователей в соответствии с группами
Контроль работы пользователей (информация о редактировании
данных пользователями и т.п.)
Доступ к атрибутивным данным документов (посредством
взаимодействия с СУБД)
Создание/удаление/редактирование состава полей в ЭКД
Создание/удаление/редактирование новых типов документов (ЭКД)
Настройка и изменение полей в ЭКД
Изменение типов полей (текст, дата, число, справочник, логическое) в
ЭКД
Распознавание документов для возможности контекстного поиска
Назначения обязательных полей для заполнения в ЭКД
Управление правами доступа пользователей и групп пользователей к
данным системы
Создание связей между данными различных типов ЭКД
Создание/удаление/редактирование справочных таблиц
Создание/удаление/редактирование отчетов
Интеграция с внешними системами части получения реестров и
предоставление другим системам образов по запросам.
Лицензия должна быть бессрочной
Лицензия не должна иметь ограничения по количеству рабочих мест
или одновременных подключений
Все модули системы должны быть в собственности у Исполнителя и
их использование не должно нарушать права третьих лиц.
_____________________________________________________________________________________________
Страница 5 из 7
Техническое задание на услуги для тендера
_____________________________________________________________________________________________
Функциональные блоки
системы
Описание функционала
Интеллектуальная собственность на Систему электронного архива и
его содержание должна быть передана Заказчику.
Исполнитель организует установку и настройки системы электронного архива
(далее – Система) на оборудовании и территории Заказчика.
Подготовка архива производится на основании согласованных с Заказчиком
требований, которые прописываются в техническом задании на систему. В данных
требованиях определяются пожелания Заказчика к:

ролям и правам доступа в Системе для уполномоченных сотрудников
Заказчика;

структуре электронного размещения документов в Системе;

отчетным формам, требуемым для Заказчика;

параметрами учета и размещения единиц хранения в архиве;

прочие параметры.
Исполнитель организует наполнение Системы электронного архива результатами
сканирования и индексирования массива документов, а так же данными о местах
размещения документов в архивохранилище Заказчика.
Исполнитель обеспечивает полную работоспособность Системы и осуществляет
все необходимые мероприятия по ее тестированию и наладке. Исполнитель
осуществляет
полноценную
проверку
функционала
Системы
на
предмет
работоспособности, производительности, отказоустойчивости, а так же полную
техническую поддержку в течение года с момента подписания договора.
Результатом наполнения Системы является полностью загруженная в Систему
индексная информация по отсканированным документам, а так же прикрепленные к ним
отсканированные документы в формате PDF.
Результатом внедрения является установленная на территории Заказчика и на
оборудовании Заказчика система электронного архива, с загруженным в неё
информационным ресурсом, обладающая всеми функциональными возможностями,
предусмотренными в техническом задании.
По результатам внедрения Системы Исполнителем производится обучение
представителей Заказчика работы с Системой по следующим направлениям:

работа пользователя с системой электронного архива;

работа пользователя с системой учета хранения дел в архивохранилище;

администрирование Системы.
6.
Требования к качеству
Требования к качеству сканирования

сканирование должно осуществляется со 100% гарантией сохранности
бумажных носителей.

сканирование
материалов
должно
проводиться
с
настройками
освещенности, яркости и контрастности, обеспечивающими максимальное соответствие
графических образов первоисточнику.

в результате проведения работ по сканированию структура, состав и
физическое состояние массива исходных документов не должны быть изменены.

качество полученных после сканирования графических образов массива
документов должно быть сопоставимо с качеством изображения на исходном материале
в пределах разумной достаточности

на полученных после сканирования графических образах не допускается
появления дополнительных «шумов», артефактов, отсутствующих на бумажных
носителях;
6.1.
_____________________________________________________________________________________________
Страница 6 из 7
Техническое задание на услуги для тендера
_____________________________________________________________________________________________

настройки яркости и контрастности сканеров должны позволять получать
чистые, читаемые образы документов;

на электронном графическом образе все надписи должны быть читаемы, за
исключением тех случаев, когда надписи не могут быть прочитаны на исходном
материале;

в случае если на графическом образе происходит потеря значимой
информации, обусловленная физическим дефектом оригинала или из-за сшивки
документа, то данная информация вносится в протокол физического брака;

проверка качества полученных после сканирования графических образов
должна производиться на автоматизированных рабочих местах, обеспечивающих
высокую производительность и широкие возможности оператору для контроля
параметров качества отсканированных образов;

в случаях обнаружения брака сканирования в ходе выполнения работ,
листы
соответствующих
документов,
подлежат
повторному
сканированию
(пересканированию).

допустимый процент бракованных графических образов устанавливается на
уровне – 0,1% (один бракованный графический образ на 1000 графических образов).

результирующие графические образы всех отсканированных страниц
должны быть обрезаны по краю листа, при этом не допускается потеря информации на
изображении. Допустимый уровень полей вокруг листа на графическом изображении – до
1 см.

результирующие графические образы должны быть выровнены по краю
листа. Допустимый уровень наклона листа на графическом изображении – до 2-х
градусов.

Контроль качества графических образов осуществляется по их
изображению на экране монитора с разрешением 1024х768 точек и/или по распечатке
выбранных Заказчиком графических образов на принтере с разрешением 300 DPI. При
визуальном контроле графический образ на мониторе и/или его распечатка на принтере
должны иметь не более 5% точек («мусора») от общего фона, наличие информации, и ее
читаемость должна быть полной. Допускается нечитаемость на графическом образе
серых (карандашных) символов или строк. В случаях, когда графический образ на
мониторе и/или его распечатка на принтере не удовлетворяют данным требованиям, то
такой графический образ признается бракованным.
Требования к качеству индексирования
Допустимый процент брака на заполнение индексных полей устанавливается на
уровне – 0,1% (один ошибочно введенный символ на 1000 символов).
При превышении значений процента брака, указанных в пунктах 6.1. и 6.2, весь
массив не принимается и отправляется на повторную обработку.
6.2.
7.
7.1.
7.2.
Сроки исполнения
Плановый срок итогового выполнения работ декабрь 2014 года.
Работы сдаются (оформляются и оплачиваются) поквартально
выполненных работ.
по
акту
_____________________________________________________________________________________________
Страница 7 из 7