1. О документе

Система
электронного документооборота
jDocFlow
Руководство пользователя
2015 г.
1
Аннотация
Данный документ содержит инструкции по повседневной работе с
системой электронного документооборота jDocFlow.
В данном документе приведены инструкции по созданию документов и
поручений и работе с ними в процессе осуществления документооборота
организации.
Руководство ориентировано на конечных пользователей системы.
Документ соответствует версии программного продукта jDocFlow v.3.5.3
(ноябрь 2015 г.).
Руководство пользователя
Страница 2
Оглавление
1.
О ДОКУМЕНТЕ ............................................................................................................................................................ 5
1.1.
СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА ....................................................................................................................................... 5
1.2.
СОГЛАШЕНИЕ ОБ ОФОРМЛЕНИИ ............................................................................................................................ 5
1.3.
ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ ТЕРМИНЫ И СОКРАЩЕНИЯ ......................................................................................................... 5
2.
ОСНОВНЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ ИНТЕРФЕЙСА СИСТЕМЫ .................................................................................... 8
2.1.
ГЛАВНОЕ МЕНЮ ..................................................................................................................................................... 8
2.2.
МЕНЮ СПИСКА ПАПОК .......................................................................................................................................... 8
2.3.
ВЕРХНЕЕ МЕНЮ СПИСКА ДОКУМЕНТОВ ................................................................................................................ 8
2.4.
МЕНЮ СОЗДАНИЯ ПОРУЧЕНИЙ .............................................................................................................................. 9
2.5.
МЕНЮ ОТПРАВКИ .................................................................................................................................................. 9
2.6.
МЕНЮ ОПЕРАЦИЙ ПО КОНТРОЛЮ........................................................................................................................ 10
2.7.
МЕНЮ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОПЕРАЦИЙ ................................................................................................................ 11
2.8.
ОТОБРАЖЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ ПО КОНТРОЛЮ ДОКУМЕНТА ................................................................................ 11
2.9.
ИНФОРМАЦИЯ О ПОРУЧЕНИЯХ В КАРТОЧКЕ ДОКУМЕНТА ................................................................................... 12
2.10. МАРКЕРЫ ПОРУЧЕНИЙ ......................................................................................................................................... 13
3.
ОПЕРАЦИИ НАД ДОКУМЕНТАМИ..................................................................................................................... 15
3.1.
СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТА ....................................................................................................................................... 15
3.1.1
Выбор папки для создания документа: ....................................................................................................... 15
3.1.2
Определения типа/вида документа. ........................................................................................................... 15
3.1.3
Заполнение сокращенной карточки документа. ........................................................................................ 16
3.1.4
Заполнение основной карточки документа ................................................................................................ 18
3.1.5
Поиск и ввод контактов при создании документа ................................................................................... 24
3.1.6
Сохранение результата и отправление документа по маршруту .......................................................... 29
3.2.
КОПИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТА ................................................................................................................................ 29
3.3. ДОРАБОТКА ДОКУМЕНТА ..................................................................................................................................... 30
3.4.
ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТА ..................................................................................................................................... 30
4.
РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ ................................................................................................................................. 31
4.1.
СОГЛАСОВАНИЕ ДОКУМЕНТА .............................................................................................................................. 32
4.1.1
Просмотр и дополнение «Листа согласования» ........................................................................................ 33
4.1.2
Наложение резолюции .................................................................................................................................. 35
4.1.3
Предложение своих версий файлов документа ......................................................................................... 35
4.2.
УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТА ................................................................................................................................ 35
4.2.1
Наложение резолюции .................................................................................................................................. 36
4.2.2
«Оперативное» утверждение ..................................................................................................................... 37
4.3.
РАССМОТРЕНИЕ ДОКУМЕНТА .............................................................................................................................. 37
4.3.1
Поручение «Рассмотрение документа» ..................................................................................................... 37
4.3.2
Массовое рассмотрение документов ......................................................................................................... 39
4.4.
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТА ................................................................................................................................. 40
4.5.
СОЗДАНИЕ ПОРУЧЕНИЯ ПО ДОКУМЕНТУ ............................................................................................................. 41
4.6.
ИСПОЛНЕНИЕ ПОРУЧЕНИЯ ПО ДОКУМЕНТУ ........................................................................................................ 42
4.7.
СОЗДАНИЕ ПОРУЧЕНИЙ «В РАМКАХ» И «ПО ИТОГАМ» ДЛЯ ДРУГИХ СОТРУДНИКОВ .......................................... 44
4.8.
СОЗДАНИЕ СВЯЗАННЫХ ДОКУМЕНТОВ ................................................................................................................ 45
4.9.
АРХИВАЦИЯ ДОКУМЕНТА .................................................................................................................................... 46
4.10. ОТПРАВКА ДОКУМЕНТА....................................................................................................................................... 47
4.11. ОПРЕДЕЛЕНИЕ МЕСТА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТА ................................................................................................... 48
4.12. ОЗНАКОМЛЕНИЕ С ДОКУМЕНТОМ ........................................................................................................................ 49
4.13. ПРИНЯТИЕ РЕЗУЛЬТАТА ПОРУЧЕНИЯ ................................................................................................................... 50
5.
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ОПЕРАЦИИ НАД ПОРУЧЕНИЯМИ........................................................................... 52
5.1.
ОТМЕНА ВЫПОЛНЕНИЯ ПОРУЧЕНИЯ.................................................................................................................... 52
5.2.
ДЕЛЕГИРОВАНИЕ ПОЛНОМОЧИЙ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ ПОРУЧЕНИЯ ....................................................................... 52
5.2.1
Делегирование исполнения поручения ......................................................................................................... 52
5.2.2
Массовое делегирование исполнения поручений......................................................................................... 52
5.3.
РЕДАКТИРОВАНИЕ ВЫДАННЫХ ПОРУЧЕНИЙ ....................................................................................................... 53
5.4.
ВОЗВРАТ НА ДОРАБОТКУ ВЫПОЛНЕННЫХ ПОРУЧЕНИЙ ....................................................................................... 54
5.5.
КОНТРОЛЬ ПОРУЧЕНИЙ ........................................................................................................................................ 55
6.
ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЕ ОПЕРАЦИИ ................................................................................................................... 57
6.1.
ЧТЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ СООБЩЕНИЙ ......................................................................................................... 57
Руководство пользователя
Страница 3
6.2.
КОПИРОВАНИЕ, ПЕРЕМЕЩЕНИЕ И УДАЛЕНИЕ ССЫЛОК ....................................................................................... 57
6.3.
ПРОВЕРКА ЭЛЕКТРОННЫХ ПОДПИСЕЙ ДОКУМЕНТА ............................................................................................ 57
6.4.
ПРОВЕРКА ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ ПОРУЧЕНИЯ ............................................................................................... 58
6.5.
НАСТРОЙКА ПРАВ ДОСТУПА К ПАПКАМ ДОКУМЕНТОВ ....................................................................................... 59
6.6.
БЫСТРАЯ ФИЛЬТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ................................................................................................................. 60
6.7.
ПОИСК ДОКУМЕНТОВ .......................................................................................................................................... 60
6.7.1
Использование формы поиска ...................................................................................................................... 60
6.7.2
Использование строки быстрого поиска ................................................................................................... 63
6.7.3
Поиск по столбцам списка ........................................................................................................................... 66
6.8.
СОСТАВ СТОЛБЦОВ В СПИСКЕ ДОКУМЕНТОВ ...................................................................................................... 66
6.9.
СОРТИРОВКА ДОКУМЕНТОВ ................................................................................................................................. 67
6.10. НАСТРОЙКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИХ ПРЕДСТАВЛЕНИЙ .......................................................................................... 68
6.11. СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ ............................................................................................................................................ 69
6.12. ДОБАВЛЕНИЕ ЗАМЕСТИТЕЛЕЙ ............................................................................................................................. 69
6.13. НАСТРОЙКА ПАРАМЕТРОВ ВХОДА В СИСТЕМУ .................................................................................................... 72
6.14. СМЕНА РОЛЕЙ ...................................................................................................................................................... 73
6.15. ДОБАВЛЕНИЕ ШАБЛОНОВ АВТОТЕКСТА .............................................................................................................. 73
6.16. ВЕДЕНИЕ СПИСКА ШАБЛОНОВ АВТОТЕКСТА ИЗ ФОРМ ВВОДА/РЕДАКТИРОВАНИЯ ............................................. 75
6.17. НАСТРОЙКА РКК ДОКУМЕНТА (УПРАВЛЕНИЕ РЕЖИМОМ ОТОБРАЖЕНИЯ ЗАКЛАДОК) ....................................... 76
6.18. НАСТРОЙКА КАРТОЧЕК ИСПОЛНЕНИЯ ПОРУЧЕНИЙ (УПРАВЛЕНИЕ РЕЖИМОМ ОТОБРАЖЕНИЯ ЗАКЛАДОК) ........ 78
6.19. ВОССТАНОВЛЕНИЕ УДАЛЕННЫХ ИЗ ПАПКИ ДОКУМЕНТОВ ................................................................................. 81
Руководство пользователя
Страница 4
1. О документе
1.1. Структура документа
Документ содержит описание общих принципов работы
документооборота jDocFlow и состоит из следующих разделов:
с
системой
электронного
1.
О документе – описание всех разделов документа и применяемых в документе условных
обозначений;
2.
Основные элементы интерфейса системы – описание основных элементов интерфейса
и пользовательских меню;
3.
Операции над документами – описание основных операций, производимых над
документами;
4.
Обработка документов – инструкции по выполнению поручений по документам в процессе
их движения по маршруту;
5.
Дополнительные операции над поручениями – описание дополнительных операций,
производимых над поручениями;
6.
Вспомогательные операции – описание вспомогательных операций.
1.2. Соглашение об оформлении
Для удобства работы с документом при оформлении использованы различные стили и
условные обозначения, единые для всей документации продуктов.
Полужирным шрифтом выделяются слова или предложения, на которые следует обращать
внимание.
В некоторых случаях для привлечения внимания пользователя применены курсив или
подчеркивание.
В тексте используются специальные собирательные обороты, предусматривающие
определенный набор или несколько альтернативных вариантов действий пользователя. Например,
«выполните команду», «выберите из справочника».
1.3. Используемые термины и сокращения

Регистрационная карточка документа (документ) или Регистрационно-контрольная
карточка (РКК) – электронная карточка документа, содержащая структурированную
информацию о реквизитах документа (регистрационный номер, наименование, краткое
содержание документа, способ доставки, состояние, срок исполнения и т.п.), а также
неструктурированную информацию в виде вложенных файлов.

Регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение,
присваиваемое документу в целях его учёта и классификации.

Отправитель документа – внешняя организация, отправившая поступивший в
Организацию документ (дополнительно может быть указан конкретный сотрудник внешней
организации).

Автор РКК документа – сотрудник Организации, создавший регистрационную карточку
документа.

Получатель документа – внешняя организация, в которую отправлен исходящий документ
(дополнительно может быть указан конкретный сотрудник внешней организации, на чье имя
направлен документ).

Тип документа – реквизит документа, классифицирующий документ на входящие,
исходящие и внутренние документы.
Руководство пользователя
Страница 5

Вид документа – реквизит документа, позволяющий классифицировать документ по форме
представления и назначению (например, «Письмо» или «Служебная записка»).

Поручение – поручение по документу (например, «Рассмотрение», «Согласование»,
«Исполнение» и пр.), выданное исполнителю с указанием сути поручения и сроков
исполнения.

Cрок исполнения поручения по документу – типовой срок исполнения поручения по
документу определяется Регламентом Организации. Например, для Рассмотрения
входящего документа может быть определен типовой (максимальный) срок 3 дня. При
выдаче поручений может быть указан необходимый срок исполнения.

Исполнитель поручения (исполнитель) – сотрудник
(Пользователь), ответственный за исполнение поручения.

Грифы доступа – (гриф ограничения доступа к документу) - реквизит документа,
свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг сотрудников,
имеющих доступ к документу.

Состояния документа – статус, характеризующий на какой стадии находится документ в
настоящее время, например, «На согласовании», «Исполнен» и пр.

Состояния поручений – статус, характеризующий на какой стадии находится поручение по
документу в настоящее время, например, «Выдано», «Исполнено» и пр.

Тема документа – текстовый атрибут регистрационной карточки документа, определяющий
краткую суть документа, аналогично полю «Тема» в письме электронной почты.

Краткое содержание документа – текстовый атрибут регистрационной карточки документа,
определяющий содержание документа, аналогично полю «Содержание» в письме
электронной почты. Дополнительно к содержанию карточка документа может содержать
вложенные файлы.

Типы связей документов – справочник, устанавливающий отношение двух связанных
между собой документов. Используется для определения исходного и порожденного
документов (например, «Основной документ» и «Сопроводительный документ»)

Способ доставки документа – системный справочник, определяющий каким способом
документ поступил в Организацию (для входящих документов) или был отправлен из
Организации (для исходящих документов), например, «по почте» или «по системе
документооборота».

Маршрут документа – схема движения документа по исполнителям поручений с указанием
типов поручений, исполнителей и сроков завершения.

Роль – совокупность разрешений на доступ к функциональным возможностям системы,
предоставленная определенным Пользователям.

Папка – каталог, содержащий определенное множество регистрационных карточек
документов или поручений (аналогично понятию «Папка» в Microsoft Outlook для
электронной почты).

Личная папка – индивидуальная папка пользователя системы, в которой находятся
поступившие этому пользователю документы, а также документы, созданные этим
пользователем.

Общие папки – папки, предназначенные для хранения документов общего пользования с
целью предоставления сотрудникам Организации доступа к этим документам.

Журнал регистрации – журнал (папка) регистрации документов с отражением поступления
или отправки документов.

Журналы – альтернативное название Общих
определенных подразделений Организации.

Контроль – совокупность действий, обеспечивающих своевременное и качественное
исполнение документов (поручений).

ОШС – организационно-штатная структура.
Руководство пользователя
папок
подразделения
для
хранения
Организации
документов
Страница 6

Пользователь – сотрудник Организации, уполномоченный для работы с Системой с
различными правами доступа.

Фильтр – Условия отбора, которым должна удовлетворять запись, чтобы попасть в
видимый список.

ЭП – электронная подпись.
Руководство пользователя
Страница 7
2. Основные элементы интерфейса системы
2.1. Главное меню



– информация о непрочитанных системных сообщениях;
– информация о версии системы;
– информация о базе данных, роли и пользователе, под
именем которого осуществлен вход в систему;

– используется для смены роли или замещаемого пользователя. Данная кнопка
отображается только в том случае, если пользователь является активным заместителем
другого пользователя или имеет возможность работать в системе более чем под одной
ролью.

– используется для перехода к списку задач;

– используется для корректного выхода из системы.
2.2. Меню списка папок






– используется для создания новой папки;
– используется для переименования текущей папки;
– используется для удаления выбранной папки;
– используется для обновления списка папок;
– используется для назначения доступа к текущей папке;
– используется для открытия личной папки текущего пользователя.
2.3. Верхнее меню списка документов






Создать – используется для создания новых документов;
Обновить – используется для обновления списка документов;
В папку – используется для отправки ссылок на выделенные документы в любую
доступную текущему пользователю папку документов;
Пользователю – используется для отправки выделенных документов другому
пользователю в личную папку;
Удалить из папки – используется для удаления выделенных документов из папки;
Делегировать исполнение – используется для передачи документа на исполнение
другому лицу.
Руководство пользователя
Страница 8

- строка быстрого поиска (п. 6.7.2)

- меню быстрого фильтра – используется для установки
одного из нескольких поименованных, жестко определенных условий фильтра

Определить/Изменить
представление
–
используется
для
настройки
пользовательских представлений для личных папок, общих папок, архивных папок,
папок регистрации, папок контроля, папок входящей корреспонденции (и вложенных в
них папок документов) и последующего быстрого изменения представления списка
документов (п. 6.10);
Фильтр – используется для поиска и отбора документов (п. 6.7.1);
Сортировка – используется для сортировки документов в папке (п. 6.9);
Состав столбцов – используется для настройки списка столбцов в папке (п. 6.8);
Отчет – используется для формирования отчетов (п. 6.11).




2.4. Меню создания поручений

Выдать поручение – используется для создания поручений вне рамок маршрута
обработки документа. При помощи данного меню можно выдать поручения «На
исполнение», «На рассмотрение» и «На ознакомление».
2.5. Меню отправки



В папку… – используется для копирования/переноса текущего документа в другую
папку;
Пользователю… – используется для копирования текущего документа другому
пользователю в папку;
По электронной почте – используется для отправки документа по электронной почте.
Руководство пользователя
Страница 9
2.6. Меню операций по контролю








Поставить на личный контроль – используется для постановки документа на контроль
текущего пользователя (с отображением документа в быстром фильтре «На личном
контроле»);
Поставить на личный контроль и получать уведомления – используется для
постановки документа на контроль текущего пользователя с получением им
уведомлений по операциям контроля (с отображением документа в быстром фильтре
«На личном контроле»);
Снять с личного контроля – используется для снятия документа с контроля текущего
пользователя (включая прекращение получения им уведомлений по операциям
контроля);
Поставить на контроль – используется для постановки документа на контроль
конкретному сотруднику или подразделению;
Перенести срок исполнения – используется для переноса планового контрольного
срока исполнения данного документа;
Снять с контроля – используется для снятия данного документа с контроля;
Отказаться от контроля – используется контролером для отказа от контроля данного
документа;
Отметить исполнение документа – используется для простановки отметки об
исполнении документа с занесения в историю документа информации об его
исполнении.
Руководство пользователя
Страница 10
2.7. Меню дополнительных операций










Создать связанный документ – используется для создания нового документа на
основании текущего документа;
Установить связь с документом – используется для установки связи между двумя
документами системы (пункт меню отображается на форме только для пользователей, в
роль которых включена бизнес-функция «Связать с документом»);
Удалить связь с документом - используется для удаления связи между двумя
документами системы. Данный пункт меню отображается только в том случае, если у
выбранного документа имеется связь с другим документом. Также данный пункт меню
отображается только для пользователей, в роль которых включена бизнес-функция
«Удалить связь с документом»;
Создать документ по образцу – используется для оперативного создания нового
документа на основе существующего. Позволяет выборочно копировать основные
реквизиты и файлы вложений исходного документа.
Отозвать на доработку – используется для отзыва документа автором на доработку;
Отклонить документ – используется для отклонения документа при обработке;
Обработать документ – используется для направления документа на следующий
этап его маршрута обработки;
Удалить документ – используется для удаления документа со всей историей его
обработки;
Удалить из папки – используется для удаления ссылки на документ из текущей папки;
Проверить ЭП – используется для формирования отчета с информацией о
проставленных на документе ЭП.
2.8. Отображение информации по контролю документа
Маркеры
внимания:






используются в списке документов для индикации документов, требующих особого
– по документу есть неисполненные или контролируемые поручения;
– по документу есть просроченные неисполненные или контролируемые поручения;
– документ находится на контроле сроков исполнения;
– документ находится на особом контроле сроков исполнения;
– документ снят с контроля сроков исполнения;
– используется для индикации, когда документ отмечен как исполненный.
На карточке документа информация по контролю отображается в правом верхнем углу:
Руководство пользователя
Страница 11
2.9. Информация о поручениях в карточке документа
Информация обо всех поручениях, имеющихся по документу, сведена в блок обработки,
отображающийся в краткой карточке просмотра.
Состояние поручений обозначается значками:

– используется для индикации, что поручение было выполнено;

– используется для индикации, что поручение было выдано;

– используется для индикации, что поручение просрочено и не исполнено или
находится на контроле;

– используется для индикации, что поручение активно и требует выполнения от
текущего пользователя;

– используется для индикации, что поручение было отменено автором;

– используется для индикации, что поручение было отклонено исполнителем.
Список поручений можно фильтровать по некоторым признакам. Для этого справа, над блоком
обработки, отображается два управляющих элемента с возможностью установки одного из значений
списка имеющихся фильтров:
При выборе некоторых фильтров, ниже меню фильтров отображаются дополнительные
признаки «с отмененными» и «с ознакомлением», при помощи которых можно отображать или
скрывать отмененные поручения и поручения вида «На ознакомление».
Второй выпадающий список содержит номера пунктов документа, введенных при его создании.
Установка фильтра ведет к отбору поручений, выданных по этому пункту:
Руководство пользователя
Страница 12
Поле «Исполнитель» в блоке обработки содержит информацию о назначенном исполнителе и о
фактическом исполнителе поручения (например, заместителя, который выполнил поручение за
руководителя). Имя фактического исполнителя пишется в скобках рядом с именем назначенного
исполнителя.
2.10. Маркеры поручений
Маркеры используются в списке документов для индикации поручений, требующих исполнения
от текущего пользователя.
В системе имеются следующие виды маркеров:
 На согласование — используется для выполнения согласования документа (п. 4.1);
 На утверждение — используется для выполнения утверждения документа (п. 4.2);
 На рассмотрение — используется для выполнения рассмотрения документа (п. 4.3);
 На редактирование — используется для перехода в карточку редактирования документа
(п. 3.1);
 На регистрацию — используется для выполнения регистрацию документа (п. 4.4);
 На доработку — используется для выполнения доработки документа (п. 3.2);
 На обработку — используется для перехода в карточку редактирования входящего
документа, пришедшего из другой организации по системе межведомственного
документооборота (п. 3.3);
 На архивацию — используется для выполнения архивации документа (п. 4.8);
 На хранение — используется для определения места хранения документа (п. 4.10);
 На отправку — используется для выполнения отправки документа (п. 4.9);
 На ознакомление — используется для выполнения ознакомления с документом (п. 4.11);
 На исполнение — используется для выполнения поручения по документу (п. 4.5);
 На исполнение (сводное) — используется для выполнения сводного поручения по
документу (п. 4.5);

— используется для отметки сводных поручений по документу, по
которым не все дочерние поручения выполнены или отменены (п. 4.5)
 На исполнение (делегировано) — используется для индикации делегированного
поручения по документу (п. 4.5);
Руководство пользователя
Страница 13
 На принятие исполнения — используется для принятия результата выполнения
поручения контролером (п. 4.12).

— используется для возвращения поручения автору без
исполнения (п. 5.1)
Руководство пользователя
Страница 14
3. Операции над документами
Перечисленные ниже операции над документами могут осуществляться в доступных
пользователю папках документов.
3.1. Создание документа
Создание документов осуществляется в личной папке документов текущего пользователя.
Основные этапы создания нового документа:
3.1.1
Выбор папки для создания документа:
Как правило, документы создаются в личной папке пользователя.
Для этого
необходимо выбрать в перечне доступных папок личную папку документов и нажать на ее
название для отображения детализации экранной формы списка документов.
3.1.2
Определения типа/вида документа1.
В панели инструментов детализации выбранной папки нажать на кнопку «
и в появившемся справочнике выбрать тип и вид документа:
Создать»
Примечание: При подведении мыши к кнопке «Создать» появляется дополнительное выпадающее меню,
в котором находится список нескольких видов документов, которые пользователь создавал в текущей папке в
последние несколько дней. Нажав на строку с видом документа, пользователь попадает в карточку создания
данного вида документа, не заходя в справочник выбора вида документа.
Перечень доступных для создания типов и видов документов определяется администратором в
справочнике «Схемы обработки документов»
1
Руководство пользователя
Страница 15
3.1.3
Заполнение сокращенной карточки документа.
При создании нового документа, на экран выводится сокращенная карточка предварительного
ввода реквизитов документа.
Для Исходящего документа:

Тема документа – данный текст будет отображаться в перечне документов.
При помощи кнопки « » можно добавить шаблон текста темы документа из
сохраненных в Системе элементов автотекста;

Автор РКК – автор карточки документа (тот, кто вводит документ в систему);

Получатель (организация) – один или несколько контактов (организации или
физические лица), которым адресуется исходящий документ. Выбирается из
справочника контактов;

Адресат (кому) – одно или несколько лиц, на имя которых адресуется
документ (сотрудники организации-получателя). Выбирается из справочника
контактов;

Корреспондент (от кого) – лицо, подписывающее документ;

Доставка – способ доставки исходящего документа получателю;

Краткое содержание – предназначено для ввода небольшого текста, в общих
чертах отражающего содержание документа.
Для Входящего документа:
Руководство пользователя
Страница 16

Тема документа – данный текст будет отображаться в перечне документов.
При помощи кнопки « » можно добавить шаблон текста темы документа из
сохраненных в Системе элементов автотекста;

Автор РКК – автор карточки документа (тот, кто вводит документ в систему);

Отправитель (организация) выбирается из справочника «Контакты»;

Исх. номер отправителя, присвоенный документу отправителем (если указан);

Исх. дата регистрации документа у отправителя (если указана);

Корреспондент (от кого) – лицо, подписывающее документ, выбирается из
справочника «Контакты»;

Исполнитель (от кого) – лицо, подготовившее документ, выбирается из
справочника «Контакты»;

Адресат (кому) – одно или несколько лиц, на имя которых адресуется
документ (сотрудники организации-получателя), выбирается из справочника
«Контакты»;

Доставка – способ доставки исходящего документа получателю;

Краткое содержание – предназначено для ввода небольшого текста, в общих
чертах отражающего содержание документа.
Описание поиска, выбора, ввода нового контакта см. ниже.
После заполнения отправителя, в форме входящего отображается его почтовый адрес
(несколько адресов через запятую). Рядом располагается ссылка на форму ввода/редактирования
почтового адреса:
Форма ввода адресов имеет табличный вид с возможностью редактирования непосредственно
в таблице.
Для Внутреннего документа:
Руководство пользователя
Страница 17
3.1.4

Тема документа – данный текст будет отображаться в перечне документов.
При помощи кнопки « » можно добавить шаблон текста темы документа из
сохраненных в Системе элементов автотекста;

Автор РКК – автор карточки документа (тот, кто вводит документ в систему);

Краткое содержание – предназначено для ввода небольшого текста, в общих
чертах отражающего содержание документа.
Заполнение основной карточки документа
Для перехода к основной карточке ввода документа потребуется заполнить обязательные поля,
отмеченные синим треугольником в правом верхнем углу, и нажать кнопку «Перейти к реквизитам».
После этого на карточке документа будут отображены скрытые ранее закладки.

Закладка «Файлы документа»
- предназначена для прикрепления файлов различных типов, отражающих суть документа. Для
того чтобы присоединить файл следует выбрать соответствующий пункт выпадающего меню
«
».
Руководство пользователя
Страница 18
К документу можно прикрепить следующие файлы:

файлы из файловой
пользователя);

изображения, созданные с помощью сканера (возможность отсканировать и
прикрепить файл).
системы
(содержащиеся
в
памяти
компьютера
Ошибочно присоединенные файлы можно удалить при помощи кнопки « ».
Переименовать присоединенные файлы можно при помощи кнопки «
Открыть файл для редактирования можно при помощи кнопки «
».
».
Заменить содержимое текущей версии файла из файловой системы можно при помощи пункта
выпадающего меню «Загрузить версию».
Изменить порядок в списке присоединенных файлов можно при помощи кнопок « »,
перемещающей файл на одну позицию вниз по списку, и « », перемещающей файл на одну позицию
вверх по списку.
С помощью элемента
файлов.
можно настроить эскизный просмотр прикрепленных
Такой же элемент предусмотрен и в карточке просмотра уже созданного документа:
При соответствующей настройке системы администратором возможен просмотр уже удаленных
файлов вложений определенными категориями пользователей:

Закладка «Общие реквизиты»
содержит дополнительные реквизиты и регистрационные данные о документе.
Руководство пользователя
Страница 19
Поля закладки:
1. Гриф доступа – гриф доступа к данному документу, выбирается из справочника «Грифы
доступа» вручную или указывается автоматически, если задан в схеме обработки документа
данного типа или вида;
2. Приоритет – реквизит, указывающий, с каким приоритетом следует обрабатывать этот
документ;
3. Дата создания – дата создания документа. По умолчанию указывается текущая дата;
4. Тематика – реквизит, определяющий тематику документа (выбирается из справочника);
5. Состав документа – описание состава документа, например, количество листов, томов и
т.д.;
6. Примечание – текстовый комментарий к документу;
7. Регистрационные данные – дело по номенклатуре, регистрационный номер, дата
регистрации и место регистрации.

- получить новый регистрационный номер;

- выбрать пропущенный номер;

- корректировать регистрационный номер вручную.
8. Внутренний номер – отображение «внутреннего» (системного) номера документа. Этот
номер является уникальным в системе и может использоваться для поиска документа до
момента присвоения последнему регистрационного номера.

Закладка «Пункты документа»
предназначена для ввода списка пунктов документа.
Руководство пользователя
Страница 20
При последующей выдаче поручений по этому документу можно к поручениям привязать один
из введенных пунктов и информация об этом будет отображена в блоке обработки (см. п. 2.8).

Закладка «Контроль исполнения»
содержит информацию о контроле исполнения документа.
Поля закладки:
1. Статус контроля – указывает состояние признака контроля для данного документа;
2. Срок исполнения – дата, к которой данный документ должен быть исполнен;
3. Вид контроля – значение выбирается из справочника «Виды контроля»; поле доступно для
редактирования только для статусов контроля "На контроле" или "На особом контроле";
4. Контролер – уполномоченный сотрудник, контролирующий исполнение документа;
5. Папка контроля – специальная папка, куда попадают контролируемые документы;
6. Личный контроль – признак контроля, позволяющий автору наблюдать за исполнением
данного документа через быстрый фильтр «На личном контроле»;

Закладка «Напоминания»
предназначена для создания напоминаний по документу.
Руководство пользователя
Страница 21

Закладка «Бумажный экземпляр»
предназначена для ведения информации о местонахождении бумажных экземпляров
документов.

Закладка «Дополнительные сведения»
содержит информацию о связанных документах и участниках.
1. Связанные документы – перечень документов, на основании которых был создан данный
документ;
2. Участники документа – сотрудники, участвующие в обработке документа или сотрудники,
имеющие определенное отношение к документу. Для каждого участника имеется
возможность определить его роль по отношению к документу. Используется, если в
маршруте обработки документа вместо конкретных исполнителей указывается правило
“Участник документа” с определенной ролью, или для указания сотрудников, имеющих
отношение к документу, но не участвующих непосредственно в его обработке..

Закладка «Маршрут документа»
отражает информацию о запланированных поручениях по документу:
Руководство пользователя
Страница 22
Для внесения изменений в маршрут документа следует нажать кнопку «
маршрут для текущего документа».
Изменить
Если в этапе маршрута документа уже включено поручение, следует уточнить его параметры.
Для этого необходимо выделить поручение в списке и нажать кнопку «Изменить-Просмотр»
панели инструментов.
на
В появившемся окне можно настроить следующие параметры поручения:

Исполнители – пользователи, которым будет направлено данное поручение;

Описание – текст поручения (утверждение, согласование и т.п.);

Срок исполнения – промежуток времени, в течение которого данное поручение
должно быть исполнено. Может определяться в днях или в часах. При
соответствующих настройках администратором системы срок исполнения
поручения может быть задан датой/временем или выбором одного из типовых
сроков:
соответствующая
автоматически.
Руководство пользователя
сроку
. После выбора
исполнения,
будет
типового срока дата,
рассчитана
системой
Страница 23
Для отмены изменений и восстановления исходных параметров маршрута для выбранного
поручения следует нажать кнопку « Восстановить маршрут по умолчанию».

Закладка «Комментарии»
предназначена для ведения пользовательских текстовых комментариев по документу.

Закладка «История изменений»
предназначена для отображения данных о запротоколированных системой действиях
пользователей в отношении данного документа.
3.1.5
Поиск и ввод контактов при создании документа
Для удобства поиска контактов в системе существует механизм автоподбора контактов,
срабатывающий при вводе в соответствующее поле текстового фрагмента. При этом формируется
выпадающий список значений справочника «Контакты», содержащих в наименовании введенный в
поле фрагмент. Кроме того, для некоторых полей существует возможность запоминания часто
используемых контактов. В этом случае, часто используемые контакты будут размещены в верхней
части списка. Еще одна возможность существует для входящего документа: при заполнении поля
«Отправитель», и перехода в поле «Корреспондент (от кого)» или «Исполнитель (от кого)», для них
будут сформированы списки автоподбора из сотрудников указанной организации-отправителя, без
ввода текстового фрагмента.
Отказаться от предлагаемых списков автоподбора можно нажатием клавиши Esc.
Для поиска контактов также можно воспользоваться специализированной формой поиска
контактов, вызываемой кнопкой
Руководство пользователя
, расположенной в правом углу заполняемого поля.
Страница 24
Если нужный контакт в справочнике «Контакты» не найден, быстрый ввод новой записи можно
выполнить с помощью гиперссылки, расположенной в нижней части списка автоподбора.
Возможность добавления контакта определенной категории определяется типом документа и
полем, при заполнении которого использована ссылка.
В карточке ввода/редактирования исходящего документа:

Поле Получатель (организация) - доступно создание контактов категорий Юридические лица,
Физические лица.
 Поле Адресат (кому) - доступно создание контактов категорий Сотрудники, Подразделения.
В карточке ввода/редактирования входящего документа:

Поле Отправитель (организация) - доступно создание контактов категорий Юридические
лица, Физические лица.

Поле Корреспондент (от кого) доступно создание контактов категорий Сотрудники,
Подразделения.

Поле Исполнитель (от кого) доступно создание контактов категории Сотрудники.
Руководство пользователя
Страница 25
При создании нового контакта открывается краткая карточка редактирования, с полями
заполненными значениями по умолчанию:

вид контакта по умолчанию определяется соответствующей настройкой,

категория контакта – выбором пользователя,

наименование – фрагментом, введенным пользователем в поле документа.
Создание контактов категории «Юридические лица»
Краткая форма:
Есть возможность перехода в развернутую карточку контакта с использованием ссылки
«Открыть полную карточку».
Руководство пользователя
Страница 26
Вид контакта, определяемый на основании настроек, можно переопределить, воспользовавшись
селектором стандартного вида.
Создание контактов категории «Физические лица»
Краткая форма:
Полная форма:
При создании нового контакта – физического лица нужно учитывать:

«Фамилия», «Имя» - обязательные для заполнения поля.

В поля «Фамилия», «Имя» и «Отчество» подставляется разобранный по пробелам и точкам
текст, который пользователь ввел в поле со строкой автоподбора. Вне зависимости от
регистра введенного фрагмента, текст в полях ФИО будет начинаться с большой буквы.

На полной карточке автоматически формируется содержимое поля «Наименование» из
фамилии физического лица и первых букв от имени и отчествами с точками.
Создание контактов категории «Сотрудники»
Краткая форма:
Руководство пользователя
Страница 27
Полная форма:

Следует учитывать, что при вводе контакта категории «Сотрудник» или «Подразделение»
должны быть обязательно заполнены поля «Отправитель» (для входящего) или «Получатель»
(для исходящего) для того, чтобы можно было автоматически привязать создаваемый контакт
к указанной организации. В противном случае будет выведено сообщение «Невозможно
создать сотрудника, так как в документе не задан отправитель (получатель)».

При заполнении полей ФИО сотрудника существуют те же возможности, что и при заполнении
ФИО физического лица.
Создание контактов категории «Подразделения»
Краткая форма:
Полная форма:
Руководство пользователя
Страница 28
3.1.6
Сохранение результата и отправление документа по маршруту
Если ввод документа не завершен, и пользователь планирует вернуться к его редактированию,
следует воспользоваться кнопкой
изменения будут сохранены.
. При этом карточка будет закрыта, все
Если ввод документа завершен, документ необходимо отправить исполнителю для выполнения
поручений. При этом будет выполнено сохранение всех сделанных изменений, сформированы и
выданы исполнителям поручения. Отправка документа по маршруту производится с помощью кнопки
.
Если нужно закрыть карточку документа без сохранения изменений, следует воспользоваться
кнопкой
.
3.2. Копирование документа
Новый документ может быть создан по образцу уже существующего в системе («скопирован»).
При этом пользователю предоставляется возможность выбрать реквизиты, которые будут
автоматически перенесены из документа-образца в новый документ.
Руководство пользователя
Страница 29
3.3. Доработка документа
Пользователь системы может внести коррективы в документ только в случае, если ему выдано
по этому документу поручение вида «На редактирование» или «Доработка документа». Доступные
для редактирования документы имеют статус «На редактировании» или «Ожидает доработки».
По окончании редактирования документ необходимо отправить по маршруту.
3.4. Обработка документа
Процедура обработки входящего документа, пришедшего из другой организации, участвующей
в системе межведомственного оборота, в целом аналогична операции ввода входящего документа.
Отличие состоит в том, что большинство реквизитов входящего «межведомственного» документа
(тема, адресат, отправитель, вложения и т.д.) уже заполнены автоматически.
По окончании обработки документ необходимо отправить по маршруту.
Руководство пользователя
Страница 30
4. Работа с документами
Для выполнения любой операции в системе исполнителю операции выдается поручение.
Перечень поручений формируется в соответствии с маршрутом прохождения документа и может
дополняться исполнителями поручений по этому документу.
Документ, по которому выдано поручение, выделяется в списке документов маркером с
наименованием, соответствующим виду поручения.
По признаку выданного на исполнение поручения происходит подсчет документов в личной
папке пользователя (счетчик рядом с наименованием папки). Подсчет документов в
пользовательском представлении дополнительно происходит с учетом параметров представления
(фильтра).
Для отображения в списке расширенного описания документа следует нажать «мышью» в
любую область его строки в списке (кроме гиперссылок) или на значок «+» слева от документа. При
этом отобразятся файлы документа, а также дополнительное меню.
Для ознакомления с карточкой документа и списком выданных по нему поручений следует
нажать на гиперссылку с темой документа.
Руководство пользователя
Страница 31
Чтобы приступить к выполнению поручения по документу, следует нажать на гиперссылку с
названием поручения или кнопку « ».
Если документ находится в процессе обработки системой (продвижение документа по
маршруту, выдача поручений исполнителям), в правом верхнем углу карточки просмотра документа
будет отображаться специальное анимированное изображение, символизирующее процесс
обработки документа системой.
Если открыта карточка просмотра документа, нужно нажать на кнопку «Обновить», чтобы
узнать о том, что обработка документа завершена (анимированное изображение исчезло).
4.1. Согласование документа
На этапе согласования документа пользователь имеет возможность ознакомиться с
документом, выразить свое согласие или несогласие с документом, прокомментировать свое мнение
и приложить к карточке поручения свою версию данного документа.
Экранная форма поручения вида «Согласование» состоит из двух основных информационных
закладок.
В верхней части карточки расположена закладка «Документ», отображающая основную
информацию о документе, по которому сформировано данное поручение, а также гиперссылку для
перехода к карточке просмотра полной информации о документе. Для раскрытия этой закладки
следует нажать на ее заголовок.
Закладка «Документ» содержит краткую информацию о документе: его тип, вид, дату ввода в
систему, краткое содержание, прикрепленные файлы документа, а также перечень сотрудников,
выполнивших поручения по данному документу.
Руководство пользователя
Страница 32
В нижней части карточки расположена закладка «Резолюция», предназначенная для ввода
результата выполнения поручения. При помощи кнопки « » можно добавить шаблон текста
комментария резолюции из сохраненных в Системе элементов автотекста.
Если необходимо делегировать исполнение другому сотруднику, то следует нажать на кнопку
» (см. п. 5.2).
«
Если из описания поручения выяснится, что его должен выполнять другой сотрудник, поручение
следует вернуть автору при помощи кнопки «
». При нажатии на эту кнопку на
экран будет выведено окно, в котором потребуется выбрать из справочника причину отказа от
исполнения поручения и оставить свой комментарий к указанной причине.
4.1.1
Просмотр и дополнение «Листа согласования»
«Лист согласования» - это список сотрудников, которым назначено выполнение поручения
«Согласование» по данному документу.
Дополнить лист согласования можно двумя способами:

Добавить этап согласования в рамках текущего поручения – такое поручение
будет выдано в рамках текущего согласования;
Руководство пользователя
Страница 33

Добавить этап согласования по итогам текущего поручения – такое поручение
будет выдано после завершения текущего согласования.
При помощи кнопки «
текстов поручений.
» можно добавить текста поручения из сохраненных в системе шаблонов
Если от дополнительного участника согласования требуется заверение результата согласования
при помощи ЭП, это следует определить при помощи признаков «Заверять поручение ЭП» и
«Заверять документ ЭП».
Руководство пользователя
Страница 34
4.1.2
Наложение резолюции
Для того чтобы наложить резолюцию, необходимо нажать соответствующую желаемой
резолюции кнопку:

«Согласовать», если пользователь согласен с документом;

«Не согласовать», если пользователь с документом не согласен:
В зависимости от настроек процедуры обработки документа, выбранная резолюция
повлияет на дальнейшее продвижение документа по процедуре.
В поле «Комментарий к резолюции» можно внести пояснение к выбранной резолюции. В
случае отрицательной резолюции ввод комментария обязателен. При помощи кнопки « » можно
добавить текст комментария к резолюции из ранее сохраненных в системе шаблонов резолюций. Для
формирования резолюции на основе резолюций по дочерним согласованиям следует нажать на
кнопку
4.1.3
.
Предложение своих версий файлов документа
Возможность предложить измененную версию файла
предоставляется пользователю в списке «Мои версии документа».
с
учетом
своих
замечаний
Для прикрепления файлов из дочерних согласований следует нажать на «Добавить из
поручений».
4.2. Утверждение документа
На этапе утверждения документа
документом, внести свою резолюцию
прокомментировать принятое решение.
пользователь имеет возможность ознакомиться с
об утверждении или отклонении документа и
Экранная форма поручения «Утверждение» состоит из двух основных информационных
закладок.
В верхней части карточки расположена закладка «Документ», отображающая основную
информацию о документе, по которому сформирована данное поручение, а также гиперссылку для
перехода к карточке просмотра полной информации о документе. Для раскрытия этой закладки
следует нажать на ее заголовок.
Руководство пользователя
Страница 35
Закладка «Документ» содержит краткую информацию о документе: его тип, вид, дату ввода в
систему, краткое содержание, прикрепленные файлы документа, а также перечень сотрудников,
выполнивших поручения по данному документу.
В нижней части карточки расположена закладка «Резолюция», предназначенная для ввода
результата выполнения поручения. При помощи кнопки « » можно добавить шаблон текста
комментария к резолюции из сохраненных в Системе элементов автотекста.
Если необходимо делегировать исполнение другому сотруднику, то следует нажать на кнопку
» (см. п. 5.2).
«
Если из описания поручения выяснится, что его должен выполнять другой сотрудник, поручение
следует вернуть автору при помощи кнопки «
». При нажатии на эту кнопку на
экран будет выведено окно, в котором потребуется выбрать из справочника причину отказа от
исполнения поручения и оставить свой комментарий к указанной причине.
4.2.1
Наложение резолюции
Для того чтобы наложить резолюцию, необходимо нажать соответствующую желаемой
резолюции кнопку:

«Утвердить», если резолюция положительная;

«Не утвердить», если резолюция отрицательная и документ должен быть
отклонен:
В зависимости от настроек процедуры обработки документа, выбранная резолюция повлияет
на дальнейшее продвижение документа по процедуре.
Руководство пользователя
Страница 36
В поле «Комментарий к резолюции» можно внести пояснение к выбранной резолюции. В
случае выбора отрицательной резолюции ввод комментария обязателен.
4.2.2
«Оперативное» утверждение
Положительная резолюция по документу может быть внесена непосредственно из списка
документов или из карточки просмотра документа. Для этого предназначена кнопка «Утвердить»,
находящаяся в меню.
4.3. Рассмотрение документа
На этапе рассмотрения документа пользователь имеет возможность ознакомиться с
документом, изменить срок обработки и гриф доступа документа и назначить поручения по этому
документу другим пользователям.
4.3.1
Поручение «Рассмотрение документа»
Экранная форма поручения «Рассмотрение» состоит из двух основных информационных
закладок.
В верхней части карточки расположена закладка «Документ», отображающая основную
информацию о документе, по которому сформирована данное поручение, а также гиперссылку для
перехода к карточке просмотра полной информации о документе. Для раскрытия этой закладки
следует нажать на ее заголовок.
Закладка «Документ» содержит краткую информацию о документе: его тип, вид, дату ввода в
систему, краткое содержание, прикрепленные файлы документа, а также перечень сотрудников,
выполнивших поручения по данному документу.
Закладки «Резолюция» и «Подготовленные файлы и документы», предназначена для ввода
результата выполнения поручения.
Руководство пользователя
Страница 37
Если необходимо делегировать исполнение другому сотруднику, то следует нажать на кнопку
«
» (см. п. 5.2).
Если из описания поручения выяснится, что его должен выполнять другой сотрудник, поручение
следует вернуть автору при помощи кнопки «
». При нажатии на эту кнопку на
экран будет выведено окно, в котором потребуется выбрать из справочника причину отказа от
исполнения поручения и оставить свой комментарий к указанной причине.
После ознакомления с документом, следует ввести текст резолюции, сформировать поручения
и указать исполнителей. При необходимости, можно выбрать ответственного или указать контролера.
Если требуется личный контроль, то необходимо поставить соответствующий флажок «Личный
контроль сроков исполнения документа». При помощи кнопки « » можно добавить шаблон текста
резолюции из сохраненных в Системе элементов автотекста.
Создание поручений производится в закладке «Лист поручений по резолюции». Если требуется
создать несколько поручений с разными сроками или текстами задания, следует воспользоваться
кнопкой «Добавить».
В том случае, если резолюция не подразумевает выдачу поручений для исполнителей, текст
нужно ввести в закладку «Текст резолюции без поручений».
Для фиксации результата рассмотрения следует нажать кнопку «Подтвердить резолюцию».
Руководство пользователя
Страница 38
4.3.2
Массовое рассмотрение документов
При необходимости выполнения поручений типа «Рассмотрение документа» по нескольким
документам следует выполнить по порядку следующие действия (данная функция доступна только
тем пользователям, в роли которых включена бизнес-функция «Документы.Групповые
операции.Рассмотрение»):


В списке документов отметить те документы, по которым необходимо
исполнить поручения;
На панели инструментов выбрать пункт выпадающего меню «Операции»,
выбрать пункт "Рассмотреть";

В окне поручения «Рассмотрение документа» при необходимости заполнить
соответствующие поля и нажать на кнопку «Подтвердить резолюцию»;

Далее, в окне «Рассмотрение документа» отобразится список документов с
поручениями «На рассмотрение», в котором последовательно будет
отображаться состояние обрабатываемого документа (столбец «Состояние»).
По кнопке «Закрыть» поручения по отобранным документам будут исполнены.
Руководство пользователя
Страница 39
4.4. Регистрация документа
На этапе регистрации документа пользователь имеет возможность ознакомиться с документом,
присвоить ему регистрационные данные согласно правилам документооборота организации и
прокомментировать результат выполнения поручения.
Экранная форма поручения «Регистрация» состоит из двух основных информационных
закладок.
В верхней части карточки расположена закладка «Документ», отображающая основную
информацию о документе, по которому сформирована данное поручение, а также гиперссылку для
перехода к карточке просмотра полной информации о документе. Для раскрытия этой закладки
следует нажать на ее заголовок.
Закладка «Документ» содержит краткую информацию о документе: его тип, вид, дату ввода в
систему, краткое содержание, прикрепленные файлы документа, а также перечень сотрудников,
выполнивших поручения по данному документу.
В нижней части карточки расположена закладка «Регистрация документа», предназначенная
для ввода регистрационных реквизитов документа и определения папки регистрации.
Если необходимо делегировать исполнение другому сотруднику, то следует нажать на кнопку
» (см. п. 5.2).
«
Если из описания поручения выяснится, что его должен выполнять другой сотрудник, поручение
следует вернуть автору при помощи кнопки «
». При нажатии на эту кнопку на
экран будет выведено окно, в котором потребуется выбрать из справочника причину отказа от
исполнения поручения и оставить свой комментарий к указанной причине.
После ознакомления с документом в панели «Регистрация документа» следует заполнить
регистрационные реквизиты документа:
Дело по номенклатуре – дело, к которому этот документ приписан.
Регистрационный номер – порядковый номер, который будет присвоен документу при
выполнении регистрации.

- получить новый регистрационный номер;

- выбрать пропущенный номер;

- корректировать регистрационный номер вручную.
Руководство пользователя
Страница 40
Дата регистрации - дата регистрации документа. Значение данного поля выбирается из
календаря. По умолчанию указывается текущая дата.
Папка регистрации – регистрационная папка, в которую будет помещен документ при
выполнении поручения.
В поле «Комментарий исполнителя» можно внести текст комментария по поводу выполнения
поручения. При помощи кнопки « » можно добавить шаблон текста комментария исполнителя из
сохраненных в Системе элементов автотекста.
Когда реквизиты будут полностью введены, следует завершить поручение нажатием на кнопку
«Зарегистрировать».
4.5. Создание поручения по документу
Помимо определенного при создании документа маршрута его обработки есть возможность
создания дополнительных поручений определенного вида вне маршрута.
Создание – см. п. 2.4 Меню создания поручений.
Элементы формы создания поручения на исполнение:
1. Документ – краткая информация о документе, по которому создается поручение;
2. Исполнители – поле для указания исполнителя (исполнителей) поручения;
3. Ответственный за свод – поле для указания ответственного исполнителя в случае
назначения нескольких исполнителей;
4. Текст поручения – поле для ввода текста поручения;
5. Срок исполнения и время – промежуток времени, в течение которого данное поручение
должно быть исполнено. Может определяться в днях или в часах. При соответствующих
настройках администратором системы срок исполнения поручения может быть задан
датой/временем или выбором одного из типовых сроков (10 рабочих дней, 2 календарных
дня). После выбора типового срока дата, соответствующая сроку исполнения, будет
рассчитана системой автоматически;
6. Заверять поручение ЭП – определяет, требуется ли заверение поручения электронной
подписью;
7. Контроль результата исполнения – определяет, требуется ли по поручению контроль
качества его исполнения. Если установлен, то следующее поле Контролер результата
разблокируется, для указания сотрудника, который будет осуществлять такой контроль;
8. Файлы и документы – элементы, позволяющие привязать какие-либо файлы или
документы, которые могут потребоваться при исполнении поручения. Например, это может
быть постановка задачи, описание проблемы, документы, которые можно использовать как
образец при исполнении или иная входящая информация.
9. Контроль сроков исполнения – закладка, объединяющая группу полей, связанных с
контролем сроков исполнения поручения. Поля отображаются при установке в первом поле
«Статус контроля» значения «На контроле» или «На особом контроле»
10. Контрольный срок, время – поле для ввода даты и времени контроля исполнения
поручения;
11. Вид контроля – поле для выбора вида контроля из списка:
12. Контролер сроков – поле для указания контакта, который будет осуществлять контроль
сроков;
Руководство пользователя
Страница 41
13. Результат исполнения – поле для выбора из соответствующего справочника вида
ожидаемого результата исполнения поручения:
14. Пункт документа – закладка, предназначенная для установления связи поручения с
пунктом документа. Если при создании документа были введены пункты, то при создании
поручения по нему, можно в списке Пункт документа выбрать нужный номер,
соответствующий текст отобразится в поле Текст пункта. Возможно добавление нового
пункта при нажатии на
.
4.6. Исполнение поручения по документу
На этапе исполнения документа пользователь имеет возможность ознакомиться с документом
и отразить в карточке поручения результат своей работы по исполнению документа.
Экранная форма поручения «Исполнение» состоит из двух основных информационных
закладок.
В верхней части карточки расположена закладка «Документ», отображающая основную
информацию о документе, по которому сформирована данное поручение, а также гиперссылку для
перехода к карточке просмотра полной информации о документе. Для раскрытия этой закладки
следует нажать на ее заголовок.
Закладка «Документ» содержит краткую информацию о документе: его тип, вид, дату ввода в
систему, краткое содержание, прикрепленные файлы документа, а также перечень сотрудников,
выполнивших поручения по данному документу.
Руководство пользователя
Страница 42
Если необходимо делегировать исполнение другому сотруднику, то следует нажать на кнопку
» (см. п. 5.2).
«
Если из описания поручения выяснится, что его должен выполнять другой сотрудник, поручение
следует вернуть автору при помощи кнопки «
». При нажатии на эту кнопку на
экран будет выведено окно, в котором потребуется выбрать из справочника причину отказа от
исполнения поручения и оставить свой комментарий к указанной причине.
В нижней части карточки расположена закладка «Отчет об исполнении поручения»,
предназначенная для ввода результата исполнения поручения и создания дополнительных
поручений.
После ознакомления с документом и выполнения описанного в поручении действия, следует
внести описание результата в поле «Комментарий исполнителя». Также результатом исполнения
поручения могут являться файлы вложений и введенные в систему документы. При добавлении
документов нужно указать (выбором из списка возможных значений) вид связи этого документа,
например, «Подготовленный ответ»:
Если исполнитель выполняет сводное поручение, то он также может прикрепить файлы и
комментарии из своих дочерних поручений. Для формирования комментария из дочерних поручений
следует нажать на
. Для прикрепления файлов из дочерних поручений следует нажать на
«Добавить из поручений». Для использования заранее подготовленных шаблонов отчетов об
исполнении следует нажать на « ».
При выполнении поручений в системе предусмотрены следующие роли:

Исполнитель – сотрудник, непосредственно выполняющий поручение;

Ответственный – сотрудник, отвечающий за выполнение сводного поручения;

Автор – сотрудник, подготовивший поручение;

Контролер – сотрудник, осуществляющий контроль качества исполнения поручения,
после его выполнения
Руководство пользователя
Страница 43
После выполнения поручения, в соответствии с настройками администратора, автоматически
формируются и рассылаются по электронной почте уведомления для:

контролера (если это поручение стоит на контроле);

автора поручения;

ответственного исполнителя (если это поручение является дочерним к сводному).
4.7. Создание поручений «в рамках» и «по итогам» для других
сотрудников
Передать документ другим сотрудникам для исполнения можно двумя способами.
 Если требуется получить от исполнителя информацию, на основании которой
завершить свое поручение, то следует добавить поручение «в рамках» текущего
поручения. Например, при помощи выдаваемых «в рамках» поручений можно получить
от сотрудников информацию, чтобы в дальнейшем осуществить ее свод или выдать на
ее основе новые поручения. При этом текущее поручение не отмечается статусом
“Исполнено”.
 Добавить поручение «по итогам» текущего поручения. Например, после завершения
текущего поручения требуется поручить предоставление информации или подготовку
документа другими сотрудниками, при этом текущее поручение отмечается статусом
“Исполнено”.
При создании нового поручения следует заполнить следующие поля:
 Исполнители – сотрудники, выполняющие поручение по документу;
 Текст поручения – текст самого поручения;
 Срок исполнения – срок, к которому данное поручение должно быть исполнено;
Дополнительно можно отметить необходимость контроля результата исполнения поручения и
определить контролера – сотрудника, который после выполнения поручения будет принимать
результат его выполнения.
Расширенный набор параметров поручения (выбор ответственного исполнителя, прикрепление
вспомогательных файлов и документов) доступен по кнопке « ».
Введенное поручение можно сохранить как шаблон, для ускорения ввода подобных поручений
в дальнейшем. Меню сохранения и выбора шаблонов поручений доступно по кнопке «
При помощи кнопки «
элементов автотекста.
».
» можно добавить шаблон текста поручения из сохраненных в Системе
Для выдачи сформированных поручений «в рамках» нужно воспользоваться кнопкой
«
».
Поручения «по итогам» будут выданы после нажатия на кнопку «
Руководство пользователя
».
Страница 44
Когда реквизиты будут полностью введены, следует завершить формирование поручения
нажатием на кнопку «Выдать поручение». При этом у пользователей в личных папках появится
документ вместе с соответствующим маркером:

у ответственного исполнителя (когда все дочерние поручения будут выполнены) -
На исполнение (сводное);

у ответственного исполнителя (когда не все дочерние поручения выполнены) -
На исполнение (сводное);

у исполнителя - На исполнение;

у контролера (когда поручение будет выполнено) - На принятие исполнения.
Также всем участникам будут направлены по электронной почте уведомления. Содержание
уведомлений настраивается администратором системы.
В случае если ответственный и контролер являются одним сотрудником, этот
получит оба уведомления и у него появится документ с двумя маркерами.
сотрудник
4.8. Создание связанных документов
Создание связанного документа возможно двумя способами:
 Из списка документов при помощи кнопки «Создать связанный документ».
 Из карточки исполнения Поручения при помощи кнопки «Создать документ».
При создании связанного документа открывается мастер создания нового документа, при
помощи которого можно скопировать из исходного документа тему и краткое содержание, вложенные
файлы, а также файлы, приложенные исполнителями поручений в качестве результатов своей
работы.
В случае если создаваемый связанный документ является исходящим ответом на входящий
исходный документ, при создании документа необходимо указать тип связи «Ответ на входящий
запрос».
Изменить тип связи можно нажав на ссылку «Изменить», при этом появляется список
возможных связей:
Руководство пользователя
Страница 45
После ввода всех необходимых данных в мастер, для продолжения ввода документа следует
нажать кнопку «Далее». После этого на экране отобразится сокращенная карточка ввода документа.
Дальнейшие операции являются типовыми для ввода документа.
Связанные документы отображаются иерархическим списком в карточке просмотра документа.
Пользователь может настроить группировку связанных документов по типу связи, отправителю или
получателю.
4.9. Архивация документа
На этапе архивации документа пользователь имеет возможность ознакомиться с документом,
указать его архивные реквизиты и прокомментировать результат выполнения поручения.
Экранная форма поручения «Архивация» состоит из двух основных информационных закладок.
В верхней части карточки расположена закладка «Документ», отображающая основную
информацию о документе, по которому сформирована данное поручение, а также гиперссылку для
перехода к карточке просмотра полной информации о документе. Для раскрытия этой закладки
следует нажать на ее заголовок.
Закладка «Документ» содержит краткую информацию о документе: его тип, вид, дату ввода в
систему, краткое содержание, прикрепленные файлы документа, а также перечень сотрудников,
выполнивших поручения по данному документу.
В нижней части карточки расположена закладка «Архивация документа», предназначенная для
ввода результата исполнения поручения.
Руководство пользователя
Страница 46
Если необходимо делегировать исполнение другому сотруднику, то следует нажать на кнопку
«
» (см. п. 5.2).
Если из описания поручения выяснится, что его должен выполнять другой сотрудник, поручение
следует вернуть автору при помощи кнопки «
». При нажатии на эту кнопку на
экран будет выведено окно, в котором потребуется выбрать из справочника причину отказа от
исполнения поручения и оставить свой комментарий к указанной причине.
После ознакомления с документом в панели «Архивация документа» следует заполнить
архивные реквизиты документа:
Папка хранения – архивная папка, в которую будет помещен документ при выполнении
поручения «Архивация».
Дело номенклатуры – дело номенклатуры, к которому относится документ. Значение данного
поля выбирается из справочника «Номенклатура дел».
Дата архивации – дата помещения документа в архив. Значение данного поля выбирается из
календаря. По умолчанию указывается текущая дата.
Том дела – том дела номенклатуры.
Страницы дела – страницы дела номенклатуры.
В поле «Комментарий исполнителя» можно внести текст комментария по поводу выполнения
поручения. При помощи кнопки « » можно добавить шаблон текста комментария исполнителя из
сохраненных в Системе элементов автотекста.
Когда реквизиты будут полностью введены, следует завершить поручение нажатием на кнопку
«Перенести в архив».
4.10. Отправка документа
На этапе отправки документа пользователь имеет возможность ознакомиться с документом,
определить список получателей документа и прокомментировать результат выполнения поручения.
Экранная форма поручения «Отправка» состоит из двух основных информационных закладок.
В верхней части карточки расположена закладка «Документ», отображающая основную
информацию о документе, по которому сформирована данное поручение, а также гиперссылку для
перехода к карточке просмотра полной информации о документе. Для раскрытия этой закладки
следует нажать на ее заголовок.
Закладка «Документ» содержит краткую информацию о документе: его тип, вид, дату ввода в
систему, краткое содержание, прикрепленные файлы документа, а также перечень сотрудников,
выполнивших поручения по данному документу.
Руководство пользователя
Страница 47
В нижней части карточки расположена закладка «Оправка документа», предназначенная для
ввода реквизитов отправки документа и списка адресов доставки.
Если необходимо делегировать исполнение другому сотруднику, то следует нажать на кнопку
«
» (см. п. 5.2).
Если из описания поручения выяснится, что его должен выполнять другой сотрудник, поручение
следует вернуть автору при помощи кнопки «
». При нажатии на эту кнопку на
экран будет выведено окно, в котором потребуется выбрать из справочника причину отказа от
исполнения поручения и оставить свой комментарий к указанной причине.
После ознакомления с документом, в панели «Отправка документа» следует заполнить
параметры отправки документа и определить перечень получателей.
Вид доставки – способ доставки документа, выбирается из справочника видов доставки;
Номер реестра и Номер бланка проставляются самостоятельно согласно принятому в
компании порядку отправки документов;
Адреса доставки – в данном поле следует определить список получателей документа. Адреса
получателей выбираются из справочника контактов;
В поле «Комментарий исполнителя» можно внести текст комментария по поводу выполнения
отправки. При помощи кнопки « » можно добавить шаблон текста комментария к резолюции из
сохраненных в Системе элементов автотекста.
Когда реквизиты будут полностью введены, следует завершить поручение нажатием на кнопку
«Отправить».
4.11. Определение места хранения документа
На этапе определения места хранения документа пользователь имеет возможность
ознакомиться с документом, указать его реквизиты для хранения и прокомментировать результат
выполнения поручения.
Экранная форма поручения «Определение места хранения документа» состоит из двух
основных информационных закладок.
В верхней части карточки расположена закладка «Документ», отображающая основную
информацию о документе, по которому сформирована данное поручение, а также гиперссылку для
перехода к карточке просмотра полной информации о документе. Для раскрытия этой закладки
следует нажать на ее заголовок.
Руководство пользователя
Страница 48
Закладка «Документ» содержит краткую информацию о документе: его тип, вид, дату ввода в
систему, краткое содержание, прикрепленные файлы документа, а также перечень сотрудников,
выполнивших поручения по данному документу.
В нижней части карточки расположена закладка «Параметры хранения документа»,
предназначенная для ввода результата исполнения поручения.
Если необходимо делегировать исполнение другому сотруднику, то следует нажать на кнопку
«
» (см. п. 5.2).
Если из описания поручения выяснится, что его должен выполнять другой сотрудник, поручение
следует вернуть автору при помощи кнопки «
». При нажатии на эту кнопку на
экран будет выведено окно, в котором потребуется выбрать из справочника причину отказа от
исполнения поручения и оставить свой комментарий к указанной причине.
После ознакомления с документом в панели «Параметры хранения документа» следует
заполнить реквизиты хранения документа:
Дело номенклатуры – дело номенклатуры, к которому относится документ. Значение данного
поля выбирается из справочника «Номенклатура дел»;
Том дела – том дела номенклатуры;
Страницы дела – страницы дела номенклатуры;
В поле «Комментарий исполнителя» можно внести текст комментария по поводу выполнения
поручения. При помощи кнопки « » можно добавить шаблон текста комментария исполнителя из
сохраненных в Системе элементов автотекста.
Когда реквизиты будут полностью введены, следует завершить поручение нажатием на кнопку
«Завершить исполнение».
4.12. Ознакомление с документом
На этапе ознакомления с документом «под роспись» пользователь имеет возможность
ознакомиться с документом, подтвердить факт ознакомления и прокомментировать результат
выполнения поручения.
Экранная форма поручения «Ознакомление с документом» состоит из двух основных
информационных закладок.
В верхней части карточки расположена закладка «Документ», отображающая основную
информацию о документе, по которому сформирована данное поручение, а также гиперссылку для
перехода к карточке просмотра полной информации о документе. Для раскрытия этой закладки
следует нажать на ее заголовок.
Руководство пользователя
Страница 49
Закладка «Документ» содержит краткую информацию о документе: его тип, вид, дату ввода в
систему, краткое содержание, прикрепленные файлы документа, а также перечень сотрудников,
выполнивших поручения по данному документу.
В нижней части карточки расположена закладка
предназначенная для ввода результата исполнения поручения.
«Ознакомление
с
документом»,
После ознакомления с документом в панели «Ознакомление с документом» следует
проставить отметку об ознакомлении, активировав флаг в поле Отметка об ознакомлении.
В поле «Комментарий исполнителя» можно внести текст комментария по поводу выполнения
поручения. При помощи кнопки « » можно добавить шаблон текста комментария исполнителя из
сохраненных в Системе элементов автотекста.
Когда реквизиты будут полностью введены, следует завершить поручение нажатием на кнопку
«Подтвердить ознакомление».
4.13. Принятие результата поручения
На этапе принятия результата поручения по документу пользователь имеет возможность
ознакомиться с документом, отчетом исполнителя, приложенными файлами или документами и
принять решение: выдать поручение повторно или принять результат исполнения поручения.
Экранная форма «Принятие результата исполнения» имеет следующий вид:
Верхняя часть содержит краткую информацию о документе и поручении: состояние поручения,
тема поручения, автор поручения, исполнитель поручения, ссылка на документ, текст поручения, срок
исполнения, контролер.
В нижней части карточки расположена информация о результате выполнения поручения: время
исполнения поручения, комментарий исполнителя, прикрепленные документы.
Руководство пользователя
Страница 50
После ознакомления с поручением и результатом его исполнения, необходимо выбрать
действие:

Принять результат – результат выполнения поручения принимается;

Вернуть на доработку – исполнителю повторно выдается поручение;
Руководство пользователя
Страница 51
5. Дополнительные операции над поручениями
5.1. Отмена выполнения поручения
В случае если поручение выдано исполнителю по ошибке или в нем не указаны какие-либо
реквизиты, исполнитель поручения может вернуть его автору на доработку. Это осуществляется в
экранной форме исполнения поручения при помощи кнопки «
». Отправленное
на доработку поручение приобретает статус «Отклонено», а у автора поручения в списке документов
появляется маркер отклоненного поручения
.
Автор поручения также может отменить поручение и отредактировать его. Для этого надо
выполнить по порядку следующие действия:

Открыть папку документов;

Выбрать из списка документ, по которому выдано поручение, и нажать на его
тему;

В списке поручений по документу найти необходимое поручение и, нажав на
его тему, перейти в карточку просмотра поручения;

В меню «Выполнить» панели инструментов карточки просмотра поручения
нажать кнопку «Отменить» ( );

В появившемся окне указать причину отмены и ввести комментарий. После
сохранения, отмененное поручение будет доступно для редактирования.
Открытие поручения для редактирования осуществляется при помощи кнопки «Изменение
выданной работы» ( ). Процесс редактирования поручения, в общем, аналогичен процессу
создания нового поручения. Поручения, выполняемые в рамках маршрута, отмены не подлежат.
5.2. Делегирование полномочий по выполнению поручения
5.2.1
Делегирование исполнения поручения
В случае если поручение необходимо делегировать другому исполнителю (исполнителям),
следует выполнить по порядку следующие действия:

В карточке выполнения поручения нажать на кнопку
«

5.2.2
»;
В появившемся окне указать причину, комментарий, соисполнителей и нажать
на «Сохранить». Сотрудникам, указанным в качестве соисполнителей, будет
направлено поручение.
Массовое делегирование исполнения поручений
При необходимости можно делегировать исполнение нескольких поручений по документам
одному Соисполнителю (одной группе соисполнителей). Данная функция доступна только тем
Руководство пользователя
Страница 52
пользователям,
в
роли
которых
включена
бизнес-функция
«Документы.Групповые
операции.Делегировать исполнение». Для выполнения массового делегирования нужно:

В списке документов отметить те документы, исполнение поручений по
которым необходимо делегировать одному исполнителю;

На панели инструментов выбрать пункт выпадающего меню «Операции»,
выбрать пункт "Делегировать исполнение";

В появившемся окне указать причину, комментарий, соисполнителей и нажать
на «Сохранить».

Далее, в окне «Делегировать исполнение» отобразится список документов с
делегированными
поручениями,
в
котором
последовательно
будет
отображаться состояние обрабатываемого документа (столбец «Состояние»).
По кнопке «Закрыть» сотрудникам, указанным в качестве соисполнителя, будут
направлены поручения для исполнения по данным документам.
5.3. Редактирование выданных поручений
Редактировать поручения в системе имеют право автор и контролер поручения. В случае если
поручение необходимо изменить, следует выполнить по порядку следующие действия:

Открыть папку документов;

Выбрать из списка документ, по которому выдано поручение, и нажать на него;

В списке поручений по документу найти необходимое поручение и перейти в
его карточку;
Руководство пользователя
Страница 53

В карточке «Поручение по документу» нажать кнопку «Редактировать» (

В появившемся окне указать причину и нажать на «Сохранить»;

Отредактировать поручение.
);
После редактирования поручения, следует нажать «Отправить по маршруту».
5.4. Возврат на доработку выполненных поручений
Выполненное поручение можно вернуть исполнителю на доработку (за некоторым
исключением). Это может сделать автор поручения. Для этого он должен выбрать пункт «Вернуть на
доработку» в меню «Выполнить» на карточке просмотра поручения.
Руководство пользователя
Страница 54
5.5. Контроль поручений
Поручение можно поставить на контроль как при его создании (описано в п. 4.5.), так и позднее,
после его выдачи, из меню карточки просмотра поручения:
Для поручения доступны операции контроля:

Поставить на контроль;

Изменить контрольные реквизиты;

Перенести контрольный срок;

Снять с контроля;

Отменить контроль.
При выполнении операции снятия с контроля поручения, находящегося на периодическом
контроле, можно либо установить новый контрольный срок (автоматически, в соответствии с
заданным периодом), либо окончательно снять документ или поручение с контроля.
Руководство пользователя
Страница 55
Руководство пользователя
Страница 56
6. Вспомогательные операции
6.1. Чтение информационных сообщений
Вызов списка новых информационных сообщений (сообщений об ошибках) осуществляется при
помощи кнопки « » в главном меню системы.
На кнопке отражается количество сообщений, находящихся в списке.
Важно! Если открыть список, нужно прочитать все сообщения и, при наличии ошибок, принять
необходимые меры. После выхода пользователя из приложения, список сообщений очищается.
6.2. Копирование, перемещение и удаление ссылок
Копирование или перемещение ссылок на выбранные документы в любую из доступных
пользователю папок осуществляется при помощи меню «
».
Для копирования или перемещения документа в другую папку следует выбрать пункт «В
папку..». При выборе папки можно указать, следует ли оставлять копию ссылки на документ в
исходной папке.
Для передачи ссылки на документ какому-либо из пользователей системы, личная папка
которого недоступна для копирования документа, необходимо выбрать пункт «Пользователю..» и
выбрать получателя документа. Получатель должен иметь личную папку документов.
Удаление ссылки на документ из папки осуществляется с помощью кнопки «
».
Находящиеся в других папках ссылки на этот объект при этом не удаляются. Если необходимо
удалить документ полностью, то следует воспользоваться кнопкой «
» из блока
«Дополнительных операций». Удалять документы полностью можно только в том случае, если:

Текущий пользователь является автором этого документа;

Не было выдано поручений по документу;

Документ не был отправлен по маршруту.
6.3. Проверка электронных подписей документа
При наличии соответствующих настроек, документ подписывается ЭП автоматически при
создании, при условии наличия сертификата у его автора (заполнена закладка «Сертификаты» в
личных данных сотрудника). Проверка действительности ЭП выбранного документа осуществляется с
помощью кнопки «
» в меню «Дополнительные операции». Если исполняемые по данному
документу поручения были заверены ЭП исполнителей, помимо подписи самого документа будет
отображены и проверены подписи этих поручений.
Руководство пользователя
Страница 57
6.4. Проверка электронной подписи поручения
Действительность подписи определяется с учетом действительности подписей поручений,
выполненных по текущему документу ранее, и действительности подписи самого документа. Если
хотя бы одна из этих подписей неверна, подпись поручения также становится недействительной.
Кроме того, подпись становится недействительной, если после подписания изменены значения полей
или связанных с поручением файлов.
Проверка действительности ЭП выбранного поручения осуществляется с помощью кнопки
«Проверить подписи» в меню «Выполнить» карточки поручения.
Руководство пользователя
Страница 58
6.5. Настройка прав доступа к папкам документов
Каждый пользователь системы
содержимому своих папок документов.
может
регулировать
доступ
других
пользователей
к
Для изменения прав доступа, необходимо выбрать нужную папку из списка и нажать кнопку
«Изменить доступ к папке» ( ) на панели инструментов. В появившемся окне отображается список
сотрудников и подразделений организации, для которых определяется возможность доступа к папке.
Для добавления новой записи в список необходимо нажать кнопку «
» и в появившемся
справочнике выбрать нужного сотрудника или подразделение. Затем необходимо определить
разрешение на просмотр содержимого папки и на чтение документов, содержащихся в папке.
Доступ можно запретить или разрешить. Значение «по умолчанию» означает, что данное право
доступа не определено и зависит от других настроек системы.
Права доступа различаются по приоритетам: права, определенные для конкретных
сотрудников, являются более значимыми, чем права, определенные для подразделений.
Например, чтобы запретить одному из сотрудников какого-либо подразделения чтение
документов, находящихся в папке, следует выполнить следующие действия:

Создать запись данного подразделения, в которой разрешить просмотр папки и
чтение документов;

Создать запись нужного пользователя, в которой разрешить (или оставить «по
умолчанию») просмотр папки и запретить чтение документов.
Руководство пользователя
Страница 59
6.6. Быстрая фильтрация документов
В папках документов имеются следующие предустановленные фильтры:

Все документы - базовый тип предустановленного фильтра, используемый по
умолчанию при открытии папки документов. Отбираются все записи о
документах, удовлетворяющих совокупности условий отбора, введенных в
основной форме “Фильтр” для текущего списка документов;

Требует обработки - отбираются все записи о документах, посланных на
исполнение текущему пользователю, но еще не обработанных. То есть
параметром отбора является наличие у документа любого поручения,
исполнителем которого является текущий пользователь, и которое находится в
состоянии “Выдано” или “Активно”;

С истекшим сроком исполнения - отбираются все записи о документах,
посланных на исполнение текущему пользователю, срок исполнения поручений
по которым истек. То есть параметром отбора является наличие у документа
хотя бы одного поручения любого вида, кроме “На редактирование”,
исполнителем которого является текущий пользователь, которое находится в
состоянии “Выдано” или “Активно”, и у которого не истекла плановая дата
завершения;

На личном контроле - отбираются все записи о документах, которые
поставлены на личный контроль текущим пользователем и документах со
статусом контроля “На контроле”, в которых текущий пользователь является
назначенным контролером;

Мои документы - отбираются все записи о документах, автором которых
является текущий пользователь.
6.7. Поиск документов
В системе реализована возможность атрибутивного поиска, а также полнотекстового поиска
документов по произвольным словам, которые могут содержаться в кратком содержании, примечании
или в файлах, приложенных к документу.
6.7.1
Использование формы поиска
Окно поиска вызывается при помощи кнопки «Изменение фильтра»
, которая находится в
правой части экрана списка документов.
Окно параметров поиска состоит из 2-х вкладок: «Документы» и «Поручения».
Вкладка «Документы» отображает наиболее часто используемые реквизиты при открытии.
Искомое слово или фразу следует вводить в поле «Документ содержит».
Руководство пользователя
Страница 60
Ниже поля «Документ содержит» расположены реквизиты, по которым будет производиться
поиск введенной фразы. По умолчанию поиск производится по теме (наименованию) документа.
Параметр «С учетом морфологии» применяется для поиска данных в СУБД MSSQL. При
включенном параметре поиск ведется с учетом падежа – слово или фразу необходимо вводить
целиком:
При вводе поискового запроса, например, «меры реализации» будут найдены все документы, в
выбранных полях которых встречаются все словоформы поискового запроса – «меры реализации»,
мерах по реализации», «мерами по реализации» и т.п.
Менее используемые реквизиты размещены в блоке «Дополнительно», который разворачивается при
щелчке на нём.
Руководство пользователя
Страница 61
На вкладке «Поручения» размещены параметры поиска, позволяющие отбирать документы по
атрибутам поручений:
Встроенные поисковые средства СУБД MSSQL и Oracle не полностью поддерживают
полнотекстовый поиск в русскоязычном тексте. Не поддерживается, в частности, поиск по смыслу, по
похожему звучанию. Для удобства поиск можно использовать поддерживаемые стандартные
средства логических операторов, приведены в таблице:
Руководство пользователя
Страница 62
Оператор / СУБД
«И»
«Или»
«Не»
«И-Не»
MSSQL
And, &
Or, |
Not, !
And not, & !
Oracle
And, &
Or, |
Not, ~
Для использования полнотекстового поиска следует учитывать следующие правила:

Отбор записей по слову: СЛОВО

Отбор записей по начальному фрагменту слова: “НАЧАЛЬНЫЙ ФРАГМЕНТ
СЛОВА*”

Отбор записей по фразе или фрагменту фразы: “ФРАЗА или ФРАГМЕНТ
ФРАЗЫ”
При использовании полнотекстового поиска следует учитывать следующие особенности:

Знаки препинания (. , ; ‘’ ? ! и пр.) и спецсимволы (/ \ @ # № - ( ) % и пр.)
являются разделителями ФРАЗЫ на СЛОВА

При использовании в искомом фрагменте цифр минимальная длина фрагмента
должна равняться двум символам

При поиске в тексте даты введенный фрагмент должен соответствовать маске
ДД.ММ.ГГГГ
В качестве примера, результаты поиска документов по значению «№53» поля «Документ
содержит» окна фильтра. Видно, что отобрались документы, у которых в значении поля «Тема»
присутствует значение «53», а символ «№» является разделителем, но поскольку до «№» нет никаких
символов, то поиск идет по значению «53»:
6.7.2
Использование строки быстрого поиска
Существует возможность искать документы в папке по некоторым реквизитам, не открывая
форму фильтра. Для этого нужно использовать поле с надписью «Поиск в папке» на
инструментальной панели.
Руководство пользователя
Страница 63
Введенный в поле текст ищется в реквизитах документа:

Заголовок

Примечание

Краткое содержание

Комментарии

Штрихкод файла

Регистрационный номер

Исх. номер отправителя

Получатель

Отправитель

Корреспондент/Адресат

Поля поручений (автор, исполнитель, текст поручения, комментарий)

Поля напоминаний (контакт, текст напоминания)

История изменений

Участники документов
После ввода текста для поиска нужно нажать клавишу Enter или мышью на значок лупы справа
от поля. В список выведутся найденные документы.
Возможен также:

Поиск по нескольким словам, в том числе, находящимся в разных полях документа:

Поиск по точной фразе:

Поиск по вхождению или по точному соответствию регистрационного номера.
Пример: поиск регистрационного номера, содержащего фрагмент «/3»
Руководство пользователя
Страница 64
При поиске документов следует учитывать тот факт, что поиск не производится по «стоп-словам» это слова, знаки, символы, которые самостоятельно не несут смысловой нагрузки и игнорируются
поисковыми средствами СУБД.
К стоп-словам можно также отнести наиболее распространенные и часто встречающиеся слова. Если
в запросе содержится стоп-слово, оно будет автоматически исключено при поиске. Например, слова
«письмо», «приказ» и т.п. При указании данного слова в строке поиска, поиск, скорее всего, будет
неудачным:
«Нулевой» результат поиска объясняется тем, что в системе содержится большое количество
документов с использованием этого слова – результатов поиска было бы слишком много.
Также к стоп-словам относятся предлоги. Если во введенном в строку поиска тексте содержится
предлог, то при поиске по такому запросу (с предлогом) нужные документы не будут найдены.
Если в поисковой строке ввести «мер по реализац», то результат поиска будет пустой:
Для поиска документов содержащих фразу «Меры по реализации» в поисковой строке можно ввести
часть фразы без окончаний - «мер реализац». Можно использовать отдельные фрагменты слов –
«мер», «реализац». Предлог нужно исключить из исходной фразы:
Использовать предлоги в поисковых запросах можно в том случае, если необходимо найти точную
фразу – при этом необходимо указать фразу полностью, с окончаниями слов, и обязательно
заключить в кавычки. Пример – вводим в строку поиска «меры по реализации» (с кавычками):
Руководство пользователя
Страница 65
6.7.3
Поиск по столбцам списка
Существует возможность поиска по конкретному столбцу списка. Для того, чтобы осуществить
поиск, нужно навести указателем мыши на заголовок столбца, щелкнуть по появившемуся значку ,
ввести поисковый фрагмент в появившееся поле и нажать Enter.
После наложения условий фильтра значок изменяет свой вид. При наведении на него указателя
мыши появляется всплывающая подсказка с условием фильтра:
При вводе поисковой фразы, по аналогии с поиском в строке быстрого поиска, следует учитывать,
что встроенные поисковые средства СУБД не полностью поддерживают полнотекстовый поиск – из
фразы необходимо исключить предлоги и наиболее распространенные слова (стоп-слова).
Например, для поиска документов, содержащих фразу «Меры реализации» необходимо использовать
фразу «мер реализац» (указывается без кавычек) или же отдельные слова – «мер», «реализац».
Если в поисковой фразе будет указан предлог – поиск, скорее всего, будет неудачным.
При поиске точной фразы – «меры по реализации» (указывается в кавычках) – предлог будет
учитываться при поиске.
6.8. Состав столбцов в списке документов
Окно выбора состава столбцов в списке документов вызывается при помощи кнопки «Состав
столбцов»
, которая находится в правой части экрана списка документов.
Руководство пользователя
Страница 66
6.9. Сортировка документов
Окно сортировки вызывается при помощи кнопки «Сортировка»
, которая находится в
правой части экрана списка документов.
Предусмотрена возможность сортировки по следующим полям:

Автор РКК;

Вид документа;

Время поступления;
Руководство пользователя
Страница 67

Гриф доступа;

Дата выдачи;

Дата регистрации;

Дата создания;

Дата списания;

Необходимость обработки;

Номер;

Номер отправителя;

Отправитель;

Рег.номер (порядковый номер)

Состояние;

Срок исполнения поручений;

Тема.
6.10. Настройка пользовательских представлений
Настройка пользовательских представлений позволяет сохранить различные настройки фильтрации
документов, состава отображаемых столбцов и сортировки документов под различными же
наименованиями и оперативно их переключать. Например, в личной папке можно создать
представления «Для согласования» и «Для исполнения», при помощи которых в личной папке будут
выбираться только документы, по которым пользователю выданы поручения вида «Согласование»
или «Поручение по документу» соответственно.
Для создания представления нужно выполнить следующие действия:

При помощи «Быстрого фильтра» и/или «Фильтра документов» отобрать документы по
интересующим критериям;

Отредактировать состав отображаемых в списке столбцов, отобразить нужные и скрыть
ненужные;

При помощи «Сортировки» отсортировать документы в нужном порядке;

Нажать кнопку «

Ввести название для создаваемого представления.

Ввести номер по порядку. Создаваемые представления будут отсортированы по алфавиту в
списке папок. При необходимости этот порядок можно изменить, указав номер по порядку.
» в меню «Определить/изменить представление»
Созданное представление будет выглядеть как папка документов, вложенная в личную папку.
Руководство пользователя
Страница 68
6.11. Создание отчетов
Для создания отчета по документу необходимо в списке документов выделить
нажать кнопку
документ и
, которая находится в правой части экрана списка документов, после чего
выбрать из списка соответствующий отчет.
Для вызова отчетов, которые формируются по одному конкретному
воспользоваться аналогичной кнопкой в карточке просмотра документа.
документу, можно
Список отчетов может варьироваться, в зависимости от подразделения пользователя и текущей
папки.
6.12. Добавление заместителей
Для добавления заместителей необходимо:

Перейти в свои личные данные через кнопку «
Руководство пользователя
»;
Страница 69

В личных данных в закладке сведения нажать на кнопку «

Выбрать из справочника заместителя;
Руководство пользователя
»;
Страница 70

Установить флажок рядом с фамилией заместителя, чтобы сделать его
активным.
Активный заместитель будет получать уведомления замещаемого и сможет заходить за него в
систему и выполнять его поручения.
По ссылке «Личные данные» также имеется возможность выполнять следующие настройки:

Корректировать свою контактную информацию;

Формировать индивидуальные группы избранных контактов;

Добавлять шаблоны автотекста для типовых резолюций, используемых при
формировании или исполнении поручений.
Руководство пользователя
Страница 71
Для ускорения поиска и выбора контактов, в системе предусмотрена возможность настройки
личных групп контактов. Для настройки такой группы, необходимо создать новую запись в закладке
«Группы контактов», ввести ее наименование и определить перечень участников путем их
последовательного выбора из справочника контактов.
6.13. Настройка параметров входа в систему
Каждый пользователь может определить для себя следующие параметры входа в систему:

Стартовая задача – задача, которая будет автоматически открываться при входе в систему.
Например, «Папки документов» или «Справочник контактов». Значение выбирается из
списка доступных задач.
Руководство пользователя
Страница 72

Папка по умолчанию – папка документов, которая будет автоматически открываться при
входе в задачу «Папки документов». Значение выбирается из списка доступных папок. Если
значение не указано, по умолчанию открывается личная папка документов пользователя.
6.14. Смена ролей
Для удобства переключения между активными роями пользователя в системе служит функция
смены ролей или замещений, не выходя из системы. Для этой функции в строке системного меню
предназначеня кнопка "Выбрать замещаемого/сменить роль"
.
Данная кнопка отображается только в том случае, если у пользователя есть несколько ролей или он
является активным заместителем других пользователей.
6.15. Добавление шаблонов автотекста
Шаблоны автотекста служат для быстрого добавления текста в поле «Комментарий» при
выполнении поручений и в поле «Текст поручения» при создании поручения.
Для добавления шаблонов автотекста необходимо:

Перейти в свои личные данные через кнопку «
Руководство пользователя
»;
Страница 73

Открыть закладку «Автотекст» и нажать в ней на кнопку «

Указать категорию, где данный автотекст будет доступен (Например. Если
необходимо добавить шаблон только при выполнении поручения вида
«Согласование документа», то необходимо выбрать «Текст отчета об
исполнении. Согласование документа». Если шаблон должен быть доступен
при выполнении поручений вида «Согласование документа» и «Утверждение
документа», то следует выбрать «Текст отчета об исполнении».)
Руководство пользователя
»;
Страница 74

Ввести сам шаблон в поле «Значение» и нажать «Сохранить».

Теперь при выполнении данного поручения, можно будет использовать данный
шаблон через кнопку « ».
6.16. Ведение
списка
шаблонов
ввода/редактирования
автотекста
из
форм
Ведение списка шаблонов автотекста также возможно и из непосредственно из форм,
поддерживающих механизм ввода с выбором значений из списка автотекстов.
Для добавления шаблонов автотекста необходимо:

В форме ввода/редактирования нажать кнопку «
подробный список...»;
Руководство пользователя
», выбрать пункт «Открыть
Страница 75

В открывшейся форме «Автотекст» можно добавлять, удалять и редактировать
существующие записи. Для сохранения внесенных изменений необходимо
нажать кнопку «Сохранить».

Вернувшись в первоначальное окно ввода, при повторном нажатии на кнопку
« », отображается обновленный список шаблонов автотекста.
6.17. Настройка РКК документа (управление режимом отображения
закладок)
Настройка РКК документа в части управления режимом отображения закладок РКК
выполняется из экранных форм ввода/редактирования или подробной карточки просмотра документа
определенного типа/вида.
Руководство пользователя
Страница 76
При настройке для каждой закладки можно указать ее видимость в РКК документа, а также
режим отображения закладки (раскрытая или закрытая), который будет использоваться по умолчанию
при открытии РКК документа в режиме ввода/редактирования и просмотра.
Для настройки РКК необходимо:

В полной форме ввода/редактирования или полной форме просмотра
документа определенного типа/вида нажать на кнопку «Настройка»;

В режиме настройки указать, при необходимости, для каждой закладки ее
отображение с помощью управляющего элемента, расположенного над
закладкой (зеленый цвет управляющего элемента « » соответствует режиму,
при котором закладка отображается в РКК документа, красный цвет
управляющего элемента « » соответствует режиму, при котором закладка не
отображается в РКК документа).
Для отображаемых в РКК закладок можно указать режим их отображения по
умолчанию, раскрыв или закрыв закладку в режиме настройки;
Руководство пользователя
Страница 77

Сохранить настройку, нажав на «Сохранить настройки» в нижней части формы.
После сохранения
произведенной настройке.
отобразится
экранная
форма
РКК
6.18. Настройка карточек исполнения
режимом отображения закладок)
документа,
поручений
соответствующая
(управление
Настройка карточек исполнения поручений по документу в части управления режимом
отображения закладок выполняется непосредственно из экранной карточки исполнения поручения
определенного вида.
При настройке для каждой служебной закладки можно указать ее видимость в карточке
исполнения, а также для каждой закладки можно указать режим отображения закладки (раскрытая
или закрытая), который будет использоваться по умолчанию при открытии карточки исполнения
поручения.
Для настройки карточки исполнения поручения необходимо:

В карточке исполнения поручения определенного вида нажать на кнопку
«Настройка»;
Руководство пользователя
Страница 78

В режиме настройки указать, при необходимости, для служебных закладок
«Комментарии» и «История изменений» их отображение с помощью
управляющего элемента, расположенного над закладкой (зеленый цвет
управляющего элемента « » соответствует режиму, при котором закладка
отображается в карточке исполнения поручения по документу, красный цвет
управляющего элемента « » соответствует режиму, при котором закладка не
отображается в карточке исполнения поручения по документу).
Для отображаемых в карточке исполнения поручения закладок можно указать
режим их отображения по умолчанию, раскрыв или закрыв закладку в режиме
настройки;
Примечание. Настройка режима отображения закладки НЕ применяется
для
основной
закладки
карточки
исполнения
поручения,
предназначенной для ввода результатов выполнения поручения.
Руководство пользователя
Страница 79

Сохранить настройку, нажав на кнопку «Сохранить».
После сохранения отобразится экранная форма карточки исполнения поручения по документу,
соответствующая произведенной настройке.
Руководство пользователя
Страница 80
6.19. Восстановление удаленных из папки документов
При соответствующей настройке системы администратором существует возможность
восстановления удаленных из папки документов. В этом случае, при выполнении операции «Удалить
из папки» документ перемещается в папку «Корзина» и, при необходимости, может быть из корзины
восстановлен.
Руководство пользователя
Страница 81